Internt notat PensionDanmark 19. august 2009 MJO Personalepolitik i PensionDanmark PensionDanmark har en kort historie. Selskabet blev etableret i 1992, da arbejdsmarkedets parter blev enige om, indenfor en række overenskomstområder, at etablere fælles arbejdsmarkedspensionsordninger. Disse ordninger bakkes op af såvel arbejdsgiver - som faglige organisationer, som også fremstår som ejerkredsen bag PensionDanmark. Derfor vil selskabets værdier og holdninger i en vis udstrækning bære præg af dette tilknytningsforhold. PensionDanmarks forretningsfilosofi bygger bl.a. på, i så vid udstrækning som muligt, at outsource de egentlige driftsopgaver til eksterne samarbejdspartnere. Det betyder, at den tilbageværende organisation er bemandet med et mindre antal medarbejdere, som i høj grad er specialister og højtuddannede og som skal stå for virksomhedens overordnede udvikling. Organisationsstrukturen afspejler vidt forskellige funktionsområder lige fra salg til investering, hvilket gør, at mange forskellige uddannelsesretninger og erfaringer er repræsenteret. Selskabets personalepolitik og medarbejderkultur er successivt bygget op gennem de forløbne år, således at der eksisterer en lang række delpolitikker og retningslinier, som regulerer det personalepolitiske område og som medarbejderne har adgang til via en elektronisk personalehåndbog. Personalepolitikken afspejler de holdninger og forventninger ledelsen og medarbejderne har til hinanden. Personalepolitikken betragter vi ikke som noget statisk, men som et område der hele tiden vil undergå forandringer i takt med selskabets hastige udvikling og de forandringer, der sker på arbejdsmarkedet generelt. I det følgende har vi samlet vores overordnede personalepolitik, som tager sit udgangspunkt i PensionDanmarks forretningsfilosofi og strategier. PensionDanmarks værdier og kultur Vores adfærd som medarbejdere tager i høj grad sit udgangspunkt i selskabets 5 værdier: Nytænkning Engagement Tryghed Åbenhed Professionalisme som skal fortælle vores omverden, hvordan vi ønsker at blive opfattet. Derudover er det vores holdning, at de samme værdier også skal have en intern vinkel. Vores medarbejdere vil løbende blive konfronteret med, hvordan vi i vores daglige arbejde skal agere, for at vi kan leve op til værdierne. Generelt Vores mål med personalepolitikken er, at vi i PensionDanmark ønsker at have tilfredse og motiverede medarbejdere, der oplever, at de har mulighed for at udvikle sig og være i et arbejdsmiljø, der gør at den enkelte har lyst til at gå på arbejde.
I forhold til vore ambitiøse mål om at være den førende leverandør af arbejdsmarkedspensioner og at være en udviklingsorienteret virksomhed stilles der store krav til vore medarbejderes engagement og arbejdsindsats. Rekruttering Som udgangspunkt går vi efter at ansætte den rigtige medarbejder til stillingen, som på alle områder passer til vores krav og forventninger. Udover de faglige kvalifikationer er det vigtigt for os, at ikke mindst de personlige egenskaber passer til vores medarbejderkultur. Ved nyansættelser respekterer vi alle ligestillingsforhold, både hvad angår alder, køn og etnisk og kulturel baggrund, men det vil i den sidste ende være den bedst egnede til stillingen, der tilbydes ansættelse. Vi vil tilstræbe, at vi udvikler vores medarbejdere, så vi kan foretage intern rekruttering til ledige stillinger. Men det er også vigtigt, at vi tilfører organisationen fornyelse, hvorfor der skal være en god balance mellem intern og ekstern rekruttering. Vores rekrutteringsproces tager sit udgangspunkt i en systematisk stillingsafklaring, som foregår i et tæt samarbejde mellem den rekrutteringsansvarlige og HR-funktionen. Vi lægger vægt på, at HR-funktionen i processen fungerer som den