Referat af møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium onsdag den 30.01.08. kl. 16.00 19.30. Afbud: Troels Rasmussen, 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra mødet den 12.12.07. Referatet underskrevet af de tilstedeværende. 2. Oprettelse af talentklasse fra skoleåret 2008/2009 at Bestyrelsen drøfter og godkender diskussionsoplægget vedrørende oprettelse af en talentklasse Talentklassen tilbydes til elever i Horsens Kommune og relevante dele af Hedensted Kommune Der bevilliges kr. 22.000 til udvikling af talentklassen og kr. 55.000 til drift af talentklassen i skoleåret 2008/2009 indenfor den ramme, der er afsat til undervisning i budget 2008. Der tages kontakt til relevante sponsorer med henblik på at få støtte til drift og udvikling af talentklassen At Horsens Kommune kontaktes med henblik på at etablere samarbejde om talentklassen På landsplan har der flere steder været forsøg med fritidsundervisning for elever med særlige talenter. I blandt andet Hjørring og Karlebo er forsøgene gennemført med støtte fra Undervisningsministeriet. Forsøgene har haft succes og ret stor deltagelse af elever fra grundskolen. Med udgangspunkt i tilbuddet i Hjørring og et ønske om at etablere et lignende tilbud for potentielle elever på Horsens Gymnasium har lektor Ole Christiansen udarbejdet et diskussionsoplæg til bestyrelsen. For at sikre at tilbuddet kan sættes i gang fra begyndelsen af skoleåret 2008/2009, indstilles det at klassen finansieres af Horsens Gymnasium, mens andre finansieringsmuligheder undersøges. Diskussionsoplæg vedrørende oprettelse af talentklasse på Horsens Gymnasium Budget for oprettelse og drift af talentklasse Særlig deltagelse Lektor Ole Christiansen præsenterer diskussionsoplægget og deltager i bestyrelsens behandling af emnet. Ole Christiansen fremlagde idéen med en talentklasse: Vi ønsker at tiltrække de dygtige elever, som måske også overvejer HTX, Det kan også ses som en del af indsatsen for at tiltrække flere drenge. Vi peger i første omgang på 9. klasses elever med evner og interesse inden for naturvidenskab. Formen skal være legende og inspirerende. Det geografiske område skal overvejes ligesom formen af henvendelsen til skolerne/eleverne. Side 1 af 7
Anne Marie Illum fremlagde de planer, der er på vej om samarbejde mellem kommunens skoler og ungdomsuddannelserne. Skolerne er opmærksomme på både de svage og de dygtige elever. Dette projekt falder i god tråd med denne udvikling. Bestyrelsen tilslutter sig idéerne bag og udbuddet af en talentklasse. En grænse på karakteren 10 kan være passende. Geografisk opland kan godt dække ind over andre gymnasiers oplandsområde, de andre skoler kan have andre tilbud. Bestyrelsen er enige om, at det skal i gang nu. Ole Christiansens tidsplan ser fornuftig ud med tilmelding primo august, med reklame før ferien. Udnytte skolens hjemmeside i en lidt pågående form, evt. lave sms-kæder udnytte fx facebook osv., dog skal kommunikationen igennem et filter. 3. Foreløbig godkendelse af budgettet for 2008 At bestyrelsen godkender budgettet, under forudsætning af at udkastet til finanslov vedtages uden ændringer En endelig godkendelse af budgettet afventer stadig folketingets godkendelse af finansloven for 2008. Budgettet for 2008 udviser et overskud på kr. 412.000 ud af en omsætning på godt og vel 33 mio. kroner. Efter behandlingen af budgettet på mødet den 12. december, er der udfærdiget en budgetberetning og budgettet for 2008 er blevet påtegnet af revisor. Budgetberetningen opsummerer de væsentligste forudsætninger for budgettet for 2008. : Budget for 2008 Budgetberetning Revisor Jan Egholm Petersen fra PWC deltog i dette punkt. Revisor Lise Løvbjerg bliver i løbet af foråret på grund af andet arbejde udskiftet med Arne Christensen. JSK fremlagde de vigtigste budgetforudsætninger, det mest problematiske vil være halve klasser. Horsens Gymnasiums kvote for uddannelsesstillinger er nu meldt ud til at vi skal ansætte 3 nye kandidater. Resultatbudgettet 2008: Der kan ikke hensættes penge til bestemte projekter fra år til år. Balancebudgettet 2008: Egenkapitalen udgør ved starten af 2008 ca. -1,5 mio. kr., hvilket er en forbedring på ca. 750.000 kr i forhold til starten til 2007. Skyldig løn opgøres ud fra en ændret regnskabspraksis i forhold til sidste år. Balancebudgettet viser en pæn likviditet, tilskud fra Undervisningsministeriet kommer forud, mens det meste løn udbetales bagud. Overenskomstforhandlingerne vil kunne have væsentlig indflydelse på budgettet, afhængig af resultat og udmøntningsdatoer. Side 2 af 7
