Bestyrelsesmødet den 26. juni 2014. Bilag 09.3 Sagsnummer Uddybning til samarbejdsaftale om Flextrafik 1. Samarbejdsaftalens opgavefordeling Sagsbehandler MLL Direkte +45 36 13 15 05 Fax - MLL@moviatrafik.dk - I Samarbejdsaftale om Flextrafik har kommunen/regionen og Movia aftalt opgavefordelingen og de gensidige forpligtigelser mellem parterne. Grundlaget for samarbejdet om Flextrafik er en fælles forståelse af de enkelte opgaver herunder en fælles vilje til dialog om løsningen heraf. I dette dokument uddybes de enkelte opgaver. Hvor Samarbejdsaftale om Flextrafik forventes at være et statisk dokument vil nærværende dokument være et dynamisk dokument, hvor indholdet tilpasses de ændringer, der må besluttes fremover. Følgende opgaver og fordeling er aftalt mellem parterne i samarbejdsaftalen: Movia har ansvaret for: 2.1 Rådgivning om mulige serviceniveauer 2.2 Udbud af kørsel og indgåelse af kontrakt med vognmænd 2.3 Administration og trafikstyring af kørslen 2.4 Fakturering af kørslen hos kommunen/regionen 2.5 Betaling til vognmænd for udført kørsel (udlæg) 2.6 Fastsættelse af afregningsmodel og prisregulering 2.7 Kontraktregulering 2.8 Support og udvikling af relevante IT-systemer 2.9 Bestillingsmodtagelse af flexture og handicapkørsel 2.10 Tilvejebringelse af nødvendig information i forbindelse med klagesagsbehandling 2.11 Besvarelse af kundehenvendelser som Movia modtager 2.12 Udfærdigelse af aftalt kørselsstatistik 2.13 Stikprøvekontrol af køretøjer 2.14 Tilvejebringelse af kommunikationsmateriale Kommunen/regionen har ansvaret for: 3.1 Vurdering af kørselsomfang inden udbud 3.2 Fastlæggelse af serviceniveau 3.3 Visitering af borgere 3.4 Sikring af personaleressource til implementering og drift af bestillingsopgaven, herunder den nødvendige projektledelse og ledelsesmæssige forankring 3.5 Bestilling af ture i kørselsordningerne eksklusiv Flextur og handicapkørsel 3.6 Dataansvarlig for personoplysninger 3.7 Betaling til Movia 3.8 Besvarelse af kundehenvendelser som kommunen/regionen modtager 3.9 Gennemførelse af kommunikationskampagner og information til borgere 2. Movias opgaver 2.1. Rådgivning om mulige serviceniveauer Movia rådgiver kommunen/regionen om mulige serviceniveauer for de enkelte kørselsordninger. 2.2. Udbud af kørsel og indgåelse af kontrakt med vognmænd Movia har ansvaret for EU-udbud af kørselsopgaven herunder gennemførelse af udbudsprocessen og kontraktindgåelse med vognmænd. Udbudsmaterialet omfatter den samlede kør- Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/6
sel for alle kommuner/regioner og bringes ikke i høring hos kommunen/regionen. I udbudsmaterialet er kørselsopgaven og krav til vognmandens udførelse af kørslen herunder krav til chaufførens uddannelse, uniformering, tavshedspligt m.m. beskrevet. Kommunens/regionens forpligtigelse til at bringe kørslen i udbud varetages således af Movia. Flextrafik Rute specifikt: Movia bringer fakta-oplysninger om specifikke kørselsopgaver i høring hos kommunen og den enkelte virksomhed/institution. 2.3. Administration og trafikstyring af kørslen Det er Movias ansvar at de bestilte kørsler planlægges, koordineres og udføres inden for rammerne af kommunens/regionens besluttede serviceniveau. Movia trafikstyrer kørslen og håndterer når kørslerne fraviger fra det planlagte fx på grund af forgæves kørsler, forsinkelser, systemnedbrud eller lignende. Handicapkørselsordningen specifikt: Movia administrerer abonnementsbetaling på handicapkørslen. Flextrafik Rute specifikt: Det er Movias ansvar at opretholde løbende dialog med kommuner, institutioner, elever, brugere og forældre vedrørende specifikke problemstillinger relateret til kørselsadministrationen. Selve kørselsplanlægningen varetages af vognmændene. Kan der realiseres et forbedringspotentiale ved anderledes planlægning, vil Movia fremadrettet overtage planlægningen af den rutebaserede kørsel i forbindelse med befordringen til og fra institutioner. 