for lønsystemet Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 1 af 80
Indhold 1 Introduktion 9 1.1 LetLøn og eindkomst........................ 9 2 Generelt 9 2.1 Opstart................................ 9 2.2 Mapper............................... 9 2.2.1 Dokumenter......................... 9 2.2.2 Interne data......................... 10 2.3 Hjælpefunktioner.......................... 10 2.4 Fejlmeddelelser........................... 11 3 Faste oplysninger 12 3.1 Indberetter.............................. 12 3.1.1 Indberetningsmetode.................... 12 3.1.2 Afhentningsmetode..................... 13 3.2 Virksomheder............................ 13 3.3 Pensionsaftaler........................... 14 3.4 Personalegrupper.......................... 14 3.5 Medarbejdere............................ 15 3.6 Kontoplan.............................. 16 4 Periodiske oplysninger 17 4.1 Status oplysninger.......................... 18 4.2 Vis»eSkattekort«.......................... 18 5 Lønbehandling 19 5.1 Beregning af lønsedler....................... 19 5.2 Godkendelse af lønberegning.................... 20 5.3 Overførsel af lønoplysninger.................... 20 5.4 Læs status.............................. 21 5.5 Læs kvittering............................ 21 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 2 af 80
5.6 Hent meddelelser fra LetLøn.................... 22 5.7 Godkend overførsel......................... 23 5.8 Tilbageførsel af indberetning.................... 23 5.9 Lønoverførsel............................ 24 5.9.1 PBS chipkort baseret lønoverførsel (https)......... 24 5.9.2 PBS nøgle baseret lønoverførsel (sftp)........... 24 5.10 Indlæsning af»eskattekort«.................... 25 5.10.1 Web-download....................... 25 5.10.2 SFTP............................ 25 5.10.3»Den nemme«....................... 25 A Lønelementer 27 A.1 Løn................................. 27 A.1.1 Grundløn.......................... 27 A.1.2 Almindelig løn....................... 27 A.1.3 Normaltimer sats..................... 27 A.1.4 Overarbejdstimer sats.................. 28 A.1.5 Overarbejdstimer sats2................. 28 A.1.6 Lønmosaik......................... 29 A.1.7 Månedsløn......................... 29 A.1.8 Månedsløn efter skalatrin.................. 30 A.1.9 Månedsløn efter løntrin................... 30 A.2 Løntillæg.............................. 31 A.2.1 Personligt tillæg...................... 31 A.2.2 Provision.......................... 31 A.2.3 Provision enheder sats.................. 31 A.2.4 Akkord tillæg........................ 32 A.2.5 Akkord tillæg sats.................... 32 A.2.6 Bonus............................ 32 A.2.7 Bonus timer sats..................... 32 A.2.8 Genetillæg sats...................... 33 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 3 af 80
A.2.9 Køretid km sats..................... 33 A.2.10 Lønefterbetaling...................... 33 A.2.11 Lønforskud......................... 34 A.2.12 Andre løntillæg....................... 34 A.2.13 Andre løntillæg, timer sats................ 34 A.3 Afspadsering............................ 35 A.3.1 Hensættelse til senere afspadsering............ 35 A.3.2 Afholdt afspadsering.................... 35 A.4 Ferie................................. 35 A.4.1 Ferieafholdelse....................... 35 A.4.2 Ej optjente feriedage.................... 36 A.4.3 Feriegodtgørelse ved fratrædelse.............. 36 A.4.4 Justering af ferieberettiget løn............... 37 A.5 Søgnehelligdage........................... 37 A.5.1 SH-optjening........................ 37 A.5.2 SH-betaling......................... 37 A.5.3 SH-udligning........................ 38 A.6 Fritvalgsordning........................... 38 A.6.1 FV-udbetaling........................ 38 A.6.2 FV SH-betaling....................... 39 A.6.3 FV-udligning........................ 39 A.7 Pension............................... 40 A.7.1 ATP-grundlag........................ 40 A.7.2 Pension........................... 40 A.8 Personalegoder........................... 40 A.8.1 Fri bil............................ 40 A.8.2 Fri kost og logi....................... 41 A.8.3 Fri helårsbolig....................... 41 A.8.4 Fri lystbåd......................... 42 A.8.5 Fri sommerbolig...................... 42 A.8.6 Fri TV-licens........................ 42 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 4 af 80
A.8.7 Frikort til offentlig befordring............... 43 A.8.8 Multimediebeskatning................... 43 A.8.9 PC-ordning, egenbetaling................. 43 A.8.10 Andre personalegoder, AM-bidragsfri B-indkomst.... 44 A.9 Tillæg................................ 44 A.9.1 Skattefri rejsegodtgørelse.................. 44 A.9.2 Skattefri befordringsgodtgørelse.............. 44 A.9.3 Skattefri km høje sats.................. 44 A.9.4 Skattefri km lave sats.................. 45 A.9.5 Skattefri km cykel sats.................. 45 A.9.6 Skattefri km sats..................... 46 A.9.7 Skattefri uddannelsesydelse................ 46 A.9.8 Andre skattefrie tillæg................... 46 A.9.9 B-indkomst, AM-pligtig.................. 46 A.9.10 B-indkomst, Ikke AM-pligtig............... 47 A.10 Fradrag............................... 47 A.10.1 Afdrag på personalelån................... 47 A.10.2 Andre fradrag efter skat.................. 47 A.11 Fravær (funktionærer/fastlønnede)................. 47 A.11.1 Fravær, sygdom....................... 47 A.11.2 Fravær, barsel........................ 48 A.11.3 Fravær, barns første sygedag................ 48 A.11.4 Fravær, omsorgsdage.................... 48 A.11.5 Fravær, feriefridage..................... 48 A.11.6 Fravær med delvis betaling................. 48 A.11.7 Fravær uden betaling.................... 49 A.12 Fravær (timelønnede)........................ 49 A.12.1 Sygeløn........................... 49 A.12.2 Sygeferiegodtgørelse.................... 50 A.12.3 Løn ved barsel og sygdom................. 50 A.12.4 Barns første sygedag.................... 50 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 5 af 80
