IR POLITIK IR STRATEGI Udarbejdet af Pernille Friis Andersen, FLSmidth, Tim Eriksen, Prospect, Julie Quist, Danisco og Jørgen Fischer Ravn, Impact Communications. København 2011.
IR POLITIK IR Politik Enhver børsnoteret virksomhed bør definere en overordnet politik og målsætning for virksomhedens IR aktiviteter, der er tilpasset det enkelte selskabs situation. Selskabets IR politik bør drøftes i og vedtages af bestyrelsen, og bør i redigeret form være tilgængelig på selskabets hjemmeside. IR politikken bør indeholde overordnede målsætninger samt udstikke retningslinjer og ambitionsniveau for selskabets dialog med kapitalmarkederne. IR politikken bør som minimum omfatte følgende elementer: Overordnet målsætning Tilsikre at alle markedsdeltagere har mulighed for at modtage relevant, kontinuert og korrekt information om selskabets drift, strategi og performance Medvirke til at selskabet opleves som troværdig og imødekommende gennem en åben og aktiv dialog med kapitalmarkederne Medvirke til korrekt og effektiv prisfastsættelse af selskabets værdipapirer Øget likviditet i selskabets værdipapirer Mulighed for at benytte børsen som finansieringskilde Reducere selskabets egenkapitalomkostninger. Kommunikationskanaler IR politikken bør udspecificere, hvilke kommunikationskanaler I benytter i dialogen med kapitalmarkederne: Selskabsmeddelelser Årsrapporter og kvartalsrapporter Internet / sociale medier / digitale medier Conference calls og webcasts Kapitalmarkedsdage Møder med analytikere og investorer (roadshows, 1-on-1 investormøder og -konferencer m.v.) Generalforsamling Præsentationsmateriale Nyhedstjeneste (CNS, ThomsonReuters, m.fl.). IR organisation IR ansvarlige og placering i organisationen Talspersoner. Stille/lukke perioder = periode op til regnskabsoffentliggørelse, hvor selskabet ikke er i dialog med analytikere og investorer) Principper i forbindelse med kommentering og gennemsyn af analytikerrapporter Eksempelvis: "Virksomheden kommenterer kun på offentliggjorte og faktuelle forhold og ikke på estimater i forbindelse med gennemsyn af analytikerrapporter". Serviceniveau Principper for adgang til topledelsen Principper for besvarelse af henvendelser fra kapitalmarkederne. 2
IR STRATEGI IR omverdensbeskrivelse Med henblik på at definere de branche- og selskabsspecifikke forhold, der særligt vil appellere til selskabets eksisterende og potentielle investorer bør selskabet udarbejde en summarisk omverdensbeskrivelse, f.eks. omfattende følgende oplysninger: Branche / industri Konkurrencesituation Markedsposition (styrker / svagheder) Vækstmuligheder og risikoforhold Forretningsstrategi Kunder Værdikæde/forretningsmodel Aktionærstruktur Relevant historik. Equity story På baggrund af IR omverdensbeskrivelsen kan selskabets equity story defineres, dvs. de forhold og egenskaber, der gør aktien til en interessant investering for eksisterende og potentielle investorer. Selskabets equity story kan f.eks. formuleres med udgangspunkt i følgende forhold: Eksponering mod mega-trends og vækstmuligheder Forventede pengestrømme og udbyttepolitik Restrukturering Konsolidering. IR Strategi Indhold og Struktur Med udgangspunkt i selskabets IR politik, omverdensbeskrivelse og equity story formuleres IRfunktionsstrategi, målsætninger, key performance indicators og handlingsplan. IR strategien vil, afhængig af selskabets aktuelle situation, samt ledelsens mål og ambitioner for IR, med fordel kunne indeholde målsætninger vedrørende flere af nedenstående emner: 1. Optimal aktionærstruktur 2. Medlemskab af relevante aktieindeks 3. Analytikerdækning 4. Dialog med institutionelle investorer 5. Lovpligtig rapportering 6. Løbende adressering af investorspørgsmål 7. IR Website 8. Generalforsamling 9. Dialog med finansielle medier 10. Dialog med private aktionærer 11. Dialog med medarbejderne 12. Investorernes kendskab til og viden om virksomheden 13. Kommunikation af Corporate Governance, CSR og andre emner 14. Samspil med PR og øvrig ekstern kommunikation 15. Feedback fra aktiemarked til direktion og bestyrelse 16. Kapitaltilførsel 17. Gældsinvestorer. 3
1. OPTIMAL AKTIONÆRSTRUKTUR Selskabets branche, strategi, forretningsmodel, finansielle resultater og fremtidsudsigter definerer selskabets aktiehistorie, og hvilke typer investorer, der potentielt kunne have en kort- eller langsigtet interesse i aktien. Selskabets IR Strategi bør indeholde en beskrivelse af og stillingtagen til selskabets optimale aktionærstruktur med hensyn til ønsket stabilitet og diversitet i aktionærbasen, samt opbakning til selskabets ledelse og strategi: Beskrivelse af selskabets aktiehistorie og hvilken investortype denne måtte appellere til Ønsket geografisk fordeling på aktionærbasen Ønsket fordeling på forskeligge investortyper (privat/institutionel, long/short, hedge fund, value investor, growth investor, osv.) Servicering og håndtering af storaktionærer. Eksempler på målsætninger vedrørende aktionærstruktur Kortlægning af potentielt interesserede investorer i ind- og udland samt målsætning for adressering /targeting heraf Målsætning for andel/antal private aktionærer Målsætning for andel/fordeling på institutionelle investorer Målsætning for buy-side analytikere / fund managers tilfredshed med IR funktion / IR information Målsætning for diversitet og stabilitet i aktionærbasen Målsætning for servicering af storaktionærer Målsætning for information til nye aktionærer (Investor Kit, indbydelse til dialog..). Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende aktionærstruktur Udvikling i antal private aktionærer Udvikling i antal / andel aktionærer per land Antal 1-on-1 møder med investorer på target liste Antal 1-on-1 møder med investorer i prioriterede geografiske centre Omdømmevurdering af IR-funktion og materialer blandt buy-side analytikere / fund managers. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende aktionærstruktur: Aktiv investor-targeting og planlægning af ressource anvendelse ifm. 1-on-1 s og roadshows Aktiv adressering af det private investorsegment (DK roadshow, samarbejde med Dansk aktionærforening og regional banker, DK hjemmeside, DK aktionærblad..) Afdækning af investorernes ønsker og informationsbehov Udarbejdelse af Shareholder-ID og afdækning af potentielt interesserede investorer Informationspakke til nye aktionærer. 4
2. MEDLEMSKAB AF RELEVANTE AKTIEINDEKS Næsten alle institutionelle investorer bliver målt på deres performance i forhold til relevante aktieindeks på måneds, kvartals- og årsbasis, hvilket betyder, at investorerne er nødt til at forholde sig aktivt til sammensætningen og vægtningen af aktier i benchmark indekset. Ofte medfører medlemskab af aktieindeks ligeledes øget omsætning i aktien. Medlemskab af udvalgte aktieindeks kan endvidere være med til at profilere særlige egenskaber ved aktien, eksempelvis branchetilhørsforhold, sustainability, udbytteprofil, etc. IR Strategien bør derfor indeholde en stillingtagen til hvilke relevante aktieindeks selskabet bør være med i. Hvilke aktieindeks er det relevant for selskabet at være med i? Hvad kan selskabet selv gøre/ påvirke for at sikre sig medlemskab heraf (eksempelvis øget omsætning i aktien, opfyldelse af sustainability forhold, udbyttepolitik, etc.)? Eksempler på målsætninger vedrørende aktieindeks Målsætning om medlemskab af givne aktieindeks (OMXC20, Large Cap, DJ Sustainability ), og identifikation af krav for medlemskab Målsætning om øget omsætning i aktien (eksempelvis via øget nyhedsgenerering og -formidling, antal afholdte investormøder og præsentationer, øget analytikerdækning). Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende aktieindeks Placering på halvårlig rangliste for OMXC20 Udvikling i daglig aktieomsætning Antal IR genererede nyheder (nyhedsbreve og e-mails, pressemeddelelser, hjemmeside, etc.) Antal afholdte investorpræsentationer, -møder, kapitalmarkedsdag, etc. Antal aktieanalytikere. Eksempler på aktiviteter og tiltag, der kan understøtte målsætninger vedrørende medlemskab af aktieindeks: Øget fokus på nyhedsgenerering med henblik på at skabe øget interesse for og øget omsætning i aktien Øget antal investorpræsentationer og investormøder med henblik på at øge interesse for og kendskab til aktien Øget antal analytikere med henblik på øget interesse for aktien. 5
3. ANALYTIKERDÆKNING Analytikerdækning fra banker og børsmæglere (sell-side) er et væsentligt element i selskabets markedsføring overfor aktiemarkedet og dialog med investorerne. IR Strategien bør indeholde en stillingtagen til følgende problemstillinger vedrørende analytikerdækning: Hvordan bør relationer til analytikere reguleres? (politik; proaktiv vs. reaktiv, kommentering af rapporter, møder, holdning til betalt analyse, stilleperioder, fordeling af roadshows m.m.) Hvilken analysedækning er realistisk og ønskelig for selskabet? Hvorledes kommer analytiker- og investorvurderinger til direktionens og bestyrelsens kendskab? Eksempler på målsætninger vedrørende analytikerdækning Hvilke analytikere ønskes dækning fra? (kundefokus, geografi m.m.) Hvor udbredt dækning ønskes? (antal) Optimering af analysekvalitet Fair fordeling af road shows Registrering af løbende dialog og antal møder med analytikere Rating af IR-funktion blandt analytikere (absolut og relativt) Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende analytikerdækning Udvikling i antal analytikere (antal) Antal analytikerrapporter pr. analytiker pr. år (fokus) Spredning på analytikerestimater (kvalitet) Udvikling i (aktiens volatilitet/amplitude i forhold til det generelle aktiemarked) Antal 1-on-1 møder med analytikere Omdømmevurdering af IR-funktion og materialer blandt analytikere. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende analytikerdækning: Aktiv analytiker-targeting Sikre ensartet højt informationsniveau og fokus blandt analytikere (indsamling af konsensus estimater/afholdelse af kapitalmarkedsdag/fast møde frekvens med analytikere) Udarbejdelse af retningslinjer og procedurer for fordeling af roadshows Udarbejdelse af procedure for anvendelse af analytikervurderinger i ledelsesrapportering Afdækning af analytikernes ønsker og informationsbehov. 6
