Vejledning Finans & Debitor

Vejledning Finans & Debitor

Økonomisystemets opsætning og indstillinger... 5 Kontoplan... 5 Alternativ kontoplan... 6 Indstillinger... 6 Nummerserie... 7 Aktuelt regnskabsår... 7 Kladder... 7 Nets... 8 Opsætning af Bank oplysninger... 8 Rykker... 9 Debitorer... 9 Terminer... 10 Grundopsætning af varer... 10 Grundopsætning af abonnementer... 11 Rabat... 12 Oprettelse af betaler... 13 Oprettelse af flere betaler på en elev... 15 Abonnementstildeling på én elev... 16 Fripladstilskud... 17 Nets... 18 Tilmelding af nye Nets betalere fra TØS... 18 Import af nye Nets betalere fra Nets... 18 Opkrævning af skolepenge... 19 Abonnementskørsel... 21 Nets: Basisløsning fil til Nets... 24 TEA s Økonomisystem 2

Nets - Totalløsning fil til Nets... 27 Oprettelse af faktura... 28 Fakturakladde... 29 Indbetalinger... 30 Debitor... 31 Kontokort... 32 Faktura bogført... 32 Fakturaforslag:... 32 Kontooversi... 32 Nets Status... 32 Manuelle fakturaer:... 32 Rykkerhistorik:... 32 Depositum:... 33 Noter:... 33 Børn:... 33 Abonnement:... 33 Kontoudtog... 33 Abonnementsoversigt... 33 Rykker... 33 Saldobalance debitorer... 34 Udmeldelse af elev og abonnementsafslutning... 34 Saldobalance... 36 Korte saldobalancer fra alternativ kontoplan... 36 Kladder... 37 Gentagelseskladde... 38 TEA s Økonomisystem 3

Debet kredit højre venstre minus fortegn Hvordan er det nu lige:... 38 Bogføring af kladden... 39 Simulering af kladde... 40 Kontospecifikation... 40 Udskrivning af kontospecifikationer... 41 Udskrifter... 42 Genvejstaster i TØS... 42... 42 TEA s Økonomisystem 4

Økonomisystemets opsætning og indstillinger Kontoplan (Økonomi Finans Kontoplan) Funktioner) Du har fra starten fået installeret den ønskede kontoplan. Hvis du senere vil slette, rette eller oprette konti, har du mulighed for det. Lås kontoplanen op ved at fjerne fluebenet. Hvis du opretter nye konti, skal du være præcis i valg af kontotype. Drift eller status. Vær ligeledes opmærksom på, at den nye konto er inkluderet i sum fra konto til konto Når du skal slette en konto, skal du stå på hele linjen. Du må således ikke blot udpege et felt. Benyt piletasterne. TEA s Økonomisystem 5

Alternativ kontoplan Kontoplanen kan benyttes til at udfærdige korte saldobalancer / rapporter. Som udgangspunkt, er alle konti fravalgt. Du kan fjerne flueben på de konti, som du vil have udskrevet i en saldobalance. Indstillinger Dialog boksen åbnes, hvorefter denne vises Alle punkter blev opsat da systemet blev taget i brug, men du kan have brug for at oprette mere efterfølgende. Disse punkter beskrives nedenfor. TEA s Økonomisystem 6

Nummerserie Du har mulighed for at oprette flere nummerserier. Tryk på det blå + for at oprette. F.eks. + opretter linje - sletter linje / gemmer x sletter I forbindelse med et nyt regnskabsår, har du mulighed for at have flere nummerserier. En nummerserie til det gamle år en anden til det nye år. Aktuelt regnskabsår F.eks. 01-01-2015 31-12-2015 Tidligste posteringsdato f.eks. 01-12-2014 er til brug for efterposteringer, så man efter et årsskifte stadig kan bogføre i gammelt år. Medio december, beregnes der skolepenge for januar. For at kunne bogføre januar skolepenge under det nye år, er det nødvendigt at skifte regnskabsår. Når der skiftes regnskabsår, vil saldo på alle driftskonti blive overført til resultatkontoen. Efterfølgende vil der være en masse bogføring i det gamle år. Summen af disse posteringer skal også overføres til resultatkontoen. Det sker på knappen Genberegn. Genberegn knappen er den knap der skal trykkes på, inden du afleverer balancer til revisionen og/eller udskriver den endelige balance. For at lukke for bogføring i gammelt år, skal sidste posteringsdato stå til 1.1.2015 i ovenstående eksempel. Kladder Her oprettes de ønskede kladder (f.eks. Kassekladde lønkladder posteringskladder osv.) (Indbetalingskladden blev oprettet under punktet Nets) I forbindelse med bogføring i 2 år, kan du evt. have én klassekladde til 2016, som starter med bilag 1 og en anden kassekladde til 2015, som benytter det bilagsnr. du er kommet til i rækken af bilagsnumre. Der oprettes nye kladder ved tryk på det blå + - Det grønne flueben gemmer. TEA s Økonomisystem 7

