PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE Udbudsbetingelser Begrænset udbud Udbud af Cateringydelser (mad og drikke) til Ringsted Kongrescenter DECEMBER 2013
Sagsnr. 13/20 967 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 2 1.1 Indledning... 2 1.2 Udbuddets genstand og form... 2 1.3 Aftaleperiode og optioner... 3 1.4 Ordregiver... 3 1.5 Kontaktafdeling i forbindelse med udbuddet... 3 1.6 Prækvalifikationsmaterialet... 4 1.7 Fortrolighed... 4 1.8 Tidsplan... 4 1.9 Spørgsmål... 5 1.10 Udvælgelseskriterier (egnethedsvurdering)... 6 1.11 Prækvalifikationen... 7 1.12 Afgivelse af ansøgning og sprogkrav... 7 1.13 Aflevering af ansøgning... 8 1.14 Ejendomsret... 8 1.15 Andre særlige vilkår, som gælder for opfyldelse af kontrakten (rammeaftalen) 8 1.16 Tildelingskriterium... 9 1.17 Orientering om resultatet af prækvalifikationen... 9 1.18 Ordregivers forbehold... 9 1.19 Bilagsoversigt... 9-1 -
1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Ringsted Kommune inviterer hermed interesserede tilbudsgivere til at byde på cateringydelser (mad og drikke), samt bardrift i Ringsted Kongrescenter, Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud af cateringydelser i henhold til Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, med senere ændringer (bekendtgørelse til implementering af Udbudsdirektivet). Udbudsmaterialet offentliggøres på følgende hjemmeside: https://www.eu-supply.com/ringsted.asp efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort på TED. Udbuddet gennemføres 100 % digitalt og udbudsmaterialet er alene tilgængeligt på ovenstående hjemmeside, hvor ansøgning om prækvalifikation ligeledes skal afgives digitalt. Ringsted Kommune benytter udbudssystemet Complete Tender Management (CTM). 1.2 Udbuddets genstand og form Ringsted Kongrescenter der er et kursus-, konference-, udstillings- og musikhus centralt placeret mit på Sjælland udbyder det løbende behov for levering af mad og drikkevarer, samt bardrift cateringydelser til alle kongrescentrets arrangementer, hvor der indtages mad og/eller drikkevarer. Ringsted Kongrescenter arrangerer årligt 50-70 koncerter og er vært for mere end 180-200 kommercielle og kulturelle arrangementer. Der afholdes jævnligt forskellige former for arrangementer i Ringsted Kongrescenter så som konferencer, årsmøder, kurser og møder, firmafester, specialudstillinger, koncerter, forestillinger, produktlanceringer m.m. Ved disse arrangementer indtages der som oftest mad og/eller drikkevarer. Ringsted Kongrescenter består af 4 forskellige og fleksible sale, der kan opbygges til optimale rammer for 20 til 1500 gæster. Fælles for arrangementerne er, at de fungerer som Ringsted Kongrescenters ansigt over for kunderne. Det er derfor afgørende, at arrangementerne afvikles professionelt og med højeste kvalitet, og at forplejningens kvalitet stemmer overens hermed. Cateringydelsen som Ringsted Kongrescenter udbyder, består af følgende delydelser: Produktion, levering og anretning af mad til bespisning af gæster Levering af drikkevarer og snacks Betjening af gæster i Kongrescentrets spisesteder og barer Bardrift ved afholdelse af arrangementer hvor der indtages mad og/eller drikkevarer. - 2 -
Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Der skal således afgives anmodning om prækvalifikation på den samlede opgave. Den udbudte opgave udbydes som en rammeaftale med udgangspunkt i tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Rammeaftalen vil blive indgået med den leverandør, der afgiver det økonomiske mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet anført i det endelige udbudsmateriale. Den endelige kravspecifikation vil fremgå af udbudsmaterialet. De aftalevilkår, som vil være gældende for ydelsen, vil fremgå af Udkast til kontrakt (rammeaftale), der indgår som en del af det udbudsmateriale, der sendes til de prækvalificerede ansøgere. Rammeaftalen skal dække Ringsted Kongrescenters behov for løbende at kunne rekvirere cateringydelser af mad og drikkevarer. Ringsted Kongrescenter er ikke forpligtet til at aftage et bestemt antal ydelser i aftaleperioden eller opnå en bestemt omsætning. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter, og er på igen måde bindende for Ringsted Kongrescenter. 