ProLøn - Internet ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 1
INDHOLDSFORTEGNELSE INSTALLERE PROLØN.... 4 OPSTART PÅ EN IKKE GODKENDT COMPUTER... 6 STARTBILLEDE PÅ GODKENDT COMPUTER.... 11 OVERSIGT... 12 SKIFT ADGANGSKODE.... 12 RET FIRMA E-MAIL... 13 RET MAILKODE TIL PDF... 13 GENERELT FOR SYSTEMET.... 14 SYMBOL OVERSIGT... 14 UDSKRIFTER... 14 MEDARBEJDER.... 15 MEDARBEJDER OVERSIGT... 15 MEDARBEJDER OVERSIGT AVANCERET SØGNING... 16 MEDARBEJDER OVERSIGT CSV... 17 OPRET MEDARBEJDERE FRA EKSTERNT SYSTEM.... 17 MEDARBEJDER - VEDLIGEHOLDELSE... 18 SLETNING AF MEDARBEJDER.... 22 SKIFT DIREKTE TIL LØNTRANSAKTIONER.... 22 SKIFT TIL NÆSTE MEDARBEJDER.... 22 LØNTRANSAKTIONER - OVERSIGT.... 23 INDMELDING AF LØN.... 24 OPRET NY LINIE.... 25 SLET LINIE.... 25 ÆNDRE LØNART.... 25 SKIFT DIREKTE TIL MEDARBEJDEROPLYSNINGER.... 25 OPRET PROFIL-LØNTRANSAKTIONER.... 25 INDLÆS LØNTRANSAKTIONER FRA EKSTERNT SYSTEM.... 25 BEMÆRKNING TIL UDSKRIFT PÅ LØNSEDDEL.... 25 VIS KUN FERIEPENGEUDBETALINGER.... 26 BESTILLING AF LØNKØRSEL.... 27 LØNSYSTEMET SPÆRRET... 28 PROFILER.... 29 PROFIL OVERSIGT.... 29 PROFIL VEDLIGEHOLDELSE.... 30 ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 2
LØNARTER.... 31 LØNART VEDLIGEHOLDELSE... 32 STANDARDLØNARTER... 32 VALGFRIE LØNARTER.... 32 NULSTILLINGSKODER:... 33 AFDELINGER.... 34 AFDELINGER OVERSIGT... 34 AFDELINGER - VEDLIGEHOLDELSE... 34 KALENDER.... 35 KALENDER - VEDLIGEHOLDELSE... 35 LØNTERMINER.... 36 UDSKRIFTER... 37 UDSKRIFT PR MEDARBEJDER - TOTALER.... 37 MEDARBEJDER DETALJERET.... 38 UDSKRIFT PR LØNART.... 39 FIREWALL... 40 SYSTEMKRAV PC... 40 ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 3
Installere ProLøn. Når du skal køre ProLøn Internet på en ny computer første gang, så skal der installeres noget sikkerhedssoftware på din computer. Du skal åbne ProLøns hjemmeside (http://www.proloen.dk). Du skal klikke på lønindberetning i menuen øverst på hjemmesiden. Der vil muligvis komme en gul bjælke i toppen af siden. Den kan variere fra nedestående. Her skal man højreklikke på den gule bjælke og vælge Installer dette tilføjelsesprogram Derefter klikker man igen på lønindberetning i menuen øverst på hjemmesiden. Så kommer der en boks som nedenfor. Igen kan boksen variere fra nedestående. Her skal man vælge Installer. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 4
Herefter er sikkerhedssoftwaren installeret, og man er klar til ProLøn Internet. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 5
Opstart på en ikke godkendt computer Første gang man starter ProLøn Internet, skal computeren godkendes af ProLøn. Åben ProLøns hjemmeside (http://www.proloen.dk). Vælg derefter lønindberetning i menuen øverst på hjemmesiden. Herefter vil din computer skabe en sikker forbindelse til ProLøns systemer. Når forbindelsen er oprettet, vil der komme nedenstående billede (Nummeret vil være forskelligt fra det viste). Du skal nu klikke på aktivere den her og følgende billede fremkommer. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 6
Du udfylder felterne og klikker på Send aktiveringskode. Følgende billede vil fremkomme. Klik på OK. Bemærk du må ikke afslutte siden med installationen. Der kommer en mail med en aktiveringskode. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 7
Koden i den modtagne mail indtastes, og der klikkes på Godkend PC. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 8
Din PC er nu godkendt til lønindberetning. Klik på OK. Du skal herefter indtaste dit kundenr (som er lig med dit firmanr) og kodeord. Herefter trykker du på Login. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 9
ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 10
