Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening i kommunerne. November 2012

Transkript

1 Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening i kommunerne November 1

2 Om dette materiale Denne powerpointpræsentation er udarbejdet af Boston Consulting Group (BCG) til brug for drøftelser i det sekretariat, der har stået for analysen vedrørende obligatorisk digital kommunikation mellem det offentlige og borgerne, samt i styregruppen for den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Dele af præsentationen har endvidere været brugt i drøftelser med de offentlige myndigheder, der er ansvarlige for de enkelte opgaveområder. Materialet giver en indføring i den generelle metode, som BCG har anvendt, og i de enkelte serviceområder, som BCG foreslår gøres obligatorisk digitale. Materialet er ikke tænkt som en egentlig rapport eller som en afrapportering, der kan stå alene. Eksempelvis er detaljeret metode, samlet datagrundlag, beregningsforudsætninger og usikkerheder forbundet hermed mm. altovervejende ikke præsenteret i materialet. Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved. Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1

3 Agenda Selvbetjening i kommunerne - Bølge 1 - Bølge - Bølge - Bølge 4 Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved. Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx

4 Selvbetjening med samlet nettopotentiale på 9mio. kr. Transaktions genererer 44 mio. kr. og informations 171mio. kr. Potentiale skabes af 4 separate bølger mod fuld indfasning i 17 Pengestrøm (Mio. kr.) Engangs meromkostning IT/org. omstilling/løft i brugerven Engangs meromkostning support Varige driftsudgifter 7 Note: Der er blot blevet lavet økonomisk aftale om bølge 1 og mellem Finansministeriet og Kommunerne. Fremstillingen af pengestrømmen viser potentialet inklusiv bølge og 4 baseret på BCG's analyse og BCG's forslag til bølgeplan for bølge og 4. Udover engangs meromkostninger til IT, organisatorisk omstilling, løft af brugervenlighed og support af borgere er der i business casen også sat tværgående reskilder af til kampagner og kanalstrategiske tiltag. Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Bruttopotentiale informations Bruttopotentiale transaktions Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

5 Potentiale skabes af 4 separate bølger 4 mdkk i nettopotentiale skabes af de første bølger Vedvarende nettopotentiale (Mio. kr.) 7 6% af potentialet skabes af første bølger Bølge 1 Bølge Bølge Bølge Flytning 1 Sundhedskort Optagelse i dagtilbud 1 Skoleindskrivning 1 Andre 1 Hjælpemidler 9 Kørekort 17 Pas 17 Dagtilbud (Friplads) 1 Valg af læge 1. Områder er EU-sygesikring, Optagelse i SFO/Fritidshjem. Udlån/leje af lokaler, Sygedagpenge, skat ejendom, Ansøg om begravelseshjælp, Vielse/partnerskab, Indrejse/udrejse, Skadedyrsbekæmpelse og navne/adressebeskyttelse. Anmeldelse af byggearbejde 4. Beboerindskud. En del af potentialet ved informations realiseres i 17 Note: De beregninger der ligger til grund for den økonomiske aftaler indeholder forskellige tidforskydninger mellem bølgerne, grundet lovens ikræfttrædelse. Det må forventes, at der tilkommer flere områder til bølgeplanen efter yderligere analyser. Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 4 74 Andre Byggetilladelse Opkrævning 14 Andre Hjælp til forsørgelse Personligt tillæg Enkeltydelser Andre 4 Total vedvarende nettopotentiale Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

6 Samlet vurdering af klarhed til digitalisering Baseret på barrierer og potentiale Vurdering af barriere Potentiale: Nettopotentiale og engangsomkostninger Rating mdkk Vedvarende nettopotentiale Engangsmeromkostninger Målgruppeparathed Kilde: Kommunalt spørgeskema samt erfaringer fra kommunerne. Juridiske barrierer Kilde: Kommunalt spørgeskema. Vurdering foretaget af fagministerierne Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Kilde: Besvarelser fra KOMBIT og leverandørerne samt Borger.dk Kilde: Screening foretaget af eksterne konsulenter Mads & Vitus Nøgleantagelser for fremtidig situation Vurdering af omkostninger ved implementering, investeringer mm er foretaget af KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen og Boston Counsulting Group i fællesskab Antagelserne baserer sig på gennemsnitlige betragtninger, hvorfor omkostninger mv. kan variere på tværs af gennemsnittet. Kilde: KOMHEN-tal, kommunalt spørgeskema og borger.dk Samlet vurdering baseret på barriere og potentiale Prioritet Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Årligt nettopotentiale (mdkk) Mellem Barrierer Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

