Forsikring & Pension Web-EDI-løsningen Version 2.1 Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1. Forord til brugervejledning for... 4 2. Åbningsskærmbillede, start af databehandling... 5 2.1. Adgangskontrol... 5 2.2. Indbakken... 5 2.3. Udbakken... 7 2.4. Søg... 7 2.5. Udskriv... 9 3. Regres...10 3.1. Oprettelse af en regressag...10 3.2. Opfølgning på en modtaget regresmeddelelse...14 3.2.1. Udveksling af yderligere oplysninger...15 3.2.2. Anmodning om bilag...15 3.2.3. Sagen kan ikke findes eller mangelfulde oplysninger...16 3.2.4. Vi beder vores forsikringstager anmelde og vender tilbage...16 3.2.5. Regreskrav trækkes tilbage...16 3.3. Ændrede oplysninger...17 3.4. Arkiver...17 3.5. Rykker...18 Version 2.1 Side 2 af 18
Dokumentinformation Titel: Projekt: Placering:. Forsikring og Pensions WebEDI-server Ikrafttrædelse: 1. august 2007 Udgået: Forfatter: EDI-kontoret. F&P Bidragsydere til dokumentet: CSC Godkendt af: EDI-kontoret. F&P Dokumentansvarlig: Fordeling: Bemærkning: Udskrevet: EDI-kontoret. F&P Ændringslog Version Dato Ændrede sider eller afsnit Kommentarer 2.1 Nyt layout Ny version udgivet Version 2.1 Side 3 af 18
1. Forord til brugervejledning for Denne brugervejledning er udarbejdet med henblik på at give en introduktion til brugen af Web-EDI-løsningen, som er udviklet for forsikringsbranchen af Forsikring & Pension. en indeholder kun en beskrivelse af, hvordan Web-EDI-løsningen anvendes. Det regelsæt m.m., der er aftalt vedrørende EDI-meddelelsernes indhold, er beskrevet i en separat EDI-guide for. Web-EDI-løsningen giver mulighed for, at større og mindre forsikringsselskaber kan udveksle data i elektronisk form med hinanden. Det store selskab med den integrerede EDI-løsning kan afsende og besvare EDI-meddelelser elektronisk, uanset om modtageren har en tilsvarende løsning eller er tilsluttet Web-EDI-løsningen. Web-løsningen er opbygget omkring en internetserver, som fysisk er opstillet hos CSC Danmark A/S i Valby. Alle selskaber, der anvender løsningen, skal være registreret i et selskabskartotek på serveren, og de skal være tilmeldt med en eller flere sagsbehandlere, som hver har et brugernavn og en adgangskode. Administrationen af disse ting varetages af EDI-kontoret i F&P. Web-serveren fungerer som en slags elektronisk postkasse. De selskaber, som anvender serveren, har en afsenderpostkasse (udbakke) og en modtagepostkasse (indbakke). Data til og fra selskaber med egne, integrerede EDIløsninger bliver ekspederet via VANS, idet der er etableret en forbindelse mellem web-serveren og VANS. Der er ikke etableret noget egentligt sagsbehandlingssystem på web-serveren. Hvert selskab kan læse egne afsendte og modtagne EDI-meddelelser. Desuden er der etableret en arkivfunktion, således at afsluttede sager kan fjernes fra indog udbakken og lægges i arkiv. Hvis et selskab skal anvende dokumentation til eget sagssystem, kan der tages en udskrift af de afsendte og modtagne meddelelser. Dette svarer til, at oplysningerne blev afsendt og modtaget via almindelig post. EDI-kontoret i F&P er altid til disposition, hvis der måtte være spørgsmål til brugen af Web-EDI-løsningen. Kommentarer og forslag til ændringer i vejledningen er ligeledes meget velkomne. EDI-kontoret Forsikring & Pension Amaliegade 10 1256 København K fp@forsikringenshus.dk www.forsikringenshus.dk Version 2.1 Side 4 af 18
