PostNords nye kundeportal Vejledning til PostNords kundeportal for InNight, Paller & Stykgods 24-11-2016 Vejledningen beskriver, hvordan kundeportalen anvendes.
Indhold 1.0 Indledning 3 2.0 Sporing af forsendelser 3 3.0 Bestil Afhentning 3 3.1 Paller eller Stykgods 3 3.1.1 InNight og Stykgods 4 3.1.2 Palle 9 4.0 At være virksomhedens administrator 13 4.1 Oprette ny medarbejder som skal se oplysninger på kundeportalen for InNight, paller og stykgods 14 5.0 Rapporter 18 5.1 Dagspuls 19 5.2 Forsendelsesstatistik 20 5.3 Kvalitetsstatistik 20 6.0 Faktura 22 2
1.0 Indledning Velkommen til PostNords nye kundeportal for InNight, paller og stykgods. Når din virksomhed allerede er kunde eller oprettes som ny kunde, får du adgang til kundeportalen og tilsendt loginoplysninger per mail. Princippet er, at PostNord Danmark opretter en person fra din virksomhed som administrator på kundeportalen. Administratoren kan se alle oplysninger, og hun kan tildele adgang for andre medarbejdere i virksomheden. Administratoren kan vælge at tildele de nye brugere forskellige roller henholdsvis administrator, pris og kunde afhængig af, om brugeren skal kunne se priser og oprette nye brugere selv. På kundeportalen har du mulighed for: at spore forsendelser at booke forsendelser (du kan fortsat bruge PacSoft og Consignor til at booke forsendelser) at se Dagspuls og statistikker, herunder leverancekvalitet at se fakturaoversigter Vi udbygger løbende indholdet på kundeportalen. 2.0 Sporing af forsendelser Indtast sendingsnummer, kolli id, reference eller mobilnummer og klik med musen på Spor knappen, og du får en status for den aktuelle forsendelse. 3.0 Bestil Afhentning Kunder med aftale om Paller og/eller Stykgods kan vælge mellem Paller og Stykgods. InNight kunder kan vælge InNight og/eller NextDay afhængig af den specifikke aftale. 3.1 Paller eller Stykgods Vælg Palle eller Stykgods og klik med musen på Næste knappen 3
3.1.1 InNight og Stykgods I dette afsnit vises booking af InNight og stykgods. Eksemplet her viser booking af stykgods. Samme fremgangsmåde bruges for InNight, hvor eneste ændring er ved valg af produkt, hvor Stykgods og Palle er erstattet af InNight og NextDay. Vælg Stykgods Vælg om du er både afsender og betalende part (hvis du vælger Sender og betalende part udfyldes dine egne oplysninger automatisk som afsender). Vælger du kun betalende part får du mulighed for at angive en alternativ afhentningsadresse og modtager adresse (3. parts booking) Klik med musen på Næste knappen *kundenavn* *kundenavn* 4
Hvis du kender modtagers eventuelle kundenummer hos PostNord, kan du indtaste dette, så modtagers oplysninger hentes automatisk. Ellers udfylder du felterne et for et. Jo flere oplysninger - jo bedre kan vi udføre opgaven. Når du har udfyldt felterne klikker du med musen på Næste knappen. *kundenavn og stamdata* 5
Udfyld antal kolli (et antal mellem 1 og 999). Opgiv den totale vægt for hele forsendelsen. Angiv volumen i dm 3. Volumen i dm3 er beregnet som følger: længde (cm) * bredde (cm) * højde (cm) divideret med 1000. Udelad decimaler. Opgiv eventuelt reference. Indtast information til vores chauffør. Opgiv eventuel information til modtageren. Hvis der er tale om farligt gods, skal du selv sikre at de relevante dokumenter udfærdiges. Du bedes fortælle os UN-nummeret, mængden (antal, liter etc.) og emballagegruppe. Når du har udfyldt felterne klikker du med musen på Næste knappen *kundenavn* 6
Her vises den forsendelse, du lige har booket. Du kan nu vælge at tilføje en forsendelse (stykgods). Hvis du ikke har flere forsendelser, klikker du med musen på Næste knappen. *kundenavn* Her kan du fortælle os, hvornår godset er klar til afhentning, og du kan angive yderligere information. Bookinger oprettet før kl. 11 hentes automatisk samme dag. Ellers hentes næste dag. For InNight skal der dog være indgået en særlig aftale for afhentning samme dag kontakt venligst Kundeservice. Når du har udfyldt felterne, klikker du med musen på Næste knappen. 7
Nu skal du bekræfte bookingen. Sæt flueben i Jeg bekræfter den givne information. Hvis du udfyldte din mailadresse, modtager du godslisten i din indbakke, hvorfra du kan printe den. Når du har bekræftet bookingen, klikker du med musen på Bekræft ordre knappen. *kundenavn* Din booking er nu færdig. Du kan vælge at printe dine labels. Hvis du tastede din mailadresse, får du tilsendt godslisten. Tryk med musen på linket Ny booking, hvis du vil oprette en ny booking. 8
