Udbudsannonce Prækvalifikation mv.
Indhold Baggrund og formål...3 Opgavebeskrivelse og omfang...3 Ordregiver...4 Spørgsmål og kontaktperson...4 Prækvalifikationsmateriale...4 Udbudsproces...4 Udvælgelseskriterier og mindstekrav...5 Personlige forhold...5 Økonomisk formåen...5 Teknisk kapacitet...6 Konsortier...6 Underleverandører...7 Øvrige forhold...7 Udvælgelse blandt flere egnede ansøgere...7 Borgernes valg af leverandør...7 Tildelingskriterium...8 Kontraktperiode...8 Tidsfrist og formkrav...8 Tidsplan...8 Vedlagt udbudsannoncen:...9 2
Baggrund og formål Byrådet i besluttede den 5. november2014 at udbyde hjemmeplejeydelser mv. til borgere i. Formålet med udbuddet er bl.a. at markedsafprøve fritvalgspriserne og styrke samarbejdet med leverandørerne. Herudover at opnå en mere sammenhængende hjemmepleje til borgerne og få øget fokus på rehabilitering. Opgavebeskrivelse og omfang Udbuddet forventes sammensat sådan at de private leverandører får adgang til at levere de samme ydelser som den kommunale hjemmepleje. udvider dermed borgerens frie leverandørvalg fra kun at gælde for hjemmeplejeydelser til også gælde visse tilsvarende og supplerende ydelser. Udbuddet omfatter således hjemmeplejeydelser, hvormed her forstås personlig pleje og praktisk hjælp (undtaget tøjvask og betalt vareudbringning) til borgere i eget hjem tildelt efter servicelovens 83. Borgere i eget hjem tildeles ydelsen i henhold til servicelovens bestemmelser i 91 om frit valg. Loven har til formål at sikre, at borgere, der er visiteret til hjemmepleje, har frit leverandørvalg. Udbuddet omfatter desuden genoptræning og vedligeholdelsestræning udført af plejepersonale efter servicelovens 86 og aflastning og afløsning i eget hjem efter servicelovens 84 stk. 1 Rehabilitering efter servicelovens 83 a er også omfattet af udbuddet. Rehabiliteringsforløb efter servicelovens 83 a er et målrettet tværfagligt forløb, der som udgangspunkt forløber over 8 uger. Borgerens aktive medvirken i rehabiliteringsforløbet er helt centralt, og der tages udgangspunkt i de mål, som borgeren selv har været med til at formulere. Der skal udarbejdes en samlet plan for rehabiliteringsforløbet, som skal sikre en helhedsorienteret og koordineret indsats for at nå målet. Opgaven omfatter også døgnpleje, herunder nødkaldsbetjening Udbuddet omfatter endeligt delegerede sygeplejeydelser efter sundhedsloven. Den personlige pleje og praktiske hjælp til borgere i eget hjem udbydes i én samlet opgave. Det vil sige, at leverandørerne skal kunne levere alle ydelser. vil efter udbuddet indgå kontrakt med op til 2 leverandører. Den kommunale leverandør står uden for udbuddet, og vil fortsat være leverandør i kommunen. Borgerne vil således fremadrettet kunne vælge mellem 2 eller 3 leverandører. Opgaven dækker hele kommunen. Det er de privat leverede timer, der udbydes. I 2014 leverede de private leverandører 55.673 timer hjemmepleje, fordelt på 39.800 timer personlig pleje og 15.873 timer praktisk hjælp. De private leverandører havde en markedsandel på 8,4 pct. af den personlige pleje og 34,7 pct. af den praktiske hjælp målt på antal visiterede timer i 2014. I er der pr. februar 2015 ca. 2380 borgere, der modtager hjemmepleje. Ca. 130 af de borgere, der både får personlig pleje og praktisk hjælp, har valgt en privat leverandør, mens ca. 544 borgere, der kun får praktisk hjælp, har valgt en privat leverandør. 35 borgere der kun får personlig pleje 3
har valgt en privat leverandør. Det bemærkes, at antallet af borgere og leverede timer kan variere. Grundet borgernes frie valg kan leverandørerne ikke garanteres et bestemt timeantal i kontraktperioden. Volumenangivelserne forventes at blive opdelt yderligere i udbudsmaterialet på eksempelvis typer af timer og geografiske områder/ distrikter. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Ellegårdvej 25 A 6400 Sønderborg Spørgsmål og kontaktperson Leverandørerne opfordres til hurtigst muligt at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationen. Alle henvendelser skal være skriftlige og rettes til nedenstående kontaktperson senest d. 17/4. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort løbende og senest d. 20. april kl. 12.00 på http://sonderborgkommune.dk/soenderborg-kommune/udbud. På hjemmesiden vil også fremgå eventuelle supplerende oplysninger til udbudsannoncen. Leverandørerne er ansvarlige for løbende at holde sig opdateret om den information, der bliver offentliggjort på ovenstående hjemmeside. Kontaktperson Spørgsmål og henvendelse i udbudsprocessen bedes rettet skriftligt til: Udbudsportalen i KL Att: Chef for offentlig-privat Rikke Thorlund Haahr Mail: rth@kl.dk I emnefeltet bedes angivet: Udbud. Prækvalifikationsmateriale Materiale til brug for prækvalifikation består af: Nærværende dokument Bilag 1: Skabelon til brug for anmodning af prækvalifikation Udbudsproces gennemfører udbuddet som et begrænset udbud, hvorved processen er opdelt i en prækvalifikationsrunde efterfulgt af en tilbudsfase. Prækvalifikationen er annonceret på Udbud.dk og s hjemmeside. 4