A.12.5 Omsorgsdage........................ 51 A.12.6 Feriefridage......................... 51 A.12.7 Feriefridagsgodtgørelse................... 51 A.12.8 Sygedagpenge....................... 52 A.13 Kompensation............................ 52 A.13.1 Ikke-afholdte feriefridage................. 52 A.13.2 Ikke-afholdte børnefridage................. 52 A.13.3 Ikke-afholdte omsorgsdage................. 52 A.14 Ledighed mv............................. 53 A.14.1 Dagpengegodtgørelse.................... 53 A.14.2 Hel G-dag.......................... 53 A.14.3 Halv G-dag......................... 53 A.15 Éngangsindindkomst........................ 54 A.15.1 Jubilæumsgratiale..................... 54 A.15.2 Fratrædelsesgodtgørelse.................. 54 A.15.3 Hædersgaver........................ 54 A.15.4 Naturalieydelse....................... 54 A.16 Honorarer mv............................. 55 A.16.1 Bestyrelseshonorar..................... 55 A.16.2 Tantieme.......................... 55 A.16.3 Honorar, AM-bidragspligtig................ 55 A.16.4 Honorar, AM-bidragsfrit.................. 55 A.16.5 A-indkomst, AM-bidragsfrit................ 56 A.17 Specielle skatteforhold....................... 56 A.17.1 Manuelt skattekort..................... 56 A.17.2 Forhøjet skattetræk..................... 56 A.17.3 Skattefradragsdage..................... 56 A.17.4 Forholdsmæssigt fradrag.................. 57 A.18 Diverse............................... 57 A.18.1 Løntimer.......................... 57 A.18.2 Arbejdssted ej virksomhedsadresse............ 57 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 6 af 80
A.18.3 Lønstatistik......................... 58 A.18.4 P-nummer.......................... 58 A.18.5 Sødage........................... 58 A.18.6 Bemærkning........................ 59 B Skattekort 60 B.1 Rekvisition af»eskattekort«.................... 60 B.1.1 Hvordan rekvirerer jeg»eskattekort«i praksis?...... 61 B.2 Indlæsning af»eskattekort«.................... 61 B.3 Problemer ved brug af»eskattekort«................ 62 B.4 Er»eSkattekort«obligatorisk?................... 62 C eindkomst 63 C.1 P-nummer.............................. 63 C.2 Løntimer.............................. 63 C.2.1 Kontrollabel arbejdstid................... 64 C.2.2 Ukontrollabel arbejdstid.................. 64 C.3 Bruttoindkomst........................... 65 C.4 Bruttoferieindkomst......................... 66 C.5 Opsparing til søgnehelligdage................... 66 C.6 Opsparing til feriefridage...................... 66 C.7 Barselsordning........................... 67 D ATP 68 E Ferie 69 E.1 Feriegodtgørelse.......................... 69 E.2 Ferietillæg.............................. 69 E.3 FerieKonto............................. 69 F Pension 70 F.1 Pensionaftale oplysninger...................... 70 F.2 Medarbejdere............................ 71 F.3 Lønoplysninger........................... 71 F.4 Tilmelding til pensionsindberetning via LetLøn.......... 72 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 7 af 80
G Lønstatistik 73 G.1 Personoplysninger (IP-koder).................... 73 G.2 Lønoplysninger (IL-koder)..................... 73 G.3 SpecialStatistik (IL-koder)..................... 73 H Kontoplan 74 I Bilag 77 I.1 Bilag genereret af Apanage..................... 77 I.1.1 Lønsedler.......................... 77 I.1.2 Bogføringsbilag...................... 77 I.1.3 Indberetningskvittering................... 77 I.1.4 Ferieoptjeningsbilag.................... 77 I.2 Bilag genereret af LetLøn...................... 78 I.2.1 Kontoudtog......................... 78 I.2.2 M-konto........................... 78 J Øreafrunding 79 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 8 af 80
1 Introduktion Denne brugervejledning er tænkt som en introduktion til anvendelsen af lønsystemet Apanage. en er således ikke tænkt som en udtømmende beskrivelse af hvordan Apanage fungerer. Lønsystemet Apanage er i stor udstrækning selvforklarende, men der kan især ved opstart være behov for denne brugervejledning som en yderligere hjælp til at komme i gang. Det er derfor tilrådeligt, at følge denne vejledning første gang Apanage anvendes. Desuden indeholder denne brugervejledning bagerst en check-liste, der bør gennemgås. 1.1 LetLøn og eindkomst Lønsystemet Apanage er designet, udviklet og godkendt specielt til at samarbejde med SKATs LetLøn. Det er derfor nødvendigt at blive tilsluttet indberetning til LetLøn for at kunne anvende Apanage. Når der indberettes til LetLøn bliver der også automatisk indberettet til eindkomst. Tilslutning til og anvendelse af LetLøn er gratis. Der findes links og telefonnummer til LetLøn på http://www.apanage.dk under menu-punktet Nyttige links. 2 Generelt 2.1 Opstart Installationen har oprettet et Start Menu Shortcut og et ikon på skrivebordet, med mindre dette aktivt er blevet fravalgt. Start Apanage ved (dobbelt)tryk på ikonet. Alternativt anvend shortcut et der findes på sædvanlig vis under Start Programmer, hvor der er tilføjet Apanage. Vælg Apanage og lønsystemet Apanage startes. 2.2 Mapper 2.2.1 Dokumenter De dokumenter som brugeren skal bruge som fx lønsedler og bogføringsbilag placeres med udgangspunkt i Apanage s dokumentmappe. Installationen har også oprettet denne dokumentmappe, typisk: MS Windows Vista / 7 C:\Users\<brugernavn>\Documents\Apanage Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 9 af 80
MS Windows XP C:\Dokumenter\Apanage Mac OS X /Users/<brugernavn>/Documents/Apanage Når der senere i denne brugervejledning angives mapper, er disse mapper placeret herunder. Teknisk oplysning. Apanage anvender miljøvariablen APANAGE_DOC til at bestemme placeringen af dokumentmappen. 2.2.2 Interne data Apanage anvender en mængde data internt. Disse data er placeres med udgangspunkt i Apanage s datamappe. Placeringen af datamappen afhænger af hvilket operativ system der anvendes: MS Windows Vista / 7 C:\Users\<brugernavn>\AppData\Roaming\Apanage MS Windows XP C:\Documents and Settings\<brugernavn>\Application Data\Apanage Mac OS X /Users/<brugernavn>/Library/Application Support/Apanage Herunder lægges alle informationer om virksomheder, medarbejdere mv., som anvendes internt af Apanage. Teknisk oplysning. Apanage anvender miljøvariablen APANAGE_DATA til at bestemme placeringen af datamappen. 2.3 Hjælpefunktioner Apanage har mange steder indbygget hjælp, i form af små vinduer med generelle beskrivelser. Desuden har mange knapper, indtastningsfelter og faner på faneblade tilknyttet en beskrivelse, de såkaldt værktøjstips. Værktøjstip fremkommer ved at placere peger-markøren over knappen, indtastningsfeltet eller fanen på fanebladet et øjeblik, uden at trykke. Værktøjstip, der normalt er usynlige, er en væsentlig hjælpekilde i Apanage og der er derfor vigtigt at blive fortrolig med hvordan denne facilitet fungerer. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 10 af 80