Vælg den nummerserie som passer til din kladde. Ved i gentag, har du mulighed for at oprette en kladde, som ikke tømmes når der bogføres. Du har f.eks. nogle ting, som skal bogføres måned efter måned med samme tekst og tal. Disse gemmes i gentagelseskladde, som du kan aktivere hver måned. Nets Hvis du ønsker at gemme din filer til Nets et andet sted, er det her du ændre navnet på stien. Opsætning af Bank oplysninger Hvis du skal skifte sti, hvor dine filer skal gemme sig, når du henter indbetalinger fra banken eller Nets, skal det ske her. Ved tryk på knappen oprettes indbetalings kladden automatisk. TEA s Økonomisystem 8

Rykker Hvis du opkræver rykkergebyr, skal der vælges en konto til denne indtægt. Et eksempel: Rykker 1 ønskes efter 10 dage rykker 2 efter 20 dage rykker 3 efter 30 dage. Der findes i TØS nogle standard skabeloner til rykkerskrivelser, som du kan benytte. Hvis du har specielle ønsker, kan TEA teamet være behjælpelig med at ændre teksten på rykkeren. Den nye skabelon skal vælges i ovenstående billede. TEA teamet kan ligeledes være behjælpelig med at indsætte skolens logo på rykkerne (kontoudtog og fakturaer). Rykkere behøver nødvendigvis ikke blive udskrevet. De kan fungere som oplysning til brug for eventuel telefonisk rykkerprocedure. Debitorer Samlekontoen er valgt i forbindelse med opsætning af systemet. Det er ikke muligt at bogføre på en samlekonto, og det er ikke muligt at ændre valget af samlekonto. Hvis det skal ske, skal du kontakte TEA teamet. Nuværende kunde nr. er det nummer du er kommet til i nummerrækkefølgen på din debitoroversigt. Manuelt kunde nr. er et kundenummer som benyttes til debitorer, som ikke har elever på skolen. Det kan f.eks. være en sportsklub, som skal betale for benyttelse af skolens gymnastiksal. Antal dage uden posteringer. Debitorer uden posteringer i eksemplet 365 dage, skjules i debitoroversigten. (er relevant når forældre ikke har flere børn på skolen, idet vi jo skal gemme posteringer i 5 år jfr. bogføringsloven) Brug kunde nr. i OCR linjen betyder, at kundenummeret vil fremgå af FI-kortet linje TEA s Økonomisystem 9

Terminer Kan f.eks. se ud som nedenstående. Dato, er den dato, hvor et abonnement skal starte, og forfald er den dato, hvor faktura forfalder hos Nets eller hvor en manuel udskreven faktura, der er med i en abonnementskørsel, forfalder. Kan f.eks. se ud som ovenstående. I forbindelse med nyt skoleår, skal disse datoer rettes. Datoen benyttes når der skal foretages abonnementskørsler. Dvs. du kan f.eks. ikke køre en abonnementskørsel pr. 4.5.20xx, det skal være den 1.5.20xx. Grundopsætning af varer Økonomi abonnement varekatalog TEA s Økonomisystem 10

Der åbnes et nye billede, hvor du opretter nye varer og tilføjer den konto, som indtægten skal bogføres på. Prisen der indsættes er antal rater x ratepris. f.eks. kr. 11.000 = kr. 1000 pr. måned (11 rater) Hvis skolen laver prisforhøjelse, er det her prisen rettes, og som slår igennem på fremtidige abonnements kørsler. Grundopsætning af abonnementer Økonomi Abonnement Abonnementstyper. Der åbnes nu et nyt billede. Tryk på Opret - og herefter åbnes igen et nyt billede, hvor du bliver præsenteret for de varer der er oprettet. TEA s Økonomisystem 11

Opret linje. Der dannes en ny linje, hvor du kan udvælge den vare der skal være i et abonnement. Under kolonnen Rater skal du trykke på de tre Herefter åbnes de terminer som er oprettet. Du udpeger de måneder/rater, hvor abonnementet skal opkræves. (Hvis alle måneder kan du benytte højreklik og vælg alle) Herefter divideres din pris med antal rater, og rateprisen vil fremgå. Rabat Denne funktion benyttes på de skoler, som f.eks. har en søskendemoderation der skal udløse en rabat %, afhængig af antal børn på skolen. F.eks. 2 børn udløser 13 % rabat på faktura 3 børn udløser 32 % rabat o.l. (Søskendemoderation eller fripladstilskud findes under andre funktioner i programmet.) Fase Forklaring Navigation/tast Opret konto til rabat i kontoplan Opret rabat Økonomi Finans Kontoplan. Opret konto og gem. Økonomi Indstillinger Rabattyper Skriv navn på en ønsket rabattype. konto fra og til dato udfyldes Rabatten aktiveres + opretter linie/åbner felt _ sletter linie / gemmer X sletter TEA s Økonomisystem 12

