Information om salg af føde- og drikkevarer på Roskilde Festival 2015 Ansøgningsfristen er den 1. december 2014. Ansøgninger indsendt senest denne dato vil få svar senest den 1. februar 2015. Vær opmærksom på, at først når du har modtaget en kvittering via email, er din ansøgning modtaget. Start ansøgning: http://madboder.roskilde-festival.dk/ Datoer Roskilde Festival afholdes i perioden lørdag 27. juni lørdag 4. juli 2015. Hvilke krav skal handelsboderne opfylde? Roskilde Festival giver kun tilsagn til ansøgere, vi forventer kan opfylde årets målsætning for økologiske indkøb. Alle boder skal i 2015 minimum indkøbe 45 % økologiske varer. I 2015 kan målsætningen nås udelukkende opgjort i kilo. I 2016 er kravet 75 % og i 2017 er kravet 90 %. Fra 2016 skal målsætningen nås både opgjort i kilo og kr. Roskilde Festival forpligter sig til, sammen med festivalens cateringleverandører, at stille hjælp til rådighed for boder, som skal økologiomlægges. Boder, der tilbydes stadeplads på Roskilde Festival 2015, vil blive indkaldt til et møde, hvor det individuelle økologimål (som mindst er minimumsmålet) fastlægges. Boder, der deltog på Festival 2014 og havde under 50 % økologiske indkøb, eller ikke når minimumsmål/individuelle mål i 2015/16/17, skal sammen med Roskilde Festival og deres primære cateringleverandør udarbejde en omlægningsplan. Alle boder skal lave økologiregnskab fra 2015. I 2015 kan boder nøjes med at opgøre i kr. Fra 2016 skal det opgøres i både kr. og kilo. Økologiregnskabet afleveres ifm. staderegnskabet. Roskilde Festival forbeholder sig ret til at pålægge enkelte boder at deltage i økologiomlægningsforløb ifm. tilsagn om deltagelse på Roskilde Festival 2015, hvis Roskilde Festival vurderer, at boden ikke på eget initiativ igangsætter tilstrækkelige initiativer. Når vi skriver økologi, skal varen leve op til EU's krav til økologisk produktion og være mærket som dette eller med det danske Ø-mærke. Hvilke øvrige kriterier udvælges madboderne efter? Ud over de økologiske minimumskrav udvælges madboder efter disse kriterier: Bæredygtighed Vi vægter boder, der har en høj andel af lokale produkter i sæson og et godt vegetaralternativ. Pris Vi vægter boder, der kan levere et måltid (der mætter og af god kvalitet) til en pris, hvor også festivaldeltagere på SU kan være med. Kvalitet Vi vægter boder, der bruger friske råvarer og laver mad fra bunden. Kvalitet er også frisklavet mad, fuldkorn, friske grøntsager og fravær af halvfabrikata. Realisme Vi vægter boder, der sandsynliggører, at de kan løfte den store opgave det er at drive en madbod på Roskilde Festival.
Almennyttighed Vi vægter boder, der anvender deres overskud til almennyttige, humanitære, sociale, oplysende eller kulturelle formål. Originalitet Vi vægter boder, der har en menu, der skiller sig ud fra det eksisterende udvalg af boder. Vegetarretter Igen i 2015 har Roskilde Festival fokus på klimaet. Det ønsker vi også afspejlet i den mad, vi tilbyder vores gæster. Der er mange muligheder for at reducere CO2-forbruget, når der skal laves mad på festivalen. Kød er en storforbruger af CO2 og derfor vil reduktion af kød være en oplagt mulighed i produktionen af klimavenlig mad. Vi fastholder derfor kravet om, at der i samtlige madboder skal være et vegetarisk alternativ. Alle madboder skal derfor tilbyde mindst en vegetarret (og pommes frites accepteres ikke som en vegetarret ). Nye ansøgere Roskilde Festival 2015s behov for nye handelsboder er begrænset til alene at omfatte Roskilde Food Court og et Food Truck-projekt, vi startede i 2014. Med mindre man deltog på Roskilde Festival 2014, kan man således ikke ansøge om stadeplads på Festivalpladsen eller på campingarealet. Roskilde Food Court Roskilde Food Court, der blev etableret i Gloria Zone i 2013 med 17 små boder, fortsætter i 2015. Publikum kan her opleve et intimt, livligt og eksperimenterende spiserum med stort og anderledes udvalg på lidt plads. I Roskilde Food Court vil vi flytte opfattelse af, hvad festivalmad kan være. Her kan nye madboder og madkoncepter blive afprøvet, uden at det kræver samme