2.4 Fejlmeddelelser Når Apanage detekterer en fejlsituation, afgives et bip 1, og der vises en fejlmeddelelse. Meddelelsen er oftest også en god hjælp til hvad der skal gøres for at afhjælpe fejlen. Bemærk! Apanage giver normalt ikke beskeder når den udførte handling er gået godt. 1 For at der kan høres et bip, kræves naturligvis at lyden på computeren ikke er slået fra og volumen ikke er skruet helt ned. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 11 af 80
3 Faste oplysninger For at kunne beregne og indberette løn, er det nødvendigt at angive oplysninger om indberetter, virksomhed og personale. Af disse oplysninger er en stor del faste oplysninger, der ikke er direkte relateret til selve aflønningen. Disse oplysninger indtastes i fanebladene under Faste oplysninger. 3.1 Indberetter Første gang Apanage startes, vil du automatisk starte med fanebladet Indberetter under Faste oplysninger. Her udfyldes informationer om indberetter. Hvis der ikke angives nogen licensnøgle, har Apanage demo-funktionalitet, dvs. det er ikke muligt at foretage indberetninger m.v. Når der angives en gyldig licensnøgle, har Apanage den fulde funktionalitet. Det er ikke muligt at foretage lønoverførsel til medarbejdere via LetLøn. Apanage understøtter tilgengæld, at der kan foretages elektronisk lønoverførsel via PBS. Det er også muligt blot at vælge manuel udbetaling (hvilket er markeret som udgangspunkt). Blanketter til oprettelse af elektronisk lønoverførsel kan findes via http://www.apanage.dk Under LetLøn indberetning vælges hvilken indberetningsmetode og afhentningsmetode der ønskes anvendt. 3.1.1 Indberetningsmetode Web-upload Indberetningsmetoden Web-upload kræver mange manuelle processer. SFTP Indberetningsmetoden SFTP automatiserer indberetningen. Løsningen er ideel sammen med Apanage, men kan ikke anbefales pga. de helt urimelige omkostninger der er forbundet med oprettelsen.»den nemme«indberetningsmetoden»den nemme«automatiserer indberetningen. Løsningen er en automatiseret web-upload, der baserer sig på at Apanage er blevet instrueret om hvordan en bruger navigerer rundt på SKATs TastSelv Erhverv og efterligner dette. Sker der uforudsete ændringer på SKATs TastSelv Erhverv vil automatikken kunne fejle og det vil være nødvendigt at foretage manuel web-upload. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 12 af 80
3.1.2 Afhentningsmetode Web-upload Afhentningsmetoden Web-download kræver mange manuelle processer. SFTP Afhentningsmetoden SFTP automatiserer afhentningen af indberetningsstatus, indberetningskvittering og eskattekort. Løsningen er ideel sammen med Apanage, men kan ikke anbefales pga. de helt urimelige omkostninger der er forbundet med oprettelsen.»den nemme«indberetningsmetoden»den nemme«automatiserer indberetningen. Løsningen er en automatiseret web-download, der baserer sig på at Apanage er blevet instrueret om hvordan en bruger navigerer rundt på SKATs TastSelv Erhverv og efterligner dette. Sker der uforudsete ændringer på SKATs TastSelv Erhverv vil automatikken kunne fejle og det vil være nødvendigt at foretage manuel web-download. Bemærk! Indberetningstype er sat til Test som udgangspunkt. Dette skyldes at det anbefales at foretage en eller flere test-indberetninger, før systemet tages i brug til egentlige indberetninger. Hovedformålet med test-indberetninger er at sikre at kommunikationen med LetLønsystemet fungerer korrekt samt at give brugeren en fortrolighed i brugen af Apanage og LetLøn, i et miljø, hvor det er ufarligt at eksperimentere. Hvis lønoverførsel foretages via PBS, bør der også gennemføres en test-indberetning til PBS. Når systemet er klar til produktion, skal markeringen ændres til Produktion og de egentlige indberetninger kan påbegyndes. Når oplysningerne er udfyldt, gemmes disse ved at trykke på Gem. 3.2 Virksomheder Når Indberetter er udfyldt, skal der tilknyttes en virksomhed, eller for lønservicebureauer flere virksomheder. Når informationen for en virksomhed er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj virksomheden. Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for virksomheden, gøres dette under fanebladet Om virksomheden for den enkelte virksomhed. Lønservicebureauer skal gentage proceduren for hver virksomhed, der skal tilknyttes. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 13 af 80
3.3 Pensionsaftaler Når virksomheden er oprettet, kan der oprettes en eller flere pensionsaftaler. (Ikke understøttet af Apanage Lite ) En pensionsaftale kan typisk være en arbejdsmarkedspension. Hvilke felter der skal udfyldes og værdierne er afhængig af pensionsaftalen med pensionsinstituttet. Oplysningerne fremgår af aftalen med pensionsinstituttet, ellers kontakt pensionsinstituttet for vejledning. Når informationen for en pensionsaftale er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj pensionsaftalen. Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for pensionsaftalen, gøres dette under fanebladet for den enkelte pensionsaftale. Beskæftiger virksomheder medarbejdere med forskellige pensionsaftaler, oprettes flere pensionsaftaler ved at gentage proceduren. Læs også appendix F Pension, samt F.4 Tilmelding til pensionsindberetning via LetLøn. 3.4 Personalegrupper Når virksomheden er oprettet, skal der oprettes en eller flere personalegrupper. En personalegruppe kan typisk dække over en gruppe af medarbejdere med samme ansættelsesforhold eller overenskomst. Normalt er det ikke nødvendigt at angive oplysninger om Ferieret, Feriegodtgørelse samt Ferietillæg, med mindre ferielovensbestemmelser er fraveget ved kollektiv overenskomst. Når informationen for en personalegruppe er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj personalegruppen. Er personalegruppen omfattet af Søgnehelligdagsgodtgørelse, markeres dette og de ekstra felter udfyldes. (Ikke understøttet af Apanage Lite ) Er personalegruppen omfattet af en Fritvalgsordning, markeres dette og de ekstra felter udfyldes. (Ikke understøttet af Apanage Lite ) Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for personalegruppen, gøres dette under fanebladet for den enkelte personalegruppe. Beskæftiger virksomheder medarbejdere med forskellige ansættelsesforhold eller overenskomster, oprettes flere personalegrupper ved at gentage proceduren. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 14 af 80
