ØU 1 Trykkeriet, leasingaftale Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -200-200 -200-200 Netto -200-200 -200-200 I forbindelse med genforhandling af en ny leasingkontrakt på den store maskine i kommunens trykkeri, er der opnået en gunstigere aftale end den nuværende aftale. Det vil give kommunen en samlet besparelse på ca. 300.000 kr., hvoraf 100.000 kr. indgår i udmøntning af en generel indkøbsbesparelse på ca. 1,7 mio. kr. som tidligere er besluttet af Byrådet. Der er således tale om en yderligere besparelse på 200.000 kr. Det oprindelige budgetoplæg for var på 918.800 kr. Efter reduktionerne vil budgettet være på 718.800 kr. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Bygningsservicechef Morten Jessen Skema udarbejdet af Bbp FORSLAG TIL BUDGET - 1/32
ØU 2 Kopimaskiner Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -125-125 -125-125 Netto -125-125 -125-125 Foruden maskinkapaciteten i kommunens trykkeri, disponerer administrationen over 19 kopimaskiner, som står i de enkelte afdelinger. På baggrund af det nuværende forbrug af antallet af kopier, forventes der at blive en årlig besparelse på 125.000 kr. Det skal dog bemærkes, at udgiften er variabel i takt med behovet for antallet af kopier. Besparelse er opnået I forbindelse med, at de tidligere leasingaftaler er udløbet, og ny aftaler er genforhandlet på gunstigere vilkår. Det oprindelige budgetoplæg for var 414.987 kr. Efter reduktionerne vil budgettet være på 289.987 kr. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Bygningsservicechef Morten Jessen Skema udarbejdet af bbp FORSLAG TIL BUDGET - 2/32
ØU 3 Barselspuljer Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -2.500-2.500-2.500-2.500 Netto -2.500-2.500-2.500-2.500 Midler til dækning af lønudgifter under barsel er budgetlagt på hvert af kontoområderne. De afsatte midler tilpasses til tidligere års forbrugsmønstre og samlet kan de afsatte midler herudfra reduceres med 2,5 mio. kr. pr. år som følge af færre medarbejdere på barsel. Det oprindelige budgetoplæg for var 8.973.000 kr. Efter reduktionerne vil budgettet være på 6.473.000 kr. ingen Retningslinjer for den fælles barselspulje Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Budgetchef Charlotte Freil Skema udarbejdet af Apje FORSLAG TIL BUDGET - 3/32
ØU 4 Stillingsannoncer Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter - 900-900 -900-900 Netto -900-900 -900-900 På det samlede stillingsbudget forventes et mindreforbrug på udgifter til stillingsannoncer. Det forventede mindreforbrug skyldes en generelt lavere personalegennemstrømning samt stordriftsfordele opnået ved fælles medieaftaler. Da budgetskønnet er foretaget på baggrund af den nuværende situation (kommunens aktuelle rekrutteringssituation og et usikkert jobmarked), er der en vis usikkerhed forbundet med fremskrivningen i overslagsårene. Det oprindelige budgetoplæg for var 2.329.000 kr. Efter reduktionerne vil budgettet være på 1.429.000 kr. umiddelbare, servicemæssige konsekvenser. Furesø Kommunes kommunikationspolitik Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Kommunikationschef Marianne Bolvig Skema udarbejdet af Mabo FORSLAG TIL BUDGET - 4/32
ØU 5 Kommunal information Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter - 200-200 -200-200 Netto -200-200 -200-200 På kommunalinformationsbudgettet forventes et mindreforbrug ved nedjustering af aktiviteterne. Det gælder fx annoncering i Frederiksborg Amts Avis sektion Kulturlivet, færre selvstændige annoncer, der vedrører enkeltstående aktiviteter (fx sundhedsfremme, borgermøder og lign.) i Furesø Avis v. Furesøens Mediecenter og ingen profilannoncer på biblioteksposer, i jubilæumsskrifter eller andre aktivitetsprægede tryksager. Og endelig vil der være en nedjustering af informationsteksterne i de lokale telefonbøger. Det oprindelige budgetoplæg for var 957.000 kr. Efter reduktionerne vil budgettet være på 757.000 kr. Da der er tale om mindre justeringer i mange medier, forventes der ingen umiddelbare, servicemæssige konsekvenser. Da man samtidig forbedrer kommunens hjemmeside således, at en aktivitetskalender (til fx kulturarrangementer, sundhedsfremmeaktiviteter, borgermøder og lign.) i fremtiden får en selvstændig og fremtrædende plads på forsiden af hjemmesiden og da kommunale servicemeddelelser stadig bringes i kommunens samlede informationsannonce forventes ingen umiddelbare, servicemæssige konsekvenser. Endelig vil nedjusteringen af informationsteksterne i de lokale telefonbøger forventeligt ikke have den store betydning, da borgernes informationssøgning om kommunen i stigende grad rettes mod hjemmesiden. Furesø Kommunes kommunikationspolitik Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Behandlet i fagudvalget den Administrativt ansvar Skema udarbejdet af Nyt forslag 26. august Kommunikationschef Marianne Bolvig Mabo FORSLAG TIL BUDGET - 5/32
