Talura. Brugervejledning for lønsystemet. Brugervejledning Egon Andersen. Dokument nr Revision 1.02

for lønsystemet Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 1 af 80

Indhold 1 Introduktion 9 1.1 LetLøn og eindkomst........................ 9 2 Generelt 9 2.1 Opstart................................ 9 2.2 Mapper............................... 9 2.2.1 Dokumenter......................... 9 2.2.2 Interne data......................... 10 2.3 Hjælpefunktioner.......................... 10 2.4 Fejlmeddelelser........................... 11 3 Faste oplysninger 12 3.1 Indberetter.............................. 12 3.1.1 Indberetningsmetode.................... 12 3.1.2 Afhentningsmetode..................... 13 3.2 Virksomheder............................ 13 3.3 Pensionsaftaler........................... 14 3.4 Personalegrupper.......................... 14 3.5 Medarbejdere............................ 15 3.6 Kontoplan.............................. 16 4 Periodiske oplysninger 17 4.1 Status oplysninger.......................... 18 4.2 Vis»eSkattekort«.......................... 18 5 Lønbehandling 19 5.1 Beregning af lønsedler....................... 19 5.2 Godkendelse af lønberegning.................... 20 5.3 Overførsel af lønoplysninger.................... 20 5.4 Læs status.............................. 21 5.5 Læs kvittering............................ 21 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 2 af 80

5.6 Hent meddelelser fra LetLøn.................... 22 5.7 Godkend overførsel......................... 23 5.8 Tilbageførsel af indberetning.................... 23 5.9 Lønoverførsel............................ 24 5.9.1 PBS chipkort baseret lønoverførsel (https)......... 24 5.9.2 PBS nøgle baseret lønoverførsel (sftp)........... 24 5.10 Indlæsning af»eskattekort«.................... 25 5.10.1 Web-download....................... 25 5.10.2 SFTP............................ 25 5.10.3»Den nemme«....................... 25 A Lønelementer 27 A.1 Løn................................. 27 A.1.1 Grundløn.......................... 27 A.1.2 Almindelig løn....................... 27 A.1.3 Normaltimer sats..................... 27 A.1.4 Overarbejdstimer sats.................. 28 A.1.5 Overarbejdstimer sats2................. 28 A.1.6 Lønmosaik......................... 29 A.1.7 Månedsløn......................... 29 A.1.8 Månedsløn efter skalatrin.................. 30 A.1.9 Månedsløn efter løntrin................... 30 A.2 Løntillæg.............................. 31 A.2.1 Personligt tillæg...................... 31 A.2.2 Provision.......................... 31 A.2.3 Provision enheder sats.................. 31 A.2.4 Akkord tillæg........................ 32 A.2.5 Akkord tillæg sats.................... 32 A.2.6 Bonus............................ 32 A.2.7 Bonus timer sats..................... 32 A.2.8 Genetillæg sats...................... 33 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 3 af 80

A.2.9 Køretid km sats..................... 33 A.2.10 Lønefterbetaling...................... 33 A.2.11 Lønforskud......................... 34 A.2.12 Andre løntillæg....................... 34 A.2.13 Andre løntillæg, timer sats................ 34 A.3 Afspadsering............................ 35 A.3.1 Hensættelse til senere afspadsering............ 35 A.3.2 Afholdt afspadsering.................... 35 A.4 Ferie................................. 35 A.4.1 Ferieafholdelse....................... 35 A.4.2 Ej optjente feriedage.................... 36 A.4.3 Feriegodtgørelse ved fratrædelse.............. 36 A.4.4 Justering af ferieberettiget løn............... 37 A.5 Søgnehelligdage........................... 37 A.5.1 SH-optjening........................ 37 A.5.2 SH-betaling......................... 37 A.5.3 SH-udligning........................ 38 A.6 Fritvalgsordning........................... 38 A.6.1 FV-udbetaling........................ 38 A.6.2 FV SH-betaling....................... 39 A.6.3 FV-udligning........................ 39 A.7 Pension............................... 40 A.7.1 ATP-grundlag........................ 40 A.7.2 Pension........................... 40 A.8 Personalegoder........................... 40 A.8.1 Fri bil............................ 40 A.8.2 Fri kost og logi....................... 41 A.8.3 Fri helårsbolig....................... 41 A.8.4 Fri lystbåd......................... 42 A.8.5 Fri sommerbolig...................... 42 A.8.6 Fri TV-licens........................ 42 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 4 af 80

A.8.7 Frikort til offentlig befordring............... 43 A.8.8 Multimediebeskatning................... 43 A.8.9 PC-ordning, egenbetaling................. 43 A.8.10 Andre personalegoder, AM-bidragsfri B-indkomst.... 44 A.9 Tillæg................................ 44 A.9.1 Skattefri rejsegodtgørelse.................. 44 A.9.2 Skattefri befordringsgodtgørelse.............. 44 A.9.3 Skattefri km høje sats.................. 44 A.9.4 Skattefri km lave sats.................. 45 A.9.5 Skattefri km cykel sats.................. 45 A.9.6 Skattefri km sats..................... 46 A.9.7 Skattefri uddannelsesydelse................ 46 A.9.8 Andre skattefrie tillæg................... 46 A.9.9 B-indkomst, AM-pligtig.................. 46 A.9.10 B-indkomst, Ikke AM-pligtig............... 47 A.10 Fradrag............................... 47 A.10.1 Afdrag på personalelån................... 47 A.10.2 Andre fradrag efter skat.................. 47 A.11 Fravær (funktionærer/fastlønnede)................. 47 A.11.1 Fravær, sygdom....................... 47 A.11.2 Fravær, barsel........................ 48 A.11.3 Fravær, barns første sygedag................ 48 A.11.4 Fravær, omsorgsdage.................... 48 A.11.5 Fravær, feriefridage..................... 48 A.11.6 Fravær med delvis betaling................. 48 A.11.7 Fravær uden betaling.................... 49 A.12 Fravær (timelønnede)........................ 49 A.12.1 Sygeløn........................... 49 A.12.2 Sygeferiegodtgørelse.................... 50 A.12.3 Løn ved barsel og sygdom................. 50 A.12.4 Barns første sygedag.................... 50 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 5 af 80

A.12.5 Omsorgsdage........................ 51 A.12.6 Feriefridage......................... 51 A.12.7 Feriefridagsgodtgørelse................... 51 A.12.8 Sygedagpenge....................... 52 A.13 Kompensation............................ 52 A.13.1 Ikke-afholdte feriefridage................. 52 A.13.2 Ikke-afholdte børnefridage................. 52 A.13.3 Ikke-afholdte omsorgsdage................. 52 A.14 Ledighed mv............................. 53 A.14.1 Dagpengegodtgørelse.................... 53 A.14.2 Hel G-dag.......................... 53 A.14.3 Halv G-dag......................... 53 A.15 Éngangsindindkomst........................ 54 A.15.1 Jubilæumsgratiale..................... 54 A.15.2 Fratrædelsesgodtgørelse.................. 54 A.15.3 Hædersgaver........................ 54 A.15.4 Naturalieydelse....................... 54 A.16 Honorarer mv............................. 55 A.16.1 Bestyrelseshonorar..................... 55 A.16.2 Tantieme.......................... 55 A.16.3 Honorar, AM-bidragspligtig................ 55 A.16.4 Honorar, AM-bidragsfrit.................. 55 A.16.5 A-indkomst, AM-bidragsfrit................ 56 A.17 Specielle skatteforhold....................... 56 A.17.1 Manuelt skattekort..................... 56 A.17.2 Forhøjet skattetræk..................... 56 A.17.3 Skattefradragsdage..................... 56 A.17.4 Forholdsmæssigt fradrag.................. 57 A.18 Diverse............................... 57 A.18.1 Løntimer.......................... 57 A.18.2 Arbejdssted ej virksomhedsadresse............ 57 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 6 af 80

A.18.3 Lønstatistik......................... 58 A.18.4 P-nummer.......................... 58 A.18.5 Sødage........................... 58 A.18.6 Bemærkning........................ 59 B Skattekort 60 B.1 Rekvisition af»eskattekort«.................... 60 B.1.1 Hvordan rekvirerer jeg»eskattekort«i praksis?...... 61 B.2 Indlæsning af»eskattekort«.................... 61 B.3 Problemer ved brug af»eskattekort«................ 62 B.4 Er»eSkattekort«obligatorisk?................... 62 C eindkomst 63 C.1 P-nummer.............................. 63 C.2 Løntimer.............................. 63 C.2.1 Kontrollabel arbejdstid................... 64 C.2.2 Ukontrollabel arbejdstid.................. 64 C.3 Bruttoindkomst........................... 65 C.4 Bruttoferieindkomst......................... 66 C.5 Opsparing til søgnehelligdage................... 66 C.6 Opsparing til feriefridage...................... 66 C.7 Barselsordning........................... 67 D ATP 68 E Ferie 69 E.1 Feriegodtgørelse.......................... 69 E.2 Ferietillæg.............................. 69 E.3 FerieKonto............................. 69 F Pension 70 F.1 Pensionaftale oplysninger...................... 70 F.2 Medarbejdere............................ 71 F.3 Lønoplysninger........................... 71 F.4 Tilmelding til pensionsindberetning via LetLøn.......... 72 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 7 af 80

G Lønstatistik 73 G.1 Personoplysninger (IP-koder).................... 73 G.2 Lønoplysninger (IL-koder)..................... 73 G.3 SpecialStatistik (IL-koder)..................... 73 H Kontoplan 74 I Bilag 77 I.1 Bilag genereret af Apanage..................... 77 I.1.1 Lønsedler.......................... 77 I.1.2 Bogføringsbilag...................... 77 I.1.3 Indberetningskvittering................... 77 I.1.4 Ferieoptjeningsbilag.................... 77 I.2 Bilag genereret af LetLøn...................... 78 I.2.1 Kontoudtog......................... 78 I.2.2 M-konto........................... 78 J Øreafrunding 79 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 8 af 80

1 Introduktion Denne brugervejledning er tænkt som en introduktion til anvendelsen af lønsystemet Apanage. en er således ikke tænkt som en udtømmende beskrivelse af hvordan Apanage fungerer. Lønsystemet Apanage er i stor udstrækning selvforklarende, men der kan især ved opstart være behov for denne brugervejledning som en yderligere hjælp til at komme i gang. Det er derfor tilrådeligt, at følge denne vejledning første gang Apanage anvendes. Desuden indeholder denne brugervejledning bagerst en check-liste, der bør gennemgås. 1.1 LetLøn og eindkomst Lønsystemet Apanage er designet, udviklet og godkendt specielt til at samarbejde med SKATs LetLøn. Det er derfor nødvendigt at blive tilsluttet indberetning til LetLøn for at kunne anvende Apanage. Når der indberettes til LetLøn bliver der også automatisk indberettet til eindkomst. Tilslutning til og anvendelse af LetLøn er gratis. Der findes links og telefonnummer til LetLøn på http://www.apanage.dk under menu-punktet Nyttige links. 2 Generelt 2.1 Opstart Installationen har oprettet et Start Menu Shortcut og et ikon på skrivebordet, med mindre dette aktivt er blevet fravalgt. Start Apanage ved (dobbelt)tryk på ikonet. Alternativt anvend shortcut et der findes på sædvanlig vis under Start Programmer, hvor der er tilføjet Apanage. Vælg Apanage og lønsystemet Apanage startes. 2.2 Mapper 2.2.1 Dokumenter De dokumenter som brugeren skal bruge som fx lønsedler og bogføringsbilag placeres med udgangspunkt i Apanage s dokumentmappe. Installationen har også oprettet denne dokumentmappe, typisk: MS Windows Vista / 7 C:\Users\<brugernavn>\Documents\Apanage Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 9 af 80

MS Windows XP C:\Dokumenter\Apanage Mac OS X /Users/<brugernavn>/Documents/Apanage Når der senere i denne brugervejledning angives mapper, er disse mapper placeret herunder. Teknisk oplysning. Apanage anvender miljøvariablen APANAGE_DOC til at bestemme placeringen af dokumentmappen. 2.2.2 Interne data Apanage anvender en mængde data internt. Disse data er placeres med udgangspunkt i Apanage s datamappe. Placeringen af datamappen afhænger af hvilket operativ system der anvendes: MS Windows Vista / 7 C:\Users\<brugernavn>\AppData\Roaming\Apanage MS Windows XP C:\Documents and Settings\<brugernavn>\Application Data\Apanage Mac OS X /Users/<brugernavn>/Library/Application Support/Apanage Herunder lægges alle informationer om virksomheder, medarbejdere mv., som anvendes internt af Apanage. Teknisk oplysning. Apanage anvender miljøvariablen APANAGE_DATA til at bestemme placeringen af datamappen. 2.3 Hjælpefunktioner Apanage har mange steder indbygget hjælp, i form af små vinduer med generelle beskrivelser. Desuden har mange knapper, indtastningsfelter og faner på faneblade tilknyttet en beskrivelse, de såkaldt værktøjstips. Værktøjstip fremkommer ved at placere peger-markøren over knappen, indtastningsfeltet eller fanen på fanebladet et øjeblik, uden at trykke. Værktøjstip, der normalt er usynlige, er en væsentlig hjælpekilde i Apanage og der er derfor vigtigt at blive fortrolig med hvordan denne facilitet fungerer. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 10 af 80