4. DIALOG MED INSTITUTIONELLE INVESTORER Institutionelle investorer er en bred betegnelse for pensionskasser, banker, forsikringsselskaber, hedgefunde, investeringsforeninger samt store private og offentlige fonde. Dialogen med de institutionelle investorer anses for en af hovedopgaverne for IR-funktionen. Derfor har kommunikationen med denne stakeholdergruppe typisk meget høj prioritet. I praksis er der mange ligheder mellem den måde, der kommunikeres med institutionelle investorer og med analytikere. En IR strategi bør adressere følgende: Hvordan bør relationer til de institutionelle investorer reguleres? (politik; proaktiv vs. reaktiv, afholdelse af møder og conference calls, stilleperioder, insider-håndtering m.v.) Hvilken investordækning er realistisk og ønskelig for selskabet? Dette skal ses i lyset af virksomhedens målsætning for aktionærsammensætning (geografisk, type ), dens reelle ressourcer til at afholde roadshows, deltage på konferencer osv. Hvorledes sikrer virksomheden sig, at investorinput inklusive evt. information vedrørende bevægelser i aktiebeholdninger - rapporteres tilbage til direktion og bestyrelse? Hvordan håndteres den udfordring, at investorernes fokusområder og prioriteringer bør afspejle sig i virksomhedens samlede kommunikation (både i IR materiale og andetsteds) i kvartalsrapporter, på telefonkonferencer, kapitalmarkedsdage, på website, i pressemeddelelser m.m. og omvendt? Eksempler på målsætninger vedrørende institutionelle investorer Hvilke typer institutionelle investorer ønsker repræsenteret i aktionærbasen? (geografi, investeringsfokus f.eks. top down, bottom up, GARP, sustainability, hedge, sektorfokus - m.m.) Ressourceoptimering ift. disse målsætninger inkl roadshow, konferencer, 1-1 s, kapitalmarkedsdage Registrering af løbende dialog og antal møder med institutionelle investorer Rating af IR-indsatsen (IR-afdeling samt ledelse) blandt investorer, både absolut og relativt Registrering af brug af investor-website, deltagere på telefonkonferencer, m.v. Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende institutionelle investorer Udvikling i investorsammensætning Udvikling i antal møder samt hvorvidt disse møder er blevet afholdt med primære fokusgruppe Feedback på disse møder (fra investorerne eller sekundært baseret på brokernes feedback) Antal 1-on-1 møder og telefonkonfernecer med institutionelle investorer Score i omdømmevurdering af IR-funktion og materialer blandt investorer. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende dialog med institutionelle investorer: Aktiv investor targeting Ressourcer til et aftalt antal møder, telefonkonferencer, konferencer og roadshows, m.v. Afdækning af investorers ønsker og informationsbehov førende til en pipeline af aktiviteter, eksempelvis kapitalmarkedsdage og emnespecifikke investormøder og materiale. 7
5. LOVPLIGTIG RAPPORTERING Værdipapirhandelsloven og relaterede bekendtgørelser udgør lovgrundlaget for børsnoterede selskabers oplysningsforpligtelser. Et børsnoteret selskab er i henhold til værdipapirhandelsloven blandt andet forpligtet til at offentliggøre intern viden samt til at offentligere årsrapporter, halvårsrapporter samt periodemeddelelser eller kvartalsrapporter. Offentliggørelsen skal ske på en sådan måde, at oplysningerne hurtigt bliver tilgængelige i hele EU mv. IR strategien bør tage stilling i hvilket omfang den lovpligtige rapportering alene skal tjene til formål at overholde lovgivningen, eller om den skal være et væsentligt kommunikationsværktøj, herunder: Hvilken rolle skal årsrapporten spille i selskabets kommunikation med aktiemarkedet, og skal den anvendes til informering af andre målgrupper? Skal den lovpligtige årsrapport trykkes og eventuelt suppleres med en mere kortfattet udgave? Hvilke redskaber ønsker selskabet at understøtte kvartalsrapporteringen med, f.eks. telekonferencer, webcast, investormøder? I hvilket omfang ønsker selskabet at supplere selskabsmeddelelser med baggrundsinformation og perspektivering I hvilket omfang ønsker selskabet at distribuere lovpligtig rapportering ud over kravene, f.eks. til nichemedier Stillingtagen til feedback fra aktiemarkedet vedrørende kvaliteten af den lovpligtige rapportering. Eksempler på målsætninger vedrørende lovpligtig rapportering Målsætning for niveau af rapportering i forhold til oplysningsforpligtelser (minimum <-> best practice) Målsætning for anvendelse af årsrapporten, herunder målgrupper og formål Målsætning for anvendelse af baggrundsinformation og perspektivering ved lovpligtig rapportering Målsætning for anvendelse af supplerende medier som telekonferencer Målsætning for finansiel PR i forbindelse med rapportering Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende lovpligtig rapportering Antal påtaler fra Finanstilsynet og NASDAQ OMX Copenhagen Tid fra periodeafslutning til rapportering (kortere = bedre) Efterspørgsel efter trykte og online udgaver af års- og kvartalsrapporter (antal downloads og henvendelser) Antal omtaler i trykte- og online medier. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende lovpligtig rapportering: Etablering af standardproces for udarbejdelse og offentliggørelse af lovpligtig rapportering Etablering/sikring af monitorering af lovkrav Feedback fra aktiemarkedet på kvaliteten af den lovpligtige rapportering Udarbejdelse af Q&A dokumenter, fakta-ark og evt. særsektioner på website med uddybende information ved større begivenheder (væsentlig kontrakt, produktlancering, milepæl). 8