store investeringer som at bygge en madbod op fra grunden. Vi gør dette for at sikre en konstant talentudvikling i vores madudvalg og få afprøvet nye koncepter. Roskilde Festival sørger for at bygge en stor del af den nødvendige infrastruktur, og for dette opkræves en fast opstartsfee. Der hører derfor nogle specielle krav med til at have en bod her: Boden må max servere 2 forskellige retter. Boden skal anvende mindst 60 % økologiske råvarer. Boderne bliver små, kun indrettet til salg og produktion. Forvent 20-30 m2 med en facade på ca. 4 m. Bodernes øvrige faciliteter og bagområder deles med andre stadehavere i Roskilde Food Court. Gas skal anvendes i videst muligt omfang, da el-kapacitet i dette område er begrænset. Både nye og eksisterende stadehavere kan søge med nye bodkoncepter. Der er ikke krav om madservering - det kan altså også være drikkevarer. Samme stadehaver kan godt søge med flere koncepter. Stadepladsbetalingen for stadehavere i Food Court forventes at ligge på ca. kr. 30.000 ekskl. moms. Ud over stadepladsbetalingen afregnes afgifter efter samme regler som alle andre boder. I stadepladsbetalingen forventer vi at følgende bliver inkluderet: Facadeopbygning og disk En produktionsvask og en personalevask Et vandudtag Strøm begrænset til en samlede maksimal belastning på 7,5 kw En betalingsterminal og internet Kølelagerplads Tørvarelagerplads Opvaskefaciliteter Personaletoilet Personalerum Kontorfaciliteter Nattevagter
Arbejdsborde Grovkøkken Alle øvrige omkostninger afholdes direkte af stadeholderen. Regler som gælder for andre stadehavere mhp. leverandører, timekrav, betaling, deadlines etc. gælder også for stadehavere i Food Court. Food Trucks Roskilde Festival startede i 2014 et mindre Food Truck-projekt på Camping West, som vi arbejder på at udvikle over de kommende år. Kombinationen af sultne og kvalitetsbevidste festivalgæster og Food Trucks, der samlet vil have et bredt udvalg af spændende mad og herudover ikke stille høje krav til bl.a. strømforsyning, mener vi er ideel. Detaljerne er endnu ikke fastlagt, så de to ansøgningsmuligheder (Camping 8 dage og Festivalpladsen 4 dage) kan blive justeret. Etablering af bod Etablering af en bod på festivalen kan i sig selv være noget af en opgave. Det er meget tidskrævende og kan volde mange problemer undervejs, hvis opgaven ikke er ordentlig forberedt og planlagt. Alle udgifter til etablering af boden påhviler de medvirkende handlende. Roskilde Festival stiller ikke materiel til rådighed. Etableringsudgifter omfatter bl.a.: leje af telt og gulv køkkeninventar leje af køle- og frysekapacitet leje af miljøtoilet leje af betalingsterminal og installation af internet betaling for forbrug af vand og el installering af vvs og el, som udføres af håndværkere udpeget af Roskilde Festival indkøb af engangsservice hos leverandør udpeget af Roskilde Festival indkøb af varesortiment hos leverandører udpeget af Roskilde Festival udgifter til udsmykning udgifter til lovpligtig arbejdsskadeforsikring tegnet af Roskilde Festival Eller ganske kort, man skal etablere og opbygge en bod på en græsmark med alle nødvendige faciliteter. Såfremt man ikke før har deltaget på Roskilde Festival, skal der regnes med en stor post til etablering inkl. investering i varesortiment/råvarer, før første portion kan serveres. Kontantfri festival? De strategiske beslutninger om etablering af kontantfrit system på Festival 2015 er endnu ikke truffet, men vi arbejder på sagen og tænker selvfølgelig løsninger ind, der skal sikre, at gæster, der medbringer kontanter til enhver tid vil få mulighed for at anvende dem. Udsmykning og skiltning Roskilde Festival ønsker at præsentere en flot, sammenhængende og indbydende plads for publikum. Erfaring viser, at facaden har stor betydning for markedsføring af boden. Roskilde Festival stiller derfor krav til, at madhandlende på festivalen gør en indsats for det visuelle udtryk og udsmykning. De specifikke udsmykningskrav vil fremgå af handelskontrakten. Presenning- eller bannerfacader godtages ikke, da de ikke giver samme kreative identitet til boden.