2.4. Fakturering af kørslen hos kommunen/regionen Afregning af kørslen foretages af Movia. Kommunen/regionen modtager hver måned forbrugsafregning inklusiv et udgiftsbilag, hvoraf der for hver konto fremgår, hvem der har kørt (med CPR-nr. dog ekskl. Flextur bestilt over telefon), hvilke adresser der er kørt fra/til og på hvilke tidspunkter/dato. Opkrævningen for den enkelte kørsel sendes til det posteringssted/ean nr. som kommunen/regionen har angivet i forbindelse med bestillingen. Kommunen/regionen faktureres også for forgæves kørsler, medmindre de skyldes fejl fra vognmandens side. Kommunen/regionen kan vælge, om kørslen skal afregnes centralt eller decentralt. Specifikt for Flextrafik Rute: Såfremt kommunens institutioner optager borgere fra andre kommuner(handlekommuner) tilbydes afregning direkte med disse handlekommuner det er kommunen som sørger for aftaleindgåelse med disse handlekommuner. 2.5. Betaling til vognmænd for udført kørsel (udlæg) Movia afregner vognmændene månedsvis bagud i henhold til indgået kontrakt. 2.6. Fastsættelse af afregningsmodel og prisregulering I prisen for den enkelte tur indgår to elementer. En variabel udgift for selve turen og et fast administrationsgebyr pålagt hver enkelt rejse. Den variable udgift for den enkelte tur afhænger af de omkostninger, som Movia har til vognen. Prisen fordeles med udgangspunkt i den direkte rejseafstand for den enkelte bruger, men vægtes efter hvilken kørselsordning den enkelte bruger benytter. De enkelte ture koordineres for at optimere graden af samkørsel og kædekørsel, hvorfor det er nødvendigt at vægte de enkelte brugeres udgifter, afhængig af hvilken kørselsordning de benytter. Prisen afhænger således af hvilket serviceniveau de enkelte brugere modtager, i hvor høj grad det er muligt at koordinere kørslerne, og hvor vognene tilkøres fra. Se nærmere beskrivelse af afregningsmodel i vedhæftede bilag. 2/6
Specifikt for Flextrafik Rute: Afregningsmodellen for Flextrafik Rute aftales med den enkelte kommune. Den kan fx baseres på en fordeling af udgifterne i forhold til den enkelte brugers afstand til den givne institution. Kommunen/regionen afholder efter regning omkostninger i forbindelse med Movias varetagelse af kørselsadministrationen (administrationsbidrag). I administrationsbidraget indgår alle udgifter til IT, licenser, udbud, lønninger og kontorhold relateret til administrationen af Flextrafik. Administrationsomkostningerne bliver opkrævet som et fast beløb pr. passager. For Flextrafik Rute afregnes for antallet af tilsluttede borgere til kørselsordningerne. Opkrævningen af administrationsgebyr vil, som den almindelige forbrugsafregning, blive opkrævet månedligt bagud. Det realiserede administrationsforbrug opgøres i forbindelse med årsregnskabet, og en eventuel regulering i forhold til det opkrævede afregnes i efterfølgende budgetår. Omkostningerne til administration og drift af Flextrafiks kørselsordninger fastsættes af Movias bestyrelse (og repræsentantskab). Fremtidige ændringer i kørsels- og afregningsformen kan medføre ændringer i administrations- og driftsomkostningerne. 2.7. Kontraktregulering Movia regulerer hvert kvartal kontrakter indgået med vognmænd for garantibiler og for kørsel i regi af Flextrafik Rute efter indeks. Øvrige kontrakter reguleres ikke på grund af kontraktperiodernes relative korte varighed. Sker der større ændringer i kørselsomfanget, fx som resultat af, at kommunen/regionen ændrer visitationspraksis, forbeholder Movia sig ret til at genforhandle kontrakt og priser over for vognmænd. 2.8. Support og udvikling af relevante IT-systemer Kørselsplanlægningen foregår i et digitalt kørselsplanlægningssystem. Systemet driftes af FlexDanmark som Movia løbende har dialog med vedrørende driftsafvikling og udviklingsopgaver. FlexDanmark er en forening oprettet af trafikselskaberne i Danmark herunder Movia. Movia sørger for, at kommunen/regionen får digital adgang til systemet og for vedligeholdelse af systemet herunder ajourføring af grunddata (køretider, serviceparametre, betalere m.v.). Movia forestår undervisning af relevant personale, som skal have adgang til kørselsplanlægningssystemet. Der stilles undervisning til rådighed i det omfang, kommunen/regionen har brug for det. Movia har tillige oprettet et supportsite, hvor ansatte i kommunen/regionen har adgang til driftsstatus på systemet, mulighed for at downloade manualer, læse om seneste nyt m.m. Endeligt er personlig support til rådighed alle hverdage. 