Teamsamarbejde og Teamudvikling VEJE TIL TRIVSEL FRA MÅLING TIL HANDLING

Teamsamarbejde og Teamudvikling VEJE TIL TRIVSEL FRA MÅLING TIL HANDLING

2 Teamsamarbejde og Teamudvikling Veje til Trivsel fra måling til handling SORAS 2012 & Jakob Freil 2012 Teksten i hæftet kan frit citeres med tydelig kildehenvisning i henhold til Lov om Ophavsret Projektet er støttet af KL og KTO 2012 Idéudviklere Charlotte Birkmose, Daglig leder i SORAS Tina Nørgaard Brødholt, SORAS Daniel Baun Haagensen, SORAS Susanne Dalmer, SORAS Proceskonsulent Jakob Freil, Psykologgruppen AROS Cand. Psych med speciale i teamudvikling, udvikling af pædagogiske og sportslige miljøer og præstationsoptimering gennem teamsamarbejde Jakob Freil, www.psykaros.dk Tekst og Layout Susanne Dalmer Tryk NemPrint.dk

3 3 Indholdsfortegnelse Hvad får du viden om i hæftet... 4 Hvorfor arbejde med trivsel i faglige teams... 5 Trivsel i teamsamarbejde trin for trin... 6 Rammesætning... 7 Individuelle spørgeskemaer om teamforhold... 9 Dialogbaserede trivselsmålinger... 11 Temadag med fokus på teamudvikling, trivsel og effektivitet i teamsamarbejde... 12 Udarbejdelse af teamhandleplaner... 13 Valg af indsatsområder... 14 Hvad så nu?... 15

4 Hvad får du viden om i hæftet? Hvordan kommer man fra trivselsmåling til handling? Hæftet giver nogle bud på, hvordan man kan arbejde med trivsel og dialogbaserede trivselsmålinger i teams med fokus på vejen fra måling til handling. SORAS gennemførte i foråret 2012 et trivselsprojekt med fokus på trivsel i teamsamarbejde. Hæftet er udarbejdet på baggrund af erfaringerne fra projektet og er tænkt som inspiration til andre, der ønsker at arbejde med trivsel i teamsamarbejde. KL og KTO udloddede i efteråret 2011 økonomisk støtte til kommunale indsatser, som har fokus på vejen fra trivselsmåling til handling. SORAS trivselsindsats blev valgt sammen med 11 andre kommunale trivselsindsatser fordelt over hele landet. Vi har udviklet en række redskaber til trivselsindsatsen, som præsenteres i hæftet: En metode til gennemførelse af dialogbaserede trivselsmålinger i teams Uddrag af et spørgeskema, som giver en status på, hvordan de enkelte teams arbejder En skabelon til en temadag med fokus på teamudvikling, trivsel og effektivitet i teamsamarbejde En skabelon til handleplaner og eksempler på indsatsområder, der arbejdes med i SORAS

5 5 Hvorfor arbejde med trivsel i faglige teams? Når arbejdsopgaver bliver et fælles ansvar Teamsamarbejde vinder i stigende grad indpas som arbejdsform i det socialpædagogiske arbejde i kommunerne, og SORAS har inden for de seneste år valgt at anvende arbejdsformen i organiseringen af det daglige arbejde. At arbejde i faglige teams i SORAS betyder, at teamets arbejdsopgaver bliver et fælles ansvar. Der skabes optimale betingelser for faglig sparring og vidensdeling, og der bliver mulighed for at opnå en fælles koordineret målsætning og faglig tilgang til kerneydelsen, som består af individuel støtte og rådgivning i borgernes eget hjem. Teamsamarbejdet i SORAS er således med til at skabe en fælles koordineret faglighed omkring en ydelse, som tidligere primært har været baseret på individuelle relationer mellem borger og medarbejder. Godt teamsamarbejde øger trivslen Trivselsindsatsen er bygget op omkring en tese om, at velfungerende teams er en væsentlig forudsætning for at sikre trivslen på moderne arbejdspladser. At et team er velfungerende kan dog langt fra altid tages for givet. Det er derfor relevant at sætte fokus på teamudvikling, trivsel og effektivitet i teamsamarbejde, hvis teamsamarbejde som arbejdsform i SORAS skal være befordrende for det pædagogiske arbejde og ikke mindst for den generelle medarbejdertrivsel. Fakta om SORAS SORAS har eksisteret siden 1999 og er et støtte- og rådgivningscenter for voksne med Autisme Spektrum Forstyrrelser Kerneydelsen består af individuel støtte og rådgivning i borgernes eget hjem og samværstilbud fire hverdagsaftener om ugen SORAS består af en daglig leder, 19 socialpædagoger, 3 socialrådgivere og en administrativ medarbejder Der er etableret fire faglige teams i SORAS SORAS har siden efteråret 2011 været en del af Center for Voksne med Autisme og ADHD under Aarhus Kommunes Socialforvaltning