6. LØBENDE ADRESSERING AF INVESTORSPØRGSMÅL IR-funktionen bør kontinuerligt monitorere og adressere spørgsmål fra kapitalmarkedet for at imødekomme informationsbehov samt sikre en rettidig, relevant og fuldstændig forståelse for forhold, der påvirker markedets vurdering af selskabets strategiske og finansielle position, udvikling, muligheder og udfordringer. IRstrategien bør i den forbindelse indeholde en stillingtagen til følgende problemstillinger: Hvem og hvordan håndteres henvendelser og svar (kun IR eller også øvrige personer, hvilke spørgsmål behandles/behandles ikke i stilleperioder )? Hvad skal målsætningen være for responstid i forhold til eksterne henvendelser (procedure for svar på henvendelse, herunder behandlingstid)? Hvornår bør en isoleret henvendelse/lækage give grund til generel udbredelse af information/svar (lige adgang til væsentlig information)? Hvordan indarbejdes materielle spørgsmål i ledelsesrapportering til direktion og bestyrelse? Eksempler på målsætninger vedrørende løbende adressering af spørgsmål Ontime respons på henvendelser Kvalitet og konsistens i besvarelse af henvendelser Indarbejdelse af væsentlige spørgsmål og svar herpå i løbende finansiel afrapportering Opdatering af online Q&A Registrering af spørgsmål og svar til senere analyse og rapport Væsentlige spørgsmål indeholdes i ledelsesrapportering. Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende løbende adressering af spørgsmål Antal spørgsmål til IR-afdelingen Responstidsminimering (tracking af henvendelsetid vs. svartid) Omdømmevurdering af IR-funktion og materialer. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende løbende adressering af IRrelaterede spørgsmål: Udarbejdelse af politik for svarstruktur samt fastlæggelse af udtalehierarki og retningslinjer under stilleperioder Udarbejdelse af procedure for registrering af spørgsmål og svar Løbende ajourførelse af overordnet Q&A ramme, så denne afspejler spørgsmål fra kapitalmarkedet Udarbejdelse af procedure for hyppig opdatering af online Q&A Udarbejdelse af procedure for indarbejdelse af materielle spørgsmål i ledelsesrapportering Reducering af responstid fra XX til YY (online, telefon, mail, øvrige henvendelser). 9
7. IR WEBSITE Digital eller webbaseret kommunikation er en vigtig del af virksomhedens kommunikationsplatform og -strategi. Udviklingen i brugen af sociale medier (FB, Twitter, LinkedIn etc) og stigende brug af mobile enheder (iphone/android, ipad/tablet pc m.v.) fordrer ligeledes, at virksomheden kontinuerligt tager stilling til, om dens website på længere sigt vil være det vigtigste digitale mødested for stakeholders, samt analysere evt. behov for, at sociale medier integreres med virksomhedens corporate website og andre digitale medier. Specifikt i relation til IR afsnittet på hjemmesiden, bør virksomheden vurdere følgende: Indhold: sikre at stakeholders har adgang til ønsket information, og at websitet minimerer behov for brug af andre medier (eksempelvis trykte regnskaber, aktionærblade) Usability: sikre at relevant information er lettilgængelig og at websitet er brugervenligt og navigerbart Sikre at websitet udtrykker sammenhæng og kontinuitet ift. virksomhedens samlede udtryk og overordnede budskaber både indholdsmæssigt og visuelt. Eksempler på målsætninger vedrørende IR website Høj score for usability. (eksempelvis via relativ vurdering foretaget af ekstern konsulent eller absolut måling af antal besøg på bestemte dele af website, og analyse af den besøgendes ageren Strategisk investor targeting. F eks facilitering af stærkere kommunikation med danske / private investorer Minimering af behov for trykte årsregnskaber og andet materiale udvikling af usability af indhold ift. at opnå sådanne konkrete målsætninger Rating af IR-website (enten køb af eksterne analyser eller interne analyser af holdning til IR websitet blandt udvalgte investorer, analytikere m.v.). Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende IR website Specifik score i usability-test / brugertilfredshedsundersøgelser / benchmarkanalyser Udvikling i brugen af websitet eller dele heraf, f eks downloads, webcasts, factsheet og FAQ med henblik på at reducere antallet af telefoniske henvendelser og publikationsbestillinger Nøgletal for web-statistik i forhold til mål, fx antal downloads, webcast besøg, etc. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende IR website Gennemføre eksternt usability study med henblik på at forbedre brugernes anvendelse af IR websitet Udvikle dansksproget subsite som en del af den øgede indsats over for private investorer Stille mere interaktive IR-tjenester til rådighed for investorer, eksempelvis, nøgletal, estimater, etc. Optimere brug af web-statistik og online surveys for løbende at måle brugeradfærd og -preferencer Forbedre søgeoptimering både fra eksterne søgemaskiner og forbedre søgefunktion på website Undersøge behovet for adgang via mobile enheder og mest efterspurt indhold. 10
