Information om den nye opgavepakke samt indsamling af selvbetjeningsdata Fortsat behov for indsamling af KOMHEN data i 2016 Den kommunale sektor har ved efterårets KOMHEN tælleuge indfriet målet om 80% digital selvbetjening ved udgangen af 2015 for de obligatoriske områder i bølgeplan. Det betyder, at behovet for løbende indsamling af data om status på bølgeplan 1,2 og 3 er ændret i forhold til KL s interessevaretagelse over for Digitaliseringsstyrelsen. Konkret betyder, at den obligatoriske opgavepakke nu er ændret til, at kommunerne kun skal indsamle data for bølgeplan 4 samt udvalgte opgaver, hvor der forsat er behov for mere viden om borgernes henvendelsesmønstre. Side 1 af 10 Ændret opgavepakke for forårets KOMHEN tælleuger KL har forud for forårets tælleuger defineret en obligatorisk opgavepakke. Denne opgavepakke er nu opdateret og består af otte obligatoriske kommunale opgaver samt 18 frivillige kommunale opgaver fra bølgeplanen. De otte obligatoriske opgaver i KOMHEN forår 2016 er: Bølge 2 23.01.00 Vielse/partnerskab Bølge 2 27.60.04 Kropsbårne hjælpemidler Bølge 3 02.34.02 Byggetilladelse Bølge 3 02.34.04 Anmeldelse om byggearbejde Bølge 3 05.12.00 Opgravning, ledningsarbejder mv. Bølge 3 05.14.00 Serviceydelser på vej- og trafikområdet (Særlig råden over vej) Bølge 4 32.03.12 Personligt tillæg og helbredstillæg Bølge 4 32.30.04 Sygedagpenge - Indberetning af oplysninger i forb. med udbetaling af sygedagpenge Du kan downloade den ny opgavepakke her http:///fagomrader/administration-og-digitalisering/e2015/kom- HEN/Opgavepakke/ Selvom mængden af obligatoriske opgaver er reduceret ved denne tælleuge, anbefaler KL at kommunerne forsætter det gode arbejde med indsamling af data med henblik på løbende kalibrering af lokale kanal- og servicestrategier samt løbende optimering af egen portefølje af digitale selvbetjeningsløsninger.
KL s indsamling af selvbetjenings data til forårets tælleuger KL vil i forårets tælleuge forsat bistå kommunerne med indhentning af selvbetjeningsdata fra leverandører på samtlige bølge 1,2,3 og 4 løsninger. Det gælder både de obligatoriske opgaver og de frivillige opgaver. Nedenfor er en liste over de selvbetjeningsløsninger som KL indhenter data for: Det gule sundhedskort (CSC) Flytning (CSC) Skift læge og sygesikringsgruppe (CSC) Det blå EU-sygesikringskort Anmeld flytning (CSC) Navne og adressebskyttelse (CSC) Logiværtserklæring (Validering af registrerede bopælsoplysninger) (CSC) Udrejse (CSC) Folkeregistrering / Bopælsattest (CSC) Optagelse i SFO (KMD) Skoleindskrivning (KMD) Optagelse i dagtilbud (KMD) Udlån af lokaler og ejendomme (KMD) Lån til betaling af ejendomsskatter (KMD) Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning mm. (KMD) Kropsbårne hjælpemidler (KMD) Tilskud til dagtilbud og forældrenes egenbetaling (KMD) Ansøgning om lån til beboerindskud (KMD) Udlån og leje af lokaler (KMD) Personligt tillæg og helbredstillæg (KMD) Byg og Miljø (KOMBIT) Affald fra virksomheder, offentlige og private institutioner (Obricon) Affald fra husholdninger, indsamlingsordninger (Obricon) Affald fra virksomheder, offentlige og private institutioner (SWECO) Affald fra husholdninger, indsamlingsordninger (SWECO) Rottebekæmpelse / Anmeldelse af rotter (SWECO) Sygedagpenge (NemRefusion) Fleksjob (NemRefusion) Ansættelse med løntilskud (NemRefusion) Alle virksomhedsrettede kommunale selvbetjenigsløsninger omfattet af obligatorisk digital selvbetjening (råden over vej, gravetilladelser m.fl. ), der ligger på Virk.dk Dafolo: Alle selvbetjeningsløsninger omfattet af lov om obligatorisk digital selvbetjening EG Kommuneinformation: Alle selvbetjeningsløsninger omfattet af lov om obligatorisk digital selvbetjening Side 2 af 10 Øvrige data fra andre løsninger skal den enkelte kommune selv fremskaffe.
