Referat Afdelingsmøde afdeling 35 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 35 Sted: Fælleshuset, Skovbrynet Dato: Den 27. januar 2015, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 71 beboere samt bestyrelsen i alt 65 lejemål Irene Sneistrup Olsen, formand Michael Juhl Hasselstrøm, bestyrelsesmedlem Nicki Pedersen, bestyrelsesmedlem Anne Kathrine Pedersen, hovedbestyrelsesnæstformand Helle Friis Jensen, driftschef Egon Høyem, ejendomsfunktionær Per Raahede, ejendomsfunktionær Pernille Esmark, inspektør Peter Ziska Høgnesen, administrativ medarbejder 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2015/2016 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2013/2014 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til at ændre billardrummet til et almindeligt fællesrum B. Stillingtagen til at holde én indekat C. Stillingtagen til at det ikke skal være tilladt at holde én hund D. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af flere cykelskure E. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af barnevognsskur F. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af p-pladser på Pilen 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er: Michael Juhl Hasselstrøm B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Peter Ziska Høgnesen Anne Kathrine Pedersen blev valgt som dirigent. Anne Kathrine Pedersen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 1
Pkt. 2: Irene Sneistrup Olsen fremlagde beretningen. Beretningen er vedlagt bilag 1. Der var følgende kommentarer til beretningen: Det viser sig, at der er støj fra containergården sent om aftenen til gene for beboerne i nærheden. Der henstilles til, at man tager hensyn til det fremadrettet. Der er ofte larm fra gildesalen, nogen gange helt til kl. 04 om natten. Der dyttes, når gæster forlader stedet. Der henstilles til, at ordensreglementet overholdes. I henhold til ordensreglementet skal der være helt ro fra kl. 24.00 til 06.00. Beboere, der observerer overtrædelse af ordensreglementet bedes skrive til ØsterBO, så der kan tages hånd om det. Hvem skal betale for vandforbruget på grund af lækage? Det ekstra vandforbrug sættes på afdelingens udgifter til fælles vand. Det vil ikke påvirke den enkelte beboers individuelle vandregning. Containergården Der var forslag om opsætning af skilt med angivelse af tidspunkt for, hvornår man må bruge containergården. Der var også et forslag om opsætning af skilt med henstilling omkring adfærd omkring brugen af containerpladsen sent. Der var delte meninger om klunsning. Det er tidligere besluttet, at det ikke er tilladt. Der var forslag om, at aftale et særligt sted for ting, der må klunses. Hvornår er man færdig med køkkenrenoveringen, så man kan komme i gang med badeværelserne? Det forventes, at badeværelsesrenoveringen kan opstartes i foråret. Det er kun de berørte lejemål, der stiger i husleje. Er der forsinkelser i forhold til tidsplanen? Nej, den overordnede tidsplan følges, men der har undervejs været byttet om på rækkefølgen af blokke for at optimere på arbejdsgangen. Tagrenovering forventes afsluttet i starten af 2016. Huslejestigningen kommer først herefter. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af inspektør Pernille Esmark. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: A. Stillingtagen til at ændre billardrummet til et almindeligt fællesrum Nicki forklarer: 2