Tilbudsfasen vil indeholde 1 dialogmøde mellem og hver af de prækvalificerede leverandører. Dialogen vil vedrøre de kvalitative kriterier og ikke pris. vil prækvalificere 5 leverandører, såfremt der er leverandører nok, der opfylder kravene for prækvalifikation. Der gøres i øvrigt opmærksom på, at personlig pleje og praktisk hjælp karakteriseres som en bilag IIBtjenesteydelse i henhold til Udbudsdirektivet (Rådets direktiv 2004/18/EF). Opgaven er dermed ikke omfattet af Udbudsdirektivets EU-udbudspligt. Udvælgelseskriterier og mindstekrav ønsker at indgå et samarbejde med leverandører, der har erfaring med lignende opgaver, og som forventes at kunne løfte den udbudte opgave. Ansøger skal som led i sin anmodning om prækvalifikation derfor dokumentere at kunne opfylde en række mindstekrav vedrørende ansøgers personlige forhold, økonomiske formåen og tekniske kapacitet. Personlige forhold Offentlige myndigheder må ikke antage et tilbud fra en leverandør, som har en ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., eller som er dømt for én af de former for kriminalitet, der er nævnt i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1. Herudover ønsker at udelukke leverandører, der er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Som dokumentation for ikke at være i ovenstående udelukkelsesgrunde skal ansøger udfylde og fremsende en tro- og loveerklæring vedr. følgende forhold: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets (Rådets direktiv 2004/18/EF) artikel 45, stk. 1 og 2 Bilag 1: Skabelon til anmodning om prækvalifikation punkt 4.1.1 indeholder en skabelon til tro og loveerklæring vedrørende ovenstående, som skal bruges som dokumentation. De vindende leverandører skal inden kontraktens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder, hvori det fremgår, at leverandøren ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Økonomisk formåen Ansøger er forpligtet til at være dækket af en erhvervsansvarsforsikring med en samlet forsikringssum på minimum 10 mio. kr. pr. skade og pr. år. 5
Ansøger skal som dokumentation herfor: Indsende dokumentation i form af kopi af seneste betalte police el.lign. Dokumentation i form af kopi af police el.lign. vedlægges anmodningen om prækvalifikation. Herudover udfyldes bilag 1: Skabelon til anmodning om prækvalifikation punkt 4.2.1. Der gøres i øvrigt opmærksom på, at der vil blive krævet en sikkerhedsstillelse svarende til ca. 10 pct. af den forventede omsætning hos den enkelte leverandør, fra hver af de valgte leverandører. Dokumentation herfor skal foreligge forud for kontraktindgåelse. Der skal ikke dokumenteres sikkerhedsstillelse i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation. Teknisk kapacitet ønsker at indgå kontrakt med leverandører, der har erfaring med lignende opgaver. Med lignende opgaver forstås erfaring med levering af hjemmeplejeydelser over hele døgnet i det seneste år. Ansøger skal som dokumentation herfor: Udfylde referenceliste med en beskrivelse af ansøgers erfaring med levering af hjemmeplejeydelser over hele døgnet i det seneste år. For de enkelte referencer skal der angives en kort beskrivelse af opgaven, tidspunkt for udførelse, navn på myndighed og kontaktperson. Det er et mindstekrav, at ansøger kan dokumentere mindst 1 reference med levering af hjemmeplejeydelser over hele døgnet i det seneste år regnet fra frist for anmodning om prækvalifikation. forbeholder sig ret til at kontrollere oplysningerne i referencelisten. Det er ikke et krav at ansøger som led i sin anmodning om prækvalifikation kan dokumentere erfaring med udførsel af rehabiliteringsopgaven, men ansøger skal være indstillet på at skabe en organisering i sin virksomhed, der ved evt. overtagelse af opgaven sikrer at opgaven kan løftes. forventer, at fremtidige leverandørers medarbejderne deltager i s interne uddannelse i forhold til rehabilitering. Desuden forventes det, at leverandørerne sikrer løbende kompetenceudvikling af medarbejderne, så der sikres en høj faglig kvalitet i rehabiliteringsforløbene. Disse krav vil fremgå af det udbudsmateriale, som tilsendes de prækvalificerede virksomheder. Bilag 1: Skabelon til anmodning om prækvalifikation punkt 4.3.1 skal bruges til udfyldelse af referenceliste. Konsortier Ved sammenslutninger af leverandører (konsortium) skal oplysningerne om personlige forhold, økonomisk formåen og teknisk kapacitet gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis der afgives tilbud af en sammenslutning af leverandører (fx et konsortium) hæfter deltagerne i det indbyrdes forhold solidarisk over for kommunen. Det skal af ansøgningen fremgå med hvilken leverandør kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 6
