Fremtidens Kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan 1. Indledning Forslaget til handlingsplan for Fremtidens Kommunikationsplatforme indeholder en beskrivelse af en række initiativer, hvis formål er at understøtte kommunikation og samarbejde mellem Aarhus Kommune og eksterne målgrupper, borgere og erhvervsliv, m.fl. og mellem målgrupper internt i kommunen. Kommunikationsplatformene er: - Hjemmeside - Ekstranet - Sociale medier - Kommunikation i det offentlige rum - Intranet - Byrådsportal Handlingsplanen indeholder en skitse til et kommissorium for hvert af indsatsområderne og en angivelse af de økonomiske konsekvenser. Figur 1: Handlingsplanens indsatsområder Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan side 1 af 22
Rammesætning Aarhus Kommunes nuværende, fælles kommunikationsplatforme levner ikke i tilstrækkeligt omfang mulighed for kommunikation og samarbejde i forhold til alle kommunens målgrupper. Det viser en analyse af magistratsafdelingernes kommunikationsbehov fra efteråret 2014 ( Behovsafklaring. Fremtidens Kommunikationsplatforme i Aarhus Kommune, Creuna, 2014). Dialog og samarbejde mellem kommunens medarbejdere og borgere ideen om det aktive medborgerskab - er primært understøttet digitalt på åbne platforme som hjemmeside og de sociale medier. På børn- og ungeområdet har man igennem mange år løst behovet gennem SkoleIntra (ForældreIntra og ElevIntra) og BørneIntra. Det er allerede besluttet, at SkoleIntra skal udfases og afløses af en Brugerportal 0 18 år. Kommunens fælles hjemmeside er en central platform for kommunens kommunikation i forhold til borgere, virksomheder og andre eksterne målgrupper. Medarbejderportalen og magistratsafdelingernes egne intranet benyttes til intern kommunikation og samarbejde, men kun blandt omkring en fjerdedel af kommunens ansatte. Tre fjerdedele af kommunens medarbejdere har ikke adgang til intranettet. Sundhed og Omsorg er nået langt med planerne med at implementere en pårørendeportal. Det må forventes, at ønsker om tilsvarende sektorløsninger skyder op på andre kommunale serviceområder. Udfordringen for Aarhus Kommune bliver at udforme fremtidens kommunikationsplatforme på en sådan måde, at de understøtter kommunikation og samarbejde, eksternt og internt, på tværs af Aarhus Kommunes organisation og inden for den enkelte magistratsafdeling. Det er i dette lys, handlingsplanen for Fremtidens Kommunikationsplatforme skal ses. Sammenlign i den forbindelse figur 2, s. 3, med situationen efter implementering af nye kommunikationsplatforme i figur 4, s. 16. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 2 af 22
Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 3 af 22
Figur 2: Platforme fordelt efter målgruppe og magistratsafdeling i dag 2. Indsatsområder Handlingsplanen er en del af Projekt Fremtidens Kommunikationsplatformes afrapportering til Magistraten. Planens indsatsområder bygger på resultatet af en omfattende undersøgelse af magistratsafdelingernes kommunikationsbehov. 2.1 Hjemmesider Kommunens nuværende hjemmeside er fra foråret 2010. Foruden den centrale hjemmeside findes i dag omkring 90 større og mindre hjemmesider, såkaldte subsites, som alle er udviklet i kommunens fælles hjemmesidemiljø. Efter seks år er tiden nu inde til at give kommunens fælles hjemmesidemiljø et løft. Aarhus Kommunes hjemmeside er inden for de senere år flere gange blevet vurderet og sammenlignet med andre kommunale hjemmesider. Resultatet har været positivt: Den hører til blandt de bedste kommunale hjemmesider i landet. Der har heller ikke manglet opbakning i Aarhus Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 4 af 22
