Evalueringsrapport Videotolkning Vejen Kommune

Relaterede dokumenter
Velfærdsteknologivurdering. Video-tolkning. Gennemført af Rødovre Kommunes Jobcenter Team Aktivitetsparat September April 2017

Teletolkning - når sproget er en barriere. Rikke Viggers

Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks København K

MTV og Sundhedstjenesteforskning, CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling, Region Midtjylland ( Lene Mosegaard Søbjerg og Ulla Væggemose

Teletolkning når sproget er en barriere

Teletolkning - når sproget er en barriere

Evaluering af teletolkeprojektet

Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks København K

Status Teletolkeprojektet 3. kvartal 2013

Projektbeskrivelse. Teledialog med anbragte børn og unge. Projektleder: Stinne Højer Mathiasen Senest revideret: Version: 1.

Status Teletolkeprojektet 4. kvartal 2013

Teletolkning - når sproget er en barriere

Teletolkning - når sproget er en barriere

Godkendelse af jurstering af tolkeopgaven

Status teletolkeprojektet 1. kvartal 2014

Vejledning til kommunal mini-mtv

Det nationale teletolkeprojekt.

Afsluttende rapport for initiativ 2.5 i den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd,

Medarbejder- udviklingssamtaler - MUS

Evaluering af teletolkning i praksissektoren

Evaluering af videotolkning på hospitaler - Udkast til spørgeskema til tolk

Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks København K

Telemedicin en genvej til samarbejde

Telepsykiatri, Videotolkning og Videoinfrastruktur

Bilag 1. Kravspecifikation. Tolkeydelser

Demonstrationsprojekt Ældre- og handicapvenlige toiletter

Vejledning til efter-analyse

Tolkeudbud bestilling og fakturering

Samarbejdsaftale vedr. udbredelse af Telesår projektet

Samarbejdsaftale vedr.

Vejledning til før-analyse

guide til brugere af tolk i Varde Kommune

Gennemførelse BorgerBudget proces Hedensted Kommune

Handleplan. Implementering af velfærdsteknologi og digitale tiltag. Sundhed og Omsorg

Videotolke erfagruppemøde. Torsdag d. 29. november 2018

Kort evaluering af pilotprojektet: At leve et meningsfuldt hverdagsliv med kræft

Det nationale teletolkeprojekt Fremtidens tolkede samtale v/ Susanne Noesgaard

VK 0215 CADA. Februar guide til brugere af tolk i Varde Kommune

Når tolken ikke er til stede i lokalet

NOTAT. Bilag 3. Hverdagsrehabilitering i hjemmet. Baggrund

Business case for National udbredelse af tolkning via videokonference udstyr

Sæt skub i egu! 1. Baggrund. 2. Projektets formål

Kvalitetsenheden for Almen Praksis i Region Nordjylland. Evaluering af videotolkningsprojekt i Region Nordjylland

RESUMÉ Evaluering af korte uddannelsesaftaler i erhvervsuddannelserne. Relevans, faglig kontekst og målgruppe

Baggrundsnotat for undersøgelsen af de oplevede årsager til job og uddannelse

Borgerdialog og MED-møde. Budgetproces 2016

Smartphones til borge. Evaluering af Remind forsøget i Skanderborg Kommune

Notat. Til Styregruppen for Kvalitet. Projektbeskrivelse

Borgerbudgettering - i landsbyerne i Randers Kommune

Høring af udbudsmaterialet på sprogtolkning

Vejledning til ansøgning om deltagelse i et længerevarende Task Force forløb. Ansøgningsfrist d. XX kl. 12

Teletolkeprojektet Implementeringsmøde d. 22. april v/ Lone Høiberg

Faglig audit og patientoplevet kvalitet på genoptræningsområdet. - Et pilotprojekt

Opstart

Projekt Mental Sundhed Forældrestyrkende samtaler

Teletolkning - når sproget er en barriere

Implementeringsvejledning. Det inddragende netværksmøde

Ansøgning om puljemidler fra Det Lokale Beskæftigelsesråd for Svendborg, Langeland og Ærø

Implementeringsvejledning. Signs of Safety

Evaluering af fremskudt visitation. Samarbejdsaftale mellem Hjørring Kommune og Brønderslev Psykiatriske Sygehus. Evaluering af

Projektindstilling / uddybende projektbeskrivelse herunder økonomi

Evaluering af projekt Fra bænken til banen Oktober Evalueringens fokusområder. Evalueringens konklusioner

Innovativ undervisning i åbent værksted

Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks København K

Notat om mulige effektiviseringer i tandplejen

- Valgmuligheder ved bestilling: Mulighed for at bestille eller fravælge en bestemt navngiven tolk, et bestemt køn mv.

