Strateginotat for IT-området i Odder Kommune. Odder Kommune. IT-strategi. November 2006 Odder Kommune Side 1 af 19

Strateginotat for IT-området i Odder Kommune Odder Kommune IT-strategi November 2006 Odder Kommune Side 1 af 19

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1. Indledning... 3 1.1 Forretningsmæssig vision... 4 1.2 Den nationale strategi for digital forvaltning... 4 1.3 Opbygningen af strateginotatet... 5 2. Vision og pejlemærker... 6 2.1 Odder Kommunes IT-vision... 6 2.2 Pejlemærker for den digitale vision... 6 3. Arkitekturprincipper... 10 3.1 Organisering og styring af IT-området...10 3.2 Serviceleverancen og digital forvaltning...12 3.3 IT-miljø...14 4. Indsatsområder... 17 4.1 Organisering og styring af IT-området:...17 4.2 Serviceleverancen og digital forvaltning...18 4.3 IT-miljø...19 November 2006 Odder Kommune Side 2 af 19

Strateginotat for IT-området i Odder Kommune 1. Indledning Nærværende IT-strategi er udarbejdet i 2006 i en periode på ca. 6 måneder med stor involvering af ledere og nøglemedarbejdere på IT-området i Odder Kommune. KMD har bistået Odder Kommune i dette arbejde. Der har været tale om en strategiproces med det primære formål at beskrive den overordnede IT-vision, pejlemærker og arkitekturprincipper for Odder Kommune. Herudover er der foretaget en afdækning af den nuværende status på ITområdet samt udarbejdet et forslag til indsatsområder. Fastlæggelse af IT-strategien er sket på basis af 2 strategidage med forskellige inspirationsoplæg efterfulgt af workshops. IT-strategien er gældende for det administrative område i Odder Kommune. Et IT-mæssigt stort område som skolerne (den pædagogiske del) er ikke indeholdt, men vil blive udarbejdet senere. Arbejdet med formulering af IT-strategien har taget udgangspunkt i følgende strategimodel: Forretningsmæssig vision og pejlemærker National strategi for Digital Forvaltning It-vision og pejlemærker Arkitekturprincipper Strategimodellen skal forstås på følgende måde: IT-strategien omfatter 1. IT-vision og pejlemærker 2. Arkitekturprincipper IT-strategien understøtter den forretningsmæssige vision for Odder Kommune samt den nationale strategi i Projekt Digital Forvaltning (udarbejdet af Den Digitale Taskforce). November 2006 Odder Kommune Side 3 af 19

1.1 Forretningsmæssig vision Servicestrategi I Odder Kommune vil vi løse opgaverne bedst og billigst. Dette gælder ikke mindst den service, vi tilbyder borgerne. Det er byrådets klare målsætning, at serviceniveauet pr. skattekrone skal være så højt som muligt. Derfor vil vi hele tiden videreudvikle kvaliteten og effektiviteten i ydelserne, så borgerne får så meget service for pengene som overhovedet muligt. Videreudviklingen gælder ikke kun serviceydelsernes antal, omfang og kvalitet men også det informationsniveau og den grad af valgfrihed og brugerindflydelse, der knytter sig til ydelserne. Informationspolitik Odder Kommune skal være en åben og serviceorienteret kommune, der yder en god og kvalificeret service til borgerne, erhvervslivet og pressen. Borgerne skal i vidst muligt omfang kende grundlaget for de politiske beslutninger, omfanget af dem og deres betydning for den enkeltes hverdag. Odder Kommunes service og information skal løbende udvikles i dialog med brugerne. Dette betinger et højt informationsniveau. Vi ønsker at fremme debatten mellem kommunen og borgerne. Alt i alt ønsker vi en åben, troværdig og målrettet dialog. Odder Kommune ønsker åbenhed. Odder Kommune ønsker dialog. Odder Kommune ønsker gennemsigtighed, således at borgerne kan følge med i, hvordan en sag bliver behandlet. 1.2 Den nationale strategi for digital forvaltning Hovedvisionen for den nationale strategi er: Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgerne og virksomhederne er i centrum 1. Den offentlige sektor skal levere sammenhængende ydelser med borgere og virksomheder i centrum. 2. Digital forvaltning skal skabe øget servicekvalitet og frigøre ressourcer. 3. Den offentlige sektor skal arbejde og kommunikere digitalt. 4. Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og fleksibel ITinfrastruktur. 5. Offentlige ledere skal gå forrest og sikre, at deres organisation kan realisere visionen. November 2006 Odder Kommune Side 4 af 19

