Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 1 2. Svar på indsendte spørgsmål fra tilbudsgivere (anonymiseret)... 3 3. Oversigt over rettelser og præciseringer til udbudsmaterialet... 11 1. Indledning Dette dokument udsendes til tilbudsgiverne i Region Syddanmarks udbud nr. 2013/S 044-070537 Personalarmsystem til Psykiatrisk Afdeling Esbjerg og efterfølgende service på løsningen. Dokumentet ajourføres og udsendes løbende, således at den afsluttende udgave vil indeholde en komplet fortegnelse over spørgsmål og svar, rettelser og præciseringer til udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar fra tidligere udgaver er markeret med gråt. Dokumenthistorik: Version og dato Version 1 14.03.2013 Ajourført med Punkt 2.1, 2.2, 3,1 og 3,2. Tillæg til Udbudsbetingelser indsendt til TED og ny version af Udbudsbetingelser version 1.1 er offentliggjort. Version 2 19.03.2013 Punkt 2.3 2.7, 3.3 og 3.4 Kontraktbilag 3bzip - supplerende bygningstegninger er offentliggjort Version 3 21.03.2013 Version 4 26.03.2013 Version 5 05.04.2013 Punkt 2.8 2.16 tilføjet. Punkt 2.17 tilføjet. Punkt 2.18, 2.19 og 3.5 tilføjet. Region Syddanmark Side 1 af 12
Version og dato Version 6-09.04.2013 Ajourført med Punkt 2.20, 2.21 og 3.6 tilføjet. Ny version af Kontraktbilag 4b (version 1.1) er offentliggjort. Region Syddanmark Side 2 af 12
2. Svar på indsendte spørgsmål fra tilbudsgivere (anonymiseret) Nr. Dokument Punkt Spørgsmål Svar 2.1 Udbudsbekendtgørelse IV.3.4) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse Af Udbudsbekendtgørelsens pkt. IV.3.4 Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse er angivet, at tilbuddet skal være afleveret inden d. 10.4.2013 kl. 12:00. Henset til udbuddets omfang anmodes hermed om, at tilbudsfristen forlænges med 14 dage. Region Syddanmark har valgt at efterkomme anmodningen således, at afleveringsfristen ændres til 24. april 2013 kl. 12.00. Se endvidere punkt 3.1 2.2 Udbudsbekendtgørelsen I Udbudsbekendtgørelsen står at ansøgninger om deltagelse skal sendes til Netplan A/S, Ellemosen 4, 8680 Ry, att.: Poul Qvist Christensen, pc@netplan.dk Der henvises til Udbudsbetingelser punkt 7 Ønskes materiale blot fremsendt på mail eller ønskes der fremsendt papirkopier? - Hvis dette er tilfældet, ønskes antal oplyst 2.3 Kontraktbilag 3 Findes der tegninger over krydsfelter i bygningerne? Vi har fremskaffet en skitsetegning, Kontraktbilag 3y - krydsfelter Se endvidere punkt 3.3 2.4 Kontraktbilag 3 Har du el tegning, hvorpå føringsvejende fremgår? Der er ikke tegninger med føringsveje for alle bygninger, dem hvor det findes kan ses i Kontraktbilag 3bzip - supplerende bygningstegninger. 2.5 Kontraktbilag 3 Er der føringsvej til gymnastiksalen? Ja Se endvidere punkt 3.3 Se endvidere punkt 3.3 Region Syddanmark Side 3 af 12
2.6 Hovedkontrakten 15.1.3 Bodsstørrelse I hovedkontrakt er der på side 28 under punktet 15.1.3 nævnt en bodstørrelse på op til 25% at samlede leverance. xx må desværre ikke indgå kontrakter med en bodstørrelse på over 10% af kontraktens samlede leverance. Hvordan skal vi forholde os til dette punkt? Ønsket om at reducere bodstørrelsen til 10 % imødekommes. Se punkt 3.4 Korrektion af Hovedkontrakten sker i forbindelse med kontraktindgåelse 2.7 Hovedkontrakten 11. Drift, vedligeholdelse og support For at jeg kan regne en pris på serviceaftale/drift, vedligeholdelse og support, skal det præciseres, hvad i vil have pris på (se evt. nedestående beskrivelse)? Der henvises generelt til Hovedkontrakten - 11. Drift, vedligeholdelse og support, Kontraktbilag 1-8 Drift, vedligeholdelse og support og Kontraktbilag 6. Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 6. 