7 Initiativbeskrivelse: Opgaveområde Opsummering situation Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau og de nødvendige tiltag Beskrivelse Beskrivelse af serviceområdet, herunder titel og KLE-nummer Kanalpris gruppering Vurdering af hvilket segment serviceområdet tilhører i forhold til, hvorkomplekst og tidskrævende serviceområdet for medarbejderen i de offentlige myndigheder. Kilde: 1) Borger.dk gennemførselstider ) Kommunalt spørgeskema ) Vurdering af blanket, herunder antallet af felter Jura Vurdering af eventuelle særlige juridiske barrierer for digitale ikke yderligere regelforenkling. Dette inkluderer ikke manglende lovhjemmel, men særlige regler, fx internationale konventioner. Kilde: 1) Kommunalt spørgeskema ) Vurdering foretaget af fagministerierne Målgruppens parathed Vurdering af, hvor stor en andel af befolkningen, der er parate til at anvende digitale kanaler. Kilde: Kommunalt spørgeskema digitale modenhed / teknik Vurdering af systemer i forhold til den teknisk modenhed herunder: feltvalidering, integration til ESDH system og integration til fagsystemer Kilde: 1) Spørgeskemaanalyse udfyldt af leverandører ) Vurdering af Brugervenlighed / tilgængelighed: De forskellige er vurderet på en lange række parametre inden for følgende emner: data og oplysninger, teknik og design, tilgængelighed, forløb og flow, sprog og tekst. Kilde: Screening foretaget af Digitaliseringsstyrelsen og Mads & Vitus Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: 1// (Udgangspunkt: Alle kommuner skal løftes til det samme niveau som den bedste kommune har i dag) 1 "Flad blanket" Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag /mellem/høj Målgruppe - - Jura - - Særlige tiltag Beskrivelse af tiltag Samlet - - Samlet vurdering af omfanget af nødvendige tiltag. Udvikling i kanalmix (Potentialet er beregnet ved differencen mellem ny og fremtidig kanalfordeling gange med kanalprisen for segmentet) # transaktions (Mio.) Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 6,, 9 (1%) (%) Personlig 8 (8%) 14 (1%) Papirpost 18 (1%) (%) 6 (%) 4 (%) Telefon (%) 6 (1%) Digital post Nu (%) Fremtid (%) Selvbet. Niveau (%) (%) Selvbet. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbet. Niveau 91 (41%) 87 (9%) Selvbet. Niveau 9 (1%) 9 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

8 Agenda Selvbetjening i kommunerne - Bølge 1 - Bølge - Bølge - Bølge 4 Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved. Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 7

9 Flytteområdet oplagt til digitalisering t potentiale kombineret med lave barrierer for digitalisering Gode og parat målgruppe......giver varige gevinster på ~ mio. kr. pr. år med lave engangsomkostninger Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Digital kommunikation kan foretages af 9% af befolkningen Mindre udfordringer ved særlige forhold 97 kommuner har løsning på højt modenhedsniveau () Flere på markedet Screening af løsningen viser god brugervenlighed Løsningen vurderes til at være let tilgængelig for de fleste Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,6m analoge transaktions gøres digitale selvbetjeningsløsning anskaffes og implementeres i 1 kommuner med flg. udgifter: Projektledelse ~,4 mdkk pr. kommune IT anskaffelse ~,1 mdkk pr. kommune IT varige driftsudgifter ~,4 mdkk pr. kommune Løft i brugervenlighed/tilgængelighed, mdkk digitaliseringsgrad på 9% Samlet set er flytning til et høj-prioritetsområde Prioritet 1 Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 8 Mio. kr. 1 - Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Mellem Barrierer Info. Transakt Flytning Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

10 Initiativbeskrivelse: Flytning Bølge 1, 97 kommuner har en flytteløsning på modenhedsniveau, lave samlede barrierer situation - transaktions Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af anmeldelse af flytning til folkeregisteret (Indenlandsk flytning) KLE nr...1. Kanalpris gruppering Gruppe /Mellem Jura: Ingen væsentlige juridiske barrierer. Bl.a. flytning af børn med fælles forældremyndighed kræver at begge forældre har adgang til en digital postkasse. Målgruppens parathed: Målgruppen er mere digitalt parate end resten af befolkningen (9%). Størstedelen af flytninger foretages af folk under år. digitale modenhed / teknik: Tilgængelige selvbetjenings har integration til fagsystemet (CPR). CSC angiver at 91-1 af kommunerne har løsningen. Løsningen er derfor på niveau med integration til fagsystemer. Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Nødvendigt før lov: Kvittering fremgår tydeligt samt mindre justeringer Generelt få mangler Målgruppe Ingen Jura Ingen Investeringer Bedste nuværende løsning implementeres i én kommune Brugervenlighed / tilgængelighed: Tilgængelige er overordnet set brugervenlige (Overordnet MV score på ). Enkelte områder kan forbedres såsom hjælpetekster o.l. Generelt er ne brugervenlige og tilgængelige. Data og oplysninger Teknik og design Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: (Som bedste kommune i dag) 1 "Flad blanket" Tilgængelighed Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Forløb og flow Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Sprog og tekst Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Alle CSC KMD Samlet Samlet set lave barrierer for digitalisering # transaktions ' (%) Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 9 1, 1,, 1, 7 (%) Personlig (%) Papirpost (%) Udvilking i kanalmix 49 (%) (14%) (%) (9%) (%) (%) (%) (%) 16 (1%) Telefon 6 (1%) Digital post Nu Fremtid (%) Selvbe. Niveau (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) Selvbe. Niveau 47 (9%) 98 (9%) Selvbe. Niveau 1,91 (1%) 1,91 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

11 Flytning Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 18. til. t. Volumen i mio., Potentialet ved reduktion af infone er,1 mio. kr. Potentiale i mio. kr. 6,4,41,18,4,1,,,1,,8,1,1,6 Bortfald af Information om sag,,16,7 Fremtidige Information om sag Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(1), (4), Papir Post(9), Personlig fremmøde(6), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (6), Web (67). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1 4,78 Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