1.3 Opbygningen af strateginotatet I afsnit 2 er visionen og pejlemærkerne for IT-strategien beskrevet. IT-visionen afspejler ambitionsniveauet for Odder Kommune. For at konkretisere IT-visionen er der opstillet 5 pejlemærker, der fungerer som delvisioner. Afsnit 3 indeholder en række arkitekturprincipper, som understøtter IT-vision og pejlemærker. Arkitekturprincipperne er grupperet i følgende 3 fokusområder: Organisering og styring af IT-området Serviceleverancen og digital forvaltning IT-miljø Endelig er der i afsnit 4 udarbejdet et forslag til nogle af de indsatsområder, der skal arbejdes med for at realisere strategien. Nedenfor er vist et samlet overblik over vision, pejlemærker og arkitekturprincipper for IT-området i Odder Kommune: VISION Digitaliseringen i Odder Kommune skal være identitetsskabende. Borgerne og erhvervslivet ser brug af IT som en naturlig kontakt med Odder Kommune, hvor IT bidrager til at skabe en åben, effektiv og helhedsorienteret service PEJLEMÆRKER DEMOKRATI OdderNettet er med til at skabe og teste nye former for demokrati og inddragelse. SERVICERING Borgere og virksomheder tilbydes IT-baseret service og selvbetjening, som er førende blandt danske kommuner. OPGAVELØS- NING Opgaveløsning sker baseret på effektiv anvendelse af IT, som frigør ressourcer og skaber høj servicekvalitet. MEDARBEJDERE Medarbejderne arbejder og kommunikerer digitalt. IT-INFRA- STRUKTUR Den samlede ITinfrastruktur er standardiseret, integreret og fleksibel. LEDELSE Ledere i Odder Kommune går forrest og medvirker til at realisere ITstrategien. ARKITEKTURPRINCIPPER ORGANISERING OG STYRING AF IT-OMRÅDET 1. Der findes strukturer og processer (ITgovernance), som sikrer at IT og den generelle udvikling af Odder Kommune tænkes sammen 2. Der er en central styring af det samlede ITområde, som tilgodeser både centrale og decentrale behov. 3. Alle IT-investeringer vurderes, besluttes og evalueres ud fra en standardiseret business case. 4. IT-brugerne har opdateret uddannelse i alle relevante IT-systemer. 5. IT-brugerne serviceres via en central helpdesk på basis af veldefinerede processer og serviceaftaler. 6. IT-projekter gennemføres altid i henhold til en standardiseret men fleksibel projektmodel, hvor IT -afdelingen er involveret. SERVICELEVERANCEN OG DIGITAL FORVALTNING 1. Odder Kommune vil målrettet sikre, at nationale standarder og tiltag udnyttes optimalt og implementeres effektivt. 2. Digitale selvbetjeningsløsninger baseres som udgangspunkt på de standardløsninger, som findes på markedet. 3. Der skabes rum for at fastholde og videreudvikle en unik Odder-model for ITbaserede services. 4. Skoleområdet anvender fælles løsninger som fundament for både det pædagogiske arbejde og skole/hjem-samarbejdet. 5. Alle medarbejdere har adgang til IT-baseret information og service. 6. Odder Kommune vil benytte visuel og geografisk information. 7. Alle administrative medarbejdere har en hjemmearbejdsplads, hvis det er relevant for jobfunktionen. IT-MILJØ 1. Der anvendes som udgangspunkt velafprøvede og integrerbare teknologier og IT-løsninger. 2. Baseret på veldokumenterede business cases vil Odder Kommune være åben for at gå forrest med nye IT-løsninger. 3. Odder Kommune outsourcer IT-drift og - udvikling i det omfang, det er hensigtsmæssigt. 4. Det sikres løbende, at det samlede IT-miljø overholder en dækkende og proaktiv ITsikkerhedspolitik. 5. IT-miljøet understøtter mobilitet og fleksibilitet. November 2006 Odder Kommune Side 5 af 19