8 Drift, vedligeholdelse og support Hele dokumentet Der ønskes pris på en serviceaftale, der skal træde i kraft efter aflevering. Service kontrakten skal indeholde følgende: 1. Gratis Hotline support 2. Alle reservedele på fast udstyr i forbindelse med service skal være medregnet i prisen 3. Tekniker timer og kørsel i forbindelse med service skal være medregnet i prisen 4. Service skal udføres som døgnservice 24/7 5. Programvedligeholdelse af løsning 6. Mulighed for at få service eller hotline support 24/7 7. Service kontrakten skal ses som en all risk kontrakt. Der må ikke komme uforudsete udgifter til den installerede del af systemet Ad. 1 se venligst Kontraktbilag 1-8.3.2 Helpdesk Ad. 2 se venligst Kontraktbilag 1-8.3.1.1 Serviceaftale Ad. 3 se venligst Kontraktbilag 1-8.3.1.1 Serviceaftale Ad. 4 se venligst Kontraktbilag 6-6.14 Aftalt driftstid Ad. 5 se venligst Kontraktbilag 1-5.1.1.1 Opdateringsfrekvens, 8.2.1.2 Opdatering af systemer, 9.1.2 Ad hoc softwareopdateringsaftale og Hovedkontrakten - 2. Definitioner pkt. Releases og Version. Ad. 6 se venligst Kontraktbilag 6-6.14 Aftalt driftstid Ad. 7 se venligst Kontraktbilag 1-8.3.1.1 Serviceaftale Region Syddanmark Side 4 af 12
2.8 Kontraktbilag 1 Hele dokumentet Spørgsmål til Wi-Fi: Genanvendelse af eksisterende systemer (udstyr listet i kontraktbilag 8). Regionen indleder sit udbud med et ønske om en fremtidsrettet ny installation der skal kunne anvendes i alle bygninger. Alligevel ønsker Regionen at de eksisterende systemer enten genanvendes eller evt. tilbagekøbes. Er det rigtigt forstået, at i begrænser udbuddet således, at det ikke er muligt at videreudbygge på det installerede netværk? I samme forbindelse har vi et ønske om en beskrivelse af, hvorledes Region Syddanmark havde tænkt sig, at de eksisterende systemer skulle indgå i en ny fremtids rettet og eventuel fuldt trådløs løsning? Eksisterende udstyr, som leverandøren kan bygge videre på eller tilbagekøbe, er nævnt i Kontraktbilag 8, afsnit 8.1. Punktet er specificeret i Kontraktbilag 1, afsnit 4.1.1.7, hvor det er specificeret, at det alene er eksisterende alarmløsninger, der kan genanvendes. Eksisterende Wi-Fi udstyr er ikke en del af dette. Jf. afsnit 3 i Kontraktbilag 1, samt afsnit 5.2 er det specificeret, at Region Syddanmarks Wi-Fi netværk ikke kan indgå i alarmløsningen. 2.9 Kontraktbilag 1 6.6.2.4 Informationsskærme til vagtstuer 2.10 Kontraktbilag 1 5.5.1.5 Klientsoftware udrulning Spørgsmål til skærmene: Der er i beskrivelsen beskrevet LED skærme. Dette mener vi er en ældre teknologi, og vores ønske hertil er, om man kunne udskifte disse med touch skærme med en Wi-Fi tilslutning? Klientsoftwaren skal kunne udrulles til PC arbejdspladserne via Region Syddanmarks udrulningssystem Microsoft SCCM. Er det rigtigt forstået, at Region Syddanmark, der har ansvaret for drift af Microsoft SCCM, ligeledes tager ansvaret for udrulningen af klienter til TDC mobiltelefonerne, eller skal der indregnes en pris fra leverandøren på dette arbejde? Hvis arbejdet ønskes udført af leverandøren, er der så etableret en klar aftale med Region Syddanmarks IT funktion omkring adgang til SCCM systemet? Jf. Kontraktbilag 1, afsnit 6.6.2.4 stilles der krav til en 32 skærm med touchfunktion. Skærmens billedteknologi er ikke omfattet af kravet. Regionen ønsker, at skærm/pc er forbundet til netværket via eksisterende PDS kabling, som Region Syddanmark stiller til rådighed. Jf. Kontraktbilag 1, afsnit 5.5.1.5 skal klientsoftwaren til PCarbejdspladserne kunne udrulles via Region Syddanmarks udrulningssystem SCCM. Leverandøren skal levere software, som kan udrulles af SCCM; Region Syddanmark står for den fysiske udrulning og drift af SCCM systemet og leverandøren vil ikke få adgang til systemet. Der ønskes ikke yderligere priser på udrulning. Region Syddanmark varetager selv udrulningen af klientsoftware til smartphones via eksisterende Mobil Device Management løsning. Region Syddanmark Side 5 af 12
