Svar på spørgsmål til Gribskov Kommune 31. marts 2016 Vedr. udbud af daglige bankforretninger 1) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.3 Trækningsret og forretning + Kontraktbilag 4b Tilbudsliste + Kontraktudkast afsnit 1.6 eregning og tilskrivning af renter samt renteregulering Nationalbankens ændringer af NI offentliggøres normalt via diverse medier (TV mm) og kommunen kan altid se den aktuelle sats via fx Nationalbankens hjemmeside. Vil kommunen ændre udbuddet, så tilbudsgiver ikke skal advisere kommunen i tilfælde af at Nationalbanken regulerer NI? Gribskov Kommune fjerner kravet, og uploader en ny version. Vil kommunen ændre udbuddet, så det også bliver tilladt at tilbyde forrentning på basis af CIOR 3M - udover Nationalbankens Indskudsbevisrente/NI? - CIOR vil på samme måde som NI give gennemskuelige og sammenlignelige tilbud til kommunen, - og er en mere retvisende referencerente i forhold til markedsprisen end NI. - CIOR rentersatsen kvoteres dagligt og oplyses blandt andet på denne hjemmeside: http://www.nasdaqomxnordic.com/obligationer/danmark/cibor/ Reglerne for fastsættelse af CIOR fremgår af hjemmesiden http://www.finansraadet.dk/tal-- fakta/pages/satser/regler-for-fastlaeggelse-af-cibor.aspx Gribskov Kommune ønsker ikke at ændre dette krav. C Vil det være konditionsmæssigt i orden for kommunen henset til det aktuelle renteniveau at det bliver tilladt for tilbudsgiver at beregne negativ rente for en del af kommunens indestående? Det vil ikke være konditionsmæssigt i orden. D Vil kommunen ændre udbuddets Kontraktbilag 4b Tilbudsliste, så der kan tilbydes forskellige rentesatser for henholdsvis indestående 0-20 mio. kr. og indestående 20-50 mio. kr., hvilket måske vil bevirke bedre rentesatser for kommunen? Gribskov Kommune ændrer i Kontraktbilag 4b Tilbudsliste, og der bliver uploadet en ny. 2) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.1 Kommunens kontostruktur + Udbudsbetingelser afsnit 1.2 Kort beskrivelse af anskaffelsen Vil det være konditionsmæssigt i orden, at særlige kontotyper som fx deponeringskonto (i forbindelse med grund-/ ejendomshandel) ikke tilbydes samme rentesats som kommunens løbende konti - og at forrentningen heraf ikke behøver at blive oplyst i tilbuddet, men ligger uden for den aktuelle licitation? Ja det vil være konditionsmæssigt i orden at, kontotyper som deponeringskonti eller lignende ikke tilbydes samme rentesats som kommunens løbende konti, så derfor behøves forrentningen ikke oplyst i tilbuddet.
3) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.7 Transmission af ind- og udbetalinger + afsnit 1.8 Udveksling af data + afsnit 1.9 Online anking System + 1.10 eskrivelse af kommunens IT-miljø + 1.4 Gebyrer og øvrige vederlag Ønsker kommunen at sende udbetalingsfiler direkte til tilbudsgiver (hvis ja, i hvilket format?) eller sendes filer altid via KMD/NemKontosystemet? Udbetalingsfiler sendes via KMD Ønsker kommunen at modtage indbetalingsfiler direkte fra tilbudsgiver (hvis ja, i hvilket format?) eller alene via andre som fx KMD og Nets? Indbetalingsfiler sendes via KMD C Ønsker kommunen afstemningsfiler fra tilbudsgiver? - Hvis ja, hvilke typer filer inkl. formater? og ønskes filerne via KMD eller direkte fra tilbudsgiver? For nuværende benytter Gribskov Kommune ikke afstemningsfiler, men vil gerne hvis det er muligt. I så fald skal filerne afleveres som PTX filer og skal overholde snitfladen CMKXKSX. D Er kommunen indforstået med, at tilbudsgiver (alle andre end nuværende bankforbindelse) ikke på forhånd kan vide om Gribskov Kommunes opsætning af systemer umiddelbart kan håndtere filer direkte til og fra tilbudsgiver eller om en eventuel tilretning af kommunens systemer er nødvendig? E Er kommunen indforstået med at eventuelle tilretninger af kommunens nuværende systemer (eller andre, hvis kommunen skifter system) vil foregå i et samarbejde med kommunens leverandører heraf? F Er kommunen indforstået med at eventuelle omkostninger internt i kommunen, til 3. parter som Nets og KMD samt til leverandører af fx økonomisystem, lønsystem og operativsystem for eventuelle tilretninger vil være for kommunens regning? G Kan kommunen acceptere, hvis tilbudsgivers system ikke længere understøtter Windows XP og internet Explorer 8? Ja. Det kan accepteres.