2. Vision og pejlemærker 2.1 Odder Kommunes IT-vision Odder Kommunes IT-vision er: Digitaliseringen i Odder Kommune skal være identitetsskabende. Borgerne og erhvervslivet ser brug af IT som en naturlig kontakt med Odder Kommune, hvor IT bidrager til at skabe en åben, effektiv og helhedsorienteret service At digitaliseringen skal være identitetsskabende betyder, at Odder Kommune skal være kendt som en digital kommune, hvor IT er en væsentlig del af kommunens image. IT skal bl.a. anvendes til at tiltrække nye borgere og virksomheder, samt til at fastholde gode medarbejdere i attraktive arbejdspladser. Hjemmesiden skal være det naturlige sted at finde sin information og betjene sig selv. OdderNettet skal være kommunens udstillingsvindue mod en omverden, der rækker udover kommunegrænsen. Fra dette vindue kan kommunen kommunikere og præsentere visioner og services til borgere, virksomheder, tilflyttere og turister. OdderNettet skal invitere til dialog med de besøgende. IT-visionen og nedenstående pejlemærker er langsigtede. Der arbejdes mod år 2011 som en konkret tidshorisont dvs. 5 år frem. Vision og pejlemærker er imidlertid ikke tidsfastsatte, og kan opfattes som overordnede målsætninger på IT-området, som er gældende i dag og senere med en kontinuerligt stigende opfyldelsesgrad. I 2011 forventes en meget høj grad af opfyldelse vel vidende at visionen over tid også vil flytte sig. IT-vision og pejlemærker bør revideres mindst hvert andet år. 2.2 Pejlemærker for den digitale vision Visionen konkretiseres gennem nedenstående 6 pejlemærker, der også kan opfattes som delvisioner. Pejlemærkerne kan opfattes som en operationalisering af visionen, som gør det muligt at vurdere om en given beslutning, aktivitet eller udvikling er i overensstemmelse med Odder Kommunes vision på IT-området. Pejlemærke 1 Demokrati OdderNettet er med til at skabe og teste nye former for demokrati og inddragelse. Der skal være debat og inddragelse om alle væsentlige sager. Det skal bl.a. gøres ved afstemninger, debatforum, Borgerpanelsundersøgelse og chat. Dækken- November 2006 Odder Kommune Side 6 af 19

de baggrundsinformation der belyser sagerne og videotransmissioner fra byrådsog borgermøder. Pejlemærke 2 - Servicering Borgere og virksomheder tilbydes IT-baseret service og selvbetjening, som er førende blandt danske kommuner. OdderNettet er kommunens digitale omdrejningspunkt og ansigt udadtil. For at komme af med kommunens budskaber, opnå høj grad af selvbetjening og borgerinddragelse tilstræbes mange besøgende på hjemmesiden ingen kunder i butikken ingen handel. Dette kan bl.a. opnås ved: Daglige lokale nyheder, debat og inddragelse, god serviceinformation, godt og bredt udvalg af selvbetjeningsløsninger og jobannoncer. Borgerne føler, at det er deres hjemmeside. Dette gøres bl.a. gennem et tilbud til foreninger og borgere om, at de kan profilere deres foreninger, arrangementer og hjemmesider og i øvrigt bidrage med indhold. Nyheder Der tilstræbes et højt nyhedsflow med flere daglige nyheder. Alle nyheder skal journalistisk bearbejdes. Nyheder må godt gå ud over den kommunale verden igen for at få besøg. Alle medarbejdere skal tænke i kommunikation og nyheder jævnfør kommunens informationspolitik. BorgerInformation Alle informationer, som borgerne efterspørger, skal være tilgængelige på hjemmesiden. Det er naturligt for medarbejderne at bidrage med indhold og at tænke digitalt. Selvbetjening Odder Kommune baserer sig fortrinsvis på markedets førende standard for selvbetjeningsløsninger, men er også i nogle situationer indstillet på at gå egne veje. Odder Kommune sikre en sammenhæng og en udvikling på området, så Odder kan bevare og udvikle en førende position i relation til IT-baserede services til borgere og virksomheder. Odder Kommune prioriterer og implementerer de selvbetjeningsløsninger, som har en reel værdi for borgerne og virksomhederne, ligesom de skal repræsentere en reel effektivisering af kommunens opgaveløsning. Alt man kan ansøge - eller oplyse kommunen om, skal kunne ske elektronisk. Bidrag til at opnå dette er bl.a.: Selvbetjeningsløsninger, som dækker flest mulige områder. Borgere og virksomheder får digital signatur. November 2006 Odder Kommune Side 7 af 19