Startbillede på godkendt computer. Åben ProLøns hjemmeside (http://www.proloen.dk). Vælg derefter lønindberetning i menuen øverst på hjemmesiden. Login billedet til ProLøn Internet kommer frem. Indtast kundenummer og kodeord, der er oplyst af ProLøn A/S. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 11
Oversigt Øverste del af oversigten viser, hvornår næste planlagte løn skal afleveres og udbetales. På samtlige skærmbilleder er der mulighed for at få adgang til arkivet ved at klikke på ProArkiv i øverste højre hjørne. Ved klik på Vis Håndbøger fremkommer en oversigt over seneste version af alle tilgængelige håndbøger. Ved at klikke på håndbogens navn fremkommer håndbogen i PDF-format på skærmen. Ved at klikke på et ønsket emne i indholdsfortegnelsen, kommer du direkte ind og kan læse i det pågældende afsnit. Skift adgangskode. Hvis man ønsker at skifte adgangkode, så klik på Skift adgangskode i øverste venstre hjørne af skærmbilledet og indtast den nye kode. Proløn A/S opfordrer til, at man med jævne mellemrum skifter sin adgangskode. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 12
Nederste del af oversigten viser stamoplysningerne på virksomheden. Skal der ændres i disse stamoplysninger kræver det i de fleste tilfælde en kontakt til ProLøn A/S, Indholdet af felterne Firma E-mail og Mailkode til PDF kan dog rettes af brugeren selv. Ret firma E-mail Hvis feltet Firma E-mail er udfyldt med en mail-adresse, vil alt firmaets lønmateriale blive fremsendt til denne e-mail, når lønkørsel er gennemført. Er feltet tomt vil lønmaterialet blive printet hos ProLøn A/S og fremsendt med Post Danmark. Ret mailkode til PDF I feltet Mailkode til PDF kan brugeren angive, hvilken kode der ønskes anvendt ved åbning af fremsendte PDF filer med lønmateriale. Er koden ikke angivet af brugeren anvendes automatisk firmaets cvr.nr. som mailkode. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 13
Generelt for systemet. Symbol oversigt Retur: Gem: Gem og retur: Gem og Luk: Slet og retur: Billedet forlades uden der sker opdatering. Der sker en ajourføring uden at man forlader billedet. Der sker en ajourføring og der skiftes til andet billede. Der sker en ajourføring og der skiftes til andet billede. Sletter og der skiftes til andet billede. : Sletter Linien. Tekst: Søg: Tilbage: Frem: Opret ny: En tekst, der er understreget, kan man klikke på og få flere oplysninger. Ved et klik på denne knap, laves en søgning på de udvalgte kriterier. Bladre tilbage i oversigten Bladre frem i oversigten Giver en blank side til oprettelse. Udskrifter. Alle skærmbilleder kan udskrives ved at klikke på. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 14
Medarbejder. Medarbejder oversigt Oversigten viser oplysninger på alle aktive medarbejdere. Der er mulighed for forskellige layout. Mulighederne kan vælges via rullegardinet i OVERSIGT. Hvis man ønsker at finde en medarbejder, der er slettet sættes medarbejdere og klik på SØG i Vis kun slettede ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 15
Medarbejder oversigt avanceret søgning Ved avanceret søgning har man mulighed for at få en oversigt over de medarbejdere, der opfylder søgekriterierne. I feltet Navn, Fritekst, søges der i Fornavn, Efternavn og Adresse. Når søgekriterierne er udfyldt skal der klikkes på SØG for at få resultatet. Hvis man vil have alle medarbejdere frem igen, skal alle søgefelter være blanke og derefter klikke på SØG ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 16