- Billardrummet bliver lejet for lidt ud. Jeg var selv fortaler for, at det skulle forblive som et billardrum sidste år, men vi må konstatere, at det bliver lejet for lidt ud desværre! - Så derfor forslås det, at det bliver omdannet til festlokale Spørgsmål stillet. I stedet for et festlokale kunne det bruges til de unge mennesker i området, da de synes at have brug for aktivitetstilbud. Spørgsmål stillet. Jeg bor oven på lokalet og vil synes det vil være trælst hvis det fremadrettet skal bruge til fest langt ud på natten. Svar: Det har altid været muligt at leje lokalet indtil kl. 24, så det vil ikke ændre på noget. Afstemning ved håndsoprækning: - Fælles enighed om at nedlægge billardrummet! Forslaget blev vedtaget. B. Stillingtagen til at holde én indekat Ingen af forslagsstillerne er mødt op! Spørgsmål stillet: Der er kat afdeling 35 i forvejen! Er bestyrelsen informeret om, at der allerede er katte i afdelingen. Det virker dumt at stemme om noget, som man gør alligevel? Svar: Hvis ejeren ikke kendes, er det svært at gøre noget ved det. Det vides ikke om de katte, som strejfer i kvarteret er katte andre steder fra! Spørgsmål: Hvorfor stod der i lejekontrakten at der ikke måtte holdes dyr i afdelingen, når det kan laves om? Svar: Det er beboerdemokratiet, der bestemmer om der må være dyr eller ej i afdelingen. Derfor kan det vedtages ved afdelingsmøderne. Der står i lejekontrakten, at det er det gældende ordensreglement, der er bestemmende. Øvrige kommentarer: Bekymring for boligens ve og vel. Det ødelægger simpelthen lejligheden, når der holdes indekat. Hvis ejeren ikke magter opgaven kan det ødelægge vores 3
bygninger. Utilfredshed med at der strejfer katte rund om sviner i folks haver. Husk at det nu er en indekat og ikke en ude kat, og derfor vil det ikke genere andre. Hvis det bliver vedtaget Skriftlig afstemning: 62 stemte for 65 stemte imod 3 stemte blankt Forslaget faldt, og det er derfor ikke tilladt at holde en indekat. C. Stillingtagen til at det ikke skal være tilladt at holde én hund En af stillingstagerne er til stede Ivan: - Forslaget er affødt af den dårlige hygiejne som hundeejeren udviser i afdelingen. Man er simpelthen for dårlig til at rydde op efter hundens toilet besøg. Hvilket er til stor gene for flere af beboerne! - Der gøres opmærksom på at hunden godt kan fjernes hvis den ikke holdes forsvarligt. For at ØsterBO kan tage hånd om klager, skal de indsendes skriftligt. Generelt. - Der er større utilfredshed blandt dem som tager ordet. - Larm og hygiejne er årsag til utilfredsheden Skriftlig afstemning: 66 stemte for 61 stemte imod 03 stemte blankt Forslaget blev vedtaget, og det er derfor ikke tilladt at holde hund. D. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af flere cykelskure Bemærkning. - der er ønske om mere plads til cykler specielt for rækkehusene, som har langt til skurene. Afstemning ved håndsoprækning og der var fælles enighed for forslaget. Forslaget blev vedtaget. 4
E. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af barnevognsskur Bemærkning. - Nuværende løsning med barnevognsrum i kældrene er en dårlig løsning. Når man har et barn med på armen, kan man ikke få barnevogne op samtidig. - Generelt meget besværligt Afstemning ved håndsoprækning og der var fælles enighed for forslaget Forslaget blev vedtaget. F. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af p-pladser på Pilen Ønskes: - Der ønskes en overorden plan for placering af skurer og p-pladser generelt. Det vil hjælpe i planlægning af fremtidige p-pladser samt skurer. Bemærkning: - Der er nok p-pladser men selvfølgelig ikke foran alle dørene i afdelingen. Folk må vende sig til at man godt kan gå de få meter som det drejer sig om for at få en p-plads. - Utilfredshed med at folk holder på fortov. Besværliggør at det for de i forvejen parkeret biler som skal u igen! Generelt: - Overholde de markeret p-pladser, som er der nu folk oplever buler og ridser. Bedre parkeringskultur. Afstemning ved håndsoprækning og der var fælles enighed for forslaget Forslaget blev vedtaget. Pkt. 6: 6A: Valg af bestyrelsesmedlem: Der var 4 kandidater: Ivan: - Vil være med til at gøre noget for området, som man kan samles om fx Sankt Hans fest, som det er afdelingens tur til at arrangere i år - Bliver en bedre afdeling med større fællesskab Inger: - Er blevet opfordret til at stille op - Arbejde for et bedre sammenhold i afdelingen 5
Lone: - Øge de fælles aktiviteter med arrangementer og ting for børnene Kirsten: - Kunne godt tænke sig at præge stedet og gøre det til et bedre område. Vil gerne ændre ting til det bedre Spørgsmål stillet: - forslag om at indsætte 5 bestyrelsesmedlemmer. Svar: - Det skulle have været oppe som et forslag inden mødet - Men suppleanterne kan tages med til bestyrelsesmøderne. De har dog ikke stemmeret. Ivan Justesen blev valgt. 6B: 1. suppleant: Lone Nim, Rønnen 11 2. suppleant: Inger Jensen, Bøgen 29 Pkt. 7 Der var følgende bemærkninger under eventuelt: 1. Spørgsmål stillet - Sidste år var der snak om en hjertestarter. Hvad er der blevet af den? Bemærkning - Hvis vi ikke kan få en hjertestarter kan vi selv købe en? Det kan ikke være så dyrt for afdelingen. - Det oplyses at der findes en app der fortæller, hvor den nærmeste hjertestarter er. Svar - Til september kommer vi med i en pulje ved Tryg om at få sat en op. Vi fik afslag sidste år, fordi børnehaven har en. Men den er låst inde, og er dermed ikke tilgængelig uden for åbningstiden, så vi prøver igen. 2. Spørgsmål stillet - Gener ved afbrænding af træ i fælles grillen. Stor gene for beboer i område. Kan der sættes skilte op, hvor man opfordre til at lade være med det? Svar - Det noteres til bestyrelsen, som arbejder videre med det 3. Bemærkning - Vaskeriet på Rønnen: Her opfordres til, at folk vil tænke mere over brugen af det. Rengøringen er meget dårlig! - Folk vasker hundetæpper m.m. som sætter hår i maskinerne. - Hyppigere rengøring! 6
4. Spørgsmål stillet - Oplever tyveri i vaskeriet på Rønnen. - Træls at vi skal holde vagt, når vi vasker vores tøj. - Der er flere som har oplevet. Bemærkning - Det er kun folk, der bor i afdelingen, som har nøglen til vaskeriet. - Folk sætter ting i klemme derfor kan folk gå uhindret ind i vaskehuset - Opsætning af overvågning er en mulighed - Nicki mener, at det er fremsat før. Har også oplevet problemer - Der er opsat skilte om at det er på eget ansvar god ide at hente tøjet, når det er færdig Pernille besvarer - Det skal være en politisag før man kan udlevere vaskeloggen eller overvågningsbilleder - Det er indboforsikringen, som skal dække eventuelle tab 5. Forslag - Forslag om at rydde vejene for sne. Pt. er det kun fortovet som bliver ryddet 6. Forslag - Flere bænke på de grønne områder. Svar. - Bestyrelsen er i gang med at se på det. 7. Spørgsmål stillet - Hvorfor er den lille legeplads nedlagt? Egon - Den er ikke nedlagt men under genopretning kommer igen Ønske - vil gerne have den forbliver i samme størrelse som før 8. Bemærkning - Opfordre til at folk tager mere hensyn til hinanden angående p-pladserne 9. Spørgsmål stillet - Ønske om mere/nyere gadebelysning i området Svar - Bestyrelsen kigger på det 10. Spørgsmål stillet - Rabatordning skal være mere synligt for beboerne vil gerne have de klarer regler for, hvordan det virker. Svar - Indkøbsforeningens rabatordninger kan ses på www.osterbo.dk Om ØsterBO Indkøbsforening medlemmer. 7