3.5 Medarbejdere Når én eller flere personalegrupper er oprettet, oprettes medarbejdere. Normalt skal der for en medarbejder angives CPR nr., men hvis dette ikke er muligt, skal personens fødselsdato og køn angives. Lønsedlerne kan leveres til medarbejderen i form af papir eller tilsendes som en pdf-fil på e-mail. Anvendes e-mail, bør disse krypteres, da lønsedlerne indeholder personfølsom information. Bemærk! Under Ansættelses oplysninger skal angives et unikt løn nr. Løn nr. kan ikke efterfølgende ændres eller genbruges. Ligeledes kan den valgte knytningen til Personalegruppe heller ikke ændres når først medarbejderen er blevet oprettet. Lønstatistik anvendes kun af virksomheder over en vis størrelse eller hvis virksomheden er udtaget til at indberette lønstatistik. Skal der indberettes lønstatistik, skal Lønstatistik markeres og der vil fremkomme en række lønstatistik relaterede felter. Se også appendix G Lønstatistik. Da virksomheden automatisk ved tilmelding til LetLøn får abonnement på elektronisk skattekort,»eskattekort«, hos SKAT, modtages disse løbende fra LetLøn og skattekort oplysningerne skal ikke angives manuelt, men indlæses elektronisk under fanebladet Lønbehandling. Hvis virksomheden af en eller anden årsag ønsker eller er nødt til dette, kan oplysningerne på skattekortet angives manuelt. Anvendes hovedkort, skal alle felterne for fradrag angives. Desuden skal trækprocenten angives. Angives trækprocenten ikke, anvendes standard trækprocenten og fradragene skal sættes til 0. Se også appendix B Skattekort. Hvis medarbejderen er omfattet af en pensionsordning, skal Pensionsoplysninger markeres og oplysninger angives i henhold til aftalen med pensionsinstituttet. Hvis medarbejderen ikke er omfattet af en pensionsordning, markeres Pensionsoplysninger ikke. Når de relevante oplysninger om medarbejderen er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj medarbejderen. Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for medarbejderen, gøres dette under fanebladet for den enkelte medarbejder. Her er det også muligt at indlægge oplysninger om optjent ferie og søgnehelligdagsgodtgørelse, ved at trykke på knappen Status oplysninger. Se også kapitel 4.1 Status oplysninger. Når en medarbejder er fratrådt og dette er registreret hos LetLøn, kan medarbejderen, efter en periode, slettes 2 fra listen over medarbejdere, ved at trykke på Slet medarbejderen. 2 Informationerne om medarbejderen slettes ikke fra databasen, blot er medarbejderen ikke synlig i Apanage fremover. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 15 af 80
For medarbejdere der er nyoprettede eller hvor medarbejder oplysninger er blevet ændret og gemt, vil oplysningerne blive indberettet automatisk til LetLøn første gang der indberettes oplysninger for virksomheden. Se også kapitel 4 Periodiske oplysninger. 3.6 Kontoplan Udover bogføringsbilag kan Apanage exportere filer der direkte kan importeres i regneark eller regnskabsprogrammer. Det er muligt at exportere et xml-format og et csv-format. Som udgangspunkt er ingen af disse markeret og dermed heller ikke nogen export af filer fra Apanage. Apanage har indbygget en standard kontoplan 3, der kan tilpasses med egne kontonumre og tekster. Det er kun de elementer der har angivet et kontonummer, der kommer med i export-filerne. Hvis der fjernes elementer i forhold til standard kontoplan, ved at kontonumrene fjernes, er der risiko for at afstemningen ikke passer. Det sidste element i kontoplanen Konteringsdifference vil angive en eventuel difference. Ved altid at have dette element i kontoplanen, er det meget hurtigt at afsløre eventuelle fejl. Elementet udskrives ikke, hvis der ikke er nogen difference. Konteringsfilerne fremstilles først når overførslen til LetLøn godkendes. 3 Standard kontoplanen er også beskrevet og vist i appendix H Kontoplan Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 16 af 80
4 Periodiske oplysninger Når information om virksomheder og personale er indtastet under Faste oplysninger, bliver det muligt at angive oplysninger, der berører en bestemt lønperiode for den enkelte virksomhed, personalegruppe og medarbejder. De periodiske oplysninger er opbygget hierarkisk med den enkelte virksomhed øverst og nederst den enkelte medarbejder. På hvert niveau angives, ved afkrydsning, om virksomheden, personalegruppen og medarbejderen skal indgå i den forestående lønbehandling. Afkrydsningen er hierarkisk, således at der skal være afkrydset på højere niveau, før afkrydsning på lavere niveau kommer i betragtning. En afkrydsning på virksomhedsniveau, vil medføre indberetning til LetLøn af faste oplysninger, for de medarbejdere der er blevet oprettet eller hvor de faste oplysninger er blevet ændret siden seneste godkendte indberetning for virksomheden. En afkrydsning kun på virksomhedsniveau giver således bl.a. mulighed for at bestille elektroniske skattekort for medarbejdere, inden den egentlige lønberegning, hvor skattekortoplysningerne skal anvendes. Når oplysningerne om medarbejdernes løn gemmes, afkrydser Apanage automatisk for indberetning på de højere niveauer. Typisk vil et lønservicebureau lave lønbehandling for én virksomhed ad gangen og typisk for én eller flere personalegrupper under virksomheden, der har sammenfaldende lønperiode. Typisk vil timelønnede med en 14-dages lønperiode ikke blive indberettet samtidigt med funktionærer/fastlønnede med måneden som lønperiode. Apanage giver selv et kvalificeret bud på hvilken lønperiode, der indberettes for, baseret på de faste oplysninger der er gemt om den enkelte personalegruppe. Er det første gang, der skal angives lønoplysninger for en medarbejder, er det nødvendigt at vælge et eller flere lønelementer fra listen af lønelementer, der fremkommer ved at trykke på feltet under medarbejderens navn. Skal der angives flere informationer, kan der dannes flere linier ved at trykke på den grønne pil til højre. Skal der slettes linier, gøres dette ved at trykke på skraldespanden til venstre. Har der tidligere været angivet lønoplysninger, kan disse oplysninger anvendes som grundlag for den nye lønbehandling, ved øverst på siden, at trykke på: Udfyld med senest gemte lønoplysninger Husk, at det kun er de medarbejdere, der er afkrydsede, der vil indgå i den efterfølgende lønbehandlingen. Når alle oplysninger for medarbejderne er angivet, gemmes disse ved at trykke på Gem. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 17 af 80