professionelle sparringspartner, men hvor de endelige beslutninger ligger hos den leder, der skal have ansat den nye medarbejder. Alle ledige stillinger opslås på vores intranet og vores hjemmeside www.pension.dk Vi lægger vægt på en optimal kommunikation med alle ansøgere, hvilket bl.a. betyder, at alle ansøgere får en skriftlig bekræftelse på deres henvendelse. For at sikre en så god rekruttering som muligt, anvender vi test i relevant omfang og vi har til brug herfor udarbejdet et sæt etiske regler, som i øvrigt også afspejler vores holdninger til kommunikation med ansøgerne. Vi anvender referencer, når vi skønner, at det kan optimere rekrutteringsprocessen, men det vil altid ske efter forudgående aftale med ansøgeren for at sikre den fornødne fortrolighed. Vi forlanger normalt ikke straffeattester, men der kan være særlige arbejdsområder, hvor det kan være påkrævet af hensyn til selskabets drift. Introduktion For alle nye medarbejdere udarbejdes der til den første arbejdsdag et introduktionsprogram, som skal sikre medarbejderen tryghed i den første tid i selskabet. Ikke mindst er den første dag i selskabet af afgørende betydning for det videre forløb og for hvordan medarbejderen oplever vores medarbejderkultur. Den ny medarbejder vil få tilknyttet en mentor, som typisk er en kollega i den afdeling, hvor man bliver ansat. Vi har udarbejdet en særlig guideline for den udvalgte mentor. Efter 2 1/2 måneds ansættelse gennemføres der en 3 måneders samtale mellem leder og medarbejder, hvor vi følger op på den første tid i selskabet for dermed at sikre, at der er overensstemmelse mellem vores og den ny medarbejders forventninger. Internt notat PensionDanmark 2
Vilkår Vores medarbejdere er ansat på individuelle vilkår i forhold til den stilling man bestrider. I vurderingen heraf indgår organisatorisk niveau, arbejdsopgavernes karakter og fagområde. Vores lønvilkår er baseret på lønrammer, men hvor den enkelte medarbejder kan præge sin aflønning i forhold til personlig indsats, herunder ved deltagelse i en bonusordning. Alle medarbejdere er omfattet af en pensionsordning, sundhedsforsikring og heltidsulykkesforsikring, samt en dækning ved visse kritiske sygdomme. Selskabet betaler hele bidraget til disse ordninger. Men medarbejderen kan efter egen beslutning supplere med eget bidrag til pensionsordningen. Derudover har vi for medarbejderne tilrettelagt et omfattende program for personalegoder, som bl.a. omfatter en personaleforening, der arrangerer en lang række sociale aktiviteter. PensionDanmark bidrager økonomisk og vi ser personalegoderne som et vigtigt element i den samlede ansættelsespakke. I forhold til de ansættelsesvilkår vi tilbyder vore medarbejdere, forventer vi på tilsvarende vis, at vore medarbejdere leverer en kvalificeret indsats og er parate og fleksible til at yde en ekstraordinær indsats, når situationen kræver det. Medarbejdere er ansat uden højeste arbejdstid. Receptionen er bemandet fra kl. 08.00-18.00. Vi har en samarbejdskultur, der indebærer, at medarbejderne som hovedregel udfører deres arbejde på arbejdspladsen. Det betyder, at vi ikke opererer med en egentlig hjemmearbejdspladsordning eller deltidsansættelse. Men vi har lavet en politik for, at der i særlige tilfælde og efter aftale med den nærmeste leder kan arbejdes hjemmefra. Gennem systematisk benchmark vil vi sikre, at vore ansættelsesvilkår er i overensstemmelse med markedet i forhold til den branche, vi befinder os i, samt i forhold til de uddannelsesretninger, vi har repræsenteret i vores organisation. Samarbejde og kommunikation Vi lægger vægt på, at der i det daglige foregår et uformelt samarbejde på tværs af alle afdelinger. Men for at sikre, at der også er et tæt samarbejde ledelse og medarbejdere imellem, har