OdderWeb OdderWeb er borgernes personlige adgang til kommunen, hvilke giver direkte link til kommunal information, selvbetjening og kontakt til kommunen, gratis hjemmesider, e-mail, kalender mv. Pejlemærke 3 - Opgaveløsning Opgaveløsning sker baseret på effektiv anvendelse af IT, som frigør ressourcer og skaber høj servicekvalitet. Odder Kommune vil vælge de IT-systemer, hvor anvendelsen understøtter de mest effektive arbejdsprocesser for sagsgangene. Specielt vil Odder Kommune sikre, at der altid er et målbart økonomisk, ressourcemæssigt eller servicemæssigt rationale ved investering i IT. Digitalisering af sagsgange af rutinemæssig karakter skal sikre, at der anvendes mindst mulig tid på sådanne opgaver. Herved bliver der overskud til at behandle sager af mere kompleks karakter, hvorved kvaliteten i sagsbehandlingen øges og medarbejdertilfredsheden stiger. Effektiv anvendelse af IT-systemerne skal bl.a. sikres ved at samspillet systemerne imellem forbedres. Herved skabes det størst mulige overblik over opgaverne og den enkelte borgers sagsbehandling. Pejlemærke 4 - Medarbejdere Medarbejderne arbejder og kommunikerer digitalt. Odder Kommune vil afpasse IT-anvendelsen til den enkelte medarbejders arbejdssituation og behov, samt tage højde for den enkeltes kompetenceniveau. Alle ansatte tilbydes størst mulig fleksibilitet og mobilitet i opgavevaretagelsen samt nødvendig kompetenceudvikling. Odder Kommune vil med en hensigtsmæssig IT-anvendelse sikre en optimal vidensdeling og kommunikation mellem kommunens medarbejdere. Dette vil understøtte den generelle faglighed i borgerservicen og den specifikke faglighed i de enkelte faglige enheder og institutioner, således at det identitetsskabende styrkes. Odder Kommune vil gennem fokus på projektledelse og organisatorisk implementering sikre en hensigtsmæssig og kontrolleret indkøring af nye IT-løsninger og ændrede arbejdsgange. Odder Kommune ønsker med denne tilgang at styrke det faglige arbejdsmiljø og Odder Kommune som en attraktiv arbejdsplads. Pejlemærke 5 IT-infrastruktur Den samlede IT-infrastruktur er standardiseret, integreret og fleksibel. Odder Kommune vil løbende vedligeholde og udviklede den samlede ITinfrastruktur, så denne er standardiseret, integreret og fleksibel. November 2006 Odder Kommune Side 8 af 19

Herved vil Odder Kommune til stadighed sikre en IT-platform, som understøtter IT-services, arbejdsgange og ydelser, som efterspørges af såvel medarbejdere som borgere og virksomheder. Odder Kommune vil via en standardiseret IT-infratruktur desuden sikre sig en fremtidssikret platform, som kosteffektivt kan videreudvikles efter behov. Pejlemærke 6 - Ledelse Ledere i Odder Kommune går forrest og medvirker til at realisere ITstrategien. Ansvaret for realiseringen af Odder Kommunes IT-strategi hviler på alle medarbejdere, som hver især bør bidrage til egen/afdelingens IT-udvikling. Men alle ledere har et særligt ansvar for at fremme en effektiv anvendelse af IT inden for deres ansvarsområde og i kommunen som helhed. Alle ledere i Odder Kommune skal gå forrest og i den daglige ledelse udvise en adfærd i både ord og handling, der understøtter IT-strategien. November 2006 Odder Kommune Side 9 af 19

3. Arkitekturprincipper Odder Kommunes IT-vision og pejlemærker understøttes af en række arkitekturprincipper, grupperet i tre overordnede fokusområder: Organisering og styring af IT-området Serviceleverancen og digital forvaltning IT-miljø Arkitekturprincipper formulerer overordnet, hvordan Odder Kommune kan bevæge sig i retning af opnåelse af IT-visionen og pejlemærkerne. Principperne udtrykker således konkrete retningslinier for, hvordan IT-området skal tilrettelægges mht. teknik, systemer, processer, service, organisation og ledelse. Odder Kommunes arkitekturprincipper fungerer i praksis som rettesnor for den løbende udvikling på IT-området. Dette betyder konkret, at alle tiltag og beslutninger på IT-området skal vurderes og godkendes i forhold til arkitekturprincipperne. 3.1 Organisering og styring af IT-området Nedenstående 6 principper er gældende for organisering og styring af ITområdet i Odder Kommune. 1. Der findes strukturer og processer (IT-governance), som sikrer, at IT og den generelle udvikling af Odder Kommune tænkes sammen. Det gøres ved bl.a. at have fokus på følgende: Sikring af overensstemmelse mellem øvrige strategier i Odder Kommune (forretningsstrategierne) og IT-strategien. Etablering af rammer for hvordan forretningen og IT-funktionen arbejder sammen i projekter og ved anvendelsen af IT med henblik på optimering af forretningsprocesserne og udnyttelse af mulighederne i IT. Etablering af rammer for styring og optimering af ressourcer på IT-området, projektstyring og etablering af sourcingstrategi. Etablering af rammer for risikostyring, sikkerhed og lov-/regelstyring. Etablering af rammer for opfølgning via brugerundersøgelser, evaluering af projekter, benchmarking, opfølgning på IT-strategien etc. Dette arkitekturprincip er gældende fra medio 2007. 2. Der er en central styring og organisering af det samlede IT-område, som tilgodeser både centrale og decentrale behov. En central styring af det samlede IT-område, forankret i direktionen, sikrer den ledelsesmæssige beslutningskompetence og fokus, der kræves for at optimere og effektivisere kommunens anvendelse af IT ud fra et helhedsorienteret perspektiv. Se også pejlemærke 1. November 2006 Odder Kommune Side 10 af 19