2. Åbningsskærmbillede, start af databehandling Forsikringsselskabernes EDI-server kaldes på internetadressen: https://edi.forsikringenshus.dk 2.1. Adgangskontrol Brugernavn og Adgangskode indtastes - klik på Logon eller tryk Enter Brugernavn tildeles ved henvendelse til EDI-kontoret, Forsikring & Pension. Den enkelte bruger kan selv skifte adgangskode ved at indtaste nuværende adgangskode og sætte mærke (R) i Skift adgangskode. Så fremkommer et skærmbillede, hvor den nye adgangskode kan indtastes (to gange). Herefter gælder kun den nye adgangskode. Ved accept af brugernavn og adgangskode gives adgang til selskabets INDBAKKE, hvor der er en oversigt over modtagne EDI-meddelelser og deres status. 2.2. Indbakken Indbakken anvendes primært til at læse og besvare modtagne EDI-meddelelser. Ved alle nye meddelelser er ikonet i venstre kolonne markeret med grøn og Ny i status. Meddelelser kan læses i en vilkårlig rækkefølge. En meddelelse åbnes ved at klikke på ikonet i venstre kolonne. Alle meddelelser vedrørende en sag vises ved at klikke på 0 ikonet. Version 2.1 Side 5 af 18
Her skiftes mellem INDBAKKEN og UDBAKKEN ved at vælge navn og klikke OK. Her skiftes mellem at vise opsigelser, regressager eller panthaverdeklaratio-ner i skærmbilledet. Vis alle anvendes efter en søgning, hvis man vil have vist alle meddelelser i ind- eller udbakken. Sidste kolonne på skærmbilledet er et Valgfrit felt. Normalt står der Status, men der kan vælges mellem følgende oplysninger: Afsendt er tidspunkt, hvor meddelelsen er sendt fra afsenderen. Arkivnr. er et meddelelsens løbenr. Behandlingstid er det seneste tidspunkt, der er foretaget en behandling af meddelelsen. Bruger er navn på den person, det sidst har behandlet meddelelsen Søg Se afsnit 2.4. Opret Anvendes hvis man vil oprette en ny meddelelse. Udskriv Se afsnit 2.5. I ind- og udbakken er der følgende genvejstaster: (tast bogstav) i - Indbakke v - Vis alle u. Udbakke f - Søg o - Opret ny meddelelse? - Hjælp s - Sager x - Afslut p - Udskrift (kun indbakken) Der kan sorteres i de enkelte søjler i skærmbilledet ved at klikke på søjleoverskriften. En lille markerer om der er sorteret i stigende eller faldende rækkefølge. Version 2.1 Side 6 af 18
2.3. Udbakken Udbakken er opbygget efter samme princip som Indbakken. Blot er det her selskabets afsendte meddelelser, som vises. Man kan her se, hvem der er afsendt data til samt forskellige oplysninger fra den afsendte meddelelse. Fra udbakken kan der afsendes rykkere - (se afsnit 3.5) 2.4. Søg Der kan søges i ind- og udbakke ved klik på søg. Der kan søges på et eller flere af de søgeargumenter, der er vist i skærmbilledet. Der søges generisk. Tastes f.eks. 123 ind i referencenummer vises alle meddelelser i ind- eller udbakken hvor referencenummeret starter med 123. Version 2.1 Side 7 af 18
Der er følgende søgemuligheder: Modtager: Afsender: Kode: AFSrefNr: MFSrefNr: Arkivnr.: Bruger: Status: Arkiv: Tast selskabsnavn på modtageren. Tast selskabsnavn på afsenderen. Tast navn på meddelelsestypen (regres, anmeld m.m). Tast afsenders referencenummer (eller del deraf). Tast modtagerens referencenummer (eller del deraf). Tast arkivnummer (er normalt kun til IT-teknisk brug). Tast brugernavn. Vælg alle, nye eller læste. Vælg aktive eller arkiverede meddelelser Afsendt: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i ind- eller udbakken. Behandltid: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i ind- eller udbakken. Når det søgte er vist i ind- eller udbakken, klikkes på vis alle for at få vist hele indholdet i bakken. Version 2.1 Side 8 af 18
2.5. Udskriv Ved klik på Udskriv vises en dialogboks, hvor den ønskede udskrift vælges. Der kan vælges mellem meddelelsestype og status. Inden der klikkes på Udskriv, kan man via Vis udskrift se den ønskede udskrift. Hvis man ønsker en enkelt meddelelse udskrevet, åbnes meddelelsen, og der bestilles udskrift via det normale print ikon. I forbindelse med udskrift af nye meddelelser anmodes om stillingtagen til, om de udskrevne meddelelser skal markeres som læste (dvs. skifte fra grønt til hvidt ikon) Version 2.1 Side 9 af 18
