Dette notat har til formål at beskrive og kortlægge ledelsesforholdet i kommunens plejecentre og hjemmepleje.

NOTAT Status på ledelse af plejecentre og hjemmepleje Social & Sundhed Pleje- og Omsorg Dato: 3. november 2016 Kontakt: Susanne B. Jørgensen sbe@balk.dk Dette notat har til formål at beskrive og kortlægge ledelsesforholdet i kommunens plejecentre og hjemmepleje. Lederspænd I forbindelse med BDO analyse af kommunens forbrug af ledelse og administration i 2015 blev det synliggjort, at antallet af ledere, antallet af ledelsesniveauer og forståelsen af, hvad ledelsesopgaven består i på de enkelte ledelsesniveauer ikke altid er klar. Sammenligner man på tværs af sektorer f.eks. daginstitutionsområdet og ældreområdet er forskellene meget tydelige. Analysen og det efterfølgende arbejde med administrativt at beslutte retning og ændringer i ledelsesstrukturen har konkret for ældreområdet (Pleje og Omsorg) betydet, at et ledelseslag i plejecentrene chefsygeplejerskeniveauet - skal fjernes. Det betyder, at ledelsesstrukturen i kommunens plejecentre udgør: 1 plejecenterleder med sundhedsfaglig og ledelsesmæssig baggrund, som varetager ledelsen for flere matrikler og 1 eller flere afdelingssygeplejersker på hver matrikel. Det er administrativt blevet anbefalet, at et ledelsesspænd kan være ca. 30 medarbejdere pr. leder (leder af medarbejdere). Der er ikke konkret fundet evidens for, at dette er det mest hensigtsmæssige ledelsesspænd, og virkeligheden viser os også, at der kan være forskellige forhold, der gør, at dette spænd kan være alt for stort, hvis ikke man samtidig støtter op om den enkelte leder med f.eks. planlæggere eller koordinatorer. Hjemmeplejen ledes af 2 hjemmeplejeledere og 8(9) teamledere. Hver teamleder har ledelsen af et team på ca. 35 medarbejdere. Der er dog stor variation i antallet af medarbejdere se de præcise tal nedenfor under afsnittet om hjemmeplejen. Særlige ledelsesopgaver Plejecenterlederne og hjemmeplejelederne har både ledelse af ledere og ledelse af medarbejdere typisk i form af stabsmedarbejdere. Der er tilknyttet frivillige og foreninger til områderne som også kræver stor ledelsesmæssig opmærksomhed. Det specielle omkring ledelse af frivillige er ikke medtaget i dette notat, men nævnes blot for at vise, at ledelsesopgaverne er mangfoldige. Både hjemmeplejen og plejecentrene er uddannelsessted for social- og sundhedspersonale samt sygeplejersker, hvilket kalder på et vigtigt ledelsesmæssigt fokus. I 2016 blev der uddannet 61 social- og sundhedshjælpere, 19 social- og sundhedsassistenter og dertil var der ialt 48 sygeplejestuderende igennem på henholdsvis 1., 1

6., 11. og 12. semester. I 2017 vil antallet være 18 social- og sundhedshjælpere, 29 social- og sundhedsassistenter og igen 48 sygeplejestuderende på de 4 forskellige niveauer. Som en del af beskæftigelsesindsatsen samarbejder hjemmeplejen og plejecentrene med jobcentret og modtager et stort antal praktikanter, løntilskudsjobbere, arbejdsprøvninger mm. Ledelsesopgaven i forbindelse med dette er krævende i forhold til afholdelse af møder og samtaler samt i forhold til at skulle tilrettelægge de mange individuelle forløb. Endeligt skal det nævnes, at plejecentrene samarbejder med Kriminalforsorgen og modtager et varierende antal borgere, der skal afvikle samfundstjeneste for forskellige lovovertrædelser - primært trafikforseelser. Dette kræver en del ledelsesmæssig opmærksomhed i form af samtaler, møder, opgavetilrettelæggelse og