Kommunes organisation. Herom vidner bl.a. de mange subsites. Borgerne har heller ikke vendt hjemmesiden ryggen. Trafikken på de kommunale hjemmesider i det fælles hjemmesidemiljø har ligget stabilt gennem de seneste år, med et besøgstal på ca. 3,5 mio. Af disse tegner kommunens centrale hjemmeside sig alene for omkring 3 mio. besøg om året. Borgernes forventninger til kommunens repræsentation på nettet er steget. Man forventer at kunne klare flere og flere opgaver på nettet. Det gælder ikke kun bankforretninger og indkøb, men i lige så høj grad mellemværender med kommunen. Information og muligheden for at foretage transaktioner skal være let tilgængelige på alle skærmtyper: pc, tablet og smartphone. Mere end hver tredje besøg på hjemmesiden foretages i dag via en mobilplatform. På det seneste er helt nye device- og skærmtyper stødt til, fra de små formater som smart watches til de større som fx smart TV. Hjemmesiden er ikke den eneste webbaserede kommunikationskanal mellem kommune og borgere. Den har fået konkurrence fra både sociale medier, apps og ekstranet. Men hjemmesiden har stadig sin berettigelse. Derfor skal den rustes fremtidens udfordringer, og borgerne skal inddrages i udviklingsarbejdet. Hjemmesiden skal på slankekur. De mange sider gør det i sig selv vanskeligt for brugerne at finde, hvad de søger. Navigationsprincipper skal tages op til revision. Designet skal friskes op, og funktionaliteten skal forbedres. Der er især to områder, der tiltrækker sig opmærksomhed: - Personalisering. Det skal være muligt at tilpasse indholdet på sitet til den enkelte bruger, bl.a. bedømt på grundlag af dennes færden på hjemmesiden. - Mobility. Funktionalitet og indhold skal kunne tilpasses mindre skærmformater på mobile enheder. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 5 af 22
Aarhus Kommunes fremtidige, fælles hjemmesidemiljø foreslås baseret på open source software (OSS), jf. afsnit 2.8. Hjemmesidens CMS-system (CMS, forkortelse for Content Management System på dansk: indholdsstyringssystem) anskaffes gennem en markedsafdækning. Både interne og eksterne operatører vil få mulighed for at afgive tilbud. Organisering Indsatsen for at styrke hjemmesidemiljøet organiseres som et projekt med reference til Aarhus Kommunes kommunikationsstyregruppe. Tidsplan Anskaffelsen af et nyt CMS-system til hjemmesider vil finde sted medio 2016. Umiddelbart herefter skal der tages stilling til spørgsmål vedrørende design, navigation, struktur, funktionalitet og en række tekniske forhold. I den efterfølgende implementeringsfase vil der i første omgang blive sat fokus på den nye hjemmesides subsites. Afdelinger, der har et uopsætteligt behov for en ny hjemmeside, skal så tidligt som muligt kunne anvende Aarhus Kommunes nye hjemmesidemiljø. Det forventes, at det nye subsitemiljø kan stå klart i foråret 2017. Det er subsiteejernes eget valg, hvornår de ønsker at overføre nuværende subsites til den nye platform. Det skal blot ske, inden den nuværende hjemmeside tages ud af drift, medio 2018. Implementering af et nyt hovedsite for Aarhus Kommune, aarhus.dk, vil først foregå i 2018. Det skyldes, at det i nogen udstrækning er de samme medarbejdere i kommunens administration, der vil være nøglepersoner ved implementeringen af hjemmesider og den anden store implementeringsopgave: intranet/ekstranet (afsnit 2.5 og 2.2). Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 6 af 22