EVALURING AF FRIKOMMUNE FORSØG

Tilsyn med leverandører af personlig og praktisk hjælp

I 2009 blev projekt MedMennesker etableret i Haderslev Kommune med økonomisk hjælp fra bl.a.

- et redskab til at fastholde og udvikle den gode dagligdag

Stresshåndtering på Mulernes Legatskole en trivselsundersøgelse.

Om indsamling af dokumentation

VTV for forflytning med en medarbejder

Egenevaluering - slutrapport, Glade Børn 26. februar 2015 SLUTEVALUERINGSRAPPORT FOR EGENEVALUERING PROJEKT GLADE BØRN.

Men det løser ikke det grundlæggende problem, som den enkelte medarbejder i kommunen udsættes for.

EVALUERING AF BOLIGSOCIALE AKTIVITETER

BILAG 3. Metode og Datagrundlag. De kvalitative data. Forsøgsprojekt med sociale mentorer

Skema til slutafrapportering - for puljeprojekter under den Styrkede indsats for patienter med kronisk sygdom.

Nye regler og muligheder på fraværsområdet. hvordan fungerer de i praksis?

BESTILLERUNDERSØGELSE 2013 MIDTTRAFIK

Resume ABT-projekt Optimering af besøgsplanlægning

Resume af business case for robotstøvsugere på plejecentre

Opfølgning på borgertilfredshedsundersøgelsen 2014

Ledelsesevaluering. Formål med afsæt i ledelsespolitik og ledelsesværdier. Inspiration til forberedelse og gennemførelse

Metode- og implementeringsskabelon: Udredning og Plan

MODULBESKRIVELSE. KVALITETSSTYRING OG INNOVATION Sygeplejefaglig dokumentation om og med patienten Sygehus Lillebælt, Vejle og Kolding Sygehus

Evaluering af videotolkning på hospitaler - Udkast til spørgeskema til klinikere

Omkostningsvurdering. Processuelle Netværksmøder

Projektbeskrivelse af Frikommuneforsøg. Flytning uden samtykke SEL 129

Evalueringsrapport: Motionstilbud til beboere på Herberget Lærkehøj

Region Hovedstaden. Anbefalinger til mere sammenhængende patientforløb. Afrapportering fra Udvalget for Sammenhængende Patientforløb

OPDAGELSESMETODE: INTERVIEW

MinRådgivningspartner

DEN GODE SAMTALE HÅNDBOG FOR LEDERE

Få en dialog om din klage

EVALUERING AF TELETOLKNING PÅ SPYDSPIDSAFDELINGERNE Møde i implementeringsgruppen 30. august 2010

Løbende evaluering i kommuner

Velfærdsteknologisk Enhed Aarhus kommune

litteracitet hos nyankomne elever

LÆR MED FAMILIEN EVALUERING AF ET PROJEKT OM FORÆLDREINVOLVERING I FOLKESKOLEN KORT & KLART

Transkript:

Videotolkning Vejen Kommune Det følgende beskriver erfaringerne med et pilotprojekt om videotolkning gennemført i Vejen Kommune i perioden maj december 2011. Projektet har modtaget støtte fra MedComs landsdækkende ABT projekt om videotolkning, hvis formål er at udbrede og afprøve videotolkning i kommuner og regioner