Bilag 1: Skabelon til anmodning om prækvalifikation punkt 5 indeholder en skabelon til erklæring om konsortiedannelse, som skal bruges som dokumentation. Underleverandører Såfremt leverandøren anvender underleverandører, er leverandøren ansvarlig for underleverandøren i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført opgaven. Hvis der afgives tilbud, hvor der agtes anvendt underleverandører, skal disse angives. Hvis den valgte leverandør efter kontraktindgåelse ønsker at anvende underleverandører, skal informeres herom. Der stilles samme betingelser til en underleverandør, som til leverandøren. betragter brug af vikarbureauer som underleverandører. Bilag 1: Skabelon til anmodning om prækvalifikation punkt 6 skal bruges til information om brug af underleverandører. Øvrige forhold Løn- og ansættelsesforhold Det skal bemærkes, at forpligter leverandørerne til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. ILO konvention nr. 94. Sociale klausuler Opgaven vurderes at være egnet til en social klausul om uddannelses- og praktikpladser. Den konkrete formulering heraf vil fremgå af udbudsmaterialet. Udvælgelse blandt flere egnede ansøgere Såfremt der er flere end 5 egnede ansøgere, der opfylder mindstekravene vil n foretage en udvælgelse blandt de egnede ansøgere. Udvælgelsen vil ske ud fra en vurdering af, hvilke ansøgere der i forhold til opgaven har den bedste tekniske kapacitet, jf. ovenfor. Borgernes valg af leverandør I forbindelse med visitationen til hjemmeplejeydelser orienteres borgeren om muligheden for at vælge blandt leverandørerne. Med hensyn til borgere, der er visiteret til personlig pleje/praktisk hjælp, vil tildeling til de vindende leverandører foregå ved, at kommunen giver alle borgerne mulighed for at skifte leverandør. Muligheden for at skifte leverandør vil blive annonceret i dagpressen. Herudover vil kommunen særskilt kontakte de borgere, der i forvejen benytter private leverandører, pr. brev/e-mail, med henblik på at skifte leverandør. Borgerne vil få mulighed for at vælge mellem de(n) private leverandør(er) og den kommunale hjemmepleje. 7
Tildelingskriterium De ansøgere, der bliver prækvalificeret, vil blive opfordret til at afgive tilbud ud fra et tilsendt udbudsmateriale. Tildelingen af kontrakten vil ske ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. De endelige underkriterier og den relative vægtning afventer politisk godkendelse, og vil fremgå af udbudsmaterialet. Det er dog forventningen, at kriterier vedrørende organisering, samarbejde og rehabilitering (inddragelse af borgerens ressourcer) sammen med pris vil være mulige kriterier. Der vælges i forbindelse med udbuddet op til 2 leverandører. Leverandørerne vælges samtidig og til den pris, de hver især byder ind med. Kontraktperiode Der indgås en 4-årig kontrakt med option på forlængelse i op til 2 år. Kontraktstart forventes at være den 1. januar 2016. Tidsfrist og formkrav Anmodning om prækvalifikation skal sendes pr. e-mail til kontaktperson, jf. ovenfor senest d. 23. april 2015 kl. 12.00. Det er ansøgers ansvar, at anmodning om prækvalifikation modtages hos kontaktpersonen. Ansøgningen skal være skriftlig, og ansøger skal benytte vedlagte skabelon i bilag 1 til brug for ansøgningen. Ansøgningen skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse til dansk. Oversættelse skal i givet fald ske for ansøgers regning. Tidsplan Nedenfor er forventet tidsplan for udbudsprocessen. Der kan ske afvigelser fra tidsplanen. Større afvigelse vil blive meddelt på http://sonderborgkommune.dk/soenderborg-kommune/udbud eller fremgå af udbudsmaterialet. Aktivitet Dato Frist for skriftlige spørgsmål til prækvalifikation 17. april Frist for svar på spørgsmål til prækvalifikation 20. april Frist for anmodning om prækvalifikation 23. april Svar på prækvalifikation og udsendelse af 15. maj udbudsmateriale Frist for aflevering af løsningsforslag/1. udkast til tilbud 10. juni Dialogmøder mellem tilbudsgiver og Sønderborg 16. juni Kommune Frist for aflevering af endeligt tilbud 14. august Orientering om valg af leverandører Primo oktober Kontraktunderskrivelse Medio oktober Kontraktstart 1. januar 2016 8
Vedlagt udbudsannoncen: Bilag 1: Skabelon til brug for anmodning om prækvalifikation 9