C2IT s opgavestyringssystem Quick Guide Forfatter: Kent Tranberg Pedersen / Michael Bo Larsen Dato: 12. juli 2016 C2IT A/S Birkemosevej 7 DK-6000 Kolding T.: +45 7216 0777 M.: info@c2it.dk www.c2it.dk Cvr. 2735 6893
Indholdsfortegnelse 1 HVAD ER JIRA?... 3 1.1 HVORFOR ET ELEKTRONISK OPGAVESTYRINGSSYSTEM?... 3 1.2 AKTIVITETSTYPER I JIRA... 3 1.3 OM BRUGERVEJLEDNINGEN... 3 2 OPSTART OG LOGIN... 4 2.1 OPSTART AF JIRA... 4 2.2 LOGIN OG STARTBILLEDET I JIRA... 4 2.3 SYSTEM DASHBOARD... 4 3 BESØGSREFERATER OG OPGAVER... 5 3.1 BESØGSREFERATER OG HVORDAN DU BEHANDLER DEM... 5 3.2 OPGAVER OPRETTELSE OG REDIGERING... 6 4 YDERLIGERE FUNKTIONALITET... 9 4.1 KOMMENTARER... 9 4.2 VEDHÆFTE FILER OG SKÆRMBILLEDER... 9 4.3 OVERVÅGNING AF AKTIVITETER... 9 4.4 OPRET UNDERAKTIVITET / KONVERTER TIL UNDERAKTIVITET... 9 5 OVERBLIK - SØGNING, FILTRE OG DASHBOARDS... 10 5.1 OVERBLIK OVER DIT PROJEKT... 10 5.2 UDSKRIFTSVENLIGE OVERSIGTER OG EKSPORT TIL EXCEL... 10 5.3 SØGNING... 11 5.4 FILTRE... 11 Quick Guide til JIRA Side: 2 af 11
1 Hvad er JIRA? 1.1 Hvorfor et elektronisk opgavestyringssystem? Hos C2IT Business Solutions er der behov for at sætte styring af opgaver i forhold til vores kunder i system. Formålet er at sikre høj kvalitet i det daglige arbejde både i relation til overblik over opgavemængde og dokumentation af udført arbejde. Samtidig er det et mål at sikre kommunikation omkring opgaver på et niveau, hvor alle konsulenter hos C2IT Business Solutions, sammen med relevante personer hos kunden, har adgang til al dokumentation i stedet for at dette foregår mellem enkeltpersoner hos C2IT og dig som kunde. 1.2 Aktivitetstyper i JIRA Til at løse denne problemstilling er produktet JIRA valgt. JIRA består grundlæggende af aktiviteter (opgaver/issues), som kan gennemgå et livsforløb (et workflow). Aktiviteter samles i projekter. Vi har valgt at arbejde med 2 aktivitetstyper: 1) Besøgsreferater og 2) Opgaver. Et besøgsreferat skrives af en konsulent, når der er udført arbejde for dig. Ordet besøg skal forstås i bred forstand og kan dække over aktiviteter udført uden fysisk besøg, fx. supportopkald. En opgave indeholder flere oplysninger end et besøgsreferat ligesom der er defineret et livsforløb for en opgave, hvor eksempelvis testen af en opgave kan håndteres. 1.3 Om brugervejledningen Denne vejledning er tænkt som en introduktion til de grundlæggende funktioner i JIRA, således at du kan godkende besøgsreferater og oprette og deltage i testen af en opgave. Centrale begreber i JIRA Tildelt til er et centralt begreb i JIRA. Aktiviteter tildeles en specifik bruger og angiver, hvem der har ansvaret for aktiviteten i forhold til den aktuelle status. Når en aktivitet tildeles en bruger, sendes der automatisk en mail til vedkommende ved alle ændringer til aktiviteten. Quick Guide til JIRA Side: 3 af 11
2 Opstart og login 2.1 Opstart af JIRA C2IT s opgave- og aktivitetsstyringssystem, JIRA, startes i en browser på adressen https://jira.c2it.dk/. 2.2 Login og startbilledet i JIRA Brugernavn er lig med din mailadresse og adgangskode vælges selv, når du første gang tilgår JIRA. Hvis du glemmer din adgangskode, skal du selv anmode om en ny hvilket gøres ved at klikke på Can t access your account? på login skærmbilledet, og følge instrukserne. 2.3 System Dashboard Den første side du møder, når du er logget ind, hedder System Dashboard. Her kan du få et overblik over igangværende og afsluttede aktiviteter. I sektionen Tildelt til mig kan du se de opgaver, hvor du er anført som ansvarlig (f.eks. til godkendelse eller test hos dig). I sektionen Alle aktiviteter vises alle åbne og igangværende aktiviteter uanset hvem der er ansvarlig for opgaven. Besøgsreferater kendes ved et lille ikon med et i, hvor opgaver har et ikon med et flueben ligesom underopgaver har deres eget ikon. Quick Guide til JIRA Side: 4 af 11