11. Spørgsmål stillet - Emhætterne virker ikke hele døgnet rundt, fordi de kører på det centrale system Egon Svar - Det kan der ikke gøres mere ved. Men styrken kan øges, hvis hele opgangen er med på den 12. Bemærkning - Utilfredshed med at man har fjernet gynger m.m. i området de store børn har overtaget den store legeplads, hvilket skræmmer de små børn. - Hvor skal de små være? - På Hylden er der en fin legeplads med sandkasse for de små 13. Bemærkning - Henstilling til at brandvejen skal holdes fri Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem Irene Sneistrup Olsen, Bøgen 5, st. Ivan Justesen, Rønnen 20, st. th. Nicki Pedersen, Kastanien 16, 2.tv. 1. suppleant Lone Nim, Rønnen 11 2. suppleant Inger Jensen, Bøgen 29, st. I ønskes alle et rigtig godt nytår, og vi glæder os til et godt samarbejde i 2015. Ref.: Pernille Esmark 8
Bilag 1 Årsberetning 2014 Afd. 35, Skovbrynet Ved det ordinære afdelingsmøde 28/1 2014 valgtes til bestyrelsen: 1. Formand: Irene Sneistrup Olsen 2. Best.medlem: Michael Juhl Hasselstrøm 3. Best.medlem: Christian Rømer 4. 1.suppleant: Nicki Pedersen 5. 2.suppleant: Inger Jensen 1/6 2014 udtræder Christian Rømer af bestyrelsen, da han fraflytter afdelingen, og Nicki Pedersen indtræder i stedet. Ved markvandringen 4/6, besluttedes at fortsætte det arbejde som påbegyndtes i 2013. Inspektion af haver bliver fremover ikke adviseret. Dette er meddelt samtlige berørte husstande. Nyplantningen af bøgehækkene fortsætter. Afdelingens vandforbrug har været meget stort. Den fælles vandmåler blev testet. Der var ikke fejl på den. Derefter ledte man efter lækken, som blev lokaliseret og udbedret. Vi håber på et bedre vandregnskab i 2015. Regnskabet blev gennemgået i begyndelsen af december. Tilstede var Pernille Esmark og Irene S. Olsen. (Resten af bestyrelsen dukkede ikke op). Driften blev gennemgået på et separat møde 18/12 med Helle Friis og Pernille Esmark. Fra bestyrelsen deltog Michael Juhl Hasselstrøm og Irene Sneistrup Olsen. Billardrummet har stort set ikke været udlejet i 2014. Beplantningen bag rækkehusene på Bøgen og Hylden er kraftigt beskåret til stor fornøjelse for beboerne, som nu igen har fået lys i haver og huse. Der har været nogle haveudvidelser, som er foretaget i samarbejde med ejendomsfunktionærerne. Der er opført en legeplads i samarbejde med Juulsbjergparken, samt flytning af bålpladsen. Omkostningerne er delt mellem de to afdelinger. I år afholdte Juulsbjergparken Sct. Hans festen, hvor de inviterede Skovbrynet. God ide at hjælpe hinanden på den måde. I år er det så vores tur. Håber der melder sig nogle ildsjæle. Ved indkørslen til Skovbrynet er anlagt 13 ny p-pladser. Der bliver skiltet med Privat parkering, Skovbrynet Bestyrelsen beslutter, at der opsættes lys, som aktiveres ved bevægelse i opgangene i blokkene. Vi starter testen i løbet af januar 2015. 9
Arbejdet med tag - og køkkenrenoveringen er meget omfattende for vores ejendomsfunktionærer. Det er derfor besluttet at renoveringen af badeværelserne udskydes indtil køkkenerne er færdige. Generelt: Arbejder udført i regnskabsåret 2013/2014 - Udskiftning af fuger i murværk (i forbindelse med tagrenovering) - Udskiftning af elastiske fuger ved vinduer og døre (i forbindelse med tagrenovering) - Udskiftning af vekslere for varmt brugsvand - Udskiftning af hækplanter - Diverse servicearbejder Tusind tak til vores ejendomsfunktionærer for et ualmindeligt godt samarbejde. Uanset hvor travlt de har, er der altid tid til at høre på beboerne, når disse behøver det. Også tusind tak til inspektør Pernille Esmark for et meget godt og kreativt samarbejde. Michael, Nicki og Irene 10