Vejledning til kommunernes indsamling af selvbetjeningsdata KL bringer her en vejledning som inspiration til, hvordan kommunen kan tilvejebringe de relevante tal. Systemerne er forskellige fra kommune til kommune. Derfor opfordrer KL kommunerne til at dele viden om dette på Dialogportalen. Hvordan skal kommunerne registrere selvbetjening? KL skaffer de ovenfor nævnte data. De øvrige data kan kommunen fremskaffe på tre måder: Side 3 af 10 1. Find statistikken ved at kigge i et statistikmodul, fx i et fagsystem 2. Tjek om data fra tællerscriptet er korrekt hvis ja, så brug data 3. Medarbejderne registrer selvbetjening manuelt i TraceTool Bagerst i denne vejledning kan du se, hvordan du indmelder data.
1) Find statistikken ved at kigge i et statistikmodul, fx i et fagsystem Langt de fleste selvbetjeningsløsninger bliver leveret enten med et indbygget statistik-system. Alternativt også er det ofte muligt at se i et fagsystem, ad hvilken kanal en ansøgning eller anmeldelse er blevet indsendt til kommunen. Opgaven handler derfor i høj grad om at finde frem til de medarbejdere, som har adgang til statistikkerne. Nedenfor følger en række eksempler på, hvordan det er muligt at finde frem til antallet af indsendte ansøgninger/anmeldelser. Blanketleverandør Dafolo Borgeronline De fleste kommuner har en blanketleverandør, altså en suite af blanketter, der bliver stillet til rådighed for borgerne på borger.dk og kommunens hjemmeside. Disse blanketter udgør i mange tilfælde en del af den selvbetjening, som kommunen stiller til rådighed i forhold til bølgeplanen for obligatorisk selvbetjening. Én af de store spiller på markedet er Dafolo med løsningen Borgeronline. Her er fremgangsmåde: Side 4 af 10 1. Du logger på - http://plus.diaform.dk/admin/ 2. Vælg Statistik i menuen til venstre på skærmen (Bemærk: statistik punktet dækker over mange løsninger og tager derfor lidt tid at loade efter første klik) - - vælg BorgerOnline under Vælg hvilket produkt du ønsker at se statistik for, som står øverst på siden. Indtast herefter fra og til dato med formattet dd-mm-åååå, hvor perioden = 04-05- 2015-25/05-2015 (tællerugerne). Statistikken for alle BorgerOnline løsninger for den indtastede periode vises nu nedenfor
Du kan se statistik over følgende trin: 1. Indledning antal gange en bruger er kommet på indledningssiderne i løsningen. 2. Print fra guide-intro Hvis kommunen har valgt at print formular knap skal være synlig på indledningssiderne, så vises her statistik over antal klik fra brugere 3. Print fra sagsbehandlermenu Antal gange en sagbehandler har brugt den interne menu (ikke relevant her) 4. Cpr Antal gange en bruger har logget ind med Cpr NemID 5. Cvr Antal gange en bruger har logget ind med Cvr NemID (medarbejder) 6. Udfyldelse Antal gange en bruger er kommet forbi indledningssiderne og er gået i gang med løsningen 7. Opsummering Antal gange bruger har indtastet alt i løsningen og fået vist opsummeringssiden 8. Signering Antal gange bruger har startet signering med NemID. 9. Kvittering - Antal gange bruger succesfuldt har signeret med NemID. 10. Gennemførselsprocent (Kvittering / Udfyldelse x 100) Side 5 af 10 Det tal du skal anvende er tallet der står ved punktet Kvittering. Det vi leder efter er antallet af modtagne ansøgning og anmeldelser. De øvrige tal viser, fx hvor mange gange startsiden er blevet vist eller blanketten er blevet åbnet. Vi har brug for tallet der viser, hvor mange gange blanketten er blevet udfyldt OG indsendt (selvbetjening).
