STUDENTERSAMFUNDET v/ Aalborg Universitet Bestyrelsen

Transkript

1 Fibigerstræde Aalborg Øst telefon: fax: Ordinære medlemmer af bestyrelsen Carsten Rune Jensen, formand Anne la Cour Sigvardsen Jakob Lemming Martin Hundebøll Sinna Pilgaard Ulrichsen, Studenterhusets repræsentant Aalborg, den 13/01/2008 Observatører i bestyrelsen: Jonas Caben Iversen, Uddannelsespolitisk ordfører Peter M. Wiese, Erhvervschef Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag d. 8. januar 2008 kl. 16:30 20:00 i mødelokalet på Fibigerstræde. [O]: Orientering, [D]: Debat, [B]: Beslutning, [XX min]: tid afsat til behandling af punkt. 1. Formalia [B] [10 min] Valg af ordstyrer Anne er valgt Valg af referent Lemming er valgt Godkendelse af dagsorden Dagsordenen er blevet godkendt med rettelser, hvor oprindeligt pkt. 6 og pkt. 8 er blevet ombyttet. Det meddeles ligeledes at ansøgning om computere til aktivitetslokalet er godkendt. Godkendelse af referat Udtalelsen under pkt.4 lønmodel for ansatte i erhvervsgruppen, om at der aldrig bliver udbetalt løn før pengene er modtaget, ændres til: der bliver som udgangspunkt ikke bliver udbetalt løn før pengene er modtaget. Godkendelsen af forårsfests underskudsbevilling er ikke blevet godkendt, hvorfor de skal godkendes efterfølgende. Hermed er referatet godkendt Udvælgelse af punkter med relevans for nyhedsbrevet Ophør af nuværende ordfører og indtrædelse af ny ordfører. Punkter til eventuelt 2. Budget for Studiestartsmesse [OB] [10 min] Peter M. Wiese har fremsendt et budget for en Studiestartsmesse 2008, som ønskes godkendt af bestyrelsen, med henblik på at fortsætte det forberedende arbejde omkring en Studiestartsmesse Forslag findes i bilag. Budgettet godkendes med følgende rettelser og kommentarer: Stillingen som medieansvarlig indgår ikke i budgettet ifølge pkt. 3. De ca til markedsføring som budget godkendes, men det skal overvejes om de skal fordeles sådan. Side 1 af 5

2 Der stilles spørgsmålstegn ved budgettet for forplejning og mad. Det er et højt beløb, og det bør undersøges om det kan gøres anderledes. 3. Projektansættelse ifb. med Studiestartsmesse [OB] [15 min] Administrationen ønsker at oprette en projektstilling til at håndtere presse i forbindelse med Studiestartsmessen Motivering findes i bilag. Såfremt punkt 2 ikke godkendes udskydes denne beslutning til der foreligger et godkendt budget. Peter motiverer for ansættelsen af en projektansættelse. Motiveringen findes ligeledes i bilag på dagsordenen. Det besluttes at der på hjemmesiden laves et opslag om posten, men at posten er ulønnet og indgår som en del af gruppen. 4. s sammensætning efter generalforsamlingen [OD] [20 min] Vi tager en runde ved bordet og vender relevante emner til vores brave efterfølgere, som efter generalforsamlingen skal tage fat hvor vi giver slip. Lig gerne hovedet i blød, og kom også gerne med en klar udmelding om eget engagement i Studentersamfundet efter bestyrelsesperiodens udløb. Der kommer forslag fra viceordfører og ordfører om ændringen af strukturen i den politiske afdeling, hvilket kan være betydende. Der bliver iblandt bestyrelsen snakket om hvordan den fremtidige bestyrelse kommer til at se ud. Dette bliver ikke ført til referat. 5. Årsrapport/-beretning [ODB] [10 min] Der skal til generalforsamlingen gives en beretning fra det forgangne år. Ydermere har der været snak om at gentage det gode initiativ fra 2007, hvor der blev produceret en mere omfattende årsberetning. skal blive enig om hvilke mål der arbejdes efter frem mod generalforsamlingen. Der er enighed om at der igen skal udarbejdes en årsberetning. For at gøre det muligt at nå, skal det være koordinatorer/formænd/daglig ledere/osv. Udarbejde en beretning over årets bedrifter. For at hjælpe forfatterne, skal der foreslås hvordan den kunne udformes. Lemming skriver en mail ud, der skal sendes til bestyrelsens respektive kontaktpersoner. 6. Projektmøde for februar/marts [ODB] [15 min] Det er tids at vi overvejer indholdet af et projektmøde for februar/marts. Vi kan overveje om det skal opgraderes til et medlemsmøde med henblik på at vælge en ny viceordfører og formelt vælge Jonas til ordfører. Det kunne passende placeres efter indkaldelsen til generalforsamlingen, hvorved det kan bruges til afpudsning og formulering af forslag til ændringer. Dato: Ordfører og Formand Arrangør: Side 2 af 5