vi bl.a. etableret et samarbejdsudvalg, hvor der løbende tages emner op af selskabs- og personalemæssig karakter. Endvidere er der en formaliseret mødestruktur, som skal sikre at alle medarbejdere er velinformeret om selskabets udvikling, men hvor der også er lejlighed til at medinddrage medarbejderne i beslutningsprocessen. For at sikre en god kommunikation efterleves råd om, at vi vil informere andre, som vi gerne selv vil informeres. Vi vil hele tiden være opmærksomme på, hvem der er vores interessenter, og lade interessenterne selv sortere de informationer, der modtages. Hellere for meget end for lidt information. På vores intranet vil vi løbende placere informationer, der dels har betydning for medarbejderens mulighed for at indgå i et positivt samarbejde med andre medarbejdere, men også som kan danne baggrund for løsningen af arbejdsopgaverne. Internt notat PensionDanmark 3
Som et led i vores samarbejdsrelationer ser vi det som et væsentligt element, at vi socialt omgås hinanden på en positiv, åben og konstruktiv måde, med et præg af humor. Til at støtte op om det, arrangerer vi sociale sammenkomster som personalefester, julefrokost m.v. Arbejdsmiljø, sundhed og livsstil Det er af stor betydning, at vores medarbejdere føler sig godt tilpas, når de er på arbejdspladsen og at de i det hele taget kan fungere som hele mennesker. Dvs. vi vil medvirke til at medarbejderne kan opnå en god balance mellem arbejdsliv og privatliv. Som en helt naturlig ting har vi i overensstemmelse med arbejdsmiljøloven etableret et sikkerhedsudvalg, hvor vi sammen med medarbejderrepræsentanterne løbende behandler spørgsmål om det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Vi gennemfører arbejdspladsvurderinger hvert 3. år, som består af en ergonomisk del, hvor hver enkelt medarbejders arbejdsplads blive vurderet af en fysioterapeut. Af en psykisk del, hvor et spørgeskema om psykiske forhold indgår i personaleudviklingssamtalen. Og af en fysisk del, hvor arbejdsvilkårene i kontorfaciliteterne gennemgås systematisk. Vi har initiativer, der kan fremme den enkelte medarbejders sundhed, f.eks. i form af sund mad i kantinen og en frugtordning. Derudover giver vi tilskud til motions- og massagefaciliteter. Vi vil bestræbe os på at vore medarbejdere ikke bliver bragt i situationer, der kan medføre sygdom som følge af stress. Alle medarbejdere tilbydes at deltage i en helbredsundersøgelse hos et anerkendt lægetestcenter med faste frekvenser. Kompetenceudvikling I PensionDanmark er der sat ambitiøse mål for selskabets udvikling i de næste år. For at understøtte disse mål er det af afgørende betydning, at vi i vores organisation og dermed også hos medarbejderne har de fornødne kompetencer, både til at klare de løbende men også fremtidens opgaver og udfordringer. I det omfang vi finder det hensigtsmæssigt for virksomheden, vil vi i visse tilfælde tilføre nødvendige kompetencer ved at samarbejde med eksterne virksomheder eller konsulenter. For at sikre at de nødvendige kompetencer er til stede, vil vi hvert år gennemføre en styret og systematisk proces, der skal afdække eventuelle gabs mellem selskabets nuværende og fremtidige krav til medarbejderne og det aktuelle kvalifikationsniveau. Det er såvel PensionDanmarks som medarbejdernes ansvar at medvirke til kompetenceudviklingsprogrammets gennemførelse. PensionDanmark vil skabe rum og plads til, at den enkelte kan udvikle sine kompetencer og vi stiller de fornødne ressourcer til rådighed; men naturligvis vil kompetenceudviklingsaktiviteterne blive prioriteret og tilrettelagt i forhold til økonomi og øvrige aktiviteter i selskabet. Et væsentligt element i kompetenceudviklingen er gennemførelsen af en årlig personaleudviklingssamtale, hvor medarbejderen sammen med sin nærmeste overordnede kan gøre staus over samarbejdet og tale om fremtidens planer og udfordringer. Internt notat PensionDanmark 4