Evalueringsrapport I øvrigt mener jeg.. Videotolkning Vejen Kommune Resume af resultaterne Denne mini MTV beskriver resultaterne af et forsøgsprojekt med videotolkning i Vejen Kommune. Projektets primære formål har været at vurdere anvendelighed og kvalitet i forhold til en afgrænset type tolkninger. Projektets sekundære formål har været at skabe grundlaget for at kunne vurdere potentialet for besparelser i forhold til kommunens tolkeomkostninger. Det tekniske udstyr Det tekniske udstyr vurderes af medarbejderne, tolkene og IT afdelingen i kommunen til at være let at anvende og med en god lyd og billedkvalitet. Udstyret opleves desuden som særdeles driftssikkert. Tolkesituationen via videotolkning Det er oplevelsen hos både borgerne og sagsbehandlerne, at videotolkning som udgangspunkt er et godt redskab. Følgende tre forhold fremhæves: En større fokusering fra både tolk og sagsbehandler på den konkrete samtale. Større forsyningssikkerhed fordi tolkesituationerne bliver mindre påvirket af udefra kommende forhold. Kortere samtaler bl.a. som følge af den øgede fokusering. Generelt giver borgerne udtryk for tilfredshed med videotolkning, og flere nævner denne tolkningsform som deres foretrukne, bl.a. fordi de ikke skal forholde sig til tolken, hverken før, under eller efter tolkningen. Enkelte nævner, at det er lettere at tale om svære emner specifikt, fordi der er en fysisk distance mellem tolk og borger. Det er nemmere at være professionel i videotolkning Citat Tolken Jeg gider ikke underholde tolken i venterummet, og det slipper jeg for Citat Borgeren Jeg opnår bedre kontakt med borgeren Citat Medarbejderen Resume af resultaterne 1

Det blev tydeligt i projektperioden, at det, i modsætning til hvad man antog ved projektets start, ikke spiller den store rolle, hvilket sprog der skal tolkes på. Sagsbehandlerne synes grundlæggende, at systemet er et godt redskab, og i de få tilfælde, hvor det ikke har været anvendt, skyldes det manglende udstyrsmobilitet. Udstyret kunne f.eks. ikke flyttes til borgerens hjem. Økonomi På baggrund af projektets erfaringer vurderes det, at der ved anvendelse af videotolkning vil være et betydeligt besparelsespotentiale, både i forhold til varigheden af en tolkning (tidsforbruget til en videotolkning blev i projektperioden mere end halveret i forhold til en fremmøde tolkning) og i forhold til kørselsomkostninger, som vil forsvinde. Allerede undervejs i projektperioden besluttede kommunen at koble tre afdelinger på forsøget ud over de to, som fra starten var en del af projektet. Denne beslutning var klart begrundet i, at man allerede på det tidspunkt kunne se, at projektets sekundære formål om at afdække potentiale for besparelser til fulde blev opfyldt. Indledning Projektansvaret er placeret i Socialafdelingen i Vejen Kommune. Integrationskoordinatoren under Integrationsteamet har varetaget projektledelsen, og der har været tilknyttet en styregruppe med deltagelse fra kommunens IT afdeling, Jobcentret og Udviklingsafdelingen. Projektet er gennemført i perioden maj december 2011, og videotolkning er blevet afprøvet som metode i Jobcentret og Integrationsteamet. I det følgende dokumenteres forudsætninger for og konsekvenserne ved anvendelse af videotolkning indenfor de berørte områder. Det er målet med denne evaluering at levere et oplæg, som kan danne grundlag for at implementere videotolkning i de af kommunens afdelinger, hvor det vurderes relevant. Evalueringen tager afsæt i fire kriterier, som udgør et afgørende fundament for vurdering af projektets resultater: Teknologien Borgeren - Økonomien - Organisationen Indledning 2