2.4 Fejlmeddelelser Når Apanage detekterer en fejlsituation, afgives et bip 1, og der vises en fejlmeddelelse. Meddelelsen er oftest også en god hjælp til hvad der skal gøres for at afhjælpe fejlen. Bemærk! Apanage giver normalt ikke beskeder når den udførte handling er gået godt. 1 For at der kan høres et bip, kræves naturligvis at lyden på computeren ikke er slået fra og volumen ikke er skruet helt ned. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 11 af 80

3 Faste oplysninger For at kunne beregne og indberette løn, er det nødvendigt at angive oplysninger om indberetter, virksomhed og personale. Af disse oplysninger er en stor del faste oplysninger, der ikke er direkte relateret til selve aflønningen. Disse oplysninger indtastes i fanebladene under Faste oplysninger. 3.1 Indberetter Første gang Apanage startes, vil du automatisk starte med fanebladet Indberetter under Faste oplysninger. Her udfyldes informationer om indberetter. Hvis der ikke angives nogen licensnøgle, har Apanage demo-funktionalitet, dvs. det er ikke muligt at foretage indberetninger m.v. Når der angives en gyldig licensnøgle, har Apanage den fulde funktionalitet. Det er ikke muligt at foretage lønoverførsel til medarbejdere via LetLøn. Apanage understøtter tilgengæld, at der kan foretages elektronisk lønoverførsel via PBS. Det er også muligt blot at vælge manuel udbetaling (hvilket er markeret som udgangspunkt). Blanketter til oprettelse af elektronisk lønoverførsel kan findes via http://www.apanage.dk Under LetLøn indberetning vælges hvilken indberetningsmetode og afhentningsmetode der ønskes anvendt. 3.1.1 Indberetningsmetode Web-upload Indberetningsmetoden Web-upload kræver mange manuelle processer. SFTP Indberetningsmetoden SFTP automatiserer indberetningen. Løsningen er ideel sammen med Apanage, men kan ikke anbefales pga. de helt urimelige omkostninger der er forbundet med oprettelsen.»den nemme«indberetningsmetoden»den nemme«automatiserer indberetningen. Løsningen er en automatiseret web-upload, der baserer sig på at Apanage er blevet instrueret om hvordan en bruger navigerer rundt på SKATs TastSelv Erhverv og efterligner dette. Sker der uforudsete ændringer på SKATs TastSelv Erhverv vil automatikken kunne fejle og det vil være nødvendigt at foretage manuel web-upload. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 12 af 80

3.1.2 Afhentningsmetode Web-upload Afhentningsmetoden Web-download kræver mange manuelle processer. SFTP Afhentningsmetoden SFTP automatiserer afhentningen af indberetningsstatus, indberetningskvittering og eskattekort. Løsningen er ideel sammen med Apanage, men kan ikke anbefales pga. de helt urimelige omkostninger der er forbundet med oprettelsen.»den nemme«indberetningsmetoden»den nemme«automatiserer indberetningen. Løsningen er en automatiseret web-download, der baserer sig på at Apanage er blevet instrueret om hvordan en bruger navigerer rundt på SKATs TastSelv Erhverv og efterligner dette. Sker der uforudsete ændringer på SKATs TastSelv Erhverv vil automatikken kunne fejle og det vil være nødvendigt at foretage manuel web-download. Bemærk! Indberetningstype er sat til Test som udgangspunkt. Dette skyldes at det anbefales at foretage en eller flere test-indberetninger, før systemet tages i brug til egentlige indberetninger. Hovedformålet med test-indberetninger er at sikre at kommunikationen med LetLønsystemet fungerer korrekt samt at give brugeren en fortrolighed i brugen af Apanage og LetLøn, i et miljø, hvor det er ufarligt at eksperimentere. Hvis lønoverførsel foretages via PBS, bør der også gennemføres en test-indberetning til PBS. Når systemet er klar til produktion, skal markeringen ændres til Produktion og de egentlige indberetninger kan påbegyndes. Når oplysningerne er udfyldt, gemmes disse ved at trykke på Gem. 3.2 Virksomheder Når Indberetter er udfyldt, skal der tilknyttes en virksomhed, eller for lønservicebureauer flere virksomheder. Når informationen for en virksomhed er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj virksomheden. Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for virksomheden, gøres dette under fanebladet Om virksomheden for den enkelte virksomhed. Lønservicebureauer skal gentage proceduren for hver virksomhed, der skal tilknyttes. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 13 af 80

3.3 Pensionsaftaler Når virksomheden er oprettet, kan der oprettes en eller flere pensionsaftaler. (Ikke understøttet af Apanage Lite ) En pensionsaftale kan typisk være en arbejdsmarkedspension. Hvilke felter der skal udfyldes og værdierne er afhængig af pensionsaftalen med pensionsinstituttet. Oplysningerne fremgår af aftalen med pensionsinstituttet, ellers kontakt pensionsinstituttet for vejledning. Når informationen for en pensionsaftale er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj pensionsaftalen. Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for pensionsaftalen, gøres dette under fanebladet for den enkelte pensionsaftale. Beskæftiger virksomheder medarbejdere med forskellige pensionsaftaler, oprettes flere pensionsaftaler ved at gentage proceduren. Læs også appendix F Pension, samt F.4 Tilmelding til pensionsindberetning via LetLøn. 3.4 Personalegrupper Når virksomheden er oprettet, skal der oprettes en eller flere personalegrupper. En personalegruppe kan typisk dække over en gruppe af medarbejdere med samme ansættelsesforhold eller overenskomst. Normalt er det ikke nødvendigt at angive oplysninger om Ferieret, Feriegodtgørelse samt Ferietillæg, med mindre ferielovensbestemmelser er fraveget ved kollektiv overenskomst. Når informationen for en personalegruppe er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj personalegruppen. Er personalegruppen omfattet af Søgnehelligdagsgodtgørelse, markeres dette og de ekstra felter udfyldes. (Ikke understøttet af Apanage Lite ) Er personalegruppen omfattet af en Fritvalgsordning, markeres dette og de ekstra felter udfyldes. (Ikke understøttet af Apanage Lite ) Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for personalegruppen, gøres dette under fanebladet for den enkelte personalegruppe. Beskæftiger virksomheder medarbejdere med forskellige ansættelsesforhold eller overenskomster, oprettes flere personalegrupper ved at gentage proceduren. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 14 af 80

3.5 Medarbejdere Når én eller flere personalegrupper er oprettet, oprettes medarbejdere. Normalt skal der for en medarbejder angives CPR nr., men hvis dette ikke er muligt, skal personens fødselsdato og køn angives. Lønsedlerne kan leveres til medarbejderen i form af papir eller tilsendes som en pdf-fil på e-mail. Anvendes e-mail, bør disse krypteres, da lønsedlerne indeholder personfølsom information. Bemærk! Under Ansættelses oplysninger skal angives et unikt løn nr. Løn nr. kan ikke efterfølgende ændres eller genbruges. Ligeledes kan den valgte knytningen til Personalegruppe heller ikke ændres når først medarbejderen er blevet oprettet. Lønstatistik anvendes kun af virksomheder over en vis størrelse eller hvis virksomheden er udtaget til at indberette lønstatistik. Skal der indberettes lønstatistik, skal Lønstatistik markeres og der vil fremkomme en række lønstatistik relaterede felter. Se også appendix G Lønstatistik. Da virksomheden automatisk ved tilmelding til LetLøn får abonnement på elektronisk skattekort,»eskattekort«, hos SKAT, modtages disse løbende fra LetLøn og skattekort oplysningerne skal ikke angives manuelt, men indlæses elektronisk under fanebladet Lønbehandling. Hvis virksomheden af en eller anden årsag ønsker eller er nødt til dette, kan oplysningerne på skattekortet angives manuelt. Anvendes hovedkort, skal alle felterne for fradrag angives. Desuden skal trækprocenten angives. Angives trækprocenten ikke, anvendes standard trækprocenten og fradragene skal sættes til 0. Se også appendix B Skattekort. Hvis medarbejderen er omfattet af en pensionsordning, skal Pensionsoplysninger markeres og oplysninger angives i henhold til aftalen med pensionsinstituttet. Hvis medarbejderen ikke er omfattet af en pensionsordning, markeres Pensionsoplysninger ikke. Når de relevante oplysninger om medarbejderen er indtastet under fanebladet Opret, gemmes disse ved at trykke på Tilføj medarbejderen. Skal der senere foretages ændringer af de faste oplysninger for medarbejderen, gøres dette under fanebladet for den enkelte medarbejder. Her er det også muligt at indlægge oplysninger om optjent ferie og søgnehelligdagsgodtgørelse, ved at trykke på knappen Status oplysninger. Se også kapitel 4.1 Status oplysninger. Når en medarbejder er fratrådt og dette er registreret hos LetLøn, kan medarbejderen, efter en periode, slettes 2 fra listen over medarbejdere, ved at trykke på Slet medarbejderen. 2 Informationerne om medarbejderen slettes ikke fra databasen, blot er medarbejderen ikke synlig i Apanage fremover. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 15 af 80

For medarbejdere der er nyoprettede eller hvor medarbejder oplysninger er blevet ændret og gemt, vil oplysningerne blive indberettet automatisk til LetLøn første gang der indberettes oplysninger for virksomheden. Se også kapitel 4 Periodiske oplysninger. 3.6 Kontoplan Udover bogføringsbilag kan Apanage exportere filer der direkte kan importeres i regneark eller regnskabsprogrammer. Det er muligt at exportere et xml-format og et csv-format. Som udgangspunkt er ingen af disse markeret og dermed heller ikke nogen export af filer fra Apanage. Apanage har indbygget en standard kontoplan 3, der kan tilpasses med egne kontonumre og tekster. Det er kun de elementer der har angivet et kontonummer, der kommer med i export-filerne. Hvis der fjernes elementer i forhold til standard kontoplan, ved at kontonumrene fjernes, er der risiko for at afstemningen ikke passer. Det sidste element i kontoplanen Konteringsdifference vil angive en eventuel difference. Ved altid at have dette element i kontoplanen, er det meget hurtigt at afsløre eventuelle fejl. Elementet udskrives ikke, hvis der ikke er nogen difference. Konteringsfilerne fremstilles først når overførslen til LetLøn godkendes. 3 Standard kontoplanen er også beskrevet og vist i appendix H Kontoplan Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 16 af 80

4 Periodiske oplysninger Når information om virksomheder og personale er indtastet under Faste oplysninger, bliver det muligt at angive oplysninger, der berører en bestemt lønperiode for den enkelte virksomhed, personalegruppe og medarbejder. De periodiske oplysninger er opbygget hierarkisk med den enkelte virksomhed øverst og nederst den enkelte medarbejder. På hvert niveau angives, ved afkrydsning, om virksomheden, personalegruppen og medarbejderen skal indgå i den forestående lønbehandling. Afkrydsningen er hierarkisk, således at der skal være afkrydset på højere niveau, før afkrydsning på lavere niveau kommer i betragtning. En afkrydsning på virksomhedsniveau, vil medføre indberetning til LetLøn af faste oplysninger, for de medarbejdere der er blevet oprettet eller hvor de faste oplysninger er blevet ændret siden seneste godkendte indberetning for virksomheden. En afkrydsning kun på virksomhedsniveau giver således bl.a. mulighed for at bestille elektroniske skattekort for medarbejdere, inden den egentlige lønberegning, hvor skattekortoplysningerne skal anvendes. Når oplysningerne om medarbejdernes løn gemmes, afkrydser Apanage automatisk for indberetning på de højere niveauer. Typisk vil et lønservicebureau lave lønbehandling for én virksomhed ad gangen og typisk for én eller flere personalegrupper under virksomheden, der har sammenfaldende lønperiode. Typisk vil timelønnede med en 14-dages lønperiode ikke blive indberettet samtidigt med funktionærer/fastlønnede med måneden som lønperiode. Apanage giver selv et kvalificeret bud på hvilken lønperiode, der indberettes for, baseret på de faste oplysninger der er gemt om den enkelte personalegruppe. Er det første gang, der skal angives lønoplysninger for en medarbejder, er det nødvendigt at vælge et eller flere lønelementer fra listen af lønelementer, der fremkommer ved at trykke på feltet under medarbejderens navn. Skal der angives flere informationer, kan der dannes flere linier ved at trykke på den grønne pil til højre. Skal der slettes linier, gøres dette ved at trykke på skraldespanden til venstre. Har der tidligere været angivet lønoplysninger, kan disse oplysninger anvendes som grundlag for den nye lønbehandling, ved øverst på siden, at trykke på: Udfyld med senest gemte lønoplysninger Husk, at det kun er de medarbejdere, der er afkrydsede, der vil indgå i den efterfølgende lønbehandlingen. Når alle oplysninger for medarbejderne er angivet, gemmes disse ved at trykke på Gem. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 17 af 80