4) d Kontraktbilag 2 afsnit 1.3 Trækningsret og forrentning Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis rentenetting tilbydes i form af en cash pool-løsning? Med en cash pool-løsning optimeres saldo ved at ind- og udlån/træk samles på nettobasis på én topkonto, og Kommunen opnår at få fuld renteoptimering (rentenetting), da renten beregnes af nettobeløbet. Det er konditionsmæssigt i orden. I udbuddet står, at kommunen forbeholder sig ret til at anvende et andet pengeinstitut, hvor dette vurderes mere hensigtsmæssigt af kommunen. Vil det være konditionsmæssigt i orden, at tilbudsgiver for de tilbudte priser og betingelser forudsætter, at alle kommunens udbudte daglige bankforretninger inkl. indlån, udlån og betalinger undtagen kontanthåndtering, hvis kommunen ønsker at anvende andre banker pga. fx filialdækning samt evt. mobilindbetalinger alene placeres hos tilbudsgiver? Gribskov Kommune ønsker at lave en aftale, hvor vi kun benytter en leverandør til de i udbudsmaterialet beskrevne ydelser. Kommunen har ingen interesse i, eller hensigt om, at benytte en anden bank end den vindende tilbudsgiver. Derfor kan tilbudsgiver godt i sin tilbudsberegning, forudsætte at omtalte daglige bankforretninger bliver placeret alene hos den vindende tilbudsgiver. Men tilbudsgiver skal ikke tage et forbehold i sit tilbud angående dette, da det er interne grunde, ønskes at man ikke har en eksklusiv aftale kun med en bank. 5) d udbudsbetingelser afsnit 1.2 Kort beskrivelse af anskaffelsen Er kommunen indforstået med, at tilbudsgiver kun tilbyder udstedelse af danske checks frem til 31. oktober 2016, - da de danske banker i regi af Finansrådet har besluttet, at checksamarbejdet mellem pengeinstitutter i Danmark ophører ultimo 2016? Er kommunen indforstået med, at tilbudsgiver ophører med indløsning af danske checks i løbet af aftaleperioden da de danske banker i regi af Finansrådet har besluttet, at checksamarbejdet mellem pengeinstitutter i Danmark ophører ultimo 2016? 6) d Udbudsbetingelser afsnit 1.2 + kontraktudkast afsnit 1.4 Vil kommunen ændre udbuddet, så begge parter i stedet kan opsige aftalen med 6 måneders varsel? Vi fastholder kravet på ni måneder grundet at kommunen skal have tid til at gennemføre et nyt udbud og have tid til implementering, hvis en af parterne ønsker at opsige den nuværende aftale. 7) d Kontraktudkast afsnit 1.2 ftalegrundlaget Er kommunen enig i, at også spørgsmål-svar, som kommunen udsender under tilbudsfasen vil være en del af kontraktgrundlaget og at den prioriterede rækkefølge i tvivlstilfælde er følgende? Kontrakten, dateret den [xx.xx-20xx] Kommunens offentliggjorte spørgsmål-svar pr. DTO måned år Kontraktbilag 1: ESPD som udfyldt af tilbudsgiver
Kontraktbilag 2: Kravspecifikation Kontraktbilag 3: Udgået Kontraktbilag 4a & 4b: Leverandørens tilbud, dateret den [xx.xx-20xx] Det er Gribskov Kommune enige i. Spørgsmål-svar bliver efterfølgende selvfølgelig en del af kontraktgrundlaget. Vil Kommunen accepterer at følgende udgår under punkt 1.2? Såfremt andet ikke er bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder således ikke anvendelse, medmindre det aftales konkret mellem kontrakthaver og kommunen. Vil Kommunen accepterer at følgende i stedet indsættes? Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder dansk rets almindelige regler. ankens lmindelige forretningsbetingelser finder anvendelse mellem parterne i denne kontrakt med mindre andet fremgår af det øvrige licitationsmateriale. Gribskov Kommune fastholder kravet og punktet udgår ikke. Der er dog i punktet åbnet op for en diskussion af betingelserne i kontraktens løbetid, hvis kommunen og kontrakthaver kan blive enige. 