Frederiksberg, 24-10-2013 Kundenr. 8-436 Sagsnr. 07-27904 Dok.nr. 13-155340 Direkte tlf. +45 39 46 60 57 crh@deas.dk REFERAT E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde Mødested: Selskabslokalerne, Eremitageparken 335, 2800 Kgs. Lyngby Mødedato: 23. oktober 2013 klokken 16.30 Fremmødte: Bestyrelsen: Flemming Palshof Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Ulla Buchardt Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Nina Kjeldsen (afbud) Suppleanter: Klaus Dyrløv Madsen David Söderberg Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson Afdelingsdirektør Per Holm Inspektør: Per Jensen Referent: Christiern Håkansson Dagsorden: 1. Rapportering om økonomien for perioden januar september 2013 a. Rapportering for perioden er vedlagt 2. Meddelelser fra formand Flemming Palshof a. Forsikring genforhandlet med forsikringsmægleren 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. b. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Status på planlagte vedligeholdelsesopgaver 2013 b. Vedligeholdelse 2014 c. Status på påbudssager: i. Vandskadesag Eremitageparken 297 ii. Mikkelsen, Eremitageparken 265, installationer 5. Fremlæggelse fra udvalg til gennemgang af administrations- og driftsaftaler 6. Meddelelser fra administrator 7. Eventuelt 8. Næste møde
1. Rapportering om økonomien for perioden januar september 2013. a. Rapportering for perioden er vedlagt indkaldelsen Christiern Håkansson fremlagde rapporteringen, der havde været vedlagt indkaldelsen til mødet. Budgettet var generelt blevet fulgt. Der havde dog været færre udgifter til den daglige vedligeholdelse end budgetteret for perioden. Samtidig var flere af de planlagte vedligeholdelsesarbejder ikke blevet faktureret endnu, hvorfor der på disse poster stadig var et større beløb afsat til resten af året. Status på disse arbejder blev fremlagt senere på mødet. Udgiften til drift af maskiner var stigende. Inspektøren fortalte at maskinerne benyttes flittigt, hvilket giver større brændstofforbrug og slid. Flere af maskinerne var ikke nye længere. Årligt eftersyn af samtlige maskiner var udført. Udgifterne til løn var meget stabile. Overarbejde afspadseres. Udgift til merarbejde fra marts måned var for det specifikt aftalte arbejde med beskæring af platantræer. Lønsumsafgift til Staten var steget på grund af at afgiften (procentsatsen) var steget. Der havde været mange reparationer og udskiftninger af tærede rør, særligt varmtvandsrør/brugsvand. Projektlederen sagde at vandrørene måtte forventes at have en restlevetid på cirka 15 år afhængigt af vandets aggressivitet. Antallet af opgaver og omkostningen til blikkenslagere var stigende. Udgifterne til kloakanlæg blev nævnt. Indtægterne fra udlejning af selskabslokalerne var stagnerende; til gengæld var udgifter til driften meget lave. Der havde været 26 udlejninger i perioden januar til september 2013. Bilag er vedlagt. Der var som tidlige aftalt oprettet opsparingskonti i seks forskellige banker. Der var aktuelt fem restancesager. Tre af sagerne var aktuelt under behandling ved retslig inkasso. 2. Meddelelser fra formand Flemming Palshof. a. Forsikring Flemming Palshof og projektlederen fremlagde at ejendomsforsikringen var genforhandlet sammen med assurance Partner. Der var aftalt ny bygningsforsikring i Gjensidige Forsikring pr. den 1. november 2013 til præmie inkl. formidlingsprovision kr. 618.692. Øvrige forsikringer var uændrede. b. Kabel-tv YouSee forhøjer priserne pr. 1. januar 2014. Det nye beløb varsles på hjemmesiden og infokanalen når administrator/inspektøren modtager brev fra YouSee. Det eksakte beløb var ikke kendt på mødet. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. Loft i selskabslokaler Der var indhentet tilbud på renovering af selskabslokalerne, som omfatter nyt loft, ny belysning samt malerbehandling. Prisen var cirka kroner 250.000,- eksklusive moms. Renovering overvejes gennemført i 2014 jf. opdateret vedligeholdelsesplan. b. Pizzeria, skilt Lejeren af pizzeriaet havde søgt om tilladelse til opsætning af skilte ved facaden. Oplægget blev godkendt under forudsætning af at bogstaverne i skiltet får samme størrelse som i Nettos skilte. 2/5 ejd. 8-436
c. Pizzeria, rørføringer Lejeren af pizzeriaet havde iværksat reparationer i lejemålet, som involverede fælles installationer. Inspektøren ville sætte foreningens håndværkere til at forestå den nødvendige reparation. Udgifter der var forårsaget af lejeren, ville blive pålagt lejer at betale. d. Legepladser Der var indhentet tilbud på reparation af legepladser. Tilbuddet lød på kroner 43.850 eksklusive moms. Der var også hentet tilbud på ny rutsjebane til kroner 14.800 eksklusive moms men uden opsætning. Bestyrelsen godkendte reparationen af eksisterende legeredskaber, men ikke indkøb af rutsjebane. e. Bænke Otte bænke var for slidte til at blive opstillet igen næste år. Bænke kostede kroner 2.900 eksklusive moms pr. styk. Bestyrelsen godkendte indkøb af fire styk nye bænke af mærket Mjølner-bænk. f. Duesikring Der var flere forespørgsler fra beboere på duesikring. Pigge kostede kroner 190 eksklusive moms pr. løbende meter. Bestyrelsen var ikke tilhænger af pigge på bygningerne. Projektlederen anbefalede i stedet at fraråde/forbyde fodring af fugle i haver og på altaner. Duer og andre fugle kommer oftest kun nær bygninger ved fodring. g. Firmabil Toyotaen var brudt sammen. Inspektøren havde set på en brugt bil af samme type til cirka kroner 140.000. Bestyrelsen godkendte indkøb af denne bil. h. Tætningslister i centergruppen Arbejdet var nu gennemfært. Seks beboere havde ikke givet adgang til håndværkerne trods tre henvendelser over en længere periode. Disse lejligheder måtte vente med at få skiftet lister til næste gang der skulle males vinduer i centergruppen. i. Overvågning Chauffører med ærinde til Netto påkørte ofte både bygninger, kantstene, pullerter og skilte. Inspektøren ønskede at opsætte kameraer til overvågning af de udsatte steder. Bestyrelsen godkendte dette med forbehold for at kameraerne opsættes på lovlig vis. j. Ventilationsanlæg Arbejdet med rensning og indregulering af ventilationsanlæg foregik over al forventning og forventedes at blive gennemført til tiden og til prisen. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen). a. Status på planlagte vedligeholdelsesopgaver 2013 i. Krybekældre/kloak Kælderen i blok 13 havde fået etableret ekstra mandehul. Efterfølgende var der konstateret en sammenstyrtet brønd i denne kælder. Det havde været nødvendigt at opføre helt ny brønd, hvilket havde kostet cirka kroner 50.000, da arbejdet grundet trange pladsforhold var udført i hånden. Renovering af krybekælder havde kostet cirka kroner 110.000. ii. Ventilation Tidsplan og budget holdt indtil nu. iii. Injicering af kældervægge Arbejdet var færdigt.