8. GENERALFORSAMLING Generalforsamlingen er selskabets øverste myndighed, og udgør aktionærernes formelle mulighed for at udøve indflydelse på ledelsen af selskabet. Selskabet bør derfor tage aktiv stilling til følgende problemstillinger: Hvorledes sikrer virksomheden sig, at dialogen med selskabets aktionærer optimeres i relation til information før, under og efter generalforsamlingen? Hvorledes organiseres og afholdes generalforsamlingen? (intern ansvarsfordeling, fysiske rammer, format (virtuel/fysisk), sprog/tolkning, afstemning, indkaldelse og tilmelding til generalforsamlingen, spørgsmål til generalforsamlingen, opstilling af kandidater til bestyrelsen ) Hvorledes sikrer virksomheden sig bedst mulig overblik over stemmer og fuldmagter op til generalforsamlingen? Hvorledes sikrer virksomheden sig, at generalforsamlingen bliver et forum for dialog med aktionærerne og ikke blot formalia? Eksempler på målsætninger vedrørende generalforsamling Bør virksomheden lave et Shareholder-ID med henblik på at sikre overblik over aktionærstrukturen? Skal der etableres samarbejde med Proxy-institutter med henblik på overblik over og indsamling af stemmer og fuldmagter? Er der behov for udarbejdelse af Q&A? Er der behov for særlige tiltag med henblik på at inspirere og opfordre aktionærerne til aktiv dialog? Skal der afholdes elektronisk / semi-elektronisk generalforsamling? Ønskes afstemning om alle punkter på dagsordenen? Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende generalforsamling Udvikling i antal deltagere og stemmer på generalforsamlingen Udvikling i afgivne fuldmagter til ledelsen Udvikling i antal spørgsmål fremsat før og under generalforsamlingen Antal elektroniske tilmeldinger til generalforsamlingen Feedback fra fremmødte aktionærer via spørgeskema Struktureret opfølgning og identificering af forbedringspunkter. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende generalforsamlingen: Tilrettelæggelse af en interessant og informativ generalforsamling, der bidrager til at øge fremmødet på generalforsamlingen Etablering af mulighed for elektronisk tilmelding, deltagelse og afstemning på generalforsamlingen Live webcast og simultantolkning af generalforsamlingen. 11
9. DIALOG MED FINANSIELLE MEDIER De finansielle medier kan groft sagt opdeles i to grupper de digitale medier (Reuters, Bloomberg m.v.), som har en ligeså stram tidsplan ifm. IR-nyheder, som analytikerne har mht. udsendelse af first comments, og de trykte medier, hvis journalister har bedre tid til at læse meddelelser i dybden, foretage interviews, lavere dybere vinklinger og vurderinger af selskabets strategi, udvikling, finansielle position, ledelse og konkurrentforhold, der påvirker selskabet. Begge grupper har løbende ønsker om solohistorier og let adgang til virksomheden for kommentarer til dagens newsflow. IR funktionen bør i samarbejde selskabets presse/kommunikationsafdeling tilsikre en optimal dialog med de finansielle medier, og følgende aspekter bør overvejes: Mediernes konkrete behov ifm. udsendelse af IR-nyheder så som regnskabsmeddelelser (fakta, medievenlige citater, efterfølgende ønsker om interviews osv), når IR-materiale udfærdiges og dagens interne køreplan tilrettelægges Behov for løbende dialog mellem IR- og pressefunktioner for at koordinere budskaber og nyheds flow, aktiviteter, interne køreplaner inkl. ekstern adgang til ledelsen, website osv. Eksempler på målsætninger vedrørende dialog med finansielle medier Målsætning om øget omtale og dækning af konkrete IR-budskaber i de finansielle medier Målsætning om større synlighed for ledelsen i udvalgte finansielle medier (fx FT) Målsætning om medietilpasset stil i eksternt IR-materiale. Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende dialog med finansielle medier Måling af antal historier og antal medier med fokus på konkrete IR-budskaber Udvikling i dybere og kvalitative interviews og solohistorier i udvalgte medier Resultat af brugerundersøgelse af IR-materiale blandt journalister, tracking af brug af citater og budskaber m.v. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende dialog med finansielle medier Gennemgang og tilpasning af sprog og form i selskabs- og regnskabsmeddelelser Tracking af udviklingen i mediernes brug af citater og konkrete formuleringer efter udsendelse af meddelelse. 12
10. DIALOG MED PRIVATE AKTIONÆRER Private aktionærer udgør typisk en væsentlig del af selskabets aktionærbase og handel i aktien. IR strategien bør derfor indeholde retningslinjer for dialogen med de private aktionærer: Hvorledes strukturerer og formulerer virksomheden sin aktiehistorie således, at den appellerer til de private aktionærer? Hvorledes sikrer virksomheden sig en brugbar i dialog med den private aktionær? Hvorledes sikrer virksomheden sig, at regnskabsmeddelelser, selskabsmeddelelser og anden investorinformation kan forstås af både professionelle og private investorer? Eksempler på målsætninger vedrørende dialog med private aktionærer Skal virksomheden have en dansk hjemmeside med henblik på private investorer? Skal virksomheden have særlige arrangementer og aktionærinformation for private investorer? Hvorledes planlægges og tilrettelægges investorpræsentationer/møder i DK således, at topledelsens og IRfunktionens ressourcer udnyttes bedst muligt? Kan en aktiv pressestrategi udnyttes til at skabe et løbende nyhedsflow og større medieomtale med henblik på at skabe øget interesse for aktien? Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende dialog med private aktionærer Udvikling i antal private aktionærer Udvikling i andel private aktionærer Antal afholdte arrangementer for private investorer Antal besøgende på DK hjemmeside. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende dialog med de private aktionærer Planlægning af roadshow og investorarrangementer i Danmark evt. i samarbejde med regionale banker og/eller Dansk Aktionærforening (www.shareholders.dk) Afdækning af investorernes ønsker og informationsbehov Udarbejdelse af kommunikationsplan med henblik på at øge kendskab til virksomheden og komme i dialog med private investorer Udarbejdelse af aktiehistorie og investorpræsentation, der er skræddersyet til de private investorer. 13
