Ansøgning af underskudsbevilling til Tour de Fredagsbar Tour de Fredagsbar (i resten af ansøgningen forkortet TdF) er en aktivitet, hvor studerende ved Aalborg Universitet på tværs af studieretninger og årgange får mulighed for at besøge Studentersamfundets otte barer i Aalborg: BasisBaren, Havestuen, Kablah!, O SohnBaren, Wunderbar, Mærkbar, DE-klubben og Bajers Bar. Aktiviteten løber af stablen fredag d. 11. april fra klokken 13:00 startende i BasisBaren, og barerne står klar med guides til turen, transport mellem barerne, drikkevarer primært finansieret af eksterne midler, aftensmad tilkøbt ved køb af billet og mere til. Det eneste de deltagende skal gøre, er at købe en billet, dukke op og nyde dagen i selskab med andre studerende. Studentersamfundets barer er sociale samlingssteder og fristeder fra studierne, hvor de studerende har mulighed for at mødes på tværs af studieretninger og årgange. Barerne har den fælles vision at gøre livet meget sjovere for de studerende. Derfor arrangerer vi TdF, som i høj grad må siges at være en aktivitet med et socialt formål for de studerende ved Aalborg Universitet. Aktiviteten arrangeres med henblik på at give de deltagende en sjov dag og en god oplevelse men i lige så høj grad at gøre opmærksom på eksistensen af Studentersamfundet og dettes barer, så vi kan hjælpe de studerende til fremadrettet at have det sjovt og supplere de faglige oplevelser med sociale. Vi har konstateret, at der desværre er en tendens til, at de studerende overvejende udelukkende kender til og besøger den eller de nærmeste barer. Dette betyder, at muligheden for at mødes på tværs af studieretninger effektivt er begrænset til de studieretninger, som er tilknyttet den samme bar. TdF åbner op for, at de studerende får øjnene op for de andre barer ud over at have en forhåbentlig fantastisk fredag i selskab med andre studerende. Specielt er denne aktivitet målrettet mod de studerende på det første studieår, så disse i fremtiden kan bidrage til det sociale miljø på tværs af alle studieretninger - ikke bare de nærmeste. Når alt kommer til alt, arbejder både I og vi mod at forbedre de studerendes studietid. Vi håber, at denne aktivitet vil være med til at gøre studietiden sjovere for de deltagende studerende - både på selve dagen men i særdeleshed også i fremtiden. Derfor håber vi, at I vil sikre aktiviteten økonomisk ved at godkende en underskudsbevilling. Med venlig hilsen Patrick Steffen Pedersen På vegne af BasisBaren, Havestuen, Kablah!, O SohnBaren, Wunderbar, Mærkbar, DE-klubben og Bajers Bar Budgettet og beløbet for den ansøgte underskudsbevilling kan ses på næste side
Budget for aktiviteten Følgende er budgettet for aktiviteten under forudsætning af, at vi får 200 tilmeldinger (alle beløb er eksklusiv moms): Indtægt / udgift Beløb Salg af billetter til arrangementet 8.000,00 Salg af billetter til aftensmad 2.000,00 Sponsorater 4.800,00 Køb af armbånd -0.250,00 Leje af bus -3.800,00 Køb af øl -7.200,00 Køb af sandwich -1.840,00 I alt 1.710,00 Der skal knyttes den kommentar til budgettet, at de budgetterede sponsorater allerede er sikret. Yderligere er budgettet baseret på, at det udelukkende er medlemmer af Studentersamfundet, der køber billetter, og det udelukkende er halvdelen af disse, der tilkøber aftensmad. Begge disse antagelser vurderer vi på baggrund af tidligere arrangementer som værende noget pessimistiske. Underskudsbevilling På baggrund af motivationen på forrige side samt det ovenstående budget, ansøger barerne om en underskudsbevilling for aktiviteten på 4.000 kroner eksklusiv moms. Vi gør samtidig opmærksom på, at vi for at sikre reklame for Studentersamfundet har ladet Studentersamfundets logo indgå i PR-materiale og har valgt at køre med differentierede priser, således at billetter koster 50 kroner for medlemmer og 75 kroner for ikke-medlemmer.
