Borgerens Plan 2014-15 Forarbejde til udarbejdelse af projektplan til fremlæggelse i Marts 2015 Region Sjælland [Skriv firmaets adresse] [Skriv telefonnummeret] [Skriv faxnummeret]
Indhold Baggrund... Den bærende ide... Mål Borgernes Plan... Værdiskabelse... Delmål... Delmål 1 Borgerens Plan - medarbejder kig... 4 Delmål 2 Arbejdsproces & kultur... 4 Værdiskabelse... 4 Målgrupper... 4 Primær målgruppe... 4 Primær målgruppe 1 Fokusborgeren... 5 Primær målgruppe 2 Resurseborgeren... 5 Sekundær målgruppe... 5 Sporbeskrivelse... 5 Afgrænsning... 5 Spor 1 Borgerens plan... 5 Spor 2 Borgerens plan - medarbejder kig... 6 Spor Arbejdsprocesser & kultur... 6 Krav... 6 Forudsætninger... 6 Projektorganisering... 7 Roller... 7 Projektejer... 7 Styregruppe... 7 Gevinstejere... 8 Projektleder... 8 Advisoryboard... 8 Projektgrupper... 8 Medarbejderteams... 8 Borgerteams... 8 Overordnede krav... 9 Overordnede krav til løsningen Borgerens Plan... 9 1
Overordnede krav til løsningen Borgerens Plan - Medarbejder kig... 9 Overordnede krav til indsatsen organisationsudvikling... 10 Faseplan... 10 Risikostyring... 11 Juridisk... 11 Teknisk... 11 Organisatorisk... 11 Gevinstrealisering... 11 Tidsplan... 12 Ressourcer... 12 Budget... 1 Research... 14 Hvilke løsninger der enten løser hele problemet eller dele af problemet findes?... 14 Hvilke løsninger der enten løser hele problemet eller dele af problemet udvikles?... 14 Hvilke erfaringer er der fra afsluttede ikke succesfulde projekter der søgte at løse samme problem?... 14 2
Baggrund Dette projektoplæg tager afsæt i Sundhedsaftalen 2015-18 hvor der er fastsat 4 mål. Oplægget vedrører målet En borger Én plan. For at kunne opnå dette mål er der identificeret et behov for en målrettet indsats kaldet Borgerens plan. Indsatsen Borgerens plan er efter Sundhedsaftalens tilblivelse under udvikling til et egentligt projekt. Projektet forventes at indeholde tre spor, et organisatorisk spor, et digitalt spor fokuseret på borgeren og et digitalt spor fokuseret på medarbejderne. I det digitale spor udvikles et digitalt redskab der dels kan understøtte de fire aktører (kommuner, hospitaler og praktiserende læger) i at lave én fælles plan for én patient (En borger Én plan), dels at patienten og evt. dennes pårørende har adgang til denne plan (Borgerens Plan). Det digitale spor skal understøtte det organisatoriske spor, hvor det arbejdes med at danne arbejdsgange og kulturer der understøtter de fire aktører i at opnå målet om En borger Én plan. Den bærende ide Hvis der laves en målrettet indsats, hvor der dels gives medarbejderne hos de tre aktører; kommuner, sygehuse og almen praksis adgang til at se hvilke aftaler der er hos alle aktører, dels fokuseres på at udvikle værdiskabende arbejdsprocesser og kulturer, kan de opnå målet om at En borger Én plan. Når de tre aktører har opnået denne tilstand, gøres planen som er Borgerens Plan tilgængelig for borgerne i Region Sjælland. Borgeren vil igennem Borgerens plan opnå at have overblik over sit eget forløb, dette indebærer at borgeren ved hvornår og hvor denne har aftaler, hvordan der meldes afbud i tide, hvor akutte henvendelser skal ske (udenfor de planlagte aftaler) samt være klar over hvilke mål der fælles arbejdes hen imod. Projektet bliver på den måde en virkeliggørelse af to væsentlige trends indenfor den offentlige sektor, nemlig visionen om borgerinddragelse og det sammenhængende sundhedsvæsen. Projektet vil ikke alene kunne gøre disse to visioner til virkelighed i Region Sjælland, men være væsentlige bidrag. Det må således prioriteres at andre væsentlige indsatser igangsættes for at kunne virkeliggøre visionerne om borgerinddragende sammenhængende sundhedsvæsen. Mål Borgernes Plan I 2016 har alle borgere (over 15 år) i Region Sjælland adgang til den digitale løsning Borgerens plan. Her er det muligt for borgeren at se og få overblik over alle de aftaler, kontaktsteder og mål borgeren har med/hos praktiserende læger, kommunen/r, somatiske og psykiatriske sygehuse. Værdiskabelse - Gevinster Borgerens plan skaber følgende værdi for borgeren: Overblik Delmål I dec. 2015 har de tre aktører udviklet sig således at de kun har én plan for borgeren En borger Én plan. Denne proces understøttes dels igennem et spor hvor der fokuseres på organisationsudvikling dels