Du skal også trykke på Gem, selvom alle oplysningerne er hentet ved at trykke på Udfyld med senest gemte lønoplysninger. Der skiftes mellem de forskellige virksomheder og personalegrupper ved at trykke på navnet i fanebladet. Trykkes på afkrydsningsfeltet, skiftes kun mellem om der skal indberettes for virksomheden/personalegruppen eller ej. 4.1 Status oplysninger Ved at trykke på Status oplysninger, fremkommer mulighed for at se og eventuelt ændre oplysninger om ferie, søgnehelligdagsgodtgørelse og fritvalgsordning. Fanebladene Søgnehelligdagsgodtgørelse og Fritvalgsordning fremkommer kun hvis medarbejderen tilhører en personalegruppe der er omfattet af disse. Under fanebladet Ferieoplysninger, kan ses og eventuelt ændres på de oplysninger om ferie, der er registreret for den enkelte medarbejder. Normalt, når virksomheden starter med at anvende Apanage, vil det være nødvendigt at indtaste oplysningerne for de forudgående et eller to optjeningsår 4 og indeværende optjeningsår. Det er dog normalt ikke nødvendigt at angive oplysninger, hvis medarbejderen er nyansat, med mindre der er overført ferie fra tidligere beskæftigelse. Under fanebladet Søgnehelligdagsgodtgørelse, kan ses og eventuelt ændres på de oplysninger om søgnehelligdagsgodtgørelse, der er registreret for den enkelte medarbejder. Det kan typisk være nødvendigt at tilpasse oplysningerne, hvis virksomheden er gået over til anvendelse af Apanage i løbet af indkomståret. Under fanebladet Fritvalgsordning, kan ses saldi for selvvalgt summationsperiode og eventuelt justere det opsparede beløb, der er registreret for den enkelte medarbejder. Det kan typisk være nødvendigt at tilpasse oplysningerne, hvis virksomheden har fra et andet lønsystem til anvendelse af Apanage. Herefter opsummerer Apanage selv status oplysningerne efter hver godkendt lønbehandling 5. 4.2 Vis»eSkattekort«Ved at trykke på Vis»eSkattekort«, fremkommer et vindue med oplysninger om det aktuelle»eskattekort«. Hvilket»eSkattekort«der vises, bestemmes ud fra beskatningsdatoen. For forudlønnede er beskatningsdatoen lønperiodens startdato. For bagudlønnede er det dispositionsdatoen, der er beskatningsdatoen. 4 Hvis starten på anvendelsen af Apanage er før 1. maj, skal der indtastes oplysninger for de to foregående optjeningsår 5 Lønbehandlingen er først godkendt når der er modtaget Indberetningsstatus og eventuel Indberetningskvittering fra LetLøn og overførslen er godkendt ved at trykke på Overførslen til LetLøn godkendt. Se kapitel 5.7 Godkend overførsel Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 18 af 80

5 Lønbehandling Under fanebladet Lønbehandling foretages beregning af lønsedler, indberetning og overførsler. Apanage flytter fokus mellem de enkelte knapper, så hvis man er i tvivl om næste skridt, har Apanage allerede givet et kvalificeret bud. Dette automatiske skift af fokus, gør det også muligt, i mange tilfælde, blot at trykke på Enter, for at udføre næste skridt i lønbehandlingen. For at kunne beregne lønsedler, skal du under Periodiske oplysninger huske at afkrydse de virksomheder, personalegrupper og medarbejdere, der skal indgå i beregningen. 5.1 Beregning af lønsedler Tryk på Beregn lønsedler Hvis der ikke er markeret nogen virksomheder, vil der blive vist en fejlmeddelelse. Hvis der er afkrydset på virksomhedsniveau, vil der blive foretaget indberetning af faste oplysninger, for de medarbejdere der er blevet oprettet eller hvor de faste oplysninger er blevet ændret siden seneste godkendte indberetning for virksomheden. Dette giver bl.a. mulighed for at bestille elektroniske skattekort,»eskattekort«, for nyoprettede medarbejdere, inden den egentlige lønberegning, hvor skattekortoplysningerne skal anvendes. Se også 5.10 Indlæsning af»eskattekort«angiver Apanage er der er fundet fejl under beregningen af lønsedlerne, skal fejlene findes og rettes. Apanage viser kun én fejl ad gangen. Har Apanage detekteret fejl, kan der således være flere fejl end den ene der er vist i statuslinien. Når der er beregnet lønsedler, skal disse kontrolleres. Lønsedlerne ligger som pdffil i mappen lønsedler og har tidsstemplet <hovedindberetningsid> som filnavn. Filen åbnes vha. en PDF-fremviser som fx Adobe Acrobat Reader, der kan hentes gratis på Internettet. Hvis der under Indstillinger Hjælpeværktøjer er angivet en gyldig placering af en PDF-fremviser, vises lønsedlerne automatisk umiddelbart efter lønberegningen. Hvis der ved kontrollen af lønsedlerne er fundet fejl, skal disse fejl rettes og der skal beregnes lønsedler på ny. Samtidigt med fremstilling af lønsedlerne, er der også blevet fremstillet bogføringsbilag. Bogføringsbilagene er placeret under den enkelte virksomhed. Bogføringsbilagene ligger som pdf-fil i mappen bogføringsbilag\<se-nr > og har tidsstemplet <hovedindberetningsid> som filnavn. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 19 af 80

5.2 Godkendelse af lønberegning Når lønsedlerne er korrekte, skal disse godkendes 6 og der bliver genereret en fil til overførsel til LetLøn. Filen findes som txt-fil i mappen udbakke og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Hvis der under Indberetter er valgt lønoverførsel via PBS, vil der samtidigt med genereringen af filen til LetLøn, blive genereret en fil til overførsel til PBS. 5.3 Overførsel af lønoplysninger Ved tryk på Godkend lønberegning, vil der samtidigt starte et værktøj til overførsel 7 af indberetningen. Værktøjet der startes er afhængigt af valgt indberetningsmetode under Faste oplysninger Indberetter. Web-upload Anvendes web-upload, logges på LetLøn, vælg: Indberette/forespørge på eindkomst/letløn Indberet lønoplysninger - filupload og derfra foretages manuelt upload af txt-filen med filnavnet <hovedindberetningsid> fra mappen udbakke. SFTP Indberetningsfilen overføres ved hjælp af en sftp-forbindelse. Ved at trykke på Godkend lønberegning startes SCP-klienten. Angiv adgangskode (passphrase) til LetLøn. Indberetningsfilen overføres automatisk til LetLøn.»Den nemme«indberetningsfilen overføres ved hjælp af en https-forbindelse. Ved at trykke på Godkend lønberegning åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn. Log på TastSelv Erhverv. Indberetningsfilen overføres automatisk til LetLøn. 6 Godkendelse kan kun gennemføres, hvis der er anvendt en gyldig licensnøgle eller hvis Apanage Lite anvendes. 7 Det kræves tillige, at der under Indstillinger Hjælpeværktøjer er angivet en gyldig information til brug for opstart af værktøjet. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 20 af 80

5.4 Læs status Ved afhentningsmetode»web-download«og»den nemme«når indberetningsfilen er modtaget og behandlet, fremstiller LetLøn indberetningsstatus til afhentning. Web-download»Den nemme«ved at trykke på Hent åbnes pålogningssiden hos LetLøn i en webbrowser. Filen Status_på_indberetning.txt downloades og placeres manuelt i mappen indbakke. Når filen med indberetningsstatus 8 er placeret i mappen indbakke, læses og vises denne automatisk 9 eller ved at trykke på Læs og vis. Ved at trykke på Hent åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn.»Status på indberetning«downloades og placeres automatisk i mappen indbakke. Indberetningsstatus indlæses normalt automatisk efter den er afhentet hos LetLøn. 5.5 Læs kvittering Ved afhentningsmetode»web-download«og»den nemme«ud over indberetningsstatus, fremstiller LetLøn indberetningskvittering til afhentning. Web-download Ved at trykke på Hent åbnes pålogningssiden hos LetLøn i en webbrowser. 8 LetLøn har gennem tiden navngivet filen på forskellig vis. I skrivende stund er navnet på filen med indberetningsstatus Status_på_indberetning.txt 9 Hvis der placeres en Indberetningsstatus fil i Apanage s indbakke indenfor ca. 20 minutter efter der blev trykket på Godkend lønberegning, vil filen automatisk blive indlæst og vist. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 21 af 80

»Den nemme«filen Indberetningskvittering.txt downloades og placeres manuelt i mappen indbakke. Når filen Indberetningskvittering.txt er placeret i mappen indbakke, læses og vises denne automatisk 10 eller ved at trykke på Læs og vis. Ved at trykke på Hent åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn.»Indberetningskvittering«downloades og placeres automatisk i mappen indbakke. Indberetningskvitteringen indlæses normalt automatisk efter den er afhentet hos LetLøn. Apanage fremstiller samtidigt en pdf-fil, der placeres i mappen kvitteringer og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Denne kan anvendes som supplement til bogføringsbilag. 5.6 Hent meddelelser fra LetLøn Kun ved afhentningsmetode:»sftp«når indberetningsfilen er modtaget og behandlet, fremstiller LetLøn meddelelser til afhentning. Ved at trykke på Hent startes SCP-klienten. Angiv adgangskode (passphrase) til LetLøn. Filerne med indberetingstatus og indberetningskvittering downloades og placeres automatisk i nyoprettede mapper. Filerne indlæses og vises herefter automatisk i Apanage. Ved indlæsning af en indberetningskvittering, fremstiller Apanage samtidigt en pdf-fil, der placeres i mappen kvitteringer og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Denne kan anvendes som supplement til bogføringsbilag. 10 Hvis der placeres en Indberetningskvitterings fil i Apanage s indbakke indenfor ca. 20 minutter efter der blev trykket på Godkend lønberegning eller indenfor ca. 10 minutter efter der blev trykket på Hent, vil filen automatisk blive indlæst og vist. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 22 af 80

5.7 Godkend overførsel Hvis der ikke blev detekteret fejl under behandlingen hos LetLøn, skal overførslen godkendes ved at trykke på Overførslen til LetLøn godkendt. Herved opdateres databasen i Apanage med de oplysninger, der er blevet indberettet. Det er også på dette tidspunkt data for indkomståret og ferieåret mv. opsummeres. Hvis det under Kontoplan er markeret, at der skal fremstilles export-filer, fremstilles disse ud fra gældende kontoplan. Export-filerne fremstilles også selvom overførslen eventuelt allerede er godkendt. Herved gives der mulighed for at korrigere kontoplanen og få fremstillet nye export-filer. Filerne placeres i samme mappe som bogføringsbilagene, blot som xml- eller csv-fil, afhængigt af valgene under opsætningen af kontoplanen. Vigtigt! Hvis der ikke bliver trykket på Overførslen til LetLøn godkendt, har der set fra Apanage ikke været foretaget en lønindberetning. Dette vil medføre en uoverensstemmelse, da der er foretaget indberetning til myndighederne. Det er derfor yderst vigtigt at godkende overførslen. Forsøges overførslen godkendt flere gange, vil der fremkomme en besked om, at overførslen allerede er godkendt. 5.8 Tilbageførsel af indberetning Hvis det skulle vise sig nødvendigt at tilbageføre en indberetning, enten fordi den i Indberetningsstatus blev markeret som Delvis afvist, eller hvis der er opdaget fejlagtige oplysninger efter overførsel og godkendelse, så skal der i feltet Hovedreferenceid angives hovedindberetningsid for den indberetning, der ønskes tilbageført. (Hvis indberetningen er delvis afvist, vil feltet allerede være udfyldt af Apanage.) Advarsel! Tilbageførsel må aldrig foretages direkte på SKAT/LetLøns hjemmeside, da information om tilbageførsel ikke kommer tilbage til Apanage og dermed heller aldrig bliver registreret. Lønsystemet vil således gå ud af synkronisering med hensyn til hvilke informationer der er indberettet! Ved at trykke på Samlet tilbageførsel, fremstilles en ny indberetningsfil til Let- Løn, der overføres til LetLøn og håndteres på samme vis som hvis det var en normal indberetning. Hvis indberetningen er blevet godkendt og det opdages, at det er nødvendigt at tilbageføre indberetningen for enkelte medarbejdere, kan dette gøres ved at trykke på Individuel tilbageførsel. Herved fremkommer et nyt vindue, hvor de medarbejdere, for hvilke indberetningen ønskes tilbageført, markeres. Når medarbejderne er markeret, trykkes på Fremstil individuel tilbageførsel. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 23 af 80

Bemærk! Individuel tilbageførsel tilbagefører kun på personniveau. Tilbageførsel af Nulindberetning kan ikke foretages med Individuel tilbageførsel. 5.9 Lønoverførsel Hvis overførselsmetoden er valgt til Ingen (manuelt), skal lønnen udbetales/overføres til medarbejderne manuelt. Hvis der er valgt lønoverførsel via PBS, skal der overføres en fil til PBS 11. Filen findes som pbs-fil i mappen udbakke og har <hovedindberetningsid> som filnavn. 5.9.1 PBS chipkort baseret lønoverførsel (https) Den ukrypterede fil overføres ved hjælp af web-upload via chipkort baseret krypteret dataoverførsel. Hvorledes chipkortet installeres og anvendes henvises til http://www.apanage.dk under menu-punktet Kom godt i gang... samt til dokumentationen fra PBS. 5.9.2 PBS nøgle baseret lønoverførsel (sftp) Overførselsmetoden anbefales og er ideel sammen med Apanage. Den ukrypterede fil overføres ved hjælp af en sftp-forbindelse med nøgle baseret krypteret dataoverførsel. Under en standard installation af Apanage blev der installeret værktøjet pscp, der er en SCP-klient, der anvendes til at etablere sftp-forbindelsen og foretage overførslen. Værktøjet startes ved at trykke på Send for at sende filen til PBS. Efterfølgende hentes kvitteringsfiler 12 fra PBS ved at trykke på Hent. Der skal i begge tilfælde angives adgangskode (passphrase) til PBS. Kvitteringens indhold vises automatisk 13 eller ved tryk på Læs og vis. Hvis feltet med navnet på PBS kvitterings fil er tomt, vil første tryk på Læs og vis udfylde feltet med navnet på nyeste kvitteringsfil. Efterfølgende tryk på Læs og vis viser indholdet af kvitteringsfilen. 11 Inden der første gang overføres løn via PBS, bør der aftales og gennemføres en test med PBS. Under Indberetter skal Indberetning være sat til Test før lønberegningen og filen til PBS fremstilles og testen gennemføres. 12 Kvitteringsfiler er typisk tilgængelige et par minutter efter lønoverførslen er sendt til PBS, men der kan også gå adskillige timer! Det er derfor en god ide, at være opmærksom på, under selve fil-overførslen, om der er blevet indikeret fejl. 13 Hvis der placeres PBS kvitteringsfiler (OS1) i Apanage s indbakke indenfor ca. 10 minutter efter der blev trykket på Hent, vil filen(erne) automatisk blive indlæst og vist. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 24 af 80

