KORRIGERET UDBUDSANNONCE Prækvalifikation: Udbud af servicepartnerskab af plejecentret Søhusparken Baggrund Kommunalbestyrelsen i Syddjurs Kommune har den 25. november 2010 besluttet, at udbyde driften af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje m.v. i plejecentret Søhusparken. Opgaven udbydes til private leverandører i form af et servicepartnerskab med en privat leverandør. Formålet med at udbyde plejecentret Søhusparken er et ønske fra kommunen om at få en professionel samarbejdspartner, der kan levere en høj kvalitet og effektivitet - og i samarbejde med kommunen kan udbygge og udvikle plejen samt omsorgen indenfor rammerne af partnerskabet. Det er et særskilt mål for kommunen at få en samarbejdspartner, der kan være med til at udvikle en velfungerende samarbejdsform mellem Syddjurs Kommune og den fremtidige leverandør. Kommunen ønsker at prioritere et samarbejde der skal være baseret på tillid og en konstruktiv dialog. Konkret er det kommunens mål at partnerskabet skal føre til læring og videndeling. Kernen i den udbudte opgave er varetagelsen af pleje samt personlig og praktisk hjælp med udgangspunkt i respekten for den enkelte. Et væsentligt element i partnerskabet vil være fremtidig udvikling indenfor temaer som madservice, drift af cafe, facility management, velfærdsteknologi som på sigt kan blive en del af partnerskabet. Beskrivelse af opgaven og omfang Den udbudte opgave omfatter driften af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje m.v. til Søhusparken. Søhusparken har i dag 55 beboere, og det er besluttet at plejecentret skal udbygges til at kunne rumme i alt 110 beboere. Udbygningen vil ske i to etaper. Syddjurs Kommune varetager i samarbejde med Ebeltoft Boligselskab selv anlægsprojektet, ligesom bygningsvedligeholdelse. Opgaven omfatter alle arbejder, der er nødvendige for at opfylde udbyders krav til samt ide- og værdigrundlag for opgavevaretagelsen på Plejecentret. Partnerskabsmodellen indebærer, at leverandøren er forpligtet til sammen med kommunen at indgå i udvikling af bl.a. følgende temaer: Samarbejde Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling Udvikling af opgaven, herunder udvikling af nye løsninger, fx velfærdsteknologi Ledelse Effektivisering Økonomiske tilpasninger og eksterne forhold, herunder tilbudsgivers oplæg til model for evt. tilpasninger af serviceniveauet samt implementering af rammebesparelser. Fælles læring 1
Kontaktinformation Den ordregivende myndighed er: Syddjurs Kommune Hovedgaden 77 8410 Rønde Alle henvendelser i forbindelse med anmodning om prækvalifikation skal rettes skriftligt til: KL s Konsulentvirksomhed Weidekampsgade 10 2300 København S Att: Udbudskonsulent Maria Flyvholm Tlf. 33 70 37 38 E-mail: mrf@kl.dk Spørgsmål og svar, der vurderes at være væsentlige for øvrige ansøgere, formidles i anonymiseret form på Syddjurs Kommunes hjemmeside. Kontrolbud Syddjurs Kommune har besluttet at udarbejde kontrolbud. Kontrolbuddet vil blive udarbejdet efter gældende lovkrav og retningslinjer. Udbudsform Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at Syddjurs Kommune er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Der gøres opmærksom på, at den udbudte opgave er omfattet af bilag II B i Udbudsdirektivet (Europaparlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF). Dermed er Syddjurs Kommune ikke underlagt de detaljerede regler for udbud, som findes i Udbudsdirektivet. Syddjurs Kommune har derfor valgt at udbuddet gennemføres som et begrænset udbud med dialog mellem Syddjurs Kommune og de prækvalificerede tilbudsgivere. Syddjurs Kommune vil prækvalificere op til fire leverandører. Dertil kommer, at Syddjurs Kommune udarbejder kontrolbud, og den interne tilbudsgiver vil blive betragtet som en femte ti l- budsgiver. Kontrolbuddet er per definition prækvalificeret og skal ikke anmode om blive prækvalificeret. Udbudsprocessen er opdelt i flere faser: Fase 1: I den første fase sker der en udvælgelse (prækvalifikation) af de tilbudsgivere, som lever op til udvælgelseskriterierne. Fase 2: Prækvalificerede tilbudsgivere afgiver tilbud på baggrund af det modtagne udbudsmateriale. Det er ikke et krav at der er udarbejdet et tilbud, der forholder sig til samtlige 2