12 Økonomisk effekt: Flytning ~mdkk i årligt potentiale, lave implementeringsomkostninger Årlig vedvarende gevinst Samlet pengestrøm Samlet pengestrøm Vedvarende økonomisk potentiale mdkk Besparelse på henvendelsen Besparelse på let sagsbehandling Besparelse på faste omk. Varige merdriftsudgifter 49.6 Total transaktions Informations Total vedvarende potentiale Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Engangsomkostninger IT/org. omstilling Engangsomkostninger support Nettopotentiale info. Nettopotentiale transakt. Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

13 Sundhedskort Velfungerende selvbetjeningsløsning forbedres og udbredes yderligere Udbredt selvbetjeningsløsning og parat målgruppe gør området let tilgængeligt Målgruppeparathed Rating Målgruppen er mere parat til digital kommunikation end gennemsnitsbefolkningen (9%) Mio. kr. 4 Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Info. Transakt Juridiske barrierer Ingen juridiske barrierer -1-4 Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Eksisterende løsning er udbredt til 94 kommuner Moden og teknisk god løsning Fleste borger vurderes at kunne anvende løsningen uden besvær digitaliseringsgrad på 68% Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,4m analoge transaktions gøres digitale Resterende kommuner (4) løftes fra selvbetjening 1 til med flg. implementeringsudgifter: Projektledelse ~,4 mdkk pr. kommune IT anskaffelse ~,1 mdkk pr. kommune IT varige driftsudgifter ~,4 mdkk pr. kommune Løft i brugervenlighed/tilgængelighed, mdkk e implementeringsbarriere og højt potentiale giver området høj prioritet i bølgeplanen Prioritet Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer 1 Årligt nettopotentiale (mdkk) Mellem 1 Sundhedskort 16 Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

14 Initiativbeskrivelse: Sundhedskort Bølge 1, bestil nyt sundhedskort er på modenhedsniveau, tilgængeligt for 9% af borgerne situation Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af ansøgning om sundhedskort KLE nr Kanalpris gruppering Gruppe 1/ Jura: Ingen væsentlige juridiske barrierer ifølge spørgeskema. Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Nødvendigt før lov: Tilretning af tekster, herunder fejltekster Målgruppens parathed: Målgruppen vurderes til at være mere parat til digitalisering end resten af befolkningen (9%) digitale modenhed / teknik: Mest udbredte løsning har integration til fagsystemet, og er derfor på niveau. 94 kommunerne har løsningen på nuværende tidspunkt løsningen. Brugervenlighed / tilgængelighed: Screenede scorer højt på brugervenlighed. Det vurderes, at de fleste borgere kan gennemføre løsningen uden problemer. Overordnet screening på. Data og oplysninger Teknik og design Tilgængelighed Forløb og flow Sprog og tekst Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: (Som bedste kommune i dag) 1 "Flad blanket" Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Alle CSC Resultmaker Målgruppe Ingen Jura Ingen Investeringer Ingen Samlet e barrierer generelt set Få forbedringer i brugervenlighed # transaktions ' (%) Udvikling i kanalmix Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1,, 4 (%) 11 (6%) Personlig 61 (%) 19 (1%) Papirpost 19 (1%) 6 (%) 14 (7%) 9 (%) Telefon 1 (%) Digital post Nu (%) Fremtid (%) (%) Selvbe. Niveau 9 (%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbe. Niveau 1,1 (64%) 1,7 (9%) Selvbe. Niveau 1,747 (1%) 1,748 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

15 Sundhedskort Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 14. til 14. Potentialet ved reduktion af infone er,7 mio. kr. Volumen i mio. Potentialet i mio. kr.,,9,14 1,,71,11,,1,,,7, Bortfald af Information om sag,14,11, Fremtidige Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(), (), Papir Post(), Personlig fremmøde(1), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (4), Web (8). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx ,49 Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

16 Økonomisk effekt: Sundshedskort ~1mDKK i årligt potentiale, lave barriere ved yderligere digitalisering af området Årlig vedvarende gevinst Samlet pengestrøm Samlet pengestrøm Vedvarende økonomisk potentiale mdkk Besparelse på henvendelsen.8 Besparelse på let sagsbehandling 6.7 Besparelse på faste omk..1 Varige merdriftsudgifter Total transaktions Informations 1.1 Total vedvarende potentiale Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Engangsomkostninger IT/org. omstilling Engangsomkostninger support Nettopotentiale info. Nettopotentiale transakt. Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

17 Optagelse i dagtilbud, område med lave barrierer Målgruppen er parat til obligatorisk digitalisering Eksisterende løsning er velfungerende..... men skal fuldt implementeres i kommuner Målgruppeparathed Juridiske barrierer Rating Målgruppe i høj grad er klar til digitalisering Spørgeskemaundersøgelse viser at målgruppen er meget parat til digitalisering (9%) Ingen væsentlige barrierer Mio. kr. 4 Engangsomkostninger IT/omstilling Info. Engangsomkostninger support Transakt Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Flere på markedet Digital pladsanvisning er mest udbredte løsning (76 kommuner) Tilstrækkelig højt brugervenlighedsniveau Mindre ting kan forbedres digitaliseringsgrad på % Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,m analoge gøres digitale Bedste selvbetjeningsløsning implementeres løftes i brugervenlighed/tilgængelighed og implementeres i kommuner (løftes fra selvbetjening 1 til ) med flg. udgifter: Projektledelse ~,1 mdkk /kommune (kompleks org.) Anskaffelse ~,1 mdkk /kommune Varige driftsudgifter ~,4 mdkk /kommune Løft i brugervenlighed/tilgængelighed, mdkk e samlede barrierer gør området til et høj-prioritetsområde Prioritet Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer 16 Årligt nettopotentiale (mdkk) Mellem Optagelse i dagtilbud 16 Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