opfølgning. Korttidspladserne er ikke nævnt separat ovenfor, men indgår på lige vilkår med plejecentrene og hjemmeplejen i forhold til uddannelse, beskæftigelse osv. Kompleksitet Ledelsen i Pleje og Omsorg udgør ledelse af forskellige fagligheder, ledelse af en del socialt udfordrede medarbejdere (herunder medarbejdere, der har manglende kompetencer i form af at kunne begå sig med at læse, skrive og regne), ledelse af medarbejdere og opgaver hele døgnet, ledelse af pleje, omsorg, støtte og behandling til komplekse borgere. Oven i dette er der ledelse af mange og store implementeringsopgaver. Disse implementeringsopgaver udgør de løbende tilpasninger (f.eks. implementering af nyt dokumentationssystem, FMK, rehabiliteringsstrategi osv.), men også de mange forskellige puljer og lovbestemte indsatser, der kommer centralt fra (ældrepuljen, værdighedspuljen, sundhedsmidler osv.) kræver ledernes fokus og prioritering. Der er ingen tvivl om, at ledelsesopgaven er kompleks, og at lederne skal være robuste med høj faglighed og med høje ledelsesmæssige og sociale kompetencer for at kunne magte de krav og forventninger, der er til dem. Plejecenterlederne og hjemmeplejelederne lykkes kun med at lede store områder / flere matrikler, hvis deres afdelingssygeplejersker og/eller teamledere er i stand til at varetage den daglige nærledelse samtidig med, at de kan agere og prioritere i en verden, hvor der er konkurrence mellem ledelsesopgaverne. Lederne skal være tæt på kerneopgaverne og samtidig deltage i projekter og opgaver, der udvikler og forbedrer pleje og omsorgen i kommunen. Nedenfor vil de specifikke områder plejecentrene, korttidspladserne og hjemmeplejen blive beskrevet i forhold til de behov, der vurderes at være for evt. styrkelse af ledelse. Plejecentrene Der er i de decentrale budgetter til plejecentrene afsat et fast beløb til ledelse og administration. Dette beløb udgør løn til plejecenterleder og den administrative medarbejder. Øvrige lønkroner som bruges på afdelingssygeplejerskerne, tages fra det budget, der er afsat til sygepleje og pleje. Det betyder, at de enkelte plejecentre nøje skal overveje, hvor mange afdelingssygeplejersker, de har råd til, og samtidig har de fået anvist, at et lederspænd er på ca. 30 medarbejdere. De fysiske forhold i et plejecenter kan være ret afgørende for, hvor mange afdelingssygeplejersker, der er behov for. Vi vil have, at afdelingssygeplejerskerne skal være nærledere, synlige og nærværende, altså tæt på personalet, tæt på borgerne, tæt på de pårørende og www.ballerup.dk Side 2

ikke mindst tæt på kerneopgaven, så derfor må der ikke være for store afstande mellem de enkelte afdelinger den enkelte afdelingssygeplejerske er nærleder for. Plejecenter Sønderhaven og Plejecenter Toftehaven Plejecenter Sønderhaven (4 afdelinger med i alt 48 beboere + 16 ældreboliger) og PlejecenterToftehaven (4 afdelinger med i alt 65 beboere) har hver 2 afdelingssygeplejersker. Afdelingssygeplejerskerne har hver ca. 30 medarbejdere. Der refererer i alt 18 medarbejdere (servicemedarbejdere, aktivitetsmedarbejdere, afdelingssygeplejersker, driftplanlægger, adm. medarbejdere) direkte til plejecenterlederen. Plejecentrenes 3 aktivitetsmedarbejdere er tovholdere for de alt 15 frivillige. Plejecenterlederen vurderer, at 2 afdelingssygeplejersker er passende i både plejecenter Toftehaven og i Plejecenter Sønderhaven. Der er ansat en driftplanlægger, der understøtter afdelingssygeplejerskerne ved at varetage den lang- og kortsigtede