Ressourcer Der afsættes 2 mio. kr. til etablering af hjemmeside, intranet og ekstranet. Udgiften forudsættes afholdt af Aarhus Kommunes IT-pulje og Borgmesterens Afdeling, øvrige konti - hver med 1 mio. kr. Driftsudgifter afholdes inden for det eksisterende budget til hjemmeside. 2.2 Ekstranet Platformen ekstranet er et vidnesbyrd om, at den traditionelle opdeling af kommunens målgrupper i eksterne, dvs. borgere og erhvervsliv m.fl., og interne, kommunens ansatte, er under opløsning. På ekstranettet kan grupperne mødes som ligeværdige parter. Kommunikationen i Aarhus Kommune skal understøtte et aktivt medborgerskab. Den skal kunne målrettes og tilpasses borgernes behov og forskelligheder. Der opleves i stigende grad et behov for at mødes i et lukket, virtuelt rum, hvor der bl.a. er mulighed for at udveksle informationer og dele viden, at oprette diskussionsfora og samarbejdsrum. De nye ekstranet forventes primært etableret i intranettets CMS-system, fordi dette i forvejen er gearet til at regulere adgang til platformen. Det kan dog også foregå via hjemmesiden. Organisering Indsatsen for implementering af ekstranet sammenlægges med intranetprojektet under Fremtidens Kommunikationsplatforme - se afsnittet Organisering, s. 17. Tidsplan Tidsplan for ekstranet følger tidsplan for intranet, se afsnit 2.5. Ressourcer Udgifterne til anlæg og drift af ekstranet afholdes af budgettet til intranet. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 7 af 22
2.3 Sociale medier Mange borgere har taget de sociale medier til sig. Det samme gælder for administrationen i Aarhus Kommune. Antallet af selvstændige, kommunale profiler på Facebook er for nylig opgjort til omkring 60. Der er etableret en fælles, kommunal side og en række afdelingssider på LinkedIn. Formålet er at understøtte employer branding og rekruttering af nye medarbejdere. Også Twitter benyttes af flere magistratsafdelinger. Udviklingen blandt de sociale medier gør det nødvendigt hele tiden at have fokus på, hvilke (nye) medier der kan have forretningsmæssig værdi for Aarhus Kommune. På tværs af kommunens organisation blev der i 2015 etableret et netværk af medarbejdere, som udveksler viden og erfaringer med brugen af de sociale medier. Netværket er på vej til at udvikle sig til et tværgående kompetencecenter for arbejdet med sociale medier. Tiden er inde til, at Aarhus Kommune yderligere styrker den tværgående koordinering af arbejdet på de sociale medier. Nærliggende emner kunne være: Professionalisering og effektivisering af arbejdet på de sociale medier. Det kan bl.a. ske ved at foretage et koordineret indkøb af værktøjer, der kan overvåge udviklingen på de sociale medier, lette arbejdsgange og understøtte distribution af indhold på tværs af kommunens profiler. Fordele og ulemper ved en fælles Aarhus Kommune - profil på Facebook skal analyseres nærmere. Facebooksiden skal ikke anvendes til sagsbehandling. Kommunens medarbejdere og ledere skal lære at anvende de sociale medier strategisk. Facebook, Twitter og LinkedIn skal indgå som supplement til mere traditionelle kommunikationskanaler. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 8 af 22
Afklaring af, hvad de nye leder- og medarbejderroller indebærer i forhold til at facilitere og understøtte aktivt medborgerskab via sociale medier. Afklaring af arbejdsgiverens holdning til medarbejderens og lederens brug af privat profil i arbejdsmæssig sammenhæng. Samspillet mellem hjemmesider og sociale medier skal udnyttes i højere grad, end tilfældet er i dag. En omtale på Facebook kan fx bidrage til, at flere borgere fortsætter til kommunens hjemmeside for at lytte til debatten i byrådssalen - eller anvende en bestemt selvbetjeningsløsning. I øjeblikket kommer 1-2 pct. af de besøgende på Aarhus Kommunes hjemmeside fra Facebook. I Aalborg Kommune, som har en central kommuneprofil på Facebook er tallet tre gange så højt. Trafikken kan også gå den modsatte vej, fra hjemmesiden til kommunens sider på Facebook. Det er vigtigt, at kommunens kommunikationsplatforme og kanaler ses i en sammenhæng. Organisering Projektet refererer til Aarhus Kommunes kommunikationsstyregruppe. Tidsplan Indsatsen gennemføres i 2016. Ressourcer Udgifter afholdes inden for de eksisterende budgetter. 2.4 Kommunikation i det offentlige rum Digitale infostandere kan ofte være en mere effektiv informationskanal end de traditionelle annoncemedier. Det viser erfaringer fra blandt andet Aarhus Kommune. Kommunen råder i øjeblikket over otte digitale infostandere, som trafikanterne møder ved siden af de store indfaldsveje i byens udkant. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 9 af 22
