ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. juli 2014 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT af ordinært møde torsdag den 26. juni 2014 kl. 17.30 på Regatta Pavillionen, Skovalleen 42, 2880 Bagsværd Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Michael Kristensen, Alice Christiansen Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Anne Schiøler Åben del Sag 8412 Godkendelse af referat Sag 8413 Revisionsprotokol Sag 8414 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8415 Udlejningsforhold Sag 8416 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8417 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8418 Styringsdialog 2014 Sag 8419 Afdelingens budgetter 2014/15 Sag 8420 Bemyndigelse for juli måned 2014 Sag 8421 Orientering fra administrationen Sag 8422 Kredsudvalget Sag 8423 Fritidsudvalget Sag 8424 BL-cirkulærer Sag 8425 Eventuelt Sag 8426 Næste møde Sag 8427 Øvrige datoer Lukket del Sag 8428 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8412 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 22. maj 2014 er udsendt den 28. maj 2014. Godkendt. 8413 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 20. februar 2014 vedrørende regnskabet for 2012/13, siderne 593 623 er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014. Revisionsprotokollat af 20. februar 2014 siderne 624 626 knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014. Til efterretning. 8414 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 28. maj 2014 * Kopi af brev fra Gladsaxe Kommune dateret den 22. maj 2014 vedrørende invitation til møde om forslag til By- og Boligpolitik 2
8415 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for maj 2014 er udsendt den 12. juni 2014. 8416 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Indskudsforhøjelser E-sag Jf. beslutning på bestyrelsens møde den 22. maj 2014 er der udarbejdet et orienteringsbrev til afdelingsbestyrelserne vedrørende indskudsforhøjelser med virkning fra 1. juli 2014. Orienteringsbrevet er udsendt pr. mail den 19. juni 2014 og var vedlagt dagsordenen til orientering. 8417 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8418 Styringsdialog 2014 E-sag Styringsdialogmødet blev afholdt den 4. juni 2014, dagsordenen var vedlagt til orientering. Referat og aftale var modtaget dagen før mødet, og disse udsendes til næste møde hvor punktet behandles endeligt. Der blev dog orienteret om at det var et rigtig godt og konstruktivt møde. 3
8419 Afdelingens budgetter 2014/15 B-sag I april og maj måned 2014 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2014/15 (pr. 01.10.2014 30.09.2015). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr. 01.10.2014 var udsendt med dagsordenen. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 06 Hulegårdsparken Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 40 Buddinge Mølle Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøder i afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle På afdelingsmødet for afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle, foretoges godkendelse af budgetterne. Alle afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgettet for afdelingen 34 Stationsparkens Børneinstitution. Det indstilles således, at * budgetforslag 2014/15 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2014 ligeledes godkendes. Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2014/15 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2014/15 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2014. 4
8420 Bemyndigelse for juli måned 2014 B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2014, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned 2014. Bemyndigelse blev givet. 8421 Orientering fra administrationen a. Bestyrelsesevaluering O-sag På sidste møde i Organisationsbestyrelsen besluttedes det at foretage en bestyrelsesevaluering ved brug af BL s Standard Bestyrelsesevaluering. Skemaet afleveres til administrationen senest til mødet den 26. juni 2014. Da flere ikke havde afleveret skemaet, fremsendes det igen, og det skal være afleveret senest 1. august 2014. Gennemgang af besvarelserne foretages på mødet den 28. august 2014. b. Virksomhedsnævnet O-sag Virksomhedsnævnet har afholdt møde den 20. maj 2014. Referat herfra er udsendt den 12. juni 2014. c. Møde med Gladsaxe Kommune om By- og Boligpolitik O-sag Med henvisning til invitationen til møde med Gladsaxe Kommune om By- og Boligpolitik, som afholdtes den 19. juni 2014. På mødet var der en orientering om mødet, som var et godt og konstruktivt møde, hvor vi udtrykte ros til forslaget om By- og Boligpolitik. Der var enighed om, at forslaget udsendes til organisationsbestyrelsen med dette referat. 5
8422 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 12. juni 2014. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 18. september 2014. b. Almene Boligdage 5. og 6. september 2014 E-sag Der er tidligere udsendt invitation til Organisationsbestyrelsen og Kredsudvalget om Almene Boligdage. Der gøres opmærksom på, at tilmeldingsfristen er senest den 1. juli 2014. 8423 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 26. maj 2014. Referat herfra er udsendt den 28. maj 2014. Næste møde i udvalget afholdes den 30. juni 2014. b. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 26. maj 2014 om en arbejdskapital på 50.000 kr. til afvikling af sensommerfestivalen 2014, som afholdes den 6. september 2014. Godkendt. 6
8424 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 26 af den 11. juni 2014 vedrørende Digitalisering af boligstøtten * BL informerer nr. 27 af den 11. juni 2014 vedrørende Overenskomsterne 2014-2017 * BL informerer nr. 28 af den 11. juni 2014 vedrørende Diverse fonde i de landsdækkende overenskomster * BL informerer nr. 29 af den 11. juni 2014 vedrørende Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond 8425 Eventuelt O-sag På mødet blev følgende punkter taget op: * Dialog om underskrift på afdelingsmøde referater. * Orientering om informationsmøde om den kommende Letbane, og der var enighed om at administrationen skal følge projekteringen / linjeføringen. * Der var ros til det nye beboervenlige budget. * Orientering om ansættelse af administrations-elev, med start 1. september 2014. 8426 Næste møde O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 28. august 2014. 7
8427 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 26. juni 2014 er udsendt den 19. juni 2014. * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 26. juni 2014 udsendes den 3. juli og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 10. juli 2014. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 11. juli 2014. 8
Lukket del 8428 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 9
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 10