6 Trivsel i teamsamarbejde trin for trin Den samlede indsats blev gennemført i 5 trin, hvor hvert trin repræsenterer et vigtigt skridt på vejen fra måling til handling. Indsatsen blev udviklet og gennemført i et samarbejde mellem et trivselsudvalg i SORAS og psykolog Jakob Freil, der som proceskonsulent havde det overordnede ansvar for det teamfaglige indhold, herunder udarbejdelse af spørgeskema og de dialogbaserede interviewspørgsmål. Trin... Hvad skal der ske? Hvem gør hvad? Trin 1 Rammesætning Rammer aftales for de dialogbaserede målinger og spørgeskemaet Aftalen indgås på et møde mellem trivselsudvalget og konsulenten Trin 2 Individuel spørgeskemaundersøgelse Spørgeskemaer besvares som indledning til de dialogbaserede trivselsmålinger Introduceres af konsulenten og besvares individuelt af de enkelte teammedlemmer Trin 3 Dialogbaserede trivselsmålinger Gennemføres som interviewsessioner i de enkelte teams. Der udpeges en række fokusområder i hvert team Gennemføres af konsulenten. Der afsættes ca. 2 timer Trin 4 Temadag Temadag med fokus på teamudvikling, trivsel og effektivitet i teamsamarbejde Gennemføres som dagsarrangement af konsulenten og ledelsen. Alle teams deltager Trin 5 Handleplaner Der udarbejdes handleplaner, hvor 2 indsatsområder prioriteres Udarbejdes af de enkelte teams

7 7 Rammesætning Der findes en lang række metoder og redskaber til måling af medarbejdertrivsel. I processen omkring udformningen af trivselsindsatsen blev styrker og svagheder ved forskellige målemetoder derfor nøje kortlagt og drøftet. Selve indsatsen blev udviklet med udgangspunkt i en præmis om, at de enkelte teams skulle føle medejerskab og medansvar for trivselsindsatsen. Vi valgte derfor den dialogbaserede målemetode, i form af gruppeinterviews, ud fra en forventning om, at denne metode ville skabe de bedste betingelser for, at de enkelte teams selv kunne definere de områder, de ville måles på. De dialogbaserede trivselsmålinger blev suppleret med et individuelt spørgeskema, som havde til formål dels at give en status på, hvordan de enkelte teams arbejder, dels at skærpe teammedlemmernes refleksion over teamsamarbejdet forud for interviewene. På næste side præsenteres de fem overordnede temaer, der dannede ramme om de dialogbaserede trivselsmålinger og spørgeskemaundersøgelsen. Spørgeskemaundersøgelsen må ikke forveksles med en trivselsmåling Trivselsudvalget bestod af den daglige leder og tre medarbejdere, herunder SORAS MED og AMU repræsentanter... Valg af overordnede temaer for de dialogbaserede målinger og spørgeskemaundersøgelsen Rammerne omkring de dialogbaserede målinger og spørgeskemaundersøgelsen blev udviklet i et samarbejde mellem trivselsudvalget i SORAS og den eksterne konsulent. Trivselsudvalget bestod af den daglige leder og tre medarbejdere, herunder SORAS MED og AMU repræsentanter, således at indsatsen tænkes sammen med allerede eksisterende trivselsindsatser i organisationen. Ved udformningen af rammerne blev der lagt vægt på hvilke forhold, der ifølge teamforskning og konsulentens erfaringer med teamudvikling kan have betydning for et velfungerende teamsamarbejde. Disse forhold fungerede som overordnede temaer og definerede interviewstrukturen.