planlægning. Der er sygeplejefaglig dækning alle ugens dage 24 timer i døgnet med 7 sygeplejersker ansat i Toftehaven og 6 sygeplejersker ansat i Sønderhaven. Plejecenterlederen overvejer, om de 7 servicemedarbejdere (rengøring) skal ledes af afdelingssygeplejerskerne, sådan som det er tilfældet på de øvrige plejecentre. Plejecenterlederen udtaler: Som forholdsvis ny centerleder for Plejecenter Sønderhaven og Plejecenter Toftehaven ser jeg at ældreområdet står overfor fremtidige udfordringer, idet vi ligesom i landets øvrige kommuner oplever rekrutterings- og fastholdelsesproblemer. Området mødes desuden med stigende krav og forventninger til både indhold og kvalitet i ydelserne. Vi står med en opgaveglidning fra sygehuse til hjemmepleje/plejecentre, særligt i forhold til de meget komplekse og plejekrævende borgere, som efterhånden er den borgergruppe, der bor på plejecentrene. Borgere på plejecentre har i dag typisk mellem 2 og 3 diagnoser. Det er altså syge mennesker og ikke blot gamle mennesker vores kerneopgave er målrettet. Disse forhold gør, at det er nødvendigt at have særligt fokus på bl.a. strategisk og faglig ledelse, kompetenceudvikling og social kapital. Vi skal skabe gode arbejdspladser med medarbejdere, der leverer god offentlig kvalitet. Opsamling på behov i Plejecenter Sønderhaven og Plejecenter Toftehaven: Ledelsesbehovet er dækkende med det nuværende niveau og den understøttelse, der er. Plejecenter Lundehaven og Plejecenter Rosenhaven I Plejecenter Lundehaven er der 2 afdelinger, med 24 beboere på hver afdeling. 48 beboere i alt. Desuden servicerer Plejecenter Lundehaven også 19 Ældreboliger, som deles mellem de to afdelinger. Der er knyttet én afdelingssygeplejerske til hver afdeling, således at der er 2 afdelingssygeplejersker på Plejecenter Lundehaven. Hver afdelingssygeplejerske er leder for ca. 30 medarbejdere. Den ene afd. sygeplejerske er endvidere leder af 4 servicemedarbejdere. Den anden leder er leder af 2 socialpædagoger. Desuden er der til hver afdeling tilknyttet timelønnede vikarer. Plejecenter Rosenhaven består af 4 afdelinger. 2 afdelinger med hver 19 beboere, og 2 afdelinger med hver 17 beboere. 72 beboere i alt. www.ballerup.dk Side 3

Der er 2 afdelingssygeplejersker i Plejecenter Rosenhaven, som hver er leder for to afdelinger med ca. 35 medarbejdere i alt. Den ene afdelingssygeplejerske er endvidere leder for rengøringen med 4 medarbejdere, den anden for 2 socialpædagoger. Hver afdelingssygeplejerske har tilknyttet en teamkoordinator, som varetager vagtplanlægningen. Begge plejecentre har ansat en tværgående kvalitets- og udviklingssygeplejerske. Plejecenterlederen udtaler: Nærledelsen i Plejecenter Rosenhaven er udfordret af, at afdelingerne ligger i to etager, dog vil ansættelse af en afdelingssygeplejerske mere give et for lille ledelsesområde. I Plejecenter Lundehaven er nærledelsen udfordret af, at ældreboligerne er beliggende på en anden matrikel, så man fysisk skal forlade Plejecenter Lundehaven for at gå hen til ældreboligerne. I Plejecenter Rosenhaven mangler der sygeplejersker. Det vil styrke fagligheden og kvaliteten og dermed understøtte ledelsen, at få ansat 2 basissygeplejersker. I Plejecenter Lundehaven er det en udfordring at lede medarbejdere, der arbejder på to matrikler. Denne udfordring skal løses med mere faglighed i det daglige arbejde. Opsamling på behov i Plejecenter Rosenhaven og Plejecenter Lundehaven: Ledelsesbehovet skønnes at være dækkende. Plejecenter