18 Initiativbeskrivelse: Optagelse i dagtilbud Bølge 1, bedste løsning skal justeres og implementeres i kommuner (Løft fra 1 til ) situation - transaktions Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af optagelse i dagtilbud KLE nr Kanalpris gruppering: Gruppe 1/ Jura: Ingen væsentlige juridiske barrierer. Dog særlige forhold når forældrene er skilt eller ved plejebørn. Målgruppens parathed: Det vurderes, at målgruppens parathed er højere end resten af befolkningen. Målgruppen er i høj grad klar til digitalisering (9%). digitale modenhed / teknik: Flere udbudte (1 leverandører herunder 1 kommuner med egen løsning). Den mest udbredte løsning er KMD Digital pladsanvisning der er i 76 kommuner og dækker ~7% af befolkningen. Kommuneinformation er også udbredt til ~4 kommuner og % af borgerne. Brugervenlighed / tilgængelighed: KMD er en god løsning, dog en anelse uoverskuelig. Kommuneinformation er mere brugervenlig, kan dog forenkles på nogen punkter. KMD løsning er ikke screenet i 1. Tilsvarende er Dexter IST s løsning også vurderet til høj brugervenlighed. Data og oplysninger Teknik og design Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: (Som bedste kommune i dag) 1 "Flad blanket" Tilgængelighed Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Forløb og flow Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Sprog og tekst Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Alle KI Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Målgruppe Ingen Jura Ingen Nødvendigt før lov: Bedre tekster, oprydning i struktur og tydeligere markering ved knapper Investeringer -mellem kommuner forbedrer de til modenhedsniveau. Samlet -mellem Behov for organisatorisk tilpasning i kommuner, hvor løsningen forbedres. Resterende barrierer er lave # transaktions ' (%),, Udvikling i kanalmix Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 17 (4%) (%) Personlig 47 (8%) (1%) Papirpost 9 (7%) 4 (1%) 18 (%) 14 (%) Telefon 7 (%) (1%) Digital post Nu (%) Fremtid (%) Selvbe. Niveau 7 (1%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbe. Niveau 6 (4%) 8 (9%) Selvbe. Niveau 67 (1%) 67 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

19 Optagelse i dagtilbud Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 4. til. Potentialet ved reduktion af infone er,1 mio. kr. Volumen i mio. Potentiale i mio. kr. 1,,9,4 6 1,,14,8,6,4,,,74,19,,1 Bortfald af Information om sag,,4,8 Fremtidige Information om sag Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(1), (1), Papir Post(), Personlig fremmøde(1), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (111), Web (9). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 18 4,8 Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

20 Økonomisk effekt: Optagelse i dagtilbud ~mdkk i årligt potentiale drevet af lave barrierer og parat målgruppe Årlig vedvarende gevinst Samlet pengestrøm Vedvarende økonomisk potentiale mdkk Besparelse på henvendelsen.9 Besparelse på let sagsbehandling.1 Besparelse på faste omk..9 Varige merdriftsudgifter 14.9 Total transaktions Informations. Total vedvarende potentiale Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Engangsomkostninger IT/org. omstilling Engangsomkostninger support Nettopotentiale info. Nettopotentiale transakt. Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

21 Skoleindskrivning kan gøres fuldt digitalt Bedste nuværende selvbetjeningsløsning implementeres i resterende kommuner Velfungerende på markedet Udbredelse af nuværende løsning giver 1mDKK i varigt nettopotentiale Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Målgruppen er i høj grad klar til digitalisering Fremtidig digitaliseringsgrad på 9% Ingen væsentlige barrierer Flere tilgængelige KMD og Tabulex er avanceret selvbetjeningsløsning Dafolo er niveau Løsninger er generelt brugervenlige digitaliseringsgrad på 7% Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,16m analoge gøres digitale 17 kommuner løftes fra selvbetjening 1 til med følgende implementeringsomkostninger pr. kommune: Projektledelse ~,1 mdkk Anskaffelse ~,8 mdkk Varige driftsudgifter ~,1 mdkk Løft i brugervenlighed/tilgængelighed, mdkk Mio. kr. Målgruppe parathed og niveau af nuværende mindsker barrierer for digitalisering Prioritet 1 Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer 1-1 Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Skoleindskrivning Mellem 1 Info. Transakt Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