5.10 Indlæsning af»eskattekort«når der pr. e-mail modtages meddelelse om at der er»eskattekort«til afhentning, hentes disse ved under»eskattekort«at trykke på Hent. Afhentning af»eskattekort«afhænger af hvilken afhentningsmetode der er valgt under Faste oplysninger Indberetter Bemærk! Hvis de»eskattekort«der forsøges indlæst ikke er rekvireret af Apanage, vil både automatisk og manuel indlæsningen af»eskattekort«med stor sandsynlighed fejle med en dekodningsfejl, da rekvisitionen lavet af Apanage indeholder referenceinformation, som skal være med i de modtagne skattekort for at kunne anvendes i Apanage. 5.10.1 Web-download Ved at trykke på Hent åbnes pålogningssiden hos LetLøn. (Hold peger-markøren over knappen og læs vejledningen til hvordan filen med»eskattekort«hentes.) Filen Skattekort.xml eller Skattekort001.txt downloades og placeres manuelt i mappen indbakke. De elektroniske skattekort indlæses automatisk 14 eller ved at trykke på Indlæs. Hvis der detekteres fejl under indlæsningen af»eskattekort«skal disse fejl undersøges. Se også appendix B Skattekort. 5.10.2 SFTP Ved at trykke på Hent startes SCP-klienten. Der angives adgangskode til LetLøn. Filer med skattekort downloades og placeres automatisk i nyoprettede mapper. Filer, nyere end seneste indlæste 15, indlæses automatisk. Hvis der detekteres fejl under indlæsningen af»eskattekort«skal disse fejl undersøges. Se også appendix B Skattekort. 5.10.3»Den nemme«ved at trykke på Hent åbner Apanage automatisk en forbindelse til LetLøn. Nye»eSkattekort«hentes og placeres automatisk i Apanage s indbakke. 14 Hvis der placeres en Skattekort.xml eller Skattekort001.txt fil i Apanage s indbakke indenfor ca. 10 minutter efter der blev trykket på Hent, vil filen automatisk blive indlæst. 15 Hentes»eSkattekort«en ekstra gang indenfor 10 minutter, vil Apanage indlæse alle skattekort der blev hentet, både de gamle og nye. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 25 af 80

»eskattekortene«indlæses normalt automatisk efter de er afhentet hos LetLøn. Filer med skattekort downloades og placeres automatisk i nyoprettede mapper. Hvis der detekteres fejl under indlæsningen af»eskattekort«skal disse fejl undersøges. Se også appendix B Skattekort. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 26 af 80

A Lønelementer Lønelementerne er i videst mulig omfang afstemt med begreberne anvendt i SKATs LønLeksikon. LønLeksikonet kan hentes gratis via http://www.apanage.dk/links/ Det anbefales at LønLeksikonet konsulteres, hvis der er tvivl om hvorledes lønelementerne kan eller må anvendes. Det skal dog bemærkes, at ikke alle lønelementer kan slås op i LønLeksikonet. A.1 Løn A.1.1 Grundløn Angivelse af løn som beløb. Ferieberettiget løn Fungerer på samme måde som Almindelig løn, kun benævnelsen angivet på lønsedlerne er forskellige. A.1.2 Almindelig løn Angivelse af løn som beløb. Ferieberettiget løn Fungerer på samme måde som Grundløn, kun benævnelsen angivet på lønsedlerne er forskellige. A.1.3 Normaltimer sats Angivelse af normaltimer, som timetal og sats. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for timelønnede medarbejdere. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 27 af 80

Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn A.1.4 Overarbejdstimer sats Angivelse af overarbejde, som timetal og overarbejdssats. Overarbejdssatsen udfyldes automatisk med Timeløn (normaltimesats) med tillæg af Overarbejdstillæg, hvis disse er angivet under de faste medarbejder oplysninger. Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0036/IL0037) Bemærk! I forbindelse med beregningen af lønstatistik oplysninger IL0036 beregnes overtidstillæget som differencen mellem overarbejdssats og timelønnen angivet under de faste medarbejder oplysninger. A.1.5 Overarbejdstimer sats2 Angivelse af overarbejde, som timetal og overarbejdssats. Overarbejdssatsen udfyldes automatisk med Timeløn (normaltimesats) med tillæg af Overarbejdstillæg-2, hvis disse er angivet under de faste medarbejder oplysninger. Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 28 af 80

Lønstatistik (IL0036/IL0037) Bemærk! I forbindelse med beregningen af lønstatistik oplysninger IL0036 beregnes overtidstillæget som differencen mellem overarbejdssats og timelønnen angivet under de faste medarbejder oplysninger. A.1.6 Lønmosaik Angivelse af en egendefineret lønmosaik. Dette lønelement kan typisk anvendes for medarbejdere med løn der består af forskellige satser som fx ved vagtordninger. Løntimer ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Løn beregnet ud fra en lønmosaik bliver betragtet som normaltimer. A.1.7 Månedsløn Angivelse af månedsløn. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for funktionærer/fastlønnede. Ferieberettiget løn Der bør altid angives den aftalte månedsløn. Hvis medarbejderen holder ferie (angivet vha. lønelementet Ferieafholdelse ), men ikke har optjent ferie, vil der automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Tilsvarende reduceres lønnen hvis medarbejderen har fravær med delvis eller ingen betaling (lønelementerne Fravær med delvis betaling og Fravær uden betaling ). Skal der af andre årsager reduceres i månedslønnen, kan dette fx gøres ved samtidigt, at anvende lønelementet Personligt tillæg og angive et negativt beløb. Dette kan yderligere kombineres med lønelementet Bemærkning, hvor en forklaring af beløbet kan angives. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 29 af 80

A.1.8 Månedsløn efter skalatrin Angivelse af månedsløn efter skalatrin, som skalatrin og eventuelt beskæftigelsesgrad. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for funktionærer/fastlønnede ansat i offentlig virksomhed der aflønner efter løntabellen under Indstillinger Løntabeller Statens løntabel. Ferieberettiget løn Hvis medarbejderen holder ferie (angivet vha. lønelementet Ferieafholdelse ), men ikke har optjent ferie, vil der automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Tilsvarende reduceres lønnen hvis medarbejderen har fravær med delvis eller ingen betaling (lønelementerne Fravær med delvis betaling og Fravær uden betaling ). Skal der af andre årsager reduceres i månedslønnen, kan dette fx gøres ved samtidigt, at anvende lønelementet Personligt tillæg og angive et negativt beløb. Dette kan yderligere kombineres med lønelementet Bemærkning, hvor en forklaring af beløbet kan angives. A.1.9 Månedsløn efter løntrin Angivelse af månedsløn efter løntrin, som løntrin og eventuelt beskæftigelsesgrad. Dette lønelement vil typisk blive anvendt for funktionærer/fastlønnede ansat i offentlig virksomhed der aflønner efter et af løntabellerne under Indstillinger Løntabeller KTO s løntabeller. Ferieberettiget løn Hvis medarbejderen holder ferie (angivet vha. lønelementet Ferieafholdelse ), men ikke har optjent ferie, vil der automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 30 af 80

Tilsvarende reduceres lønnen hvis medarbejderen har fravær med delvis eller ingen betaling (lønelementerne Fravær med delvis betaling og Fravær uden betaling ). Skal der af andre årsager reduceres i månedslønnen, kan dette fx gøres ved samtidigt, at anvende lønelementet Personligt tillæg og angive et negativt beløb. Dette kan yderligere kombineres med lønelementet Bemærkning, hvor en forklaring af beløbet kan angives. A.2 Løntillæg A.2.1 Personligt tillæg Angivelse af personligt tillæg som beløb. Ferieberettiget løn A.2.2 Provision Angivelse af provision som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) A.2.3 Provision enheder sats Angivelse af provision med beskrivelse samt enheder og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 31 af 80

A.2.4 Akkord tillæg Angivelse af akkord tillæg som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) A.2.5 Akkord tillæg sats Angivelse af akkord tillæg som timetal og tillægssats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) Akkord tillæg er tillæg til den normal løn. A.2.6 Bonus Angivelse af bonus som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) A.2.7 Bonus timer sats Angivelse af bonus som timetal og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0132) Bonus er tillæg til den normal løn. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 32 af 80

A.2.8 Genetillæg sats Angivelse af genetillæg med beskrivelse samt timetal og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0035) Genetillæg er tillæg til den normal løn. Genetillæg er en fællesbetegnelse for en række tillæg, der teknisk behandles på samme måde i forbindelse med beskatning, pension og lønstatistik. Genetillæg kan være smudstillæg, skurtillæg, vagttillæg, udkaldstillæg osv. Det er muligt at angive en beskrivelse som vil fremgå på lønsedlen. A.2.9 Køretid km sats Angivelse af køretid som kilometertal og sats. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0035) Køretid er betaling for kørsel udenfor den aftalte arbejdstid. A.2.10 Lønefterbetaling Angivelse af lønefterbetaling som beløb. Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0332) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 33 af 80

A.2.11 Lønforskud Angivelse af lønforskud som beløb. Ferieberettiget løn Hvis der udbetales lønforskud i en lønperiode, vil arbejdsgiveren typisk fratrække beløbet i den eller de efterfølgende lønperioder, ved at angive et negativt lønforskud. Dette sker ikke pr. automatik i Apanage. A.2.12 Andre løntillæg Angivelse af andre løntillæg med beskrivelse samt beløb. Ferieberettiget løn Lønelementet bør normalt kun anvendes, hvis der ikke findes andre specifikke lønelementer, der er dækkende. A.2.13 Andre løntillæg, timer sats Angivelse af andre løntillæg med beskrivelse samt timetal og sats. Ferieberettiget løn Lønelementet bør normalt kun anvendes, hvis der ikke findes andre specifikke lønelementer, der er dækkende. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 34 af 80

A.3 Afspadsering A.3.1 Hensættelse til senere afspadsering Angivelse af overarbejdstimer, der hensættes til senere afspadsering, som timetal og afspadseringsfaktor. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0210) (timetallet fratrækkes) Lønstatistik (IL0037) (hensatte timer og beløb fratrækkes) A.3.2 Afholdt afspadsering Angivelse af afholdt afspadsering som timetal. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0210) Lønstatistik (IL0037) A.4 Ferie A.4.1 Ferieafholdelse Angivelse af ferieafholdelse som ferieår og antallet af feriedage. Anvendes for både timelønnede og funktionærer/fastlønnede i lønperioden, hvor der afholdes ferie. Hvis lønperioden og ferieperioden strækker sig over to ferieår, kan det være nødvendigt at angive ferieafholdelse to gange, én gang for hvert ferieår. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 35 af 80

Ferieberettiget løn (Se nedenstående) Lønstatistik (IL0026) (Se nedenstående) Bemærk! For en medarbejder med ferieform Feriegodtgørelse reduceres periodens fradrag. Apanage udbetaler ikke feriegodtgørelsen. Feriegodtgørelsen udbetales enten fra FerieKonto eller den der, efter kollektiv overenskomst administrerer feriegodtgørelse. Den ferieberettigede løn reduceres i henhold til Ferieloven 8, stk. 2. og 26, stk. 3. For en medarbejder med Løn under ferie og ferietillæg, der ikke har optjent nok ret til betalt ferie, til at dække antallet af afholdte feriedage, samt for funktionærer/- fastlønnede der har valgt ferieform Feriegodtgørelse, reduceres der i lønudbetalingen i henhold til Ferieloven 8, stk. 2. For funktionærer/fastlønnede påvirker antallet af afholdte feriedage uden løn lønstatistik (IL0026). A.4.2 Ej optjente feriedage Angivelse af ej optjente feriedage. Angiv antallet af feriedage, der ikke optjenes ret til betaling for, som følge af sygdom, orlov, strejke, lockout mv. i lønperioden Jævnfør Ferieloven 7, stk. 2-4. Ej optjente feriedage (Status oplysninger) Bemærk! Visse lønelementer kræver at der også angives Ej optjente feriedage. Normalt er antallet af Ej optjente feriedage 0,07 dag pr. fraværsdag, ved ret til 25 dages ferie om året. A.4.3 Feriegodtgørelse ved fratrædelse Angivelse af feriegodtgørelse ved fratrædelse med manuel angivelse af feriedage og feriegodtgørelse eller automatisk beregning. Anvendes kun for funktionærer/fastlønnede der fratræder. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 36 af 80