ØU 6 Kompetenceudvikling Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -760 0 0 0 Netto -760 0 0 0 Det retskrav som kommunens ledere har på at kunne gennemføre en diplomuddannelse i ledelse finansieres af de budgetlagte midler til trepartsaftaler og ikke af de afsatte midler til kompetenceudvikling. Der sker ingen reduktion af budgettet i overslagsårene, da ordningen ophører fra. Budgettet til uddannelse af ledere er 1,3 mio. kr. i., idet udgiften til det antal diplomuddannelser der forventes iværksat kan afholdes af midler på budgettet til trepartsinitiativer ingen Intet Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Budgetchef Charlotte Freil Skema udarbejdet af Apje FORSLAG TIL BUDGET - 6/32
ØU 7 Forsikringspulje Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -1.000-1.000-1.000-1.000 Netto -1.000-1.000-1.000-1.000 De afsatte midler på 10,6 mio. kr. årligt dækker udgifter til forsikringspræmier, selvforsikrede skader, konsulentbistand (arbejdsskader samt ansvarsskader), brilleskader, forebyggelse samt udbetalinger i forbindelse med arbejdsskader. Evt. mindreforbrug indenfor de enkelte år ved regnskabsafslutningen anvendes som hensættelse til arbejdsskader. Der skal på sigt oparbejdes en hensættelsespulje på ca. 13 mio. kr. til arbejdsskader. Den afsatte pulje udgør pt. 3,8 mio. kr. En reduktion af forsikringspuljen på 1 mio. kr. vil indebære, at der vil gå længere tid før hensættelsespuljen vedr. arbejdsskader på 13 mio. kr. opnås. Furesø Kommunes forsikringspolitik. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Budgetchef Charlotte Freil Skema udarbejdet af Mq FORSLAG TIL BUDGET - 7/32
ØU 8 Vederlag for medlemskab af nævn og kommissioner Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -50-50 -50-50 Netto -50-50 -50-50 Kommunens samlede udgifter til medlemskab og formandshonorar for råd, nævn og kommissioner er på 172.000 kr. Det skønnes muligt at reducere dette beløb med 50.000 kr. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Vicekommunaldirektør Vini Lindhardt Skema udarbejdet af Mabi FORSLAG TIL BUDGET - 8/32
ØU 9 Jubilæumsgratiale Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -104-143 -154-189 Netto -104-143 -154-189 Furesø Kommune har i personalepolitikken vedtaget, at kommunen giver 10.800 kr. i jubilæumsgratiale. I personalepolitikken er anført, at Furesø Kommune udbetaler et gratiale ved 25-, 40- og 50-årsdagen for medarbejderens jubilæum. Det foreslås, at kommunen overgår til at anvende statens takster til udbetaling af jubilæumsgratialer. Statens takst ved 25 års jubilæum er 5.900 kr. samt 7.400 kr. ved 40 års jubilæum. Der er i budget og frem afsat 250.000 kr. årligt til at dække denne udgift. Der er i 17 medarbejdere med 25 års jubilæum samt 6 med 40-års jubilæum. Beregnet udfra de personer, der er ansat på nuværende tidspunkt samt ved anvendelse af statens takster vil budgettet kunne reduceres med ovennævnte beløb. Personalepolitikken skal revideres og efterfølgende godkendes af MED. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Vicekommunaldirektør Vini Lindhardt Skema udarbejdet af Nyj FORSLAG TIL BUDGET - 9/32
ØU 10 Kommunaldirektørens ramme Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -50-50 -50-50 Netto -50-50 -50-50 Under kommunaldirektørens ramme afholdes udgifter til direktionens og chefgruppens aktiviteter herunder mødevirksomhed m.v. samt til særlige opgaver. Budgettet nedjusteres med 50.000 kr. årligt. Det oprindelige budgetoplæg for var 243.064 kr. Efter reduktionerne vil budgettet være på 193.064 kr. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Budgetchef Charlotte Freil Skema udarbejdet af Bbp FORSLAG TIL BUDGET - 10/32
ØU 11 IT-centeret Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -130-130 -130-130 Netto -130-130 -130-130 I det årlige it-driftsbudget er der afsat 321.000 kr. til IT-centerets drift. Budgettet dækker bl.a. udgifter til uddannelse, abonnementer, møder m.v. Det foreslås, at budgettet reduceres med 130.000 kr., således at budgettet efterfølgende udgør 191.000 kr. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar IT-chef Erling Jepsen Skema udarbejdet af Erling Jepsen FORSLAG TIL BUDGET - 11/32