22 Initiativbeskrivelse: Skoleindskrivning Bølge 1, simpel og brugervenlig løsning, 17 kommuner skal implementere løsningen situation Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af skoleindskrivning KLE nr Kanalpris gruppering: Gruppe /Mellem Jura: Ingen væsentlige juridiske barrierer ifølge spørgeskema. Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Nødvendigt før lov: Bedre hjælpeog fejltekster Målgruppens parathed: Kommunerne vurderer målgruppen til at være mere parat end resten af befolkningen. Målgruppen er i høj grad klar til digitalisering (9%). digitale modenhed / teknik: De fleste af har en modenhed svarende til niveau. 17 kommuner anvender dog en selvbetjeningsløsning på niveu Brugervenlighed / tilgængelighed: Generelt velfungerende, som let kan navigeres af borgeren. Forløb og flow er under gennemsnittet, men pga. simpliciteten i løsningen vurderes det ikke til at have stor betydning Data og oplysninger Teknik og design Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: (Som bedste kommune i dag) 1 "Flad blanket" Tilgængelighed Forløb og flow Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Sprog og tekst Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Alle Tabulex Målgruppe Ingen Jura Ingen Investeringer Mellem Bedste løsning implementeres i 17 kommuner Samlet -mellem Organisatorisk er løsningen svær at implementere Målgruppe og er klar til digitalisering # transaktions ' (%) Udvikling i kanalmix Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1 (1%) 6 (1%) Personlig 47 (11%) (1%) Papirpost 16 (4%) (%) 7 (16%) 8 (%) Telefon 1 (%) (%) Digital post Nu (%) Fremtid (%) Selvbe. Niveau 6 (14%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbe. Niveau 18 (4%) 411 (9%) Selvbe. Niveau 4 (1%) 4 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

23 Skoleindskrivning Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 69. til 1. Potentialet ved reduktion af infone er, mio. kr. Volumen i mio. 1, 1,,69 Potentiale i mio. kr. 4,8,6,4,,,9,,67,1 Bortfald af Information om sag,1,8, Fremtidige Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(1), (9), Papir Post(), Personlig fremmøde(1), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (8), Web (6). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1,8 Information om sag,64, Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

24 Økonomisk effekt: Skoleindskrivning ~1mDKK i årligt potentiale, bedste løsning implementeres i 17 kommuner Årlig vedvarende gevinst Samlet pengestrøm Vedvarende økonomisk potentiale mdkk Besparelse på henvendelsen. Besparelse på let sagsbehandling 1.9 Besparelse på faste omk.. Varige merdriftsudgifter 11.4 Total transaktions..6.6 Informations 14.6 Total vedvarende potentiale Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Engangsomkostninger IT/org. omstilling Engangsomkostninger support Nettopotentiale info. Nettopotentiale transakt. Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

25 Optagelse i SFO tænkes sammen med skoleindskrivning Ansøgninger skal kunne foretages igennem dagtilbud eller skoleindskrivningsløsning Målgruppeparathed Rating Målgruppen består i høj grad af yngre borgere, og antages derfor at være mere klar til digitalisering (9%) Integration til skoleindskrivning giver høje implementeringsomkostninger, 4mDKK Mio. kr Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Ingen væsentlige barrierer Optagelse til SFO foregår gennem selvbetjeningsløsningen til skoleindskrivning, som allerede er udbredt i de fleste kommuner Snitfladeintegration kræves God se øvrige områder digitaliseringsgrad på 8% Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,1m analoge gøres digitale Volumen fra optagelse i fritidshjem er tillagt SFO, da ordningerne lægges sammen 98 kommuner skal have en snitflade integration til øvrige. Omkostninger pr. kommuner er: Anskaffelse,4 mdkk Varige driftsudgifter ~,1mDKK Området medtaget i bølge 1, integration kræves før potentiale kan realiseres Prioritet 1 Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer 4 - Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support 1 14 Mellem 1 Info. Transakt. 16 Optagelse i SFO Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

26 Optagelse i SFO (+Optagelse i fritidshjem) Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 1. til 47. Potentialet ved reduktion af infone er 1,7 mio. kr. Volumen i mio.,8,78,6,1,8 Potentialet i mio. kr., 1, 1,7,4,,,7,, Bortfald af Information om sag,47,4, Fremtidige henvendelse Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(), (6), Papir Post(), Personlig fremmøde(6), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (), Web (168). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1,,, 1, Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

27 EU-sygesikring har brugervenlig og tilgængelig løsning Området er let tilgængeligt for digitalisering Brugervenlig løsning i høj grad udbredt t potentiale, men få barrierer for digitalisering Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Målgruppen er som befolkningen under et (8%) Ingen væsentlige barrierer for digitalisering 94 kommuner har løsning på nuværende tidspunkt Løsning er moden til yderligere digitalisering Tilgængelige kan anvendes af størstedelen af borgerne uden besvær Digitaliseringsgrad på 61% Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,m analoge gøres digitale kommuner får implementeret selvbetjeningsløsning, med implementeringsomkostninger på: Projektledelse ~, mdkk pr. kommune Anskaffelse ~,1 mdkk pr. kommune Varige driftsudgifter ~,4mDKK pr. kommune Løft af brugervenlighed/ tilgængelighed, mdkk Mio. kr e barrierer placerer området i 1 prioritet Prioritet 1 Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer 6 Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Mellem 4 1 Info. Transakt Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved. EU-sygesikringskort

28 EU-Sygesikring Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 4. til. Potentialet ved reduktion af infone er, mio. kr. Volumen i mio. Potentialet i mio. kr.,1,4,9,4,1,,8,6,4,,,8,1,4, Bortfald af Information om sag,,4, Fremtidige henvendelse Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(), (1), Papir Post(), Personlig fremmøde(), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (4), Web (). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 7,,,1,,1 Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

29 Agenda Selvbetjening i kommunerne - Bølge 1 - Bølge - Bølge - Bølge 4 Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved. Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 8