1.3 Aftaleperiode og optioner Ordregiver ønsker at indgå en rammeaftale på 2 år med mulighed for aftaleforlængelse (option) på samlet i op til 24 måneder. Kontrakten forventes at træde i kraft senest den 1. august 2014. 1.4 Ordregiver Ordregiver af nærværende udbud er: Ringsted Kommune Ringsted Kongrescenter Nørretorv 22 DK-4100 Ringsted CVR. 24 19 20 75 1.5 Kontaktafdeling i forbindelse med udbuddet Ringsted Kommune IT & Indkøbsstab Amtstue Allé 71 DK-4100 Ringsted Kontaktperson: Udbudskonsulent Lise Dalsgaard Hansen Tlf.: 57 62 65 53 eller 41 77 02 14 E-mail: Liseh@ringsted.dk Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig, og skal foregå ved hjælp af beskedfunktionaliteten i CTM. - 3 -
1.6 Prækvalifikationsmaterialet Det samlede prækvalifikationsmateriale fremgår af CTM. I prækvalifikationsmaterialet indgår spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på https://www.eu-supply.com/ringsted.asp i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se punkt 1.8). Det er ikke tilladt for ansøger at ændre i det offentliggjorte prækvalifikationsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det materiale, der forefindes i CTM, og ansøgers materiale, har materialet offentliggjort i CTM forrang. 1.7 Fortrolighed Ansøgning om prækvalifikation vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter til at videregive oplysninger til tredjemand. Ansøgers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne ansøgninger og senere afgivne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil ansøger blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i ansøgningen, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sin ansøgning, ved benyttelse af punkt EH5 under spørgsmål/krav i CTM. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.8 Tidsplan 10. december 2013 Dato for offentliggørelse af prækvalifikationsmaterialet på TED 8. januar 2014, kl. 12:00 Frist for at stille skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet i CTM 10. januar 2014 Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar til prækvalifikationsmaterialet på: https://www.eusupply.com/ringsted.asp 17. januar 2014, kl. 12:00 Uge 4 5 2014 Frist for ansøgning om prækvalifikation i CTM Evaluering af ansøgninger i Ringsted Kommune - 4 -
28. januar 2014 Udsendelse af afslagsbreve til de virksomheder, der er blevet fravalgt i prækvalifikationsfasen samt information til de virksomheder, der er blevet prækvalificeret. Udbudsmaterialet udsendes til de prækvalificerede 28. februar 2014, 12:00 Frist for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet i CTM 5. marts 2014 Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar til udbudsmaterialet på: https://www.eu-supply.com/ringsted.asp 12. marts 2014, kl. 12:00 Uge 11 14 2014 Frist for indsendelse af tilbud i CTM Evaluering af tilbud i Ringsted Kommune 2. april 2014 Forventet udsendelse af hensigtserklæringsbreve til tilbudsgiverne 15. april 2014 Stand still periodens udløb 16. april 2014 Forventet aftaleindgåelse 16. april 31. juli 2014 Implementering 1. august 2014 Aftalestart 1.9 Spørgsmål Ordregiver opfordrer ansøger til at stille opklarende spørgsmål, såfremt ansøger er i tvivl om forståelsen af udbudsbetingelser, krav eller prækvalifikationsmaterialet i øvrigt. Såfremt ansøger finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i prækvalifikationsmaterialet, opfordres ansøger særligt til at gøre ordregiver opmærksom herpå. Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i prækvalifikationsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes skriftligt til ordregiver via beskedfunktionen i CTM. Spørgsmål, der er ordregiver i hænde senest på den i CTM nævnte frist, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af anmodningsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende og senest på den i tidsplanen nævnte frist blive offentliggjort i anonymiseret form på CTM. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af prækvalifikationsmaterialet. - 5 -
Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud i CTM. 1.10 Udvælgelseskriterier (egnethedsvurdering) Ansøger skal (som anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. III. 2) fremsende nedenstående oplysninger/dokumentation for egnethed, jf. punkt 1.10.1 1.10.3. Dette skal ske ved at besvare de relevante spørgsmål, samt vedlægge den ønskede dokumentation i CTM under overskriften Egnethedsvurdering. Tilbudsgivere, der ikke besvarer disse spørgsmål, vil ikke komme i betragtning. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentation viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed angivet i udbudsbekendtgørelsen. 1.10.1 Personlige forhold Generelle virksomhedsoplysninger, herunder hvilken selskabsform og ejerskab, samt angivelse af den juridiske person, som ordregiver i givet fald indgår kontrakt med. Tro og love erklæring om, at virksomheden ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tro og love erklæringen kan afgives ved underskrift af bilag 1 tilbuddets gyldighedserklæring. 1.10.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Virksomhedens økonomiske nøgletal for de 3 seneste disponible regnskabsår omfattende, samlet omsætning, resultat før skat, balance, egenkapital og omsætning i forbindelse med de leverancer, som rammeaftalen vedrører. Dokumentation skal vedlægges i form af årsrapporter eller revisorattesteret erklæring med nøgletal for de seneste 3 års regnskaber. Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 3 år, skal tilbudsgiver alene sende årsrapporter eller revisorattesteret erklæring med nøgletal for afsluttede regnskabsår. Har tilbudsgiver endnu ikke afsluttet det første regnskabsår vedlægges i stedet en revisorattesteret erklæring med de ønskede nøgletals oplysninger, samt budget tal for det kommende år. Erhvervs- og produktansvarsforsikring. Tilbudsgiver skal have en erhvervs- og produktansvarsforsikring, der dækker ting- og personskade med minimum 10.000.000 kr. pr. skadesbegivenhed. Dokumentation skal vedlægges i form af kopi af tilbudsgivers erhvervs- og produktansvarsforsikring. 1.10.3 Teknisk og/eller faglig kapacitet Referenceliste for tilsvarende eller lignende opgaver udført inden for de seneste 3 år. Referencerne skal angive en kort beskrivelse af den leverede ydelse, kundenavn inkl. kontaktdata og kontraktperiode. Referencerne skal dokumentere virksomhedens erfaring med at være hovedleverandør af catering ved større begivenheder. - 6 -
Ordregiver forbeholder sig ret til kontrol af oplysningerne og til at kontakte angivne referencer. Organisationsbeskrivelse. Beskrivelsen skal angive, hvem der står bag tilbuddet, hvorledes organisationen er sammensat, samt nøglepersoners kompetencer. Organisationsbeskrivelsen skal dokumentere, at leverandøren har en bagvedliggende organisation af en vis styrke og volumen, der kan påtage sig opgaven. Tilbudsgivers smiley-ordning. Dokumentation for tilbudsgivers smiley givet efter smiley-ordningen. Karaktererne af eventuelle kritiske anmærkninger fra Fødevareregionens kontrolbesøg kan give anledning til udelukkelse. Tilbudsgivers egenkontrolprogram. Tilbudsgiver skal dokumentere at have et godkendt egenkontrolprogram. Ved sammenslutninger af virksomheder skal oplysninger/dokumentationen jf. pkt. 1.10.1 1.10.3 gives for hver enkelt virksomhed. Dette kan, om nødvendigt, ske ved upload af særskilt dokumentation i CTM, af samtlige oplysninger under egnethedsvurdering. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. 1.11 Prækvalifikationen Blandt de egnede og konditionsmæssige ansøgninger vil Ringsted kommune udvælge maksimalt 5 virksomheder til at give tilbud. Udvælgelsen af egnede tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske på grundlag af en konkret vurdering af deres personlige forhold, samt deres finansielle, økonomiske, tekniske og faglige formåen i relation til den udbudte opgave, jf. pkt. 1.10 med hovedvægten på navnlig: Virksomhedens soliditet, herunder ansøgers kapacitet til at løfte opgaven Virksomhedens referencer, herunder ansøgers erfaring med løsning af tilsvarende opgaver Virksomhedens organisation, herunder ansøgers bagvedliggende organisation der beviser at de kan løfte opgaven Virksomhedens Smiley-ordning, herunder anmærkninger fra Fødevarekontrollen Hvis antallet af ansøgere, der opfylder betingelserne for deltagelse og udvælgelseskriterierne, er lavere end 5, kan ordregiver gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede fomåen /kapacitet, til at afgive tilbud. 1.12 Afgivelse af ansøgning og sprogkrav Ansøgningen om prækvalifikation skal affattes på dansk. Samtlige omkostninger i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation påhviler tilbudsgiver. - 7 -