De digitale infostandere er en videreudvikling af de trykte plakater, som stadig har deres berettigelse. Plakaterne kan forsynes med QR-koder, der fører brugeren videre til en hjemmeside eller en app. Det samme gælder bygninger og byinventar. Samspillet med de digitale platforme rummer nye muligheder for at komme i kontakt og i dialog - med borgerne. I publikumsområdet på biblioteker, lokalcentre, skoler og andre kommunale institutioner er opsat infoskærme med samme funktion som den udendørs infostander. Men mulighederne for at skubbe informationer ud til borgerne i det offentlige rum er ikke tilstrækkeligt udnyttet i dag. Der er derfor behov for: - En beskrivelse af situationen, som den ser ud i dag: Hvilke kanaler er allerede taget i brug, i hvilken udstrækning og med hvilken styringsmodel? - Med udgangspunkt i as-is-beskrivelsen skal der udarbejdes forslag til en effektivisering af udnyttelsen af de digitale kanaler. - Et visionært oplæg med forslag til ibrugtagning af nye og mere avancerede, digitale kommunikationskanaler i byrummet. Arbejdet skal inddrage nogle af de kompetencer, som allerede er optaget af at gøre Aarhus til digital foregangskommune, herunder kompetencer fra fx IT-byen Katrinebjerg. Visionsoplægget skal desuden tænkes sammen med 2017, hvor Aarhus bliver Europæisk Kulturhovedstad. Organisering Opgaven med at gentænke kommunikationen i det offentlige rum overdrages en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Aarhus Kommune og eksterne aktører. Afrapportering sker til Kommunikationsstyregruppen. Tidsplan Indsatsen gennemføres 3.-4. kvartal 2016. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 10 af 22
Ressourcer Eventuelle udgifter til udredningsopgaven afholdes inden for de eksisterende budgetter. 2.5 Intranet Aarhus Kommunes fælles intranetplatform skal udbredes til at omfatte alle ansatte ved kommunen. I dag er adgang til intranettet primært forbeholdt ansatte i administrative arbejdsfunktioner. Intranettet skal understøtte: - information og kommunikation - videndeling - samarbejde og - digitale arbejdsgange CMS-systemet, som den nuværende Medarbejderportal og magistratsafdelingernes intranet er bygget på, er i dag ikke længere tidssvarende. Der er derfor behov for at opbygge et nyt intranet fra bunden. Intranettet skal udformes således, at det på samme tid tilgodeser tværmagistratslige og afdelingsspecifikke hensyn. Der skal udarbejdes retningslinjer og principper for opbygning og anvendelse af intranet. Brugergrænsefladen skal være tilpasset mobilplatforme som smartphones og tablets. Brugerne skal kunne bevæge sig på tværs af kommunens fælles intranetplatform og øvrige kommunale intranet uden at skulle logge på mere end én gang. Det gælder blandt andet i forhold til den kommende Brugerportalen 0 18 år på Børn- og Unges område, som har en central placering i Børn- og Unges digitaliseringsstrategi (se også afsnit 2.7). Sundhed og Omsorg er allerede nået langt i forberedelserne til at tage en ny pårørendeportal i brug. Den skal udgøre en fælles platform for kommunikation og samarbejde mellem ældre medborgere i plejeboliger, deres pårørende og plejepersonalet. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 11 af 22
