LSU-LAU i F&I Mødedato 27. februar 2013 Starttidspunkt 12:30 Sluttidspunkt 14:30 Afdeling/enhed Forskning og innovation Dokumentnavn Dokumentnummer Arbejdsområde Referent TIDA 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. - Punkt under arbejdsmiljø: Arbejdsmiljø/arbejdsstillinger gymnastik - Nyt punkt 13: Orientering om afskedigelse i forlængelse af omstrukturering i UCL. - Susanne Larsen deltager ikke i mødet. Hun var suppleant for Aase Stamp Jørgen- kon- sen. Der er valg til tillidsrepræsentantposten til maj, så Susanne og Anette kluderede, at Susanne ikke skulle deltage i dette møde. Anette undersøger, hvad reglerne er, om det skal være en tillidsrepræsentant eller blot en repræsentant for HK området. - Michael er udtrådt af gruppen, da projektcentret er nedlagt. Ellers er dagsorden godkendt. 2. Opfølgning fra sidste møde (5 min) Det indstilles, at AKTH følger op på opmærksomhedspunkter fra sidste møde 21/11 2013 - LSU-kursus for LSU er i huset. Opfølgning på LSU møde i efteråret jf. punkt 2 i reogså kur- feratet - Førstehjælp. Alle CFU folkene har førstehjælpskursus nogle i F&I har set. I huset er der altså mange der har førstehjælps kursus, men det er vigtigt, at vi i afdelingen har folk der kan førstehjælp. side 1/10
CFU har lige afholdt LSUkursus, men det tværgående uddanvil F&I s LSU-medlemmer nelsesområde vil afholde et så her kunne deltage. Førstehjælpskursus: Gitte tager kurset. Kirsten har kursus fra tidligere, skal blot have opfølgningskursus. Vi følger op hvis der er yderlige behov. Kirsten Marst 2014 Anette/Gitte 3. Opfølgning på MUS (5 min) Det indstilles, at der følges op på MUS samtalerne. - Anette har afholdt MUS samtaler med næsten alle. God proces, og god anledning til at sætte fokus på strategipunkterne: Kapacitetsopbygning, videnproduktion og videnomsætning. samt hvilken kompetenceudvikling det kalder på. - Skemaerne kan bestemt revideres i forhold til F&I afdelingen. MUS skemaet det skal undersøges, om skemaet kan tilrettes, så det passer bedre til F&I afdelingen. Anette/Gitte Inden 15-5-2014 MUS-skemaet revideres på næste LSU møde 3 uger inden Gitte/Anette 15-5-2014 udsender Anette/Gitte udkast. Opfølgning på MUS samtalen med hver enkelt medarbejder Anette Sen sommer 2014 side 2/10
4. Arbejdstid og merarbejde (10 min) : Arbejdstid og merarbejde. Retningslinjer for uddannelsesfag- op på næste lige medarbejdere uden lokalaftale tages LSU. Det indstilles af AKTH orienterer om et kommende notat om retningslinjer for håndtering af arbejdstid og merarbejde for uddannelsesfaglige medarbejdere - Der er netop udkommet notat om: Arbejdstid og merarbejde. Retningslinjer for uddannelsesfaglige medarbejdere uden lokalaftale. OBS især på side 3 punkt 1.1.2 AC overenskomsten. Ændringen er, at det nu er årsnorm, der opereres med. Har mest betydning for de uddannelsesfaglige medarbejdere. - Afspadsering Anette har i sensommer 2013 udmeldt, at når man ønsker afspad- sering på mere end 3 dage, så skal hun konsulteres. Anette 15-5-2014 5. Tidsregistreringg (10 min) Det indstilles af AKTH orienterer om tidsregistrering (status og introduktion til Smart klik ) - Ifht til direktions plan skulle vi have været i gang 1. januar. Implementering af sy- stemet i F&I er fra den centrale økonomiarbejdsgruppe forsinket, så vi er ikke i gang endnu. - Meningen er, at medarbejderne får lagt sin budgetterede tid ind (allokeret tid), og medarbejderen skal så godkende den forbrugte tid hver måned. Allokeringen udarbejdes på baggrund af budgetterne. side 3/10