Forretningsorden for Studentersamfundets bestyrelse 14/15 1. Denne forretningsorden er underlagt Studentersamfundets vedtægter. 2. Mindst en gang i kvartalet gennemgås Studentersamfundets økonomi på baggrund af en budgetkontrol udført af formanden og kasserer. 3. Gruppernes kontaktperson står som udgangspunkt med kontakten til grupperne 4. Bestyrelsen kan tildele ikke valgte personer en observatørpost i bestyrelsen. Dette kan gøres med en definering af opgaver og ansvar samt en tidsbegrænsning. Observatørposten defineres ved, at personen har taleret, men ikke stemmeret. 5. Bestyrelsen er beslutningsdygtig såfremt mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede til et retteligt indkaldt møde. 6. Bestyrelsesmøder afholdes onsdage i lige uger klokken 16.30 i mødelokalet på Fibigerstræde 15. Såvidt der ikke er brug for et møde skal det aflyses senest 48 timer før af formanden. 7. Formanden indkalder via e mail bestyrelsen, observatører samt eventuelle repræsentanter, der er brug for til behandling af punkt(er) på dagsordenen. 8. Indkaldelse samt dagsorden udsendes via e mail senest 48 timer før mødets afholdelse. 9. Der kan indkaldes til ekstraordinære bestyrelsesmøder. I disse tilfælde skal indkaldelsen være sendt ud under de samme retningslinjer som normalt, dog med en tidsfrist på 24 timer. 10. Indkaldte personer har pligt til at melde afbud til formanden forud for mødets begyndelse, hvis det ikke er dem muligt at deltage. Dette skal ske senest 24 timer før mødestart, 12 timer ved ekstraordinære bestyrelsesmøder. 11. Møder indkaldt til varighed over 2½ timer, eller strækkende sig over normale spisetider, er med forplejning. Drikkelse er fri til møder. 12. Der vælges en mødeansvarlig til hvert møde, der er ansvarlig for: At der er drikkevarer At der er en computer til at tage referat på, og at den er sat op med strøm osv. At der er et ur i mødelokalet At der bliver skrevet referat af mødet Samt andre ting, der er nødvendige for at mødet kan blive afviklet uden problemer. 13. Formanden sørger for, at der er booket mødelokale, og at der er bestilt mad hvis dette er nødvendigt. 14. Alle mobiltelefoner er lydløse under møder. Der kan dog godt afviges fra Studentersamfundet v/ Aalborg universitet Fibigerstræde 15 DK 9220 Aalborg Ø www.studentersamfundet.dk Telefon: +45 9940 8013 Fax: +45 9815 9494 info@studentersamfundet.aau.dk Formand +45 2045 8016 formand@studentersamfundet.aau.dk Side 1 af 3
denne regel, hvis et medlem af bestyrelsen venter et vigtigt opkald, der IKKE kan udskydes. Dette skal der gøres opmærksom på ved mødets begyndelse. 15. Formanden udarbejder dagsordenen for bestyrelsesmøderne. Af dagsordenen fremgår det, om der er tale om et orienterings, debat og eller beslutningspunkt. Der sættes samtidigt et sluttidspunkt for mødet, samt en ca. tid for hvert punkt. Som udgangspunkt varer møder senest til det aftalte tidspunkt. Dette kan dog ændres af en enig bestyrelse. 16. Mindste krav til dagsordenen er: Formalia Eventuelt Næste møde 17. Til ordinære møder påføres desuden følgende punkter: Nyt fra Studentersamfundets sekretariat Økonomi Generelle oplysninger siden sidst Orientering fra møder i eksterne udvalg Nyt fra grupper Orientering om igangværende projekter Nyt fra Studenterhuset Nyt fra formanden Nyt fra Den Studenterpolitiske direktion 18. Dagsordenen skal indeholde en kort beskrivelse af hvert punkt. Det er ikke nok med en punktopstilling. Hvis der er information, der er vigtig for bestyrelsen, skal det fremgå af dagsordenen. Derforuden skal der være en kort beskrivelse af de punkter der er til debat (D) eller hvor der skal foretages beslutning (B). Eventuelle bilag til punkter på dagsordenen skal være udsendt til mødeindkaldte. 