Eksempler på flotte og kreative facadeløsninger:
Placering og plantegning Sammen med ansøgningen skal medsendes en målfast plantegning over arealets indretning og med angivelse af mål på de forskellige enheder (bredde x dybde). Eksempel på målfast plantegning: Placeringer af de enkelte boder kan selvsagt ikke oplyses, før indretning af områderne er fastlagt. Den præcise placering inden for det enkelte handelsområde vil forventeligt foreligge i april/maj. Kun ansøgninger med målfast plantegning vil blive behandlet. Søger du om deltagelse i Roskilde Food Court, er du fritaget for krav om plantegning. Leverandører Festivalen indgår hvert år samarbejdsaftaler med forskellige leverandører om levering af samtlige produkter til boderne på Roskilde Festival. Det betyder således, at boderne skal indkøbes deres varer hos disse leverandører: AB Catering Grøn Fokus ApS Hørkram Solhjulet Et femte cateringfirma - TBA Herudover indgår Roskilde Festival leverandøraftaler inden for visse produkter som f.eks. kaffe, the, kakao, øl, læskedrikke, kildevand, juice, vin, spiritus, engangsservice, chips, saft m.v., som boden skal respektere. En samlet oversigt over disse låste produkter foreligger i januar 2015. Adgangstegn/timekrav Roskilde Festival stiller uden beregning de nødvendige adgangstegn til rådighed for bodens medarbejdere dog under betingelse af, at timekravene overholdes.
Boder på Indre Plads (4 åbningsdage 1. 4. juli): Timekravet er 24 timer, dog udgør timekravet for medarbejdere på 60 år og derover 18 timer. Boder på Ydre Plads/Camping (8 åbningsdage 27. juni 4. juli): Timekravet er 32 timer, dog udgør timekravet for medarbejdere på 60 år eller derover 24 timer. Som udgangspunkt må maksimalt 10 % af bodens medarbejdere må være i alderen 15-17 år. Ingen medarbejdere må være under 15 år. Betaling til Roskilde Festival For kommercielle og private stadehavere fastsættes som udgangspunkt en minimumsafgift (dog ikke år 1), som foreninger/organisationer er fritaget for. Princippet i beregning af afgift til Roskilde Festival: Omsætning 300.000 Råvarer-forbrug -120.000 Bruttofortjeneste 180.000 Afgift til Roskilde Festival (i dette eksempel 21 %) -37.800 Øvrige etablerings- og driftsomkostninger -yy.yyy Nettoresultat xx.xxx Den specifikke afgiftsoversigt findes kan du se som bilag sidst i dokumentet. Overholdelse af deadlines Papir- og administrationsarbejdet for en handelsbod er både stort og tidskrævende. En masse papirer og bestillingsblanketter skal i perioden marts juni udfyldes. Der udarbejdes en deadlineoversigt til alle medvirkende således, at alle kan se, hvornår hvilke blanketter skal udfyldes. Stormøder I forbindelse med Festival 2015 afholdes tre stormøder. Møderne ligger i henholdsvis februar, maj og september med deltagelse af alle madhandlende. Foreninger, organisationer og private alle kan søge En stor del af de medvirkende foreninger og organisationer har været hentet fra Roskilde og omegn og det er stadig vores opfattelse, at foreninger og andre fra lokalområdet skal ligge højt på listen over medvirkende samarbejdspartnere forudsat, at disse kan og vil levere den kvalitet, som Roskilde Festival ønsker. Det betyder dog ikke, at Roskilde Festival er lukket land for private, og gennem en del år har kommercielle/private stadehavere stået for en del af boderne netop fordi disse har kunnet tilbyde festivalens publikum nogle kvalitetsprodukter, som ingen andre kunne. Såfremt man som forening/organisation aldrig har deltaget på Roskilde Festival, skal foreningens/organisationens vedtægter vedhæftes ansøgningen. Yderligere information Yderligere information kan fås hos Roskilde Festival, Havsteensvej 11, 4000 Roskilde, tlf. 46 36 66 13 eller e-mail: info@roskilde-festival.dk. Med venlig hilsen ROSKILDE FESTIVAL