ØU 12 Medlemskab af erhvervsforeninger Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -69-69 -69-69 Netto -69-69 -69-69 Furesø Kommune løser opgaver vedrørende tilbud om erhvervsservice til virksomheder og iværksættere. Disse opgaver løses gennem medlemskab af Erhverv. Net, som er en forening bestående af en række nordsjællandske kommuner. Foreningen har hjemsted i Hillerød. Den årlige udgift er 230.000 kr. svarende til 6 kr. pr. indbygger. Med henblik på at fremme og styrke erhvervslivet i kommunen, er der nedsat et Erhvervskontaktudvalg. Den årlige udgift til dette formål er ca. 10.000 kr. Derudover er der afsat en pulje på 30.000 kr. til samarbejde med Furesø Erhvervsforening. I det nuværende budgetoplæg er der afsat en samlet udgift på 339.000 kr. til at løse disse opgaver. Det foreslås, at reducere budgettet med 69.000 kr. således, at det fra og fremover udgør 270.000 kr. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Afd. chef for Byudvikling og Erhverv Peter Noren Skema udarbejdet af Bbp FORSLAG TIL BUDGET - 12/32
ØU 13 Driftsrammer administrationen Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -100-150 -200-250 Netto -100-150 -200-250 På administrationens område tildeles de enkelte områder et årligt beløb pr. medarbejder til en driftsramme, der skal dække udgifter til uddannelse/kurser, køb af kontorinventar, it-udstyr og andre administrative udgifter. Der blev i 2010 i alt tildelt 2,4 mio. kr. til administrationens driftsramme, svarende til 8.000 kr. pr. medarbejder. I takt med at antallet af medarbejdere i administrationen i de kommende år nedjusteres forslås det, at beløbet til administrationens driftsramme nedjusteres i takt hermed. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Behandlet i fagudvalget den 26. aug. 2010 Administrativt ansvar Budgetchef Charlotte Freil Skema udarbejdet af Chf FORSLAG TIL BUDGET - 13/32
ØU 14 Forhøjelse af lejeindtægter og reduktion af lejeudgifter Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -200-400 - 600-600 -50-50 -50-50 Netto - 250-450 -650-650 Alle lejekontrakter hvor Furesø Kommune er part gennemgås for regulering af lejeudgift/lejeindtægt. Furesø Kommune står som lejer af 55 lejemål, der anvendes til forskellige formål, eksempelvis daginstitutioner, sociale institutioner, boligformål, genoptræning og administrative formål. En række af lejemålene er uopsigelig fra Furesø Kommunes side i en lang årrække fremover. Der har tilbage i 2003 været en systematisk gennemgang af en stor del af kontrakterne mhp at få nedbragt lejeudgifterne. På tilsvarende vis er kommunen ejer af en række ejendomme og jordstykker, 37 stk., som udlejes til private, institutioner m.fl. Også her er der en række kontrakter med meget lange uopsigelighedsperioder. I 2008 er der på flere beboelseslejemål sket en lejeforhøjelse. Det er forvaltningens vurdering, at der ved en systematisk gennemgang af samtlige lejekontrakter og forhandlinger med udlejere/lejere kan opnås en udgiftsreduktion/øget lejeindtægt. Samtidig forventes gennemgangen at afdække muligheder for optimeret anvendelse af lejemål med muligheder for frasalg eller opsigelse af lejemål. Pga. et omfattende antal uopsigelige aftaler og lange varslingsperioder i de aftaler der kan ændres gives der et meget forsigtigt skøn på muligt potentiale for udgiftsreduktioner. Når gennemgangen er afsluttet, medtages resultatet i førstkommende budgetopfølgning. FORSLAG TIL BUDGET - 14/32
Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Vicekommunaldirektør Vini Lindhardt Skema udarbejdet af Mabi FORSLAG TIL BUDGET - 15/32
ØU 15 - Nedsættelse af kørselsgodtgørelse Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -400-400 -400-400 Netto -400-400 -400-400 Furesø Kommunes medarbejdere har mulighed for at få befordringsgodtgørelse, når de som en del af jobbet anvender egen bil til befordring til møder og andre arbejdsrelaterede opgaver. I aftalen om befordringsgodtgørelse opereres med såvel en høj sats på pt. 3,56 kr. pr. kilometer og en lav sats på pt. 1,90 kr. per kilometer. Den høje sats er beregnet til medarbejdere, der forudsættes at stille bil til rådighed i forbindelse med deres arbejde, eller som efter kommunens vurdering kun vanskeligt ville kunne bestride dette, hvis de ikke kørte i egen bil. For at få udbetalt den høje sats kræves, at tjenestestedet udfærdiger en skriftlig kørselsbemyndigelse. Forudsætningen for at der kan