30 Hjælpemidler digitaliseres i bølge Eksisterende løsning implementeres i kommuner Brugervenlig selvbetjeningsløsning er tilgængelig ~ mdkk i varig besparelse givet engangsomkostninger på 7 mdkk Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Målgruppen indeholder højere grad af ældre Med øget assistance kan digitaliseringsgraden nå 7% Ingen væsentlige juridiske barrierer Flere på markedet. Stor forskel på teknisk modenhed. kommuner har behov for et løft i systemunderstøttelse. Brugervenligheden er god, med få forslag til forbedringer af tekster og validering Digitaliseringsgrad på % Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,m analoge gøres digitale kommuner løftes fra selvbetjening til med følgende implementeringsomkostninger: Projektledelse ~,4 mdkk pr. kommune Anskaffelse ~,8 mdkk pr. kommune Varige driftsudgifter ~, mdkk pr. kommune Løft af brugervenlighed/tilgængelighed, mdkk Hjælpemidler skal prioriteres i bølge Prioritet 1 Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer 9 Mio. kr. 6 4 Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support -9 Hjælpemidler Mellem Info. Transakt Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

31 Initiativbeskrivelse: Hjælpemidler Bølge, brugervenlige på markedet, fokus på yderligere udbredelse situation Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af ansøgning til hjælpemidler (Primært kropsbårne og genansøgning af hjælpemidler), KLE nr Kanalpris gruppering Gruppe /Mellem Jura: Umiddelbart ingen juridiske barrierer. Området indebærer en del skøn, men dette er i sagsbehandlingen og ikke ved selve ansøgningen. Målgruppens parathed: Ifølge kommunerne vurderes målgruppen til at være mindre parate til digital kommunikation. Der er høj grad af ældre i målgruppen. Antaget til at kunne gøres 7% digital. digitale modenhed / teknik: Flere leverandører til området; KI, Dafolo og Resultmaker. 6 kommuner har Dafolo (SB ), 8 har KI (SB ) og resultmaker har. De dækker hhv. 1%, % og 1% af befolkningen Brugervenlighed / tilgængelighed: KI har en simpel løsning som kan anvendes af mange borgere. Resultmaker har en teknisk god løsning, men er ikke behjælpelig. Data og oplysninger Teknik og design Tilgængelighed Forløb og flow Sprog og tekst Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: (Som bedste kommune i dag) 1 "Flad blanket" Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Alle KI Resultmaker 1, 1, Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Nødvendigt før lov: Ændring af tekster og hjælpetekster Mindre fejl i sprog og tekster, der dog er lette at rette Målgruppe -mellem Målgruppen kan have brug for medbetjening og støtte til selvbetjening Jura Ingen Investeringer Mellem Selvbetjeningsløsning skal implementeres i kommuner Samlet -mellem Brugervenlige er generelt tilgængelige, men de skal implementeres i mange kommuner Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx.. 74 (8%) (%) Personlig 61 (8%) 79 (9%) Papirpost 19 (1%) 8 (6%) Udvilking i kanalmix # transaktions ' (%) 9 6 (7%) 1 (11%) Telefon 47 (%) 14 (%) Digital post Nu (1%) Fremtid (%) Selvbe. Niveau (%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler 6 (1%) 644 (7%) Selvbe. Niveau (%) (%) Selvbe. Niveau (1%) 9 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

32 Hjælpemidler Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med. til. Potentialet ved reduktion af infone er 1,8 mio. kr. Volumen i mio. Potentialet i mio. kr. 1, 1,87,,77 1,76,8,17 1,6,4,,,6,,19 Bortfald af Information om sag,,19, Fremtidige henvendelse Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(), (6), Papir Post(16), Personlig fremmøde(), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (18), Web (7). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx ,99 Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

33 Økonomisk effekt: Hjælpemidler ~mdkk i årligt potentiale, nuværende løsning justeres og udbredes til kommuner Årlig vedvarende gevinst Samlet pengestrøm Vedvarende økonomisk potentiale mdkk Besparelse på henvendelsen.1 Besparelse på let sagsbehandling. Besparelse på faste omk.. Varige merdriftsudgifter 9. Total transaktions Informations. Total vedvarende potentiale Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Engangsomkostninger IT/org. omstilling Engangsomkostninger support Nettopotentiale info. Nettopotentiale transakt. Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

34 Kørekort digitaliseres med nuværende kiosk Kørekort henvendelsen udføres med minimum interaktion med borgerservice Borgeren håndterer selv transaktionen, borgerservice skal blot kontrollere oplysningerne 6 mdkk i varigt nettopotentiale med lave implementeringsbarrierer Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Målgruppen vurderes til at være på niveau med resten af befolkningen (8%) Der er fremmødekrav samt krav om validering af oplysninger. Selvbetjening skal dermed foregå i borgerservicecentret. Størstedelen af kommunerne har en foto-selvbetjeningsløsning til pas/kørekort Ikke screenet. Pasautomaterne som selvbetjening ift. kørekort skal foregå på findes allerede I kommunerne Nøgleantagelser for fremtidig situation Fremmøde er obligatorisk, men borgeren skal udføre hele transaktionen selv Borgerservice står blot for validering af person Analoge transaktions konverteres til informations (= en validering af person) Implementeringsomkostninger vedr. projektledelse på ~,mdkk pr. kommune i 98 kommuner Prioritet 1 Området har høj prioritet Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer Mio. kr. 1-1 Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Mellem Info. Transakt. Kørekort Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

