Strategi og Organisation Notat Til: Økonomiudvalget Sagsnr.: 2011/08610 Dato: 11-08-2011 Sag: Sagsbehandler: Ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur Signe Friis Direktionskonsulent 1. Baggrund Det er direktionens ansvar til en hver tid at opbygge og indrette administrationen med henblik på at være i stand til at løse de opgaver, som byrådet og lovgivningen pålægger. I forlængelse heraf skal direktionen løbende tilpasse organisationen efter behov og sikre hensigtsmæssig placering af de administrative funktioner og opgaver. De seneste års budgetpres, samt udvikling i opgaver og lovgivning har bevirket, at direktionen løbende har anbefalet Økonomiudvalget at ændre kommunens overordnede administrative organisationsstruktur for på den måde fortsat at kunne sikre bæredygtighed i den givne situation. I Januar 2009 blev Socialservice og Omsorg og Borgerservice sammenlagt til Området for Velfærdsservice. - I oktober 2009 blev det daværende Driftssekretariat, Direktionssekretariat og Uviklingssekretariat nedlagt og omdannet til to nye sekretariater. - I august 2010 blev det daværende område for Familie og Børn nedlagt og i stedet blev et nyt område for Familie og Børn og området for Dagpleje og Daginstitution dannet. Gældende for alle ændringerne i den administrative organisationsstruktur er, at kommunens principper for opbygning af den administrative organisationsstruktur, jf. det politiske testamente, har været bærende. Økonomiudvalget blev den 25. maj 2011 orienteret om Direktionens indledende overvejelser om at ændre Halsnæs Kommunes nuværende administrative organisationsstruktur. En ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur vil være første skridt på vejen til håndtering af det budgetpres som følger af besparelser på virksomheden rådhuset som konsekvens af budget 2011-2014. Et beløb som omregnet i stillinger svarer til ca. 30 fuldtidsstillinger. Med en ændring af kommunens overordnede struktur vil der blandt andet kunne spares på antallet af chefstillinger. Direktionen har arbejdet videre med forslag til ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur. På de følgende sider præsenteres forslag til ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur.
2. Nedlæggelse af to sekretariater og oprettelse af et nyt Virksomheden Rådhuset er i dag overordnet set struktureret med en direktion, otte områder og to centrale sekretariater. I det følgende fokuseres på den centrale sekretariatsfunktion. Samlet set er opgaven for en central sekretariatsfunktion at medvirke til at sikre udvikling, fleksibilitet, kvalitet og professionalisme mv., idet den skal understøtte direktionen og den øvrige kommunale organisation. Sekretariatsfunktionen har opgaver inden for bl.a. sekretariatsbetjening af politikere, personale, overordnede strategiske indsatsområder, tværgående processer og undervisning, økonomi, arbejdsmiljø, kommunikation og it. I organisering af den centrale sekretariatsfunktion er der flere overvejelser der gør sig gældende, herunder spørgsmålet om, hvorvidt det er mest hensigtsmæssigt og bæredygtigt med et stort sekretariat eller med to eller flere mindre sekretariater. Der kan være fordele og ulemper ved begge organiseringer. I forbindelse med kommune sammenlægningen blev det besluttet, at oprette 3 mindre sekretariater med en lidt utraditionel opdeling af opgaverne, hvor drift og udvikling blev adskilt. Denne opbygning skulle sikre ressourcer og tid til udviklingsopgaver, idet erfaringen viste, at en sammenblanding af drift- og udviklingsopgaver betød at driftsopgaver blev prioriteret højst. Siden har det vist sig, at adskillelsen af drift og udvikling ikke havde den forventede effekt men derimod gav øget bureaukrati og koordinering og, at der var gode synergieffekter og øget faglig bæredygtighed i at samle drift og udvikling i et sekretariat. Ligeledes har den økonomiske udvikling betydet, at der i august 2010 var et massivt behov for at skabe øget fokus på økonomistyring, budget og regnskab og derfor blev det besluttet, at opgavefordelingen mellem Direktionssekretariatet og Økonomisekretariatet skulle ændres således, at ansvarsopgaver indenfor it og intern service blev flyttet fra Økonomisekretariatet til Direktionssekretariatet. Et samlet sekretariat vil give gode muligheder for koordinering på tværs af afdelingerne i sekretariatet, samt effektiv fordeling af opgaver og udnyttelse af de samlede ressourcer i sekretariatet. Ligeledes giver et stort samlet sekretariat en indgang for direktion, chefer, ledere og medarbejdere der betjenes og rådgives af den centrale sekretariatsfunktion. I en tid med mange strukturændringer, sammenlægninger og samdrift er det hensigtsmæssigt, at sekretariatet er en indgang til råd, vejledning og hjælp i alt fra organisationsudvikling, ledelse, it, personaleforhold, økonomi og kommunikation. Et samlet sekretariat vil således med den rigtige koordination og fordeling af opgaver få gode muligheder for at skabe logisk sammenhæng og helhedstænkning, samt professionel rådgivningen og vejledningen. Ligeledes giver et stort sekretariat mulighed for udvikling og fleksibilitet i en tid hvor ressourcer og økonomi er knappe. Set i lyset af den økonomiske situation og ovenfor nævnte argumentationer er det direktionens anbefaling at nedlægge de to nuværende sekretariater og oprette et nyt sekretariat med en chef. Derved nedlægges en chefstilling. Side af 5 2