Medarbejder oversigt CSV Ved at klikke på CSV yderst til højre på medarbejderoversigten får man mulighed for at udvælge, hvilke oplysninger fra medarbejdernes stamkort, man ønsker at få med i en CSV-fil. Man sætter flueben ud for de ønskede felter, og klikker på Udtræk til CSV. Udtrækket vil blive vist som en liste i Excel. Der vil her være mulighed for at tilføje yderligere oplysninger og arbejde videre med de udtrukne data. Opret medarbejdere fra eksternt system. Der er mulighed for at importere data fra et eksternt system i forbindelse med opstart af nyt firma. Kontakt ProLøn A/S for mere information. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 17
Medarbejder - vedligeholdelse (Øverste del af billedet) ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 18
(nederste del af billedet) Profil: Ved oprettelse af en ny medarbejder, kan man vælge en profil, hvis man har oprettet en sådan. Derved opdateres standardfelter og der dannes løntransaktioner udfra profilen. Ved oprettelse skal der klikkes på Indsæt standardværdier for at dette sker. Ansættelsesdato / rejstdato: Ved oprettelse indmeldes dato i ansættelsesdato, afgangsdato forbliver 0/blank. Ved afgang indmeldes dato i rejstdato (format DDMMÅÅÅÅ). Ved oprettelse af en tidligere ansat medarbejder må man gerne anvende det medarbejdernr, der tidligere blev brugt. Ny dato indsættes i ansættelsesdato, rejstdato sættes til 0/blank. Det er vigtigt at datoerne vedligeholdes korrekt, da de danner grundlag for beregning af antal feriedage og ansættelsesoplysninger til SKAT. Afdeling: Feltet skal udfyldes, hvis man ønsker at afdelingsopdele sit konteringsbilag. Ønsker man at afdelingsopdele sit konteringsbilag, skal det aftales med ProLøn A/S, der sørger for at de valgte afdelingstekster vises på konteringsbilaget. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 19
E-mail til lønseddel Dette felt udfyldes, hvis man vil sende en medarbejders lønseddel via e-mail. Når feltet er udfyldt, benyttes det ved næste lønberegning og indtil den evt. fjernes igen. Mailkode til PDF Dette felt udfyldes med den mailkode medarbejderen ønsker at anvende, når der fremsendes lønsedler til vedkommendes private mail-adresse. Udfyldes feltet ikke, vil mailkoden automatisk være medarbejderens cpr.nr. (uden bindestreg). Benyt e-boks Dette felt udfyldes med J, hvis man ønsker at den pågældende medarbejders lønseddel skal sendes til e-boks. Skattekort Proløn A/S bestiller eskattekort hos SKAT for alle ansatte. Typisk skal der udfyldes med H for Hovedkort/Frikort, men hvis en medarbejder har bedt om, at firmaet skal bruge bikort, skal Skattekort udfyldes med B. Det skattekort, der vises er det nyeste skattekort, som ProLøn A/S har modtaget fra SKAT. Der er mulighed for at se alle skattekort, der er modtaget fra SKAT, ved at klikke på eskattekort. Skattefradrag perioden: For medarbejdertype = 1 / 14-dages-lønnede vises: 14-dages-fradrag For medarbejdertype = 2 / månedslønnede vises: månedsfradrag. For medarbejdertype = 3 / månedslønnede-forud vises: månedsfradrag. Skat/frikort: Der vises det nyeste frikort, der er kommet fra SKAT. Frivillig Trækprocent. Ønsker en medarbejder at forhøje sin trækprocent, skal forhøjelsen indmeldes i Frivillig Trækprocent. Den samlede trækprocent er summen af Trækprocent (som kommer fra SKAT) og den frivillige Trækprocent. Kode for træk/atp: I Vis-boksen findes en oversigt over de mulige ATP-koder. Læs mere om ATP i håndbogen Generelt og Satser. Kode for træk/ferieopsparing: 0: ingen ferieopsparing 1: ferieopsparing (typisk 12,5%), der overføres enten til feriekonto (evt. brancheordning) eller medtages i ferieregnskab for de firmaer, der selv administrerer feriepengene. Selve ferieordningen er en firmaoplysning, der opdateres af ProLøn A/S i forbindelse med opstart af firmaet. De enkelte medarbejdere tilknyttes ordningen ved anvendelse af feriekode = 1. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 20