3.1.2 Palle I dette afsnit vises booking af palle. Vælg Palle Vælg om du er både afsender og betalende part (hvis du vælger Sender og betalende part udfyldes dine egne oplysninger automatisk som afsender). Vælger du Kun betalende part, får du mulighed for at angive en alternativ afhentningsadresse og modtageradresse (3. parts booking). Klik med musen på Næste knappen 9
Hvis du kender modtagers kundenummer hos PostNord, kan du indtaste dette, så modtagers oplysninger hentes automatisk. Ellers udfylder du felterne et for et. Jo flere oplysninger, jo bedre så kan vi udføre opgaven. Når du har udfyldt felterne, klikker du med musen på Næste knappen. 10
Vælg palle type (1/1, 1/2, 1/4 eller industripalle). Udfyld antal (paller). Opgiv den samlede vægt for hele forsendelsen. Angiv den samlede volumen i dm 3. Volumen i dm3 er beregnet som følger: længde (cm) * bredde (cm) * højde (cm) divideret med 1.000. Udelad decimaler. Opgiv eventuelt reference. Indtast information til vores chauffør. Opgiv eventuel information til modtageren Hvis der er tale om farligt gods, skal du selv sikre at de relevante dokumenter udfærdiges. Du bedes fortælle os UN-nummeret, mængden (antal, liter etc.) og emballage-gruppe. Når du har udfyldt felterne, klikker du med musen på Næste knappen. 11
Her vises den forsendelse, du lige har booket. Du kan nu vælge at tilføje en forsendelse (palle). Hvis du ikke har flere forsendelser, klikker du med musen på Næste knappen. 12
Nu skal du bekræfte bookingen. Sæt flueben i Jeg bekræfter den givne information. Hvis du udfyldte din mailadresse, modtager du godslisten i din indbakke, hvorfra du kan printe den. Når du har bekræftet bookingen, klikker du med musen på Bekræft ordre knappen. 4.0 At være virksomhedens administrator Når din virksomhed har en aftale om transport af paller eller stykgods oprettes en automatisk en administratoradgang til jer af PostNord (Bruger ID vil være mailadressen, som administratoradgang er sendt til, password 123456, som herefter skal ændres eller du vil modtage et password via mail). Administratoren har adgang til alle informationer om virksomheden. Administratoren kan oprette andre brugere i virksomheden med adgang til portalen. Når andre brugere får adgang, kan der skelnes mellem, om de skal være administrator, se oplysninger om forsendelser eller om de også skal kunne se priser. Administratoren har tilknytning til alle kundenumre med relation til virksomheden. 13
4.1 Oprette ny medarbejder som skal se oplysninger på kundeportalen for InNight, paller og stykgods Vælg Byt firma for skifte til andet kundenummer (hvis flere virksomheder i kundehierarkiet) Vælg +Tilføj for at tilføje ny bruger. Du kan vælge Eksisterende bruger eller Ny bruger 14
Vælg Ny bruger Udfyld felterne med oplysninger om brugeren der skal oprettes. Når felterne er udfyldt, trykkes på +Opret knappen. Bemærk at du som administrator skal tage stilling til, om den nye bruger skal kunne se oplysninger om forsendelser, priser eller som administrator. Der sendes automatisk en mail til den nye bruger med brugerid og adgangskode. 15
Brugeren er nu oprettet og yderligere detaljerede oplysninger kan indtastes. Som administrator kan du også ændre brugerens adgangskode. 16
Hvis der er flere kunder i kundehierkiet, vælges Firma og abonnement, hvor andre virksomheder kan tilknyttes brugeren. I Firma og Abonnement klikkes med musen på knappen Tilknyt bruger til andet firma Vælg fra listen eller vælg fanen Søg efter andre firmaer Vælg det firma du vil tilknytte til brugeren ved at trykke på Tilføj med rolle knappen. Vælg Kunde, Admin eller Pris. (Admin kan alt, herunder oprette andre brugere; Kunde viser oplysninger om forsendelser, men ikke pris; Pris viser oplysninger om forsendelser og pris. ) 17
5.0 Rapporter Under Rapporter kan du se Dagspuls (status for forsendelser med planlagt levering i dag, dvs. dags dato), ligesom du kan danne statistik over virksomhedens forsendelser og se rapporter for leverancekvalitet. Du vælger mellem rapport-mulighederne i menuen Rapporter. Bemærk: Det er muligt at danne rapporter, enten for et enkelt kundenummer eller for alle dine kundenumre samlet (hvis din virksomhed er registreret/oprettet med flere kundenumre på Min side ). Ved en samlet søgning vil du se informationer for alle kundenumre samlet. For at danne en rapport for alle kundenumre skal du indledningsvis vælge det otte-cifrede kundenummer, som fremgår i din kundeoversigt (Knappen Byt øverst til højre på siden) 18