Et samlet IT-område skaber et godt fundament for det faglige miljø, specialisering og kompetenceudviklingen på IT-området. Herved understøttes tillige en effektiv ressourceudnyttelse og stordriftsfordele i forbindelse med IT-indkøb. Dette arkitekturprincip er gældende fra medio 2007. Det bemærkes, at den pædagogiske del skoleområdet evt. udskydes en kortere periode i forhold til det øvrige IT-område. 3. Alle IT-investeringer vurderes, besluttes og evalueres ud fra en standardiseret business case. Odder Kommune vurderer, beslutter og evaluerer alle potentielle ITinvesteringer ud fra en standardiseret business case med ensartede kriterier. Der skal altid være et rationale i form af økonomiske gevinster, serviceforbedringer eller effektivitet i forbindelse med IT-investeringer i Odder Kommune. IT er ikke et mål i sig selv, men har kun værdi i det omfang, at investeringen understøtter Odder Kommunes forretningsmæssige mål. Alle IT-investeringer skal derfor dokumenteres med hensyn til nytteværdi i form af økonomiske gevinster, serviceforbedringer og effektivitet. Målsætningerne med en IT-investering skal være målbare, og der skal følges op og evalueres efter en aftalt periode i normal drift. Herved sikrer Odder Kommune en effektiv kvalificering og prioritering af udviklingen på IT-området. Samtidig understøtter opfølgning og evaluering, at planlagte gevinster i praksis bliver realiseret. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2007. 4. IT-brugerne har opdateret uddannelse i alle relevante IT-systemer. På baggrund af uddannelse og oplæring forudsætter Odder Kommune, at alle brugere tilegner sig den fornødne kompetence til at anvende alle relevante ITsystemer korrekt og effektivt. Dette gælder både den funktionelle betjening af systemerne og de relaterede arbejdsgange. Herved understøttes høj effektivitet og højt serviceniveau i opgaveudførelsen. Via dokumenterede retningslinier for korrekt og sikker brug af IT-systemer og informationer, herunder mail, internet, og personhenførbare oplysninger, sikrer Odder Kommune en forsvarlig og sikker IT-anvendelse i kommunen. Dette understøtter kravet om sikker forvaltning og imødegår desuden driftsproblemer, som følge af virus, brud på datasikkerhed mv. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2007. 5. IT-brugerne serviceres via en central servicedesk på basis af veldefinerede processer og serviceaftaler. Odder Kommune vil med en centraliseret servicedesk funktion opnå en faglig stærk og effektiv IT-support på et højt serviceniveau til kommunens medarbejdere. Supporten skal bemandes med serviceuddannede medarbejdere, som bliver målt på serviceniveauer, brugertilfredshed og effektivitet. November 2006 Odder Kommune Side 11 af 19

Servicedesk funktionen og IT-supporten understøttes af et specialiseret servicedesk-system til administration, planlægning, opfølgning og styring af supportområdet. Odder Kommune vil evt. anvende et superbrugerkorps, som, indenfor nærmere fastlagte retningslinier, fungerer som supportens og IT-afdelingens forlængede arm. Servicedesken skal operere på baggrund af veldefinerede arbejdsprocesser og serviceaftaler (Service Level Agreements). Det vurderes om det samlede setup i forbindelse med servicedesken skal etableres på basis af ITIL. ITIL, IT Infrastructure Library, er en samling internationalt anerkendte best practices metoder til optimering af IT-service processer. Målsætningen med at indføre ITIL er overordnet at sikre, at den tilbudte IT-service understøtter de forretningsmæssige behov, højere kvalitet og effektivitet i den leverede IT-service reducerede omkostninger i forbindelse med leverance af IT-services. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2007. 6. IT-projekter gennemføres altid i henhold til en standardiseret men fleksibel projektmodel, hvor IT-afdelingen er involveret. IT-projekter gennemføres altid i henhold til en standardiseret projektmodel, hvor IT-afdelingen er involveret. Herved sikres en professionel styring af IT-projekter mht. realisering af målsætninger, tidsplaner og økonomi (jf. business case). Projektmodellen er fleksibel i forhold til de mange forskellige typer af ITprojekter, som vil være aktuelle i Odder Kommune. Specielt tager projektmodellen højde for og understøtter innovative projekter, hvor mål og rammer i udgangspunktet ikke nødvendigvis er veldefinerede. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2007. 3.2 Serviceleverancen og digital forvaltning Nedenstående 7 principper er gældende for serviceleverancen og digital forvaltning i Odder Kommune. 1. Odder Kommune vil målrettet sikre, at nationale standarder og tiltag udnyttes optimalt og implementeres effektivt. Der kommer til stadighed fællesoffentlige initiativer og standarder fra nationalt hold - bl.a. fra Den Digitale Taskforce og Videnskabsministeriet. Det må forventes, at der vil være en stigning i disse tiltag, da IT er blevet et væsentligt element i hele regeringens moderniseringsprogram. Odder Kommune vil aktivt og målrettet følge disse initiativer for derved at stå arkitektur- og infrastrukturmæssigt optimalt mht. til at skabe integration og November 2006 Odder Kommune Side 12 af 19