udbudsmaterialets elementer. Udkastet til tilbud kan betragtes som et arbejdsdokument indtil det endelige tilbud indgives. Fase 3: Syddjurs Kommune afholder to dialogrunder med de udvalgte tilbudsgivere med henblik på at indkredse og fastslå, hvilken løsning der bedst kan tilfredsstille Syddjurs Kommunes behov. Tilbudsgivere forelægges spørgsmål af Syddjurs Kommune, som tilbudsgiverne bedes tage stilling til ved dialogrunderne. Tilbudsgiver skal imellem de to dialogrunder afgive et revideret tilbud. Fase 4: De udvalgte tilbudsgivere afgiver deres endelige tilbud og disse evalueres med henblik på at tildele aftalen til den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Herefter vurderer kommunen tilbuddene med afsæt i de specificerede tildelingskriterier. Virksomhedsoverdragelse Det skal oplyses, at lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse finder anvendelse. Det indebærer at de nuværende medarbejdere på Søhusparken vil blive virkso m- hedsoverdraget såfremt en ekstern leverandør vinder udbuddet. De nærmere vilkår vil fremgå af udbudsmaterialet. Udvælgelse og mindstekrav til leverandøren Syddjurs Kommune ønsker at indgå et samarbejde med en leverandør, der har en solid økonomisk organisation og dokumenterede erfaringer fra lignende opgaver. Tilbudsgiver skal, som led i sin anmodning om prækvalifikation, dokumentere at en række mindstekrav indfries, jf. nedenstående: Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Som dokumentation herfor skal tilbudsgiver fremsende: Dokumentation udstedt af relevante myndigheder eller kopi af en Serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for prækvalifikation. Såfremt tilbudsgiver ikke har mulighed for indenfor fristen for prækvalifikation at fremdrage en Serviceattest, eller tilsvarende dokumentation, så skal tilbudsgiver underskrive en troog love erklæring om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de nævnte udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal dog senest inden fristen for aflevering af det endelige tilbud på løsning af opgaven have dokumentation i form af en Serviceattest e.l., jf. tidsplanen nedenfor 1 Tilbudsgiver skal endvidere dokumentere ikke at have en gæld til det offentlige på over 100.000 kr. 1 Serviceattesten kan rekvireres på følgende hjemmeside: http://www.eogs.dk/graphics/publikationer/blanketter/anmodning_serviceattest.pdf. Der gøres opmærksom på, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på 2-3 uger. 3
Som dokumentation herfor skal tilbudsgiver fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige, jf bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. (http://www.udbudsportalen.dk/ret-og-regler/tro-og-love-erklaringer/) Økonomisk formåen Tilbudsgiver skal dokumentere at have økonomisk formåen som grundlag for at udføre den udbudte opgave. Som dokumentation herfor skal tilbudsgiver fremsende: En soliditetserklæring der angiver tilbudsgivers soliditetsgrad. Erklæringen skal være udarbejdet på baggrund af oplysninger fra seneste reviderede årsregnskab. Soliditetsgraden skal udregnes i overensstemmelse med følgende formel: Soliditetsgrad = 100 X (samlede egenkapital/samlede aktiver). Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som tilbudsgivers og de øvrige enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Teknisk kapacitet (dokumenteret erfaring) Tilbudsgiver skal dokumentere relevante, betydelige og nyere erfaringer (max 3 år gamle) med drift af plejeboligbebyggelser eller plejehjem til ældre borgere med behov for praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje fordelt over hele døgnet. Som dokumentation herfor skal tilbudsgiver: Vedlægge en referenceliste i tabelform, der beskriver relevante erfaringer. Referencelisten skal som minimum indeholde oplysninger om kundens navn, kort beskrivelse af opgaven, tidspunkt for udførelse, opgavens økonomiske omfang og kontaktinformation. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere mindst to referencer med drift af plejeboligbebyggelser eller plejehjem med praktisk bistand og personlig pleje fordelt over hele døgnet. Referencerne skal omhandle kontrakter, der i omfang størrelsesmæssigt og i indhold matcher den udbudte opgave. Syddjurs Kommune forbeholder sig ret til at kontrollere oplysninger i referencelisten. Referencerne kan være opnået i Danmark eller i de skandinaviske nærområder (Sverige og Norge). Udvælgelse blandt flere kvalificerede tilbudsgivere Såfremt der er mere end fire interesserede tilbudsgivere, der kan indfri mindstekravene, vil Syddjurs Kommune foretage en udvælgelse blandt de kvalificerede tilbudsgivere. Udvælgelsen vil ske ud fra en vurdering af, hvilke interesserede tilbudsgivere der har den be d- ste økonomiske kapacitet samt de bedste og i forhold til opgaven mest relevante erfaringer, idet der dog lægges størst vægt på relevante erfaringer. 4
Konsortier og underleverandører Såfremt der anvendes underleverandører, skal disse angives. En forudsætning for brug af underleverandører er, at hovedleverandøren dog til enhver tid er fuldt ud ansvarlig for eventuelle underleverandørers opfyldelse af deres forpligtelser i henhold til kontrakten. Såfremt der afgives tilbud i en sammenslutning af tilbudsgivere (fx konsortium) skal sammenslutningens interne organisering og juridiske forhold beskrives. Der skal endvidere afgives en skriftlig erklæring om at sammenslutningen hæfter solidarisk. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne om pe r- sonlige forhold, økonomisk formåen og teknisk kapacitet angives for alle deltagende virkso m- heder. Tildelingskriterier Tildelingen af opgaven sker ud fra kriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud med brug af følgende underkriterier: Underkriterium Vægt Pris 50% Kvalitet og partnerskabsmodel 50% Kontraktperiode Kontrakten gælder fra forventet kontraktindgåelse den 1. juli 2011 til den 31. januar 2016 med option for kommunen på forlængelse i yderligere op til to gange to år. Dog gøres der opmærksom på, at driften af Søhusparken først igangsættes den 1. februar 2012. Den valgte leverandør vil derfor være forpligtet til i en opstartsfase fra 2. juli 2011 indtil igangsættelse af drift af Søhusparken den 1. februar 2012, at indgå i et arbejde om afklaring af partnerskabsmodellen, forberedelse af virksomhedsoverdragelse og forberedelse af driften. Derudover skal den valgte leverandør fra august 2011 indgå i et arbejde om udbygningen af Søhusparken. Tidsfrist Anmodningen om prækvalifikation, der skal være skriftlige, skal sendes pr. e-mail til kontaktpersonen, jf. ovenstående e-mail-adresse, senest den 18. april 2011 kl. 12.00. Det er tilbudsgivers ansvar, at anmodningen om prækvalifikation modtages hos kontaktpersonen. Tidsplan Tidsplanen for udbuddet er som følger: Tidsfrist Aktivitet 18. april 2011 kl. 12.00 Frist for anmodning om prækvalifikation 26. april 2011 Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede 2. maj 2011 kl. 14-15 Besigtigelse af Søhusparken 6. maj 2011 kl. 12.00 Deadline for fremsendelse af spørgsmål til udbudsmaterialet 19. maj 2011 kl. 12.00 Deadline for fremsendelse af 1. udkast til tilbud. Det er ikke et krav at der er udarbejdet et tilbud, der forholder 5
sig til samtlige udbudsmaterialets elementer. 24.-25. maj 2011 1. dialogmøde med hver af de op til 5 tilbudsgivere 3. juni 2011 Deadline for fremsendelse af revideret udkast til tilbud. Det er ikke et krav at der er udarbejdet et tilbud, der forholder sig til samtlige udbudsmaterialets elementer. 8.-9. juni 2011 2. dialogmøde med hver af de op til fem tilbudsgivere 14. juni 2011 kl. 12.00 Deadline for aflevering af endeligt tilbud 20.-23. juni 2011 Politisk behandling og valg af leverandør 21. juni 1. juli 2011 Stand-still periode 2. juli 2011 Forventet kontraktunderskrivelse 3.-26. august 2011 Drøftelse med leverandør om indretning af tilbygning på Søhusparken. Indgivelse af endelig ansøgning. Forberedelse af partnerskab. Opstart af samarbejdsforum iht. til partnerskabsmodel. 1. februar 2012 Igangsættelse af drift af Søhusparken Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afgivelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 6