35 Initiativbeskrivelse: Kørekort Bølge, borgeren udfører selv transaktionen i borgerservicecenteret Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af kørekort KLE nr Kanalpris gruppering Gruppe / Kendetegn Jura: International lovgivning forudsætter personligt fremmøde. Justitsministeriet indmelder at der kan være problemer med legitimationskrav. Borgeren skal fremvise et billede med lægens underskrift på. Der tages forbehold for at disse problemer løses inden digitalisering. Målgruppens parathed: 8% af transaktionsne antages at kunne skiftes til informations. digitale modenhed / teknik: Kommunerne har udbredt fotomaskine til pas og kørekort, hvor borgeren mod betaling kan tage billede og samtidig ansøge om enten pas eller kørekort Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Målgruppe Ingen Opstilling af guidelines for gennemførsel af en transaktion Jura Ingen: Der ændres ikke ved international lovgivning. Investeringer Ingen antages at være en koncessionsordning med leverandører Samlet e barrierer generelt set Få forbedringer i brugervenlighed Fremtidigt teknisk niveau: Obligatorisk selvbetjening vil betyde at borgere skal møde op personligt og foretage transaktionen selv i opsatte fotomaskiner Borgeren gennemfører selv transaktionen, og minimere derfor tid med medarbejdere i borgerservicecenteret Borgeren skal efter gennemført transaktion validere sin identitet hos en medarbejder Personligt fremmøde vil være påkrævet Der vil også være et større potentiale i kommunikationen mellem kommunen og rigspolitiet. Dette er ikke medtaget i denne business case Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: No touch løsning med nuværende setup 1 "Flad blanket" Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem # transaktions (Mio.) 1, 1, Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 4 61 (7%) 871 (1%) Personlig 199 (%) 4 (%) (%) Papirpost (%) Udvikling i kanalmix 6 (4%) (%) Telefon (%) (%) Digital post Nu (%) Fremtid (%) Selvbe. Niveau (%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbe. Niveau (%) (%) Selvbe. Niveau 871 (1%) 871 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

36 Kørekort Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 17. til. Potentialet ved reduktion af info-ne er 4,4 mio. kr. Volumen i mio., Potentialet i mio. kr.,4,4,17 4 1,8 4,41,11,,,1,,,1,6 Bortfald af Information om sag,,19,6 Fremtidige Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(), (), Papir Post(), Personlig fremmøde(1), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (9), Web (17). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 1,8 Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

37 Pas skal digitaliseres ved kioskne i kommunerne Borgerkontakten ved henvendelsen minimeres Kiosk optimeres, borgerkontakt minimeres til billedekontrol Vedvarende gevinster på 17 mdkk, yderligere gevinster kan realiseres i forbedring af sagsgangen Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Målgruppen vurderes til at være klar til digitalisering (8%) Der er fremmødekrav samt krav om validering af oplysninger. Selvbetjening skal dermed foregå i borgerservicecentret. Størstedelen af kommunerne har en løsning på plads (94) Implementering foretages typisk af leverandøren (Koncessions ordning) i høj grad brugervenlig Menes at være let tilgængelige for alle digitaliseringsgrad på 1% Nøgleantagelser for fremtidig situation Der forudsættes selvbetjening på opstillet kioskløsning i borgerservice. Analoge transaktions konverteres til informations (validering af identitet og tilsvarende informationer) Ingen implementeringsudgifter, da leverandøren løfter denne opgave imod modtagelse af indtægt fra billeder Mio. kr. Prioritet 1 Pas er et høj prioritets område givet yderligere digitalisering Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Mellem 1 Info. Transakt. Pas 16 Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

38 Initiativbeskrivelse: Pas Bølge, høj kvalitet i kommune, ansøgning i kiosk løsningen håndteres af borgeren situation Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af Pas, KLE.9. Kanalpris gruppering Gruppe /Middel Jura: Væsentlige barrierer i forhold til personlig fremmødekrav. Der er krav til validering af oplysninger Målgruppens parathed: Antages at over 8% af målgruppen vil være digitale parate. Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Målgruppe Ingen Nødvendigt før lov: Arbejdsgangstilpasninger, borgeren skal selv kunne gennemgøre transaktionen og henvise sig til medarbejderen for kontrol digitale modenhed / teknik: Løsninger udbydes af EG Kommuneinformation A/S(41-%), Dafolo (% af befolkningen), Capevo og Resultmaker(1%). Udbredelsen er over % af befolkningen. Løsningerne har registeropslag og flere af dem har ESDH integration. Modenhedsniveau antages af være mellem 1 og, men varierer med løsning. Brugervenlighed / tilgængelighed: Løsningerne er nemme for borgeren at udfylde og navigere. grad af brugervenlighed. Data og oplysninger Teknik og design Tilgængelighed Forløb og flow Sprog og tekst Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: No touch løsning med nuværende setup 1 "Flad blanket" Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Jura Mellem Fremmødekrav Investeringer Tæt på1% af kommunerne har allerede fokus på passelvbetjenings. Samlet Kontakt til borgeren i transaktionen minimeres med obligatorisk digitalisering, lave barrierer Udvikling i kanalmix Alle Dafolo # transaktions ' (%) Capevo 1, 484 Nu Fujitsu (9%) 1, Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 7 (1%) Personlig 6 (%) (%) Papirpost (%) (%) 18 (%) (%) Telefon (%) (%) Digital post 6 (1%) Fremtid (%) Selvbe. Niveau (%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbe. Niveau (%) (%) Selvbe. Niveau 7 (1%) (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