udfærdiges en skriftlig kørselsbemyndigelse til en medarbejder er, at der er tale om regelmæssig kørsel af større omfang og/eller af speciel art i egen bil eller på egen motorcykel. Det er kommunens skøn, hvad der skal forstås ved større omfang og speciel art. Ved afgørelsen skal lægges vægt på hovedbegrundelsen for den høje sats, nemlig om medarbejderens tjenstlige kørsel er af et sådant omfang og/eller art, at det kan siges, at den tjenstlige kørsel er nødvendig eller i hvert fald af væsentlig værdi for kommunen. Baseret på forbruget i 2009 vil der, hvis der i alle tilfælde kunne anvendes den lave takst kunne spares ca. 800.000 kr. Det vurderes dog, at der ved ca. halvdelen af kørslen vil blive udstedt en kørselsbemyndigelse, hvorfor besparelsespotentialet ved øget brug af den lave takst vurderes at være ca. 400.000 kr. Personalepolitikken samt vejledning for diæter og rejseafregning i forbindelse med kurser, møder m.v. skal rettes til og efterfølgende godkendes i MED FORSLAG TIL BUDGET - 16/32
Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Vicekommunaldirektør Vini Lindhardt Skema udarbejdet af Ush FORSLAG TIL BUDGET - 17/32
ØU 16 Administrations- og organisationstilpasninger Effektivisering Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -10.000-13.000-15.000-17.000 Netto -10.000-13.000-15.000-17.000 Organiseringen af Furesø Kommune skal afspejle de udfordringer, som kommunen står overfor, således at kommunens medarbejdere på bedst mulig måde kan servicere borgerne og byrådet. Udviklingen i den kommunale opgaveportefølje mod mere komplekse opgaver kalder på øget koordinering og samarbejde på tværs i kommunen og i forhold til de politiske udvalg. Det foreslås derfor, at der udarbejdes en administrations- og organisationstilpasning, som vil have følgende konsekvenser: a. Sikre en styrkelse af udvalgsbetjeningen på tværs i kommunen. b. Sikre en strammere økonomistyring gennem styrkelse af den centrale økonomistyring og budgetopfølgning. c. Sikre effektiviseringer i kommunens administration gennem sammenlægning af en række driftsopgaver i ét administrativt servicecenter. d. Sikre en effektivisering af de kommunale driftsopgaver via digitalisering af bl.a. den borgerrettede service samt øget digital selvbetjening. Justeringen af organiseringen vil samtidig muliggøre en slankere og mere sammenhængende ledelsesstruktur. Øget digitalisering og selvbetjening vurderes at kunne give betydelige effektiviseringer. Som eksempel vurderer KMD, at de samlede omkostninger for en personlig henvendelse er ca. 150 kr. mens omkostningerne ved en digital selvbetjening er ca. 5 kr. Forudsætningen er dog at der samtidig investeres i den nødvendige systemunderstøttelse (jf. IT anlægsforslag om budgetudvidelse, forslag nr. ØU 200 IT anlægsudgifter). Samlet set vurderes det, at administrations- og organisationstilpasningen vil resultere i effektiviseringer svarende til 10 mio. kr. i, 13 mio. kr. i, 15 mio. kr. i og 17 mio. kr. i. De 10 mio. kr. i hentes primært på personalemæssige reduktioner, herunder også i ledelsesgruppen i kommunen samt ca. 2 mio. kr. i på digitalisering og øget digitale selvbetjening. Omkostningsreduktionerne fra til hentes på effektiviseringer af driften blandt andet gennem etableringen af det administrative servicecenter. Justeringen af organiseringen er en videreførelse af de organisatoriske tiltag, som løbende er blevet gennemført siden sammenlægningen. Der er igangsat og igangsættes en række tiltag for at understøtte, at gevinsterne, som er forudsat i de foreslåede administrations- og organisationstilpasninger, kan hentes i de kommende år. Vedr. organisationstil- FORSLAG TIL BUDGET - 18/32
pasningen udarbejder direktionen forslag til ny organisationsstruktur samt tidsplan for implementering heraf. Vedr. etablering af administrativt servicecenter er der nedsat en arbejdsgruppe, som i forbindelse med budget fremlægger implementeringsplan for etablering af administrativt servicecenter i kommunen. Vedr. øget digital selvbetjening gennemfører forvaltningen i efteråret 2010 en henvendelsesanalyse af borgernes henvendelser til kommunen. På den baggrund vil der blive udarbejdet en detaljeret kanalstrategi for kommunen, som vil blive forelagt til politisk drøftelse. For borgerne i kommunen vil initiativet ikke have servicemæssige konsekvenser. For kommunen forventes det at tilpasningerne vil medføre en øget kvalitet i det administrative arbejde i kommunen gennem sikring af bæredygtige faglige miljøer. Endvidere er det forventningen, at den øgede tilgængelighed via digitale selvbetjeningsløsninger af størstedelen af borgerne vil opleves som en serviceforbedring. Dog vil dele af befolkningen (særligt den ældre del) sandsynligvis skulle vænne sig til de digitale løsninger. Administrations- og organisationstilpasningerne forventes at medføre personalemæssige justeringer både på leder- og medarbejderniveau. Den kommunale styrelseslov, Forvaltningsloven. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Kommunaldirektør Michael Schrøder Skema udarbejdet af Ulrich Schmidt-Hansen FORSLAG TIL BUDGET - 19/32
