BRUGERMANUAL KORTLÆGNING

WORKCYCLUS PROFESSIONEL BRUGERMANUAL KORTLÆGNING VERSIONSNR. 4 SEPTEMBER 2014

Indholdsfortegnelse 1 Kortlægning... 2 1.1 Opret kortlægning... 2 1.2 Aktiver kortlægning... 6 1.3 Kortlægningsoversigt datofiltrering... 9 1.4 Kortlægningsoversigt... 9 1.5 Tilføj/fjern respondenter til/på igangværende kortlægning... 10 1.5.1 Tilføj respondent... 10 1.5.2 Fjern respondent... 12 1.6 Send påmindelser... 13 1.7 Genudsend invitation til respondent med ny e-mail... 14 1.8 Afslut kortlægning... 16 1.9 Genåben kortlægning... 17 1.10 Kortlægningsstatistik... 18 1.11 Fleksible invitationer... 19 1.12 Tilføj fleksible invitationer til igangværende kortlægning... 21 2 Besvarelse af spørgeskema... 24 2.1 E-mailbesvarelse... 24 2.2 Online besvarelse/besvarelse af PDF invitationer... 25 3 Kortlægningsresultater... 27 3.1 Se resultater under menuen "Kortlægningsresultater"... 27 3.2 Se resultater under "Resultater" på en kortlægning... 28 3.3 Se respondenternes svar/kommentarer... 29 3.4 Undersøg respondenternes svar/kommentarer... 29 September 2014 Side 1

1 Kortlægning Når det ønskede spørgeskema er klar, og alle respondenterne er fordelt i de korrekte grupper/afdelinger, kan der udsendes et eller flere spørgeskema(er). Når der klikkes på fanebladet "Kortlægninger", får man først og fremmest adgang til "Mine Spørgeskemaer". Her ses evt. manglende eller besvarede spørgeskemaer for den bruger/ respondent, man er logget ind med. 1.1 Opret kortlægning Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger". For at oprette en kortlægning skal gruppen/udvalget først og fremmest markeres (i venstre organisationsstruktur). Det er afgørende for kortlægningen, hvor i organisationen du står (markeringen), da det er her den oprettes. 1. Vælg derfor i venstre organisationsstruktur den/det gruppe/udvalg, du ønsker at oprette kortlægningen på (i dette eks. vælger vi arbejdsmiljøgruppen "Arbejdsmiljøgruppe") NB! Står du i et udvalg, oprettes kortlægning til alle grupper herunder. 2. Klik på ikonet "Ny kortlægning" September 2014 Side 2

3. Et nyt vindue fremkommer og her vælges kortlægningstypen (APV eller Trivsel). Klik herefter på "Næste". 4. Marker med flueben hvilket spørgeskema der skal anvendes. Du kan evt. klikke på ikonet "Vis" ud for hvert enkelt spørgeskema for at se selve spørgeskemaet. Når du har valgt dit spørgeskema tryk "Næste". September 2014 Side 3

5. Der skal nu vælges kortlægningsmetode: individuelle, fleksible eller gruppebaseret invitationer (For mere info se afsnit vedr. "Fleksible invitationer"), efterfulgt af "Næste". 6. Der skal nu angives følsomheden for kortlægningen. Navngivet: Besvarelser på udsendte spørgeskemaer er navngivet, og det er derfor muligt at se, hvordan medarbejderne har svaret samt læse deres fritekst kommentarer. Der er også mulighed for at sende påmindelser. Delvis Anonym: Alle spørgeskemaer er helt anonyme, og der er ikke mulighed for at se navne på besvarelser og fritekst kommentarer via systemet. Der er dog mulighed for at sende påmindelser. September 2014 Side 4

Anonym: Alle spørgeskemaer er helt anonyme, og der er ikke mulighed for at sende påmindelser eller se navne på besvarelser og fritekst kommentarer via systemet. 7. Angiv hvilke dele af organisationen som skal deltage i kortlægningen og tryk "Næste". 8. Udfyld herefter med navnet på kortlægningen samt evt. en beskrivelse og tryk "Opret".(Spørgeskemaet ligger nu klar til at blive aktiveret og udsendt). September 2014 Side 5