8 Mål Er der klare mål for teamsamarbejdet Kender vi hinandens forventninger til samarbejdet Afklaring af arbejdspladsens og teamets mål med samarbejdet Roller Klar opgave- og rollefordeling Bruger vi vores faglighed og kompetencer Rammer Møder mødekultur, organisering og indhold Værdier og normer Forholdet mellem intern og ekstern ledelse Kommunikation Kommunikerer vi anerkendende og åbent Deler vi vores viden Konflikthåndtering Evaluering Referat af teammøder Evaluerer vi vores arbejde Handleplaner

9 9 Individuelle spørgeskemaer om teamforhold Selvom selve trivselsmålingen blev gennemført som dialogbaserede interviews, valgte vi at supplere målingen med en individuel spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaundersøgelsen var ikke tænkt som en trivselsmåling, men havde til formål dels at give et billede af, hvordan der bliver arbejdet i de enkelte teams, dels at skærpe og nuancere teammedlemmernes refleksioner over teamets aktuelle funktion forud for interviewene. Spørgeskemaet blev indholdsmæssigt udformet i overensstemmelse med de fem overordnede temaer; Mål, Roller, Rammer, Kommunikation og Evaluering. Spørgeskemaet blev besvaret individuelt, og der blev givet point fra 1-5 afhængigt af, hvor enig teammedlemmet var i de enkelte udsagn. Hvad kan resultaterne bruges til? Resultaterne fra spørgeskemaet siger ikke noget om trivslen i teamet. De giver heller ikke noget bud på, hvilke forhold, der har betydning for den enkeltes trivsel i teamet. Resultaterne giver alene et billede af, hvordan teamet arbejder med de forskellige forhold, der spørges til. De individuelle spørgeskemaer påtænkes besvaret igen efter et halvt år. Dette kan være med til at give et billede af, om der kvantitativt kan spores en ændring af teammedlemmernes vurdering af teamets arbejde og funktion. Derudover kan det være med til at styrke teammedlemmernes læringsproces og Se uddrag af spørgeskemaet på side 10 opmærksomhed på trivsel, udvikling og effektivitet i teamet.

10

11 11 Dialogbaserede trivselsmålinger De dialogbaserede trivselsmålinger blev udformet som interviewsessioner, hvor de enkelte teams blev interviewet omkring trivsel og teamsamarbejde. Formålet var at bevidstgøre teammedlemmerne om teamets funktion og trivsel samt identificere ressourcer, udfordringer og fokusområder. Dialogen i sig selv viste sig at være et virkemiddel til at skabe fokus på teamudvikling og trivsel i teamsamarbejde. Der blev afsat 2 timer pr. team, hvor konsulenten interviewede teamet med udgangspunkt i en semistruktureret interviewguide. Interviewguiden var igen udformet i overensstemmelse med de fem overordnede temaer; Mål, Roller, Rammer, Kommunikation og Evaluering. Dialogen i sig selv viste sig at være et virkemiddel til at skabe fokus på teamudvikling og trivsel i teamsamarbejde. Valg af fokusområder På baggrund af interviewene, udvalgte de enkelte teams i samarbejde med konsulenten nogle fokusområder, som skulle bringes med videre i den efterfølgende proces. Hensigten var at temadagen skulle planlægges med udgangspunkt i disse fokusområder.

12 Temadag med fokus på teamudvikling, trivsel og effektivitet i teamsamarbejde Rammerne for temadagen blev udviklet i et samarbejde mellem trivselsudvalget og konsulenten. Udgangspunktet for rammesætningen var de fokusområder, der blev valgt under de dialogbaserede interviewmålinger. Temadagen blev gennemført som et heldagsarrangement, der vekslede mellem oplæg fra konsulenten og ledelsen, gruppeøvelser og diskussioner i plenum. Nedenfor illustreres de overordnede temaer og aktiviteter, der dannede grundlag for temadagen. Tendenser i trivselsmålingen Hvad viste spørgeskemaerne Hvad viste de dialogbaserede målinger Input fra konsulenten Rammesætning fra ledelsen i SORAS Formål med teamsamarbejde i SORAS Rammerne for teamsamarbejde Forholdet mellem selvledelse i teams og daglig ledelse i SORAS Hvorfor arbejde med tydelige Mål, Roller og Rammer i teams Redskaber til anerkendende Kommunikation i teams Metoder til Evaluering af teamsamarbejdet Gruppearbejde i og på tværs af teams Prioritering af indsatsområder Udarbejdelse af teamhandleplaner Hvad er målet og opgaven i jeres teamsamarbejde Hvilke roller og kompetencer har I hver især i teamet