Værdi og rabat i beløb eller procent. Under rabattypen oprettes en selvvalgt værdi / tal (det er bare et tal) Indtast betegnelsen og beløb eller %. Vær opmærksom på, at beløb kan overstyres på kunden. F.eks. kan eksemplets kr. 100,- ændres til kr. 125,- på kunden. Procenten kan ikke ændres til noget andet på den enkelte kunde. Økonomi Abonnement Varekatalog Tildel rabat på varen Tildel rabat/ fripladstilskud på kunden De varer, som der ønskes rabat på, skal tildeles den ønskede rabattype (p.t. kan der kun beregnes 1 rabattype pr. vare)nederst til højre på varebilledet. Opret nu rabatten som et abonnement der tildeles et barn i den familie der skal have fripladstilskud. (f.eks. varen/abonnementet Fripladstilskud Økonomi Debitor debitoroversigt. Fanebladet Debitor -Den kunde, der skal have tildelt en rabat skal have den ønskede rabat påført. Rabat beløbet kan være forskelligt fra kunde til kunde. Det kan overstyres her. Hvis der ikke indsættes et beløb, anvendes det rabatbeløb, der blev tastet under rabattyper. Oprettelse af betaler Åben Elever i Tea. Der kommer en oversigt over skolens klasser og elever. Til højre er der stamkort på hver elev. Gå til familiefanen. Det grønne hus betyder at familien her bor på samme adresse. F= far M = Mor S = Søster, B = Bror. Det fremgår også, hvilke klasser evt. søskende går i. Vælg den forældre, der skal være betaler for barnet. (Dobbeltklik på personen) TEA s Økonomisystem 13

Ving Betaler af på den forældre, der skal være debitor. Herefter oprettes debitor automatisk. Kunde nr. kan ses ved at trykke på kunde Det er ikke muligt at oprette en betaler som ikke har et CPR nr. Hvis du ikke har CPR nummeret på den forælder, som skal være betaler (internationale skoler kan have problemet) er det muligt at oprette egne numre. Du skal være opmærksom på, at en forælder til flere børn i familien, skal have samme forældre (cpr nummer). Vær meget opmærksom på, at familien er oprettet korrekt. I TEA skal familie-fanen vise, hvem der bor sammen (det grønne hus) (far mor og søskende (der måske også går på skolen). (se familiefanebladet) Hele systemet er opbygget med henblik på CPR nummeret, men da TEA privat selvsagt er et privat foretagende, bliver cpr-numre på forældre og børn ikke leveret automatisk (pga. lovgivningen). Det er noget skolen skal bede om hos forældre. Noget der kan gå galt hvis du selv indsætter navne og adresser: Eksempel: Lene Krogh Pedersen Bjerggade 1 a 1234 Teaby (har børn i 2 klasser) Oprettelsen for 1. barn: Lene (fornavn) Krogh Pedersen (efternavn) Oprettelsen for 2.barn: Lene Krogh (fornavn) Pedersen (efternavn) Ligesom Pedersen kan være med d eller t Bjerggade 1 a eller Bjerggade 1 A Oprettelsen af betalerne skal være helt præcis så det er de rigtige familier der ses. (Det grønne hus). Kopier eventuelt (Ctrl + C) navne, cpr. nr. osv. Det kan afhjælpe fejlmuligheder. TEA s Økonomisystem 14

Oprettelse af flere betaler på en elev Hvis der skal være flere betaler på en elev gøres flg.: Stå på den betaler du har valgt og ændre betalingsprocenten f.eks. 50 Herefter er det muligt at vælge en anden betaler, som får de øvrige 50 Nu er der to betaler. Du kan have flere og du kan også oprette en betaler (f.eks. en kommune). Antallet reguleres i betalings % Herefter har du mulighed for at tildele abonnementer på eleven. Eksempel: Hvis f.eks. mor skal betale SFO og far skal betale skolepenge gør du flg.: Du står på eleven, og tildeler abonnementerne. Herefter vil disse være tildelt i eksemplet med 50 % på begge betaler. Fjern nu abonnementet skolepenge som står på mor. Fjern nu abonnementet SFO som står på far. TEA s Økonomisystem 15

Ret betalingsprocenten til 100 på de to abonnementer. Herefter ser billedet således ud. Far betaler nu skolepenge og mor betaler SFO. (Procenten er rettet til 100 på begge abonnementer) Abonnementstildeling på én elev Stå på det barn der skal have tildelt et abonnement Højre-klik vælg tildel abonnement Vælg nu de abonnementer som barnet skal have. Sæt abonnementets startdato. TEA s Økonomisystem 16

På fanebladet abonnement fremgår nu de abonnementer, der er tildelt det enkelte barn. Det fremgår ligeledes hvornår abonnementet starter og evt. skal slutte. Det er muligt at tildele abonnementer på elever på hele skolen på én gang på elever i en klasse på elever på et hold osv. Hvis du står på betaler på familiefanebladet, kan du højre-klikke og køre et abonnement pr. en given dato og se resultatet af kørslen. Du kan dobbeltklikke på resultatet, for at se hvorledes beløbet er fremkommet. Sig NEJ til at gemme denne kørsel. Fripladstilskud Elever som skal have fripladstilskud: Find eleven stå på elevens abonnement. Nederst i billedet kan du tildele fripladstilskud. Opret et tilskud på abonnementet. ( Tryk på det blå +) Herefter er der oprettet en linje. Tryk på de tre Herefter åbnes det tilskudstyper der er opsat under indstillinger. Der vælges relevant tilskudsform. Beløb indsættes (der skal IKKE minus foran beløbet) Beløbet gemmes (det grønne flueben) Datointerval indsættes. Herefter fratrækkes beløbet abonnementet. TEA s Økonomisystem 17