Du skal også trykke på Gem, selvom alle oplysningerne er hentet ved at trykke på Udfyld med senest gemte lønoplysninger. Der skiftes mellem de forskellige virksomheder og personalegrupper ved at trykke på navnet i fanebladet. Trykkes på afkrydsningsfeltet, skiftes kun mellem om der skal indberettes for virksomheden/personalegruppen eller ej. 4.1 Status oplysninger Ved at trykke på Status oplysninger, fremkommer mulighed for at se og eventuelt ændre oplysninger om ferie, søgnehelligdagsgodtgørelse og fritvalgsordning. Fanebladene Søgnehelligdagsgodtgørelse og Fritvalgsordning fremkommer kun hvis medarbejderen tilhører en personalegruppe der er omfattet af disse. Under fanebladet Ferieoplysninger, kan ses og eventuelt ændres på de oplysninger om ferie, der er registreret for den enkelte medarbejder. Normalt, når virksomheden starter med at anvende Apanage, vil det være nødvendigt at indtaste oplysningerne for de forudgående et eller to optjeningsår 4 og indeværende optjeningsår. Det er dog normalt ikke nødvendigt at angive oplysninger, hvis medarbejderen er nyansat, med mindre der er overført ferie fra tidligere beskæftigelse. Under fanebladet Søgnehelligdagsgodtgørelse, kan ses og eventuelt ændres på de oplysninger om søgnehelligdagsgodtgørelse, der er registreret for den enkelte medarbejder. Det kan typisk være nødvendigt at tilpasse oplysningerne, hvis virksomheden er gået over til anvendelse af Apanage i løbet af indkomståret. Under fanebladet Fritvalgsordning, kan ses saldi for selvvalgt summationsperiode og eventuelt justere det opsparede beløb, der er registreret for den enkelte medarbejder. Det kan typisk være nødvendigt at tilpasse oplysningerne, hvis virksomheden har fra et andet lønsystem til anvendelse af Apanage. Herefter opsummerer Apanage selv status oplysningerne efter hver godkendt lønbehandling 5. 4.2 Vis»eSkattekort«Ved at trykke på Vis»eSkattekort«, fremkommer et vindue med oplysninger om det aktuelle»eskattekort«. Hvilket»eSkattekort«der vises, bestemmes ud fra beskatningsdatoen. For forudlønnede er beskatningsdatoen lønperiodens startdato. For bagudlønnede er det dispositionsdatoen, der er beskatningsdatoen. 4 Hvis starten på anvendelsen af Apanage er før 1. maj, skal der indtastes oplysninger for de to foregående optjeningsår 5 Lønbehandlingen er først godkendt når der er modtaget Indberetningsstatus og eventuel Indberetningskvittering fra LetLøn og overførslen er godkendt ved at trykke på Overførslen til LetLøn godkendt. Se kapitel 5.7 Godkend overførsel Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 18 af 80
5 Lønbehandling Under fanebladet Lønbehandling foretages beregning af lønsedler, indberetning og overførsler. Apanage flytter fokus mellem de enkelte knapper, så hvis man er i tvivl om næste skridt, har Apanage allerede givet et kvalificeret bud. Dette automatiske skift af fokus, gør det også muligt, i mange tilfælde, blot at trykke på Enter, for at udføre næste skridt i lønbehandlingen. For at kunne beregne lønsedler, skal du under Periodiske oplysninger huske at afkrydse de virksomheder, personalegrupper og medarbejdere, der skal indgå i beregningen. 5.1 Beregning af lønsedler Tryk på Beregn lønsedler Hvis der ikke er markeret nogen virksomheder, vil der blive vist en fejlmeddelelse. Hvis der er afkrydset på virksomhedsniveau, vil der blive foretaget indberetning af faste oplysninger, for de medarbejdere der er blevet oprettet eller hvor de faste oplysninger er blevet ændret siden seneste godkendte indberetning for virksomheden. Dette giver bl.a. mulighed for at bestille elektroniske skattekort,»eskattekort«, for nyoprettede medarbejdere, inden den egentlige lønberegning, hvor skattekortoplysningerne skal anvendes. Se også 5.10 Indlæsning af»eskattekort«angiver Apanage er der er fundet fejl under beregningen af lønsedlerne, skal fejlene findes og rettes. Apanage viser kun én fejl ad gangen. Har Apanage detekteret fejl, kan der således være flere fejl end den ene der er vist i statuslinien. Når der er beregnet lønsedler, skal disse kontrolleres. Lønsedlerne ligger som pdffil i mappen lønsedler og har tidsstemplet <hovedindberetningsid> som filnavn. Filen åbnes vha. en PDF-fremviser som fx Adobe Acrobat Reader, der kan hentes gratis på Internettet. Hvis der under Indstillinger Hjælpeværktøjer er angivet en gyldig placering af en PDF-fremviser, vises lønsedlerne automatisk umiddelbart efter lønberegningen. Hvis der ved kontrollen af lønsedlerne er fundet fejl, skal disse fejl rettes og der skal beregnes lønsedler på ny. Samtidigt med fremstilling af lønsedlerne, er der også blevet fremstillet bogføringsbilag. Bogføringsbilagene er placeret under den enkelte virksomhed. Bogføringsbilagene ligger som pdf-fil i mappen bogføringsbilag\<se-nr > og har tidsstemplet <hovedindberetningsid> som filnavn. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 19 af 80
5.2 Godkendelse af lønberegning Når lønsedlerne er korrekte, skal disse godkendes 6 og der bliver genereret en fil til overførsel til LetLøn. Filen findes som txt-fil i mappen udbakke og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Hvis der under Indberetter er valgt lønoverførsel via PBS, vil der samtidigt med genereringen af filen til LetLøn, blive genereret en fil til overførsel til PBS. 5.3 Overførsel af lønoplysninger Ved tryk på Godkend lønberegning, vil der samtidigt starte et værktøj til overførsel 7 af indberetningen. Værktøjet der startes er afhængigt af valgt indberetningsmetode under Faste oplysninger Indberetter. Web-upload Anvendes web-upload, logges på LetLøn, vælg: Indberette/forespørge på eindkomst/letløn Indberet lønoplysninger - filupload og derfra foretages manuelt upload af txt-filen med filnavnet <hovedindberetningsid> fra mappen udbakke. SFTP Indberetningsfilen overføres ved hjælp af en sftp-forbindelse. Ved at trykke på Godkend lønberegning startes SCP-klienten. Angiv adgangskode (passphrase) til LetLøn. Indberetningsfilen overføres automatisk til LetLøn.»Den nemme«indberetningsfilen overføres ved hjælp af en https-forbindelse. Ved at trykke på Godkend lønberegning åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn. Log på TastSelv Erhverv. Indberetningsfilen overføres automatisk til LetLøn. 6 Godkendelse kan kun gennemføres, hvis der er anvendt en gyldig licensnøgle eller hvis Apanage Lite anvendes. 7 Det kræves tillige, at der under Indstillinger Hjælpeværktøjer er angivet en gyldig information til brug for opstart af værktøjet. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 20 af 80