Rosenhaven har behov for 2 basissygeplejersker dette er i proces. Plejecenter Lundehaven har behov for at styrke fagligheden, for bedre at kunne løse opgaverne i ældreboligerne samtidig med plejeboligerne. Plejecenter Kirstinehaven og Plejecenter Egely I Plejecenter Kirstinehaven er afdelingssygeplejersken leder for ca. 50 fastansatte og ca. 10 timelønnede afløsere. Afdelingssygeplejersken er desuden leder for funktionerne: udviklingssygeplejersken, rengøringen og aktivitetsområdet. Plejecenter Kirstinehavens 39 beboere er fordelt på 3 etager. I Plejecenter Egely er afdelingssygeplejersken leder for ca. 25 fastansatte og 8 timelønnede afløsere. Plejecenter Egely har 14 plejeboliger fordelt på 2 etager og 18 ældreboliger også fordelt på 2 etager. De fleste ældreboligbeboere har de samme pleje- og omsorgsbehov som plejeboligbeboerne. I begge plejecentre er der en gruppeleder (uden ledelsesbeføjelser) til at bistå afdelingssygeplejersken med vagtplanlægning. Gruppelederne deltager i plejen i halvdelen af deres arbejdstid. Plejecenterlederen udtaler: I Plejecenter Kirstinehaven er det alt for sårbart med kun en nærleder til så stort et ledelsesområde. Der er behov for at ansætte en nærleder mere. Ledelsesopgaven i Plejecenter Egely vurderes at være passende, men der er behov for en kvalitets- og udviklingssygeplejerske til at varetage udviklingsopgaverne, da disse opgaver tager tid fra ledelsesopgaverne. Selvom Plejecenter Egely er et lille plejecenter, ser vi at udviklingsopgaverne fylder lige så meget som i et større center. Opsamling på behov i Plejecenter Kirstinehaven og Plejecenter Egely: www.ballerup.dk Side 4

Plejecenter Kirstinehaven har stort behov for en afdelingssygeplejerske mere. Rekruttering er påbegyndt. Plejecenter Egelys ledelsesbehov er passende. Der er behov for en kvalitets- og udviklingssygeplejerske. Plejecenter Lindehaven og Korttidspladserne Plejecenter Lindehaven (51 pladser) har 2 afdelingssygeplejersker, en på hver etage og korttidspladserne i Ved Parken/Plejecenter Sønderhaven (16+8 pladser) har en tværgående afdelingssygeplejerske. I Plejecenter Lindehaven har hver afdelingssygeplejerske 23 medarbejdere + et antal faste afløsere og daglig ledelse for hver 1 rengøringsassistent. I Ved Parken/Plejecenter Sønderhaven har afdelingssygeplejersken 23 medarbejdere. Desuden har hun daglig ledelse af 1 rengøringsassistent og 6 faste afløsere. Plejecenterlederen har 9 medarbejdere refererende til sig. I Plejecenter Lindehaven og på korttidspladserne har chefsygeplejersken haft den sygeplejefaglige ledelse og udvikling samt ledelsen af de faglige implementeringsopgaver. Denne stilling bliver slået sammen med plejecenterlederstillingen pr. 1. januar 2017. En afledning af dette bliver, at afdelingssygeplejerskerne i højere grad skal lede udviklingen og implementeringsopgaverne i de enkelte afdelinger. Og dermed har ledelsen de samme betingelser i Plejecenter Lindehaven og korttidspladserne, som i de øvrige plejecentre. Chefsygeplejersken udtaler: Der er kommet flere udfordringer til over tid idet kompleksiteten, specielt på korttidspladserne, er steget voldsomt. Borgerne har flere konkurrerende sygdomme og det kan mærkes at borgerne udskrives til genoptræning, rehabilitering og lign. efter stadig kortere forløb med akutte pleje- og behandlingsforløb til følge. Derudover er korttidsopholdene ligeledes accelererede forløb, for at sikre flow i afdelingerne, hvilket medfører en stor administrationsopgave. Dette stiller