Kode for SH-opsparing: 0: ingen søgne-helligdagsopsparing 1: søgne- helligdagsopsparing. I nogle overenskomster indgår søgne/helligdagsopsparing (typisk 3,5%) som en del af lønnen. Opsparingen sker løbende af samme grundlag som ferieopsparingen og forbruges løbende i forbindelse med helligdage. Selve sh-ordningen er en firmaoplysning, der opdateres af ProLøn A/S i forbindelse med opstart af firmaet. De enkelte medarbejdere tilknyttes ordningen ved anvendelse af sh-kode = 1. Barsel. Er virksomheden omfattet af en barselsordning, som ProLøn A/S må administrere/beregne for, skal der indmeldes kode på medarbejdere, der angiver hvilken ordning, der er tale om. Koderne vil fremgå af oversigten i VIS udfor Barsel. Pension: Anvendes til arbejdsmarkedspension (AM-pension). Der indmeldes lønart (8910-8914) på den relevante pensionsordning for de medarbejdere, der er med i pensionsordningerne. Selve pensionsordningerne er (af ProLøn A/S) indmeldt i firmaoplysningerne. Pension startdato angiver den dato, hvor pensionsaftalen skal træde i kraft. Datoen skal være før det datointerval, man kører løn for, da der kun kan beregnes pension for hele lønperioden. Skal pensionen gælde med det samme, skal startdato ikke udfyldes. Kode for beskæftigelse. Information til eindkomst, der angiver hvilken type medarbejder, der er tale om. Typisk skal koden være 0 Almindelige lønmodtagere. Øvrige koder kan ses via VIS. For almindelige lønmodtagere Ansættelsesforhold. Feltet bruges kun som information til pensionsselskaber. Feltet skal udfyldes, hvis ansættelse er givet efter LAB 70 (LAB=Beskæftigelsesindsatsloven). Har du en medarbejder ansat i flexjob, skal der angives en kode. Den angivne kode sendes med til pensionsselskabet. Se koderne under VIS. Statistik til Danmarks Statistik (DS) eller Dansk Arbejdsgiverforening (DA). Hvis man skal indmelde lønstatistik til en af de 2 organisationer, skal det (af ProLøn A/S) være indmeldt i firmastamoplysninger, og firmaet skal selv oprette og vedligeholde de specifikke koder på den enkelte medarbejder. Personalegruppe. Vises kun for og benyttes kun af udvalgte brancher. Landekode. Landekode skal udfyldes, hvis medarbejderen bor i udlandet. I det tilfælde skal koden påføres som information til SKAT. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 21
Andet arbejdssted. Hold musen hen over i for yderligere information. Skal udfyldes med X, hvis medarbejderen har andet arbejdssted end firmaets adresse. Grønlandsk Kommune. Benyttes af firmaer, der er omfattet af Grønlandsk Skat. Fritagelsesattest. Hvis virksomheden er i besiddelse af en gyldig Fritagelsesattest E101, der fritager medarbejderen for AM-bidrag og SKAT, skal feltet udfyldes med E. Sletning af medarbejder. Hvis man ønsker at slette en medarbejder, sættes der i Slettet og der indtastes en Rejstdato. Skift direkte til løntransaktioner. Ved at klikke på, skiftes der til løntransaktioner for den medarbejder, man er på. Hvis man har lavet ændringer på medarbejderen, så husk at klikke på først. Skift til næste medarbejder. Ved at klikke på NÆSTE skiftes til næste medarbejder i rækkefølgen. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 22
Løntransaktioner - oversigt. Løn på den enkelte medarbejder. Ved klik på ændres LØN for den enkelte medarbejder fra Nej til Ja, og modsat fra Ja til Nej, altså skifter mellem de 2 værdier. Klik på på den medarbejder, der skal laves løn på, så der kommer til at stå Ja. Klik på medarbejder navnet for at indmelde selve lønnen. Bemærkning til udskrift på lønseddel. Der er 2 linier til rådighed, hvor man kan give en besked til alle medarbejdere (pr. medarbejdertype) via lønsedlen. Klik på for at beskeden gemmes. Hvis beskeden skal bibeholdes efter denne lønkørsel, skal der stå. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 23