8) d Kontraktudkast afsnit 1.4 Opsigelse af kontrakten I kontraktudkast punkt 1.4 står Såfremt kommunen gennem lovgivning eller via frivillige aftaler indgår i nye samarbejdsstrukturer med andre kommuner, kan kontrakten opsiges med et varsel på 6 måneder til udløb af en kalendermåned uden omkostninger for/erstatningskrav mod kommunen i den forbindelse. Kan Kommunen uddybe hvad der menes med samarbejdsstrukturer og vil Kommunen tilføje at det er banken, og ikke kommunen, der kan opsige med forkortet varsel? Samarbejdsstrukturer med andre kommuner, kunne f.eks. være kommunesammenlægninger, hvor kontraktens genstand ville ændres væsentligt fra dens oprindelige udgangspunkt. Det kan accepteres at banken også kan opsige kontrakten med varsel på 6 måneder i sådanne situationer. Dette ændres og ny version bliver uploadet. 9) d Kontraktudkast afsnit 1.22 Misligholdelse Vil kommunen acceptere at tekst i afsnit 1.22 udgår og følgende tekst tilføjes i stedet? Misligholdelse foreligger, hvis en part ikke opfylder en eller flere af sine forpligtelse under aftalen. I tilfælde af en parts misligholdelse, er den anden part berettiget til at ophæve aftalen, med mindre misligholdelse afhjælpes hurtigst muligt. I tilfælde af en parts væsentlig misligholdelse af aftalen er den anden part berettiget til at ophæve aftalen uden varsel. Dansk rets almindelige regler om misligholdelse, væsentlig misligholdelse og erstatning finder anvendelse. Det accepteres ikke at afsnit 1.22 udgår, og Gribskov Kommune fastholde kontraktteksten. 10) d Kontraktudkast afsnit 1.24 Ophævelse af kontrakten Vil kommunen acceptere at hele afsnit 1.24 udgår, idet banken ikke udleverer intern information og data til tredjemand jf. bankens retningslinjer på området?
Gribskov Kommune accepterer ikke at afsnit 1.24 udgår. Men det pointeres at der ikke kræves, at tilbudsgivers interne information og data skal udleveres. Hensigten med afsnit 1.24 er, at der samarbejdes om at afslutte samarbejdet bedst muligt, og at begge parter bidrager til dette. 11) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.4 Gebyrer og øvrige vederlag Kan kommunen acceptere, at banken i forbindelse med kommunens evt. bankskifte til en anden bank, ikke påtager sig at afholde omkostninger af nogen art, men ej heller opkræver kommunen et gebyr for et sådant evt. bankskifte. Det kan Gribskov Kommune godt acceptere. 12) d udbudsbetingelser afsnit 8.3 Økonomisk og finansiel formåen + ESPD udbudsdokument Kommunen kræver jf. udbudsbetingelser afsnit 8.3 oplysninger om tilbudsgivers soliditetsgrad. Vil det være konditionsmæssigt i orden i stedet at oplyse solvensprocent, da banker ikke beregner eller oplyser soliditetsgrad i forbindelse med regnskabsaflæggelser? Der er i udbudsbetingelsernes afsnit 8.3 bedt om tilbudsgivers solvensgrad og ikke en soliditetsgrad, netop af den grund der beskrives i spørgsmålet. Gribskov Kommune formoder at der er tale om en fejl fra spørges side, og der bliver ikke ændret noget. 13) d Kontraktbilag 4a Tilbudsbesvarelse punkt 4 Jf. Kontraktbilag 4a Tilbudsbesvarelse pkt. 4 skal tilbudsgivers system stilles til rådighed fra tilbudsfristens udløb. - Vil kommunen ændre udbuddet, så kravet kan opfyldes ved at tilbudsgiver tilbyder en grundig gennemgang i anvendelse af systemet under et besøg hos kommunen. Det kan accepteres. Dog forventes det at mødet finder sted hurtigst muligt efter kontraktunderskrivelse, og at systemet derefter er til rådighed. 