Dokumentation Til brug for dokumentation er der indsamlet både kvantitative og kvalitative data. Dele af de kvantitative data er registreret kontinuerligt under hele projektperioden, mens andre er indhentet i perioden januar februar 2012. De kvalitative data er alle indhentet i perioden januar februar 2012. Kvantitative data Projektbeskrivelsen vedr. organisering. Opgørelser over antallet af tolkninger og forbrugsmønstre, herunder sprog. Opgørelser over videotolkning i perioden samt opgørelser over fremmøde tolkninger. Opgørelser over tolkninger, hvor der IKKE er anvendt videotolkning inkl. begrundelser for fravalg. Kvalitative data Der er gennemført interview med Borgere, Tolke og Sagsbehandlere. Alle interviews er gennemført som enten direkte interview eller interview via video. Interviewpersonerne er udvalgt efter følgende kriterier: Der udvælges 5 tilfældige borgere. Der udvælges 5 tolke tolkene udvælges tilfældigt, dels af tolkebureauet, dels af projektlederen. Der udvælges 6 sagsbehandlere der udvælges de tre, der har anvendt videotolkning flest gange og de tre, der har anvendt videotolkning færrest gange. Teknologi Anvendelse Vejen Kommune besluttede fra starten at anvende Tandberg E 20 som standardudstyr til brugerne. Denne beslutning blev bl.a. begrundet med erfaringer fra andre deltagere i MedComs teletolkeprojekt. Der blev indkøbt to apparater, og det ene blev placeret i et lokale hos Integrationsteamet, mens det andet blev placeret i Jobcentret. Begge apparater blev med hjælp fra IT-afdelingen koblet op med MedComs videoknudepunkt. Desuden blev de gjort klar med et ID-nummer, så en opringning kun kræver et par enkelte tastetryk. I den proces fik vi god rådgivning fra MedComs teknikgruppe, og i det hele taget har det haft stor værdi, at vi i opstartsfasen har kunnet få rådgivning og udveksle erfaringer via deltagelse i MedComs projektnetværk. Ud over de to videotelefoner installerede to personer fra projektets styregruppe MOVI-klient software, som undervejs er blevet afprøvet på forskellig vis, men ikke anvendt til tolkninger. Der gøres endvidere forsøg med at lave videokommunikation via ipad, og det fungerer fint, hvor der er Dokumentation 3

tilstrækkelig båndbredde tilgængelig fra mobildatanet eller wifi. Vi har dog endnu ikke anvendt ipad i tolkesituationer. Med hjælp fra MedCom blev der afholdt et møde, hvor relevante medarbejdere blev instrueret og trænet i at anvende videotelefonerne, og herefter blev forsøget sat i gang i de to afdelinger. Desuden er der på baggrund af de erfaringer, der er opnået indtil nu, indkøbt yderligere tre Tandberg E 20, som er taget i brug i andre lokaler i kommunens organisation. Efterhånden som antallet af videotolkninger øges, er der behov for, af hensyn til planlægning af møder, at kunne anvende flere lokaler. Effektivitet Det er oplevelsen hos sagsbehandlerne, at et interview forberedes mere og er mere fokuseret, når der anvendes videotolkning et forhold som også nævnes af både borgere og tolke. Tolken er mere opmærksom på os under videotolkning Citat fra en Borger Hertil kommer, at flere sagsbehandlere udtrykker, at de i højere grad har hånd om samtalen fra start til slut og ikke køres ud på et sidespor som tredje part i en tolkning: På et spørgsmål om tolken træder mere i baggrund ved videotolkning, svarer en sagsbehandler følgende : Ja, jeg oplever, det er min samtale Det kan herfor konkluderes, at videotolkning også opkvalificerer det faglige og professionelle fokus i samtalen. Det er samtidig oplevelsen, at tolkningen påvirkes mindre af udefra kommende forhold som f.eks. forsinkelser ved fremmøde tolkning pga. trafikale forhold eller aflysninger som følge af sygdom. Dvs. at videotolkninger styrker både det faglige arbejde og forsyningssikkerheden i forhold til akutsituationer og almindelig aftalte tolkninger. Det må i konsekvens af ovenstående antages, at der sker en mere effektiv udnyttelse af tiden før, under og efter tolkningen, når der anvendes videotolkning. Dog vurderes det, at det i situationer med kursusvirksomhed og rundbordssamtaler kan være uhensigtsmæssigt at anvende videotolkning, da flere undervejs i projektet har oplevet, at f.eks. skærmens størrelse forhindrer, at et møde med mere end to deltagere på hver side kan afvikles på en ordentlig måde. Desuden kan videotolkninger aktuelt ikke foregå i borgerens hjem, og disse samtaler må derfor indtil videre vælges fra. Teknologi 4

