Vejledning til korrektioner i medarbejderog deltagerregister Korrektioner i forbindelse med tidligere indrapporterede lønudgifter i strukturfondsprojekter herunder håndteringen i medarbejder- og deltagerregister og regnskabsskemaets bilagsliste Erhvervsstyrelsen, august 2016
Indhold 1. Korrektioner til tidligere indrapporterede lønudgifter... 3 1.1. Korrektionsbilag 1 kopi af medarbejder- og deltagerregister... 4 1.2. Indtast korrektionsbilag 1 i regnskabsskemaets bilagsliste... 5 1.3. Korrektionsbilag 2 opdateret medarbejder- og deltagerregister med korrektioner... 5 1.4. Indtast korrektionsbilag 2 i regnskabsskemaets bilagsliste... 7 1.5. Udarbejd en særskilt beskrivelse af ændringerne... 7 2. Typer af korrektioner... 8 2.1. Korrektion af normtid... 8 2.2. Korrektion af lønkomponenter... 8 2.3. Korrektion af tidsregistreringen... 8 2.4. Korrektion af lønperioder... 8 Mens Erhvervsstyrelsens projektrapporteringsværktøj (PRV) færdigudvikles, skal projekter dels afrapportere i Erhvervsstyrelsens midlertidige værktøjer, herunder regnskabsskema, medarbejder- og deltagerregister og indikatorskema og dels i PRV, herunder partnerregister og udarbejde budgetforslag. Denne vejledning er primært udarbejdet til projektets regnskabsansvarlige. Vejledningen skal anvendes i forbindelse med korrektioner til tidligere perioders medarbejder- og deltagerregistre samt håndteringen i regnskabsskemaets bilagsliste. 2
1. Korrektioner til tidligere indrapporterede lønudgifter Hvis du har konstateret fejl eller mangler i en tidligere periodes godkendte lønudgifter, skal du korrigere dem i følgende dokumenter: Det endelige medarbejder- eller deltagerregister fra den periode, hvor du har konstateret fejl eller mangler, dvs. den version af medarbejder- eller deltagerregistret hvorfra der er overført lønudgifter til regnskabsskemaets bilagsliste. Regnskabsskemaets bilagsliste for indeværende statusperiode. Helt overordnet foretages korrektionen ved, at de tidligere indrapporterede lønudgifter tilbageføres i regnskabsskemaets bilagsliste, og de nye, genberegnede lønudgifter indføres. Begge posteringer foretages i indeværende periodes bilagsliste. For hver ændring i regnskabsskemaets bilagsliste udarbejdes et korrektionsbilag med udgangspunkt i det medarbejder- eller deltagerregister, hvori der er konstateret fejl eller mangler. Sådan udarbejdes korrektionsbilag: Du skal gemme en kopi af det medarbejder- eller deltagerregister, som indeholder den lønudgift, der ønskes korrigeret. Navngiv kopien Korrektionsbilag oprindeligt bilagsnummer_1. Dette register skal være identisk med det oprindelige medarbejder- eller deltagerregister, dvs. at lønudgiften i registret skal stemme overens med den lønudgift, der er indtastet i bilagslisten i det tidligere regnskab. Læs nærmere herom i afsnit 1.1. Korrektionsbilag 1 kopi af medarbejder- og deltagerregister. Herefter skal du tilbageføre de tidligere godkendte lønudgifter i indeværende periodes bilagsliste, dvs. den lønudgift der fremgår af korrektionsbilag 1, og som ønskes korrigeret. Læs nærmere herom i afsnit 1.2. Indtast korrektionsbilag 1 i regnskabsskemaets bilagsliste. Du skal nu gemme en kopi af korrektionsbilag 1 (jf. ovenfor) og navngive kopien Korrektionsbilag oprindeligt bilagsnummer_2. I korrektionsbilag 2 skal du genberegne lønudgiften til den eller de medarbejdere eller deltagere, hvis løn skal korrigeres. Du kan foretage korrektioner i følgende faner i medarbejder- og deltagerregistret: Home Kontraktansatte (specifikt for medarbejderregistret) Månedslønnet Timeløn Standardsats Underhold (specifikt for deltagerregistret) Læs nærmere om de forskellige typer af korrektioner i kapitel 2. Typer af korrektioner. Når du har foretaget de nødvendige korrektioner, er det vigtigt, at du opdaterer tabellen og genberegner de nye, projektrelevante lønudgifter. Læs nærmere herom i afsnit 1.3. Korrektionsbilag 2 opdateret medarbejder- og deltagerregister med korrektioner. Du skal indtaste de nye, genberegnede projektrelevante lønudgifter i indeværende periodes bilagsliste, dvs. de lønudgifter der fremgår af korrektionsbilag 2. Læs nærmere herom i afsnit 1.4. Indtast korrektionsbilag 2 i regnskabsskemaets bilagsliste. Afslutningsvis skal du udarbejde en særskilt beskrivelse af de ændringer, du har foretaget i korrektionsbilag 2. Læs nærmere herom i afsnit 1.5. Udarbejd en særskilt beskrivelse af ændringerne. 3