11. DIALOG MED MEDARBEJDERNE I mange virksomheder er mange medarbejdere også aktionærer i virksomheden. Følgende aspekter bør derfor overvejes i relation til dialogen med medarbejderne: Medarbejderes reaktion på konkrete eksterne udmeldinger (eksempelvis i forbindelse med omstruktureringer, der vil føre til fyringer, ændringer i den øverste ledelse m.v.) Medarbejderes løbende behov for information og dialog omkring virksomhedens strategi, overordnede (finansielle) mål, virksomhedens finansielle performance, ændringer i virksomhedens ejerkreds, almindelige interesse for aktiekurs og image, osv. Eksempler på målsætninger vedrørende Dialog med medarbejderne Målsætning om øget forståelse og buy-in blandt medarbejderne omkring overordnet strategi, ambitioner og finansiel performance (eksempelvis i form af kvartalsvise videomøder efter regnskabsoffentliggørelse) Målsætning om øget dialog med medarbejderne omkring IR funktionen, aktien og omverdenens syn på virksomheden. Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende dialog med medarbejderne Udarbejdelse af internt rettet kommunikationspakke (dvs specialsyet i budskab og sprog ikke blot copypaste af f.eks roadshow materiale) og formaliseret cascading af IR-meddelelser på eksempelvis kvartalstal, opdatering på strategi og målsætninger mv. til ledelsesgruppen under den øverste ledelse, som efterfølgende holdes til ansvar for videre formidling til næste led Udarbejdelse af køreplan for interne IR-præsentationer og Q&A sessions Øget synlighed på virksomhedens intranet (for eksempel aktiekurs, IR nyheder, IR-funktionens indspark omkring seneste roadshow, adgang til kursdata og konsensustal, interviews med ledelsen rettet mod medarbejdere, mv.). Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte selskabets dialog med medarbejderne og bidrage til at afmystificere og synliggøre omverdenens vurdering af virksomheden IR-funktionen afholder interne præsentationer og Q&A s på vigtigste sites IR-funktionen udvikler sammen med website teamet sider med konsensus-tal, anbefalingsbarometer og adgang til analyser / mediedækning (inden for lovmæssige begrænsninger). 14
12. INVESTORERNES KENDSKAB TIL OG VIDEN OM VIRKSOMHEDEN Investorernes kendskab til og viden om virksomheden er afgørende for forståelsen for virksomhedens situation og potentiale og dermed for en fair prisfastsættelse af aktien. IR Strategien bør indeholde en stillingtagen til følgende problemstillinger vedrørende investorernes kendskab til og viden om virksomheden: Er der områder, hvor aktiemarkedet ikke i tilstrækkelig grad har indsigt i eller forstået virksomheden og dens potentiale? Hvilke aktiviteter og medier (IR web sites, videobeskrivelser, årsrapport, aktionærblad, møder, medieomtale, etc.) kan bringes i anvendelse for at øge informationsniveauet? Eksempler på målsætninger vedrørende investorerne kendskab til og viden om virksomheden Rating af investorernes tilfredshed med virksomhedens informationsniveau både for private og professionelle investorer Identificering af emner og forretningsområder, hvor kendskabsgraden ønskes øget og iværksættelse af aktiviteter til afhjælpning heraf Relevans, brugervenlighed og forbedringer af hjemmeside og anden investorkommunikation. Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende investorernes kendskab til virksomheden Gap mellem analytikernes estimater og selskabets egne estimater Afholdelse af kapitalmarkedsdag (primært for professionelle investorer) med fokus på emner, hvor kendskabsgraden ønskes øget og hvor der efterfølgende indsamles feedback Resultat af omdømmeanalyse, der fokuserer på information og informationsbehov. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende investorernes viden om og kendskab til virksomheden Afdækning af investorernes ønsker og informationsbehov Struktureret indsamling af feedback fra alle investormøder mht. investorernes informationsbehov Afholdelse af kapitalmarkedsdag Udarbejdelse af kommunikationsplan. 15