ØU 17 Indkøbs- og udbudseffektivisering Effektivisering Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -3.000-3.000-3.000-3.000 Netto -3.000-3.000-3.000-3.000 I budget 2010 blev der indbudgetteret effektiviseringsgevinster på samlet 1,5 mio. kr. årligt fra 2010- som følge af reduceret brug af konsulentydelser samt obligatorisk brug af indkøbspolitikken i kommunen. Det er forvaltningens vurdering at der med baggrund i den aktuelle markedssituation kan hentes yderligere gevinster på indkøbsområdet på 3 mio. kr. Kommunens samlede indkøb af varer og tjenesteydelser er på 506 mio. kr. Af disse er ca. 75 pct. aftalebelagt (375 mio. kr.). De resterende 131 mio. kr. er fordelt på: Konsulenter og kurser med 56,6 mio. kr. Her udgør arbejdsmarkedsområdet godt 17 mio. kr. På arbejdsmarkedsområdet forberedes der pt. udbud. Håndværkere med godt 33,5 mio. kr. Øvrige områder med knap 41 mio. kr. Omkostningsreduktionen skal ske ved en gennemgang og vurdering af kommunens eksisterende leverandøraftaler i form statusdialog med leverandører samt gennem udbud på nye områder. Konkret har kommunen igangsat en analyse, som har til formål at undersøge potentialet i at gennemføre statusdialoger/forberede udbud på følgende to områder: e. Rengøring (ca. 28. mio. kr.) - statusdialog f. Indkøb af konsulentydelser i teknisk forvaltning (ca. 11 mio. kr.) - evt. udbud. Som en del af dette arbejde gennemføres der også en indledende analyse af kommunens samlede indkøb med det formål, at identificere yderligere områder, hvor der gennem statusdialoger og eventuelle udbud, kan udmøntes besparelser på indkøb i kommunen. Endvidere igangsættes en selvstændig analyse af kommunens trykkerifunktion med tanke på at udbyde trykkeriopgaven i. Det vurderes at disse tiltag samlet vil kunne skabe et effektiviseringspotentiale på 3 mio. kr. FORSLAG TIL BUDGET - 20/32
Statusdialoger og eventuelle udbud skal leve op til Furesø Kommunes indkøbspolitik. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Vicekommunaldirektør Vini Lindhardt Skema udarbejdet af Ulrich Schmidt-Hansen FORSLAG TIL BUDGET - 21/32
ØU 18 - Reduktion af sygefraværet Effektiviseringer Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter -500-500 -500-500 Netto -500-500 -500-500 I kommunens effektiviseringsstrategi er der fastsat en målsætning om reduktion af kommunens sygefravær med 20 pct. inden udgangen af. Kommunens sygefravær har de seneste år overordnet ligget på ca. 6,1 procent. En reduktion med 20 procent svarer til en ændring til en samlet sygefraværsprocent på ca. 4,9 procent. Til sammenligning lå landsgennemsnittet for kommunerne på 6 procent i 2008. Budget 2010 Ved vedtagelsen af effektiviseringsforslagene for 2010 blev der indlagt en besparelse på 0,5 mio. kr. i 2010 generelt i kommunen som følge af reduceret sygefravær i 2010. Samtidig blev der vedtaget et særskilt forslag om en reduktion på 0,5 mio. kr. årligt i 2010- på Social- og sundhedsforvaltningens område som følge af en særskilt indsats for nedbringelse af sygefraværet. Med forslaget indarbejdes yderligere en besparelse på 0,5 mio. kr. årligt som følge af en fremadrettet målrettet indsats for nedbringelse af sygefraværet i kommunen. Sygefraværet i Furesø Kommune er meget varierende inden for de enkelte fagområder og også mellem institutioner og enheder på de enkelte fagområder. Der skal i den kommende budgetperiode arbejdes målrettet med nedbringelse af sygefraværet overalt i kommunen, og det skal analyseres, hvor sygefraværet i første omgang kan reduceres, hvor indsatsen skal fokuseres for at opnå den bedste effekt, og hvordan enheder der allerede har nedbragt sygefraværet markant kan bruges som gode eksempler og samtidig friholdes for yderligere sparekrav. På de borgerrettede serviceområder er der i nogen udstrækning vikardækning i forbindelse med sygdom, mens dette kun i begrænset omfang gør sig gældende