2.9. Bestillingsmodtagelse af flexture og handicapkørsel Movia modtager bestilling af flexture og handicapkørsler. Enten gennem det online bestillingsmodul eller som opkald til call-center. 2.10. Tilvejebringelse af nødvendig information i forbindelse med klagesagsbehandling Movia tilvejebringer den nødvendige information til kommunen/regionen i relation til selve kørslen og de involverede vognmænd, der muliggør kommunens/regionens behandling af klager. 2.11. Besvarelse af kundehenvendelser som Movia modtager Movia udreder og besvarer egne kundehenvendelser, der vedrører kørsler og vognmænd. Øvrige henvendelser videresendes til kommunen/regionen. Ønsker kommunen/regionen selv at besvare henvendelser vedrørende kørsler og vognmænd, kan dette aftales bilateralt. 2.12. Udfærdigelse af aftalt kørselsstatistik 3/6
Ud over information om de gennemførte ture, som Movia leverer i tilknytning til afregningen beskrevet under pkt. 2.4, kan Movia stille statistisk materiale til rådighed efter nærmere aftale om fx samkørselsgrad, turpriser og rettidighed. Herudover kan Movia gennemføre analyser i samarbejde med kommunen/regionen tillige efter nærmere aftale. 2.13. Stikprøvekontrol af køretøjer Movia foretager løbende kvalitetskontrol for at påse at vognmændene følger de aftalte retningslinjer for udførelsen af kørslen, og lever op til udbudsforpligtigelserne for uniformering, udstyr, vognens indretning m.m. Misligholder en vognmand sin kontrakt, har Movia ret til at opkræve bod eller opsige den pågældende vognmand. Specifikt for Flextrafik Rute: Der bliver foretaget kontrol af ruteplanlægningen minimum 1 gang årligt, dertil kommer ad hoc kontrol fx i forbindelse med henvendelser. 2.14. Tilvejebringelse af kommunikationsmateriale Der findes information om Flextrafik på Movias hjemmeside via følgende link: http://www.moviatrafik.dk/dinrejse/flextrafik/flextur/pages/flextur.aspx Der er foldere om de forskellige kørselsordninger, i de vogne, der betjener Flextrafik. Dette materiale stilles til rådighed for kommunen/regionen til uddeling til embedsmænd og politikere. Hvis kommunen/regionen ønsker at husstandsomdele informationsmateriale eller andet, vil udgifter til tryk og omdeling være for egen regning. Kommunen/regionen kan også udarbejde målrettet lokal markedsføring af Flextrafik. Her afholder kommunen/regionen omkostning til markedsføringen, og leverer tekstinput til kampagnen. Movia leverer skabeloner til foldere eller plakater. Movia stiller en web-portal til rådighed for kommunes/regionens medarbejdere, der skal bestille ture til borgere inden for Flextrafik visiteret kørsel. På web-portalen informeres om driften af systemet og der er mulighed for at få vejledning. 3. Kommunens/regionens opgaver 3.1. Vurdering af kørselsomfang inden udbud Inden udbud skal kommunen/regionen tilvejebringe den nødvendige information om historisk data for kørselsaktivitet så kørselsomfang og økonomi kan vurderes. 3.2. Fastlæggelse af serviceniveau Kommunen/regionen har ansvaret for at fastlægge serviceniveauet for de kørselsordninger de varetager. Dette gøres med udgangspunkt i standard serviceniveau defineret af lovgivning og Movias kontrakter med vognmænd. Serviceniveauet definerer rammerne for visiteringen, hvilken servicetid de visiterede borgere skal have samt om nogle borgere skal have mulighed for at blive kørt direkte, alene eller sidde på forsædet m.m. Serviceniveauet skal til enhver tid være mulig at gennemføre driftsmæssigt. Dermed må der ikke ske reduktioner i bl.a. servicetid, som umuliggør en tilfredsstillede driftssituation. I Flextrafik Rute fastlægges serviceniveauet for den enkelte bruger mellem kommunen, institutionen, vognmanden og Movia. I tilknytning til den kommunale Flextur-ordning, skal kommunen vælge, om deres borgere skal tilbydes den almindelige takst, hvor 5 km er inkluderet i grundtaksten (pt. 24 kr.), eller kommunetakst hvor 10 km er inkluderet. Specifikt for Flextrafik Rute: Hvis kommunen/regionen ønsker at revidere serviceniveauet, kan ændringerne normalt implementeres med en måneds varsel. Giver ændringerne behov for at revidere systemer eller kontrakter med vognmænd, kan det dog være nødvendigt med 4/6