Risikovurdering Der er ikke dokumenteret nogen risiko ved videotolkning. Der har stort set ikke været tekniske problemer undervejs, og medarbejderne har givet udtryk for, at videotelefonerne er lette at betjene, og at de fungerer fint i tolkesituationen. Kvaliteten af billede og lyd har været rigtig god. Dog har det vist sig, at hvis tolkningen omfatter en større gruppe, fx en familie, så er skærmen på Tandberg E 20 for lille. Derfor ønsker vi nu at anskaffe udstyr med en større skærm, som kan anvendes i disse situationer. Borgeren Det følgende afsnit beskriver, med udgangspunkt i Vejen Kommunes udformning af projektet, de effektmæssige og sociale/ psykologiske forhold, som er i fokus eller udspringer af borgerens oplevelser. Der tages i beskrivelsen også højde for evt. etiske aspekter ved forsøget, herunder de overvejelser der fagligt lå til grund for designet af projektet og udvælgelsen af målgruppen, samt de erfaringer projektet efterfølgende har givet. Information Borgeren er blevet informeret om den nye tolkningsmetode i forbindelse med, at tolkningen har skullet gennemføres. Der er således tale om en individuel, situationsbestemt information til hver enkelt borger. Ingen af de interviewede giver udtryk for utryghed ved anvendelsen af videotolkning, og der er heller ikke indkommet bemærkninger om, at der skulle være udtrykt utryghed under de enkelte tolkesituationer. Typer af tolkesituationer I projektet skelnede vi i udgangspunktet mellem to typiske tolkesituationer: 1) Tolkninger, hvor rammen er borgeren, sagsbehandleren og tolken, og hvor tolkningen foregår på sagsbehandlerens kontor. Den indholdsmæssige kontekst er relativt utvetydige informationer og afklaringer f.eks. udfyldelse af integrationskontrakter og opfølgning heraf. 2) Tolkninger, hvor rammen er borgeren, den kommunale fagperson og tolken. Tolkningen foregår oftest i borgerens eget hjem eller på en institution (børnehave, skole etc.), og hvor den indholdsmæssige kontekst har en mere personlig/adfærdsmæssig vejledningskarakter, eller hvor et aktivt kropssprog er en nødvendighed. F.eks. ved vejledning fra sundhedsplejersker, pædagoger samt indenfor træningsområdet. Det blev som udgangspunkt besluttet, at de involverede afdelinger skulle anvende/afprøve videotolkning i situationer som beskrevet under type 1. Kun i særlige tilfælde kunne videotolkning anvendes i type 2 situationer. Der var altså fra begyndelsen et professionelt fokus på, at videotolkning kunne have sine begrænsninger i forhold til Den svære samtale. Undervejs i projektet har dette vist sig at være en unødig bekymring, og den nævnte opdeling i typer har ikke været anvendt som forudsat, idet der Borgeren 5

har været anvendt videotolkning både i situationer, hvor konteksten har været personlig/adfærdsmæssig eller hvor den har indeholdt et aktivt kropssprog. Tolkningerne opleves af borgeren som lettere, bl.a. fordi de ikke er i direkte kontakt med tolken, og fordi de ikke fysisk skal forholde sig til tolken, hverken før, under eller efter tolkningen. Det opleves konkret af nogle som lettere at tale om meget personlige forhold eller svære private problemstillinger, netop fordi der er distance mellem tolk og borger. Hertil kommer, at tolkningen både fysisk og konkret kan afbrydes i en kortere periode (der slukkes for billede og/eller lyd) og derefter genoptages (igen), når borgeren er klar. Det er derfor fremadrettet vigtigt at være opmærksom på, at videotolkning kan være et positivt element, som i visse situationer med fordel kan anvendes til vanskelige og følsomme tolkninger. Det er nemmere at sige svære problemstillinger til sagsbehandleren. Citat en borger Fra starten blev en særlig afgrænset gruppe, nemlig de stærkt traumatiserede borgere, vurderet til ikke at skulle indgå i projektet i denne første fase, heller ikke under type 1, da de som følge af deres traumer bl.a. har særdeles vanskeligt ved at forholde sig til tale via skærm eller telefon. Denne afgrænsning blev opretholdt igennem hele projektperioden, og det vurderes fortsat, at gruppen skal friholdes i forhold til videotolkning, indtil erfaringerne er større og udstyret mere fleksibelt. Sprog I forsøgsprojektet blev der fra projektstarten udvalgt et afgrænset antal sprog. Vurderingen af, hvilke sprog der skulle indgå, byggede på følgende kriterier: Hvilke sprog anvendes mest i Vejen Kommune. Hvilke sprog egner sig pragmatisk og artikuleret til denne type tolkning. Hvilke sprog kan nuværende tolkeudbyder skaffe videotolke til. På den baggrund blev følgende sprog udvalgt: Arabisk, Dari og Farsi. Derudover blev der udvalgt et yderligere sprog: Burmesisk. Som udgangspunkt opfyldte dette sprog ikke samtlige af de nævnte kriterier, bl.a. fordi det er et meget artikulerende sprog, hvor indholdsmæssige nuancer kan være svære at fange på en skærm. På den anden side har Vejen Kommune mange borgere med burmesisk baggrund, og der findes relativt få tolke, der som oftest kører langt for at komme til tolkeopgaver i Vejen. Det er meget ressourcekrævende tolkninger alene på grund af den lange transport, og besparelsespotentialet betyder, at videotolkning til denne gruppe blev medtaget som forsøg, selvom de opstillede udvælgelseskriterier for deltagende sprog ikke helt blev opfyldt. Borgeren 6