1.13 Aflevering af ansøgning Ansøgningen skal afgives elektronisk i CTM ved at besvare spørgsmålene i de dertil indrettede skabeloner, udfylde ansøgningslister, vedhæfte relevant dokumentation osv. Ansøgninger accepteres ikke på papir/e-mail. Svar på Egnethedsvurderingen skal gives i CTM i de dertil indrettede kasser og skabeloner. Tilbudsgivers henvisninger til dokumenter/bilag som up-loades under mine dokumenter er ikke en korrekt svarangivelse og vil ikke blive medtaget i evalueringen af tilbuddet. Et svar der ikke opfylder disse formkrav sidestilles således med at spørgsmålet ikke er besvaret for så vidt angår indholdet i henvisningerne, medmindre der i det enkelte spørgsmål er åbnet for muligheden for at vedhæfte dokumenter direkte som svar under det enkelte krav/spørgsmål. Dette er i CTM illustreret ved en af følgende 2 ikoner: (dokument påkrævet) eller (dokument tilladt). Ansøgningen skal signeres ved at printe og underskrive det dertil vedhæftede bilag 1. Det underskrevne dokument skannes og vedhæftes det dertil oprettede spørgsmål EH15 i CTM. Ansøgningen skal være modtaget i CTM senest på det i systemet angivne tidspunkt. Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende ansøgninger i CTM. Det er ansøgers ansvar, at ansøgningen om prækvalifikation fremkommer rettidigt. Ansøgning om prækvalifikation kan ikke afgives på anden vis end via CTM. 1.14 Ejendomsret Ansøgninger med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret 1.15 Andre særlige vilkår, som gælder for opfyldelse af kontrakten (rammeaftalen) Nedenfor nævnte vilkår vil fremgå i det endelige udbudsmateriale: 1) Sociale klausuler Tilbudsgiver skal som en del af kontraktopfyldelsen gøre plads til mindst 2 borgere pr. år. Ved indgåelse af kontrakt (rammeaftale) med Ringsted Kongrescenter forpligter tilbudsgiver sig derfor til at tage kontakt til det lokale Jobcenter for at indfri ovennævnte forventning og for at indgå et samarbejde med jobcentret, herunder hvordan tilbudsgiver bedst muligt kan anvende jobcenterets tilbud. Det kan f.eks. dreje sig om rekruttering af ordinær arbejdskraft eller en aftale om at tilbyde virksomhedspraktik til ledige borgere. Tilbudsgiver med adresse i Ringsted Kommune forpligter sig til at tage kontakt til virksomhedsservice i Jobcenter Ringsted på tlf. 57 62 64 60 eller jobcenter@ringsted.dk. - 8 -
Tilbudsgiver placeret udenfor Ringsted Kommune forpligter sig til at tage kontakt til deres lokale Jobcenter med henblik på samme drøftelse. 2) Alkoholbevilling Leverandører skal have en gyldig alkohol og- natbevilling i kontraktperioden. Det er en afgørende forudsætning for indgåelse af kontrakten (rammeaftale), at tilbudsgiver opnår de nødvendige tilladelser og bevillinger, herunder alkoholbevilling. 1.16 Tildelingskriterium Tildelingen af kontrakten vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet, det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterierne vil blive nærmere oplyst i udbudsmaterialet, som fremsendes til de til udbuddet prækvalificerede ansøgere. 1.17 Orientering om resultatet af prækvalifikationen Med henblik på prækvalifikation modtager samtlige ansøgere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken ansøgere ordregiver har til hensigt at prækvalificere. Denne meddelelse sendes via beskedfunktionen i CTM, til den bruger som har afgivet ansøgningen. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. De prækvalificerede ansøgere vil efterfølgende få fremsendt udbudsbetingelser samt udkast til kontrakt (rammeaftale) via beskedfunktionen i CTM. 1.18 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en saglig grund. 1.19 Bilagsoversigt Nedenstående bilag udgør sammen med nærværende materiale det samlede prækvalifikationsmateriale. Bilag 1 - Ansøgningens gyldighedserklæring - 9 -
BILAG 1 - Ansøgningens gyldighedserklæring Ansøgers underskrift for ansøgningens gyldighed. Firmanavn: CVR. nr.: Dato: Ansøgers underskrift for ansøgningens gyldighed: - 10 -