Vi har indregnet en lønstigning på 5,7 %, det er mere end Finansministeriets fremskrivningsfaktor. Vores elevtal ligger lige nu en smule over budgettets, og højere end i Undervisningsministeriets forventning. Detaljeringsgraden på budgettet er passende. Visse nøgletal kan på sigt være interessante, f.eks. nøgletal som Undervisningsministeriet definerer til afrapportering. Bestyrelsen godkender budgettet, under forudsætning af, at der ikke sker ændringer i finanslovsforslaget (forventes vedtaget midt i april). 4. Godkendelse af revisionsprotokollat om forberedende revisionsarbejder 2007 At bestyrelsen gennemgår revisionsprotokollatet At bestyrelsen vurderer, om der er bemærkninger til revisionsprotokollatet At bestyrelsen underskriver revisionsprotokollatet PriceWaterHouseCoopers har som forberedelse til revision af årsrapporten for 2007 gennemført revision på gymnasiet. Ved besøg på gymnasiet er der indhentet oplysninger om en række administrative rutiner og arbejdsgange, som revisor har analyseret og vurderet. Revisionen giver anledning til at arbejdsgange og gymnasiets regnskabsinstruks på en række områder skal ændres. På grund af gymnasiets beskedne størrelse, hvor administrationen udgøres af 2,67 årsværk fordelt på 3 personer og en ledelse på 2,75 årsværk fordelt på 4 personer, kan det i visse tilfælde være vanskeligt at etablere den lovpligtige adskillelse af funktioner. Revisionsprotokollatet peger på flere steder, hvor der derfor bør udføres supplerende kontrol. Overordnet set er der udpræget tilfredshed med at gymnasiet i løbet af første år, trods alt er nået meget langt med etablering og implementering af en driftssikker administration. Revisionsprotokollat Jan Egholm Petersen fremdrog enkelte punkter i Revisionsprotokollatet. Sparring i forbindelse med den løbende revision ligger bag disse anbefalinger til at forbedre enkelte punkter i arbejdsgangene eller àjourføre regnskabsinstruksen. Bestyrelsen har underskrevet revisionsprotokollatet i 3 eksemplarer (Undervisningsministeriet, Rigsrevisionen og et eksemplar til skolen selv). Næste revisionsprotokollatet vil starte med fortløbende sidenummerering (altså starte på side 22). 5. Orientering om det økonomiske resultat for 2007 At orienteringen om det økonomiske resultat for 2007 tages til efterretning Side 3 af 7
Årsregnskabet for 2007 foreligger endnu ikke. Da det økonomiske resultat af regnskabsåret 2007 imidlertid er vigtigt for bestyrelsens beslutninger, så arbejder gymnasiets administration lige nu på at frembringe et foreløbigt resultat til bestyrelsen. Det forventes, at det foreløbige resultat kan eftersendes på mail mandag den 28. januar. Horsens Gymnasium har i 2007 et forventet overskud på ca. 1 mio. kr efter at engangsudbetaling og feriepengeforpligtelse, i alt ca. 350.000 kr, er indregnet. Bestyrelsen tager orienteringen om det økonomiske resultat for 2007 til efterretning 6. Undervisningsmiljøvurdering det fysiske undervisningsmiljø At bestyrelsen drøfter resultaterne af vurderingen af det fysisk undervisningsmiljø og godkender den tilhørende handlingsplan Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø fastlægger, at der skal gennemføres en revidering, af gymnasiets undervisningsmiljøvurdering, når der sker ændringer, der har betydning for undervisningsmiljøet, dog mindst hvert tredje år. Undervisningsmiljøvurderingen skal mindst indeholde følgende elementer: Kortlægning af uddannelsesstedets fysiske, psykiske og æstetiske undervisningsmiljø Beskrivelse og vurdering af eventuelle undervisningsmiljøproblemer Udarbejdelse af en handlingsplan, hvor det fremgår, i hvilken takt og rækkefølge de konstaterede problemer skal løses Forslag til retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen Aktivitets og miljøudvalget har gennemført en undervisningsmiljøvurdering på Horsens Gymnasium i efteråret 2007. Udvalget har delt efterbehandlingen af undervisningsmiljøvurderingen op i sammenhængende områder. Den første del af analysen omfatter de fysiske undervisningsmiljø. I vedlagte bilag er de vigtigste resultater af undervisningsmiljøvurderingen vedrørende det fysiske undervisningsmiljø opsummeret, og der er udarbejdet en konkret handlingsplan til opfølgning på analysen. Undervisningsmiljøvurdering det fysiske undervisningsmiljø Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø Jens Skov redegjorde for processen og de økonomiske prioriteringer. Det vil være et godt signal at noget bliver lavet meget hurtigt, også selv om man vil ændre nogle ting igen, når vi ser det i en større sammenhæng, f.eks. farvemæssigt. Smart-boards i stedet for eller som supplement til nye tavlen i 2 lokaler i D-fløj. Side 4 af 7