2.11 Kontraktbilag 1 Afsnit 6.1.5 Det forventes, at der anvendes fastfortrådet inputenheder, hvor enheden placeres på en fast plads. Der, hvor der er behov for at kunne flytte inputenheden eller nedtage inputenheden midlertidig, anvendes trådløse enheder. Er det rigtigt forstået, at Region Syddanmark både ønsker en fastfortrådet installation, og mulighed for en trådløs installation, eller er Region Syddanmark interesseret i en 100 % trådløse mulighed, hvis dette giver en økonomisk fordel i forhold til den fastfortrådede installation - altså en fordel da der intet kabeltræk vil være, installation vil være betydelig lettere og give Regionen en langt større fleksibilitet? Jf. Kontraktbilag 1, afsnit 6.5.1.3, 6.5.1.5 og 6.5.1.7 ønsker Region Syddanmark inputsgivere, som er trådløse. Jf. afsnit 6.5.1.6 er det et krav, at en trykknap med to knapper, som skal anvendes til nærværstryk, er fastfortrådet. Det er Region Syddanmarks opfattelse, at fastfortrådning har en stor fordel, idet inputsgiverne så ikke er afhængige af batterier, derudover vil løsningen delvist være aktiv, selvom den trådløse løsning skulle være utilgængelig. Jf. ovenstående ønsker Region Syddanmark en løsning, som er baseret på både på fastfortrådning og trådløse inputsgivere. 2.12 Kontraktbilag 1 6.5.1.4 Alarmbrikker armbånd Der efterspørges en alarmbrik med en trykknap. Alarmbrikken skal kunne bæres på armen, og den skal kunne leveres i flere farvevarianter. Vi har forstået vigtigheden af, at personalet kan kende forskel på alarmbrikker vha. farver. Er det acceptabelt, at det er alarmbrikkernes armbånd som er i forskellige farver og ikke selve alarmbrikken? Det kan accepteres, at den visuelle tilkendegivelse af alarmbrikkens funktion er baseret på farven på selve armbåndet og ikke alarmbrikken. Region Syddanmark Side 6 af 12
2.13 Kontraktbilag 1 6.5.1.6 Trykknap med to knapper, nærværskontakt Trykknap med to knapper, nærværs kontakt. Der efterspørges en fastfortrådet trykknap med to knapper til montering på væg. Skal de kunne monteres i planforsænkede Europadåser? Regionen ønsker fastfortrådede trykknapper/nærværs kontakter, og nævner ligeledes i kravspecifikationen, at positionering kan anvendes som nærværs markering. Er det acceptabelt for Regionen, at leverandørernes løsning udelukkende anvender præcis og sikker rum-niveau positionering i forbindelse med nærværs markering og, at der således ikke installeres traditionelle fastfortråede trykknapper? Jf. Kontraktbilag 1, afsnit 6.5.1.6 er det et krav, at trykknappen med to knapper kan forsænkes i planforsænkede Europadåser. Det er et krav, at aktiveringen/deaktivering af en nærværsknap markeres på outputenhederne (display, skærme og smartphones), således at vagtpersonalet kan se, hvor en kollega opholder sig. Dette vil i så fald være et godt supplement til den trådløse inputsgiver, som alt plejepersonale vil have på sig. Det er et krav, at personalet kan foretage et fysisk tryk på en knap ved ankomst til et lokale/værelse, samt når vedkommende forlader rummet igen. Som nævnt i punkt 3.1, dette dokument, er det et krav, at trykknappen er fastfortrådet. 