Indmelding af løn. Nu fremkommer de transaktioner, der er udgangspunktet efter sidste lønkørsel. Nulstilling/sletning af de enkelte lønarter er foretaget. Se nulstillingskoder i Afsnittet: Lønarter Vedligeholdelse. Felter, der er markeret med grå, kan kun indeholde 0,00. Der kan åbnes for indtastning i disse felter ved ændring i opsætningen af den enkelte lønart. Dette gøres via menupunktet Lønarter. Transaktionerne genbruges, så man skal kun ændre, hvor der er forskel. Typisk er det timerne/tillæggene, der skal ændres. Man kan via pil ned bevæge sig ned igennem antalskolonnen, og dermed hurtigt indtaste timer/antal på mange lønarter. På hver eneste linie er beregnet en total pr. linie i feltet Beregnet. På hver medarbejder summeres Beregnet for linier til og med lønart 4000, og vises i øverste højre hjørne i feltet Kontrolsum medarbejder. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 24
Når man er færdig med den enkelte medarbejder, tastes funktionstasten Gem og Retur og man returnerer til oversigtsbilledet med medarbejdere. Med Gem og Næste skiftes der til næste medarbejder i rækkefølgen samtidig med at oplysninger bliver gemt. HUSK: Når lønnen er indmeldt, skal der foretages en bestilling. Opret ny linie. Indtast lønarten eller klik på og vælg lønarten udfra oversigten. Slet linie. Brug <Delete>- tasten til at blanke lønarten. Når der trykkes på Gem, slettes linien. Ændre lønart. Hvis der skrives en anden lønart oveni en eksisterende lønart, bliver lønarten ændret til den nye lønart!! Skift direkte til medarbejderoplysninger. Ved at klikke på, skifter man direkte til medarbejderoplysninger på den medarbejder, man er på. Hvis man har lavet ændringer på løntransaktionerne, så husk at klikke på først. Opret Profil-Løntransaktioner. Hvis der er oprettet profiler på virksomheden, kan man ved at klikke på Opret Profil- Løntransaktioner få indsat de løntransaktioner, der mangler i forhold til den Profil, der peges på. Indlæs løntransaktioner fra eksternt system. Der er mulighed for at importere data fra et eksternt system via Indlæs fra fil Kontakt ProLøn A/S for mere information. Bemærkning til udskrift på lønseddel. Der er 2 linier til rådighed, hvor man kan give en besked til den aktuelle medarbejder via lønsedlen. Klik på lønkørsel, skal der stå. for at beskeden gemmes. Hvis beskeden skal bibeholdes efter denne ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 25
Vis kun feriepengeudbetalinger. Øverst i løntransaktions-skærmbilledet for den enkelte medarbejder findes teksten Vis kun feriepengeudbetalinger. Klik her, hvis dit firma skal udbetale nettoferiepenge til jeres medarbejdere. Følgende skærmbillede fremkommer. Skærmbilledet skal kun benyttes af firmaer, som beholder feriepengene i virksomheden. Læs evt. flere detaljer i håndbogen Generelt og Satser i afsnittet Udbetaling fra feriekort. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 26
Bestilling af lønkørsel. Når man er klar til at sende lønnen til ProLøn A/S indtastes der en udbetalingsdato (DDMMÅÅÅÅ). Hvis man har mere end en type medarbejdere, f.eks både 14-dages-løn og månedsløn, og der skal indberettes løn for begge typer med kort tids mellemrum, skal begge løntyper gøres færdige inden, der laves en bestilling. Når der er lavet en bestilling, bliver adgangen spærret til lønindberetning indtil ProLøn A/S har færdigbehandlet bestillingen. Dette billede vil fremkomme, når man har lavet en bestilling. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 27
