DUBU 3.0 STRATEGI FOR GENUDBUD Maj 2016
DUBU og strategi for genudbud DUBU (Digitalisering - Udsatte Børn og Unge) er en it-løsning, der fremmer sammenhæng og kvalitet på området for udsatte børn og unge. Løsningen sikrer struktureret digital registrering og sagsbehandling af udsatte børn og unge. I dag anvender 76 kommuner DUBU, og DUBU-kommunerne har opnået større ensartethed i sagsbehandlingen og har oparbejdet et godt tværgående kommunalt samarbejde. Kontrakten med den nuværende leverandør af løsningen, IBM, udløber ultimo 2017. Det er derfor nødvendigt at gennemføre et genudbud, hvis DUBU skal fortsætte. Et genudbud forudsætter, at der er tilstrækkelig kommunal tilslutning til projektet. I kan som kommune tilslutte jer ved at underskrive samarbejdsaftalen. DUBU 3.0-løsningen skal understøtte socialrådgiverne i deres socialfaglige arbejde i en brugervenlig og stabil løsning med flere funktionaliteter. Vi ser frem til et spændende genudbud og samarbejde med både eksisterende og nye DUBU-kommuner. DUBU 2.0 Hvad indeholder den nuværende løsning? KOMBIT har i samarbejde med Socialministeriet, KL og brugerne udviklet DUBU, så løsningen understøtter, at krav til lovmedholdelighed og dokumentation i det socialfaglige arbejde sikres. Ny lovgivning på området bliver altid prioriteret med henblik på implementering i løsningen. DUBU er dermed med til at sikre overholdelse af lovgivning og frister via sagsflows og adviseringer og er i sidste ende med til at sikre borgernes retssikkerhed på området. DUBU er lovmedholdelig og indeholder i dag bl.a.: Et aktivitetsbaseret journaliseringsværktøj Underretninger Børnefaglig undersøgelse Handleplaner Indsatsregistrering med økonomioverblik Dokumentjournalisering mv. Med DUBU får kommunerne en løsning, der sikrer nem overlevering af sager mellem DUBU-kommuner, som er genkendelig for modtagerkommunen. Overlevering af data til Ankestyrelsens statistikker og Danmarks Statistik sker automatisk, ligesom DUBU sikrer arkivering af sager til Rigsarkivet. DUBU-løsningen kan levere et dagligt udtræk af kommunernes egne data, som mange kommuner allerede i dag anvender til ledelsestilsyn og -information. DUBU har eksisteret siden december 2011. Regeringen og KL indgik i forbindelse med økonomiaftalen for 2013 en aftale om at styrke it-understøttelsen på området, og gjorde Side 1 af 5
det til et krav, at landets 98 kommuner senest i 2014 skulle have anskaffet DUBU eller en lignende løsning. Følgende områder kan fremhæves som understøttede ved brug af DUBU: Håndtering af underretninger og processer heromkring Håndtering af dokumentation Overblik over økonomien på området Indberetning til Ankestyrelsen og Danmarks Statistik. Automatisering af aflevering til arkivering Mellemkommunal sagsoverførsel Ensartet metodetilgang (ICS) Den eksisterende løsning har skabt ensartethed, systematik og overblik i de kommuner, der har taget hele DUBU-løsningen i anvendelse. Det er blevet lettere for kommunerne at indberette til Ankestyrelsen og Danmarks Statistik. Sagsoverførsel mellem DUBUkommuner og internt mellem kollegaer er nu blevet automatiseret med tidsbesparelse som gevinst. Desuden fremhæver brugerne, at DUBU understøtter en bedre langsigtet planlægning af det socialfaglige arbejde. Projektteamet i KOMBIT har arbejdet tæt sammen med brugerne for at optimere løsningen løbende, og med DUBU får kommunerne en it-løsning, der bygger på den socialfaglige systematik Integrated Children s System (ICS). ICS er en helhedsorienteret metode for sagsbehandling og udredning i sager om udsatte børn og unge. Metoden er licensbaseret og forankret i Socialstyrelsen. ICS-metoden er en integreret del af DUBU og danner et fælles metodisk grundlag for kommunerne. Anvendelsen af ICS-metoden har givet sagsbehandlerne flere opgaver og krav til deres daglige arbejde. Socialministeriet er i gang med at se på, hvordan metoden kan forenkles, og i genudbuddet vil der være fokus på, at løsningen kan indrettes efter Socialministeriets ændringer. Læs mere om DUBU 2.0 her DUBU 3.0 Hvad får I med den nye løsning? Styregruppen, bestående af repræsentanter fra KL og kommunerne, har indstillet over for KOMBIT, at DUBU skal genudbydes i den form, løsningen har i dag, men med plads til videreudvikling og forbedringer. KOMBIT har i forbindelse med udarbejdelse af tilslutningsmaterialet analyseret den eksisterende DUBU-løsning på en lang række forskellige faktorer i samarbejde med de kommunale ledere og superbrugere og med inddragelse af flere interessenter fra Socialstyrelsen og KL. Som følge heraf er det besluttet, at følgende funktionaliteter indgår som en del af genudbuddet: Side 2 af 5