Nets Tilmelding af nye Nets betalere fra TØS Det er muligt at tilmelde til Nets via TØS, men forældre kan selv gøre det via deres banksystem, hvilket vi som udgangspunkt anbefaler. Økonomi - Debitor Debitoroversigt. Oversigten vises. Du stiller dig på den betaler som skal tilmeldes Nets stå på fanebladet Nets Indsæt bankoplysninger og afving Tilmeld Nets Tilmeldingerne skal herefter sendes som en fil til Nets: Økonomi Import / Eksport - Send Nets tilmeldinger Systemet danner en fil (er placeret som valgt under dine indstillinger). Denne sendes til Nets. Import af nye Nets betalere fra Nets Når du har hentet filer fra Nets, som indeholder nye Nets betalere, skal disse importeres til TØS. Import / Eksport - Importer Nets tilmeldte TEA s Økonomisystem 18

Tryk på Importer Find den fil du har downloadet og gemt. Nu importeres de nye Nets betalere. Du kan altid bestille en totalfil hos Nets. Nets.eu/dk service & support betalingsformidling betalings service bestil leverance Og skriv i besked rubrikken ønsker fil over alle aktive debitorer Nets/pbs vil lægge en fil ud til dig, som du kan downloade og indlæse i TØS. Opkrævning af skolepenge Inden der skal foretages abonnementskørsel, bør man sikre, at opkrævningen bliver korrekt. Du kan udskrive en klasseoversigt som dokumentation for, at der opkræves det antal elever, som findes på skolen pr. den dato du vil opkræve. Gem udskriften som dokumentation til revisionen. Herefter: Økonomi Abonnement prognose Vælg nu den måned du ønsker at se. Vælg den måned du vil afstemme ved at sætte flueben i den udvalgte måned. Vis Valgte terminer. Nu vises total beløbet i feltet abonnementstype. Feltet kan åbnes. Tryk på + TEA s Økonomisystem 19

(Hvis der er to betaler (f.eks. 50 % til hver) vil disse blive talt med som to børn og to abonnementer. Det skal du tage hensyn til i afstemningen.) (Oversigt over to betaler på en elev, kan ses på Debitoroversigtens abonnementsoversigt.) Herefter vises hvad der opkræves i den valgte måned. Det er muligt at afstemme om antal elever stemmer med det antal elever der er på skolen, om friplads tilskud stemmer osv. Skolepenge med søskende moderation kan også afstemmes. Gå til menupunktet Skole søskende pr. husstand. Denne oversigt kan ligeledes udskrives som dokumentation. (Marker alle højre-klik og udskriv) Af oversigten fremgår hvor mange elever der er barn 2 - barn 3 osv. Udskriv nedenstående billedet som dokumentation til bl.a. revision. Hvis der er differencer, skal årsagen søges. Det kan man gøre på flg. måde: Debitor debitoroversigt. Marker alt (Ctrl + A) højre-klik vælg Abonnementsoversigt Der fremkommer flg. billede, som der kan sorteres i. Man kan herefter sortere i kolonnerne. Vælg. f.eks. skolepenge. Der vises en total i bunden afbilledet. F.eks. Kr. 120.000,- prisen for en måneds skolepenge er kr. 1200,-. dvs. der er 100 børn. Hvis slut dato er blank, er abonnementet aktivt. TEA s Økonomisystem 20

Hvis slutdato er blank, er aftalen aktiv. Hvis der er slutdato på en aftale, skal der tages hensyn til dette og abonnementet kører indtil systemet når denne slut dato. Antal børn pr. opkrævnings aftale kan ses på en nemmere måde: Træk overskriften op i billedet (træk med musen f.eks. overskriften Klasse op i det mørkegrå felt og slip musen) Billedet ser herefter således ud: Når Aftale kolonnen er trukket op, vil billedet ændre sig. Antal opkrævninger på hver aftale vises. Der kan fortsat sorteres på datoer. Detaljer kan vises ved at åbne på +. Når du har fået afstemt dine opkrævninger, er du klar til at køre abonnementskørslen. Ovenstående billede kan eksporteres til Excel og herfra udskrives. Det er også i ovenstående billede du kan se om der er betaler der ikke er 100 % betaler. Abonnementskørsel TEA s Økonomisystem 21

Vælg den dato du skal køre abonnementer for. Vælg de Abonnements typer du skal køre. Tryk OK Nu beregnes abonnementerne. (Opkrævningsdatoen er defineret under indstillinger.) Systemet beregner nu skolepenge opkrævningen og nedenstående vises. (Der kan gå nogle minutter før kørslen er færdig. (Mange abonnementer mange børn tager længere tid)) Når abonnementskørslen er afsluttet, vises vinduet Resultat af abonnementskørsel Du har mulighed for at se hvordan f.eks. kr. 725,- er beregnet ved at dobbeltklikke på den enkelte linje. TEA s Økonomisystem 22