Lønstatistik (IL0025) A.4.4 Justering af ferieberettiget løn Angivelse af justering af ferieberetiget løn som beløb (både positive og negative beløb kan angives). Ferieberettiget løn Normalt kan Apanage beregne den ferieberettigede løn ud fra de angivne lønelementer og de generelle regler i ferieloven. Ved kollektiv overenskomst kan der være fastsat andre regler for hvilke lønelementer der er eller ikke er ferieberettigede. Det kan derfor være nødvendigt at justere den automatisk beregnede ferieberettigede løn. Justering af ferieberettiget løn fremgår ikke som særskilt information på lønsedlerne. Ønskes særskilt information, angiv dette vha. lønelementet Bemærkning. A.5 Søgnehelligdage A.5.1 SH-optjening Angivelse af søgnehelligdagsoptjening som procentsats. Der må kun angives SH-optjening for medarbejdere, der ikke får løn under ferie. - A.5.2 SH-betaling Angivelse af søgnehelligdags betaling som antal dage og sats. Der må kun angives SH-betaling for medarbejdere, der ikke får løn under ferie. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 37 af 80

Lønstatistik (IL0024) Når lønelementet tilføjes, udfylder Apanage antallet af dage på basis af antallet af søgnehelligdage i den angivne lønperiode. Apanage opfatter nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, store bededag, Kristi himmelfartsdag, 2. pinsedag, juledag og 2. juledag, som søgnehelligdage, hvis de falder på en hverdag. A.5.3 SH-udligning Angivelse af søgnehelligdags udligning ved afkrydsning. SH udbetalt SH opsparet (Årets opsparing går i nul.) Lønstatistik (IL0024) Ved angivelse af SH-udligning, med afkrydsning sat, udlignes overskud eller underskud på SH-kontoen. Er opsparingen positiv, udbetales overskudet enten som et løntillæg eller anvises sammen med feriegodtgørelsen, afhængigt af valgte udligningsmetode. Er opsparingen negativ, fratrækkes underskudet som et lønfradrag. Bemærk! For en medarbejder, der er omfattet af søgnehelligdagsgodtgørelse, vil der automatisk blive foretaget SH-udligning ved medarbejderens fratrædelse. Hvis der under de faste oplysninger for medarbejderens personalegruppe er angivet en dato ud for Årsudligning fra, vil der blive foretaget SH-udligning, hvis lønkørslen har løndispositionsdato i perioden fra og med den angivne dato til årsskiftet. Der vil dog ikke blive foretaget SH-udligning, hvis lønelementet SH-udligning er anvendt og afkrydsningen fjernet. A.6 Fritvalgsordning A.6.1 FV-udbetaling Angivelse af udbetaling fra fritvalgsordningen som beløb. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 38 af 80

Lønstatistik (IL0029) A.6.2 FV SH-betaling Angivelse af søgnehelligdags betaling trukket fra fritvalgsordningen som antal dage og sats. Lønstatistik (IL0029) Når lønelementet tilføjes, udfylder Apanage antallet af dage på basis af antallet af søgnehelligdage i den angivne lønperiode. Apanage opfatter nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, store bededag, Kristi himmelfartsdag, 2. pinsedag, juledag og 2. juledag, som søgnehelligdage, hvis de falder på en hverdag. A.6.3 FV-udligning Angivelse af fritvalgsordnings udligning ved afkrydsning. FV udbetalt FV opsparet Lønstatistik (IL0029) Ved angivelse af FV-udligning, med afkrydsning sat, udlignes overskud eller underskud på fritvalgsordningen. Er opsparingen positiv, udbetales overskudet enten som et løntillæg eller anvises sammen med feriegodtgørelsen, afhængigt af valgte udligningsmetode. Er opsparingen negativ, fratrækkes underskudet som et lønfradrag. Bemærk! For en medarbejder, der er omfattet af fritvalgsordning, vil der automatisk blive foretaget FV-udligning ved medarbejderens fratrædelse. Hvis der under de faste Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 39 af 80

oplysninger for medarbejderens personalegruppe er angivet en periode ud for Udligningsperiode, vil der blive foretaget FV-udligning, hvis lønkørslen har styrende dato i perioden. Der vil dog ikke blive foretaget FV-udligning, hvis lønelementet FV-udligning er anvendt og afkrydsningen fjernet. A.7 Pension A.7.1 ATP-grundlag Angivelse af timetal for ATP beregning. Anvendes i kombination med lønelementer, hvor der ikke angives et timetal og medarbejderen har variabelt timetal. Der angives det totale timetal, der danner grundlag for ATP beregningen. Normalt er timetallet angivet som ATP-grundlag under Faste oplysninger for medarbejderen. Er dette tilfældet skal ATP-grundlag ikke angives. Se også appendix D ATP Eksempel: Kan fx anvendes i kombination med lønelementet Provision i tilfælde af at en ren provisionslønnet medarbejder har variabelt timetal. ATP-grundlag (timer) A.7.2 Pension Angivelse af pension. Se appendix F Pension Lønstatistik (IL0121/IL0122) Bemærk! Skal der beregnes pension for en medarbejder, skal lønelementet angives. A.8 Personalegoder A.8.1 Fri bil Angivelse af fri bil som beløb. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 40 af 80

Ferieberettiget løn Fri bil (Oplysningssedlens rubrik 19) Lønstatistik (IL0015) A.8.2 Fri kost og logi Angivelse af fri kost og logi som beløb. Ferieberettiget løn Fri kost og logi (Oplysningssedlens rubrik 21) Lønstatistik (IL0015) A.8.3 Fri helårsbolig Angivelse af fri helårsbolig som det skattepligtig forskelsbeløb og eventuel kode og specificering af yderligere oplysninger. Tillæg Fradrag Fri helårsbolig (Oplysningssedlens rubrik 50) Yderligere oplysninger (Oplysningssedlens rubrik 67) Kode (Oplysningssedlens rubrik 68) Skatten af Fri helårsbolig opkræves af SKAT i forbindelse med udsendelsen af årsopgørelsen. Kodeværdien angives ikke for almindelige medarbejdere. For direktører m.fl. angives 60 og for hovedaktionærer angives 61 i henhold til SKATs vejledning for udfyldelse af rubrik 68. Bemærk at tillæg og fradrag, vist på lønsedlen, udligner hinanden. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 41 af 80

A.8.4 Fri lystbåd Angivelse af fri lystbåd som det skattepligtigt beløb og eventuel kode. Tillæg Fradrag Fri lystbåd (Oplysningssedlens rubrik 52) Kode (Oplysningssedlens rubrik 68) Skatten af Fri lystbåd opkræves af SKAT i forbindelse med udsendelsen af årsopgørelsen. Kodeværdien angives ikke for almindelige medarbejdere. For direktører m.fl. angives 60 og for hovedaktionærer angives 61 i henhold til SKATs vejledning for udfyldelse af rubrik 68. Bemærk at tillæg og fradrag, vist på lønsedlen, udligner hinanden. A.8.5 Fri sommerbolig Angivelse af fri sommerbolig som det skattepligtigt beløb og eventuel kode. Tillæg Fradrag Fri sommerbolig (Oplysningssedlens rubrik 51) Kode (Oplysningssedlens rubrik 68) Skatten af Fri sommerbolig opkræves af SKAT i forbindelse med udsendelsen af årsopgørelsen. Kodeværdien angives ikke for almindelige medarbejdere. For direktører m.fl. angives 60 og for hovedaktionærer angives 61 i henhold til SKATs vejledning for udfyldelse af rubrik 68. Bemærk at tillæg og fradrag, vist på lønsedlen, udligner hinanden. A.8.6 Fri TV-licens Angivelse af fri TV-licens som beløb. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 42 af 80

Tillæg (efter skat) Fradrag (efter skat) Fri TV-licens (Oplysningssedlens rubrik 53) Skatten af Fri TV-licens opkræves af SKAT i forbindelse med udsendelsen af årsopgørelsen. Bemærk at tillæg og fradrag, vist på lønsedlen, udligner hinanden. A.8.7 Frikort til offentlig befordring Angivelse af frikort til offentlig befordring som afkrydsning. Frikort til offentlig befordring (Oplysningssedlens rubrik 63) A.8.8 Multimediebeskatning Angivelse af værdi til multimediebeskatning som beløb. Fradrag (efter skat) Multimediebeskatning (Oplysningssedlens rubrik 20) Lønstatistik (IL0015) A.8.9 PC-ordning, egenbetaling Angivelse af PC-ordning, egenbetaling. Fradrag (efter skat) PC-ordning (Oplysningssedlens rubrik 66) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 43 af 80

A.8.10 Andre personalegoder, AM-bidragsfri B-indkomst Angivelse af andre personalegoder som tekst og beløb. Værdi af andre personalegoder (Oplysningssedlens rubrik 55) Ferieberettiget løn Den angivne tekst vil fremgå på lønsedlen. A.9 Tillæg A.9.1 Skattefri rejsegodtgørelse Angivelse af skattefri rejsegodtgørelse som beløb. Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) A.9.2 Skattefri befordringsgodtgørelse Angivelse af skattefri befordringsgodtgørelse som beløb. Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) A.9.3 Skattefri km høje sats Angivelse af skattefri befordringsgodtgørelse, efter statens høje sats (indtil 20000 km). Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 44 af 80

Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) Bemærk at ydelserne beskattes i indkomståret hvor godtgørelsen udbetales, mens de maksimale satser og akkumulationen af antallet af kørte kilometer henfører til året hvor befordringen (kørslen) er foretaget. A.9.4 Skattefri km lave sats Angivelse af skattefri befordringsgodtgørelse, efter statens lave sats (udover 20000 km). Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) Bemærk at ydelserne beskattes i indkomståret hvor godtgørelsen udbetales, mens de maksimale satser og akkumulationen af antallet af kørte kilometer henfører til året hvor befordringen (kørslen) er foretaget. A.9.5 Skattefri km cykel sats Angivelse af skattefri befordringsgodtgørelse, efter statens cykel sats. Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) Bemærk at ydelserne beskattes i indkomståret hvor godtgørelsen udbetales, mens de maksimale satser og akkumulationen af antallet af kørte kilometer henfører til året hvor befordringen (kørslen) er foretaget. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 45 af 80

A.9.6 Skattefri km sats Angivelse af skattefri befordringsgodtgørelse, individuel sats. Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) Bemærk at ydelserne beskattes i indkomståret hvor godtgørelsen udbetales, mens de maksimale satser og akkumulationen af antallet af kørte kilometer henfører til året hvor befordringen (kørslen) er foretaget. A.9.7 Skattefri uddannelsesydelse Angivelse af skattefri uddannelsesydelse. Tillæg (efter skat) Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse samt skattefri uddannelsesydelse (Oplysningssedlens rubrik 48) A.9.8 Andre skattefrie tillæg Angivelse af skattefrie tillæg som tekst og beløb. Tillæg (efter skat) Den angivnetekst vil fremgå på lønsedlen. A.9.9 B-indkomst, AM-pligtig Angivelse af B-indkomst, AM-pligtig. Tillæg (efter skat) B-indkomst, hvoraf der skal betales arbejdsmarkedsbidrag (Oplysningssedlens rubrik 36) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 46 af 80

A.9.10 B-indkomst, Ikke AM-pligtig Angivelse af B-indkomst, Ikke AM-pligtig. Tillæg (efter skat) B-indkomst, hvoraf der ikke skal betales arbejdsmarkedsbidrag (Oplysningssedlens rubrik 38) A.10 Fradrag A.10.1 Afdrag på personalelån Angivelse af afdrag på personalelån som beløb. Fradrag (efter skat) A.10.2 Andre fradrag efter skat Angivelse af andre fradrag efter skat som tekst og beløb. Fradrag (efter skat) Den angivne tekst vil fremgå på lønsedlen. A.11 Fravær (funktionærer/fastlønnede) Anvendes for funktionærer/fastlønnede, hvor fraværet ikke påvirker lønnen. A.11.1 Fravær, sygdom Angivelse af fravær i dage på grund af sygedom (for funktionær/fastlønnet). Lønstatistik (IL0034) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 47 af 80

A.11.2 Fravær, barsel Angivelse af fravær i dage på grund af barsel (for funktionær/fastlønnet). Lønstatistik (IL0034) A.11.3 Fravær, barns første sygedag Angivelse af fravær i dage på grund af barns første sygedag (for funktionær/- fastlønnet). Lønstatistik (IL0034) A.11.4 Fravær, omsorgsdage Angivelse af fravær i dage på grund af omsorgsdage (for funktionær/fastlønnet). Lønstatistik (IL0034) A.11.5 Fravær, feriefridage Angivelse af fravær i dage på grund af feriefridage (for funktionær/fastlønnet). Lønstatistik (IL0034) A.11.6 Fravær med delvis betaling Angivelse af anden fravær med delvis betaling som antal dage og sats (for funktionær/fastlønnet). Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 48 af 80

Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0027) Der vil automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Se også A.1.7 Månedsløn og A.4.1 Ferieafholdelse. Bemærk! Lønelementet må ikke anvendes ved afholdelse af ferie uden betaling, anvend A.4.1 Ferieafholdelse. A.11.7 Fravær uden betaling Angivelse af anden fravær uden betaling som antal dage (for funktionær/- fastlønnet). Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0027) Kræver at lønelementet Ej optjente feriedage også angives. Der vil automatisk blive reduceret i lønnen ud fra procentsatsen for Feriefradrag angivet under Indstillinger Nøgletal. Se også A.1.7 Månedsløn og A.4.1 Ferieafholdelse. Bemærk! Lønelementet må ikke anvendes ved afholdelse af ferie uden betaling, anvend A.4.1 Ferieafholdelse. A.12 Fravær (timelønnede) Anvendes for timelønnede. A.12.1 Sygeløn Angivelse af sygeløn som timetal og sats. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 49 af 80