store krav til en præcis dokumentation for at sikre kontinuiteten og patientsikkerheden i sektor overgangene til f.eks. hjemmeplejen/sygeplejen. Det fordrer klar nærledelse, som rækker døgnet rundt. Borgerne modtages på alle tider af døgnet. På de akutte demenspladser ser vi ligeledes en øget kompleksitet og ser en del borgere med psykiske eller misbrugslidelser oveni deres demenslidelse. Det hurtige tempo, kravet til fagligheden og til dokumentationen giver udfordringer i dagligdagen, især hos de af vores medarbejdere som er sprogligt og socialt udfordret. Med den hurtige udvikling og de mange implementeringsopgaver, vi er i gang med og står overfor i den kommende tid, kan vi blive udfordret på kerneopgaven. De mange komplekse pleje- og behandlingsforløb hos borgerne kræver et nærvær og en kontinuitet i fremmødet af det faste personale. Afdelingssygeplejersken i Plejecenter Sønderhaven/Ved Parken er yderligere udfordret af at hendes afdeling er beliggende i 2 bydele. (Dette er dog en midlertidig udfordring). Chefsygeplejersken mener, at antallet af afdelingssygeplejersker er passende, men at det vil være en styrkelse af nærledelsen at styrke driften med en sygeplejerske i hver afdeling om dagen og om aften. Dette kan kvalificere kerneopgaven yderligere i forhold til de stadig mere komplekse opgaver, og vil medføre, at der frigives mere ledelsestid hos afdelingssygeplejerskerne. Opsamling på behov i Plejecenter Lindehaven og Korttidspladserne: Ledelsesbehovet er passende, men fokus på at få ansat flere sygeplejersker vil styrke området. www.ballerup.dk Side 5

Herefter følger en beskrivelse af hjemmeplejens ledelse og ledelsesbehov Hjemmeplejen: Lederspandet pr. teamleder er pr. 1. oktober 2016 som det ses i skemaet: Teamleder Fastansat over 8 timer Fastansat under 8 timer Timelønnet Team 1 Marianne Brask 50 1 på 1 time 6 Team 2 Helle Skov Lund 41 1 på 7 timer 5 Team 3 Jeanet Christoffersen 38 1 på 1 time 14 Team 4 Sandra Juul Andersen 31 0 4 Team 5 Kajta Rønne Nørholm 33 0 5 Team 6 Lisbeth Jallbjørn 36 3 på 7 timer 6 Team 8 Julie Kjellberg-Andersen 45 0 4 Team 9 Lena Jensen 27 0 7 301 6 51 Team 8 (sygeplejen) bliver pr. 1. januar 2017 delt i 2 teams, så specialisterne og sygeplejeklinikken samles under 1 teamleder. De to sygeplejeteams skal arbejde tæt sammen om ledelsen og opgaverne. Det giver ikke mening, at opdele de enkelte teams i mindre teams og ansætte flere teamledere. Det vil give alt for meget koordinering og ikke være effektivt for driften. I stedet for arbejdes der med at finde en løsning, der kan understøtte de enkelte teamledere, så de frigøres for nogle af de mere administrative opgaver og derved kan hellige sig til den direkte personaleledelse og faglige ledelse. Der er udarbejdet en funktionsbeskrivelse for en teamkoordinator til hvert team. Tanken er, at vi ved at indføre denne funktion kan støtte op om de enkelte teamledere, der har et meget stort ledelsesspænd og det, at der oven i alle de andre ledelsesmæssige udfordringer, som er nævnt i dette notat, og så et det særlige forhold, at teamlederne det meste at tiden leder deres medarbejdere ved hjælp af distanceledelse. Samtidig vil det også gøre det nemmere for teamlederne at kunne følge med medarbejderne ud og være de rollemodeller, en nærleder skal være, når der er behov for det. Det kunne være en ide, at klæde teamlederne beder på til at være distanceledere. Deres medarbejdere kører direkte ud hjemmefra for at spare tid, og teamlederne møder dem derfor kun til frokost og ved planlagte møder og samtaler. Helt konkret foreslår hjemmeplejens ledere, at der i hvert team udpeges en teamkoordinator, som i 17 timer om ugen varetager driftsopgaver i tæt samarbejde med teamlederen, dvs. hjælper med at sikre relevant fremmøde for at kunne udfører disponerede ydelser samt vagtplanlægning. Denne nye funktion kan implementeres indenfor hjemmeplejens nuværende budget. Teamkoordinatoren er en pendant til teamkoordinatoren og gruppelederen i plejecentrene. www.ballerup.dk Side 6