Hvis du har valgt nej til at gemme abonnementskørslen, kan den køres om. Hvis du har valgt ja til at gemme abonnementskørslen, vil fakturalinjerne gemme sig i TØS. (Debitor fakturaliste) Når man først har gemt en abonnementskørslen for en periode, kan den IKKE køres om!!!!! Hvis abonnementskørslen skal køres om, skal terminsdatoen rettes under indstillinger abonnement terminer, og abonnementskørslen kan nu køres pr. den nye dato. Den gemte abonnementskørsel fremfindes under menupunktet: Økonomi - debitor fakturaliste Fakturaerne vil nu være overført til fakturalisten fanebladet Ikke bogførte Ved højre-klik kan man foretage forfald dato ændring bogføre osv. Ved dobbeltklik åbnes den enkelte faktura, og herfra kan der tilføjes rettes eller slettes fakturalinjer. Opret linje (øverst). Nu er der dannet en ny linje Ved tryk på åbnes varekataloget, og den ønskede vare indsættes. Ret evt. tekst og pris. Der må ikke være flere forskellige forfaldsdatoer når der skal sendes til Nets. Der må ligeledes ikke være mere en én faktura pr. debitor. Hvis det er tilfældet, skal du rette forfaldsdato og samle fakturaen til én. Markér alt (Ctrl + A) højre-klik funktioner ret forfaldsdato og saml faktura. TEA s Økonomisystem 23

Nets: Basisløsning fil til Nets Økonomisystemet arbejder med to Nets løsninger Basisløsning og Totalløsning. Basisløsning går ud på, at du sender fil til Nets på de forældre, som er tilmeldt Nets og udskriver faktura på resten. ( Hvis du har aktiveret Nets gebyr under indstillinger, kan der blive opkrævet et gebyr på de debitorer som ikke er tilmeldt Nets) Totalløsning går ud på, at du sender fil til Nets på hele din beregning, og tager ikke hensyn til, om forældrene er tilmeldt Nets. Nets sørger derefter for at sende opkrævning til forældrene. Når abonnementskørslen er foretaget og gemt i fakturalisten, udvælges fra fakturalisten de debitorer som er Nets aktive. Fakturalisten sorteres. Du vælger Nets aktive J. Nu vises alle som er Nets aktive. Marker billedet (Ctrl + A) højre-klik Bogfør Bogfør til Nets forsendelse. Marker alle eller dem du vil bogføre. Højre-klik Bogfør = (forsendelse til pbs) der dannes en fil Bogfør uden udskrifter = der dannes IKKE fil til Nets, og bilagene bogføres uden udskrifter. Bogfør og udskriv (manuelle regninger) TEA s Økonomisystem 24

Bogfør ny dialog vises vælg bogførings dato Tryk OK Bogføringsdatoen kan sagtens ligge frem i tiden. Hvis du f.eks. kører abonnementskørsel for april den 16-03-2012, kan den bogføres pr. 01-04-12. Det har ingen betydning for PBS afviklingen. Herefter bogføres de valgte fakturaer og filen som skal uploades til Nets dannes. Der vises nu et bogførings resultat som kan udskrives og gemmes som dokumentation. Total beløbet vil stemme med den kvittering du senere vil hente hos PBS, når din fil er sendt. Herefter kommer der et nyt skærmbillede. Lad billedet stå indtil vi har fået sendt filen til Nets og hentet kvittering fra Nets som viser, at leverancen er accepteret og fundet i orden. Afvent (Hvis leverancen afvises hos Nets, har vi mulighed for at trykke Abort rette fejlen og danne en ny fil til Nets) TEA s Økonomisystem 25

1) Log dig nu på Nets. 2) Find den fil som blev dannet i forbindelse med abonnementskørslen, og indsæt den her. (Hvis du ikke kan huske hvor det er, kan det ses under økonomi indstillinger Nets) 3) Tryk Send 4) Vent et par minutter og hent så kvittering fra Nets 5) Tryk Hent 6) Kvittering fra Nets kan nu hentes og gemmes og/eller udskrives. 7) Stil dig på filen (Det skal være en V-fil) og højreklik. 8) Tryk på Gem distination som.. og du gemmer nu filen med kvitteringen i den sti du har valgt. 9) Gå så til denne sti højreklik og udskriv kvitteringen. Hvis kvitteringen viser, at leverancen er accepteret af Nets, kan du gå tilbage til TØS og acceptere OK TEA s Økonomisystem 26

Hvis kvitteringen oplyser, at leverancen er fejlbehæftet, skal du svare Abort Hvis Nets leverancen er i orden tryk på OK Hvis Nets leverancen ikke er i orden- tryk på Abort Hvis du svarede OK vil fakturaerne være bogført og abonnementskørslen gennemført. Hvis du svarede Abort på grund af en fejl, skal denne rettes og du kan gennemføre Nets overførslen igen indtil denne er accepteret af Nets. Nu mangler du at udskrive og bogføre de fakturaer til de forældre, som ikke er tilmeldt Nets. I fakturalisten (Debitor fakturaliste) vælges Gå tilbage til Debitor fakturalisten. Vælg alle som ikke er tilmeldt Nets (Nets aktiv = N ) Marker alle (Ctrl + A) højreklik Bogfør og udskriv. Herefter udskrives der faktura til alle debitorer, som ikke er tilmeldt Nets. Nets - Totalløsning fil til Nets Hvis skolen har totalløsning, er fremgangsmåden den samme som under Basisløsning. Forskellen er blot, at du ikke skal sortere noget, men sende alle fakturalinjer til Nets uanset om debitor er Nets aktiv eller ej. Marker alle (Ctrl + A) højre-klik Bogfør til Nets forsendelse Se det videre forløb som beskrevet under basisløsningen. TEA s Økonomisystem 27