14) d Udbudsbetingelser afsnit 1.2 Kort beskrivelse af anskaffelsen + Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.1 Kommunens kontostruktur Vil Kommunen mht fonde og legater, der administreres af kommunen uddybe følgende?: forventet antal fonde og legater samt tilhørende konti hvorvidt de ligger under kommunens cvr-nr. eller egne cvr numre hvor store de enkelte legater er i værdi fordelt på henholdsvis likvider og depotværdi hvorvidt der ønskes rådgivning / assistance fra en godkendt forvaltningsafdeling eller via de daglige kontaktpersoner hos tilbudsgiver - - eller om kommunen alene ønsker at kunne følge og handle til og fra legatkonti og tilknyttede depoter via tilbudsgivers netbank. (- Dette også under hensyntagen til den nye fondslov fra 1. september 2014, der bl.a. bevirker, at fonde med en kapital under 1 mio. kr. ikke er forpligtet til at have midlerne anbragt i en godkendt forvaltningsafdeling.) Der er pt. Ingen fonde og legater som administreres i kommune. Og det forventes ikke at ændre sig i aftalens løbetid, men muligheden skal foreligge. Kan kommunen acceptere, at disse særlige konti tilknyttet legater og fonde ikke nødvendigvis får samme
forrentning som kommunens egne løbende konti og at forrentningen af disse særlige konti ikke fremgår af tilbuddet, men lægger udenfor licitationen? Der er pt. Ingen fonde og legater som administreres i kommune. Og det forventes ikke at ændre sig i aftalens løbetid. Skulle kommunen administrere disse igen, kan det accepteres at disse ikke tilbydes samme rentesats som kommunens løbende konti, så derfor behøves forrentningen ikke oplyst i tilbuddet. 15) d Kontraktudkast punkt 1.5 ftalens omfang + punkt 1.7 Gebyrer Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis supplerende ydelser, der ikke er efterspurgt i udbuddet eller beskrevet i dette tilbud, som udgangspunkt vil være underlagt kontrakthavers almindelige forretningsbetingelser og priser, - med mindre andet aftales med kontrakthaver? Hvis ydelserne ikke er efterspurgt i udbuddet eller beskrevet i dette tilbud, vil det afhænge af ydelsens karakter. Det må komme an på en konkret vurdering. 16) d Udbudsbetingelser afsnit 18 Foreløbig Udbudstidsplan Er Kommunen enige i, at spørgefristen for tilbudsgiver er 3. april, og at denne dato derfor ikke er Kommunens svarfrist som opgivet i afsnit 18. Foreløbig Udbudstidsplan? Korrekt. Det ændres og en ny version uploades. 17) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.9 + Kontraktbilag 4a Tilbudsbesvarelse punkt 4.0 Med henvisning til Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.9 og Kontraktbilag 4a Tilbudsbesvarelse punkt 4.0 fremgår det, at online banking system ikke indgår i tilbudsvurderingen. Med henvisning til den fokus der er på IT og elektronisk kommunikation generelt, og idet udviklingen her går rigtig hurtig, mener vi, at det er et område, der fremover vil blive vigtigere for samarbejdet mellem kommunen og tilbudsgiver. Vil kommunen derfor overveje at ændre tilbudsvurderingen, således at online banking systemet indgår? Gribskov Kommune ændrer ikke i tilbudsvurderingen. 18) Udveksling af data Kan Kommunen uddybe hvad der menes med udveksling af informationer/data til brug i eksterne ledelsesinformationssystemer? Der menes ikke et egentligt ledelsessystem, men derimod mere specifikke data vedr. transaktioner i forbindelse med antal udbetalinger ved sociale ydelser mv. 19) ad Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.9 Online anking System Kan Kommunen acceptere at bilagssøgning med betalingsdetaljer alene kan ses indeværende måned + 12 måneder tilbage i tiden, mens kontobevægelser kan ses indeværende måned + 24 måneder tilbage i tiden?