2.14 Kontraktbilag 1 Afsnit 6.7 Spørgsmål til Positionering: Det indikeres i kravspecifikationen, at Regionen primært ser positioneringssystemet som et traditionelt system med dør-sløjfer, hvor passage af en dørsløjfe indikerer, hvor personen befinder sig. Er det acceptabelt for Regionen, at leverandøren foreslår en positioneringsløsning baseret på præcis trådløs teknologi i stedet for dør-sløjfer? Ved at anvende trådløs teknologi, f.eks. WiFi, vil Regionen kunne positionere alle WiFi baserede enheder, inkl. Android telefonerne, der indkøbes nu, men også WiFi enheder som f.eks. leverandøruafhængige tablets som måtte blive indkøbt i fremtiden. Jf. Kontraktbilag 1, afsnit 6.7.1.1 og afsnit 6.7.1.2, er det et minimumskrav, at positioneringen er på rumniveau. Det vil sige, at løsningen skal kunne anføre præcist hvilket rum, som inputgiveren befinder sig i, uafhængigt af etageadskillelser eller en persons position i forhold til vægge mv. De røde cirkler i tegningsmaterialet anfører, hvor der ønskes en præcis skillelinje for positioneringen, dette gælder både ved indgangen til et rum, samt opdeling af gangarealer. Der er ikke i udbuddet stillet krav til teknologianvendelse, leverandøren skal blot opfylde minimumskravene. Region Syddanmark Side 7 af 12
2.15 Kontraktbilag 1 6.10.1.4 Vedligeholdelsessystem - Brugeradministration Vedligeholdelsessystem Brugeradministration. Der forventes brugeradministration med integration til regionens brugervalidering. I den forbindelse efterlyser vi en information om Regionens brugeradministrationssystem, hvilket fabrikat, version og information om, hvem der fremover skal være ansvarlig for drift og vedligehold af dette system? Ligeledes efterlyses information om, hvilke eksterne interfaces systemet tilbyde i forbindelse med integration til det nye patientkaldesystem? Jf. kontraktbilag 1, afsnit 6.10.1.4 er det et krav, at brugerne på løsningen kan administreres og valideres via Region Syddanmarks Microsoft Active Directory (AD). Det betyder, at der i AD oprettes flere forskellige grupper, afhængig af de rettigheder, som brugeren skal have på systemet eks. bruger eller administrator. Den tilbudte løsning skal derfor understøtte AD integration, således at administration, validering og rettigheder styres af AD. Region Syddanmark varetager driften af AD og leverandøren vil ikke få adgang til dette. 2.16 Kontraktbilag 1 5.2.1.4 Krav til leverandørens trådløse netværk Vores system er bygget op omring et netværk på 2,4 Ghz, og gør brug af kanal 1, 6 og 11. Jf. kontraktbilag 1, afsnit 5.2.1.4 er det et minimumskrav, at leverandørens trådløse løsning ikke er baseret på 2,4 GHz båndet, idet dette vil kollidere radiomæssigt med Region Syddanmarks eksisterende trådløse Wi-Fi netværk. Det er tilladt for leverandøren at anvende 5 GHz båndet, hvor der er ledige kanaler. Region Syddanmark Side 8 af 12
2.17 Kontraktbilag 1 Afsnit 6.8 Hvem har ansvaret for demontering af eksisterende udstyr og kabling, såfremt dette ikke genanvendes? Da forholdene i de enkelte bygninger adskiller sig er svaret delt op pr. bygning/etage i nedenstående. Bygning 10, 20, 30 og stueetagen i bygning 50: Her varetager Region Syddanmark demontering af eksisterende personalarmanlæg og kabling, idet disse bygninger skal gennemgå en omfattende indvendig renovering. Region Syddanmark tilvejebringer føringsveje og tomrør til den nye løsning. Bygning 40 og partere etagen i bygning 50: Her varetages en evt. demontering af leverandøren. Bygningerne vil ikke være i brug, når eksisterende anlæg skal demonteres, samt når nyt anlæg skal installeres. Eksisterende tomrør og føringsveje kan benyttes. Børn og Unge bygningerne: Her skal Leverandøren selv forestå evt. demontering og installation. Eksisterende føringsveje og tomrør kan benyttes. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre føres kablingen synligt. 2.18 Kontraktbilag 1 9.1.1.6 Nedtagning og bortskaffelse af udstyr (MK) Demontering at gamle alarm udstyr, indbefatter det også fjernelse af den installation som ikke genanvendes? Nedtagning og bortskaffelse af gammelt udstyr omfatter udelukkende komponenter i løsningen og ikke kabelinstallationer. 2.19 Kontraktbilag 1 5.5.1.1 Server og PC hardware (MK) 6.8.1.1 Kabling og 230v (MK) Hvis fjernelsens af eksisterende installation er indholdet i denne entreprise, findes der så tegninger på eksisterende som kan vise det nuværende installations omfang.? X-felter/Rackskabe lever Region Syddanmark ikke den? Ikke relevant med ovenstående svar. Som det fremgår af Kravspecifikationen punkt 5.5.1.1 og 6.8.1.1 stiller Region Syddanmark rackplads til rådighed. Har leverandøren brug for kablingskrydsfelter i forhold til den valgte installationsform, skal disse leveres af leverandøren og være medtaget i tilbuddet. Region Syddanmark Side 9 af 12