på øvrige områder. Det ovennævnte besparelsespotentiale vil derfor i en vis udstrækning kunne hentes på disse områder, hvor en nedbringelse af sygefraværet vil resultere direkte i reducerede vikarudgifter. For kommunens øvrige områder vil en nedbringelse af sygefraværet føre til en optimeret udnyttelse af de eksisterende personaleressourcer og på sigt mulighed for at undlade genbesættelse af stillinger uden at forringe kvalitet og service i opgavevaretagelsen. Fordelingen af besparelsen på kommunens forvaltningsområder fastlægges senere på baggrund af nærmere af analyse, men ældreområdet friholdes for yderligere besparelse, da området som nævnt har indlagt en særlig besparelse i effektiviseringsforslagene for 2010 og fremadrettet. FORSLAG TIL BUDGET - 22/32
Den fremadrettede indsats For at sikre den ønskede reduktion af sygefraværet i kommunen er det nødvendigt fremadrettet at arbejde målrettet med indsatsen. Reduktionen af sygefraværet skal medvirke til at sikre bedre arbejdsvilkår og arbejdsglæde hos medarbejderne, kontinuitet i serviceydelserne overfor borgerne, og til at sikre, at Furesø Kommune bliver en mere effektiv og attraktiv arbejdsplads. Derudover tilrettelægges indsatsen for at sikre at de indbudgetterede omkostningsreduktioner effektueres. Der vil fra efteråret 2010 blive iværksat en målrettet indsats på flere fronter for at opnå en reduktion af sygefraværet. Indsatsen vil bl.a. fokusere på følgende: Tilvejebringelse af værktøjer for ledelse og medarbejdere til i højere grad at håndtere og undgå sygefravær En målrettet ledelsesindsats i kommunen for at sikre en kulturændring, således at det er anerkendt og accepteret at der tales om, hvordan sygdom og sygefravær forbygges og reduceres Fokus på hvordan trivsel og sundhed på arbejdspladsen medvirker til at reducere sygefravær En kortlægning af hvad potentialet er for reduktion af sygefraværet, herunder hvor mange vikarmidler der kan spares på de forskellige forvaltningsområder Indsatsen tilrettelægges via 3 hovedspor: En indsats via midler fra Det lokale beskæftigelsesråd, der tilrettelægges med fokus på forebyggelse af sygefravær i Furesø kommunes virksomheder, herunder kommunen. Med støtte herfra arrangeres et forløb for alle kommunens ledere i efteråret 2010, hvor der bl.a. vil blive sat fokus på, hvordan man tidligt opdager dårligt arbejdsmiljø/manglende trivsel og sygdom er på vej, hvordan man gennemfører den svære samtale, hvilke muligheder sygedagpengeloven giver for at fastholde medarbejdere i arbejde, og udvikling af værktøjer til arbejde med trivsel og sygefravær. En indsats via TR-midler og midler til lederudvikling, hvor indsatsen i forhold til det forebyggende og opfølgende arbejde vil blive styrket. En allerede iværksat indsats på ældreområdet Projekt trivsel skal medvirke til at afdække og reducere fraværsproblemerne i kommunens ældrepleje, der ligesom i mange andre kommuner været belastet af stor personaleudskiftning og et højt sygefravær. Det høje sygefravær betyder manglende stabilitet, og at der skal dækkes ekstra vagter. Der vil blive lagt vægt på, at indsatsen over tid primært rettes mod de forebyggende indsatser, og at alle involverede såvel medarbejdere som ledere får et ejerskab til projektet. Nedbringelse af sygefraværet vil kunne frigøre ressourcer til mere effektiv og stabil drift tillige med bedre arbejdsvilkår for medarbejderne. Der kan på sigt være mulighed for at reducere antallet af medarbejdere i enheder, hvor en større reduktion af sygefraværet medfører frigørelse af personaleressourcer. Dette forventes primært at ske ved ikke at genbesætte ledige stillinger. FORSLAG TIL BUDGET - 23/32
Kommunens sygefraværspolitik tilsigter nedbringelse af sygefraværet og sikring af et godt arbejdsmiljø for kommunens ansatte. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Vicekommunaldirektør Vini Lindhardt Skema udarbejdet af Apha FORSLAG TIL BUDGET - 24/32