3 Besøgsreferater og Opgaver 3.1 Besøgsreferater og hvordan du behandler dem Et besøgsreferat er oprettet af en konsulent fra C2IT. Når referatet er færdigt, så sendes det til godkendelse hos dig. Du vil således kunne se det under både Tildelt til mig og Alle aktiviteter. Du åbner besøgsreferatet ved at klikke på det. For et besøgsreferat kan du udføre forskellige aktiviteter: Kommentere. Du kan indsætte en kommentar eller et spørgsmål til besøgsreferatet, ved at klikke på knappen Kommentar i bunden af skærmbilledet. Når du har angivet en kommentar sendes der automatisk en mail omkring kommentaren, til den, der har skrevet besøgsreferatet. Godkende. Kan du godkende referatet, så klikker du på Godkendt knappen øverst i skærmbilledet. I den efterfølgende dialog kan du igen blot klikke på knappen Godkendt. Du har her også mulighed for at angive en kommentar, men det er ikke nødvendigt. Afvise. Kan du ikke godkende referatet, så klikker du på knappen Ikke godkendt øverst i skærmbilledet. I den efterfølgende dialog vil vi gerne, at du 1. Tildeler opgaven til den konsulent, der har skrevet referatet 2. Kommenterer, hvorfor du ikke kan godkende referatet Tildele. Du kan også tildele besøgsreferatet til en anden person i din virksomhed, hvis det er en anden, der skal godkende. 3.1.1 Yderligere om besøgsreferater Har du brug for at dele besøgsreferatet med personer, som ikke er oprettet som bruger i JIRA, så kan du gøre det ved at klikke på knappen Eksporter i øverste højre hjørne og vælge Word som eksportmulighed. I besøgsreferatet kan der være links til andre opgaver i JIRA. Det er nemt at navigere til disse ved blot at klikke på deres opgavenummer. Det samme kan også lade sig gøre, hvis der er vedhæftet filer eller skærmbilleder til besøgsreferatet. Hvis der i beskrivelsesteksten til en opgave står et @ efterfulgt af nogle få bogstaver, fx @km, så er det en facilitet i JIRA, som benyttes hos C2IT, til at notificere en kollega om, at besøgsreferatet er oprettet. Quick Guide til JIRA Side: 5 af 11
3.2 Opgaver oprettelse og redigering Du kan arbejde med opgaver på flere måder, fx oprette en ny opgave, deltage i kommunikationen omkring en opgave samt teste og godkende en opgave. Du opretter en opgave ved at klikke på den røde knap,. Derefter vises skærmbilledet til oprettelse af aktiviteter som vist nedenfor. Alle felter med en rød stjerne (*) skal udfyldes. Aktivitetstypen skal være Opgave. Øvrige felter udfyldes efter behov: Deadline dato. Her kan angives en dato for, hvornår opgaven senest ønskes udført. Tildelte. Angives, hvis opgaven ønskes tildelt en specifik person. Vedhæftning. Der kan vedhæftes filer til at underbygge opgavebeskrivelsen. Når opgaven er færdigudfyldt klikkes på den blå knap med teksten Opret. Quick Guide til JIRA Side: 6 af 11