igennem et spor hvor der udvikles og implementeres en digital-løsning Borgerens plan medarbejder kig hvor de tre aktører kan se et samlet overblik over alle aftaler. Delmål 1 Borgerens Plan - medarbejder kig I dec. 2015 har medarbejderne i kommunerne, sygehuse og almen praksis adgang til en digital løsning (Borgerens Plan Medarbejder kig), der hjælper dem til at ændre adfærd så de opnår målet En borger - Én plan. Delmål 2 Arbejdsproces & kultur I 2015 har de tre aktører udviklet arbejdsprocesser og en stærk kultur, der gør at medarbejderne altid bidrager positivt til at der er En borger - Én plan. Værdiskabelse -Gevinster Borgerens plan medarbejder kig skaber følgende værdi for Regionen:? "Borgerens Plan - Medarbejder kig" Borgerens Plan Organisationsudvikling Målgrupper Projektet opererer med to målgrupper, en primærmålgruppe og en sekundær. Primær målgruppe Den primære målgruppe er borgerne i Region Sjælland. Disse borgere deles af hensyn til projektet i undergrupper. Det er en tænkt opdeling, da der i praksis dels vil være flere nuancer dels vil borgerne forventeligt bevæge sig mellem de to grupper over tid. 4
Primær målgruppe 1 Fokusborgeren Den primære målgruppe 1, benævnes Fokusborgeren. Det er den borger de tre aktører har brug for at fokusere ekstra på, fordi den type borger udfordrer sundhedsvæsenet i en særlig grad. Denne borger er kendetegnet ved: At have mange kontakter til sundhedsvæsenet At være kronisk syg eller multisyg Have få resurser til selv at bevare overblik og være opsøgende Have et netværk der ligeledes har få resurser til at støtte borgeren i kontakten til sundhedsvæsenet Det er denne borger den indledningsvist fokuseres på i dette projekt, idet kommunen, sygehuset og den praktiserende læge forventer at kunne skabe den største værdi igennem Borgerens Plan. Primær målgruppe 2 Resurseborgeren Den primære målgruppe 2 kaldes for Resurse borgeren. Det er den borger sundhedsvæsenet har lettere ved at samarbejde med, fordi borgerne selv har overblik over deres mange forløb og de selv er aktive i forløbene. De er således kendetegnet ved: At have færre eller flere velfungerende kontakter til sundhedsvæsenet Have færre sygdomme eller høj compliance på trods af kronisk sygdom/ multisyge Har gode resurser og formår selv at bevare overblik og handle aktivt/ pro-aktivt i eget forløb Har et netværk der støtter dem i deres forløb ved behov Denne gruppe vil forventeligt også kunne opnå betydelig værdi igennem projektet, om end det vil være en værdi der fokuseres på sekundært. Sekundær målgruppe Projektets sekundære målgruppe er ledere og medarbejdere i kommuner, sygehuse og i almen praksis. De er væsentlige i projektet fordi de sammen med den digitale løsning er dem der skal realisere projektet i virkeligheden. Det er altså en afgørende gruppe at indgå samarbejde med for at projektet opnår succes. Sporbeskrivelse I det følgende beskrives de overordnede spor for projektet. Afgrænsning Spredning af løsning til andre regioner ligger udenfor dette projekt. Dog vil der blive udarbejdet lærings-log undervejs på såvel proces som resultatniveau. Det vil sige at der efter projektet vil kunne videregives læring til andre der ønsker denne viden. Spor 1 Borgerens plan I dette spor løses udfordringen med at give borgeren et digitalt værktøj som skaber den ønskede værdi. Det forventes at der skal udvikles eller indkøbes en digital løsning. Sporet indeholder aktiviteter fra hele innovationskæden, lige fra udfordringen er identificeret til der er skabt den ønskede værdi. Det vil sige fra konkretisering af udfordring, til idegenerering, udvikling, prototyping, test og implementering. 5