Oprettelse af faktura Der kan oprettes en faktura, som dels kan bogføres, udskrives og sendes med posten men som også kan flettes sammen med en skoleopkrævning der sendes til Nets. Økonomi Debitor Fakturaliste Funktioner opret faktura. 2 1 3 1. Vælg betaler ved at trykke på Vælg Herefter åbner kunde kartoteket sig og du finder den forældre, som du ønsker at fakturere. 2. Udfyld forfalds dato. 3. Vælg den vare/ydelse du ønsker at fakturere. ( Tryk på for at åbne varekartoteket Hvis du ønsker at fakturere flere varer, skal du oprette flere linjer. Antal, enhedspris og teksten kan rettes. Gem og luk billedet. Den manuelle faktura har nu lagt sig under ikke bogførte og kan bogføres herfra ved at højreklikke TEA s Økonomisystem 28

Vælg bogfør og udskriv. Faktura vil nu blive udskrevet og indtægten bogført på den finanskonto, som varen er opsat til. Faktura udskrives og der udskrives et bilag som dokumentation. Hvis fakturaen skal flettes sammen med opkrævningen af skolepengene, skal du markere linjerne højre-klik sæt forfaldsdato (Nets modtager kun faktura med samme forf. dato) Herefter markeres de samme linjer højre-klik saml fakturaer. Nu er der kun én linje pr. kunde. Fakturakladde Hvis du har brug for at fakturere f.eks. SFO/pasning med forskellige timer / beløb fra den ene måned til den anden, kan du i stedet for ovenstående benytte en fakturakladde. Debitor fakturaliste funktioner fakturakladde. TEA s Økonomisystem 29

Et nyt billede med Fakturakladde åbnes og du kan taste dato debitornr. Varenr. og tekst (hvis du vil ændre den) F8 tasten kan benyttes til at kopiere teksten fra foregående felt. Når du er færdig med din fakturakladde, kan du markere alle linjer og overføre disse til din normale fakturaliste. Luk billedet på det røde kryds. Flette fakturalinjer. Hvis du vil opkræve linjerne fra fakturakladden sammen med den ordinære abonnementskørsel, er det nødvendigt, at linjer fra fakturakladden og linjer fra abonnementskørslen har samme forfaldsdato og at de samles i én linje. For at gøre det: (markere højre-klik funktioner sæt forfaldsdato) sæt forfaldsdato og saml faktura. PBS/Nets modtager ikke mere end én faktura pr. kunde pr. opkrævning. Indbetalinger Indbetalinger (fil med disse) fra Nets eller banken hentes og gemmes. (under indstillinger i TØS, er der under punktet Nets defineret, hvor Nets import filerne, skal gemmes). Gem filen, så du kan finde den igen. Filen indlæses i TØS. Økonomi - Finans Kladder vælg Indbetalingskladde Find filen med den relevante kladde og indlæs denne i TØS. Det er vigtigt, at det er den samme dato, som står på alle linjer, idet TØS tjekker, at bilaget har samme dato at debet og kredit = 0 Bogfør kladden. (Hvis datoerne ikke er ens, kan du benytte F8 tasten og kopiere ovenstående felt til feltet under) TEA s Økonomisystem 30

Debitor På elevens familiefaneblad, kan du stille dig på betaler (der er flueben på betaler og debitornummeret kan ses i bunden af billedet.) Højre-klik på betaler, hvorefter det er muligt at få vist kontokort og/eller køre en abonnementskørsel. Debitornummeret kan ses nederst i billedet på familiefanebladet. Du kan også tilgå debitor fra debitoroversigten: Økonomi Debitor Debitoroversigt Her er det også muligt at få vist kontokort, køre abonnement, udskrive abonnementsoversigt og få et billede med en abonnementsoversigt. Stil dig på en debitor dobbelt klik eller højre-klik. Der er nu flg. muligheder: 1) Kontokort 2) Kør abonnement 3) Skift kunde nr. (er kun aktuel i opsætningsfasen og ikke mulig efter ibrugtagning) 4) Flet kunder (er kun aktuel i opsætningsfasen og ikke mulig efter ibrugtagning) 5) Abonnementsoversigt 6) Udskrive kontoudtog til debitor 7) Eksporter til Excel regneark. TEA s Økonomisystem 31