Den netop oprettede opgave redigeres nemmest ved at klikke på Aktiviteter i toppen af skærmbilledet, hvor det netop oprettede referat ligger øverst under Seneste aktiviteter. Klikker man på denne, vises den på følgende måde, og der kan rettes direkte i det viste ved at klikke direkte på det felt, man ønsker at ændre. 3.2.1 Arbejdsgange omkring en opgave Som kunde kan du foretage følgende statusskift på en opgave. Oprette. Du kan oprette opgaver men ikke redigere dem efterfølgende. Afvent. Skifte status til afvent. Det indikerer, at C2IT ikke skal igangsætte opgaven. Åbn afventende. Bruges til at skifte status fra Afvent til Åben. Kommentere. Bruges til efterfølgende at supplere opgavebeskrivelsen. Testet OK. Ved at klikke på Godkendt. Testet fejl. Ved at klikke på Ikke godkendt og dokumentere fejlen Bemærk at valg af mulig status afhænger af opgavens aktuelle status, og afhænger derfor af hvor i livsforløbet en given opgave befinder sig. 3.2.2 Livsforløb for en opgave En opgave har et livsforløb, dvs. en opgave kan have følgende statusser: Åben. Opgaven er oprettet. Dette er standard ved oprettelse af nye opgaver. Quick Guide til JIRA Side: 7 af 11
Afvent. Opgaven afventer et GO og må ikke igangsættes hos C2IT. Igangsat. Indikerer at der arbejdes på opgaven. Stopper arbejdet på en opgave i længere tid, kan status skiftes tilbage til Åben. Til test. Når opgaven er færdig, sendes den til test hos kunden. Det sker ved at klikke Til test og tildele opgaven til kunden. Testet ok. Vælges hvis opgaven er testet ok. Testet fejl. Vælges hvis opgaven ikke kan testes ok. Beskriv de oplevede fejl så præcist som muligt, gerne med skærmbilleder og anden relevant dokumentation. Til test (C2IT). Anvendes hvis opgaven skal testes af en kollega, inden den overdrages til test hos kunden. Det sker ved at klikke Til test (C2IT). Testet ok (C2IT). Vælges hvis opgaven er ok. Her kan man også vælge Til test direkte og sende den til test hos kunden. Testet fejl (C2IT). Vælges, hvis opgaven ikke er ok. Beskriv de oplevede fejl så præcist som muligt, gerne med skærmbilleder og anden relevant dokumentation. Lukket. Opgaven er lukket efter endt test. Ved lukning af en opgave kan angives et resultat. Her er standardværdien Løst. Genåbnet. Hvis der er behov for at genåbne en testet/ lukket opgave for at lave rettelser. De forskellige statusser har farver efter følgende princip: Blå. Opgaven er åben eller afventer Gul. Opgaven er i gang Grøn. Opgaven er afsluttet eller lukket. Quick Guide til JIRA Side: 8 af 11
4 Yderligere funktionalitet Ud over basisfunktionaliteten beskrevet i forrige kapitel, så giver JIRA en lang række yderligere muligheder, som beskrives i det efterfølgende. Første punkt er Kommentarer, som kan oprettes direkte via en knap i JIRA. Alle øvrige faciliteter beskrevet i det efterfølgende findes under menuknappen Mere: 4.1 Kommentarer Der kan kommenteres på alle aktiviteter i JIRA. Kommentarer oprettes ved at klikke på knappen Kommentar. Knappen findes både i toppen og bunden af skærmbilledet. Kommentarer kan slettes og ændres af den bruger, der har oprettet den. Det sker ved at klikke på henholdsvis skraldespanden eller blyanten i kommentar-feltet. 4.2 Vedhæfte filer og skærmbilleder Det er muligt at vedhæfte filer til opgaver og besøgsreferater. Et eksempel på en vedhæftet fil kunne være en PDF-fil af en rapport, som kunden har indtegnet diverse ændringsønsker på. Tilsvarende kan der vedhæftes skærmbilleder til en aktivitet. Ved fejlsituationer etc. skal kunderne opfordres til at vedhæfte skærmbilleder som dokumentation og forklaring. Skærmbillede indsættes via udklipsholderen. Der skal således være taget et skærmbillede i udklipsholderen, fx ved at trykke Alt + Print Screen. 