5.1 Dagspuls Dagspuls viser real time status på forsendelser med planlagt levering i dag: Hvad er leveret til modtager? Hvad er på vej ud til modtager? Hvad er ikke lastet på bil? Leveret (grøn farve) er forsendelser, der er scannet udleveret På bil (gul farve) er forsendelser, som er læsset på chaufførens bil og på vej til modtager Resterende (rød farve) er forsendelser, som endnu ikke er læsset på bil. Årsagen kan være, at forsendelsen afventer at komme med på en senere rute, eller at systemet endnu ikke har registreret chaufførens scanning Det er muligt at se detaljer om de enkelte forsendelser i Dagspuls (klik på knappen Vis til højre) Dagspuls viser også - længere nede på siden en række tillægsinfo: Forsendelser sendt forrige produktionsdag, antal forsendelser, fragtberegningsvægt, antal kolli, aflæsset, forsendelser med skade sidste 10 dage, forsendelser ikke leveret sidste 10 dage. Bemærk: Forsendelser ikke leveret sidste 10 dage de her listede forsendelser er bl.a. kolli, hvor der ikke er indlæst leveringsscan. Årsag hertil kan være manglende overførsel af scan til systemet, eller at chauffør ikke har scannet forsendelsen korrekt. 19
5.2 Forsendelsesstatistik Forsendelsesstatistikken viser detaljerede data om dine forsendelser i en periode, du selv vælger Du kan vælge et overblik over alle forsendelser eller at indkredse din søgning til fx bestemt(e) modtagerpostnumre eller afsenders referencenummer ( afs. ID på modtager). Dit søgeresultat vises på siden (i din browser), men er og muligt at eksportere til Excel eller.csvformat (tryk på knappen Eksportér ) 5.3 Kvalitetsstatistik Kvalitetsstatistik giver dig overblik over leverancekvalitet i en selvvalgt periode (dog ikke inden for de seneste 7 dage) Du afgrænser din søgning/periode på samme måde som ved Forsendelsesstatistik. Det er som ved forsendelsesstatistik muligt at eksportere dit søgeresultat til Excel eller.csvformat. Ved en søgning vil én eller flere af disse menuer fremkomme. Tryk på pilen til højre for detaljer. (Menuer forklares kort nedenfor) 20
Kvalitet totalt : Diagrammet til venstre er en totalopgørelse for leveringer i den valgte periode. Hvor mange er leveret til forventet leveringstid (her 179 kolli), hvor mange er ikke leveret til forventet leveringstid (2 kolli). Diagrammet i midten viser en procent-opgørelse, hvor kolli leveret 1 dag efter forventet leveringstid indgår i antal og opgørelsen for leveret. Diagrammet til højre viser antal kolli med udleveringsscan (180) og antal kolli (1), hvor systemet ikke har registreret et leveringsscan eller er leveret senere end planlagt pr. dags dato. Kvalitet pr. produkt : Som ovenfor, men specificeret pr. produkt. Forsendelser med colli som ikke er leveret til tiden : Viser - i listeform forsendelser indeholdende colli som er registreret leveret efter forventet leveringstid. Forsendelser som ikke er inkluderet i kvalitetsstatistik : Her vises en liste over forsendelser indeholdende colli, som ikke indgår i kvalitetsstatistikken. Årsagen hertil kan ses under Status til højre: Bemærk: Ikke alle årsagshændelser under status har pt. en forklarende tekst dette tilpasses løbende. 21
6.0 Faktura I Fakturaoversigt kan du se en oversigt indeholdende dine fakturaer på det valgte kundenummer/navn og eksportere oplysningerne til enten Excel eller PDF. Du kan også, hvis din virksomhed er registreret med flere kundenumre i systemet, vælge det otte-cifrede kundenummer i kundeoversigten (vælg Byt øverst til højre på siden) og du vil i oversigten se fakturaer for alle dine kundenumre. Bemærk: Pt. kan man alene se de seneste ti fakturaer i oversigten. Dette vil snarligt blive ændret, så det er muligt at se alle. Du kan dog altid fremsøge en faktura ved at indtaste fakturanummer. Vi benytter nogle forkortelser på faktura og fakturaspecifikation. Du får en oversættelse af forkortelserne her: FORSENDELSESTYPER Fragtberegningsvægt Kolli Forsendelse Helpalle (1/1) Halvpalle (1/2) Kvartpalle (QPL) Industripalle/specialpalle FORKORTELSE PÅ FAKTURA FBV KLL SEN PLL HPL QPL SPL GENERELLE TILLÆGSYDELSER Fejlbehæftet/manglende EDI Flexlevering gratis Telefonisk varsling MEG FLX ADV TILLÆGSYDELSER Genudbringning Indbæring TUK INB 22
Oversize Tidsbestemt levering Ø-tillæg til ikke-brofaste øer Farligt Gods (ADR) SFT TVL PNT FAR RETUR PALLET OG GROUPAGE Pris som ved fremsendelse + tillæg Forgæves afhentning ABG BOM 23