39 Pas Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med. til 41. Potentialet ved reduktion af info-ne er, mio. kr. Volumen i mio.,8 Potentialet i mio. kr. 4,6,61, 1,67,9,17,4,,,,6, Bortfald af Information om sag,41,8, Fremtidige henvendelse Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(), (1), Papir Post(), Personlig fremmøde(1), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (), Web (1). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 8 1 1,6 Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

40 Dagtilbud (Friplads), område med lave barrierer Digitaliseres i forlængelse af optagelse i dagtilbud Området digitaliseres i forlængelse af optagelse i dagtilbud Anvendelse af selvbetjeningsløsning resultere i 17mio. kr. i varigt potentiale Målgruppeparathed Juridiske barrierer Udbredelsen af Brugervenlighed i digitaliseringsgrad Rating Målgruppen er i høj grad klar til digitalisering Med øget assistance kan digitaliseringsgraden nå 9% Ingen væsentlige barrierer Der kan ansøges igennem løsningen for digital pladsanvisning Tilstrækkelig højt brugervenlighedsniveau Mindre ting kan forbedres digitaliseringsgrad på 4% Nøgleantagelser for fremtidig situation ~,m analoge gøres digitale Digitalisering foretages igennem digital pladsanvisning, da ansøgningen typisk sker i samme proces Mio. kr. e barrierer grundet anvendelse af løsning for optagelse i dagtilbud Prioritet 1 Prioritet Prioritet 1 Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx Barrierer Årligt nettopotentiale (mdkk) Engangsomkostninger IT/omstilling Engangsomkostninger support Mellem Info. Transakt Dagitilbud (Friplads) Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

41 Initiativbeskrivelse: Dagtilbud herunder ansøg om friplads Bølge, området følger digitalisering af optagelse i dagtilbud situation Forudsætninger for fuld digitalisering på optimalt modenhedsniveau Beskrivelse Obligatorisk digitalisering af dagtilbud, herunder ansøg om friplads KLE nr Kanalpris gruppering Gruppe 1/ Jura: Ingen væsentlige juridiske barrierer ifølge spørgeskema. Målgruppens parathed: Kommuner vurderer at målgruppens parathed er højere end resten af befolkningen. Målgruppen er i høj grad klar til digitalisering (9%). digitale modenhed / teknik: Dagtilbud, herunder ansøg om friplads er/bliver en del af selvbetjeningsløsningen til optagelse i dagtilbud Brugervenlighed / tilgængelighed: Se optagelse i dagtilbud Optimalt fremtidigt digitalt modenhedsniveau: (Som bedste kommune i dag) 1 "Flad blanket" Feltvalidering Egenskaber i selvbetjeningsløsningen Egenskaber ikke løst af selvbetjeningsløsningen Afleverer data til ESDH Afleverer data til fagsystem Forudsætning Brugervenlighed og tilgængelighed Omfang af nødvendige tiltag Særlige tiltag Nødvendigt før lov: Bedre tekster, oprydning i struktur og tydeligere markering ved knapper Særligt skal gøres noget ved: Designet skal opdateres Målgruppe Ekstra indsats i borger assistance, givet at digitaliseringsgraden nærmer sig 9% Jura Ingen Investeringer -mellem Bedste løsning indføres i kommuner Samlet -mellem Organisatorisk implementering på dagtilbud er kompleks Det skal foretages i kommuner Resterende barrierer er lave # transaktions (Mio.) Udvikling i kanalmix Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 4 6 (%) 6 (%) Personlig 74 (1%) 8 (%) Papirpost 17 (7%) (1%) (%) (%) Telefon (1%) (1%) Digital post Nu (%) Fremtid (%) Selvbe. Niveau (1%) (%) Selvbe. Niveau 1 Effektive digitale kanaler (%) (%) Selvbe. Niveau 8 (%) 1 (9%) Selvbe. Niveau 9 (1%) 9 (1%) Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.

42 Dagtilbud herunder ansøgning om friplads Potentiale ved at reducere informations Antallet af informations reduceres med 14. til. Potentialet ved reduktion af info-ne er, mio. kr. Volumen i mio., Potentialet i mio. kr.,,97,4,4,14,7,47,,,1,,7,16,7 Bortfald af Information om sag,,,1 Fremtidige Note: Generelt er det forudsat, at ratioen mellem informations- og transaktions reduceres til ca. den. bedste kommune. Der er beregnet potentiale på to slags informations: Information om sag og. Der beregnes ikke potentiale for Web og Selvbetjeningskanalen. Reduktion i informations sker på følgende kanaler (i tusind): Chat (),Digital Post(1), (), Papir Post(), Personlig fremmøde(1), Selvbetjening (), SMS (), Telefon (), Web (8). Ob. dig. kom. bilag - selvbetjening i kommunerne - nov 1.pptx 41 1 Information om sag Total Copyright 1 by The Boston Consulting Group, Inc. All rights reserved.