5.4 Læs status Ved afhentningsmetode»web-download«og»den nemme«når indberetningsfilen er modtaget og behandlet, fremstiller LetLøn indberetningsstatus til afhentning. Web-download»Den nemme«ved at trykke på Hent åbnes pålogningssiden hos LetLøn i en webbrowser. Filen Status_på_indberetning.txt downloades og placeres manuelt i mappen indbakke. Når filen med indberetningsstatus 8 er placeret i mappen indbakke, læses og vises denne automatisk 9 eller ved at trykke på Læs og vis. Ved at trykke på Hent åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn.»Status på indberetning«downloades og placeres automatisk i mappen indbakke. Indberetningsstatus indlæses normalt automatisk efter den er afhentet hos LetLøn. 5.5 Læs kvittering Ved afhentningsmetode»web-download«og»den nemme«ud over indberetningsstatus, fremstiller LetLøn indberetningskvittering til afhentning. Web-download Ved at trykke på Hent åbnes pålogningssiden hos LetLøn i en webbrowser. 8 LetLøn har gennem tiden navngivet filen på forskellig vis. I skrivende stund er navnet på filen med indberetningsstatus Status_på_indberetning.txt 9 Hvis der placeres en Indberetningsstatus fil i Apanage s indbakke indenfor ca. 20 minutter efter der blev trykket på Godkend lønberegning, vil filen automatisk blive indlæst og vist. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 21 af 80
»Den nemme«filen Indberetningskvittering.txt downloades og placeres manuelt i mappen indbakke. Når filen Indberetningskvittering.txt er placeret i mappen indbakke, læses og vises denne automatisk 10 eller ved at trykke på Læs og vis. Ved at trykke på Hent åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn.»Indberetningskvittering«downloades og placeres automatisk i mappen indbakke. Indberetningskvitteringen indlæses normalt automatisk efter den er afhentet hos LetLøn. Apanage fremstiller samtidigt en pdf-fil, der placeres i mappen kvitteringer og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Denne kan anvendes som supplement til bogføringsbilag. 5.6 Hent meddelelser fra LetLøn Kun ved afhentningsmetode:»sftp«når indberetningsfilen er modtaget og behandlet, fremstiller LetLøn meddelelser til afhentning. Ved at trykke på Hent startes SCP-klienten. Angiv adgangskode (passphrase) til LetLøn. Filerne med indberetingstatus og indberetningskvittering downloades og placeres automatisk i nyoprettede mapper. Filerne indlæses og vises herefter automatisk i Apanage. Ved indlæsning af en indberetningskvittering, fremstiller Apanage samtidigt en pdf-fil, der placeres i mappen kvitteringer og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Denne kan anvendes som supplement til bogføringsbilag. 10 Hvis der placeres en Indberetningskvitterings fil i Apanage s indbakke indenfor ca. 20 minutter efter der blev trykket på Godkend lønberegning eller indenfor ca. 10 minutter efter der blev trykket på Hent, vil filen automatisk blive indlæst og vist. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 22 af 80
5.7 Godkend overførsel Hvis der ikke blev detekteret fejl under behandlingen hos LetLøn, skal overførslen godkendes ved at trykke på Overførslen til LetLøn godkendt. Herved opdateres databasen i Apanage med de oplysninger, der er blevet indberettet. Det er også på dette tidspunkt data for indkomståret og ferieåret mv. opsummeres. Hvis det under Kontoplan er markeret, at der skal fremstilles export-filer, fremstilles disse ud fra gældende kontoplan. Export-filerne fremstilles også selvom overførslen eventuelt allerede er godkendt. Herved gives der mulighed for at korrigere kontoplanen og få fremstillet nye export-filer. Filerne placeres i samme mappe som bogføringsbilagene, blot som xml- eller csv-fil, afhængigt af valgene under opsætningen af kontoplanen. Vigtigt! Hvis der ikke bliver trykket på Overførslen til LetLøn godkendt, har der set fra Apanage ikke været foretaget en lønindberetning. Dette vil medføre en uoverensstemmelse, da der er foretaget indberetning til myndighederne. Det er derfor yderst vigtigt at godkende overførslen. Forsøges overførslen godkendt flere gange, vil der fremkomme en besked om, at overførslen allerede er godkendt. 5.8 Tilbageførsel af indberetning Hvis det skulle vise sig nødvendigt at tilbageføre en indberetning, enten fordi den i Indberetningsstatus blev markeret som Delvis afvist, eller hvis der er opdaget fejlagtige oplysninger efter overførsel og godkendelse, så skal der i feltet Hovedreferenceid angives hovedindberetningsid for den indberetning, der ønskes tilbageført. (Hvis indberetningen er delvis afvist, vil feltet allerede være udfyldt af Apanage.) Advarsel! Tilbageførsel må aldrig foretages direkte på SKAT/LetLøns hjemmeside, da information om tilbageførsel ikke kommer tilbage til Apanage og dermed heller aldrig bliver registreret. Lønsystemet vil således gå ud af synkronisering med hensyn til hvilke informationer der er indberettet! Ved at trykke på Samlet tilbageførsel, fremstilles en ny indberetningsfil til Let- Løn, der overføres til LetLøn og håndteres på samme vis som hvis det var en normal indberetning. Hvis indberetningen er blevet godkendt og det opdages, at det er nødvendigt at tilbageføre indberetningen for enkelte medarbejdere, kan dette gøres ved at trykke på Individuel tilbageførsel. Herved fremkommer et nyt vindue, hvor de medarbejdere, for hvilke indberetningen ønskes tilbageført, markeres. Når medarbejderne er markeret, trykkes på Fremstil individuel tilbageførsel. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 23 af 80