Tabel 1 Videotolkning maj december 2011 fordelt på sprog. Farsi Dari Arabisk Burmesisk Andet sprog *) I alt Maj 1 3 3 6 13 Juni 1 15 2 4 22 Juli 2 6 5 3 16 Aug. 1 4 9 5 10 29 Sep. 3 11 3 5 22 Okt. 2 4 5 9 20 Nov. 1 1 3 3 8 Dec. 4 1 5 10 I alt 4 11 53 27 45 140 *)Dækker hovedsageligt over følgende sprog: Bosnisk, Albansk, Polsk og Russisk På trods af de på forhånd opstillede kriterier blev det meget hurtigt tydeligt i projektet, at videotolkning med fordel også kunne anvendes på en lang række andre sprog (jvf. kolonnen med andre sprog). Da det var muligt for tolkeudbyderen at tilbyde videotolkning på de efterspurgte sprog, blev det besluttet at anvende videotolkning i disse tilfælde. Ved projektets afslutning viser det sig at udgøre 32% af alle videotolkninger. Tolkning på Farsi blev stort set ikke anvendt i perioden, fordi der ikke var behov for tolkninger på dette sprog. Tolkningerne på Dari har som udgangspunkt skulle foregå uden for lokalerne, hvor udstyret har været til rådighed, og der er derfor valgt fremmøde tolk. I forhold til dette sprog vil mobiltolkning formentlig ændre på dette billede. I forhold til tolkninger på Arabisk har det vist sig at svare til forventningerne, og stort set alle tolkninger på Arabisk i perioden har været med brug af videotolkning. Særligt i forhold til forsøget med Burmesisk har det vist sig, at de begrænsninger, som vi på forhånd havde vurderet kunne være til stede, ikke på nogen måde har fået betydning. Tværtimod har det vist sig, at sproget egner sig fint til videotolkning og artikuleringen har medvirket til at gøre sproget og tolkningen levende på skærmen. Sammenfattende må det konkluderes, at videotolkning kan anvendes på stort set alle sprog. Projektet har ikke fundet sprog, hvor selve tolkeformen har været en forhindring. Afgørende er alene, om der kan skaffes tolke, der kan videotolke på det efterspurgte sprog. Det ville være rart, hvis der var mulighed for videotolkning flere steder. F.eks. hos lægen eller i børnehaven eller banken. Citat en borger Borgeren 7

