Boligselskabet Nykøbing Mors Referat af organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 19. december 2012 kl. 16.30, i gildesalen Fuglsøparken 20, 7900 Nykøbing Mors Dagsorden: Side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Boligselskabet Nykøbing Mors... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 2.4 Udlejningssituationen... 3 2.5 Orientering fra afdelingerne... 4 2.6 Status på Landsbyggefondens tilsagn i afd. 30-17 og afd. 30-26... 5 3 Mødeplanlægning... 5 4 Eventuelt... 5 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Hanne Østergård, formand repræsentantskabet/org.best/30-25 Ansgar Nygaard, næstformand repræsentantskabet/org.best/kommune Hanne Iversen org.best/afd.30-17 Ebba Jensen org.best./afd.30-25 Erling Sejersgaard-Jacobsen org.best./afd.30-26 Kjeld Bak org.best/kommune Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Preben Lundgreen. Der var afbud fra Anni Thomsen. Side 1 af 5
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 14. juni 2012. Det indstilles, at referat godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet Nykøbing Mors 2.1 Orientering fra formanden Referat: Hanne Østergaard meddelte, at Domea fortsat arbejdede med nedsættelse af ejendomsskatten. Der har været indbudt til et kursus for bestyrelsesmedlemmer, men der var desværre ikke deltagere nok til gennemførelse af kurset, trods samarbejde med Skive Boligselskab. Der var udsendt brev fra Domea vedr. den kommende genforhandling af forretningsføreraftale. Domea ønskede at skubbe genforhandlingen til 2015 ved at forlænge den eksisterende forretningsføreraftale. Der ville komme yderligere information omkring Domea 2015 i slutningen af januar 2013. Hanne Østergård og Ansgar Nygaard havde den 8. juni 2012 deltaget i Domeas årlige garantmøde. Mødet omhandlede fortrinsvis 2015 planen. Hanne Østergård informerede om, at udbetalingen på garantbeviserne var 5 %. Der var valg til Domeas bestyrelse og Anni Thomsen blev valgt som repræsentant i Boligselskabet Nykøbing Mors. Anni Thomsen havde meldt afbud til mødet, men havde lovet Hanne Østergård at sende en mail vedr. orientering fra Domeas bestyrelse. Mailen var ikke modtaget inden afholdelsen af mødet. Den samlede forsikringsportefølje havde været i udbud henover sommeren og igen var det Gjensidige, der havde afgivet det mest fordelagtige tilbud. Preben Lundgreen informerede om, at der på nuværende tidspunkt var igangsat en risikovurdering i afdelingerne. Gennemgangen omhandler eksempelvis placering af affaldscontainer, bygninger, velfærdsforhold samt adgangsveje. På et senere tidspunkt ville der blive udarbejdet en rapport, som bestyrelsen vil modtage. Morsø Kommune havde givet et tilbud om et gratis energitjek. Energitjekket var fortrinsvis til boliger med oliefyr. Da der ikke er oliefyr i afdelingerne, vil afdelingerne formentlig ikke komme i betragtning. Men der vil komme nogle enkelte gennemgange af vores bygninger. Hanne Østergård havde medbragt tilsendt notat vedr. bestyrelsesmedlemmers ansvar og hæftelse. Dette blev omdelt på mødet. Side 2 af 5
På et tidligere møde var stillet spørgsmål om, hvorfor Fuglsøparken hed netop dette. Hanne Østergård havde undersøgt dette, men det var ikke lykkedes at finde frem til, hvorfor det var navngivet Fuglsøparken. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Referat: Anni Thomsen deltog ikke mødet, hvorfor der ikke var en orientering fra Domeas bestyrelse. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Referat: Kjeld Bak og Ansgar Nygaard meddelte, at det var et meget stort problem med tomgangsboliger i afd. 30-17, da kommunen betaler 50 % af tomgangsudgifterne. Der var generelt et stort overskud af boliger på Mors og i den forbindelse var der en drøftelse af fjernelse af Fuglsøsvinget, da der var problemer med udlejningen og samtidigt trænger til renovering. Dette punkt ville blive taget op på et senere møde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Udlejningssituationen Udlejningssituationen pr. 05.12.2012. Pt. er der 13 tomgange fordelt således: 30/17: 4 stk. (3,1 år + 1,3 år + 11,5 mdr. og 7,5 mdr.) 30/25: 7 stk. (1,3 år + 6,5 mdr. og 2 mdr. ungd. + 6,5 mdr. + 5,5 mdr. + 2 mdr. + 1 mdr. og 0,5 mdr. fam.) Nr. 31, 53, 71 B og 75 er lejet ud pr. 15/12 2012 og 1/1 2013. Yderligere 3 familieboliger i opsigelse, hvoraf den ene forventes udlejet pr. 1/2 2013. 30/26: 10 stk. (1 i 0 mdr. + 1 i 5 mdr. + 1 i 6 mdr. + 2 i 10,5 mdr.+ 1 i 1,1 år + 2 i 1,2 år + 1 i 1,5 år og 1 i 1,9 år) Yderligere 2 familieboliger og 3 ungdomsboliger i opsigelse, hvoraf den ene er udlejet pr. 1/1 2013. Side 3 af 5
De ledige boliger er lagt ud på hjemmesiden og på en gratis annonce-side for at fange et større publikum. Samtidig er der bestilt annonce i ugeavisen som kommer i 28 gange henover det næste år. Spørgeskemaer fra fraflyttere var vedlagt som bilag. Referat: Der var på nuværende tidspunkt 13 ledige boliger i selskabet og i den forbindelse informerede Preben Lundgreen, at der var iværksat en intensiv annoncering, som ville løbe over det næste års tid i lokalaviserne. Annoncen var lavet i samarbejde med Morsø Ældreboligselskab. I annoncen er der en qr-kode med direkte henvisning til selskabets hjemmeside. Der var en drøftelse af vigtigheden af opdateringen af hjemmesiden og Preben Lundgreen lovede, at der ville sat fokus på dette. Hanne Østergård gennemgik spørgeskemaer fra fraflyttere og der havde været 22 fraflytninger siden sidste møde. 6 af fraflytterne var flyttet, da det havde været for dyrt i afdelingen og enkelte havde meddelt, at køkken og badeværelse ikke var tidsvarende. Der var en snak omkring snerydning, da der ikke blev ryddet sne på stierne, hvilket gav problemerne for beboerne med scooter. Preben Lundgreen taler med Jørgen Brandhøj omkring en løsning af dette. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.5 Orientering fra afdelingerne Referat: Hanne Iversen fra afd. 30-17 ønskede at nedlægge afd. 30-17 som selvstændig afdeling. Erling Sejersgaard-Jacobsen, 30-26 informerede, at Ingolf Pedersen har 10 års jubilæum den 1. januar 2013. I den forbindelse havde Erling været rundt ved alle beboere for at samle ind til jubilæumsfest. Der var indsamlet cirka 900 kr. Der var arrangeret et arrangement nytårsaften på Emiliegården. Ebba Jensen, 30-25 meddelte, at der havde været store problemer med containere, der stod i miljøgården. Containeren var blevet brugt af andre beboere i området, hvilket var resulteret i, at containeren var blevet låst. Der var indkøbt nye stole til gildesalen, som ville blive leveret inden jul. Hanne Østergård meddelte, at der var blevet ansøgt om nedsættelse af acontobidrag til fjernvarmen på 100 kr. I afd. 30-25 havde der været julehygge med glögg og æbleskiver. Side 4 af 5
2.6 Status på Landsbyggefondens tilsagn i afd. 30-17 og afd. 30-26 Referat: Preben Lundgreen oplyste, at der indenfor de sidste 3 uger, var udfyldt endnu skema til 30-17 og der skulle lavet et ekstra skema til 30-26. Der var modtaget besked fra LBF, at de forslag som var lavet, skulle der arbejdes videre med forslag B. Forslag B gik ud på, at det på bagsiden ville blive monteret en elevator. Forslagene kører på No Cure No Pay princippet, hvor der ville blive lavet en aftale med arkitekt Keld Ross, hvis projektet blev aktuelt. Det forventes, at der kommer en afklaring på begge ansøgninger i løbet af 2013. 3 Mødeplanlægning Næste møde aftales på mødet. Referat: Det blev aftalt, at Preben Lundgreen finder et tidspunkt for det ordinære organisations- og repræsentantskabsmøde. 4 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke til dette punkt. Domea Boligcenter Hjørring, den 9. januar 2013 Trine Bomholt/Preben Lundgreen Side 5 af 5