ØU 19 Årlig effektiviseringsramme på 2 pct. på kommunens driftsbudget Effektivisering Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter 0-20.000-40.000-60.000 Kvalitetsudviklingsog omstillingspulje +10.000 +20.000 +30.000 Netto -10.000-20.000-30.000 Anm.: Der er angivet et 0 for økonomiske konsekvenser af forslaget i, da de foreliggende effektiviseringsforslag til Budget er på mere end 2 pct. 2. Beskrivelse af forslaget: Furesø Kommune skal kontinuerligt arbejde med at optimere kommunens drift. Den borgerrettede service skal optimeres, og der skal satses på forebyggelse på alle fronter, så stigningen i antallet af borgere, der har brug for kommunal service reduceres. Samtidig skal administrationen gøres så omkostningseffektiv og konkurrencedygtig som muligt. Det stiller krav til konstant fornyelse og forandringer i hele den kommunale opgaveløsning. Alle områder er i spil. Der er behov for nytænkning, fleksibilitet og forandringsparathed hos alle involverede politikere, borgere og medarbejdere. Furesø Kommune arbejder med to tilgange til effektiviseringer: 1. Den traditionelle opfattelse af effektiviseringer, hvor kommunen er i stand til at levere samme eller bedre service for de samme eller færre ressourcer. Det handler her om at øge produktiviteten i kommunen. 2. Forandringer og forbedringer, der reducerer kommunens samlede udgifter til borgerrettede service eller forsørgelsesudgifter med afsæt i forebyggelse og en ændret tilrettelæggelse af de kommunale serviceopgaver. For at sikre at der i kommunen hele tiden arbejdes aktivt med effektiviseringer og produktivitetsforbedringer foreslås det, at der opsættes et mål om en årlig effektiviseringsramme på 2 pct. af den del af kommunens driftsbudget, hvor et løbende effektiviseringskrav er relevant. Dette beløb andrager for ca. 1,0 mia. kr. og effektiviseringskravet på 2 pct. er dermed på ca. 20 mio. kr. årligt. For vil de fremlagte forslag opfylde målsætningen om effektiviseringstiltag for 2 pct. Forslagene er beskrevet under de enkelte udvalg. Samlet set er der i Budget lagt op til effektiviseringsinitiativer for godt 36 mio. kr. Det foreslås endvidere, at der af indhendtede effektiviseringsgevinster afsættes halvdelen (dvs. 10 mio. kr. årligt) til en kvalitetsudviklings- og omstillingspulje. Formålet med puljen er at finansiere konkrete initiativer, som kan være med til at udvikle kvaliteten af den kommunale service samt yderlige at øge effektiviteten i kommunen. Den samlede effektivisering på 2 pct. er ikke en rammebesparelse på alle kommunens områder, men skal ses som en samlet besparelse på kommunens budget. Dette er vigtigt, da der vil være områder, hvor en effektivisering på 2 pct. ikke er mulig, samtidig med at der også er områder i kommunen, hvor effektiviseringspotentialet er større end 2 pct. Furesø Kommune har siden vedtagelsen af effektiviseringsstrategien i maj 2010 sat en række effektiviseringsinitiativer i gang for at gøre Furesø Kommune til en effektiv og moderne servicevirksomhed. Forslaget om en effektiviseringsramme på 2 pct. skal ses som en del af denne udvikling. FORSLAG TIL BUDGET - 25/32
3. Servicemæssige konsekvenser: Effektiviseringsforslagene forventes ikke i stort omfang at påvirke serviceniveauet i kommunen. Dog kan effekten af forslagene nogle steder være, at serviceleverancen ændres eller omlægges. 4. Personalemæssige konsekvenser: Effektiviseringsforslagene vil i nogle tilfælde have personalemæssige konsekvenser. 5. Miljø-, klima- og CO 2 mæssige konsekvenser: 6. Lovgrundlag og sammenhæng med Furesø Kommunes politikker: Serviceloven Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Behandlet i fagudvalget den Administrativt ansvar Skema udarbejdet af Nyt forslag Michael Schrøder Ulrich Schmidt-Hansen FORSLAG TIL BUDGET - 26/32
ØU 20 Reduceret P/L-fremskrivning Omkostningsreduktion Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter 4.879 4.879 4.879 4.879 Netto 4.879 4.879 4.879 4.879 KL udmelder hvert år i april måned de nye pris- og lønfremskrivningsprocenter, der kan bruges som udgangspunkt for fremskrivning af lønninger og de øvrige udgifter i budgettet for de kommende 4 budgetår. I begge de tidligere kommuner valgte man gennemflere år ikke at følge de udmeldte prisfremskrivningsprocenter fra KL på visse arter. Budgetterne blev kun fremskrevet med 50 % af de udmeldte fremskrivningsprocenter. I forbindelse med budgetvedtagelsen for 2010 vedtog man at der vedr. budget 2010 kun skulle ske en 50 % fremskrivning i forhold til KL s udmelding. Det foreslås at KL s udmeldte prisfremskrivningsprocent på følgende arter vedr. budget reduceres med 50 % i forhold til det udmeldte: KL s udmelding 50 % Art 2.2 fødevarer 1,07% 0,54% Art 2.7 anskaffelser 1,92% 0,96% Art 2.9 øvrige varekøb 0,85% 0,43% Art 4.0 tjenesteydelser uden moms 1,98% 0,99% Art 4.5 entreprenør- og håndværkerydelser 1,99% 1,00% Art 4.9 øvrige tjenesteydelser med moms 1,98% 0,99% Samlet set vil dette give en årlig besparelse på ca. 4,9 mio. kr. Fremskrivningen på lønninger (art 1) samt overførsler til personer (art 5.2) reduceres ikke. En reduceret fremskrivning vil betyder at alle budgettal på ovenstående arter vil blive nedskrevet, hvorfor det på nogle område vil have servicemæssige konsekvenser, da en reduceret fremskrivning svarer til en generel rammebesparelse. Kendes ikke på nuværende tidspunkt. FORSLAG TIL BUDGET - 27/32
Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Nyt forslag Administrativt ansvar Budgetchef Charlotte Freil Skema udarbejdet af Mq FORSLAG TIL BUDGET - 28/32
ØU 21 Beredskab (brandslukning) Effektiviseringer Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene - Udgifter -1.000-1.000-1.000-1.000 Netto -1.000-1.000-1.000-1.000 Afledte driftsudgifter Brandberedskabet planlægges optimeret gennem en reorganisering af køretøjer og mandskab, omlægning af slukningsområderne og ved et tæt samarbejde med nabokommunerne. Det er tidligere anslået, at ændringerne på dette område vil kunne indebære en omkostningsreduktion på 1,5 millioner kr. om året. Der er efterfølgende sket reduktioner i driftsbudgetterne for og frem og derfor er potentialet for effektiviseringen også reduceret. Det endelige potentiale er først kendt, når beredskabet har været i udbud, men det forventes, at det resterende potentiale udgør i størrelsesordnen 1 mio. kr. årligt. Det årlige budget til beredskabsområdet er på 7,4 mio. kr. Ændringerne forventes ikke at have generelle servicemæssige konsekvenser, men lokalt vil der kunne opleves ændringer. 4. Miljø-, klima- og CO2 mæssige konsekvenser: Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Beredskabschef Morten Jessen Skema udarbejdet af HDK FORSLAG TIL BUDGET - 29/32
ØU 22 -Afledte driftsudgifter vedr. anlægsudgifter IT/Digitalisering Budgetudvidelse, afledte driftsudgifter Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter 970 1.885 2.245 2.515 Netto 970 1.885 2.245 2.515 Afhængig af Byrådets beslutning om IT anlægsinitiativer (jf. ØU 200 IT anlægsudgifter) vil der være en række afledte driftsudgifter, som det fremgår af tabel 1. Tabel 1: Afledte driftsomkostninger som følge af IT anlægsinvesteringer Aktivitet Investering i øget digital selvbetjening, herunder 770 1.310 1.620 1.840 Umbrella og aktiviteter fra kanalstrategi Øget brug af ESDH systemet. Den forøgedes anvendelse af ESDH med flere brugere, giver forøgede driftsomkostninger til licenser, der afregnes pr. bruger. 200 250 300 350 DUBU digital understøttelse af sagsbehandling for udsatte 0 325 325 325 børn og unge I alt 970 1.885 2.245 2.515 Alle aktiviteter indebærer ændrede forretningsgange. Der er i aktiviteterne indbygget forøget selvbetjening for borgere og digital kommunikation mellem kommune og borgere og virksomheder. En stor del af aktiviteterne indebærer besparelser på personalesiden. Disse vil blive synliggjort ved udarbejdelse af business cases på de enkelte aktiviteter. Nogle af aktiviteterne udspringer af økonomiaftalerne og offentlige initiativer. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar IT-chef Erling Jepsen Skema udarbejdet af IT-chef Erling Jepsen FORSLAG TIL BUDGET - 30/32
ØU 23 Opfyldelse af arkivlovens krav om digital arkivering Budgetudvidelse Økonomiske konsekvenser i Budget og overslagsårene Udgifter 1.200 0 0 0 Netto 1.200 Der skal udarbejdes en lovpligtig arkiveringsversion af vores Sags og Dokumentsystem Opgaven er vurderet til at koste 1,2 mio kr. i ekstern bistand af Stadsarkivet. Beregningsgrundlag: Medio 2010, Antal sager 260.000 Medio 2010, Antal dokumenter 745.000 Forventet tilvækst 295.000 i alt 1.300.000 Ekstern assistance fra KMD er estimeret til mellem kr. 0,70 og kr. 1,00 pr sag/dokument, afrundet til kr. 1.200.000. Arkivering skal ske i særlige digitale formater og kan kun ske elektronisk via leverandøren, i vores tilfælde KMD. Der er ikke alternative muligheder for at udarbejde denne arkiv version. Arkivloven indeholder ikke sanktionsmuligheder, hvis vi ikke udarbejder en arkivversion. Rigsarkivet er kontrolmyndighed og kan i tilfælde af manglende overholdelse af loven udstede næser og indberetning til Tilsynet, som vil pålægge Furesø Kommune at udarbejde en arkivversion. Arkivloven Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004. Der er krav om at der skal arkiveres en elektronisk version af ESDH i Statens Arkiver hvert 5. år. FORSLAG TIL BUDGET - 31/32
Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Nyt forslag implementeret forslag (angiv hvilken) Administrativt ansvar Bjarne Birkbak Skema udarbejdet af Erling Jepsen FORSLAG TIL BUDGET - 32/32