Kommunen har behov for et nyt CMS-system til intranettet. Systemet anskaffes ligesom det er tilfældet med CMS-systemet til hjemmesider med krav om, at systemet skal være baseret på open source software (afsnit 2.8). Beslutningen om at anskaffe et nyt CMS vil betyde, at Microsoft SharePoint ophører som hovedplatform for kommunens intranet. Systemet vil stadig fungere som platform for bl.a. projekt- og samarbejdsrum samt diverse digitale services, som kan integreres i intranettet. En mulighed for at foretage søgninger på tværs af forskellige it-systemer (entreprise search) - eksempelvis intranet, ekstranet, hjemmeside, ESDH-system, mødesystemer, osv. - skal gøre det lettere for brugerne at finde den information, de søger. Det er vigtigt for intranettets gennemslagskraft, at alle afdelinger i kommunen giver deres opbakning til det kommende intranet. Hvis blot en enkelt afdeling fravælger det fælles intranet, reduceres værdien for de øvrige afdelinger. Konsekvensen kan blive, at brugerne kun vanskeligt kan finde, eller slet ikke har adgang til, relevant indhold på det fælles intranet. En styringsmodel (governance) for intranettet skal, foruden valg af itplatform, indeholde retningslinjer for centrale, fælles temaer som fordeling af ansvar og roller, tværgående samarbejde, intranettets overordnede struktur, indholdsarkitektur, principper for navigation og personalisering, grafisk design, m.v. Organisering Indsatsen for opbygning af et nyt intranet organiseres som et projekt under Fremtidens Kommunikationsplatforme læs mere om handlingsplanens organisering i afsnit 3. Tidsplan Valg af CMS-system finder sted i 2. og 3. kvartal, 2016 (se afsnit 2.8). Herefter skal der tages stilling til en række grundlæggende temaer i en styringsmodel for intranettet: design, struktur, målstyring m.v., foruden en række tekniske spørgsmål. Det forventes, at en trinvis organisatorisk implementering vil kunne påbegyndes i Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 12 af 22
første kvartal 2017 og at den kan afsluttes inden årets udgang. Ressourcer Der afsættes et anlægsbudget til intranet og ekstranet samt hjemmeside på 2 mio. kr. Finansiering sker gennem lige store bidrag, 1 mio. kr. fra hhv. Aarhus Kommunes ITpulje og Borgmesterens Afdeling, øvrige konti. Driftsudgifter afholdes inden for de eksisterende budgetter. 2.6 Byrådsportal Byrådets medlemmer har brug for kanaler til at fortælle og informere, men i mindst lige så høj grad til at lytte til borgernes, erhvervslivets og interesseorganisationernes ønsker. Fremtidens kommunestyre handler i højere grad om at tage dialogen med alle involverede parter og inddrage dem i udviklingen af kommunen, end om at diktere en udvikling. Politisk interesserede borgere har tilsvarende et behov for at kunne følge den kommunalpolitiske beslutningsproces, og for at kunne gå i dialog med politikerne. En ny Byrådsportal har netop som et af sine primære formål at tjene som platform for dialog mellem politikere og borgere. Byrådsportalen skal: - styrke muligheden for dialog og samarbejde mellem byrådets medlemmer og kommunens borgere - understøtte gennemsigtighed og åbenhed i den lokalpolitiske beslutningsproces - forbedre byrådets arbejdsbetingelser På Byrådsportalen skal borgerne kunne følge en sag, der er på vej gennem det politiske system. De skal samtidig kunne se hvilke muligheder, de har for at engagere sig i og påvirke den kommunalpolitiske beslutningsproces. Byrådsportalen skal lette arbejdet for byrådets medlemmer. De skal nemt kunne tilgå alle relevante informationer, de har brug for i udførelsen af deres hverv. Det gælder bl.a.: Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 13 af 22