sammenhæng på IT-området, hvilket er en forudsætning for realiseringen af visionen. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. 2. Digitale selvbetjeningsløsninger baseres som udgangspunkt på de standardløsninger, som findes på markedet. Odder Kommune tilbyder selvbetjeningsløsninger til borgere og virksomheder fra det udbud af standardløsninger, der tilbydes af leverandører på markedet. Kommunen skal derfor, som udgangspunkt, ikke anvende ressourcer på at udvikle egne løsninger eller tilpasse løsninger fra en leverandør. Se dog nedenstående arkitekturprincip 3. Herved øges kommunens driftsikkerhed for løsningerne, samtidigt med at disse implementeres og driftsafvikles med lavest mulige omkostninger, når udviklingskompetencer og -ressourcer, implementering, drift samt vedligeholdelse inddrages i den økonomiske betragtning. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. 3. Der skabes rum for at fastholde og videreudvikle en unik Oddermodel for IT-baserede services. Odder Kommune ønsker at fastholde en førende position inden for IT-baserede services til borgere og virksomheder. Herved sikres også, at den samlede digitalisering vil være identitetsskabende for Odder Kommunes borgere og virksomheder. Derfor vil Odder Kommune til stadighed sikre og prioritere mulighed for at gå forrest og skabe innovation på dette område. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. 4. Skoleområdet anvender fælles løsninger som fundament for både det pædagogiske arbejde og skole/hjem-samarbejdet. Som et led i effektiviseringen af kommunens IT-anvendelse etableres fælles løsninger til skolerne både på det pædagogiske område og i relation til skolehjemsamarbejdet. Herved sikres en effektivisering af IT-anvendelsen og IT-driften på skoleområdet, ligesom der herved også kan realiseres økonomiske stordriftsgevinster. Der bør etableres en særskilt IT-strategi for skoleområdet. Dette arkitekturprincip er gældende fra 1. august 2007. 5. Alle medarbejdere har adgang til IT-baseret information og service. Odder Kommune giver alle medarbejdere adgang til kommunens intranet, som vil være den primære informationskanal internt i kommunen. November 2006 Odder Kommune Side 13 af 19

Alle administrativt ansatte har adgang til og skal benytte elektronisk post og kalender. Brugernes kalendere skal være åbne for andre brugere (private aftaler kan oprettes som privat ). Alle medarbejdere skal have en e-boks. Herved sikres en løbende digitalisering af interne arbejdsgange og intern informationsformidling. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2007. 6. Odder Kommune vil benytte visuel og geografisk information. Benyttelse af GIS skal være et naturligt værktøj i den daglige kvalitetssikring ved sagsbehandling i alle sektorer. GIS skal indgå som grundlag for strategiske og ledelsesmæssige beslutninger. Web-GIS skal styrke den digitale borgerservice og kontakt med samarbejdspartnere. Det giver fuld integreret digital forvaltning, når GIS bliver koblet sammen med ESDH. Dette arkitekturprincip er gældende fra 1. august 2007. 7. Alle administrative medarbejdere har en hjemmearbejdsplads, hvis det er relevant for jobfunktionen. Odder Kommune tilbyder alle administrative medarbejdere en hjemmearbejdsplads, i det omfang det er relevant, til understøttelse af medarbejdernes opgaveudførelse. Herved sikres en løbende effektivisering af opgaveudførelsen samt forbedringer af serviceniveauet. Ligeledes opnår medarbejderne mulighed for en fleksibel tilrettelæggelse af opgaveudførelsen. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2008. 3.3 IT-miljø Nedenstående 5 principper er gældende for det samlede IT-miljø i Odder Kommune. 1. Der anvendes som udgangspunkt velafprøvede og integrerbare teknologier og IT-løsninger. Odder Kommune vil med dette princip sikre en ensartet og standardiseret anvendelse af IT overalt i kommunen. Dette gælder både hardware, netværk, styresystemer og basissoftware, office-systemer, centrale IT-systemer, lokale applikationer, selvbetjeningsløsninger mv. Specielt er der fokus på at vælge systemer og teknologier, som er velafprøvede og dermed driftssikre. November 2006 Odder Kommune Side 14 af 19