Økonomi De lokale besparelser på kommunalt niveau udgør ikke nødvendigvis en besparelse i den samlede samfundsøkonomi, men det frigiver midler, som i den kommunale økonomi kan anvendes på andre områder. Driftsøkonomien Antallet af tolkninger afviklet som videotolkninger udgør ud af kommunens samlede antal tolkninger, ca. 30 % i projektperioden jvf. tabel 2*) Tabel 2 Vejen kommunes tolkninger i perioden maj december 2011 fordelt på tolkemåder VIDEO TOLKNING FREMMØDT TOLK **) IALT MAJ 13 54 67 JUNI 22 68 90 4 JULI 16 42 58 3 AUGUST 29 56 85 12 SEPTEMBER 22 29 51 4 OKTOBER 20 30 50 7 NOVEMBER 8 26 34 2 DECEMBER 10 21 31 2 I ALT 140 326 466 34 % 30% 70% 100 % 10 % VIDEOTOLKNING FRAVALGT *) Tolkningerne er registreret som - 1 tolkning lig 1 registrering - uanset tolkningens varighed, dog bemærkes at de fleste tolkninger afvikles på 1 time **) Af de 326 fremmøde tolkninger er der i 34 tilfælde sket en vurdering af muligheden for at anvende videotolkning (svarende til ca. 10% af fremmødetolkningen jvf. sidste kolonne), hvor videotolkning så er blevet fravalgt. I 30 % af alle tolkninger i kommunen i projektperioden er der anvendt videotolkning. I 70% er der enten ikke anvendt videotolkning fordi brugerne (medarbejderne) ikke har haft adgang til udstyret, eller de har ikke været en del af projektet. I de situationer, hvor videotolkning konkret er fravalgt (34 tilfælde, der udgør godt 10% af de 326 fremmødetolkninger), er forklaringerne i alle tilfælde, at tolkningerne har været nødvendige at gennemføre i hjemmet hos borgeren, og det har i projektperioden ikke været muligt at medbringe udstyr til borgerens hjem. Der blev undervejs i projektet konstateret, at der er et udviklings- potentiale i at anskaffe udstyr, som kan anvendes til mobil tolkning. Vejen Kommune har i konsekvens heraf allerede anskaffet Økonomi 8

udstyret til Integrations-enhedens medarbejdere (som forsøg) og aktuelt afventer igangsættelsen, at netadgangen er tilstrækkelig stabil og sikker, jvf. afsnittet om Teknologi. De første gange videotolkningen blev benyttet var sagsbehandlerne tilbøjelige til at bestille tolken til det samme tidsrum, som der ville være behov for ved fremmødetolkning. Hurtigt viste det sig, at det var alt for lang tid, selvom opgaven havde samme omfang og blev behandlet med samme grundighed. Samtlige adspurgte sagsbehandlere har konkluderet, at de efter 3 mdr. s erfaring med videotolkning har ændret praksis og nu bestiller kortere tolkninger: Samtalen tager kortere tid fordi alle parter er koncentreret om den fælles opgave Citat fra en sagsbehandler Konkret kan denne oplevelse underbygges ved at sammenligne det gennemsnitlige antal tolkninger og tidsforbruget for tolkningerne i 2010 og i 2011. Tabel 3. Gennemsnitligt antal tolkninger og tidsforbrug ved type 1 tolkninger i 2010 TYPE 1 TOLKNINGER Dari Farsi Arabisk Burmesisk I alt Gennemsnit pr. måned Antal tolkninger 91 75 146 68 380 31,66 Samlet tidsforbrug 117 t. 96 t. 182 t. 105, 5 t. 500,5 t. 41,70 Tabel 4. Gennemsnitligt antal tolkninger og tidsforbrug ved type 1 tolkninger i maj - dec. 2011 TYPE 1 TOLKNINGER Dari Farsi Arabisk Burmesisk I alt Gennemsnit pr. måned Antal tolkninger 36 23 99 30 188 28,92 Samlet tidsforbrug 14 t 19 t 62 t 15,5 t 110,5 t 17,20 Som det fremgår af tabellerne 3 & 4 er det gennemsnitlige antal tolkninger pr. måned stort set uforandret fra 2010 til 2011. Derimod er varigheden af tolkninger pr. måned målt i gennemsnitlige timer faldet markant. Den gennemsnitlige tolkning varede 1,3 time i 2010 (41,70:31,66), mens den i 2011 falder til under det halve nemlig 0,6 time (17,20:28,92). Der er altså klart talmæssigt belæg for sagsbehandlernes oplevede erfaringer, for så vidt angår type 1 tolkningerne, også selv om det baserer sig på gennemsnitlige beregninger. Tidsforbruget pr. tolkning er faldet markant, og dermed opnås der en helt reel besparelse. Økonomi 9