Løntillæg ATP-grundlag (timer) Lønstatistik (IL0023) Bemærk! Der skal muligvis også betales Sygeferiegodtgørelse. Jævnfør Ferieloven 25 A.12.2 Sygeferiegodtgørelse Angivelse af sygeferiegodtgørelse som antal dage og sats. Feriepenge Lønstatistik (IL0024) Jævnfør Ferieloven 25 A.12.3 Løn ved barsel og sygdom Angivelse af løn ved barsel og sygdom som timetal og sats. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0023) A.12.4 Barns første sygedag Angivelse af barns første sygedag som timetal og sats. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0023) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 50 af 80

A.12.5 Omsorgsdage Angivelse af omsorgsdage som timetal og sats. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0023) A.12.6 Feriefridage Angivelse af feriefridage som timetal og sats. ATP-grundlag (timer) Ferieberettiget løn Lønstatistik (IL0023) Bemærk! Lønelementet indgår i Ferieberettiget løn. n afhænger af overenskomst. Se også A.12.7 Feriefridagsgodtgørelse. A.12.7 Feriefridagsgodtgørelse Angivelse af feriefridagsgodtgørelse som timetal og sats. ATP-grundlag (timer) Lønstatistik (IL0023) Bemærk! Lønelementet indgår ikke i Ferieberettiget løn. Lønelementet bruges typisk hvis der foretages opsparing til afholdelse af feriefridage som en procentsats af lønnen, sammen med søgnehelligdagsgodtgørelse. n afhænger af overenskomst. Se også A.12.6 Feriefridage. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 51 af 80

A.12.8 Sygedagpenge Angivelse af sygedagpenge som timetal og sats. A-indkomst ATP-grundlag (timer) Kode (Oplysningssedlens rubrik 68, med kodeværdi 03) Kræver at lønelementet Ej optjente feriedage også angives. A.13 Kompensation A.13.1 Ikke-afholdte feriefridage Angivelse af kompensation for ikke-afholdte feriefridage som beløb. Lønstatistik (IL0232) A.13.2 Ikke-afholdte børnefridage Angivelse af kompensation for ikke-afholdte børnefridage som beløb. Lønstatistik (IL0232) A.13.3 Ikke-afholdte omsorgsdage Angivelse af kompensation for ikke-afholdte omsorgsdage som beløb. Lønstatistik (IL0232) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 52 af 80

A.14 Ledighed mv. A.14.1 Dagpengegodtgørelse Angivelse af dagpengegodtgørelse som beløb. A-indkomst Kode (Oplysningssedlens rubrik 68, med kodeværdi 03) Lønstatistik (IL0022) Kræver at lønelementet Ej optjente feriedage også angives. A.14.2 Hel G-dag Angivelse af dagpengegodtgørelse, for en hel ledighedsdag, som ledighedsdato og beløb. A-indkomst Kode (Oplysningssedlens rubrik 68, med kodeværdi 03) Lønstatistik (IL0022) Kræver at lønelementet Ej optjente feriedage også angives, hvis medarbejderen ikke er fratrådt før ledighedsdatoen. Bemærk! Lønelementet skal angives flere gange, hvis der skal betales for flere hele G-dage. A.14.3 Halv G-dag Angivelse af dagpengegodtgørelse, for en halv ledighedsdag, som ledighedsdato og beløb. A-indkomst Kode (Oplysningssedlens rubrik 68, med kodeværdi 03) Lønstatistik (IL0022) Kræver at lønelementet Ej optjente feriedage også angives. Bemærk! Lønelementet skal angives flere gange, hvis der skal betales for flere halve G-dage. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 53 af 80

A.15 Éngangsindindkomst A.15.1 Jubilæumsgratiale Angivelse af jubilæumsgratiale. Éngangsindindkomst (Oplysningssedlens rubrik 69-71) Lønstatistik (IL0011) A.15.2 Fratrædelsesgodtgørelse Angivelse af fratrædelsesgodtgørelse. Éngangsindindkomst (Oplysningssedlens rubrik 69-71) Lønstatistik (IL0011) A.15.3 Hædersgaver Angivelse af hædersgaver som beløb. Tillæg (efter skat) Hædersgaver ydet som engangsbeløb fra offentlige fonde (Oplysningssedlens rubrik 39) A.15.4 Naturalieydelse Angivelse af naturalieydelse som tekst. Tillæg (efter skat) Naturalieydelse m.m. (Oplysningssedlens rubrik 40) Yderligere oplysninger (Oplysningssedlens rubrik 67) Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 54 af 80

A.16 Honorarer mv. A.16.1 Bestyrelseshonorar Angivelse af bestyrelseshonorar som beløb. Anden AM-indkomst Lønstatistik (IL0332) A.16.2 Tantieme Angivelse af tantieme som beløb. Anden AM-indkomst Lønstatistik (IL0332) A.16.3 Honorar, AM-bidragspligtig Angivelse af honorar, AM-bidragspligtig. Anden AM-indkomst Lønstatistik (IL0332) A.16.4 Honorar, AM-bidragsfrit Angivelse af honorar, AM-bidragsfrit. A-indkomst Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 55 af 80

A.16.5 A-indkomst, AM-bidragsfrit Angivelse af A-indkomst, AM-bidragsfrit. A-indkomst A.17 Specielle skatteforhold A.17.1 Manuelt skattekort Manuel angivelse af skattekorttype, trækprocent og fradrag. Skatteberegning Normalt vil skattekort oplysninger fra de indlæste elektroniske skattekort blive anvendt, men det kan i speciele tilfælde være nødvendigt at angive skattekort oplysninger manuelt for en medarbejder. A.17.2 Forhøjet skattetræk Angivelse af forhøjet skattetræk i hele %-point. Skatteberegning Anvendes hvis medarbejderen ønsker at der skal trækkes A-skat med en højere procent end den der fremgår af skattekortet. A.17.3 Skattefradragsdage Angivelse af antallet af dage med skattefradrag i lønperioden. Skatteberegning Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 56 af 80

Normalt vil Apanage selv kunne beregne hvor mange dage der kan gives skattefradrag for. Der kan dog være enkelte specielle tilfælde hvor dette ikke er muligt. Et tilfælde kan være i forbindelse med strejke eller lockout og hvor medarbejderen har fået udleveret sit hovedkort. Angivelse af Skattefradragsdage er irrelevant, hvis ikke skattekorttypen er Hovedkort. A.17.4 Forholdsmæssigt fradrag Angivelse af forholdsmæssigt fradrag som brøk. Skatteberegning Angivelse af Forholdsmæssigt fradrag er irrelevant, hvis ikke skattekorttypen er Hovedkort. A.18 Diverse A.18.1 Løntimer Angivelse af løntimer. Se også appendix C.2 Løntimer Løntimer A.18.2 Arbejdssted ej virksomhedsadresse Angivelse af arbejdssted ej virksomhedsadresse som afkrydsning. Arbejdssted ej virksomhedsadresse (Oplysningssedlens rubrik 11) Angives og afkrydses Arbejdssted ej virksomhedsadresse betyder dette at medarbejderen ikke får fortrykt kørselsfradrag på selvangivelsen, men selv skal angive kørselsfradraget. Anvendes typisk når en medarbejder har varierende arbejdssteder. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 57 af 80

A.18.3 Lønstatistik Angivelse af lønstatistik (manuelt). Indberetning til Danmarks Statistik / Indberetning til Dansk Arbejdsgiverforening Se også appendix G Lønstatistik A.18.4 P-nummer Angivelse af produktionsenhedsnummer. Indberetning til eindkomst Anvendes til indberetning af den produktionsenhed hvor medarbejderen arbejder. Skal kun indberettes hvis virksomheden har flere produktionsenheder og P-nummeret ikke allerede er angivet under de faste oplysninger for medarbejderen eller hvis den aktuelle produktionsenhed er en anden end angivet under faste oplysninger. Anvendes således typisk hvis medarbejderen skifter mellem forskellige produktionsenheder. A.18.5 Sødage Angivelse af sødage som kode og antal dage. Kode (Oplysningssedlens rubrik 68) Sødage (Oplysningssedlens rubrik 83) Bemærk! Det er ikke muligt at angive Sødage mere end én gang pr. medarbejder pr. indberetning. Skulle det være nødvendigt at angive Sødage flere gange, skal der foretages flere indberetninger. Eller der kan oprettes flere ansættelsesforhold for medarbejderen. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 58 af 80

A.18.6 Bemærkning Angivelse af bemærkning som tekst. Udskrives kun på lønsedlen Den angivne tekst vil fremgå på lønsedlen. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 59 af 80

B Skattekort Apanage understøtter pt. 3 metoder for angivelse af skattekort, i prioriteret rækkefølge som beskrevet herunder. 1. Hvis der er angivet Manuelt skattekort under Periodiske oplysninger for en medarbejderen, vil dette altid blive anvendt. 2. Ellers, hvis der er angivet Skattekort oplysninger under de Faste oplysninger for medarbejderen, vil disse blive anvendt. 3. Ellers, hvis der er indlæst elektroniske skattekort,»eskattekort«, for medarbejderen, vil disse blive anvendt. 4. Ellers, hvis ingen af ovenstående, eller skattekortet er ugyldigt, vil der blive anvendt trækprocent og fradrag som om der ikke er oplyst skattekort. Hvis der hverken er angivet Manuelt skattekort eller Skattekort oplysninger og der er indlæst»eskattekort«for en medarbejder, men det ikke kan afgøres hvilket elektronisk skattekort der skal anvendes, enten fordi der fx er flere der er gyldige eller der ikke er et gyldigt skattekort, vil Apanage anvende trækprocent og fradrag som om der ikke er oplyst skattekort! Apanage vil vise en fejlmeddelelse under lønberegningen i disse tilfælde. Fejlen skal undersøges og afhjælpes. Det kan i sådanne tilfælde være nødvendigt at angive Manuelt skattekort eller Skattekort oplysninger, der har højere prioritet end de elektroniske skattekort. Hvis en medarbejder ikke har noget CPR-nr., kan der ikke anvendes elektronisk skattekort for medarbejderen. B.1 Rekvisition af»eskattekort«når en medarbejder oprettes, vil Apanage næste gang der indberettes for virksomheden indsende oplysninger om dette og samtidigt rekvirere»eskattekort«. Hvis oplysningen Ønskes anvendt fra senere udfyldes eller ændres, vil Apanage, næste gang der indberettes for virksomheden, indsende oplysninger om disse ændringer og der vil blive genrekvireret»eskattekort«. Det er også muligt mere generelt at bede Apanage om at foretage genrekvisition af»eskattekort«for medarbejderen, næste gang der indberettes for virksomheden, ved at trykke på Notér»eSkattekort«genrekvisition. Dette betyder i praksis, at det kan være nødvendigt at gennemføre en lønbehandling med indberetning til LetLøn ( Beregn lønsedler, Godkend lønberegning osv.), hvor kun virksomheden er markeret under Periodiske oplysninger. Se også kapitel 5.1 Beregning af lønsedler. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 60 af 80

B.1.1 Hvordan rekvirerer jeg»eskattekort«i praksis? Den sikreste måde at rekvirere»eskattekort«for nye medarbejdere er: 1. Under fanebladet Faste oplysninger Opret medarbejderen eller medarbejderne 2. Under fanebladet Periodiske oplysninger Markér indberetning for virksomheden. Ingen personalegrupper må være markerede. 3. Under fanebladet Lønbehandling Tryk på Beregn lønsedler Selvom der ikke dannes egentlige lønsedler, forberedes indberetningen til LetLøn af de endnu ikke overførte faste oplysninger for medarbejderne inklusive skattekort rekvisition. Tryk på Godkend lønberegning Overfør indberetningsoplysninger til LetLøn som ved enhver anden indberetning til LetLøn. B.2 Indlæsning af»eskattekort«når meddelelse om nye»eskattekort«modtages, skal»eskattekortene«hentes (i XML format) fra SKAT/LetLøn og indlæses. De elektroniske skattekort kan herefter anvendes. Ændres der på en medarbejders Beskæftigelsestype, skal man sikre at der rekvireres og indlæses nye»eskattekort«, enten ved at foretage ændringen i god tid eller foretage en indberetning udelukkende for at bestille»eskattekort«som beskrevet under B.1.1 Hvordan rekvirerer jeg»eskattekort«i praksis?. Bemærk!»eSkattekort«rekvireret via test-indberetning modtages som test-skattekort og anvendes af Apanage kun i test og ikke i produktion.»eskattekort«rekvireret via produktions-indberetning modtages som produktionsskattekort og anvendes af Apanage kun i produktion og ikke i test. Det er således typisk nødvendigt at foretage en indberetning hvor der kun er afkrydset på virksomhedsniveau, for at rekvirere de første»eskattekort«i henholdsvis test og produktion. Se også kapitel 5.1 Beregning af lønsedler. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 61 af 80