Sporet vil indledningsvist systematisk indsamle og analysere den viden der forventeligt er såvel internt som eksternt i regionen. Herefter vil planen blive konkretiseret. Spor 2 Borgerens plan - medarbejder kig I dette spor løses udfordringen med at give medarbejderen et digitalt værktøj som skaber den ønskede værdi. Det forventes at der skal udvikles eller indkøbes en digital løsning. Sporet indeholder aktiviteter fra hele innovationskæden, Lige fra udfordringen er identificeret til der er skabt den ønskede værdi. Det vil sige fra konkretisering af udfordring, til idegenerering, udvikling, prototyping, test og implementering. Sporet vil indledningsvist systematisk indsamle og analysere den viden der forventeligt er såvel internt som eksternt i regionen. Herefter vil planen blive konkretiseret. Spor Arbejdsprocesser & kultur I dette spor løses udfordringen med at iværksætte et antal organisatoriske indsatser af kommunen, sygehuset og almen praksis der sammen med den digitale løsning skaber den ønskede værdi. Det forventes at der skal udvikles eller indkøbes en digital løsning. Sporet indeholder aktiviteter fra hele innovationskæden, Lige fra udfordringen er identificeret til der er skabt den ønskede værdi. Det vil sige fra konkretisering af udfordring, til idegenerering, udvikling, prototyping, test og implementering. Sporet vil indledningsvist systematisk indsamle og analysere den viden der forventeligt er såvel internt som eksternt i regionen. Herefter vil planen blive konkretiseret. Krav De problemstillinger projektet adresserer vurderes at være så væsentlige for borgere og de tre aktører, at der ønskes en hurtig og tilstrækkelig løsning fra politisk side. Det ønskes således at der efter 1 år er opnået effekt af spor 2- (udviklet og implementeret Borgerens plan medarbejder kig samt iværksat relevante organisatoriske indsatser). Efter 2 år er Borgerens plan tilgængelig hos alle borgerne. Forudsætninger & afhængigheder Kompleksitet Juridiske problemstillinger, Modenhed i teknologi Datatilgængelighed Økonomi Tilgængelighed af relevant personale Ledelsesopbakning Stærk projektorganisation 6
Projektorganisering For at imødekomme kravet til hurtig eksekvering, derunder opnåelse af mål og håndtering af risici, organiseres projektet med fokus på at have en tilpas balancegang mellem at være agil og have den netop tilstrækkelige ledelsesopbakning igennem det mere traditionelle tungere bureaukratiske hierarki. Projektejer Region Sjælland Styregruppe (Formand projektejer) Advisory Board Projektleder Projektgruppe Borgerpanel Roller Projektejer Rolle: Sikrer at projektet skaber værdi for organisationen som helhed Godkender projektbeskrivelsen og evt. ændringer undervejs samt definerer hvilke tolerancer der er før rapportering er påkrævet Bidrager med resurser til projektet Er formand for styregruppen Agerer som ambassadør for projektet i organisationen Er sparringspartner for projektlederen under hele projektet Bemandet af: Styregruppe Sikrer resurser til projektet i det daglige Træffer overordnede beslutninger om projektet og ændringer ift. Projektbeskrivelsen Bidrager med forankring og koordinering på tværs af organisationen Følger op på fremdriften i projektet Består af: Formand: Projektejer Medlemmer: Gevinstejere 7
Gevinstejere Igennem projektet indledende fase fastlægges det hvilke gevinster/ værdi projektet skal skabe og hvem der er ejere af disse gevinster. Derefter vil der blive udvalgt gevinstejere som vil få en plads i styregruppen og på den måde sikres at gevinsterne vil blive realiseret. Det vil sige at der allerede ved projektets start iværksættes en struktur der gør at når projektet slutter så griber de ansvarlige gevinstejere projektet og realiserer gevinsterne i driften til hverdag. Projektleder Rolle: Har ansvar for at leverancer og succeskriterier realiseres Leder projektet gennem alle faser og overleverer til drift Leder projektgruppen Har løbende kontakt til projektejer og rapporterer til styregruppe Håndterer interessenter i det daglige Synliggør projektet og taler dets sag Bemandet af: Annika Frederiksen Advisoryboard Rolle: At rådgive og bringe ekspertviden ind i projektet, så der bygges videre på eksisterende faglig viden og praktiske erfaringer Bemandet af: Interne og eksterne eksperter indenfor it, agil projektledelse, organisationsudvikling. Projektgruppe Rolle: Være udførende projektmedarbejdere Medarbejderteams Rolle: At kvalificere udfordring og udvikle samt teste og implementere løsning Bemandet af: Medarbejdere fra kommune, praktiserende læger, psykiatrisk og somatisk sygehus. Panel af faste medarbejdere og ad hoc inddragelse. Borgerteams Rolle: At kvalificere udfordring og udvikle samt teste og implementere løsning Bemandet af: Fokusborgere fra kommune, praktiserende læger, psykiatrisk og somatisk sygehus. Panel af faste borgere og ad hoc inddragelse. 8