1.1. Korrektionsbilag 1 kopi af medarbejder- og deltagerregister Når du skal foretage en korrektion i et medarbejder- eller deltagerregister, er det vigtigt, at du altid tager udgangspunkt i det medarbejder- eller deltagerregister, hvor du har konstateret fejl eller mangler. Det er vigtigt, at lønudgiften i medarbejder- eller deltagerregistret stemmer overens med den lønudgift, der er indført i det tidligere godkendte regnskabsskema. Eksempel på tidligere periodes bilagsliste hvor der er overført lønposter fra medarbejderregistret. Eksempel på fanen Kontraktansatte i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Eksempel på fanen Månedslønnet i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Eksempel på fanen Timeløn i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Eksempel på fanen Standardsats i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Når du har sikret dig, at medarbejder- eller deltagerregistret stemmer overens med de overførte og godkendte lønudgifter i bilagslisten, skal du gemme en kopi af det pågældende register og omdøbe filnavnet og bilagsnummeret i regnearket under fanen Home. Du skal anvende registrets oprindelige bilagsnummer fra bilagslisten og tilføje korrektionsnummer 1. 4
Eksempel på en kopi af det tidligere medarbejderregister, hvor filnavnet er omdøbt, og bilagsnummeret er ændret (korrektionsbilag 1). 1.2. Indtast korrektionsbilag 1 i regnskabsskemaets bilagsliste Du er nu klar til at tilbageføre den eller de lønudgifter, som skal korrigeres. Det gør du ved at indtaste udgiften fra korrektionsbilag 1 i indeværende periodes bilagsliste med negativt fortegn. 1 Eksempel på tidligere godkendte lønudgifter for månedslønnede medarbejdere for perioden 2015-2 som er tilbageført i bilagslisten for perioden 2016-1. 1.3. Korrektionsbilag 2 opdateret medarbejder- og deltagerregister med korrektioner Du er nu klar til at rette fejl og mangler i den tidligere periodes godkendte lønudgifter. Du skal igen gemme en kopi af korrektionsbilag 1 (jf. ovenstående afsnit 1.1. Korrektionsbilag 1 kopi af medarbejder- og deltagerregister) og omdøbe filnavnet og bilagsnummeret i regnearket under fanen Home. Du skal anvende medarbejder- eller deltagerregistrets oprindelige bilagsnummer fra bilagslisten og tilføje korrektionsnummer 2. 1 Du har modtaget regnskabsskemaet fra din sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. I regnskabsskemaet (bilagslisten) er tidligere perioders posteringer låst og svarer til de godkendte udgifter i udbetalingsbrevene, projektet tidligere har modtaget. 5
Eksempel på en kopi af det tidligere medarbejderregister, hvor filnavnet er omdøbt, og bilagsnummeret er ændret (korrektionsbilag 2). Du skal nu foretage de ønskede korrektioner i korrektionsbilag 2 ved at rette alle fejl og mangler og genberegne lønudgiften. Læs nærmere om de forskellige typer af korrektioner i kapitel 2. Typer af korrektioner. Eksempel på fanen Månedslønnet før der er foretaget korrektioner. I september og oktober er der konstateret fejl i normtid pr. uge og manglende lønkomponenter for medarbejder nr. 2. Eksempel på fanen Månedslønnet efter der er foretaget korrektioner for medarbejder nr. 2 i månederne september og oktober, hvor normtiden pr. uge, 3 x ATP og pension er korrigeret. Når de nødvendige korrektioner er foretaget, skal du huske at opdatere tabellen og genberegne den projektrelevante løn. For at beregne den samlede støtteberettigede udgift (Sum af projektrelevant løn) skal du trykke på knappen Tryk her for at opdatere tabel og beregne den projektrelevante løn. 6