Herved vil Odder Kommune skabe det bedste mulige grundlag for at realisere stordriftsfordele og sikkerhed i forhold til såvel IT-indkøb, implementering, support og den daglige drift. Ved en høj grad af standardisering opnås desuden mindsket leverandørafhængighed. Odder Kommune vil desuden arkitektur- og infrastrukturmæssigt stå optimalt med hensyn til at skabe integration og sammenhæng på IT-området, hvilket er en forudsætning for realisering af visionen. Der skal i denne forbindelse være fokus på at vælge markedsstandarder og standarder, som anbefales af den offentlige sektor i Danmark. Endelig vil en standardisering på IT-området betyde en forenkling af den nødvendige kompetenceopbygning og -vedligeholdelse på IT-området. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. 2. Baseret på veldokumenterede business cases vil Odder Kommune være åben for at gå forrest med nye IT-løsninger. Dette princip sikrer, at IT-miljøet kan understøtte Odder Kommunes målsætning om at fastholde og videreudvikle en unik Odder-model for IT-baserede services. Der vil således være mulighed for at fravige ovenstående arkitekturprincip 1, når der forligger en veldokumenteret og godkendt business case herfor. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. 3. Odder Kommune outsourcer IT-drift og -udvikling i det omfang, det er hensigtsmæssigt. Odder Kommune vil med dette princip sikre, at det samlede IT-miljø til enhver tid serviceres tilfredsstillende og kosteffektivt af IT-afdelingen eller af eksterne partnere. Konkret vil Odder Kommune løbende vurdere og styre, hvilke opgaver der mest hensigtsmæssigt varetages internt i kommunen, og hvilke der evt. bør outsources. I denne forbindelse er der opmærksomhed på, at IT-afdelingen er relativt lille, og at der således er risiko for en kritisk afhængighed af enkeltpersoner, ligesom det generelt er en udfordring at dække alle de fornødne IT-kompetencer. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. 4. Det sikres løbende, at det samlede IT-miljø overholder en dækkende og proaktiv IT-sikkerhedspolitik. IT-sikkerheden bliver et mere og mere centralt anliggende i takt med den øgede digitalisering og den øgede åbenhed i forhold til borgere, virksomheder og andre myndigheder. Odder Kommune har en revideret IT-sikkerhedspolitik med virkning fra 1. januar 2007. På et nærmere fastlagt tidspunkt skal den fælles IT-sikkerhedspolitik overholde standarden DS-484. Dette betyder bl.a., at der ved indkøb af IT-løsninger og IT November 2006 Odder Kommune Side 15 af 19

teknologier i videst muligt omfang kræves overensstemmelse med DS-484. Plan for indførelse af DS-484 fastlægges i 2006. Sikkerhedspolitikken skal adressere såvel den grundlæggende IT-infrastruktur, de anvendte IT-løsninger og IT-services, såvel som den menneskelige faktor. 5. IT-miljøet understøtter mobilitet og fleksibilitet. Princippet betyder, at Odder Kommune løbende tilstræber at øge tilgængelighed, mobilitet og fleksibilitet, når dette i øvrigt er opgavemæssigt relevant og økonomiske forsvarligt. Odder Kommune ønsker med dette princip at understøtte den generelle digitalisering, herunder effektivisering af arbejdsgange og forbedring af den digitale borgerservice. Dette arkitekturprincip er gældende fra 2006. November 2006 Odder Kommune Side 16 af 19