1.2 Aktiver kortlægning Denne del kan virke overflødig i nogle tilfælde, men for organisationer, hvor man centralt har ejerskabet på spørgeskemaets indhold og vil styre hvornår og hvilken version, der skal bruges i kortlægninger, er den nødvendig. 1. For at aktivere kortlægningen, gå ind under fanebladet "Kortlægninger"=> "Administrer kortlægninger" og vælg den/det gruppe/udvalg, hvor kortlægningen er oprettet. 2. Klik på kortlægningens navn (i dette eksempel: "APV 2013") 3. Klik på ikonet "Start kortlægning" September 2014 Side 6

4. Du kan nu enten starte kortlægningen alene for den valgte gruppe eller vælge "Start for alle" på det valgte udvalg. Dette betyder, at man starter kortlægningen for alle underliggende grupper under udvalget. Tryk "Næste". NB! Hvis man ønsker at starte kortlægningen enkeltvis på grupper/afdelinger under et udvalg, hvor kortlægningen er oprettet på udvalget, skal kortlægningen på udvalget være "startet". Vælg derfor at "starte" kortlægningen på udvalget, men vælg dog ikke "Start for alle", idet dette vil medføre, at kortlægningen også startes af de underliggende grupper. September 2014 Side 7

5. Du kommer nu frem til tekstediteringsværktøjet. Klik på fane "E-mail" hvis du ønsker at redigere/se invitationsteksten for e- mailinvitationerne og/eller klik på fanen "PDF" for at redigere/se invitationsteksten for PDF invitationerne. Ved redigering af e-mailinvitationsteksten og PDF invitationsteksten gælder der for begge, at tekst markeret med "#" ikke må slettes. (Der vil blive dannet PDF invitationer, såfremt der er respondenter i gruppen, der ikke har en e-mailadresse tilknyttet). 6. Det skal nu angives, hvilke invitationer der skal udsendes/dannes. Markér hvilke invitationer du ønsker at udsende/danne. Klik herefter på "Udsend". De valgte invitationer vil nu blive udsendt/dannet. PDF invitationerne findes under "Detaljer" på selve kortlægningen. September 2014 Side 8

1.3 Kortlægningsoversigt datofiltrering Er der mange kortlægninger i ens kortlægningsoversigt, er der mulighed for at filtrere oversigten ved at bruge datosøgning. Indtast startdato og slutdato og klik herefter på ikonet "Vis resultater" Herefter vil kun kortlægningerne, der forefindes inden for det valgte tidsinterval, vises i kortlægningsoversigten. 1.4 Kortlægningsoversigt Når du er inde på en kortlægning, bliver du først og fremmest mødt af detaljerne for kortlægningen. 1. Lagkagediagrammet "Invitationer" viser antal besvaret og ubesvaret invitationer. 2. Diagrammet "Besvarelsesudvikling" viser udviklingen for modtaget besvarelser. 3. Under kolonnen "Detaljer" ses yderligere detaljer for kortlægningen. 4. Under kolonnen "Grupper i undersøgelsen" ses hvilke(n) gruppe/-er, der er tilknyttet kortlægningen (såfremt kortlægningen er startet på et udvalg og ned). 5. Under kolonnen "Invitationsliste" er links til PDF invitationerne. September 2014 Side 9

1.5 Tilføj/fjern respondenter til/på igangværende kortlægning Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger" gruppen/udvalg/afdeling kortlægningens navn "Invitationer". I "Invitationer" har du mulighed for at enten tilføje/fjerne respondenter fra kortlægningen. Det kan være, at du har tilføjet en ny bruger til gruppen og ønsker, at han/hun også skal indgå i den igangværende kortlægning og få en invitation. 1.5.1 Tilføj respondent 1. Klik på ikonet "Tilføj invitationer" 2. Et nyt vindue "Opret invitation" kommer frem. Sæt flueben ud for de respondenter der skal tilføjes kortlægningen og tryk "Opret". 3. Du skal nu udsende en invitation til denne nye respondent. Klik på ikonet "Invitationer" inde på selve kortlægningen. Marker med flueben den nye respondent du ønsker at udsende til og klik herefter på "Udsend invitationer". September 2014 Side 10

4. Du bliver nu først mødt med tekstediteringsværktøjet for PDF invitationer og herefter tekstediteringsværktøjet for e-mailinvitationer (hvilke tekstediteringsværktøjer du bliver mødt med afhænger af, om du har valgt respondenter med e-mail eller uden e- mailadresse). Ret evt. teksten i disse og klik på "Næste". Ved redigering af e-mail invitationsteksten og PDF invitationsteksten gælder for begge, at tekst markeret medmarkeret med "#" ikke må slettes. 5. Til sidst vil du blive bedt om at vælge de invitationer, du ønsker at udsende. Vælg disse og afslut ved at klikke på "Udsend". (Du har således også mulighed for at vælge "Tilføj spørgeskema til invitationer", hvis dette ønskes). September 2014 Side 11