19. Sager tages op på dagsordenen efter ønske fra et af bestyrelsens ordinære medlemmer. Sagen skal så vidt muligt være formanden i hænde via e mail, senest søndag kl. 16.30 i forbindelse med bestyrelsesmøde tirsdag i følgende uge. Der skal så vidt muligt medfølge en sagsfremstilling, eventuelle bilag og forslag til beslutning. 20. Bestyrelsen kan ved mødets begyndelse beslutte, at sager, der ikke er opført på dagsordenen, kommer til behandling under mødet. Under eventuelt kan der ikke træffes beslutninger. 21. Sager der ikke er blevet afsluttet af bestyrelsen skal blive ved med at fremgå af dagsordenen til de bliver lukket. Det vil sige, at hvis der er et Studentersamfundet v/ Aalborg universitet Fibigerstræde 15 DK 9220 Aalborg Ø www.studentersamfundet.dk Telefon: +45 9940 8013 Fax: +45 9815 9494 info@studentersamfundet.aau.dk Formand +45 2045 8016 formand@studentersamfundet.aau.dk Side 2 af 3
projekt, der løber over længere tid, skal det fremgå af alle dagsordener og referater. 22. På alle ikke afsluttede sager skal der være en ansvarlig. Denne skal sikre en udvikling i sagen. 23. Ved behandling af personsager og lignende kan et punkt på dagsordenen behandles som et lukket punkt. Det skal ikke nødvendigvis fremgå af dagsorden hvad det lukkede punkt omhandler. 24. Lukkede punkter behandles fortroligt, og referat heraf er ikke offentlige. 25. Såfremt et medlem af bestyrelsen ønsker et punkt behandlet som et lukket punkt, skal dette efterkommes. 26. Alle vedtagne beslutninger noteres i referatet. 27. Den person, der vælges til referent, har ansvaret for, at der udsendes et referat senest 1 time efter mødets afslutning. Det skal fremgå, hvem der skal udføre det besluttede og eventuelle tidsfrister i den forbindelse. 28. Referatet skal udsendes på en standardskabelon udarbejdet til formålet. Nederst i referatet skal alle bevillinger og budgetændringer fremgå. 29. Referatet gennemgås og godkendes sidst på bestyrelsesmødet. Punkter som på baggrund af gennemgangen skal tages op til yderligere diskussion påføres dagsordenen. Referatet til et punkt læses op efter afslutning af punktet og godkendes her. 30. Mødeindkaldelser, referater og bilag skal arkiveres på Studentersamfundets hjemmeside. Dette sørger referenten for. Referat fra lukkede punkter opbevares af formanden. 31. Når man svarer på mails til bestyrelsesmailen, CC er man Bestyrelsen, så det kan ses at der er svaret. 32. Alle bestyrelsesmedlemmer tilstræbes at tjekke deres mail mindst en gang om dagen. 33. Til punktet Nyt fra... på dagsordenen fremsendes meddelelses punkter til formanden senest lørdag inden mødet, dog kan emner/nyheder som ikke står på dagsordenen godt fortælles. 34. Punkter til dagsordenen sendes til hele bestyrelsen Studentersamfundet v/ Aalborg universitet Fibigerstræde 15 DK 9220 Aalborg Ø www.studentersamfundet.dk Telefon: +45 9940 8013 Fax: +45 9815 9494 info@studentersamfundet.aau.dk Formand +45 2045 8016 formand@studentersamfundet.aau.dk Side 3 af 3