Lønsystemet spærret HVIS du får meldingen "Der er en aktiv lønkørsel" er selve lønindberetningen spærret. Der er dog stadig læse adgang samt fuld adgang til ProArkiv og til alle håndbøgerne. Der kan være 2 årsager til spærringen: 1) Der er bestilt en lønkørsel som endnu ikke er gjort færdig fra ProLøn's side. Programmet bliver givet fri når den pågældende kørsel er gennemført. Sker typisk indenfor 1-2 kalenderdage. 2) Hvis du har kørt den sidste planlagte kørsel for året vil programmet blive spærret indtil årskørslen er gennemført. Er der spørgsmål er du velkommen til at kontakte os på vores supporttelefon: 87101930. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 28
Profiler. Profiler er en skabelon til en medarbejdertype. ProLøn A/S laver standard-profiler til udvalgte brancher, men man har også mulighed for at definere sine egne profiler. Standard-profiler kan ikke ændres. Profiler benyttes i forbindelse med oprettelse af en ny medarbejder, hvor man kan sætte standardkoder til f.eks. statistik og feriekoder. Derudover kan man oprette et antal lønarter, der skal danne løntransaktioner for den nyoprettede medarbejder eller tilføjes på en allerede oprettet medarbejder i løntransaktioner. Profil oversigt. Ved klik på Profil på den enkelte linie ved standard, kan man se hvilke koder og lønarter, der er tilknyttet denne profil. Ved klik på Profil på den enkelte linie ved firma, kan man se og vedligeholde en profil, med de koder, beskrivelse og lønarter man har brug for. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 29
Profil vedligeholdelse. Ved klik på udfor en lønart, sletter man denne lønart i profilen, og der vil fremover ikke blive dannet en linie med denne lønart ved oprettelse af en ny medarbejder eller ved indsættelse af lønarter i løntransaktioner. Vil man tilføje en lønart til profilen, indtastes lønarten i feltet og klik på Opret lønart Husk at gemme evt. ændringer. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 30
Lønarter. Lønartskartoteket indeholder alle de lønkoder, der kan bruges i forbindelse med lønbehandling. Lønartskartoteket indeholder mange ledige lønartskoder. Indenfor de enkelte grupper vises kun én ledig lønart ad gangen. Når man har taget en ledig lønart i brug, vil den næste ledige lønart vise sig på lønartsoversigten. Oversigt over de oftest anvendte lønarter indenfor netop din branche findes i Lønhåndbogen. Hvis du er i tvivl om, hvilken lønart du skal anvende, kontakt ProLøn A/S. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 31
Lønart Vedligeholdelse Der er 2 typer lønarter: Standardlønarter Standardlønarter er lønarter, ProLøn A/S har defineret til udvalgte brancher. På disse kan man ændre nulstillingskode, og interval for antal, sats og beløb. I feltet Standard står der Std. Valgfrie lønarter. Der er mulighed for at ændre tekst, sats og om lønarten skal nulstilles/slettes. Derudover er der også mulighed for at indlægge intervaller på hvilke tal, der må indtastes på den enkelte lønart. Hvis der står JA udfor Bruttoskat, A-indkomst, Ferieberrettet løn, Pensionsgivende løn eller ATP betyder det, at lønarten indgår i beregningen for den enkelte kategori. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 32
Der er mulighed for at bestemme hvad der skal ske med en løntransaktion efter en lønkørsel. I nulstil kan der vælges: Nulstillingskoder: 0 Ingen. Løntransaktionen er uforandret 1 Nulstil Antal og Beløb Løntransaktionen er ændret til nul i både antal og beløb. 2 Slettes Løntransaktionen er slettet. 3 Nulstil Antal, Sats og Beløb Løntransaktionen bliver nulstillet i alle tre felter, men løntransaktionen er stadig til rådighed på medarbejderen 4 Ingen, Auto Sats Som kode 0. Benyttes i forbindelse med import af data fra Externt system. Med kode 4 vil import af data opdatere denne linie, i stedet for at danne en ny linie. 5 Nulstil Antal og Beløb, Auto Sats: Som kode 1, benyttes i forbindelse med import af data fra Externt system. Med kode 5 vil import af data opdatere denne linie, istedet for at danne en ny linie. 6 Ingen, Max 1 Løntransaktion Som kode 0, benyttes i forbindelse med import af data fra Externt system, men danner ikke en ny linie, hvis lønarten eksisterer i forvejen. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 33