Bemærk! Individuel tilbageførsel tilbagefører kun på personniveau. Tilbageførsel af Nulindberetning kan ikke foretages med Individuel tilbageførsel. 5.9 Lønoverførsel Hvis overførselsmetoden er valgt til Ingen (manuelt), skal lønnen udbetales/overføres til medarbejderne manuelt. Hvis der er valgt lønoverførsel via PBS, skal der overføres en fil til PBS 11. Filen findes som pbs-fil i mappen udbakke og har <hovedindberetningsid> som filnavn. 5.9.1 PBS chipkort baseret lønoverførsel (https) Den ukrypterede fil overføres ved hjælp af web-upload via chipkort baseret krypteret dataoverførsel. Hvorledes chipkortet installeres og anvendes henvises til http://www.apanage.dk under menu-punktet Kom godt i gang... samt til dokumentationen fra PBS. 5.9.2 PBS nøgle baseret lønoverførsel (sftp) Overførselsmetoden anbefales og er ideel sammen med Apanage. Den ukrypterede fil overføres ved hjælp af en sftp-forbindelse med nøgle baseret krypteret dataoverførsel. Under en standard installation af Apanage blev der installeret værktøjet pscp, der er en SCP-klient, der anvendes til at etablere sftp-forbindelsen og foretage overførslen. Værktøjet startes ved at trykke på Send for at sende filen til PBS. Efterfølgende hentes kvitteringsfiler 12 fra PBS ved at trykke på Hent. Der skal i begge tilfælde angives adgangskode (passphrase) til PBS. Kvitteringens indhold vises automatisk 13 eller ved tryk på Læs og vis. Hvis feltet med navnet på PBS kvitterings fil er tomt, vil første tryk på Læs og vis udfylde feltet med navnet på nyeste kvitteringsfil. Efterfølgende tryk på Læs og vis viser indholdet af kvitteringsfilen. 11 Inden der første gang overføres løn via PBS, bør der aftales og gennemføres en test med PBS. Under Indberetter skal Indberetning være sat til Test før lønberegningen og filen til PBS fremstilles og testen gennemføres. 12 Kvitteringsfiler er typisk tilgængelige et par minutter efter lønoverførslen er sendt til PBS, men der kan også gå adskillige timer! Det er derfor en god ide, at være opmærksom på, under selve fil-overførslen, om der er blevet indikeret fejl. 13 Hvis der placeres PBS kvitteringsfiler (OS1) i Apanage s indbakke indenfor ca. 10 minutter efter der blev trykket på Hent, vil filen(erne) automatisk blive indlæst og vist. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 24 af 80
5.10 Indlæsning af»eskattekort«når der pr. e-mail modtages meddelelse om at der er»eskattekort«til afhentning, hentes disse ved under»eskattekort«at trykke på Hent. Afhentning af»eskattekort«afhænger af hvilken afhentningsmetode der er valgt under Faste oplysninger Indberetter Bemærk! Hvis de»eskattekort«der forsøges indlæst ikke er rekvireret af Apanage, vil både automatisk og manuel indlæsningen af»eskattekort«med stor sandsynlighed fejle med en dekodningsfejl, da rekvisitionen lavet af Apanage indeholder referenceinformation, som skal være med i de modtagne skattekort for at kunne anvendes i Apanage. 5.10.1 Web-download Ved at trykke på Hent åbnes pålogningssiden hos LetLøn. (Hold peger-markøren over knappen og læs vejledningen til hvordan filen med»eskattekort«hentes.) Filen Skattekort.xml eller Skattekort001.txt downloades og placeres manuelt i mappen indbakke. De elektroniske skattekort indlæses automatisk 14 eller ved at trykke på Indlæs. Hvis der detekteres fejl under indlæsningen af»eskattekort«skal disse fejl undersøges. Se også appendix B Skattekort. 5.10.2 SFTP Ved at trykke på Hent startes SCP-klienten. Der angives adgangskode til LetLøn. Filer med skattekort downloades og placeres automatisk i nyoprettede mapper. Filer, nyere end seneste indlæste 15, indlæses automatisk. Hvis der detekteres fejl under indlæsningen af»eskattekort«skal disse fejl undersøges. Se også appendix B Skattekort. 5.10.3»Den nemme«ved at trykke på Hent åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn. Nye»eSkattekort«hentes og placeres automatisk i Apanage s indbakke. 14 Hvis der placeres en Skattekort.xml eller Skattekort001.txt fil i Apanage s indbakke indenfor ca. 10 minutter efter der blev trykket på Hent, vil filen automatisk blive indlæst. 15 Hentes»eSkattekort«en ekstra gang indenfor 10 minutter, vil Apanage indlæse alle skattekort der blev hentet, både de gamle og nye. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 25 af 80
»eskattekortene«indlæses normalt automatisk efter de er afhentet hos LetLøn. Filer med skattekort downloades og placeres automatisk i nyoprettede mapper. Hvis der detekteres fejl under indlæsningen af»eskattekort«skal disse fejl undersøges. Se også appendix B Skattekort. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 26 af 80
A Lønelementer Lønelementerne er i videst mulig omfang afstemt med begreberne anvendt i SKATs LønLeksikon. LønLeksikonet kan hentes gratis via http://www.apanage.dk/links/ Det anbefales at LønLeksikonet konsulteres, hvis der er tvivl om hvorledes lønelementerne kan eller må anvendes. Det skal dog bemærkes, at ikke alle lønelementer kan slås op i LønLeksikonet. A.1 Løn A.1.1 Grundløn Angivelse af løn som beløb. Ferieberettiget løn Fungerer på samme måde som Almindelig løn, kun benævnelsen angivet på lønsedlerne er forskellige. A.1.2 Almindelig løn Angivelse af løn som beløb. Ferieberettiget løn Fungerer på samme måde som Grundløn, kun benævnelsen angivet på lønsedlerne er forskellige. A.1.3 Normaltimer sats Angivelse af normaltimer, som timetal og sats. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for timelønnede medarbejdere. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 27 af 80
Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn A.1.4 Overarbejdstimer sats Angivelse af overarbejde, som timetal og overarbejdssats. Overarbejdssatsen udfyldes automatisk med Timeløn (normaltimesats) med tillæg af Overarbejdstillæg, hvis disse er angivet under de faste medarbejder oplysninger. Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0036/IL0037) Bemærk! I forbindelse med beregningen af lønstatistik oplysninger IL0036 beregnes overtidstillæget som differencen mellem overarbejdssats og timelønnen angivet under de faste medarbejder oplysninger. A.1.5 Overarbejdstimer sats2 Angivelse af overarbejde, som timetal og overarbejdssats. Overarbejdssatsen udfyldes automatisk med Timeløn (normaltimesats) med tillæg af Overarbejdstillæg-2, hvis disse er angivet under de faste medarbejder oplysninger. Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 28 af 80