3. Nedlæggelse af to områder og oprettelse af et nyt I omorganisering af kommunens administrative organisationsstruktur er det ligeledes en overvejelse hvor mange områder en kommune som Halsnæs skal have. I den forbindelse er det centralt at sikre, at hvert område har en vis faglig volume, der sikre bæredygtighed og faglige miljøer. Det kan endvidere være en overvejelse at sikre en vis lighed i størrelsen af organisationens områder, således store økonomisk tunge områder ikke bliver mere dominerende end de små. I forlængelse heraf ligger også overvejelsen om hvor mange eller hvor få virksomheder det er hensigtsmæssigt at tilknytte til den enkelte områdechef. Området Kultur og Fritid og Området Skole og Undervisning er to ud af otte områder og to sekretariater, som er politisk besluttet. Konkret er begge områder organiseret med en chef og en stab (Stab for Kultur og Fritid og stab for Skole og Undervisning) i virksomheden rådhuset. Til begge områder hører en række kommunale virksomheder hver under ledelse af en niveau 3-leder. Med de seneste strukturændringer har Området for Skole og Undervisning fået reduceret antallet af virksomheder fra elleve til fire, mens Området for Kultur og Fritid siden 2007 har fået reduceret antallet af virksomheder fra syv til fem. En sammenlægning af de to områder vil således målt i antal af virksomheder næsten svare til det antal virksomheder som Området for Skole og Undervisning havde før strukturændringerne. Men en sammenlægning af området for Kultur og Fritid og området for Skole og Undervisning vil også betyde, at staben i området vil blive betydeligt større, hvilket giver mulighed for at sikre fortsat faglig bæredygtighed i en tid hvor økonomi og ressourcer er knappe. Ligeledes giver det øget fleksibilitet i opgaveløsningen, samt mindre sårbarhed ved ferier og sygdomsperioder. Der er store snitflader mellem området for Kultur og Fritid og området for Skole og Undervisning, samt et stort sammenfald i borgernes/brugernes alderssammensætning. En sammenlægning af Området for Kultur og Fritid og Skole og Undervisning vil således give gode muligheder for synergieffekter og faglig udvikling i løsning af de opgaver som for nuværende kræver en tværgående indsats på tværs af de to områder. Ligeledes vil en sammenlægning i øget omfang kunne sætte borgeren/brugeren i centrum gennem en strategisk, sammenhængende og helhedsorienteret udvikling af de tilbud som i dag er adskilt i to forskellige områder men benyttes af de samme borgere/brugere. Den øgede fleksibilitet og bæredygtighed i staben vil samtidig med den øgede tværgående indsats kunne sikre, at der fortsat vil ske udvikling af de tilbud som ikke har nogle snitflader mellem Skole og Undervisning og Kultur og Fritid, samt af de tilbud hvor der ikke er nogen sammenhæng i brugernes alderssammensætning. Set i lyset af den økonomiske situation og ovenfor nævnte argumentationer er det direktionens anbefaling at nedlægge Området for Kultur og Fritid og Området for Skole og Undervisning og oprette et nyt område med en chef. Derved nedlægges en chefstilling. Side af 5 3
4. Organisatoriske betegnelser, stillinger og proces Med den foreslåede reorganisering af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur nedlægges Direktionssekretariatet og Økonomisekretariatet og i stedet oprettes et nyt direktionssekretariat med en sekretariatschef. Ligeledes nedlægges det nuværende område for Kultur og Fritid og det nuværende område for Skole og Undervisning. I stedet oprettes et nyt område for Skole og Kultur med en Skole og Kulturchef. I den forbindelse nedlægges to chefstillinger. 5. Organisationsdiagram med forslag til ny overordnet administrativ organisationsstruktur. Af organisationsdiagrammerne nedenfor fremgår først den nuværende organisering som har fungeret siden april 2010. Efterfølgende fremgår forslag til ny organisering. Administrativ organisering i Halsnæs Kommune Siden 7. april 2010 Nuværende Borgmester Direktion Direktionssekretariatet Økonomisekretariatet Velfærdsservice Skole og Undervisning Miljø og Teknik Kultur og Fritid Job og Arbejdsmarked Forebyggelse og Sundhed Familie og Børn Dagtilbud Side af 5 4
Administrativ organisering i Ha lsnæs Kommune Siden 7. april 2010 Forslag Borgmester Direktion Direktionssekretariatet Velfærdsservice Skole og Kultur Miljø og Teknik Forebyggelse og Sundhed Job og Arbejdsmarked Dagpleje Og Daginstitution Familie og Børn 6. Afslutning Direktionen indstiller overfor Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget godkender forslag til ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur. Organisationsændringen søges implementeret løbende. Procesplan udarbejdes umiddelbart efter økonomiudvalget har truffet beslutning. Side af 5 5