Automatisering i den offentlige sektor: Robotterne kommer! Mød din nye virtuelle arbejdsstyrke Michael Theill
I industrien: Fra mennesker, der betjener maskiner 2
I industrien: Fra mennesker, der betjener maskiner til maskiner der betjener sig selv 3
I administrative processer: Fra mennesker, der betjener systemer... 4
I administrative processer: Fra mennesker, der betjener systemer... til en virtuel arbejdsstyrke, der frigiver tid til de komplicerede opgaver 5
Masser af digitalisering men meget lidt automatisering Mange medarbejdere indtager rollen som kontorstols-integrator Og listen af manuelle, regelbaserede opgaver er lang 6
Mød din nye virtuelle medarbejder Robotics software Uddrag af robot-cv: Min arbejdstid er 24/7 Jeg løser mine opgaver 100% konsistent og uden fejl Jeg har høj produktivitet Jeg leverer hurtig kundebetjening Jeg er IT-superbruger indenfor alle typer af systemer Jeg er specialist i at løse regelbaserede opgaver En god kollega løser mine opgaver pålideligt og i et samspil med mine (både fysiske og virtuelle) kolleger 7
Case: Robotics i Statens Administration 8
Fra ansættelse til top performer på 10 uger 3-5 uger Jobopslag HR og forretning udarbejder jobopslag 1-2 uger Udvælg processer Udvælgelse sker med afsæt i processernes karakteristika, herunder volumen, regler, tid pr. sag, antal systemer mv. 3-5 uger Jobsamtaler Der afholdes samtaler, og den rigtige kandidat ansættes PDD 1-2 uger Beskriv proces Klik for klik procesbeskrivelse inkl. beskrivelse af, hvordan sagerne til de fysiske medarbejdere skal håndteres 8-12 uger Oplæring Medarbejder oplæres og finder sig til rette med sine kollegaer Test robot 3-6 uger Robotten trænes, og der gennemføres test sammen med medarbejderne Total 14-20 uger Selvkørende Medarbejderen er nu selvkørende og bliver løbende mere effektiv og kan tage sig af flere sager. Selvkørende Total 5-10 uger Robotten er nu selvkørende, og hvis opgavevolumen øges, kan endnu en robot aktiveres endda uden træning 9
Robottens ansættelsesvilkår: de fysiske rammer Robotics it-miljø Software leverandører og ca.-priser Sikkerhed Robotterne agerer som virtuelle brugere, hvorfor den implementerede sikkerhed for brugeradgang sikres gennem AD, ligesom logning/revisionsspor sikres i de eksisterende applikationer. Licensstrukturer Alt efter softwarevalg og pakke koster 1 robot fra 50.000 300.000 kr. pr. år i licens, svarende til en timeløn på 6 til 36 kr. ved fuld udnyttelse 10
Robottens ansættelsesvilkår: de organisatoriske rammer Samspil med systemer og medarbejdere Optimeringsværktøj Skalerbart Multiple processer og systemer Medarbejdernes nye bedste ven Skal bare have en instruktionsbog Centre of Excellence og governance 1 robotchef er nødvendig Samarbejde med forretning og it angående projekter, implementering og drift ud fra en agil tankegang Yderligere bemanding i Centre of Excellence afhænger af strategi og omfang, fx egne udviklere og Lean/robotics-konsulenter Arbejdet med robotics bør være forankret samme sted som organisationens digitaliseringsstrategi Eksempel på Centre of Excellence og governance Detaljeret design: Overblik: 11
Case: BPM og Robotics i SKAT Afgiv ansøgning Opret sag og kvittér Oplys sag med systemdata Foretag sagsbehandling Udarbejd udkast til afgørelse Journaliser afgørelse Rediger og send afgørelse Opdater IT systemer Virk.dk Robotics BPM Captia/WorkZone B.O., Journal, BIQ, Bevillingssystem, Erhvervssystem, mv. Proof of Concept gennemført på ca. 3 uger Fuld implementering af hele sagsgangen efteråret 2016 Robotics i samspil med selvbetjeningsløsning på virk.dk, workflowsystem (IBM BPM), ESDH-system (Captia/WorkZone), Skattekontoen, Erhvervssystemet, Bevillingssystemet og www.biq.dk Effektivisering af sagsforløb Standardisering til best practice og bedre muligheder for onboarding af nye sagsbehandlere Opsamling af data om processen til brug for opfølgning og overblik 12
Vores erfaringer: Hvordan sikres en succesrig robot-karriere? 1 Vælg de rette processer til robotten Regelbaseret Høj volumen Sørg for optimering og standardisering først Hav særligt fokus på Robottens trigger /inputdata 5 Byg en organisation omkring Robotterne Invester i kapabilitet til procesudvælgelse, robotudvikling, release af robotter, driftsovervågning mv. 2 Test robottens arbejde grundigt Afvigelser fra Happy Path skal findes i testfasen Afvigelseshåndtering skal også testes 6 Få styr på it-miljøet fra start It, systemejere, it-leverandører mv. skal være en del af projektet It skal definere krav til infrastruktur og governance 3 Involvér medarbejderne Forretningen skal træne robotten Medarbejderne får en ny kollega, som de skal lære at arbejde med 7 Se robotten i sammenhæng med bredere it-initiativer Procesautomatisering skal indgå i it-strategien Der skal stadig investeres i de rigtige it-løsninger 4 Forretningen skal eje business casen Sørg for at forretningen forstår mulighederne Giv forretningen incitament til at automatisere og foretag skarp opfølgning 8 I tvivl? Start med en Proof of Concept Kvalificer det samlede potentiale og forudsætningerne for robotterne Byg en forandringscase 13
Tak for jeres opmærksomhed! Michael Theill Partner 22 20 23 61 mtheill@deloitte.dk 14