Resultatdokumentation, der giver alle brugere mulighed for en større og mere gennemskuelig indsigt i effektmåling af foranstaltninger og leverandørstyring. Sagsbehandling for børn og unge med funktionsnedsættelse. Løsningen understøtter kommunerne i at styrke systematikken og helhedsorienteringen på området. Krav til kommunernes it-miljø: Løsningen følger principperne for den fælleskommunale rammearkitektur og er Citrix-kompatibel. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som skal kravspecificere de nævnte funktionaliteter, og resultatet skal indgå i den samlede kravspecifikation, der ligger til grund for genudbuddet af DUBU 3.0. KOMBIT er i fortsat dialog med KL og Socialministeriet om integration til henholdsvis elektronisk blanketsystem og Tilbudsportalen og vil inddrage dette i genudbuddet, såfremt det prioriteres af kommunerne. Sidst, men ikke mindst, vil de ændringsønsker, der giver bedre brugerfunktionalitet, blive søgt indfriet. KOMBIT er meget opmærksom på dette område og vil gennem inddragelse af brugere i workshops afklare, hvordan dette kan imødekommes bedst muligt og indgå som krav til den kommende leverandør. I KOMBIT tror vi på, at vi sammen med kommunerne kan udvikle DUBU, så det i fremtiden bliver en løsning, der på bedste vis kan understøtte brugeren i det socialfaglige arbejde. Vi har ultimo april afholdt superbrugernetværksmøder i hele landet, og 96 % af deltagerne har i evalueringen svaret, at de vil anbefale deres ledelse at tilslutte sig genudbuddet. Økonomi Der er i dag 76 kommuner tilsluttet den nuværende DUBU-løsning, svarende til ca. 2,5 mio. borgere. Ved et tilslutningsgrundlag svarende til det nuværende antal vil tilslutningsprisen pr. borger være kr. 10,50 ved en afskrivning af DUBU 3.0 over 8 år. Der er i denne pris indregnet budget til udvikling af resultatdokumentation og sagsbehandling af børn og unge med funktionsnedsættelse. Desuden er der sat penge af til fortsat videreudvikling og forbedring af løsningen, og der vil således også være midler til at sikre, at DUBU fortsat er lovmedholdeligt. De kommuner, der tilsluttede sig DUBU fra begyndelsen, vil opleve tilslutningsprisen til DUBU 3.0 som en prisstigning. Men for langt de fleste kommuner vil prisen være uændret, samtidig med, at kommunerne vil få en løsning, der indeholder flere og forbedrede funktionaliteter i forhold til DUBU 2.0. KOMBIT er en non-profit organisation, der er ejet af KL og derigennem af kommunerne. Når KOMBIT gennemfører et projekt på vegne af kommunerne, foregår det derfor ved, at KOMBIT lægger penge ud til udbud og udvikling af løsningen. Først når kommunerne får stillet løsningen til rådighed, skal kommunerne refundere KOMBITs udlæg. Dette sker ved løbende opkrævninger. KOMBIT skal ikke tjene på et projekt, men blot have dækket de konkrete omkostninger, der har været forbundet med det pågældende projekt. I KOMBITs Side 3 af 5
forretningsmodel er afskrivningsperioden som udgangspunkt 8 år. Dette sikrer en stabil pris og er desuden en garanti for, at kommunen oplever kontinuitet i brugen af løsningen. Tilslutningsprisen er baseret på tilslutningsgrundlaget. Skulle tilslutningsgrundlaget afvige væsentligt fra de nuværende 2,5 mio. borgere, vil prisen også tilsvarende ændre sig. Prisen vil ikke kunne stige væsentligt uden kommunernes samtykke. Skulle antallet af borgere falde i forhold til de nuværende 2,5 mio., vil KOMBIT i samråd med kommunerne vurdere, hvad der skal ske. Læs mere om økonomien for DUBU 3.0 i bilag 1 til samarbejdsaftalen. Side 4 af 5
Praktisk information om tilslutningen Hvad indeholder tilslutningsmaterialet? Alle kommuner modtager nyt tilslutningsmateriale. For de kommuner, der allerede er tilsluttet DUBU, vil det fremsendte tilslutningsmateriale dermed erstatte det eksisterende. Tilslutningsmaterialet består af: Samarbejdsaftale om tilslutning til DUBU Bilag 1 (Økonomi DUBU 3.0) Hvornår skal samarbejdsaftalen underskrives? Samarbejdsaftalen skal returneres til KOMBIT i underskrevet stand senest torsdag d. 30. juni 2016. Aftalen er fremsendt som pdf med redigerbare felter. Felterne på side 1 er obligatoriske felter, som skal udfyldes med kommunenavn og adresse. Det er ligeledes muligt at udfylde felterne i underskriftstekstboksen elektronisk med dato samt navn og titel på underskriver. I kan vælge at sætte selve underskriften ind som billede eller udskrive side 7, underskrive og scanne ind. Hvor skal samarbejdsaftalen sendes til? Samarbejdsaftalen bedes fremsendt til dubu@kombit.dk. Hvem er tilslutningsmaterialet sendt til? Tilslutningsmaterialet er sendt per mail til kommunernes hovedpostkasse samt kommunernes børne- og ungedirektører. Kommunernes DUBU-kontaktpersoner har endvidere modtaget materialet til orientering. Hvor kan man læse mere? På www.kombit.dk/dubu kan man finde yderligere information om DUBU. Spørgsmål til tilslutningsmaterialet? Såfremt der måtte være spørgsmål, bedes disse rettes til jeres kommuneansvarlige eller til projektleder i KOMBIT, Peter Gottlieb, pego@kombit.dk, telefon 5172 1949. Side 5 af 5