o Smart klik her vil være privat smartsklik til rent privat brug i forhold til OK13 o Smartklik UCL. Denne anvendes til f.eks. EU projekter, hvor der skal regi- os streres timer dagligt. Smartklik UCL bliver den væsentlige for os. - Karin Nielsen og Lars Baumann (superbruger Videreuddannelsen) vil instruerer i systemet. Vi afventer økonomiafdelingens udmelding på, hvornår vi kan gå i gang. Status på tids- og ressourceallokeringssystemet tages op på næste LSU møde Ansvarlig Anette Anette Marts 2014 15-5-2014 6. Status på proces ang. docentansættelser i (10 min) F&I Det indstilles at AKTH orienterer om status på proces ang. docentansættelser i F&I - Tidsplanen er forskudt. - Processen er noget kompliceret, da vi er blandt de første UC er, der er i gang med arbejdet omkring ansættelse af docenter, hvilket kræver at der udarbejdes en del dokumenter til brug i processen ifth retningslinjer, bedømmelseudvalg etc. - Keld Vorup er tovholder på processen. Anette har møde med ham i morgen. Det er i det Rådgivende Udvalg for ph.d og docent besluttet, at vi skal ansætte ca. 6 docenter, inden for de centre vi har. Alle docenter søges på samme opslag. Pla- da det er nen er, at der kan ansættes til sommer/sen sommer. - Emnet har stor bevågenhed, og mange medarbejdere er interesserede, en god karrieremulighed. LSU skal være opmærksom på sammenhængskraften og klimaet i afdelingen. side 4/10
- Anette vil være leder af ansættelsesudvalget. - Metropol har netop opslået en stilling. Anette vil se på deres tilgang til det. - Det blev drøftet, om det var mere hensigtsmæssigt at starter med opslag af en enkelt docent i F&I. Meldingen fra det Rådgivende Ph.d. og docent udvalg har været klar, at der er 6 stillinger, der skal slås op. Anette fortsætter samarbejdet med Keld Vorup. Anette Forår 2014 7. Opfølgning på F&I s strategi og UCL s Nye veje mod 2020 (10 min) Det indstilles at AKTH orienterer om status på proces ang. F&I s strategi og direktions udmelding om Nye veje mod 2020. - F&I strategien er godkendt som udkast til F&I strategi af Steffen Svendsen - Strategisk Ledelse har besluttet, at p.g.a den nye reorganisering så skal vicedi- rektørerne udarbejde nye område- strategier efter en kommende given opsæt- den de ning. Anette har markeret, at F&I har udarbejdet en strategi der matcher overskrifter som angives i Baseline 2013 og de krav, der er til, hvad vi skal levere på FoU aktiviteter. Vi kan blive nødt til at få vores strategi til strukturelt at passe ind i ny fælles opsætning. - Vejen mod 2020 skal i foråret 2014 relanceres i opdateret version: Nye veje mod 2020. F&I medarbejdere orienteret af Anette. Orientering om Nye veje mod 2020 og beslutning på struktur i Anette Forår 2014 strategier side 5/10
8. Opfølgning på (10 min) F&I s institutionsakkreditering Det indstilles at KILA orienterer om status på F&I s institutionsakkreditering. - Institutionsakkrediteringer fra UCL s områder er indsendt ultimo januar 2014. - Processen starter 1. april med UCL akkrediteringsdag, hvor Kirsten er inviteret til deltagelse. Systemet er kørt i stilling, og vi lever op til det, vi skal. - Der starter nu proces med at forsøge at forenkle indberetningsskemae til sy- stemet. - Ændringer til struktur af indberetningsskemaerne skal ske inden 1. april. - Flot arbejde med at få det til at spille sammen med F&I strategi og Baseline 2013.. Akkrediteringsdag den 1. april. KILA 01-04-2014 Feedback til indberetningsskemaernee skal ske inden 1. april Alle F&I medarbejdere via center lederne 01-04-2014 9. Arbejdsmiljø og medarbejdertrivsel (15 min) Det indstilles at LSU/LAU drøfter og beslutter nedenstående emner: - Godkendelse af ICE (In Case of Emergency) - nødsitationsdokument og udsen- delse til medarbejder o De udfyldte dokumenterne skal være låst inde. side 6/10