4.3 Overvågning af aktiviteter JIRA gør det muligt at overvåge aktiviteter. Som standard overvåges de aktiviteter man selv har oprettet eller som er tildelt til en. Overvågning betyder, at man modtager en notifikation pr. e-mail ved ændring af en opgave. Du kan aktivere overvågning på en given opgave på flere måder: Ved at klikke på knappen Overvåg aktivitet. Overvågning kan frakobles ved at klikke Stop overvågning. Bemærk: Knappen er der kun på opgaver, man ikke er tildelt eller har oprettet. Ved at vælge tilsvarende menupunkter på menuknappen Mere. Ved at klikke på linket med Overvåg denne aktivitet. Du finder den i højre side under Personer. Via menupunktet Overvågere kan listen af overvågere styres. 4.4 Opret underaktivitet / konverter til underaktivitet Til en given opgave er det muligt at oprette en underopgave via menupunktet Opret underaktivitet. Underaktiviteter anvendes når en opgave har en vis størrelse eller kompleksitet og især når flere personer er involveret i forskellige og/eller samtidige dele af opgaven. Kontakt gerne C2IT for en vurdering af relevans for opdeling af en given opgave i underaktiviteter. Quick Guide til JIRA Side: 9 af 11
5 Overblik - Søgning, filtre og dashboards 5.1 Overblik over dit projekt Du kan få et overblik over alle aktiviteter i dit projekt, ved i øverste linje at klikke på projekter og vælge dit aktuelle projekt på listen: I det viste skærmbillede får du et resumé af projektet. Standardvisningen hedder Aktivitet, men skifter du visning til Statistik får du nedenstående skærmbillede, hvor du har mulighed for at få overblik over alle opgaver/aktiviteter i dit projekt. 5.2 Udskriftsvenlige oversigter og eksport til Excel Ved at klikke på de enkelte elementer kan du få en detaljeret liste over aktiviteter som passer til det valgte filter. Ønsker du at udskrive oversigten eller eksportere den til Excel, gøres det nemmest ved at klikke på knappen Eksport i øverste højre hjørne, hvor du har en række forskellige muligheder: Quick Guide til JIRA Side: 10 af 11
5.3 Søgning Der kan søges på 2 måder: Fritekstsøgning via søgefeltet i øverste højre hjørne Ved at vælge søgefunktionen i JIRA Søgefunktionen findes under menuen Aktiviteter og menupunktet Søg efter aktiviteter: 5.4 Filtre I det viste vindue kan der søges efter samme princip, som hvis man arbejder med filtre i Excel og NAV for den sags skyld. De forskellige kolonner i søgningen kan sorteres ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Filtre bruges til at afgrænse visning af opgave/aktiviteter som fx. bestemte personer, statusser mm. Filtre oprettes ved at gemme en søgning. Ønsker man at gemme en søgning, så kan man klikke på knappen Gem. Afhængig af situationen kan der være en knap, der hedder Gem som, alternativt er der en pil ved Gem-knappen, hvor man kan vælge Gem som. Filtre kan vedligeholdes via menuknappen Aktiviteter, hvor der nederst er menupunktet Vedligehold filtre. Vælges denne får man følgende skærmbillede til vedligeholdelse af filtre. Her kan man bl.a. se sine favoritfiltre eller søge efter delte filtre: Quick Guide til JIRA Side: 11 af 11