Lønstatistik (IL0036/IL0037) Bemærk! I forbindelse med beregningen af lønstatistik oplysninger IL0036 beregnes overtidstillæget som differencen mellem overarbejdssats og timelønnen angivet under de faste medarbejder oplysninger. A.1.6 Lønmosaik Angivelse af en egendefineret lønmosaik. Dette lønelement kan typisk anvendes for medarbejdere med løn der består af forskellige satser som fx ved vagtordninger. Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Løn beregnet ud fra en lønmosaik bliver betragtet som normaltimer. A.1.7 Månedsløn Angivelse af månedsløn. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for funktionærer/fastlønnede. Ferieberettiget løn Der bør altid angives den aftalte månedsløn. Hvis medarbejderen holder ferie (angivet vha. lønelementet Ferieafholdelse ), men ikke har optjent ferie, vil der automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Tilsvarende reduceres lønnen hvis medarbejderen har fravær med delvis eller ingen betaling (lønelementerne Fravær med delvis betaling og Fravær uden betaling ). Skal der af andre årsager reduceres i månedslønnen, kan dette fx gøres ved samtidigt, at anvende lønelementet Personligt tillæg og angive et negativt beløb. Dette kan yderligere kombineres med lønelementet Bemærkning, hvor en forklaring af beløbet kan angives. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 29 af 80
A.1.8 Månedsløn efter skalatrin Angivelse af månedsløn efter skalatrin, som skalatrin og eventuelt beskæftigelsesgrad. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for funktionærer/fastlønnede ansat i offentlig virksomhed der aflønner efter løntabellen under Indstillinger Løntabeller Statens løntabel. Ferieberettiget løn Hvis medarbejderen holder ferie (angivet vha. lønelementet Ferieafholdelse ), men ikke har optjent ferie, vil der automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Tilsvarende reduceres lønnen hvis medarbejderen har fravær med delvis eller ingen betaling (lønelementerne Fravær med delvis betaling og Fravær uden betaling ). Skal der af andre årsager reduceres i månedslønnen, kan dette fx gøres ved samtidigt, at anvende lønelementet Personligt tillæg og angive et negativt beløb. Dette kan yderligere kombineres med lønelementet Bemærkning, hvor en forklaring af beløbet kan angives. A.1.9 Månedsløn efter løntrin Angivelse af månedsløn efter løntrin, som løntrin og eventuelt beskæftigelsesgrad. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for funktionærer/fastlønnede ansat i offentlig virksomhed der aflønner efter et af løntabellerne under Indstillinger Løntabeller KTO s løntabeller. Ferieberettiget løn Hvis medarbejderen holder ferie (angivet vha. lønelementet Ferieafholdelse ), men ikke har optjent ferie, vil der automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 30 af 80
Tilsvarende reduceres lønnen hvis medarbejderen har fravær med delvis eller ingen betaling (lønelementerne Fravær med delvis betaling og Fravær uden betaling ). Skal der af andre årsager reduceres i månedslønnen, kan dette fx gøres ved samtidigt, at anvende lønelementet Personligt tillæg og angive et negativt beløb. Dette kan yderligere kombineres med lønelementet Bemærkning, hvor en forklaring af beløbet kan angives. A.2 Løntillæg A.2.1 Personligt tillæg Angivelse af personligt tillæg som beløb. Ferieberettiget løn A.2.2 Provision Angivelse af provision som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) A.2.3 Provision enheder sats Angivelse af provision med beskrivelse samt enheder og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 31 af 80
A.2.4 Akkord tillæg Angivelse af akkord tillæg som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) A.2.5 Akkord tillæg sats Angivelse af akkord tillæg som timetal og tillægssats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) Akkord tillæg er tillæg til den normal løn. A.2.6 Bonus Angivelse af bonus som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) A.2.7 Bonus timer sats Angivelse af bonus som timetal og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) Bonus er tillæg til den normal løn. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 32 af 80
A.2.8 Genetillæg sats Angivelse af genetillæg med beskrivelse samt timetal og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0035) Genetillæg er tillæg til den normal løn. Genetillæg er en fællesbetegnelse for en række tillæg, der teknisk behandles på samme måde i forbindelse med beskatning, pension og lønstatistik. Genetillæg kan være smudstillæg, skurtillæg, vagttillæg, udkaldstillæg osv. Det er muligt at angive en beskrivelse som vil fremgå på lønsedlen. A.2.9 Køretid km sats Angivelse af køretid som kilometertal og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0035) Køretid er betaling for kørsel udenfor den aftalte arbejdstid. A.2.10 Lønefterbetaling Angivelse af lønefterbetaling som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0332) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 33 af 80
A.2.11 Lønforskud Angivelse af lønforskud som beløb. Ferieberettiget løn Hvis der udbetales lønforskud i en lønperiode, vil arbejdsgiveren typisk fratrække beløbet i den eller de efterfølgende lønperioder, ved at angive et negativt lønforskud. Dette sker ikke pr. automatik i Apanage. A.2.12 Andre løntillæg Angivelse af andre løntillæg med beskrivelse samt beløb. Ferieberettiget løn Lønelementet bør normalt kun anvendes, hvis der ikke findes andre specifikke lønelementer, der er dækkende. A.2.13 Andre løntillæg, timer sats Angivelse af andre løntillæg med beskrivelse samt timetal og sats. Ferieberettiget løn Lønelementet bør normalt kun anvendes, hvis der ikke findes andre specifikke lønelementer, der er dækkende. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 34 af 80
A.3 Afspadsering A.3.1 Hensættelse til senere afspadsering Angivelse af overarbejdstimer, der hensættes til senere afspadsering, som timetal og afspadseringsfaktor. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0210) (timetallet fratrækkes) Lønstatistik (IL0037) (hensatte timer og beløb fratrækkes) A.3.2 Afholdt afspadsering Angivelse af afholdt afspadsering som timetal. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0210) Lønstatistik (IL0037) A.4 Ferie A.4.1 Ferieafholdelse Angivelse af ferieafholdelse som ferieår og antallet af feriedage. Anvendes for både timelønnede og funktionærer/fastlønnede i lønperioden, hvor der afholdes ferie. Hvis lønperioden og ferieperioden strækker sig over to ferieår, kan det være nødvendigt at angive ferieafholdelse to gange, én gang for hvert ferieår. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 35 af 80