B.3 Problemer ved brug af»eskattekort«under udviklingen af håndteringen af»eskattekort«blev der konstateret en række problemer med hensyn til hvordan SKAT/LetLøn håndterer rekvisition og udsendelse af»eskattekort«. Dette er specielt i relation til skift mellem hovedkort/bikort, men også automatisk håndtering af frikort, hvor der er en del problemer. Problemerne er specielt relateret til medarbejdere, der har ansættelse i flere virksomheder eller endnu værre har flere ansættelsesforhold i samme virksomhed. Du skal i sådanne situationer være ekstra opmærksom på, om det er de rigtige skattekort der bliver anvendt i lønberegningen, ellers kan det være nødvendigt at angive skattekort oplysningerne manuelt! Apanage laver er række valideringer og hvis lønsystemet ud fra disse valideringer observerer noget suspekt, vil dette blive meddelt som en fejl i statuslinien. Fejlen skal undersøges og afhjælpes, fx ved at angive skattekortet manuelt. Desuden går der pt. lang tid fra rekvisition af»eskattekort«til disse kan afhentes hos SKAT/LetLøn. Disse problemer er fremlagt for SKAT/LetLøn, der har erkendt disse problemer og der arbejdes på at finde en løsning på nogle af problemerne. B.4 Er»eSkattekort«obligatorisk? Fra 2008 skal alle virksomheder i Danmark anvende»eskattekort«. Fra 1. juni 2008 vil indberetning til LetLøn fejle, hvis der ikke forud er rekvireret og leveret»eskattekort«. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 62 af 80

C eindkomst Ved anvendelse af LetLøn, opfylder man også automatisk kravet om indberetning til eindkomst. Da eindkomst er forholdsvis nyt og der foregår en række harmoniseringer mellem de forskellige offentlige myndigheder, der skal modtage informationerne, er det desværre ikke alle definitioner der er helt præcise i skrivende stund. Nogle af de begreberne i eindkomst, og Apanage s tolkning og håndtering af disse, er beskrevet i dette appendix. C.1 P-nummer Produktionsenhedsnummer (P-nummer) anvendes i første omgang til beregning af kørselsfradrag. P-nummeret skal kun angives hvis virksomheden har flere produktionsenheder. Hvis P-nummer er angivet under Periodiske oplysninger for medarbejderen, indberettes dette P-nummer. Ellers, hvis P-nummer er angivet under Faste oplysninger for medarbejderen, indberettes dette P-nummer. C.2 Løntimer Anvendt beregningsmetode i Apanage: Hvis Løntimer er angivet under Periodiske oplysninger for medarbejderen, indberettes dette timetal. Ellers, hvis Løntimer er angivet under Faste oplysninger for medarbejderen, indberettes dette timetal. Ellers anvendes, for timelønnede, summen af timerne fra lønelementerne: Normaltimer sats Overarbejdstimer sats Overarbejdstimer sats2 Lønmosaik SKATs definition af løntimer pr. 2009-09-23: Løntimer er defineret som timer, for hvilke en arbejdsgiver har udbetalt løn, eller som dækkes af en udbetalt løn, og hvor lønnen er omfattet af oplysningspligten efter skattekontrollovens 7, stk. 1, nr. 1, 1. pkt. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 63 af 80

For timelønnede omfatter det lønperiodens normale timetal samt timetallet for evt. udbetalt overarbejde. For fastlønnede, funktionærer ol. skal der indberettes timenormen, fx ved månedsansatte på fuld tid 160,33 timer (ugelønnede 37 timer) samt timer for evt. udbetalt overarbejde. Fuld tid indberettes altid med 160,33/37 timer pr. måned/uge ( normtid ) selvom den fastsatte og faktiske arbejdstid er større eller mindre. Hvis pågældende er ansat på deltid i forhold til normtiden, indberettes en forholdsmæssig andel heraf. Indberetningspligten omfatter løntimer i forbindelse med udbetalt løn for personligt arbejde i tjenesteforhold, der er A-indkomst for modtageren. Der er også tale om løntimer, hvis den ansatte får løn for en periode, hvor der ikke er udført arbejde. Det kan for eksempel være en periode med afholdelse af optjent ferie, en opsigelsesperiode, hvor den ansatte er fritstillet, en periode med barsel, sygdom eller barns første sygedag, omsorgsdage, feriefridage mv. Udbetaling for ikke afholdte feriefridage mv. skal ikke indberettes som løntimer, men indgå i den indberettede indtægt. Der skal kun indberettes løntimer for kontrollabel arbejdstid. Hvis arbejdstiden er ukontrollabel, skal dette indberettes ved, at der i feltet til angivelse af løntimer angives 999999,99 16. C.2.1 Kontrollabel arbejdstid Arbejdstiden er kontrollabel, hvis enten: arbejdstiden kan kontrolleres ved arbejdsgiverens egen registrering (det gælder således ikke, hvis registreringen er baseret på den ansattes oplysninger), eller den ansatte er fast lønnet (og det er herunder bestemt hvordan mer- eller overarbejde skal honoreres) og arbejdstiden eller en norm for arbejdstiden er fastsat i en kollektiv overenskomst, i en tillægsoverenskomst eller i en skriftlig individuel ansættelsesaftale (i sidstnævnte tilfælde skal yderligere nogle betingelser opfyldes, hvis arbejdet skal være kontrollabelt). Hvis den ansatte er omfattet af kode 3 i IP800 lønstatistikkoder, vil arbejdstiden også være kontrollabel. C.2.2 Ukontrollabel arbejdstid I alle andre situationer er arbejdstiden ukontrollabel. Det gælder fx hvis: 16 I Apanage gøres dette for den enkelte medarbejder, under Faste oplysninger Medarbejdere, ved at afkrydse Ukontrollabel arbejdstid. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 64 af 80

den ansattes arbejdsindsats overvejende foregår uden for arbejdsgivers faste adresse den ansatte overvejende starter og slutter arbejdstiden hjemme den ansatte arbejder hjemme den ansatte får fast løn uden mer- eller overtidshonorering den ansatte får fast løn i henhold til aftale, men andre faktorer end præsterede timer, fx forberedelse eller planlægning, indgår i lønberegningen, f.eks. censorer den ansatte ikke får fast løn, og tidsfaktoren ikke indgår i lønberegningen, eller der indgår provision (uanset betegnelsen) i lønnen og arbejdstiden kan ikke kontrolleres ved arbejdsgiverens egne registreringer. Hvis den ansatte er omfattet af koderne 5, 81, 82 eller 83 i IP800 lønstatistikkoder, er arbejdstiden også ukontrollabel. SKAT henviser i øvrigt til Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse nr. 1616 af 13.12.2006 og vejledning nr. 124 af 13.12.2006. C.3 Bruttoindkomst Anvendt beregningsmetode i Apanage: Bruttoindkomst består af: (Svarende til oplysningssedlens (S74) felt 13, blot med ører). A-indkomst (Svarende til oplysningssedlens (S74) felt 14, blot med ører). Lønmodtagerens andel af ATP-bidrag. Lønmodtagerens bidrag til arbejdsgiveradministreret pensionsordning. Frivilligt bidrag til arbejdsgiveradministreret pensionsordning. Bruttoindkomst beregnes automatisk og indberettes i kroner og ører. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 65 af 80

C.4 Bruttoferieindkomst Anvendt beregningsmetode i Apanage: Bruttoferieindkomst består af: For lønmodtagere med ferieform: Feriegodtgørelse : den beregnede feriegodtgørelse for lønperioden. SH-udligning, hvis den anvises til feriekontoen 17. FV-udligning, hvis den anvises til feriekontoen 18. For lønmodtagere med ferieform: Løn under ferie og ferietillæg : den, ved fratrædelse, beregnede feriegodtgørelse. Bruttoferieindkomst beregnes automatisk og indberettes i kroner og ører. C.5 Opsparing til søgnehelligdage Anvendt beregningsmetode i Apanage: Dette beregnes ikke af Apanage, da det kun skal indberettes, hvis beskatningen af godtgørelsen for søgnehelligdage sker på andet tidspunkt end ved udbetalingen. I Apanage sker beskatningen, af godtgørelsen for søgnehelligdage, ved udbetaling af SH-betaling og SH-udligning. C.6 Opsparing til feriefridage Anvendt beregningsmetode i Apanage: Dette beregnes ikke af Apanage, da det kun skal indberettes, hvis beskatningen af godtgørelsen for feriefridage sker på andet tidspunkt end ved udbetalingen. I Apanage sker beskatningen, af godtgørelsen for feriefridage, ved udbetaling af Feriefridagsgodtgørelse. 17 Om SH-udligning skal anvises til feriekontoen, afhænger af overenskomsten. Udligningsmetoden for søgnehelligdagsgodtgørelse vælges under Personalegrupper. 18 Om FV-udligning skal anvises til feriekontoen, afhænger af overenskomsten. Udligningsmetoden for fritvalgsordning vælges under Personalegrupper. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 66 af 80

C.7 Barselsordning Ud fra det markerede valg af Barselsordning, angivet under Faste oplysninger for medarbejderen, indberetter Apanage hvilken barselsordning den enkelte medarbejder er omfattet af. Organisation, der administrerer den pågældende barselsordning, beregner og opkræver herefter, hos arbejdsgiveren, det beløb der skal betales. Apanage foretager ikke beregning eller indberetning af selve beløbet, da dette beregnes og opkræves af organisationen der administrerer barselsordningen. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 67 af 80

D ATP Anvendt beregningsmetode i Apanage: Hvis lønelementet ATP-grundlag er angivet under Periodiske oplysninger for medarbejderen, anvendes dette timetal som grundlag for ATP beregningen. Ellers, hvis ATP-grundlag er angivet under Faste oplysninger for medarbejderen, anvendes dette timetal som grundlag for ATP beregningen. Ellers anvendes, som grundlag for ATP beregningen, summen af timerne fra lønelementerne: Normaltimer sats Overarbejdstimer sats Overarbejdstimer sats2 Lønmosaik Hensættelse til senere afspadsering 19 Afholdt afspadsering Sygeløn Løn ved barsel og sygdom Barns første sygedag Omsorgsdage Feriefridagsgodtgørelse Sygedagpenge Hvis medarbejderen ikke er ansat i lønperioden, anvendes 0 timer som grundlag for ATP beregningen, med mindre lønelementet ATP-grundlag er angivet under Periodiske oplysninger for medarbejderen. Bemærk! I Apanage er det valgt at holde automatikken for beregning af ATPgrundlag relativ simpel, da det med selv en kompliceret automatik er næsten umuligt at håndtere alle situationer korrekt. En simpel automatik gør det derfor lettere at overskue, hvornår manuel angivelse af timetal er nødvendig. Automatikken er dog effektiv for langt de fleste almindelige lønforhold. ATP s hjemmeside har yderligere information om beregning af ATP-bidrag. (Se link på http://www.apanage.dk/links) 19 Det præsterede antal overarbejdstimer, der hensættes til senere afspadsering fratrækkes i grundlaget for ATP beregningen. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 68 af 80

E Ferie Apanage beregner automatisk ferieberettiget løn. Beregningen foretages på baggrund af de lønelementer der er angivet som ferieberettigede. E.1 Feriegodtgørelse For medarbejdere med ferieform Feriegodtgørelse beregnes løbende feriegodtgørelse og optjente feriedage. I visse tilfælde optjener en medarbejder ikke ret til betalt ferie (Se ferieloven 7). I disse tilfælde angives, ved hjælp af lønelementet Ej optjente feriedage, hvor mange dage, der ikke optjenes ret til betalt ferie. Medarbejderen har dog altid ret til at afholde det antal feriedage, der følger af ferieloven eller aftalt ved kollektiv overenskomst. Medarbejderen optjener blot ikke med ret til betaling. E.2 Ferietillæg For medarbejdere med ferieform Løn under ferie og ferietillæg beregnes automatisk ferietillæg. Ferietillæget beregnes og udbetales automatisk ved ferieårets start. E.3 FerieKonto Anvender virksomheden FerieKonto, beregnes og overføres feriegodtgørelse mv. til FerieKonto, for medarbejdere med ferieform Feriegodtgørelse. Anvender virksomheden ikke FerieKonto, beregner Apanage feriegodtgørelse mv., men Apanage overfører ikke beløb og oplysninger til de der administrerer ordningen i stedet for FerieKonto. Det overlades til virksomheden at overføre disse beløb og oplysninger på anden vis. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 69 af 80

F Pension Ved indberetning af pension via Apanage og dermed LetLøn, kan det forekomme overvældende med det store antal felter der kan udfyldes. Antallet af felter skyldes at pensionsinstitutterne har mange forskellige ønsker til hvilken information de skal modtage. For den enkelte pensionsordning er der typisk kun nogle få at felterne, der skal udfyldes. Hvilke der skal udfyldes og hvilke værdier, der kan eller skal anvendes, aftales med det enkelte pensionsinstitut. Som en ekstra hjælp, er der indbygget mulighed for markering af Pensionsinstitut specifik check. Hvis Apanage genkender pensionsinstituttet ud fra SE/CVR nr., laves ekstra check for om de felter pensionsinstituttet som minimum kræver også bliver udfyldt. Disse ekstra check er lavet ud fra de offentligt tilgængelige vejledninger fra pensionsinstituttet. Hvis virksomheden har modtaget en specifik vejledning sammen med pensionsaftalen, skal denne følges. F.1 Pensionaftale oplysninger Under Faste oplysninger for den enkelte virksomhed kan der oprettes pensionsaftaler. Pensionsoplysninger For hver aftale angives en unik identifikation af aftalen. Identifikationen anvendes under Medarbejder oplysninger til at knytte medarbejder og aftale sammen. Tillige vises identifikationen på lønsedlen og bogføringsbilag. Det er derfor en god ide at anvende en sigende identifikation. Identifikationen kunne typisk være navnet på pensionsinstituttet eller pensionsordningen fx B&A Pension for Bygge- og Anlægsbranchens Pensionsforsikring. Desuden skal pensionsinstituttets SE nr. angives 20. Øvrige felter afhænger af det enkelte pensionsinstitut, men ofte skal pensionsinstituttets PBS nr. også angives. Pensionsbidrag Hvis pensionsbidraget beregnes som en procentsats ud fra et beregningsgrundlag, kan disse procentsatser angives. 20 Hvis pensionsinstituttet ikke er godkendt til LetLøn, angives SE-nummeret som 00000000. Herved kan pensionen stadig blive beregnet af Apanage, men pensionsbeløbene og øvrige pensionsoplysninger skal overføres manuelt til pensionsinstituttet, de overføres ikke via LetLøn. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 70 af 80