2.20 Kontraktbilag 1 og 2 I relation til de fleste besvarelser, skriver udbyder, at en god beskrivelse tillægges vægt - nogle steder finder vi, at udbyder i realiteten selv har svaret via opgaveformuleringen. Da tilbudsopgaven er kompleks med en meget kort tidsfrist, anmoder vi udbyder om, at udvalgte punkter kan besvares med: udbyders krav opfyldes. Hvis udbyder kan acceptere dette, bedes anført, hvilke punkter en sådan besvarelse er mulig i relation til. Ønsket om at ændre i opfyldelsesteksten imødekommes ikke. Der henvises endvidere til udbudsbetingelserne punkt 6.2.2. Krav (K) Har en tilbudsgiver sat x i Ja i svarboksen vil ordregiver betragte kravet som indfriet uanset om der er skrevet noget i teksten eller ej, med mindre kravet er, at der skal laves en beskrivelse. I det omfang der er skrevet, at en beskrivelse tillægges vægt vil den tilbudsgiver, der har lavet en beskrivelse der indfrier de listede krav, opnå en højere score for det enkelte krav end den tilbudsgiver, der blot har sat x i Ja. 2.21 Kontraktbilag 4b Faneblad: Detail prisoversigt Der mangler mulighed for at skrive en pris på den efterspurgte obligatoriske option i krav 5.3.2.1 Nødstrøm UPS Beklageligvis er linjerne ikke medtaget i prisarket. Derfor er der nu udgivet en version 1.1 af Kontraktbilag 4b, hvor prislinjerne er indsat under hvert af de 4 lokalsystemer. Se punkt 3.6 Region Syddanmark Side 10 af 12
3. Oversigt over rettelser og præciseringer til udbudsmaterialet Nr. Dokument Punkt Nuværende formulering eller indhold Rettelse, ændring eller præcisering 3.1 Udbudsbekendtgørelse IV.3.4) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse 10.4.2013-12:00 24.4.2013-12:00 Supplerende oplysninger offentliggøres på TED 3.2 Udbudsbetingelser 10.1. Spørgsmål 12. Tidsplan for udbudsforretning 13. Tilbudsfrist og vedståelse 3.3 Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 3bzip - supplerende bygningstegninger Som konsekvens af udskydelse af afleveringsfrist er der foretaget et antal konsekvensrettelser i datoer. Der offentliggøres en version 1.1 af Udbudsbetingelserne på http://regionsyddanmark.dk/wm218399. Rettelserne er markeret med rødt i dokumentet. Vi har medsendt supplerende tegningsmateriale i Kontraktbilag 3bzip - supplerende bygningstegninger, indholdet er nedenstående: Region Syddanmark Side 11 af 12
Nr. Dokument Punkt Nuværende formulering eller indhold Rettelse, ændring eller præcisering 3.4 Hovedkontrakten 15.1.3 Bodsstørrelse 3.5 Udbudsbetingelser 12. Tidsplan for udbudsforretning 3.6 Kontraktbilag 4b Faneblad: Detail prisoversigt Den samlede bod for forsinkelse kan ikke overstige 25 % af vederlaget for den samlede Leverance. Deadline for offentliggørelse af yderligere oplysninger samt svar på spørgsmål 4. april 2013, kl. 12.00 Der mangler mulighed for at skrive en pris på den efterspurgte obligatoriske option i krav 5.3.2.1 Nødstrøm UPS Den samlede bod for forsinkelse kan ikke overstige 10 % af vederlaget for den samlede Leverance. Korrektion af Hovedkontrakten sker i forbindelse med kontraktindgåelse Som konsekvens af ændring af tidsplan er dette ændret til: d. 18. april 2013 kl. 12.00 Der er udgivet en ny version af kontraktbilag 4b (version 1.1) som skal benyttes ved tilbudsafgivelse. Se punkt 2.21 Region Syddanmark Side 12 af 12