Winfi nans for menighedsråd Debitorvejledning
Indholdsfortegnelse Debitorer oprettes 3 Bogføring vedrørende debitorer 5 Bogføring af fakturadata 6 Bogføring af indbetalinger 9 Betalingsbetingelser 11 Hvem skal rykkes og renteberegnes? 12 Kontokort 13 Rykkere, rentetilskrivning og øvrige debitorudskrifter 14 2
Vejledning til debitor-delen af Winfinans for Menighedsråd Debitorgruppe Først og fremmest skal der eksistere en debitorgruppe. Det er gruppen, der styrer omsætningens placering i kontoplanen, rykkertekster og rentesats. Vælg Stamdata, og herunder Debitorgrupper: Debitorer oprettes Opret derefter en enkelt gruppe som følger: 3
Samlekonto-nummeret kan findes ved dobbelt-klik i feltet og opslag i kontoplanen; men det er 1060, hvis den officielle kontoplan for 2002 bruges. Felterne Kursreg. konto, Udligning modpost, Valuta, EU og M skal IKKE udfyldes. Luk vinduet igen. Debitorkortet For at oprette de enkelte debitorer tryk på Debitor-knappen: Så får du denne boks: 4
Udfyld felterne som navnene angiver. Gruppe vælges ved tryk på pilen, vælg altid den debitorgruppe som er oprettet. Bynavn findes automatisk på grundlag af postnummeret. Du kan få vist en samlet liste over de oprettede debitorer ved at trykke på liste-knappen. Manuel registrering af faktura eller saldo fra gammelt system: Åben kassekladden som ved almindelig finansbogføring. Bilagsnummer og dato udfyldes som ved almindelig finansbogføring. I tekstfeltet skrives F(mellemrum)(fakturanr), f.eks. F 4711 Tryk Tabulator og udfyld beløbet. Så ser kassekladden sådan ud: Bogføring vedrørende debitorer 5
Debetkonto: Her skal debitorens nummer stå, med et D foran. Tast D og dobbeltklik derefter i feltet. Så får du en liste over dine debitorer: Som det ses i dialogboksen kan du få debitornummeret med tilbage i kassekladden ved at dobbeltklikke på det. Til sidst udfyldes Kreditkonto med nr. 1060. Som generelt i kassekladden kan du finde nummeret ved at dobbeltklikke i feltet, finde nummeret i kontoplanen og dobbeltklikke på nummeret. Ovenstående beskriver fremgangsmåden ved bogføring af de enkelte udestående fakturaer. Du kan også vælge af bogføre en samlet saldo pr. debitor. Eneste forskel er så, at tekstfeltet udfyldes med en almindelig tekst, eksempelvis saldo pr. 1. juni 2002. Der afstemmes og bogføres som normalt. Bogføring af fakturadata Bogføring af fakturadata fra Winfinans for Kirkegårde - hvis begge programmer ligger på samme maskine Hvis både Kirkegårdsprogrammet og regnskabsprogrammet ligger på samme maskine, oprettes debitorerne i regnskabsprogrammet, efterhånden som de skal bruges til fakturering, eller til oprettelse af gravstedsaftaler. Herefter er det ganske enkelt at bogføre de fakturaer, som er dannet i kirkegårdsprogrammet. 6
I regnskabsprogrammet åbner du Kassekladden. Så får du mulighed for, på øverste linie at trykke Funktioner, og derefter på Indlæs bilag: Du trykker Ja til den efterfølgende lille dialogboks, og nu får du indlæst alle de fakturaer, som ikke tidligere er indlæst. Du får en linie med bruttobeløbet, som skal debiteres på debitorens konto, en linie med momsbeløbet (kredit) og en linie pr. varelinie, til kreditering på varesalgskontoen. Der afstemmes og bogføres som normalt. Under afstemning kan du løbe ind i fejlmeddelelser, hvis der optræder debitorer i kassekladden, som ikke har en debitorgruppe tilknyttet. Du retter så blot debitoren nr. oplyses i fejlmeddelelsen - og afstemmer igen. Bogføring af fakturadata fra Winfinans for Kirkegårde - hvis du modtager en diskette eller fil med fakturadata fra kirkegården Først anbringer du de modtagne filer (Debitor og Poster) på en fast plads, som du selv beslutter. Det kan f.eks. være en ny mappe på din computer ved navn C:\Modtag eller C:\Kirkegård. Derefter åbner du kassekladden inde i Winfinans. Så får du mulighed for, på øverste linie at trykke Funktioner, og derefter på Overfør debitorinformationer fra diskette: 7
Så kommer du ind i denne boks: Her skal du enten skrive stien til den mappe, hvor du har gemt de modtagne filer, f.eks. C:\Modtag eller C:\Kirkegård; eller du kan klikke på knappen med tegning af en mappe, så får du mulighed for at udpege mappen. Under alle omstændigheder klikker du på knappen `Indlæs, når den rigtige mappe står i det hvide felt. Indlæsningen er sket, når musemarkøren ikke længere vises som et timeglas. Du skal derefter selv lukke boksen. Nu skal du indlæse de fakturaer, som er dannet i kirkegårdsprogrammet. Du står stadig i Kassekladden. Klik igen på Funktioner, og derefter på Indlæs bilag: Du trykker Ja til den efterfølgende lille dialogboks, og nu får du indlæst alle de fakturaer, som ikke tidligere er indlæst. Du får en linie med bruttobeløbet, som skal debiteres på debitorens konto, en linie med momsbeløbet (kredit) og en linie pr. varelinie, til kreditering på varesalgskontoen. 8