en længere varsel. Det er en forudsætning, at ændringerne kan indeholdes indenfor de tilladelige i forhold til de udbudsretslige regelsæt. 3.3. Visitering af borgere Kommunen/regionen har ansvaret for at visitere borgere i de lukkede kørselsordninger og udstede bevillinger til de relevante lovpligtige kørsler i henhold til egne procedurer. Specifikt for Flextrafik Rute: Kommunen skal registrere og ajourføre stamdata for de bevilgede borgere og videregive oplysningerne til Movia. 3.4. Sikring af personaleressource til implementering og drift af bestillingsopgaven, herunder den nødvendige projektledelse og ledelsesmæssige forankring Kommunen/regionen skal stille den nødvendige personaleressource, herunder projektledelse til rådighed for implementering og drift af de valgte Flextrafik-kørselsordninger. Under implementeringen skal der nedsættes en arbejdsgruppe med deltagelse af personer på højt ledelsesniveau, så der sikres fremdrift og beslutningskompetence i processen. De af kommunen udpegede personer har ansvaret for at omsætte og implementere den vedtagne beslutning om brug af Movia til kørselsopgaven og det besluttede serviceniveau på kommunens egne institutioner såvel interne som eksterne. Til drift af kørselsordningerne skal kommunen/regionen udpege og uddanne personale, der skal stå for visitering af brugere og bestilling af kørslen i Flextrafiks web-bestillingssystemer (Flextur og Handicapkørselsordningen undtaget). Brugerlisten med medarbejdere, der bestiller kørslen, skal ajourføres af kommunen/regionen og oplyses til Movia, så brugerrettigheder kan administreres. 3.5. Bestilling af ture i kørselsordningerne eksklusiv Flextur og handicapkørsel Kommunen/regionen har ansvaret for at lægge bestillinger ind i Flextrafiks bestillings- og planlægningssystem for deres visiterede brugere. For Flextrafik Rute gælder særskilt, at kommunen i princippet kun bestiller kørslen én gang. Det sker når kommunen beslutter, at Movia skal udbyde kørslen til kommunens institutioner. Herefter håndterer Movia i samarbejde med de enkelte institutioner bestilling af den faste rutekørsel af alle brugere i kontraktperioden. Kommunen skal informere Movia om ændringer inden for kommunens institutioner senest 6 måneder, inden de træder i kraft samt sikre, at kommunens institutioner samarbejder med Movia. For Flextur og Handicapkørsel gælder, som beskrevet i pkt. 2.8, særskilte procedurer for bestilling af kørsler, hvor Movia er bestillingsmodtagere. 3.6. Dataansvarlig for personoplysninger Kommunen er dataansvarlig for de oplysninger om borgere, som indtastes i egne systemer men alene databehandler for borgeroplysninger, der indtastes i bestillingssystemet. Regionen er både dataansvarlig for oplysninger om borgere, som indtastes i egne systemer og i bestillingssystemet. 3.7. Betaling til Movia Movia fremsender faktura med betalingsfrist til kommunen/ regionen. Ved eventuelle uoverensstemmelser i forståelsen af gennemført kørsel mellem parterne betaler kommunen/regionen, og der reguleres om nødvendigt i måneden efter. Specifikt for Flextrafik Rute: Såfremt kommunens institutioner optager borgere fra andre kommuner(handlekommuner) kan Movia afregne direkte med disse handlekommuner. Det er kommunen, som sørger for aftaleindgåelse med disse handlekommuner. 5/6
3.8. Besvarelse af kundehenvendelser som kommunen/regionen modtager Kommunen/regionen besvarer kundehenvendelser vedrørende det fastlagte serviceniveau og visiteringen af brugere. Kommunen/regionen kan enten vælge at videresende henvendelser vedrørende kørslen eller vognmændene til Movia eller bede Movia om en udredning og herefter selv besvare henvendelsen. 3.9. Gennemførelse af kommunikationskampagner og information til borgere Information er afgørende i tilknytning til implementeringen af Flextrafik. Det er vigtigt, at borgerne og kommunens/regionens ansatte bliver informeret om de ændringer, som en Flextrafik løsning medfører i forhold til den tidligere kendte kørselsordning. Herudover skal kommunen orientere lægehuse, hjemmeplejen m.v. og regionen skal fx orientere sygehusene. For at udbrede kendskabet til kørselsordninger kan kommunen/regionen gennemføre markedsføringskampagner. 6/6