KMD Digital Pladsanvisning I KMD Digital Pladsanvisning er det muligt at se en liste over hændelser indenfor en periode. Angiv en start- og slutdato, og så kommer nedenstående liste frem. Side 6 af 10 Bemærk at der ligger flere forskellige opgaver indenfor denne løsning. Der er: Opskrivning til daginstitution (Institutionsønske) KLE: 28.09.40 Udmeldelse af institution KLE: 28.09.40 (samme som opskrivning) Ansøgning om økonomisk friplads KLE: 28.09.44 Det er kun opskrivningerne, der skal indrapporteres under KLE: 28.09.40. Bemærk at der også optræder pasning af egne børn (KLE: 28.18.08) og privat pasning (28.18.04). Tæl antallet af hændelser for hvert opgaveområde (KLE-nummer) per uge og indberet tallet på Det Digitale Landkort. Version 1.0 6
2) Anvendelse af data fra tællerscriptet Grunden til at kommunerne selv skal grave tallene for selvbetjening frem er, at der er udfordringer med kvaliteten af data fra tællerscriptet. For nogle løsninger og nogle kommuner kan data dog godt være retvisende, og dermed kan du spare tid i forhold til at skulle gå på opdagelse ude i din organisation. 1. Gå ind på http://statistik.borger.dk 2. Klik på Søg i anvendelsesdata Side 7 af 10 3. Vælg interval som periode og angiv dato-intervallet for en tælleuge. Fold Kommune ud og sæt flueben ud for din kommune og klik på Søg. 4. Herefter kommer du frem til en oversigt over anvendelse af de løsninger, som har installeret Det fællesoffentlige tællerscript. Det er antallet af transaktioner, du skal bruge.
Side 8 af 10 Denne øvelse skal du lave for hver runde tælleuger, din kommune gennemfører. Forhold dig kritisk til tællerscript-data. KL har konstateret fejl hos en række leverandører, men data kan være korrekte hos netop din kommune. Tjek med en medarbejder, der har adgang til systemerne på det pågældende område, at tallene er retvisende. TIP: Hvis en selvbetjeningsløsning har flere udfald, skal du klikke på Vælg kolonner og sortering og sætte flueben ved Afstignings-trin.
3) Medarbejderne registrer selvbetjening manuelt i Trace- Tool En tredje måde at indsamle data for selvbetjening på er ganske enkelt at lade medarbejderne registrere det manuelt. De fleste systemer genererer et advis til medarbejderne, når der er indsendt en ansøgning eller anmeldelse digitalt, fx der bliver sendt en e-mail med en advisering. Hvis det er relevant for et team af registranter, skal de have adgang at kunne registrere selvbetjening i TraceTool. Når du logger ind i TraceTool som administrator på www.komhen.dk, kan du redigere i opsætningen for en enhed. Side 9 af 10 I step 2 ser du denne skærm: Her skal du sørge for, at der er flueben i Selvbetjening. Dermed får medarbejderen adgang til at registrere henvendelser via denne kanal. Medarbejderen skal selvfølgelig også have adgang til at registrere på de relevante opgaver. Se mere om dette på i vejledningen til TraceTool på http:///komhenvejledninger
Hvordan indmelder jeg data på Det Digital Landkort? Nu skal antallet af selvbetjeninger ind i KOMHEN-databasen, så de kan sammenholdes med de andre henvendelser, der er blevet registreret i tælleugerne (dog ikke hvis medarbejderne har registreret selvbetjening manuelt i TraceTool). 1. Log ind på http://www.digitaltlandkort.dk/login.aspx. 2. Vælg Masse Registrering i menuen i venstre side 3. Vælg Indgående og kanalen Selvbetjening Enhed hvis I har behov for det KLE-nummeret for den opgave, du ønsker at indberette for Oprettelse ny sag ( ændring status sag i nogle tilfælde) Straksafsluttet - Blanket: Hvis integration til fagsystem = Nej. Hvis ikke = Ja Vælg dato: Placer alle henvendelser for den pågældende uge mandag - Angiv antal registreringer (henvendelser) for hele ugen (mansøn) - Klik på Upload til databasen Side 10 af 10 4. (Formularen husker dine valg, så ved næste opgave skal du kun rette fx opgave, dato og antal henvendelser) 5. Under Uploads og registreringer kan du slette hvert enkelt upload. TIP: Skriv klokkeslettet ned for, hvornår du indberettede hvad