4. Indsatsområder I nærværende afsnit beskrives en række indsatsområder kort. Der er primært tale om områder, som skal bidrage til at reparere de nødlidende områder, jf. status afdækningen i afsnit 2. Der skal i hele strategiperioden løbende arbejdes med indsatsområder, hvor fokus mere og mere bør være fremadrettet i retning af at realisere strategien. Alle indsatsområder skal konkretiseres gennem en række projekter, som skal prioriteres og økonomivurderes, så de kan indgå i handlingsplaner for udvikling af IT-området. 4.1 Organisering og styring af IT-området: Indsatsområde Beskrivelse og målsætning 1 IT-governance Der skal etableres strukturer og processer som sikrer, at IT og den generelle udvikling af Odder Kommune tænkes sammen Herved fastlægges bl.a. rammer for ledelse, styring, ansvar/roller, kommunikation og samarbejde i relation til ITområdet. IT-governance modellen for Odder Kommune skal udarbejdes på et pragmatisk og direkte værdiskabende niveau. IT-governance kan ses som en overordnet struktur, som kontinuerligt sikrer en optimal IT-understøttelse af Odder Kommune som virksomhed. 2 Support og serviceprocesser Der skal skabes en klar struktur og effektive processer for drift og support på IT-området. Der skal udarbejdes en strategi vedr. ITSM (IT Service Management) med henblik på at indføre ITIL eller lignende som grundlag for drift og support på IT-området. I forbindelse med arbejdet vil roller og ansvar for superbrugere, systemejere m.fl. blive fastlagt og implementeret. Videre kan der arbejdes med driftsstabilitet, serviceniveauer (SLA er), åbningstider mv. Målsætningen er at etablere en ensartet og kosteffektiv ITdrift og support, som giver en optimal understøttelse af ITbrugerne (høj brugertilfredshed). 3 Kompetencemodel/-plan Der skal udarbejdes retningslinier for den kontinuerlige udvikling og sikring af, at IT-brugerne i Odder Kommune har den fornødne uddannelse og kompetence mhp. effektiv anvendelse af IT-værktøjer. Der kan evt. fokuseres på ESDH, Oddernettet, Office/Outlook November 2006 Odder Kommune Side 17 af 19

og udvalgte fagsystemer. Uddannelse kan i et vist omfang gøres obligatorisk. Der kan evt. nedsættes en task force som i praksis kan instruere i effektiv anvendelse og effektive arbejdsgange. Task forcen kan arbejde med nye medarbejdere, men også med opfølgning hos gamle medarbejdere, herunder evt. lave service eftersyn i forskellige dele af organisationen. Herved kan der frigøres et stort effektiviseringspotentiale i de eksisterende IT-systemer. Der skal udarbejdes et sæt spilleregler for godt digitalt lederskab, som skal implementeres hos kommunens ledere, så de kan gå forrest i realiseringen af IT-strategien. 4 Projektmodel for systemimplementering Der udarbejdes og ibrugtages en projektmodel, der sikrer en effektiv organisatorisk og IT-teknisk implementering. Dette skal bl.a. ske ved at sikre forankring af relevant ansvar hos den faglige ledelse eller i IT-afdelingen. Projektmodellen skal også sikre at roller, ansvar og leverandørstyring er klart defineret. Endelig er det afgørende, at projektmodellen sikrer evaluering og opfølgning på værdiskabelse og hjemtagning af gevinster samt er fleksibel overfor forskellige projektyper. 5 IT-sikkerheds politik Der udarbejdes en revideret IT-sikkerhedspolitik, som overholder DS484. Herved sikres, at der i praksis er retningslinier for sikker ITanvendelse i Odder Kommune. 4.2 Serviceleverancen og digital forvaltning Indsatsområde 1 Digitalisering af alle medarbejdere Beskrivelse og målsætning Alle medarbejdere skal understøttes og udvikles digitalt. Herved vil en langsigtet digitalisering af arbejdsgange og samarbejde internt i Odder Kommune blive styrket. Desuden skal der på kort sigt være fokus på realisering af quick wins. Konkret bør alle medarbejdere inden for en kort tidshorisont have adgange (og pligt) til at få digitale informationer fra kommunen via intranettet. 2 Strategi for skole-it Skole-IT bliver et stadig større og vigtigere område for Odder Kommune. Det gælder både i det pædagogiske arbejde på skolerne og i relation til skole/hjem-samarbejdet. Der er også et væsentligt potentiale ved at realisere stordriftsfordele i forbindelse med såvel indkøb som drift og support. November 2006 Odder Kommune Side 18 af 19

Der skal som første skridt udarbejdes en egentlig strategi og handlingsplan, målrettet skole-it. 3 Udbredelse af digital signatur Odder Kommune ønsker at bevare og udvikle sin førende position i relation til borgerrettede IT-services. I denne forbindelse skal det være lettere at sende sikre mails med digital signatur til Odder Kommune. Herved kan der skabes en positiv spiral i relation til anvendelse af digital signatur generelt. 4.3 IT-miljø Indsatsområde 1 Modernisering af ITinfrastruktur Beskrivelse og målsætning Der gennemføres en nærmere analyse af kommunens samlede IT-infrastruktur, herunder pc erne. På denne baggrund udarbejdes en prioriteret moderniseringsplan. November 2006 Odder Kommune Side 19 af 19