Afdelinger. Afdelinger Oversigt Man har mulighed for at påføre de enkelte medarbejdere en afdeling, som skal være oprettet i afdelingskartoteket. Man kan benytte afdelinger i forbindelse med et afdelingsopdelt konteringsbilag. Hvis man ønsker at benytte dette, skal man kontakte ProLøn A/S, så man får konteringsbilaget opdelt på afdelinger. Afdelinger - Vedligeholdelse Hvis der er oprettet bare én afdeling, skal afdelingsnr på alle medarbejder udfyldes. 0 (nul) accepteres ikke. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 34
Kalender. Man har mulighed for at lægge remindere ind i systemet via kalender, så man f.eks. husker at ændre en elevs løn m.v. Der kan lægges en tekst pr. dato. Når den angivne dato oprinder, vil reminderen fremgå øverst på alle skærmbilleder under teksten Der er aktive kalenderaftaler. Kalenderaftaler kan gøres inaktive/aktive ved tryk på De kan også helt fjernes ved at klikke på det røde kryds helt ude til højre. Kalender - vedligeholdelse Ved oprettelse af nye kalenderaftaler klikkes på Opret ny og følgende skærmbillede udfyldes og gemmes. Ønskes ændring af en allerede oprettet aftale gøres dette ved at klikke på teksten for den pågældende aftale i oversigten over kalenderaftaler. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 35
Lønterminer. Af terminsoversigten fremgår det, hvornår ProLøn A/S forventer, at der skal foretages en lønudbetaling for firmaet. Der bliver kun vist de lønterminer, der er fra dags dato og frem. Det vil ikke fremgå af denne oversigt, hvis man har glemt en løntermin. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 36
Udskrifter Der er lavet 3 lister til systemet. Udskrifterne skal udskrives inden en lønbestilling, da nogle løntransaktioner bliver nulstillet/slettet efter en lønkørsel. I feltet Udskriv efter vælges den ønskede liste, og herefter klikkes på Søg Udskrift pr medarbejder - Totaler. Der laves en liste, der viser kontrolsum pr. medarbejder. Der vises kun for de medarbejdere, hvor der er sagt ja til, at de skal have løn. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 37
Medarbejder detaljeret. Der laves en liste, der viser alle lønlinier pr. medarbejder, hvor antal eller beløb er forskellig fra nul. Der vises kun for de medarbejdere, der er sagt ja til, at de skal have løn. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 38
Udskrift pr lønart. Vælger man at få udskrift efter lønart, dannes der en liste, der pr. lønart viser, hvilke medarbejdere, der har denne lønart. Der vises kun for de medarbejdere, der skal have løn. Der dannes en total pr. lønart. ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 39
FireWall Den maskine som skal tilgå ProLøn systemerne, skal tillade trafik til følgende: Host: ssl.proloen.dk Port: 80, 443, 11444 Type: TCP De fleste maskiner kan tilgå dette, men det kan være nødvendigt at ændre i firewallen for at tillade trafikken. Kontakt jeres systemansvarlige, hvis der ikke kan skabes forbindelse. Systemkrav PC Microsoft Windows 2000 SP4 / XP / Vista / Windows 7. Internet Explorer 6.0 eller nyere Skærmopløsning på min. 800 gange 600 pixel Modem på 56K baud modem, ISDN, ADSL eller anden fast opkobling. Firmaer med Terminal server: Microsoft Server 2000 SP4 / 2003 / 2008 Internet Explorer 6.0 eller nyere ProLøn A/S Tlf.: 87 10 19 30 Fax: 86 42 37 95 Marts 2015 Side: 40