Det kan Gribskov Kommune godt acceptere. Kan Kommunen acceptere at tilbageførselsmulighed for PS-overførsler alene kan foretages ved kontakt til banken? Det kan Gribskov Kommune godt acceptere. 20) ad kontraktbilag 4a Det fremgår af kontraktbilag 4a, at tilbudsgiver skal dokumentere en rating fra Moody s, Standard & Poors eller Fitch. Vi går udfra at dokumentationen af rating, har til formål at udelukke pengeinstitutter med forhøjet risiko. Til det formål fører finanstilsynet tilsyn med de danske banker og udarbejder årligt tilsynsdiamanten. Tilsynsdiamanten opstiller en række pejlemærker for, hvad Finanstilsynet som udgangspunkt anser for pengeinstitutvirksomhed med forhøjet risiko. Finanstilsynet opgør pengeinstitutternes overskridelser af tilsynsdiamantens grænseværdier hvert halve år pr. 30/6 og 31/12. Vil ordregiver genoverveje sit krav om dokumentation af rating og eventuelt ændrer kravet til, at pengeinstituttet skal dokumentere, at det ikke har overskredet tilsynsdiamantens grænseværdier? Gribskov Kommune ændrer kravet, så dokumentation af rating fra Moody s, Standard & Poors, Fitch eller tilsvarende, dermed også tilsynsdiamanten, er konditionsmæssigt i orden, da det giver ordregiver et billede af bankens position på markedet. 21) Serviceydelser/servicegebyr Der er i udbudsmaterialet lagt op til at omkostninger i forbindelse med anvendelse af bankens serviceydelser indgår i rentemarginalen og/eller afregnes som et årligt samlet servicegebyr. Vil et eventuelt tilbud blive betragtet som ikke konditionelt såfremt omkostninger for anvendelse af banken er afhængig af det reelle forbrug? Tilbuddet vil ikke være konditionsmæssigt hvis man tager dette forbehold. 22) d Kontraktbilag 2 afsnit 1.13 Servicering af borgere + afsnit 1.4 Gebyrer og øvrige vederlag Vil Gribskov Kommune være indforstået med, at tilbudsgiver i forbindelse med oprettelse af disse konti - henholder sig til reglerne om god skik for almindelige indlånskonti (ekendtgørelse nr. 1049 af 14/9/2015 om god skik for finansielle virksomheder), der bl.a. giver tilbudsgiver mulighed for at opkræve sædvanlige gebyrer hos kontohaveren/borgeren/flygtningen i forbindelse med kontoen? Ja.
Vil det være i orden at et gebyr for borgerens konto der alene opkræves hos borgeren og ikke vedrører kommunen ikke anføres i tilbuddet? Ja. Det vil være i orden. C Vil det være konditionsmæssigt i orden, hvis tilbudsgiver tillader sig at afvise borgere, der ikke kan opfylde de gældende lovgivningsregler til legitimeringskrav, som banken er underlagt (i forbindelse med oprettelse af konti) eller hvis borgeren via sin adfærd er truende eller voldelig overfor bankens medarbejdere eller andre kunder - eller på anden måde (f.eks. hærværk i bankens lokaler) er årsag til, at kundeforholdet ikke kan etableres eller opretholdes i bankens regi? Såfremt de gældende lovgivningsregler til legitimeringskrav er opfyldt, så kan tilbudsgiver ikke afvise borgeren. Såfremt der opstår en truende eller voldelig adfærd, så er det bankens egen vurdering om denne skal afvises, på lige fod med bankens øvrige kunder og politik. 23) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.12 Servicering og rådgivning Vil kommunen ændre kravet om at tilbudsgiver skal kunne svare inden for maksimalt 2 arbejdsdage på alle henvendelser vedrørende daglige bankforretninger til at henvendelser til tilbudsgiver besvares inden for 3 bankdage (selv om det oftest vil ske inden for 1-2 dage) efter kommunens henvendelse, - og at det i nogle tilfælde, hvor andre banker skal involveres, kan tage længere tid før kommunens spørgsmål besvares, fx ved fremskaffelse af informationer om indbetalinger via Fællesindbetalingskort? Der ændres ikke på kravet om at der skal svares inden for maksimalt 2 arbejdsdage. Svaret kan jo i det konkrete tilfælde, hvor flere banker er involveret, være en information om hvornår man vender tilbage, hvis det drejer sig om større sag. Men det er vigtigt at vi i kommunen får et svar hurtigst muligt, med en status på situationen. 23) d Kontraktbilag 2 Kravspecifikation afsnit 1.15 Lokale Filialer Hvad forventer kommunen såfremt banken ikke er repræsenteret med en filial/afdeling i kommunen herunder: 1a. Daglig servicering af kunder (Nemkonto etc.)? Gribskov Kommune skal have daglig adgang til telefonisk kontakt og mail med banken. Forstået på den måde at ved opståede problemer/spørgsmål m.m. skal Gribskov Kommune hurtigt kunne komme i kontakt med bankens kontakt person. Se endvidere i kravsspecifikationen afsnit 1.12. I forbindelse med modtagelse af flygtninge til kommunen, skal der være mulighed for hurtigst muligt at få adgang til kontanter såfremt der ikke er oprettet en nemkonto på borgeren. Tilbudsgiver beskriver bl.a. dette i Kontraktbilag 4a. Kontanthåndtering (herunder døgnboks)? Gribskov Kommunes institutioner skal have mulighed for at have en døgnboks aftale, hvor pengene inden for en overskuelig afstand kan afleveres. En overskuelig afstand kunne f.eks. være et fælles opsamlingssted i kommunen eller andet. Det skal i begrænset omfang være muligt for kommunens institutioner at afleverer kontanter i form af mønter til optælling.