1.5.2 Fjern respondent 1. Inde på selve kortlægningen under ikonet "Invitationer", klikker du på det "røde kryds" ud for den respondent, der skal fjernes. Såfremt respondenten allerede har besvaret, skal hans/hendes invitation først genåbnes (dette gøres ved at klikke på den "grønne" pil ud for respondenten), og herefter kan respondenten fjernes. 2. Tryk på "Slet" i pop up vinduet "Slet invitationer". 3. Respondenten er nu fjernet fra kortlægningen samt dennes besvarelse. September 2014 Side 12

1.6 Send påmindelser Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger" gruppen/udvalget/afdelingen kortlægningens navn "Invitationer". Det fremgår af invitationslisten, hvilke respondenter der har besvaret/ikke besvaret. 1. Sæt flueben ud for den/de respondent(er) som skal have tilsendt en påmindelse. 2. Klik herefter på ikonet "Udsend invitationer". 3. Et nyt vindue indeholdende tekstediteringsværktøjet fremkommer, (enten PDF eller e-mail afhængigt om respondenten er tilknyttet en e-mail adresse eller ej). 4. Der er mulighed for at redigere teksten, dog må al tekst mellem "#" ikke slettes/ændres! 5. Klik på "Næste". 6. Marker feltet for udsendelse af e-mailpåmindelse eller/og for en PDF påmindelse til udskrift. Afslut ved at klikke på "Udsend" for at sende påmindelser ud til de valgte personer med e-mail. Samtidig danner systemet en PDF påmindelsesliste til udskrift (denne liste kan findes under "Detaljer" på kortlægningen). Du har således også mulighed for at vælge "Tilføj spørgeskema til invitationer", hvis dette ønskes. September 2014 Side 13

1.7 Genudsend invitation til respondent med ny e-mail Af og til hænder det i en igangværende kortlægning, at en respondent har fået tilknyttet en forkert e-mailadresse eller fået ny e-mail, da e-mailinvitationerne blev udsendt. I dette tilfælde tilrettes følgende: 1. Ret e-mailadressen på brugeren. 2. Herefter gå ind på den pågældende kortlægning og vælg fanen "Invitationer". 3. Sæt flueben ud for brugeren og klik herefter på ikonet "Udsend invitationer". September 2014 Side 14

4. Tekstediteringsværktøjet viser herefter et billede af standard e-mail påmindelsesteksten. Idet Workcyclus registrerer, at der tidligere har været udsendt en invitation til brugeren, betragtes denne i systemet som en påmindelse. Det er selvfølgelig muligt at ændre i teksten. Klik på "Næste". 5. Vælg om du ønsker at udsende e-mail eller PDF påmindelse og klik herefter på "Udsend". Der er nu udsendt/genereret en ny invitation til brugeren. September 2014 Side 15

1.8 Afslut kortlægning Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger". 1. I organisationsstrukturen vælges den/det "gruppe"/"udvalg"/ "afdeling", hvor kortlægningen skal afsluttes. Klik på kortlægningens navn, i dette eks. "APV". 2. Du er nu inde på selve kortlægningen. Klik på ikonet "Afslut kortlægning" for at afslutte kortlægningen. 3. Den afsluttede kortlægning vil nu figurere med et grønt flueben. September 2014 Side 16

1.9 Genåben kortlægning Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger". 1. I organisationsstrukturen vælges den/det gruppe/udvalg/afdeling, hvor kortlægningen ligger. I dette eksempel vælges arbejdsmiljøgruppen "Arbejdsmiljøgruppe". 2. Klik herefter på kortlægningens titel, i dette eks. "APV" for at komme ind på kortlægningen. 3. Klik på ikonet "Genåben kortlægning". Et nyt vindue kommer frem og klik her på "Genåben". Kortlægningen er nu genåbnet. Obs: Genåbner du en kortlægning, som er startet på et udvalg og ned på dens undergrupper, vil kortlægningen også blive genåbnet for alle grupperne under dette udvalg. September 2014 Side 17

1.10 Kortlægningsstatistik Inde på en kortlægning har du mulighed for at se statistik for kortlægningen ved at klikke på fanen "Statistik". Du ser nu en barometeroversigt over de "kategorier", der indgik i spørgerammen, som blev anvendt i selve kortlægningen. Klik på barometrene for at se resultaterne for "emner" under "kategorien". September 2014 Side 18