Bilag: Afgifter til Roskilde Festival 2015 Bruttofortjenesteafgift på salg af levnedsmidler og forbrugsvarer For deltagelse som stadehaver betales som udgangspunkt en bruttofortjenesteafgift. Ved bruttofortjeneste forstås den totale omsætning (inkl. eventuelle meal vouchers) med fradrag for det direkte vareforbrug (varekøb reguleret for lagerforskydninger) samt engangsservice og pantværdi af krus solgt til publikum. Ved direkte vareforbrug forstås selve råvarerne, men ikke f.eks. køkkenudstyr, gas, arbejdstøj, installationer mv., der er nødvendig for bodens produktion og drift. Bemærk at vareindkøb foretaget hos leverandører, der ikke er anført på Roskilde Festivals leverandørliste, ikke vil kunne fradrages under vareforbrug (altså før beregning af bruttofortjenesteafgift) med mindre Roskilde Festival skriftligt har givet dispensation hertil. Under Roskilde Festival opkræves et acontobeløb. Bruttofortjenesteafgiften forfalder til betaling senest den 1. september 2015 og udgør ved: 63.000 eller flere betalende gæster: 21% 61.500-61.999 betalende gæster: 24% 62.500-62.999 betalende gæster: 22% 61.000-61.499 betalende gæster: 25% 62.000-62.499 betalende gæster: 23% Færre end 61.000 betalende gæster: 26% Stykafgift på salg af Tuborg-produkter, vin, spiritus og cigaretter Alle Tuborg-produkter (læskedrikke, kildevand, øl, cider mv.), vin, spiritus og cigaretter er belagt med en særlig stykafgift, hvorfor det ikke betales bruttofortjenesteafgift heraf. Udsalgspris og afgift på disse produkter fastsættes af Roskilde Festival. Under Roskilde Festival opkræves et acontobeløb. Opgørelse af stykafgiften beregnes af Roskilde Festival på baggrund af leverandørernes indberetning og udsendes i august 2015. Afregning af stykafgiften skal ske samtidig med indsendelse af staderegnskabet senest den 1. september 2015. Eventuelt restlager afgiftsfritages ikke. Nettofortjenesteafgift Såfremt der er færre end 60.500 betalende gæster, skal stadehaver udover bruttofortjenesteafgift betale en nettofortjenesteafgift. Nettofortjenesteafgiften udgør ved: 59.500 60.499 betalende gæster: 20% 56.500 57.499 betalende gæster: 56% 58.500 59.499 betalende gæster: 32% 55.500 56.499 betalende gæster: 68% 57.500 58.499 betalende gæster: 44% Færre end 55.500 betalende gæster: 80% Ved nettofortjeneste forstås omsætning med fradrag af direkte vareforbrug (varekøb reguleret for lagerforskydninger), engangsservice, pantværdi, bruttofortjenesteafgift til Roskilde Festival, stykafgift samt dokumenterede øvrige for bodens drift nødvendige omkostninger, herunder eventuel nødvendig bespisning af medarbejdere i festivaldagene. Omkostninger til generel administration (bl.a. drifts- og lønomkostninger) kan ikke fradrages. Endvidere kan fradrages investeringer og afskrivninger efter følgende regler: Investeringer for beløb ud over kr. 10.000 pr. enhed skal afskrives over 5 år. Det pointeres, at en investering opfattes som en funktionsdygtig enhed. F.eks. kan en reol anskaffet til en pris af over kr. 10.000 ikke splittes op i smådele, men skal afskrives over 5 år, uanset om den handlende deltager i 5 på hinanden følgende festivaler. Anvendes anskaffelserne tillige ved andre arrangementer, skal afskrivningen beregnes forholdsmæssigt for antal dage i brug på Roskilde Festival 2015 i forhold til det samlede antal dage i brug i året 2015. Endelig kan fradrages omkostninger til personalet før og efter festivalen, dog maksimalt kr. 75 pr. udleverede medarbejderarmbånd. Såfremt nettofortjenesteafgift skal betales, forfalder denne til betaling ved påkrav, dog senest den 1. september 2015. ---ooo--- Udgangspunktet for afgiftsberegningen er festivalens officielle tal over betalende gæster. Antallet af betalende gæster opgøres i antal 4- dagesbilletter og antal 1-dagsbilletter. Ved fastlæggelse af antal betalende gæster til afgiftsberegning tæller 1-dagsbilletter 1/3. 01.11.2014