13 13 Udarbejdelse af teamhandleplaner Ved temadagens afslutning afsættes tid til, at de enkelte teams prioriterer 2 indsatsområder, som skal danne udgangspunkt for teamets udvikling og trivselsarbejde i fremtiden. Der aftales mål og periode samt en metode for arbejdet med målene. Derudover blev de enkelte teams bedt om at gøre sig nogle overvejelser omkring, hvordan det ser ud, når indsatsen har været en succes. Statusfeltet i figuren skal anvendes ved opfølgningen af mål og metode, når den aftalte periode er slut. INDSATSOMRÅDE 1: Mål og periode Metode Succeskriterier Status Hvad ønsker vi at opnå med indsatsen? Hvornår gennemføres indsatsen? Hvad gør vi? Hvordan gør vi det? Hvordan ser det ud, når indsatsen har været en succes? Hvad er status på indsatsen ved periodens udgang? INDSATSOMRÅDE 1: INDSATSOMRÅDE 2: Mål og periode Metode Succeskriterier Status Hvad ønsker vi at opnå med indsatsen? Hvornår gennemføres indsatsen? Hvad gør vi? Hvordan gør vi det? Hvordan ser det ud, når indsatsen har været en succes? Hvad er status på indsatsen ved periodens udgang?

14 Valg af indsatsområder Nedenfor præsenteres en række af de indsatsområder, der blev prioriteret i de enkelte teams i SORAS på baggrund af trivselsindsatsen. Flere af indsatsområderne har vist sig at gå igen på tværs af de enkelte teams. Indsatsområderne kan ses som inspiration til, hvordan der kan arbejdes med teamudvikling, effektivitet og trivsel i teamsamarbejde på baggrund af den i hæftet beskrevne indsats. Indsatsområder Udarbejdelse af en fælles målsætning for teamsamarbejde Tydelighed i forhold til rammer for teamsamarbejde med særligt fokus på mødestruktur Tydelighed i forhold til teamroller; Hvordan tydeliggør og bruger vi hinandens spidskompetencer i teamet Større bevidsthed omkring anerkendende kommunikation og konflikthåndtering Udvikling af strategier til håndtering af beslutningsprocesser i teamet

15 15 Hvad så nu? Trivselsindsatsen har på mange måder været særdeles befordrende for udviklingen af effektive og velfungerende teams i SORAS. Processen omkring udviklingen af konceptet og gennemførelsen af de enkelte indsatser har sikret medejerskab og medansvar for arbejdet med trivsel, effektivitet og udvikling i teams. Indsatsen har skabt øget viden om faktorer, der har betydning for et velfungerende teamsamarbejde, og der er blevet skabt tydelighed omkring rammer og mål for teamsamarbejde i SORAS. Endelig har teammedlemmerne fået skærpet opmærksomheden på og refleksionen over teamets arbejde og funktion. Som et forsøg på at vedligeholde den gode proces og sikre opfølgningen af indsatsen, blev nedenstående fremadrettede initiativer aftalt. Evaluering og opfølgning på dagsordenen Teamhandleplanerne danner grundlag for, at der laves tydelige aftaler for indsatsen, og at der løbende følges op og evalueres på indsatsområderne på de ugentlige teammøder. I SORAS afholder vi desuden månedlige personalemøder, hvor alle teams samles på tværs. Det er planen, at evaluering af trivselsarbejdet løbende skal dagsordensættes, hvor de enkelte teams kan præsentere deres indsatser for hinanden. Opsamlingsdag i nye rammer Efter et halvt år arrangeres en fælles opsamlingsdag, som skal foregå i andre fysiske rammer end i SORAS. Proceskonsulenten inviteres igen med henblik på at samle op på, hvordan det er gået med indsatserne i de enkelte teams. I denne forbindelse gennemføres den individuelle spørgeskemaundersøgelse igen. Trivselsudvalget i SORAS Trivselsudvalget, som blev nedsat i forbindelse med projektet, bevares efter projektets afslutning og fortsætter med at udvikle nye initiativer med fokus på medarbejdertrivsel. Det har vist positiv effekt at inddrage medarbejdere i udviklingen og gennemførelsen af trivselsindsatser, da dette er med til at give større medejerskab i personalegruppen. Samtidig har det været givtigt at have AMU og MED repræsentanter i udvalget, da indsatsen således tænkes sammen med eksisterende indsatser for trivsel og arbejdsmiljø i organisationen.

For yderligere information kontaktes SORAS Toldbodgade 5, 4. Sal 8000 Aarhus C Telefon 87132600 E-mail cbir@aarhus.dk Center for Voksne med Autisme og ADHD Webadresse www.aarhus.dk/cvaa Jakob Freil Banegårdspladsen 20, 1. Sal 8000 Aarhus C Telefon 51504802 E-mail freil@psykaros.dk Psykologgruppen AROS Webadresse www.psykaros.dk