13. KOMMUNIKATION AF CORP. GOVERNANCE, CSR OG ANDRE EMNER Siden 2000 er supplerende information om selskabsledelse og CSR blevet mere og mere efterspurgt. IR strategien bør indeholde en stillingtagen til i hvilket omfang de ikke-finansielle forhold er relevante for selskabets værdiskabelse (og dermed investorerne) og en beskrivelse af, hvordan selskabet ønsker at kommunikere herom: Beskrivelse af selskabets nøgleinteressenter og sammenhæng til værdiskabelsen (omdømme, omkostningsbesparelser, forretningsmuligheder, innovation, motivation, fastholdelse og tiltrækning af medarbejdere) Beskrivelse af aktionærtyper og disses fokusområder (SRI-funds) Beskrivelse af sammenhæng til risikostyring og overholdelse af lovgivning og anbefalinger på området. Eksempler på målsætninger vedrørende kommunikation af ikke-finansielle forhold Målsætning for ambitionsniveau for rapportering (CDP, UN Global Compact, SRI-indeks, GRI, Corporate governance anbefalinger) Målsætning for omfang af print og online rapportering (integreret i årsrapporten, selvstændig rapportering) Målsætning for integration i det øvrige IR-arbejde (SRI-roadshow, roadshow presentations) Målsætning for niveau af proaktiv SRI-outreach til investorer Målsætning for optagelse i SRI-aktieindeks (FTSE4GOOD, DJ Sustainability index). Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende kommunikation af ikke-finansielle forhold Rapporteringsniveau i henhold til Global Reporting Initiative Score i Carbon Disclosure Project (CDP) eller lignende (Antal afvigelser iht. anbefalinger for god selskabsledelse) Antal SRI 1-on-1 møder Antal mainstream IR møder hvor ikke-finansielle forhold er adresseret proaktivt. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende for kommunikation af ikkefinansielle forhold: Afdække investorernes ønsker og informationsbehov Afdække betydningen af ikke-finansielle forhold for selskabets værdiskabelse Gennemføre et vist antal SRI investorpræsentationer Rapportere om alle punkter i anbefalinger for god selskabsledelse (explain, ingen silent compliance ) Udarbejde CDP-rapportering (herunder klimastrategi og CO2 regnskab) Besvare væsentlige SRI-spørgeskemaer Udarbejde SRI-slides til roadshow præsentation. 16
14. SAMSPIL MED PR OG ØVRIG EKSTERN KOMMUNIKATION IR-strategien bør tilsikre, at der er etableret kommunikationsprocedurer, som beskriver rammerne for anvendelse af finansiel og strategisk information i PR og øvrige eksterne kommunikationsaktiviteter således, at oplysningsforpligtelsen m.v. på den ene side ikke kompromitteres, og at man på den anden side udnytter finansiel information til at øge det generelle kendskab til virksomhedens aktiviteter. Der bør således tilstræbes en integreret approach for kommunikation til alle stakeholders, som dels minimerer risici og usikkerhed, dels sikrer troværdighed og positiv imagemæssig værdi for selskabet. IR-strategien bør i den forbindelse indeholde en stillingtagen til følgende forhold: Hvordan koordineres de samlede PR og øvrige kommunikationsaktiviteter mest effektivt på tværs af kommunikationsfunktioner? Generelle udtalerammer og -politikker Fastlæggelse af rammer for anvendelsen af finansiel information (strategi, overordnede finansielle mål, virksomhedens finansielle performance, ændringer i virksomhedens ejerkreds m.m.) i øvrige kommunikationsaktiviteter Godkendelsesprocedurer. Eksempler på målsætninger vedrørende samspil med PR og øvrig ekstern kommunikation IR-funktionen skal bidrage til at øge det generelle kendskab til virksomhedens overordnede strategi, ambitioner og performance IR-funktionen skal sikre, at indholdet i PR og øvrig ekstern kommunikation er afstemt med information, som allerede er tilgået kapitalmarkedet, jf. oplysningsforpligtelser. Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende samspil med PR og øvrig ekstern kommunikation Øget synlighed og kendskabsgrad Antal eksponeringer i medier (print, web, broadcast og finansielle, trade, forbruger m.m.) Antal besøg på hjemmeside (ikke-finansielle områder). Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende samspil med PR og øvrig ekstern kommunikation: Etablere interne rammer og procedurer mellem IR og øvrige kommunikationsenheder for samarbejde om udvikling, udmelding og opfølgning af virksomhedens kommunikationsaktiviteter (strategi og eksekvering i relation til idé generering, godkendelse, offentliggørelse) Etablere fælles arkiv for offentliggjort information og ekstern omtale. 17
15. FEEDBACK FRA AKTIEMARKED TIL DIREKTION OG BESTYRELSE Selskabets bestyrelse og direktion er valgt af aktionærerne og derfor er det både relevant og vedkommende for selskabets bestyrelse og direktion at kende aktiemarkedets holdninger til selskabet. Det bør derfor være en del at IR arbejdet at indhente tilbagemeldinger fra aktiemarkedet om kvaliteten af IRindsatsen med det formål at løbende optimere aktiehistorien og kanalerne til kommunikation heraf. Det er alment accepteret, om end ikke videnskabeligt bevist, at der er en sammenhæng mellem aktiemarkedets opfattelse af kvaliteten af IR-arbejdet og selskabets markedsværdi. IR strategien bør indeholde overvejelser om, hvordan selskabet ønsker at indhente feedback fra aktiemarkedet og hvordan denne skal rapporteres til bestyrelsen, herunder: Hvad er de væsentligste opmærksomhedspunkter hos selskabets nuværende og potentielle investorer ift. aktiehistorien og kvaliteten af IR-indsatsen? Hvordan ønsker selskabet at indhente feedback fra aktiemarkedet ( perception studies, løbende feedback, uformelle samtaler med analytikere, roadshow-feedback, konsensus etc.)? I hvilket omfang ønsker selskabet at deltage i benchmarks (IR Global Rankings, IR Nordic Markets)? Hvilke emner er relevante at rapportere til bestyrelsen og i hvilket format skal der rapporteres? Eksempler på målsætninger vedrørende feedback fra aktiemarkedet Målsætning for placering i benchmarks Målsætning for omfang af proaktiv indhentning af tilbagemeldinger fra aktiemarkedsaktører, herunder anvendelse af egne IR-surveys (online) Målsætning for anvendelse af perception studies Målsætning for indhentning af analytiker-estimater Målsætning for omfang af roadshow-feedback Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende feedback fra aktiemarkedet Score i benchmark analyser Antal møder med analytikere om kvaliteten af IR-arbejdet Antal feedback fra investormøder ift. samlet antal møder Bevægelse i score på egne IR-surveys. Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende feedback fra aktiemarkedet: Øget anvendelse af konsensus-estimater ved udarbejdelse af kvartalsrapporter for at sikre at afvigelser adresseres i nødvendigt omfang Gennemgang af analytikerrapporter for bekymringer, risici, vurdering af upsides Gennemførelse af perception study Interviews med udvalgte analytikere Gennemgang og opdatering er bestyrelsesrapportering (bør indeholde: udvikling i aktionærkreds, aktiekurs, analytikerdækning, handelsstatistik, analytikervurderinger, konsensus, feedback fra investorer, IR-aktiviteter i seneste og næste periode, største aktionærer) Analyse af webtrafik med henblik på at gennemføre opdatering af website og rapportering. 18
16. KAPITALTILFØRSEL Den ultimative begrundelse for at prioritere Investor Relations arbejdet er at optimere selskabets adgang til kapital. Afhængig af selskabets situation og behov for løbende tilførsel af kapital fra kapitalmarkedet, bør IR strategien forholde sig til muligheder og procedure for kapitalfremskaffelse, og dermed adressere følgende forhold: Hvordan sammensætter virksomhedens optimale kapitalstruktur sig? Hvilken adgang har virksomheden til at søge risikovillig kapital, i hvilke instrumenter og med hvilken tidshorisont? Hvorledes begrundes et (løbende) kapitaltilførselsbehov i selskabets equity story? Hvordan planlægges og afvikles en kapitalemissionskampagne? Hvilke ressourcer bør allokeres og hvilke rådgivere tilknyttes? I forbindelse med et konkret emissionsprojekt, bør IR afdelingen i samarbejde med selskabets finans- og kommunikationsafdeling og eventuelt i samråd med rådgivere være ansvarlig for udarbejdelse og eksekvering af en egentlig og fuldstændig projektplan. Eksempler på målsætninger vedrørende kapitaltilførsel Løbende analyse af adgang til kapital Mulighed for hurtig eksekvering af emission Rettidig information til kapitalmarkedet uden lækage Søge (positiv) opbakning til emission blandt nøgle stakeholders Planmæssig afvikling af emissionsproces med minimalt ressourcetræk Fuld allokering Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende kapitaltilførsel Seneste ajourførelse af grundlæggende emissionsplan Antal møder med investorer Tegnet kapital ift. udbud Ingen påtaler fra myndigheder (sikker eksekvering) Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende kapitalemissioner: Løbende arbejder o Afdækning af ønsker til optimal kapitalstruktur og -former o Afdækning af emissionsformers fordele og ulemper o Løbende identifikation af mulige investorer o Ajourførelse af og rammer for løbende dialog med (udvalgt) rådgiverlister Generel ramme for emissionsprojekt o Identifikation af projektgruppe (intern og ekstern) o Beskrivelse af informationsstrategi og hoveddokumenter o Fastlæggelse lækagestrategi o Overordnet eksekveringsplan før, under og efter emission 19
17. GÆLDSINVESTORER Udstedelse af obligationer som del af virksomheders finansiering vinder større og større indpas. Håndtering af dialogen med gældsinvestorer og ratingbureauer har typisk været et forhold for selskabets treasury funktion, men i takt med stigende efterspørgsel efter information om gældsvilkår og balanceissues, inddrages IRafdelingerne i tiltagende grad i dialogen med gældsinvestorer, for at sikre koordinering, optimering og vedholdenhed af et generelt højt disclosureniveau. IR-strategien bør i den forbindelse indeholde en stillingtagen til følgende problemstillinger: Hvilket ambitionsniveau er gældende for dialogen med gældsinvestorer og analytikere? Hvilke rammer skal etableres for skriftlig gældsrapportering? Hvordan koordineres aktiviteter og budskaber i relation til overordnet finansiel kommunikationsstrategi og øvrige IR-aktiviteter? Hvordan og af hvem håndteres kommunikationsaktiviteter rettet mod gældsinvestorer? Hvilke synergier kan realiseres ift. budskabsudarbejdelse, afvikling af roadshows, regnskabsrapportering? Eksempler på målsætninger vedrørende gælds-ir Muliggøre udstedelse af ny gæld Øge gældsrating og reducere udstedelsesomkostninger Øge integration og synergi i forhold til øvrige IR-aktiviteter Eksempler på Key Performance Indicators vedrørende gælds-ir Besøg på gælds-ir website Antal møder med gældsinvestorer, -analytikere og ratingbureauer Omdømmeundersøgelser blandt gældsinvestorer, analytikere og ratingsbureauer Eksempler på aktiviteter og tiltag der kan understøtte målsætninger vedrørende gælds-ir: Udvikling af selvstændigt gælds-ir program o Tilpasning af afsnit i regnskabsrapportering med break-down af gældsposter på bl.a. gældsprofiler, covenants, udløb, ratings, cover ratios m.m. o Selvstændigt afsnit på IR website o Investortargetting o Egne telefonconferencer ifm. offentliggørelse af regnskaber o Afholdelse af regelmæssige møder med gældsinvestorer, -analytikere, ratingbureauer Sikre overensstemmelse med øvrige IR-aktiviteter og budskaber 20