3 7. Ansøgning om støtte til Ski-festival [ODB] [10 min] Sport og Fritid arrangerer en udveksling til Universitet i Agder (UiA) (Kristianssand) med henblik på udveksling dels mellem studerende på idrætsstudiet og dels for at skabe mulighed for kontakt mellem studerende på de to universiteter det er ønskeligt at få arrangementet etableret som en halvårlig eller årlig tilbagevendende begivenhed. Udvekslingen skal også være med til at etablere et tættere forhold til studenterforeningen på UiA en form for venskabs-studenterorganisation. Ansøgningen findes i bilag. Carsten beretter om projektet, motiveringen for ansøgningen kan finde i dagsordenens bilag. Ansøgningen er godkendt. Pause [30 min] 8. Overgangsprocedure for ny salgschef [ODB] [15 min] Peter M. Wiese har fremsendt en opfordring til bestyrelsen om at behandle proceduren for organiseringen i erhvervsgruppen i forbindelse med overdragelse af rollen som salgschef til en efterfølger for Peter. Peters oplæg findes i bilag. anser forslaget for at være fornuftigt. Peter udarbejder et stillingsopslag, med ansøgningsfrist midt i februar. Stillingen tiltrædes fra 1. marts. 9. Åbne projekter [OD] [30 min] Der arbejdes undertiden med følgende projekter. Ansvarlig person fremlægger status, og der vil efter en status på alle projekter være mulighed for evt. uddybelse og kommentarer. - LLO-aftale (Carsten & Peter) o Der var aftalt et møde, som LLO aflyste. Der er arrangeret et nyt møde i slutningen af januar. Der er blevet udbedt dokumentation for aftalen. - Prosa-aftale (Peter) o I slutningen af januar kommer et revideret forslag til godkendelse. - Hyggeoaser (Katja og Carsten) o Kontaktoplysninger fra SoFia, Stasi, Osohnbaren og Cafe du ve skal tilsendes til Carsten af kontaktpersoner. - Hjemmeside (Christian) o Intet nyt - Dankort terminaler (Karsten) o Der ligger et forslag til næste møde omkring Esbjergs situation o O Sohn baren får en dankort-terminal. - Papirlageret, oprydning/indretning (Anne) o Fib16 og papirlageret er nu organiserede, og ordnet. Punktet udgår herfor - Open Groupware, fælles kalendersystem (Martin) o Der arbejdes videre med google-kalendere - Ny indretning i Aktivitetslokalet på Fibigerstræde 15 (Anne) o Anne tager kontakt til Jeppe og Annette og hører om fremskridtet. - Opslagstavle-aftale (Peter) o Skiltene bliver sat op i januar af teknisk forvaltning. Infomateriale er ligeledes blevet sendt ud. Side 3 af 5

4 - Generalforsamling/overleveringsweekend () o Martin booker hytte til overleveringsweekend. Hvis nogle stiller op, skal det fortælles at de skal med til overleveringsweekend. o Det praktiske vedr. generalforsamlingen planlægges på et møde i starten af februar. Carsten indkalder til mødet. - Medlemskort (Martin & Carsten) o Arbejdet påbegyndes - Vinter-/ski-festival (Carsten) o Der henvises til pkt. nr Meddelelser [O] [25 min] - Nyt fra formanden o Der er nu fundet en løsning på interne priser ved Uniprint. Der skal bruges en rekvisition fra sekretariatet for at få interne priser. - Nyt fra Politisk koordinering o Der er mulighed for at opstille til bestyrelsen for studenterrådgivningen. Hvis man ønsker dette, skal man godkendes af UPF. o Der er kommet ny ordfører, da Jeppe Mulvad er rejst. Vi glæder os til samarbejdet med Jonas Caben Iversen. o Valget er overstået, og den politiske del har igen gjort et godt stykke arbejde med at få folk i de styrende organer. For resultater kan man henvende sig til ordføreren. - Nyt fra administrationen o Sekretariatet er frustrerede over juridiske dokumenter i forhold til vores ansættelser i administrationen og erhvervsafdelingen. o Ligeledes mangler der dokumentation om lønsatser osv. - Nyt fra erhvervsgruppen o Resultat for Agenda: ,- for 2007 o Resultat for Rushåndbogen: ,- for 2007 o Resultat for Plakater: ,- for Nyt fra Studenterhuset o Der er afholdt julefrokost, og der skal lyde en tak for hjælpen til cafe du ve og basisbaren. o Der er åbent fra d. 9. januar 2008, med reception kl Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet o Sport og fritid har haft bestyrelsesmøde om det kommende år. Man fortsætter med samme arrangementer næste år. o Festudvalget holder forårsfest d. 12 april med Magtens Korridorer. 11. Næste møde [5 min] Orientering om tidspunkt for næste planlagte møde samt foreløbige punkter der ønskes behandlet på dette møde. d. 22. jamuar 2008 kl Side 4 af 5

5 12. Eventuelt 13. Mødeevaluering Der føres ikke referat af dette punkt. 14. Over en øl Så er der ikke længere en undskyldning for ikke at deltage i denne afsluttende aktivitet, hvor der er plads til at vende alt det udenomssnak, som der ikke blev plads til på mødets indledende punkter. Bilag: Budget for Studiestartsmesse Motivation for projektansættelse af presseansvarlig Oplæg om overgangsprocedure for salgschef Ansøgning om støtte til Ski-festival Side 5 af 5