Eksempel på en opdateret tabel og en ny beregnet sum af projektrelevant løn. BEMÆRK: Det er vigtigt, at du genberegner den støtteberettigede udgift, hver gang du foretager ændringer i lønoplysninger, tidsregistrering mv. 1.4. Indtast korrektionsbilag 2 i regnskabsskemaets bilagsliste Du er nu klar til at indtaste den korrigerede lønudgift i regnskabsskemaets bilagsliste. Dette gøres ved at indsætte den genberegnede (korrigerede) lønudgift fra korrektionsbilag 2 i indeværende periodes bilagsliste. 2 Eksempel på bilagslisten for perioden 2016-1 hvor de nye genberegnede (korrigerede) lønudgifter for månedslønnede medarbejdere for perioden 2015-2 er indtastet. 1.5. Udarbejd en særskilt beskrivelse af ændringerne Når du korrigerer tidligere perioders lønudgifter i et medarbejder- eller deltagerregister, skal du altid lave en særskilt beskrivelse af hvilke konkrete korrektioner, du har foretaget for den pågældende medarbejder eller deltager. Beskrivelsen skal som minimum indeholde en opgørelse over, hvilke medarbejdere eller deltagere der er korrigeret, hvilke komponenter der er tilrettet (løn, timer, lønperiode mv.), samt hvilke måneder der er omfattet af korrektionen. Du bør også anføre, om der er tale om en systematisk fejl eller et enkeltstående tilfælde. Beskrivelsen af ændringerne skal vedhæftes og indgå som en del af korrektionsbilag 2, jf. ovenstående afsnit. 1.3. Korrektionsbilag 2 opdateret medarbejder- og deltagerregister med korrektioner. Du skal navngive dokumentet med samme filnavn som korrektionsbilag 2 og tilføje beskrivelse. 2 Du har modtaget regnskabsskemaet fra din sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. I regnskabsskemaet (bilagslisten) er tidligere perioders posteringer låst og svarer til de godkendte udgifter i udbetalingsbrevene, projektet tidligere har modtaget. 7
2. Typer af korrektioner Nedenfor har vi oplistet de mest almindelige typer af fejl og mangler, der giver anledning til korrektioner til tidligere godkendte lønudgifter. 2.1. Korrektion af normtid Der kan forekomme korrektioner til normtiden for medarbejdere eller deltagere, der er kontraktansatte, månedslønnede, timelønnede eller med underhold. En ændring i normtiden vil som udgangspunkt medføre en ny, beregnet timesats. Du skal være særligt opmærksom på håndteringen i forhold til medarbejdere eller deltagere, der er månedslønnede, da timesatsen for disse beregnes som et gennemsnit af alle de måneder, hvor der indgår lønoplysninger for den relevante medarbejder eller deltager. 3 Gennemsnitsberegningen betyder, at selvom du kun ændrer normtiden i en enkelt måned, ændres den gennemsnitlige timesats for den relevante medarbejder eller deltager i alle måneder i regnskabsperioden. 2.2. Korrektion af lønkomponenter Der kan forekomme korrektioner til følgende lønkomponenter 4 : AM-indkomst 3 x ATP Pension Feriepenge Underhold En ændring i en eller flere lønkomponenter vil som udgangspunkt medføre en ny beregnet timesats og dermed en ny projektrelevant løn. Du skal være særligt opmærksom på håndteringen i forhold til medarbejdere eller deltagere, der er månedslønnede, idet timesatsen for disse beregnes som et gennemsnit af alle de måneder, hvor der indgår lønoplysninger for den relevante medarbejder eller deltager. 5 Gennemsnitsberegningen betyder, at selvom du kun ændrer normtiden i en enkelt måned, ændres den gennemsnitlige timesats for den relevante medarbejder eller deltager i alle måneder i regnskabsperioden. 2.3. Korrektion af tidsregistreringen Der kan forekomme ændringer til tidsregistreringen for medarbejdere eller deltagere, der er månedslønnede, timelønnede, med standardsats eller med underhold. Hvis du ændrer i tidsregistreringen, vil det som udgangspunkt medføre en ny, beregnet projektrelevant løn. 2.4. Korrektion af lønperioder Der kan forekomme ændringer til den periode, hvor den enkelte medarbejder eller deltager indgår i regnskabet (felterne Startdato og Slutdato i fanen Home). Du skal være særligt opmærksom, hvis du vil foretage ændringer i start- eller slutdatoer i medarbejder- og deltagerregistrene. En ændring i de indtastede start- eller slutdatoer medfører, at der enten tilføjes eller fjernes måneder for den pågældende medarbejder