Bestyrelsen godkender handlingsplanen for det fysiske undervisningsmiljø med nogle ændringer her og nu og en masterplan for større forbedringer, der er behov for at inddrage arkitekt og anden ekspertise. De øvrige dele af undervisningsmiljø-undersøgelsen bør inddrages i en prioritering sammen med planen på længere sigt. 7. Bygninger generelt At bestyrelsen rundtur og inspektion af udvalgte undervisningslokaler anmoder gymnasiets ledelse om at udarbejde en plan for indvendig modernisering af undervisningslokalerne Staten ejer bygningen og stiller den til rådighed for gymnasiet. Overordnet set har staten ansvaret for den udvendige vedligeholdelse af bygningen. Det der ofte betegnes bygningens klimaskærm. Den indvendige vedligeholdelse og modernisering påhviler gymnasiet. På trods af løbende forbedringer og moderniseringer af Horsens Gymnasium, så har 25 år sat sine spor på bygningen. På tilsvarende vis har undervisningens krav til indretningen også ændret sig i de 25 år bygningen har eksisteret. Flere steder er der behov for gennemgribende modernisering. De største behov for modernisering findes i gymnasiets D-fløj, N-fløj og dele af K-fløjen. De største bygningsmæssige problemer for gymnasiet er: Generelt behov for modernisering af bygningen Behov for udbygning og modernisering af nuværende faciliteter til laboratorium og øvelser for de naturvidenskabelige fag Øget behov for faciliteter til projekt- og gruppearbejde Modernisering af enkelte faglokaler Stigende behov for udbygning af depotfaciliteter Generelt behov for modernisering af belysning, ventilation, installationer til el, vand og varme. Se referat under punkt 6. 8. Ansættelsen af medarbejdere med start den 1. august 2008 At bestyrelsen drøfter og godkender forslag til procedure for ansættelse af kandidater i uddannelsesstilling At bestyrelsen godkender forslaget om ansættelse i uddannelsesstilling Bestyrelsen fastlagde i forretningsordenen en procedure, hvor alle ansættelser skal behandles i bestyrelsen, hvilket fremgår af forretningsordenes 10: Side 5 af 7
Stk. 6. Rektor forelægger forslag med principper til aktivitetsbestemte ansættelser og afskedigelser til godkendelse af bestyrelsen som beskrevet nedenfor. I forbindelse med at elevtallet for det kommende skoleår foreligger, fremlægger rektor dette sammen med hovedresultaterne for time- og fagfordelingen. På det grundlag træffer bestyrelsen beslutning om den overordnede sammensætning af det pædagogiske personale for skoleåret. Der deltager en lærerrepræsentant fra bestyrelsen i ansættelsesudvalget ved ansættelse af pædagogisk personale. Denne repræsentant bemyndiges af bestyrelsen til at godkende en eventuel ansættelse. Gymnasiet gennemfører normalt sine ansættelser i to omgange. Tidligt på året ansættes kandidater i uddannelsesstilling. Senere på foråret, når hovedtallene fra time- og fagfordelingen er kendte, ansættes der i faste stillinger, årsvikariater og timelærerstillinger. I 2007 var ansættelsen af medarbejder først endeligt på plads midt i juli måned. Med henblik på at forebygge samme situation og samtidigt sikre at vi kan ansætte de bedste kandidater på et tidspunkt, hvor udbuddet af arbejdskraft er presset, så foreslås det, at der allerede på nuværende tidspunkt træffes beslutning om ansættelse af kandidater i uddannelsesstilling. Der er i budgettet for 2008, budgetteret med at vi ansætter 2 kandidater i 2-årige uddannelsesstillinger og 1 kandidat i 1-årig uddannelsesstilling. Budgettet er baseret på et elevoptag på 6 klasser. Indstilling til ansættelse i uddannelsesstilling Horsens Gymnasium skal ansætte 3 nye kandidater i uddannelsesstilling fra 1. august 2008. Bestyrelsen godkender forslaget til procedure for ansættelse af kandidater i uddannelsesstilling og godkender forslaget om ansættelse i uddannelsesstilling. 9. Gensidig orientering Gymnasielæreres arbejdstid og arbejdsopgaver Administrativ forenkling af sommerens eksamen Gallaaften og musical (også folkeskoleelever inviteret af elever) Orienteringsaften Stress-betinget sygdom i sekretariatet. Engangsvederlag og julegave til medarbejderne Brev til og fra Bertel Haarder Generalforsamling i Bestyrelseforeningen 10. Information fra bestyrelsesmødet Det godkendte referat offentliggøres på hjemmesiden. Pressemeddelelse om godt afsluttet regnskabsår, budgettet giver mulighed for at finansiere indsatsområder og efteruddannelse samt vedligeholdelse svære vilkår - stor indsats fra medarbejderne. 11. Eventuelt Mødet 26. marts flyttes til 2. april pga. ændret frist for ansøgerstal og godkendelse af regnskab. 2. april, 15. maj, 9. september er planlagte mødedatoer. Side 6 af 7
Ole Have Jørgensen Anne Marie Illum, afbud Arne Kjær Peter Leineweber Birthe Nørmark Troels Rasmussen (afbud) Nicolaj Christensen, afbud Viggo Norn Erik Løvbjerg Side 7 af 7