o Ledige grupperum må ikke tages i brug, men skal bookes. Flere skal have nøgler til dokumenterne f.eks. dem der har med arbejdsmiljø at gøre. Det skal meldes ud i mailen, hvor CIE dokumenterne er at finde og hos hvem.er indstil- les at LSU/LAU orientres om - Emner fra husudvalg af betydning for F&I o Kontorartikler afhentes blot i kælderen. Vi afregner udgifter heraf efter en fordelingsnøgle pr antal medarbejder. o Sommerarrangement 4. juli arrangeres af F&I. - Kantineforhold og beslutning om videre proces o Anette og Birgitte skal tale om mulighederne. o Kirsten og Ulla oplyser, at CFU har gjort et stort arbejde for at inkludere os i forhold til kantineforhold. - Beredskabsplaner besluttet i husudvalg o Instrukser er hængt op i huset Arbejdsrelaterede skavanker - Forslag om at få ergoterapeut/fysioterapeut ud til at vejlede os? Nødsituationsdokumentet er godkendt og udsendes med bekontor. sked om, at de fysisk ligger på Gittes Gitte Marts 2014 Vedr. kantineforhold: Anette og Birgitte skal afholde møde Anette Forår 2014 Lederne af ergoterapeut og fysioterapeutuddannelserne skal kontaktes, om hvorvidt der kan komme medarbejder ud og vejlede os Gitte Forår 2014 10. AVP 2014 (5 min) Det indstilles, at der orienteres om status på proces ang. APV i UCL side 7/10
- 2 processer: En fysisk og en psykisk arbejdsmiljø proces. Skal afsluttess inden slutningen af november 2014. Den fysiske vil være skriftlig. Den psykiske bliver en dialogbaseret mundtlig evaluering. - Tidsplan: o i februar/marts orientering om proces. o 24. marts behandles det på HSU o Seminar for TR, APV. AR og ledere i juni, så de er klædt på til at gennemføre o Fra september til november gennemføres de 2 APV er o Drøftelse af handleplaner sker i december 2014. Mere information følger på næste LSU Ansvarlig Anette, Ulla, Gitte og Kirsten 15-5-2014 11. Lønforhandlinger 2014 Det indstilles at der orienteres om lønforhandlinger 2014 - Personaleafdelingen plejer at melde tidsplan og retningslinjer ud. Dette ligger nu på mit.ucl http://mit..ucl.dk/min-afdeling/hr-kommunikation/lon-201 013/ - Der står ikke noget om kriterierne for at søge ny løn og puljefordelingerr mellem afdelinger foreligger først om et par uger. Kriterierne for at søge ny løn undersøges Ansvarlig Anette Inden midt marts 2014 Hvis der skal udarbejdes decentrale kriterier, så må der afhol- Anette, Ulla, Gitte- Ekstraordinært mø- side 8/10
des et ekstra ordinært LSU møde Ansvarlig Kirsten de skal indkaldes 12. Tema for næste LSU/LAU møde (5 min) Det indstilles at det drøftes om e.g. arbejdsmiljøplanen 2014. - Hvad er vores roller i LSU/LAU og samspillet? Afklares måske på kurset for LSU. der er et specifikt tema, der skal tages op på næste LSU Forslag til MUS skema behandles Anette/Gitte 15-5-2014 Tids- og ressourceallokeringssystemet Anette 15-5-2014 Arbejdstid og merarbejde folderen fa UCL og konsekvenser Anette 15-5-2014 heraf Rollefordeling og ansvar imellem arbejdsmiljørepræsentant, TR og leder dokument godkendes på næste LSU, derefter opsætning påopslagstavlen Gitte 15-5-2014 Samspillet mellem LSU/LAU og kollegaer i afdeling Ulla 15-5-2014 Opsamling på møde vedr. kvalificering af metode og proces i LSU 15-5-2014 forbindelse med dialogbaseret APV 13. Orientering om afskedigelse LAU inddrages ikke i opsigelse af medarbejdere i forlængelse af omstrukturering i de til- fælde, hvor der kun er tale om en enkelt person, da dette er for personfølsomt. Ansvarlig side 9/10
14. Eventuelt (5 min) - Videncenter chef for historie centeret ansættes pr. 1. april. - Der er proces i gang med nedsættelse af UCL s FoU forum. Ansvarlig side 10/10