- Byrådshåndbogen, som indeholder en række praktiske oplysninger for byrådsmedlemmer, både nye og de mere rutinerede - Udvalgsrum som indeholder oplysninger, der knytter sig til arbejdet i kommunens politiske udvalg - Grupperum en slags intranet for byrådsgruppen, hvor medlemmerne kan dele information af fælles interesse og eventuelt invitere de politiske baggrundsgrupper indenfor. Det er et ønske, at alle løsninger kan tilgås fra en tabletpc. ipad en er byrådsmedlemmernes foretrukne arbejdsredskab. Kombi-platform Byrådsportalen kan ikke bygges på en enkelt af de tidligere nævnte platforme. Den skal indeholde elementer fra såvel hjemmeside og sociale medier, ekstranet og intranet. Portalen har på denne måde ligheder med bl.a. SkoleIntra og Pårørendeportalen, der også kombinerer elementer fra flere kommunikationsplatforme. Det er forventningen, at Byrådsportalen kan tjene som model for tilsvarende kombiplatforme andre steder i kommunen, hvor der er behov for at skabe en platform for dialog og samarbejde mellem kommunale medarbejdere og eksterne målgrupper og mellem kommunalt ansatte indbyrdes. Organisering Indsatsen organiseres som en opgave uden formel projektorganisation, i et samarbejde mellem Byråds- og Ledelsessekretariatet i Borgmesterens Afdeling og kommunens tværgående gruppe af magistratssekretariatschefer. Byrådets medlemmer inddrages i udviklingsarbejdet. En første version af Byrådsportalen skal stå klar ved starten af den kommende byrådsperiode, 1. januar 2018. Ressourcer Udgifter forudsættes afholdt inden for de eksisterende budgetmæssige rammer. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 14 af 22
2.7 Teknisk integration og infrastruktur De nye kommunikationsplatforme, som er beskrevet i handlingsplanen, er i større eller mindre udstrækning bundet sammen af et infrastrukturlag (se figur 1, s. 1). En række vitale opgaver løses i infrastrukturlaget, intranettets maskinrum : - brugerautorisation og validering - rollestyring og brugerdefineret indhold - integration mellem intranet og øvrige digitale services - søgning på tværs af it-systemer (enterprise search) Integration dækker over en bred variation af samspilsmuligheder mellem to eller flere it-systemer og den kan tjene flere formål. Single-sign-on (SSO) er fx en form for adgangsstyring, der sikrer, at en bruger kan nøjes med at logge på én gang og få adgang til flere systemer uden at blive afkrævet log-in for hvert system. Det nye CMS for det fælles intranet skal understøtte denne mulighed, så SSO kan etableres, fx mellem kommunens fælles intranet og den kommende Brugerportalen på børnog ungeområdet. Med en anden type af integration, API, skal det være muligt at overføre data fra kommunens fælles intranet til Børn og Unges Brugerportalen. API en indebærer den fordel, at en bruger på Brugerportalen ikke altid behøver at bevæge sig over på kommunens intranet for at finde en bestemt information. Informationen vil automatisk kunne præsenteres i Brugerportalens brugergrænseflade. API kan naturligvis også være relevant mellem intranettet og andre systemer. Muligheden for at etablere en integration mellem flere systemer øger samtidig behovet for en stram bruger- og licensstyring. Det skal sikres, at brugernes blotte adgang til nye systemer ikke udløser utilsigtede krav om at tegne nye licenser. Organisering Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 15 af 22
It-afdelingen i Fælles Service bistår projekterne under denne handlingsplan med at løse de fortrinsvis teknisk betingede opgaver. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 16 af 22
Ressourcer Udgifter forbundet med udvikling af infrastrukturplatformen forudsættes afholdt inden for de eksisterende budgetrammer. Udgifter til integration af et forretningssystem afholdes af systemejeren der er ikke afsat centralt budget til dette. 