eller deltager i den relevante lønberegningsfane. Herved forskydes stamoplysningerne for alle øvrige medarbejdere eller deltagere med tilsvarende løntype op eller ned i lønberegningsfanen. Det er kun oplysninger, der overføres automatisk fra fanen Home, der forskydes. Alle oplysninger, der er indtastet direkte i fanen (fx oplysninger om normtid pr. uge, tidsregistrering og løn), forskydes ikke automatisk. Den beregnede lønudgift vil derfor ikke være korrekt, hvis du blot ændrer start- og slutdatoer i fanen Home uden samtidigt at rette de 3 Gennemsnitsberegningen gælder som udgangspunkt lønudgifter, der er afholdt til og med den 31. august 2016. 4 Det er ikke sikkert, at du har samtlige lønkomponenter tilgængelige i dit projekt, da det afhænger sammensætningen af medarbejdere og/eller deltagere. 5 Gennemsnitsberegningen gælder som udgangspunkt lønudgifter, der er afholdt til og med den 31. august 2016. 8
indtastede lønoplysninger i lønberegningsfanen (Kontraktansatte, Timeløn, Månedslønnet, Standardsats eller Underhold). Derfor er det meget vigtigt, at du følger nedenstående metode, hvis du skal foretage korrektioner til antallet af lønperioder. Procedure for at ændre start- og slutdato: Proceduren for at ændre start- og slutdato afhænger af, hvor mange medarbejdere eller deltagere den pågældende ændring omfatter. Hvis der er korrektioner til en overvejende del af medarbejderne eller deltagerne, er det mest hensigtsmæssigt at starte forfra og udarbejde et helt nyt medarbejder- og/eller deltagerregister. Hvis ændringen derimod omfatter enkelte medarbejdere eller deltagere, anbefaler vi, at du følger proceduren i nedenstående eksempel. Eksempel: Slutdatoen for medarbejder nr. 2 skal ændres fra den 31-01-2016 til 29-02-2016. Et udklip fra fanen Home fra en tidligere periodes medarbejderregister hvor medarbejder nr. 2 er registreret med startdatoen 01-09-2015 og slutdatoen 31-01-2016: Et udklip fra fanen Månedslønnet fra en tidligere periodes medarbejderregister hvor medarbejder nr. 2 er registreret med startdatoen 01-09-2015 og slutdatoen 31-01-2016: I fanen Home starter du med at indtaste alle stamoplysningerne for medarbejder nr. 2 i forlængelse af alle de øvrige indtastninger (i den første tomme række efter de tidligere indtastninger). Husk i den forbindelse at indtaste slutdatoen 29-02-2016. Det er vigtigt, at den nye indtastning af medarbejder nr. 2 foretages som den sidste indtastning (husk samtidigt, at der ikke må være blanke rækker i fanen Home). Herefter retter du de oprindelige oplysninger for medarbejder nr. 2 ved at tilføje en tekst i kolonnerne CPR-nummer og Navn, hvoraf det klart fremgår, at der er tale om en fejl. Det er meget vigtigt, at du ikke sletter de oprindelige oplysninger for medarbejder nr. 2 i fanen Home. Der er foretaget en ny indtastning af stamoplysninger for medarbejderen i forlængelse af de øvrige indtastninger (nu nr. 7), og det er samtidigt tydeliggjort at den tidligere registrering (nr. 2) ikke længere skal indgå i regnskabet. 9
I fanen Månedslønnet er der nu overført oplysninger om medarbejder nr. 7 (tidligere medarbejder nr. 2) med den rigtige periodelængde i forlængelse af de øvrige medarbejdere. Du skal nu indtaste eller kopiere normtid, lønkomponenter og tidsregistrering ind i de nye celler og tilføje eller slette oplysninger, der vedrører ændringen i periodelængden. Afslutningsvis skal du slette alle de oplysninger, der er indtastet i forbindelse med den oprindelige registrering af medarbejder nr. 7 (tidligere medarbejder nr. 2). Det er vigtigt, at du sletter alle oplysninger om normtid pr. uge, lønkomponenter og tidsregistrering. BEMÆRK: For månedslønnede medarbejdere eller deltagere må der maksimalt registreres lønoplysninger for 12 måneder pr. medarbejder eller deltager i samme medarbejder- eller deltagerregistreringsskema. Hvis regnskabsperioden dækker mere end 12 måneder, skal registreringen opdeles i flere medarbejder- eller deltagerregistre, således at hver medarbejder eller deltager maksimalt indgår med 12 måneder i hvert enkelt register. 10