F.2 Medarbejdere Under de faste medarbejder oplysninger kan der angives pensionsoplysninger, der er individuelle, men faste for den enkelte medarbejder. Pensionsoplysninger Apanage giver umiddelbart mulighed for at knytte op til 2 pensionsordninger til den enkelte medarbejder. Hvilke felter der kan eller skal anvendes, afhænger af det enkelte pensionsinstitut. Typisk skal Faggruppe nr. eller Overenskomst nr. udfyldes for overenskomstbestemte pensionsaftaler. Pensionsordninger Som et minimum skal Identifikation udfyldes, da dette er referencen til pensionsaftalen. Hvis vi holder os til eksemplet fra tidligere, skal der altså skrives B&A Pension. F.3 Lønoplysninger Ved at vælge lønelementet Pension for den enkelte medarbejder, vil der blive beregnet pension. Hvis lønelementet Pension ikke optræder for den enkelte medarbejder, beregnes ikke pension. Pensionsordning Der skal angives reference nummer til hvilken pensionsordning, der anvendes. Nummeret refererer til de faste medarbejder oplysninger og kan være 1 eller 2. Automatisk Ved valg af Automatisk beregnes pensionsbidraget på basis af de faste oplysninger der er specificeret for pensionsaftalen og medarbejderen. Automatisk kræver, at der er angivet et veldefineret beregningsgrundlag og at bidragene er angivet som procentsatser. Manuelt Ved valg af Manuelt fremkommer mulighed for at angive detaljeret indberetning af pensionsoplysninger i 2 niveauer. Niveau 1 (informations dele) Anvendes typisk hvis der er sket en hændelse. Hvilke hændelser der kan eller skal indberettes aftales med det enkelte pensionsinstitut. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 71 af 80

Niveau 2 (bidragsdele) Hvis der ikke under de faste oplysninger var angivet et veldefineret beregningsgrundlag, angives beregningsgrundlag på niveau 2. Niveau 2 kan gentages. F.4 Tilmelding til pensionsindberetning via LetLøn For at kunne indberette pension via LetLøn, skal dette markeres i LetLøn. Log på LetLøn og udfør følgende: Vælg Indberette/forespørge på eindkomst/letløn Vælg Kommunikationsindstillinger og LetLøn tilmelding Vælg LetLøn-tilmelding Vælg fanebladet Betaling og videresendelse vedr. LetLøn Udfor Pensionsselskab, markér JA Tryk på Ok Bemærk! Pensionsindberetning via LetLøn kræver pt. at virksomheden er tilmeldt OverførselsService. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 72 af 80

G Lønstatistik Lønstatistik anvendes kun af virksomheder over en vis størrelse eller hvis virksomheden er udtaget til at indberette lønstatistik. Indberetning foregår enten til Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening. Både Danmarks Statistik og Dansk Arbejdsgiverforening har udarbejdet vejledninger til Lønstatistik. Der findes links til vejledningerne på http://www.apanage.dk/links/ G.1 Personoplysninger (IP-koder) Personoplysningerne er faste oplysninger og angives i Apanage under Faste oplysninger for medarbejderen. G.2 Lønoplysninger (IL-koder) Normalt vil Apanage automatisk beregne de statistiske lønoplysninger der skal indberettes, uden manuelt angivelse af IL-koder. Dette gælder også IL0010: B- ruttoindkomst og IL0013: Ferieberettigende løn, selvom disse ikke explicit er nævnte under de lønelementer der påvirker disse. Dog findes der ikke pt. i Apanage automatisk beregning af de statistiske lønoplysninger for IL0091: Bruttotrækordninger. Angives der manuelt statistiske lønoplysninger ved hjælp af lønelementet Lønstatistik for en given IL-kode, vil disse statistiske lønoplysninger blive anvendt i indberetningen. Apanage vil ikke foretage beregning af statistiske lønoplysninger for de IL-koder der er angivet manuelt. G.3 SpecialStatistik (IL-koder) Skal der indberettes SpecialStatistik til Dansk Arbejdsgiverforening, skal disse angives manuelt ved hjælp af lønelementet Lønstatistik. SpecialStatistik skal kun indberettes hvis virksomheden er medlem at visse arbejdsgiverforeninger. Se LønStatistik Vejledning fra Dansk Arbejdsgiverforening. Der findes et link til vejledningen på http://www.apanage.dk/links/ Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 73 af 80

H Kontoplan Ved ændring af kontoplanen skal bemærkes, at det kun er elementerne for hvilke der angives et kontonummer, der kommer med i de exporterede filer. Bruttoindkomst Debet 24000 Følger eindkomsts definition på Bruttoindkomst og indeholder lønelementerne der indgår i AM-indkomst, Ikke AM-pligtig A-indkomst, ATP - Lønmodtagernes andele, Lønmodtagernes pensionsbidrag, Frivillige pensionsbidrag samt»ekstrapension«pensionsbidrag. AM-indkomst Debet 25000, Kredit 69000 Svarer til oplysningssedlens rubrik 13, blot summeret med ørebeløb. AM-bidrag Kredit 69190 Svarer til oplysningssedlens rubrik 16 Ikke AM-pligtig A-indkomst Debet 25100, Kredit 69000 Svarer til oplysningssedlens rubrik 14, blot summeret med ørebeløb. A-indkomst Konteres ikke. A-skat Kredit 69200 Svarer til oplysningssedlens rubrik 15, dog exclusive eventuel 48E A-skat og A-skat for arbejdsudleje, der konteres separat. 48E A-skat Kredit 69202 Svarer til den del af oplysningssedlens rubrik 15 der er 48E A-skat A-skat for arbejdsudleje Kredit 69204 Svarer til den del af oplysningssedlens rubrik 15 der er A-skat for arbejdsudleje. Rejsegodtgørelse Debet 25270 Befordringsgodtgørelse Debet 25272 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 74 af 80

Uddannelsesydelse Debet 25274 Fri helårsbolig Debet 25280, Kredit 69322 Fri lystbåd Debet 25281, Kredit 69323 Fri sommerbolig Debet 25282, Kredit 69324 Fri TV-licens Debet 25283, Kredit 69325 B-indkomst, AM-pligtig Debet 25250 B-indkomst, ikke AM-pligtig Debet 25260 Hædersgaver Debet 25262 Andre tillæg Debet 25264 PC-ordning Kredit 69330 Afdrag på personalelån Kredit 69350 Andre fradrag Kredit 69360 Feriegodtgørelse Kredit 69400 Feriegodtgørelse ved fratrædelse Kredit 69401 Udbetalinger Kredit 58000 SH-opsparet Debet 27100, Kredit 69410 Fritvalgsordning - opsparet Debet 28100, Kredit 69420 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 75 af 80

ATP - Arbejdsgiverens andele Debet 26230, Kredit 69210 ATP - Lønmodtagernes andele Kredit 69210 Arbejdsgiverens pensionsbidrag Debet 26240, Kredit 69240 Lønmodtagernes pensionsbidrag Kredit 69241 Frivillige pensionsbidrag Kredit 69242»Ekstrapension«pensionsbidrag Kredit 69243 Éngangsindkomst - brutto Debet 25200 Éngangsindkomst - heraf indbetalt til pensionsordning Kredit 69250 Éngangsindkomst - heraf tingsgaver Kredit 69251 Konteringsdifference Kredit 0 Egentligt ikke en konto, men medtaget for at gøre det nemt at se, hvis der ved en eventuel ændring af kontoplanen, i forhold til standard kontoplanen, skulle være opstået konteringsdifference mellem debet og kredit. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 76 af 80

I Bilag Der fremstilles en række bilag i forbindelse med en lønbehandling. Nogle af disse bilag fremstilles af Apanage, mens andre fremstilles af LetLøn. I.1 Bilag genereret af Apanage Installationen oprettede en dokumentmappe, typisk: C:\Dokumenter\Apanage Når der i det følgende angives mapper, er disse mapper placeret herunder. I.1.1 Lønsedler Apanage fremstiller lønsedler for alle medarbejdere der indgår i lønbehandlingen. Der dannes en samlet pdf-fil pr. beregning af lønsedler. Filen placeres i mappen lønsedler og har <hovedindberetningsid> som filnavn. For de medarbejdere, hvor det er valgt at lønsedlen skal leveres pr. e-mail, fremstilles desuden en pdf-fil pr. medarbejder. For den enkelte medarbejder placeres filen i mappen virksomheder\<se-nr >\medarbejdere\<løn-nr >\lønsedler og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Det er denne fil, der vedhæftes e-mailen til medarbejderen. I.1.2 Bogføringsbilag Apanage fremstiller bogføringsbilag for hver lønbehandling. Bogføringsbilagene ligger som pdf-filer i mappen bogføringsbilag\<se-nr > og har tidsstemplet <hovedindberetningsid> som filnavn. Bogføringsbilagene bliver også exporteret i xml- eller csv-format, hvis dette er valgt under fanebladet Kontoplan under den enkelte virksomhed. I.1.3 Indberetningskvittering Ud fra indberetningskvitteringen hentet fra LetLøn, fremstiller Apanage en pdf-fil, der placeres i mappen kvitteringer og har <hovedindberetningsid> som filnavn. Denne kan anvendes som supplement til bogføringsbilag. I.1.4 Ferieoptjeningsbilag Er der for personalegruppen markeret, at der ønskes Ferieoptjeningsbilag, dannes en txt-fil i mappen ferieoptjening\<se-nr>, der har tidsstemplet <hovedindberetningsid> som filnavn. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 77 af 80

I.2 Bilag genereret af LetLøn Nedenstående er udvalgt nogle få, bogføringsmæssigt interessante, bilag der dannes af LetLøn. I.2.1 Kontoudtog LetLøn kan automatisk danne kontoudtog med valgbar hyppighed. Der modtages besked pr. e-mail, når det automatisk genererede kontoudtog kan afhentes. Det er også muligt manuelt at vælge et interval og få dannet et kontoudtog. Det skal dog bemærkes at der pt. er en forsinkelse på anmodningen, der gør at man først næste morgen modtager en besked pr. e-mail om at kontoudtoget kan afhentes. I.2.2 M-konto Hvis man ønsker at få et samlet angivelse af tilsvar for en basismåned kan dette også hentes hos LetLøn. Vælg Indberette/forespørge på eindkomst/letløn Vælg Afregningsoplysninger Marker Søg på virksomhedens M-konto Angiv Posteringsperiode Tryk på søg Herefter kan websiden udskrives på normal vis. Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 78 af 80

J Øreafrunding Apanage anvender øreafrunding efter de almindelige afrundingsprincipper i henhold til SKATs LønLeksikon efter én af nedenstående metoder: Metode 1 Metode 2 AM-bidraget beregnes med ørebeløb på grundlag af AM-indkomsten med ørebeløb. AM-bidraget skal i så fald anføres med ørebeløb på lønsedlen. A-skatten beregnes også med ørebeløb på grundlag af A-indkomsten med ørebeløb, og A-skatten skal anføres med ørebeløb på lønsedlen. Øreafrunding sker således ikke i forbindelse med selve beregningen, men først ved den månedlige 21 angivelse af de beløb, der er trukket i alt. Ved den månedlige angivelse skal øreafrundingen da enten ske efter de almindelige øreafrundingsprincipper, dvs. ørebeløb på 50 og derover rundes op, mens ørebeløb under 50 øre rundes ned til hele kroner, eller ved at slette ørebeløbet af det samlede AM-bidrag og A-skat, der er trukket i perioden. Metoden medfører den mest præcise afregning, men da der er tale om afrundede beløb, vil der forekomme en vis afvigelse mellem summen af beregnede beløb med ørebeløb og summen af afrundede beløb i kroner. Disse afvigelser er en naturlig følge af afrunding og ses på både lønsedler og bogføringsbilag. AM-bidraget beregnes på grundlag af AM-indkomsten med ørebeløb og A- skatten beregnes på grundlag af A-indkomsten med ørebeløb. AM-bidraget og A-skatten øreafrundes straks efter de almindelige øreafrundingsregler, eller ørene slettes. AM-indkomsten og A-indkomsten skal anføres med ørebeløb, mens AM-bidraget og A-skatten skal anføres i hele kroner på lønsedlen. Metoden medfører en mindre præcis afregning, men da de afrundede beløb i kroner indgår i den følgende beregning, vil der ikke som med Metode 1 forekomme afvigelse mellem summen af beregnede beløb med ørebeløb og summen af afrundede beløb i kroner. 21 Da LetLøn opererer med angivelse pr. lønperiode, skal månedlige læses som pr. lønperiode Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 79 af 80

Talura ApS Vibeholms Vænge 69 DK-2635 Ishøj www.apanage.dk apanage@apanage.dk Tlf. 4352 5000 Opdateret 2010-12-16 Udskrevet 2010-12-16 Side 80 af 80