1.11 Fleksible invitationer Fleksible invitationer bruges hovedsageligt i organisationer, hvor medarbejderne ikke har e-mailadresser, og hvor medarbejderudskiftningen er stor. Det vil simpelthen være for tidskrævende at vedligeholde medarbejderdata i Workcyclus. Medmindre I har dataintegration fra jeres løn - og personalesystem. 1. Der skal først og fremmest være oprettet en kortlægning, hvor "Fleksible Invitationer" blev valgt som kortlægningsmetode. Følg proceduren under afsnittet "Administrer kortlægninger". 2. For at aktivere kortlægningen via fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger" vælges den gruppe/afdeling/udvalg, hvor kortlægningen er oprettet. 3. Klik på kortlægningens navn (i dette eksempel: "APV 2") 4. Klik på ikonet "Start kortlægning" for at aktivere kortlægningen. September 2014 Side 19

5. Du skal nu angive antal respondenter. I feltet "Antal fleksible invitationer" indtastes det antal invitationer, du ønsker oprettet i PDF-filen, og/eller i feltet "E-mail invitationer" indtastes en liste over e-mailinvitationer, der skal udsendes. Det totale antal invitationer er summen af disse to felter. Klik herefter på "Næste". 6. I tekstediteringsværktøjet vælges fanen "E-mail", hvis du ønsker at redigere/se invitationsteksten for e-mailinvitationerne, og/eller klik på fanen "PDF" for at redigere/se invitationsteksten for PDF invitationerne. Ved redigering af e-mailinvitationsteksten og PDF invitationsteksten, gælder der for begge at tekst markeret med "#" ikke må slettes. September 2014 Side 20

7. Markér hvilke invitationer du ønsker at udsende/danne. Klik herefter på "Udsend". De valgte invitationer vil nu blive udsendt/dannet. 1.12 Tilføj fleksible invitationer til igangværende kortlægning 1. Gå ind under fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger" og vælg den pågældende gruppe/afdeling/udvalg. Klik på kortlægningens navn (i dette eks. "Social Kapital"). 2. Klik på fanen "Invitationer" og herefter klik på "Tilføj fleksible invitationer". September 2014 Side 21

3. Vælg antal fleksible invitationer og afslut ved at klikke på "Opret". 4. Du skal nu markere de nye invitationer, du har oprettet ved at markere flueben. Klik herefter på ikonet "Udsend invitationer". De nye invitationer er dem, hvor der ikke står en udsendelsesdato under "Udstedt". 5. Du bliver nu ført videre til tekstediteringsværktøjet, ret evt. tekst og klik på "Næste". NB! Ved redigering må tekst markeret med "#" IKKE slettes! September 2014 Side 22

6. Vælg de invitationer du ønsker at udsende/danne og afslut ved at klikke på "Udsend". PDF invitationer kan nu findes under "Detaljer" på selve kortlægningen. (Du har således også mulighed for at vælge "Tilføj spørgeskema til invitationer", hvis dette ønskes). September 2014 Side 23

2 Besvarelse af spørgeskema E-mail Respondenter, der er registeret med en e-mailadresse (på det tidspunkt hvor invitationerne blev udsendt), vil modtage en invitation med et link, som de kan anvende for at besvare spørgeskemaet. Ingen e-mail Alle respondenter uden e-mail får ved udsendelse af et spørgeskema tildelt en invitationskode til kortlægningen. Nummeret og respondenten sammenkædes i et automatisk PDF-dokument, der beskriver fremgangsmåden for online udfyldelse af spørgeskemaet. En anden fremgangsmåde kunne være, at respondenten fik sine loginoplysninger til Workcyclus og besvarede via et link på sin startside. Her kan respondenten på sin "startside" under "SPØRGESKEMA - HVOR LANGT ER JEG?" klikke på sit link til spørgeskemaet. 2.1 E-mailbesvarelse Respondenten åbner sin e-mail og følger linket. September 2014 Side 24

2.2 Online besvarelse/besvarelse af PDF invitationer De medarbejdere, der ikke normalt bruger en computer, skal stadigvæk oprettes i deres gruppe dog uden e-mail. 1. Vælg fanebladet "Kortlægninger" 2. Klik på gruppen i venstre organisationsstruktur 3. Klik på navnet for den ønskede kortlægning(i dette eks. "APV") 4. Du kommer nu ind på selve kortlægningen og klikker på linket for PDF oversigten over dannede invitationer og spørgeskemaer. 5. Udskriv dokumentet og del invitationerne ud til respondenterne. September 2014 Side 25