Kontokort På kontokortet vises flere faner. Faktura bogført Her vises de fakturaer som er bogført på kunden. Der kan dobbelklikkes på den enkelte faktura og man får oplyst hvilke varer og beløb der indgår i fakturaen. Kopier: Faktura kan kopieres til ny faktura eller til en kreditnota. Eksporter: Der kan overføres til Excel regneark. Funktioner: Sæt forfaldsdato (er p.t. ikke anvendelig) Vis faktura: viser hvorledes varelinjer og beløb som indgår i bilaget Udskriv: Her kan du genudskrive faktura og fakturaliste over én faktura eller alle fakturaer Fakturaforslag: Resultat af en abonnementskørsel vil være placeret her. Den ubogførte faktura kan også ses under fakturalisten (Økonomi Debitor Fakturaliste). Fakturaen bogføres ved højreklik og bogfør / udskriv. Det er også muligt ved dobbeltklik at se specificeret indhold af fakturaen, ligesom der kan tilføjes extra vare linjer eller slettes linjer. Kontooversigt: Her får man oplyst alle betalers posteringer og saldo. Ved højre-klik kan man få udskrevet et kontoudtog og man kan ligeledes eksportere til excel regneark. Nets Status: Her oplyses status på de fakturaer som er sendt til Nets. Her får man oplyst status på de bilag som er sendt til PBS. Der kan i øvrigt sorteres på alle overskrifter ligesom det er muligt at sortere i de enkelte kolonnerne ved at klikke på. Manuelle fakturaer: Her vil manuelt oprettede fakturaer fremgå. Rykkerhistorik: Her vil historik vedr. kundens rykkere fremgå. Rykkere som er blevet genereret, vil fremgå her. Det er muligt at åbne den enkelte rykker ved åbne. Det er også muligt at give kunden henstand (udskyde rykkerdato) ved at indsætte ny dato nederst i billedet. TEA s Økonomisystem 32

Depositum: Funktionen er beskrevet i speciel vejledning. Se under Hjælp Vejledninger TEA privat Noter: Her har man mulighed for at skrive en oplysning Børn: På fanebladet fremgår det hvilke børn betaler har og de klasser som barn/børnene går i. Abonnement: På fanebladet fremgår det hvilke abonnementer der er tilknyttet betaler. Kontoudtog Debitor debitoroversigt højre klik udskriv kontoudtog. Du skal vælge dato fra til. Hvis du ønsker på samtlige debitorer, skal disse markeres i debitoroversigten (Ctrl + A) Abonnementsoversigt Debitor debitoroversigt højre-klik udskriv abonnementsoversigt. Hvis du ønsker på samtlige debitorer, skal disse markeres i debitoroversigten. (Ctrl + A) Rykker Debitor - Rykkere Nedenstående billede vises. TEA s Økonomisystem 33

Højre-klik Der kan oprettes rykkere. Der er standard skabeloner i TØS. Disse kan ændres, ligesom det er muligt at lægge skolens logo på. Rykkeren bliver først gemt efter udskriften. Dvs. du således har mulighed for at se rykkeren men gemme den efterfølgende Der kan indsættes en ny rykkerdato (Udskyd rykker) Rykker proceduren starter forfra, når saldo på kunden har været i nul. Hvis den ikke er gået i nul, vil rykker proceduren fortsætte med rykker 1 rykker 2 - rykker 3 og til sidst en OBS markering. Saldobalance debitorer Økonomi - Debitor Samlede debitorer. Vælg den dato som balancen skal vises pr. herefter Hent (F5) Ved udskrift: Udskriv. Der kan vælges en saldobalance for alle (0 saldi udskrives ikke) Der kan vælges saldobalance med positive tal og en anden med negative tal. Der forefindes skabeloner til aldersfordel t saldoliste lister med negative debitorer for sig og positive debitorer for sig. Udmeldelse af elev og abonnementsafslutning Når en elev i skoleforløbet bliver udmeldt, skal abonnementsberegningen stoppes. Find den pågældende elev som skal udmeldes TEA s Økonomisystem 34

Udmeld elev. Følg herefter guiden i udmeldelses-proceduren. Ved nedenstående billede skal du tage stilling til hvornår abonnementerne skal stoppe. Hvis abonnementet ikke skal slutte på samme dato som udmeldelsesdatoen, skal en anden dato tastes. Abonnementerne bliver beregnet i de terminer som er opsat under økonomi indstillinger. eksempel: En elev udmeldes pr. 15.april. Abonnementsterminer er 1.4.-.30.4 Dvs. eleven bliver beregnet i april abonnementskørslen, idet den 15.april er indenfor terminsperioden. Hvis elev ikke skal medtages i april, skal abonnementet slutte pr. 31.marts. En elev indmeldes pr. 15. april. Hvis der skal betales for april, skal abonnementet starte den 1.4.. Hvis der skal betales for ½ april, kan man lave en manuel faktura på beløbet, og flette den ind i maj fakturaen. Man kan også tilføje en ekstra linje på maj fakturaen, så der opkræves ½ april måned. Hvis du sender en manuel faktura for ½ april, skal elevens abonnement først starte 1.maj. TEA s Økonomisystem 35

Saldobalance Vælg en periode fra-til Vælg det budget som der skal foretages sammenligning med Vælg evt. de konti som der skal udskrives balance for (alle eller fra til) Opdater. Nu hentes alle data ind i billedet og der kan udskrives en saldobalance. Der er en del forskellige skabeloner som der kan vælges imellem. Det er bedst at prøve sig frem til den foretrukne. Korte saldobalancer fra alternativ kontoplan Hvis du ønsker at udskrive en saldobalance, som måske kun skal bestå af en side eller to, kan du benytte Alternativ kontoplan, hvor du har fravalgt de konti du ikke vil have med. Du vælger herefter den alternative kontoplan, som du ønsker at benytte. TEA s Økonomisystem 36

