Lageroptælling i ectrl Forberedelse til lageroptælling Indkøb: Alle varer, som er modtaget, skal være enten følgeseddelsopdateret eller faktureret. Hvis ikke de nødvendige papirer er modtaget, og det ikke er muligt at registrere varerne, skal de holdes uden for i forbindelse med optællingen. Mærk varerne tydeligt eller placér varerne på et bestemt sted. Salgsordre: Varer, som er følgeseddelsopdateret eller fakturaopdateret (gælder også for pluklisteregistreret) til en kunde, skal ikke medtages i optællingen. På samme måde som nævnt under indkøb, mærkes disse varer tydeligt eller placeres et bestemt sted. Den fysiske gennemførsel af en lageroptælling foretages nemmest efter dagens lagerekspeditioner er gennemført eller på en dag uden lageraktiviteter (eksempelvis i en weekend eller luk for alle aktiviteter i forbindelse med optællingen). Lageroptælling Til lageroptælling kan med fordel benyttes lageroptællingskladden. I ectrl findes optællingskladden i hovedmenuen under: Lager / Kladder / Vareoptælling / Optælling. Kladden oprettes lige inden den fysiske optælling foretages.
I lagerkladdejournalen trykkes på knappen Opret ny. I lagerdimensionsbilledet, som herefter åbnes, vælges hvilke lagerdimensioner, der benyttes i virksomheden (lagersted, lokation og lignende). Hvis virksomheden eksempelvis har flere forskellige lagersteder, hvor varerne er registreret, er det vigtigt, at dette huskes. (Hvis en vare er angivet med en lagerdimension, der kræver angivelse af eksempelvis lagersted, vil det ikke være muligt at bogføre en optællingskladde på varen, uden lagersted er angivet). Hvis du ikke kan oprette en kladde, mangler du opsætning af lagerkladde under: Lager / Opsætning / Kladder / Kladdenavne, lager samt under: Lager / Opsætning / Parametre under fanebladet Lagerkladder. Bemærk: Hvis der ligger åbne optællingskladder, skal de enten bogføres eller slettes, inden optællingskladden oprettes, da et varenummer kun kan optræde i én åben optællingskladde. Efterfølgende åbnes optællingskladden, som er tom.
I skærmbilledet vælges knappen Opret og efterfølgende punktet Beholdning. I nedenstående skærmbillede opsættes forskellige forudsætninger i forbindelse med optællingskladden. Først indsættes Optællingsdato, som normalt er dags dato. Hvis man har et større lager med flere end 999 varer (den samme varer på flere lagersteder eller lokationer tæller tilsvarende flere gange), ændres Maks. antal linjer op - eller endnu mere overskueligt, der udvælges varer for en varegruppe ad gangen ved hjælp af knappen Udvælg.
Tjek, at de korrekte lagerdimensioner under Optælling pr. er valgt. Tryk knappen OK for at oprette beholdningskladde. (Yderligere funktioner som Optællingsgrupper fra ovennævnte skærmbillede gennemgås sidst i denne vejledning). På grundlag af ovenstående udvælgelse oprettes nedenstående optællingskladde: Til brug i forbindelse med den fysiske optælling af lageret skal der, på grundlag af optællingskladden, laves en optællingsliste. Denne liste udskrives fra kladdeoversigten i lagerjournalen (den vi oprettede først i denne lektion). Når du står på den oprettede kladde, vælger du knappen Udskriv og det efterfølgende punkt Optællingsliste.
I det efterfølgende skærmbillede er det muligt at vælge, om lageroptællingslisten skal udskrives med eller uden den registrerede beholdning i ectrl. Om beholdningen skal udskrives eller ej, er afhængig af varens art og hvor omhyggelige de personer er, som skal foretage optællingen. På grundlag af den lagerbeholdning som er fysisk optalt og registreret på ovenstående optællingsliste, skal beholdningerne efterfølgende reguleres til den korrekte beholdning. Åbn den tidligere oprettede lageroptællingskladde.
I kolonnen Optalt indtastes den optalte beholdning på de enkelte varer. Der skal indtastes en beholdning på alle varerne i dette felt. Selv om der ingen korrektion er til den anførte beholdning, så skal den tastes igen under Optalt. ectrl beregner selv korrektionen i kolonnen Antal (hvor beholdningen skal justeres op eller ned). Når kladden er udfyldt, trykkes knappen Bogfør for at opdatere lagerbeholdningerne til den korrekte beholdning. Lagerværdien bliver justeret på lagerbeholdningen og modposteret for de konti, der er angivet under: Lager / Opsætning / Kontering under Lager tab og vind. Alle varer, som sælges eller indkøbsopdateres efter optællingen, skal bogføres på en dato der ligger efter optællingsdatoen, da det ellers vil give differencer på lageret pr. optællingsdatoen. Udvidet lageroptællingsfunktioner Erfaringsvis, så er lageroptællingen i en virksomhed tidskrævende og omstændig. Forkerte registrerede lagerbeholdninger kan på den anden side give et misvisende billede af virksomhedens resultat. En tommelfingerregel siger, at 20% af varerne udgør 80% af lagerværdien. Det kunne derfor være en god idé at optælle disse 20% oftere end de 80%, der har knap så stor indflydelse på det økonomiske resultat. Ovenstående kan styres i ectrl ved hjælp af Optællingsgrupper. Optællingsgrupperne oprettes under: Lager / Opsætning / Lager / Optællingsgrupper.
Efterfølgende skal alle varer have tilføjet den ønskede optællingsgruppe. Optællingsgruppen tilføjes på varen under Generelt fanebladet i feltet Optællingsgruppe.
I forbindelse med den tidligere nævnte oprettelse af optællingskladde, vælges den ønskede optællingsgruppe, som der ønskes lavet optælling på!