6. Medarbejderen følger anvisningen på invitationen og svarer via en computer med internetforbindelse. Bemærk at der skal klikkes på "Start" med musen og ikke med "Enter". September 2014 Side 26

3 Kortlægningsresultater Du har mulighed for nærmere at studere resultaterne fra en undersøgelse under "Kortlægningsresultater" under fanebladet "Kortlægninger" eller ved at klikke på ikonet "Resultater" inde under selve kortlægningen. 3.1 Se resultater under menuen "Kortlægningsresultater" Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Kortlægningsresultater" Vælg i organisationsstrukturen den gruppe/afdeling/udvalg du ønsker at se resultaterne for. I menuen "Undersøgelse" i midten af vinduet vælges kortlægningstypen for den kortlægning, du ønsker at hente resultaterne frem fra (APV eller Trivsel.). Husk således også at indtaste startdatoen og slutdatoen for den pågældende kortlægning og klik herefter på ikonet "Vis resultater" for at få resultaterne frem. Spørgsmålene fra kortlægningen samt svarfordelingen på disse vil nu figurere. Spørgsmålene er sorteret efter systemets prioritering. For bedre overblik kan listen sorteres ved at trykke på overskrifterne i den grønne bjælke, såsom "Spørgsmål", "Område", "Kategori" eller "Fordeling". I kolonnen "Fordeling" ses svarfordelingen for hvert enkelt spørgsmål. Mouseover farvemarkeringen for at se hvilken svartype "farven" repræsenterer samt for at se procentfordelingen. September 2014 Side 27

3.2 Se resultater under "Resultater" på en kortlægning Vælg fanebladet "Kortlægninger" "Administrer kortlægninger". 1. Vælg i organisationsstrukturen den gruppe/afdeling/udvalg du ønsker at se resultaterne for. 2. Klik herefter på den pågældende kortlægning. 3. Klik på fanen "Resultater" og du får hermed resultatoversigten. Denne kan sorteres enten ved brug af overskrifterne i den grønne bjælke, såsom "Spørgsmål", "Område" m.m. eller filteres ved at klikke på f.eks. kategorien "Fysiske Forhold". Dette medvirker til, at man kun får vist alle spørgsmålene, som har "Fysiske Forhold" som kategori. Du kan filtrere på "spørgsmål", "område" og "kategori". Du rydder dit filter ved at klikke på "Ryd filter" i den grå bjælke. September 2014 Side 28

3.3 Se respondenternes svar/kommentarer For at undersøge respondentsvar/kommentarer, klik på spørgsmål. ikonet ud for det enkelte Et nyt vindue åbnes med detaljer om respondenternes svar/kommentarer: Klik evt. på en respondents navn for at se hvordan der er svaret på hele spørgeskemaet. (Respondentsvar Vindue) NB! Vær opmærksom på, hvis kortlægningen er kørt delvis eller helt anonymt, vises navnene ikke. TIP: Du kan også navigere videre fra en respondentens besvarelse ved at trykke på et af spørgsmålene. Både i respondentsvaroversigten samt på den samlede oversigt over en respondentssvar/kommentarer er det muligt at udskrive. Klik på PDF ikonet for at udskrive. 3.4 Undersøg respondenternes svar/kommentarer Det kan være en rigtig god idé at danne sig nogle indtryk, inden man vælger, hvordan man vil arbejde med en problemstilling, og der kan findes mange gode svar fra kolleger. Det kan også være nødvendigt at se, hvordan en enkelt respondent har svaret igennem hele spørgeskemaet, for f.eks. at forberede sig til et møde med vedkommende. Du kan finde kommentarerne ved at danne en kommentarrapport (se afsnit "Rapporter") eller finde disse under "Kortlægningsresultater" (se afsnit "Kortlægningsresultater"). Under "Kortlægningsresultater" har du således også mulighed for at se alle svar på et specifikt spørgsmål eller se en brugers svar/kommentarer for hele undersøgelsen. Du har dog også mulighed for at finde svar/kommentarer via et indsatsområde (se afsnittet "Tilføj kortlægningsresultater til indsatsområde" under afsnittet "Handlingsplaner") eller under fanen "Resultater" på en kortlægning (e afsnit "Se resultater under fanen "Resultater" på en kortlægning). September 2014 Side 29