iv. Tætningslister Arbejdet var færdigt. Få lejligheder havde ikke givet adgang til håndværkerne trods tre henvendelser over en længere periode. Den endelige pris blev på kroner 237.000 inklusive moms. v. Terrænbelysning ved skolestier Helheden i området ved tunnelen ville blive bedre med montering af skotlamper, da der i forvejen var skotlamper på de tilstødende arealer. Bestyrelsen accepterede dette forslag. Der havde været et uheld med overgravning af et elektrisk kabel, da oprindelige installationstegninger var meget unøjagtige. vi. Belægning på skolestier Flisestierne var færdige. De oprindelige asfaltbelægninger var i en meget ringere udførelse end forventet. Særligt manglede der stabilgrus i stiernes vejkasser. Der var flere steder blot muldjord under tre centimeter slidlag asfalt. Andre steder var stabillaget udført i byggeaffald. Begge materialetyper måtte fjernes for etablering af nye kantsten på stier. En fuldstændig nyetablering af stierne med det korrekte underlag ville koste cirka kroner 550.000 ekstra end budgetteret. Per Rønn Andreassen anbefalede en mindre kostbar løsning, da stierne kun skulle benyttes som cykel- og gangstier, som dog udføres uden garanti fra entreprenør mod sætninger. Bestyrelsen godkendte at asfaltstierne renoveres uden fuldstændig etablering af ny vejopbygning. Stierne ville være rigeligt holdbare til den tiltænkte transport. På baggrund af opbygning og manglende kan snebekæmpelse ikke foretages med stor traktor som ønsket, og der må fortsat kun benyttes små maskiner på stierne. Med ovennævnte beslutning kunne budgettet på projektet overholdes. vii. Femårsgennemgang Der var aftalt tid for femårsgennemgang af trapperenoveringen med tidligere hovedentrenør H. Friedmann og Søn A/S til fredag den 25. oktober 2013. b. Vedligeholdelse 2014 og nyt 10-årsbudget Per Rønn Andreassen omdelte og fremlagde udkast til vedligeholdelsesbudget for perioden 2014 til 2023. Der var spørgsmål og debat om flere punkter i budgettet. Som følge af den konstaterede slitage på vandinstallationer, ønskede bestyrelsen at denne post nævnes, men foreløbigt uden værdiansættelse. Bestyrelsen ønskede at fremskynde opgaver med isolering af varmeinstallationer i kældre til 2014. den opgave finansieres ved overførsel af det forventede overskud på vedligeholdelsen i 2013. 10-års budgettet redigeres og fremlægges i detaljer på næste bestyrelsesmøde. c. Status på påbudssager mod ejere: i. Vandskadesag Eremitageparken 297 Personsag. Bestyrelsen gennemgik sagens akter og tog stilling til det videre arbejde efter en debat. ii. Eremitageparken 265, installationer Personsag. Bestyrelsen gennemgik sagens akter og tog stilling til det videre arbejde efter en debat.
5. Fremlæggelse fra udvalg til gennemgang af administrations- og driftsaftaler. Formanden informerede. Der var indhentet tre tilbud, herunder fra nuværende administrator. Udvalget arbejder videre med de to bedste tilbud. 6. Meddelelser fra administrator. Budget for 2014 indeholdende specificerede vedligeholdelsesopgaver fremlægges på næste bestyrelsesmøde. 7. Eventuelt. Jacob Lundgaard meddelte han ville repræsentere ejerforeningen på møde om etablering af støjværn ved motorvejen. 8. Næste møde. Næste bestyrelsesmøde holdes mandag den 27. januar 2014 klokken 16.30 i selskabslokalerne. Ordinær generalforsamling blev fastlagt til afholdelse i uge 15, onsdag den 9. april 2014. Inspektøren ville bestille lokaler på Lundtofte Skole. Formanden hævede bestyrelsesmødet kl. 19:30 og takkede for god ro og orden. Referent Christiern Håkansson Bestyrelsen: Flemming Palshof, formand Jacob Lundgaard Charlotte Heier Erik Husmark Nina Kjeldsen 2/5 ejd. 8-436