Nedenfor ses en funktionsbeskrivelse for en teamkoordinator i hjemmeplejen: Dato for sidste opdatering: Navn: CPR. nr. Stillingsbetegnelse: Teamkoordinator Team: Organisatorisk placering Teamkoordinator refererer til teamleder Arbejdstid: Timeantal: Funktionen er tildelt 17 timer ugentligt, primært dagvagter Antal weekendvagter: Gennemsnitlig 1 weekendvagt hver 4 uge Antal helligdage: 2 om året, fordelt 1 forår og 1 julen Hovedopgave - Har driftsopgaver i team i tæt samarbejde med teamleder med at sikre relevant fremmøde for at kunne udfører disponerede ydelser, samt vagtplanlægning Konkrete opgaver Organisatoriske: Være loyal og imødekommende overfor de trufne beslutninger der skal meldes ud og følges. Tæt samarbejde og sparring med teamlederen. Være opdateret på sin viden om arbejdstidsreglerne og de personalepolitiske retningslinjer. Medansvarlig for et højt informationsniveau i teamet Faglige: Varetage kort og langtids- tjenestetidsplanlægning for alle medarbejdere i teamet Indberetning af afvigelser fra tjenestetidsplanen www.ballerup.dk Side 7

Sikre planlægning af kursus- ferie- og helligdagsplanlægning. Kende de forskellige faggruppers kompetenceområder og overenskomster. Medansvarlig for tjenestetidsplanlægning, herunder udarbejdelse af grundplaner. Uddelegering af opgaver i forhold til kompetencer. Sikre optimal udnyttelse af medarbejder- ressourcer i forhold til økonomien. Pædagogiske: Medansvarlig for introduktion af nye medarbejdere Ressourceperson for studerende og elever. Løbende vejledning af medarbejdere Sociale: Medansvarlig for at motivere og fastholde medarbejderne i et positivt arbejdsmiljø Medansvarlig for et godt arbejdsmiljø Faglige kvalifikationer: It kyndig Høj faglighed God til at kommunikere mundtlig og skriftligt Kendskab til SD Uddannet Sygeplejerske til team 8 Uddannet SSA til fagteams Kendskab til overenskomstområdet Uddannet kliniskvejleder eller praktikvejleder Personlige kvalifikationer: Gode samarbejdsevner Konfliktløser Tænker i muligheder Overholder deadlines Godt humor Skabe ro og tillid NB.: Husk at jobbeskrivelsen skal gennemgås, dateres og underskrives én gang årligt og arkiveres i personalemappen. Opsamling på behov i hjemmeplejen: www.ballerup.dk Side 8

Der er behov for at udpege en teamkoordinator i hvert team til at understøtte de nuværende teamledere, som har et meget stort lederspænd. I forhold til plejecentrene og hjemmeplejen arbejdes der mod at få ensrettet titlerne på de understøttende funktioner, der er til mellemlederne. Der arbejdes hen mod at alle kaldes teamkoordinatorer. Dog vil vi afprøve den helt nye tværgående funktion driftplanlægger, som Plejecenter Sønderhaven & Plejecenter Toftehaven har indført, da det måske kan være en rationel måde, at samtænke flere matrikler på. Også en ensretning i forhold til, hvem drifts- og rengøringsmedarbejdere refererer til skal overvejes. En evaluering medio 2017 vil vise os, hvilken vej, vi skal gå. www.ballerup.dk Side 9