Der afstemmes og bogføres som normalt. Under afstemning kan du løbe ind i fejlmeddelelser, hvis der optræder debitorer i kassekladden, som ikke har en debitorgruppe tilknyttet. Du retter så blot debitoren nr. oplyses i fejlmeddelelsen - og afstemmer igen. Bogføring af indbetalinger - ved brug af kode i kassekladden Modtagne indbetalinger bogføres i den almindelige kassekladde. Efter bilagsnr. og dato indtastes ud(mellemrum)(fakturanr) som for eksempel: ud 8235: Når du trykker Retur til det, får du følgende: Bogføring af indbetalinger Som du ser, bliver teksten rettet, beløbet og kreditkontoen findes automatisk frem. Du indtaster nu i debetkolonnen, hvordan pengene er ankommet, f.eks. G for giro. Du KAN godt ændre beløbet, hvis du kun har fået en del af fakturaens sum. Så er du klar til at afstemme og bogføre eller til at udligne den næste faktura. Bogføring af indbetalinger - ved at udvælge fra listen over åbne poster Åben kassekladden. Så får du mulighed for, i den øverste linie at vælge Opslag, og derefter Åbne poster debitorer: 9
10 Så får du en oversigt som denne:
Ved at dobbelklikke på det rigtige fakturanr. får du en boks som denne: Du indtaster nu i feltet Konto debet, hvordan pengene er ankommet, f.eks. G for giro. Tryk på knappen Udlign Post. Så dannes der en post i kassekladden, og du kommer tilbage til listen over åbne poster, for eventuelt at udligne flere. Når du lukker denne liste, står du i en kassekladde, som er klar til bogføring. Betalingsbetingelser defineres på debitorgruppen. Vælg Stamdata, og herunder Debitorgrupper. Så kommer du ind i listen over debitorgrupper; du har dog sikkert kun oprettet en enkelt: Betalingsbetingelser 11
Markér den ønskede gruppe ved at klikke et eller andet sted på linien, f.eks. på den lille grå firkant til venstre for gruppenummeret (se ovenfor). Derefter trykker du på knappen Rykker. Så kommer du ind i denne boks: Felterne udfyldes som følger: Kreditdage er antallet af dage fra fakturadato, indtil rente skal beregnes, og rykker udskrives. Rente % pr. mdr. er den rentesats, der skal tillægges pr. påbegyndt måned ud over kredittiden. Antal dage Rykker 1, Rykker 2, Rykker 3 udfyldes med det antal dage efter betalingsfristen, de forskellige rykkere skal udskrives. Rediger tekst til rykker: Når du markerer den enkelte rykker, kan du nedenunder i tekstfeltet skrive den tilhørende tekst. Du kan altså have tre forskellige rykkertekster, typisk med mindre og mindre venlig tone. Hvem skal rykkes og renteberegnes? I det foregående afsnit har du besluttet, hvilke rentesatser og hvilke rykkertekster der generelt skal gælde for hver debitorgruppe. Disse regler gælder imidlertid kun for de debitorer, som er markeret med henholdsvis renteberegning og rykkere. Åben debitorkortet ved at klikke på knappen Debitor på hovedmenuen: 12
Hvis denne debitor skal tages med i renteberegning og/eller rykkerudskrift, så klik i de små felter med tilsvarende navne, så der kommer et hak/tjektegn. Skift til næste debitor ved at trykke på tasten PageDown. Bemærk at renteberegning foregår, når der udskrives rykkere, og renten bogføres ikke før pengene modtages. Det giver derfor ingen mening at markere Beregn rente uden at markere Rykker. Det modsatte kan godt være aktuelt, der vil så blot blive udskrevet en rykker uden renter, men med oplysning om saldo. Debitor-kontokort findes ved at klikke Debitor på hovedmenuen og derefter øverst til venstre at klikke på Udskrifter, og så på kontokort: Kontokort 13
Det giver dig nedenstående boks, hvor du kan vælge typen af kontokort, periode samt udskrift til skærm eller printer: Rykkere, rentetilskrivning og øvrige debitorudskrifter Disse funktioner findes under debitorlister. Klik igen Debitor på hovedmenuen og derefter øverst til venstre på Udskrifter, og så på Debitorlister: 14
Det giver dig nedenstående boks: Listerne er stort set selvforklarende, hvis du kender til arbejdet med debitorer. Kontrolliste åbne poster bruges i forbindelse med revision, til at afsløre eventuelle fejlbogførte debitorindbetalinger. Bemærk at listerne kan udskrives til skærm såvel som til printer. Nederste liste-mulighed er Rykker. Denne udskriver et ark pr. debitor, som har en forfalden saldo, med oplysning om fakturadato og nummer, forfaldsdato, saldo, tilskrevne renter (hvis debitoren skal renteberegnes) samt den rykkertekst, som svarer til det antal dage, beløbet har været forfaldent. 15
Winfi nans for Menighedsråd: Denne vejledning er et tillæg til den generelle manual for regnskabsprogrammet Winfinans for Menighedsråd. Programmet indeholder - udover debitorfunktionerne - alle nødvendige funktioner og udskrifter i forbindelse med kirkekassens regnskab - herunder autoriserede budgetter og årsregnskaber. Hvis du ikke har den generelle manual, kan den bestilles hos Kirkefondet. Winfinans for Kirkegårde: Et komplet administrationsprogram til kirkegården, udviklet i samarbejde med Egholmgruppen A/S, og ikke mindst i tæt samarbejde med gravere og kirkegårdsledere. Programmet udskriver færdige fakturaer på de aftalte ydelser og oplysningerne overføres nemt til regnskabssystemet. Du er meget velkommen til at bestille en gratis demo-version af programmet, og der er mulighed for at læse mere på Kirkefondets hjemmeside www.kirkefondet.dk. Winfinans for Menighedsråd Kirkefondet og Egholm-gruppen A/S Udgave April 2002