Overordnede krav Mere Nr. Navn Beskrivelse Forventet værdiskabelse 1 Medcom standarder 2 Sundhedsplatformen Region Sjællands kommunikationsstrategi 4 Datasikkerhed generelt 5 Anden relevant lovgivning 6 Tidshorisont 7 8 9 10 Overordnede krav til løsningen Borgerens Plan Nr. Navn Beskrivelse Forventet værdiskabelse 1 Én plan for kommuner, sygehuse og almen praksis 2 Alle aftaler Alle kontakter 4 Fælles mål 5 Dele med pårørende 6 Kender til de tre aktører 7 Opdateret plan 8 Følger borgeren 9 Adgang til alle (Reg. Sj.) 10 Tidskrav 1 år Overordnede krav til løsningen Borgerens Plan - Medarbejder kig Nr. Navn Beskrivelse Forventet værdiskabelse 1 Én fælles plan 2 Pro-aktive Adgang for relevante medarbejdere 9
4 Skal skabe synergi mellem medarbejdere & forløbsbeskrivelser 5 Altid opdateret plan 6 Lettilgængeligt koordinerings værktøj 7 Overordnede krav til indsatsen organisationsudvikling Nr. Navn Beskrivelse Forventet værdiskabelse 1 2 4 5 6 7 Faseplan Evt. fra Visio 10
Risikostyring Identificer hvilke risici der er for at projektet ikke kan gennemføres Juridisk Er der nogle eksisterende juridiske forhold der kan true projektet så det ikke kan gennemføres? Samtykke til deling af data Nr. Dato Navn Beskrivelse 1 Patientsamtykke Patienterne skal give samtykke til at deres data fra de tre sektorer nu deles imellem kommuner, sygehuse og almen praksis. Er det muligt? Hvordan? Kan det forsinke/ fordyre projektet? 2 Udvalgt datadeling Er der behov/ krav til at borgerne kan vælge hvem af de tre sektorer der kan se hvilke kontakter? Teknisk Kan det lade sig gøre rent teknisk af få lavet de to løsninger? Hvad er der af problemer undervejs? Hvad vil det kræve? Nr. Dato Navn Beskrivelse 1 Integration Borgerens plan skal kunne trække data fra eksisterende og nye it systemer. Kan det lade sig gøre? 2 Praktiserende lægers it-systemer Har de praktiserende læger nogle itsystemer der gør det svært/ umuligt at samle data om bookinger? Organisatorisk Hvor stor er risikoen for at organisationerne vil modsætte sig? Vil en/ flere af de 4 partnere ikke deltage? Nr. Dato Navn Beskrivelse 1 Praktiserende lægers vilje til at dele data 2 Vil de praktiserende læger dele deres data? Eller vil de se det som et svigt af fortroligheden til deres patienter og modsætte sig? Gevinstrealisering Hvor stor er risikoen for at gevinstrealiseringen ikke kan realiseres eller kan måles? Nr. Dato Navn Beskrivelse 1 11
2 Tidsplan Hvor stor er risikoen for at projektet bliver forsinket? Nr. Dato Navn Beskrivelse 1 Politisk pres Kan det politiske system acceptere at der først er en løsning for patienterne om 1-2 år? 2 Sundhedsplatformen Er det et problem at sundhedsplatformen i 2017 vil løse en del af problemet? Ressourcer Hvor stor er risikoen for at der ikke kan tildeles de rette ressourcer på det rette tidspunkt? Nr. Dato Navn Beskrivelse 1 2 12
Budget Beregnet som -punkts estimat (formel ind her). Emne -punkts estimat Bedste-Realistiske-Værste Administrative grupper Projektejer Styregruppe Advisoryboard Projektleder Projektmedarbejdere Kommunikation Desk researcher User researchere UX-Designer Implementeringskonsulenter Sundhedsjurist Sundhedsøkonom Udvikling/ Indkøb af It-løsning (software) It-medarbejdere Indkøb/ udvikling af løsning Frikøb klinikere Psykiatrisk sygehus Somatiske sygehus Praktiserende læger Kommuner Diverse Materialer Rejseudgifter Eksterne konsulenter Eksterne lokaler Konference Timepris (også tid for kørsel) Og kørselspenge 1
Research Hvilke løsninger der enten løser hele problemet eller dele af problemet findes? Søg National Sundheds-it Danske Regioner MedCom Region Syd Region midt Region Nord Region Hovedstaden Hvilke løsninger der enten løser hele problemet eller dele af problemet udvikles? Sundhedsplatformen Hvilke erfaringer er der fra afsluttede ikke succesfulde projekter der søgte at løse samme problem? Fælles kroniker data 14