2.8 CMS-systemer Ved valget af nye CMS-systemer til hhv. intranet/ekstranet og hjemmesider skal der lægges vægt på, hvilke løsninger der i størst mulig udstrækning imødekommer kommunens forretningsmæssige behov til den mest fordelagtige pris. Systemerne skal være baseret på open source software. Dette følger naturligt af, at Aarhus Byråd ved flere lejligheder har tilkendegivet, at kommunens administration skal øge opmærksomheden på at anvende licensfrit open source baseret software. Indholdsstyringssystemer baseret på OSS til hjemmesider og intranet er desuden i dag af en kvalitet, som står mål med traditionelle, licensbelagte itsystemer. Langt de fleste kommuner, der inden for de seneste år har anskaffet nyt CMS til enten hjemmesider eller intranet, har benyttet sig af muligheden for at reducere omkostningerne ved at investere i systemer baseret på open source software. Processerne for indkøb af hvert af de to CMS-systemer tager udgangspunkt i den nye udbudslov, 193, stk. 1, hvorefter indkøb kan foretages efter en markedsafdækning, på markedsmæssige vilkår. Sideløbende med de to indkøbsprocesser foretages en undersøgelse af Københavns Kommunes open sourcebaserede CMS-løsninger. Aarhus Kommune er blevet tilbudt de to systemer. Tilbud, som er indhentet på markedsmæssige vilkår, vil blive sammenlignet med resultatet af undersøgelsen af Københavns Kommunes løsninger på grundlag af samme kravsspecifikationer og bedømmelseskriterier. Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 17 af 22
De to kravsspecifikationer for CMS-systemer til hhv. intranet/ekstranet og hjemmesider vil i videst mulig udstrækning være karakteriseret ved fraværet af obligatoriske krav. Der vil fx ikke på forhånd blive stillet krav om, at systemerne skal være baseret på en bestemt eller på samme - platform, eksempelvis Drupal eller Umbraco. Ved ikke at stille krav opnår Aarhus Kommune at bevare maksimal handlefrihed ved valget af CMSsystemer gennem hele anskaffelsesprocessen. 2.9 Sammenfatning Handlingsplanens kommunikationsplatforme er alle koncernplatforme dvs. fælles, tværmagistratslige løsninger, som i forskelligt omfang, afhængigt af den enkelte afdelings målgrupper og kommunikationsstrategi, vil være anvendelige i alle magistratsafdelinger. Platformene repræsenterer samtidig er bred variation af digitale services, for så vidt angår målgrupper (figur 4). De spænder fra de platforme, der er rettet mod eksterne målgrupper hjemmeside, sociale medier, digitale infostandere og infoskærme til intranettet, som pr. definition er Figur 4: Platforme fordelt efter målgruppe og magistratsafdeling i fremtiden Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 18 af 22
forbeholdt kommunens medarbejdere og ledelse. Midt imellem de to yderpunkter finder vi ekstranettet, der giver mulighed for fortrolig dialog og samarbejde mellem kommunens medarbejdere og repræsentanter for civilsamfundet. I figur 4 er det illustreret, hvordan en sektorplatform som fx det nationale initiativ, Brugerportalen på børne- og ungeområdet, løser et behov for en sammenhængende kommunikations- og samarbejdsportal på et afgrænset serviceområde. Det samme gør sig gældende for den kommende pårørendeportal på Sundhed og Omsorgs område og Byrådsportalen. 3. Organisering Indsatsen for at implementere handlingsplanen organiseres i form af projekter og arbejdsgrupper, som det fremgår af tabel 1. Projektet om intranet og ekstranet refererer til styregruppen for Fremtidens Kommunikationsplatforme. Styregruppen består fremdeles af en kommunikationsrepræsentant Tabel 1: Organisering af handlingsplanen Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 19 af 22