3. Regres 3.1. Oprettelse af en regressag Når en regressag skal startes, vælges Regres i ind- eller udbakken. Der klikkes på opret. I det efterfølgende skærmbillede, er det kun muligt at vælge modtager selskab samt funktionskoden almindelig regres Det gælder generelt vedrørende udvekslingen af oplysninger om regres, at det kun er nødvendigt at indtaste oplysningerne én gang. Kun hvis allerede afsendte oplysninger ændres, skal der indtastes nye data. Dette gennemføres ved at vælge meddelelsestypen Regres, ændrede oplysninger. (Se afsnit 4.3). Efter oprettelse vises skærmbilledet på næste side. Ved første svar tilføjer modtageren sit regressagsreferencenummer. Disse to numre følger herefter sagen. Normalt anvendes skadenummer som referencenummer. Version 2.1 Side 10 af 18
Her indtastes afsenderselskabets referencenummer. Modtager forpligter sig til at anvende dette referencenummer i alle svarmeddelelser. Sagsbehandleren vises her. Navnet hentes automatisk fra brugeroplysningerne i systemet. Navnet kan overskrives Hvis den faste oplysning i dette felt ønskes ændret, kontaktes EDI-kontoret i F&P. I regresmeddelelsen indtastes oplysninger om Afsenders forsikringstager og Modtagers forsikringstager i ensartede felter. Der indtastes de data, som kendes. Version 2.1 Side 11 af 18
Der indtastes Skadedato, Uheldssted. Ved ansvar og fordelingsregler anvendes koderne fra Regresaftalen (et stort bogstav efterfulgt af et tal), hvis kode ikke findes, indtastes ZZZ, og der skal gives forklaring i Fri tekst linierne. Oplysning om erstatningspligt og fordelingsregler udfyldes først hos det selskab, der modtager regressagen Der svares Ja eller Nej til de to spørgsmål vedrørende regresmøde og beløbsstørrelse i overensstemmelse med regressagens omfang. Der indtastes taksatorrapportnummer/-numre. De relevante dokumenter og forsendelsesmåde vælges. Der vælges relevant(e) skadezone(r). Version 2.1 Side 12 af 18
Personligt krav (Ja eller Nej) Fordeling af moms Her anføres det aktuelle køretøjs momsfordelingsprocent. Kun hvis der er en særlig procentsats Her anføres regreskravet samt eventuelle krav for transport. Beløb indtastes i hele kroner, hvis der er ørebeløb, indtastes komma som decimaltegn. Hvis der tillige kræves for afsavn, skal dette beløb anføres under teksten Diverse, og i Fri tekst skal det nævnes, at der er krævet afsavnserstatning. Beløbet skal ikke indgå i beløbet under Vort krav Når data er indtastet klik på Afsend. Hvis der er fejl vises en fejlboks. Ved klik på OK stiller markøren sig i det felt, hvor der er konstateret fejl. Version 2.1 Side 13 af 18
3.2. Opfølgning på en modtaget regresmeddelelse Ved svar på regresmeddelelser er der næsten ingen formelle krav til svaret. I mange situationer vælges blot meddelelsestypen i Opfølg, og der klikkes på Afsend. Systemet er opbygget således, at der foretages en kontrol ved afsendelse. Hvis der mangler data, som skal forefindes i en given situation, vises en fejlmeddelelse. Der er fem muligheder for opfølgning. Disse er beskrevet neden for under Afsnit 4.2.1-4.2.5. Hvis den fremsendte regressag indeholder alle nødvendige data, inkl. beløb (kravet), og sagen umiddelbart kan accepteres, er det ikke nødvendigt at sende et svar. Selskabet kan sende beløbet og arkivere den modtagne meddelelse. Husk at anføre referencenummer sammen med betalingen. Hvis der ikke er oplyst et beløb (krav) i meddelelsen, kan der svares med et JA i erstatningspligt anerkendes. Der vælges 0a - almindelige regres i Opfølg, klikkes JA i erstatningspligt anerkendes og meddelelsen afsendes. Det er ikke nødvendigt at taste anden information, selvom der er felter på skærmbilledet. Når beløbet i en efterfølgende meddelelse er modtaget (og kan accepteres), afsluttes sagen. Beløbet sendes til modpartens selskab, og meddelelserne vedrørende sagen arkiveres. Version 2.1 Side 14 af 18