Det skal bemærkes, at projektet er gennemført i en periode, hvor kommunen i forhold til tolkninger har været bundet af en aftale, som indebærer, at der skal betales kørsel for tolken dvs. fra tolkens hjem til det nærmest mulige sted med faciliteter til videotolkning: Odense Sygehus eller tolkefirmaets kontor i Kolding. Fremadrettet er der i forbindelse med kommunens udbud af tolkninger, i samarbejde med en række andre kommuner, sket en præcisering, således at kommunen ikke længere betaler for kørsel i forbindelse med videotolkninger. I projektperioden har der i Vejen Kommune været mulighed for at benytte 2 videoskærme til tolkning. I dec. 2012 anskaffede kommunen yderligere 3 skærme. De nåede tilsammen at løse 13 af de 140 tolkninger. Skærmene er opsat i: Borgerservice i Vejen Børne/familie afdelingen i Rødding BUC i Vejen Kommune Sagsbehandlerne i disse afdelinger skal nu have muligheden for at blive fuldt fortrolige med anvendelse af videotolkning. Det må på baggrund af ovenstående konkluderes, at antallet af videotolkninger vil stige betragteligt, når udstyret er til rådighed, og at der ved anvendelse af videotolkning både opnås en besparelse i forhold til længden af tolkningerne og i forhold til betaling for kørsel. Organisering Struktur Projektet har fra begyndelsen været organiseret med en projektleder og en styregruppe. Formålet med denne organisering har været at sikre fremdrift og udvikling undervejs i projektperioden samt at sikre og udføre den afsluttende erfaringsopsamling. Denne organisering har bl.a. været medvirkende til, at projektet har responderet på konkrete udfordringer/problemer på det tidspunkt de er opstået og har undervejs sikret en hurtig afklaring eller afhjælpning. F.eks. var der fra starten alene udvalgt to forsøgsafdelinger: Integrationsteamet og Jobcentret, men meget hurtigt blev behovet større, og flere afdelinger ønskede at deltage. Konsekvensen blev, at der blev indkøbt mere udstyr, og yderligere tre afdelinger kom med i december 2011, jvf. afsnittet om Økonomi. Personale Alle involverede personalegrupper blev inviteret til et informationsmøde om brugen af udstyret, og der blev samtidig givet en grundig information om støttemuligheder og vejledning undervejs i forløbet. Organisering 10

Der blev udarbejdet en række understøttende systemer, som den enkelte medarbejder kunne/skulle anvende, for at sikre en optimal arbejdsgang og opbygning af arbejdsrutiner; herunder blev der oprettet en særlig kalender til bookning af videotolkning. Kalenderen er tilgængelig for alle via det almindelige elektroniske kalendersystem. Der blev udarbejdet en manual for den konkrete arbejdsgang i forbindelse med brugen af videotolkning, og under hele forløbet har både projektlederen og en medarbejder i IT afdelingen været tilkoblet som støttepersoner, hvis der har været problemer. Ingen af de 20 forskellige medarbejdere (placeret på forskellige geografiske lokationer), som har anvendt videotolkning i perioden, har udtrykt usikkerhed eller utryghed ved anvendelsen, og flere af de interviewede giver udtryk for, at de har været glade for brugen af udstyret, og at tolkningerne har fungeret upåklageligt. Som tidligere nævnt oplever den enkelte medarbejder en større fokusering og dermed en mere effektiv anvendelse af tiden, hvilket er et forhold, der både får et gennemslag i forhold til økonomien, men også i forhold til det faglige arbejde med borgeren. Flere af de interviewede giver udtryk for, at de opnår en bedre direkte kontakt med borgeren. Arbejdsmiljøet Der er ingen af sagsbehandlerne, som direkte udtrykker fordele eller ulemper ved arbejdsmiljøet, dog kan man indirekte formode, at der også gemmer sig et arbejdsmiljø aspekt i, at flere af de adspurgte synes, at videotolkning gør arbejdet mere fokuseret og giver en bedre kontakt mellem borger og sagsbehandler. Fra tolkene derimod kommer der nogle tydeligere udsagn i retning af et forbedret arbejdsmiljø ved anvendelsen af videotolkning: Det er nemmere at holde distance til problematikkerne i opgaven Citat en tolk.til lange tolkninger skal det helst være videotolkninger. Man kan bedre koble ud ind imellem. Citat en tolk At videotolkning skaffer en ofte tiltrængt distance mellem borger/sagsbehandler og tolk opleves af de fleste tolke som en forbedring af arbejdsmiljøet. Hertil kommer, at tolkearbejdet er forbundet med megen transport, et forhold som nogle oplever belastende, og netop i dette tilfælde vil videotolkning også fremme et bedre arbejdsmiljø. Organisering 11