Projekt Opgave Projektstyregruppe Kommunikationssty regruppe Sekretariatschefgru ppe Aktivitet Organiseringsform Refererer til Intra- og ekstranet x x Hjemmeside x x Sociale medier x x Kommunikation i det off. rum x x Byrådsportalen x x fra hver magistratsafdeling, foruden chefen for Fælles Service og chefen for Digitalisering i Fælles Service. Juridisk chef i Borgmesterens Afdeling er styregruppeformand. I processen, der skal føre frem til valget af nye CMSsystemer til intranet/ekstranet og hjemmeside (se afsnit 2.8), inddrages repræsentanter udpeget af IT- og Digitaliseringsstyregruppen. Hjemmesideprojektet samt opgaverne med sociale medier og kommunikation i det offentlige rum refererer til kommunens tværgående kommunikationsstyregruppe. Begrundelsen er, at disse aktiviteter har et forholdsvis ringe indhold af tekniske it-problemstillinger. Arbejdet med den nye byrådsportal tilrettelægges i et samarbejde mellem Byråds- og Ledelsessekretariatet og magistratssekretariatscheferne. Tidsplan Tabel 2 indeholder en samlet tidsplan for initiativerne i handlingsplanen. Der henvises til beskrivelsen af de enkelte indsatsområder for en uddybning af tidsplanen. Tabel 2: Tidsplan for handlingsplan År 2016 2017 2018 Kvartal 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 20 af 22
Intranet og ekstranet Hjemmeside Sociale medier Komm. i det offentlige rum Byrådsportal 4. Ressourcer Økonomi Det samlede behov for tilførsel af ekstra budgetmidler beløber sig til 2 mio. kr. (anlæg). Finansiering sker via Aarhus Kommunes IT-pulje og Borgmesterens Afdeling, øvrige konti, hver med bidrag på 1 mio. kr. Driftsomkostninger forudsættes afholdt inden for de eksisterende budgetrammer, uden ekstraordinære bidrag fra magistratsafdelingerne. Omkostninger knyttet til udvikling af snitflader mellem intranet/ekstranet/hjemmeside og et forretningssystem afholdes af forretningssystemets ejer. Der er ikke afsat centralt budget til denne opgave. Interne ressourcer Implementering af nyt intranet og nye hjemmesider vil blive handlingsplanens mest ressourcekrævende opgaver. For nogle afdelinger vil opgaven blive større end for andre. Det skyldes, at magistratsafdelingerne engagement på de to platforme er forskellige. Fx har Sociale Forhold og Beskæftigelse tre gange flere intranetsider end nogen anden afdeling. I hvert af projekterne vil der være særligt fokus på, hvordan arbejdet med at overføre indhold fra de bestående intranet og hjemmesider kan gøres så effektiv som muligt, fx ved en teknisk overførsel af indhold fra de gamle CMS-systemer til de nye. Men afdelingerne kan også selv gøre deres til, at etableringen går nemt. Først og fremmest kan oprydning i eget indhold med fordel påbegyndes i god tid, inden de nye hjemmesider og Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 21 af 22
intranet skal bygges op. Efter mere end seks år er der behov for en kritisk gennemgang af indholdet: noget skal måske helt udgå, andet kræver en gennemskrivning/opdatering. Når det utidssvarende og mindre relevante indhold er sorteret fra, bliver opgaven med at overføre indhold til de nye platforme mere overkommelig. På intranettet er to tredjedele af alle sider nyhedsartikler. Af disse skal formentlig kun en meget lille del overføres til det nye system. Ved den overordnede planlægning af projektforløbene er der taget hensyn til, at implementering af intranet og kommunens centrale hjemmeside ikke er placeret samtidig, men derimod i forlængelse af hinanden. Dette er sket for at imødekomme et ønske fra de afdelinger, hvor nøglepersoner spiller en central rolle i begge projekter. Der er desuden indlagt en forholdsvis lang periode med samtidig drift af det eksisterende og det kommende hjemmesidemiljø. Det vil give afdelingerne forholdsvis god tid til at få omlagt deres subsites. På hvert af indsatsområderne etableres tværgående arbejds- og projektgrupper. I forbindelse med intranet- og hjemmesideprojekterne vil det være nærliggende at inddrage de faste samarbejdsfora, Medarbejderportalgruppen, og Webredaktionen som koordinationsgrupper. Byråds- og Ledelsessekretariatet Borgmesterens Afdeling Tlf.: 89 40 20 00 Sagsbehandler: Niels Erik Jordansen Tlf.: 89 40 22 65 E-post: nej@aarhus.dk Fremtidens kommunikationsplatforme: Forslag til handlingsplan Side 22 af 22