Selvom vores organisation er meget specialiseret, vil vi alligevel tilstræbe at skabe interne karriereforløb på tværs af organisationen, i takt med at organisationen vokser og i øvrigt udvikler sig. På baggrund af kompetenceudviklingsprocessen og personaleudviklingssamtalerne udformes der for hvert år et samlet uddannelses- og udviklingsprogram, som gennemføres ved afvikling af interne kurser, afdelingsseminarer, on-the-job training, deltagelse i eksterne kurser og teambuilding. Seniorpolitik Ældre medarbejdere betragter vi som et aktiv på linie med alle andre medarbejdere. Vi ønsker som hovedregel at medarbejderne kan blive i vores virksomhed til pensionering. Men det kræver et åbent og tillidsfuldt samarbejde mellem leder og medarbejder, idet vi som virksomhed på den ene side har det ansvar at sørge for at rammer og indhold i den enkeltes stilling løbende tilpasses og udvikles i takt med de krav der stilles til virksomheden og at medarbejderens kompetencer udvikles i overensstemmelse hermed. Til gengæld stiller vi også krav om, at medarbejderen indtil sin pensionering er villig og fleksibel til at deltage i kompetenceudviklingsaktiviteterne og de forandringer, der i øvrigt sker i virksomheden. Et vigtigt omdrejningspunkt i den forbindelse er personaleudviklingssamtalen, der i den sidste del af ansættelsesperioden vil indeholde nogle særlige elementer om seniorperioden, som skal drøftes chef og medarbejder imellem. Som supplement hertil tilbyder vi medarbejderen en 50-års rådgivningssamtale, deltagelse i et 3. alder seminar og individuel rådgivning umiddelbart forud for pensioneringen. Afvikling I PensionDanmark lægger vi meget vægt på at have stabile medarbejdere, hvilket også er ensbetydende med, at vi gerne ser, at medarbejderne er hos os i mange år. Men naturligvis kan et samarbejdsforhold afbrydes enten det nu er medarbejderen selv, der ønsker at søge nye udfordringer uden for PensionDanmark eller at vi som arbejdsgiver må konstatere, at der ikke længere er grundlag for at fortsætte samarbejdet. Afsked begrundet i manglende kvalifikationer må aldrig komme bag på medarbejderen. Forinden skal der være gennemført samtaler mellem leder og medarbejder, hvad der er galt og hvordan der kan rettes op på det. Men må vi alligevel afbryde ansættelsesforholdet, skal der forinden være givet en skriftlig advarsel. Men uanset årsagen ønsker vi altid, at samarbejdet slutter på en så positiv måde som overhovedet muligt, således at der senere hen, hvis begge parter måtte ønske det, kan indledes et fornyet samarbejde. Vi lægger meget vægt på at alle arbejdsretlige og juridiske forhold i forbindelse med afviklingsaftalen er korrekte og skriftligt aftalt. Af hensyn til udviklingen af vores personalepolitik gennemfører vi afskedssamtaler, som gennemføres af HR-funktionen, således at eventuelle uhensigtsmæssigheder i vores organisation løbende kan blive rettet til. Internt notat PensionDanmark 5
Tilfredshedsundersøgelser Da vi gerne ser, at vi udvikler vores personalepolitik i et tæt samarbejde med medarbejderne, gennemfører vi hvert andet år en medarbejdertilfredshedsundersøgelse ved hjælp af et spørgeskema. For at sikre fortroligheden har vi engageret et eksternt firma til at gennemføre analysen, således at vi kun modtager de samlede resultater i en rapport. Tilfredshedsundersøgelsens resultater præsenteres for Ledelsesgruppen og på afdelingsmøder. I undersøgelsen er der tilkendegivelser af, på hvilke områder der er behov for forbedringer. I samarbejde med medarbejderne udarbejdes der herefter indsatsplaner på både selskabs- og afdelingsniveau. Internt notat PensionDanmark 6