Kladder Økonomi Finans Kladder: Her har du mulighed for at vælge den kladde du ønsker at arbejde i og som blev oprettet under Økonomi Finans - Indstillinger Hvis du gerne vil have flere kladder oprettet, skal det gøres under indstillinger. Husk at tilføje den nummerrække (bilagsnr.) som kladden skal anvende. Du har mulighed for at have kladder vedr. år 1 med tilhørende bilagsnumre og en anden kladde vedr. år 2 med andre bilagsnumre. Det kan være praktisk i forbindelse med et nyt regnskabsår. Kladden indtastes. Balancen fremgår af posteringsbalancen nederst til venstre. Til venstre vises om det indtastede balancerer. Til højre vises afstemning dvs. primo saldo for bank- og kassebeholdning sum af bevægelser som er tastet i kladden og ultimo saldo for beholdningerne. Sletning af en linje: Stå på den linje du ønsker at slette tryk på Delete TEA s Økonomisystem 37

Gentagelseskladde Hvis du under Økonomi Indstillinger kladder har sat ud for en kladde, betyder det at den ikke tømmes når der bogføres. Gentagelseskladder kan benyttes hvis man har ting, som skal bogføres måned efter måned med samme tekst og eller beløb. F.eks. kan det være en god idé, at gemme lønkladden som gentagelseskladde, da det ofte er de samme beløb/tekster der skal bogføres hver måned. Du finder dine kladder her: Økonomi Finans Kladder I gentagelseskladden har du fortsat mulighed for at rette dato, tekst, beløb mv. Når kladden er bogført vil følgende besked fremkomme på kladden: Kladde er gjort inaktiv og er sidst bogført xx.xx.xxxx. Næste gang du skal bruge kladden, trykker du på knappen Aktiver kladde inde i selve kladden. Ved årsskifte skal du første gang gentagelseskladden benyttes, indsætte det bilagsnr. der skal startes med fra den nye nummerserie. Hvis du ikke får det gjort, kan nummeret hoppe i kladderne. Ret nummerserien under Indstillinger nummerserie Se evt. vejledningen her i TEA under Vejledninger, opdateringer mv. Debet kredit højre venstre minus fortegn Hvordan er det nu lige: Eksempel 1 bilag 3109 omkostning debiteres på konto 5739 og krediteres/ hæves i banken Eksempel 2 Bilag 3110 det samme sker på bilag 3110 Eksempel 3 Bilag 3111 det samme sker på bilag 3111 3 eksempler på hvordan der kan debiteres og krediteres. TEA s Økonomisystem 38

Bogføring af kladden Når du har tastet din kladde skal den bogføres. Højre-klik eller vælg Bogfør alle Du får en dialog boks frem, hvor du har mulighed for at afvinge de udskrifter du gerne vil have. Tryk herefter videre. TEA s Økonomisystem 39

Efter ovenstående udskrifter kan du vælge nej til bogføring (for evt. at kunne rette i den tastede kladde). Hvis du vælger ja vil kladden blive bogført. Simulering af kladde Øverst i kladden findes knappen Simuler bogføring Det er muligt at simulere en konto eller en saldobalance. Kontospecifikation Økonomi Finans - kontospecifikation I ovenstående kan man søge posteringer frem: For en periode - for én eller flere konti - et beløb - en tekst et bilagsnr. en debitor eller kreditor Det er også muligt at søge en bestemt journal nr. frem. For at få journal nr. feltet på kontospecifikationen, skal det til vælges under visning (øverst i billedet) TEA s Økonomisystem 40

(For at hente de ønskede oplysninger tryk på Hent eller F5 øverst til højre) Det er muligt at hente posteringer for én konto eller flere konti i en valgt periode. Såfremt der vælges perioden 1.1.20xx - 31.12.20xx (og ikke udfylder kontonumre), vil samtlige posteringer fremkomme. (Det kan være til stor hjælp for revisionen og også den funktion, som benyttes når fil skal udlæses til revisor i forbindelse med årsafslutningen. Under teksten kan man fremsøge flere ting. Skriv f.eks. *vik* - nu fremfindes alle posteringer hvori disse bogstaver indgår Skriv f.eks. vik* - nu fremfindes alle posteringer som starter med vik i teksten. Skriv f.eks. *vik - nu fremfindes alle posteringer som slutter med vik i teksten Udskrivning af kontospecifikationer Når du har hentet de ønskede oplysninger, kan der udskrives kontospecifikationer. Posteringer for valgt periode udskrives med sideskift for hver konto Du har også mulighed for at overføre oplysningerne til Excel. (højre-klik eksporter alle) - eller markér billedet (Ctrl + A) herefter (Ctrl + C) Åben et Excel ark og indsæt (Ctrl + V) TEA s Økonomisystem 41

Udskrifter Nogle af udskrifterne er samlet i dette punkt. Liste over forfaldne købsfakturaer er en udskrift som viser forfaldne købsfakturaer. Kontospecifikationen er den samme som beskrevet under Finans. Rykkerliste viser de rykkere som er udskrevet og gemt indenfor en valgt periode. Samlede deposita er en opgørelse over skyldige deposita. Genvejstaster i TØS Ny faktura Ctrl + N Vælg konto Ctrl + H Gem faktura Ctrl + S Se poster Ctrl + E Opret linje Ins Vælg kunde Ctrl + K Slet linje Del F8 kopierer ovenstående felt i Historik Ctrl + I kladder TEA s Økonomisystem 42