Ved klik på Sagsdata er der mulighed for at se alle de meddelelser, der vedrører den aktuelle sag, uanset om den er kaldt frem i Indbakken eller Udbakken (der søges på eget referencenummer). I skærmbilledet Sagsoplysninger vises de meddelelser, som vedrører den aktuelle sag. Disse meddelelser kan arkiveres ved klik på Arkivér ovenstående sag, og der vendes tilbage til Ind- eller Udbakken. Ved klik på Luk vendes tilbage til meddelelsen. Ved klik på søjlen Nr. yderst til højre vises oplysninger om den pågældende meddelelse. 3.2.1. Udveksling af yderligere oplysninger Der vælges 0a-Almindelig regres. Ved klik på Opfølg og OK vises et skærmbillede, hvor afsender nu kan indtaste sit regressagsreferencenummer samt de data, der ønskes tilføjet/ændret. 3.2.2. Anmodning om bilag Hvis der ønskes bilag vælges 0b-Regres, Anmodning om bilag. Klik Opfølg og OK. De ønskede bilag anføres i bunden af skærmbilledet i felterne Følgende dokumenter ønskes tilsendt og data afsendes. Det er ikke nødvendigt at indtaste yderligere oplysninger. Version 2.1 Side 15 af 18
3.2.3. Sagen kan ikke findes eller mangelfulde oplysninger Hvis man ønsker at give dette svar til afsender, vælges denne kode. Klik Opfølg og OK. Der kan eventuelt suppleres med en forklaring i fri tekst linierne. I denne situation skal afsender ikke indtaste et referencenummer. Der skal ikke indtastes andre oplysninger. 3.2.4. Vi beder vores forsikringstager anmelde og vender tilbage Hvis man ønsker at give dette svar til afsender, vælges denne kode. Klik Opfølg og OK. Der kan eventuelt suppleres med en forklaring i fri tekst feltet. Der skal ikke indtastes andre oplysninger. 3.2.5. Regreskrav trækkes tilbage I Udbakken vælges den senest udvekslede meddelelse vedrørende den pågældende sag, hvis man ønsker at trække regreskrav tilbage. Der vælges 23 - Regreskrav trækkes tilbage - klik på Opfølg og OK. Der er mulighed for at supplere med Fri tekst. Data afsendes ved klik på Afsend. Når denne meddelelse er afsendt, vil det være naturligt at arkivere sagen, så den fjernes fra Udbakken. Version 2.1 Side 16 af 18
3.3. Ændrede oplysninger Hvis der skal ændres i f.eks. parternes navne og adresse vælges Regres, ændrede oplysninger i Opfølg. Ved partens adressefelter er det muligt at vælge mellem Navn og adresse er tidligere oplyst og angives derfor ikke eller Navn og adresse angives. I de øvrige felter anføres de relevante oplysninger. 3.4. Arkiver Sagen kan arkiveres fra skærmbilledet Sagsoplysninger, jf. afsnit 4.2. Meddelelser, hvor sagen er afsluttet, kan også fjernes fra Indbakken og Udbakken ved at åbne selve meddelelsen og derefter klikke på Arkivér. Sager, der er lagt i arkiv, kan flyttes tilbage til Indbakken eller Udbakken. Tast "Dearkiver". Version 2.1 Side 17 af 18
3.5. Rykker Der kan rykkes på en afsendt regresmeddelelse, men tidligst en måned efter, at meddelelsen er sendt. Den pågældende meddelelse findes i Udbakken. I rullelisten efter opfølgknappen vælges 13 - rykker. Klik på Opfølg. Der skal ikke indtastes nogen tekst, dog kan der evt. indtastes Fri tekst. Ved klik på Afsend sendes rykkeren. Version 2.1 Side 18 af 18