Kommunersadministration Trods en stigning på 6.800 administrative årsværk i perioden 2006 2011 har kommunerne knækket kurven. Antal administrative årsværk er reduceret med godt 1.700 årsværk fra november 2010 til juni 2011. Det svarer til en besparelse på ca. 0,76 mia. kr. 1. Introduktion 2. Hovedresultater 3. Regionale forskelle 4. Stillingskategorier 5. Kommunalreformen 6. Udvalgte kommuner 7. Næste skridt 8. Data og metode 9. Kontakt SPERA 2 3 5 7 8 10 12 13 14
Konsulentfirmaet SPERA har undersøgt kommunernes administration i perioden 2006 2011 med fokus blandt andet på, om administrationerne er vokset, om regionale forskelle spiller en rolle, og om sammenlægninger i forbindelse med kommunalreformen giver mindre administration. INTRODUKTION Konsulentvirksomheden SPERA har undersøgt kommunernes administrationsandel i perioden2006 2011. Undersøgelsen bygger på antal årsværk i henhold til det fælleskommunale løndatakontor. Det er en metode, der går på tværs af kommunernes opgaveområde og dermed er robust over forskelle i kommunernes konteringspraksis på hovedkonto 6. Der er i analysen taget udgangspunkt i alle årsværk, herunder ekstraordinært ansatte der særligt i perioden 2008 2011 udgør en stadig større andel af de ansatte. Resultaterne er også renset for disse ansættelser, der i al fald delvist kan tilskrives kommunernes sociale forpligtelser og finanskrisen. Kommunernes udgifter til administration udgør en mindre andel sammenlignet med de store velfærdsområder, idet de administrative medarbejdere udgør godt 66.000 ansatte svarende til godt 15 pct. Derfor kan reduktioner i kommunernes samlede udgifter ikke kun holdes inden for det administrative område, uanset at administrationen kan levere et bidrag. Citat og viderebringelse af resultater kan ske med tydelig angivelse af konsulentfirmaet SPERA og denne analyse som kilde. METODE OVERBLIK Analysen af kommunernes administration er afgrænset til udviklingen i antal årsværk inden for følgende stillingskategorier: Akademikere Chefer Edb-personale Kontorpersonale Kontor- og edb-personale Kontor- og it-personale Socialrådgivere og formidlere Socialrådgivere Det er de stillingskategorier, hvis lønudgifter normalt konteres på hovedkonto 6. Brugen af de enkelte kategorier har ændret sig over tid, så fx kontor- og edb-personale i 2008 erstattes af kontor- og it-personale. Antal administrative årsværk er er i analysen sat i forhold til kommunernes årsværk under ét for derigennem at opgøre kommunernes administrationsgrad. Derved tages der højde for udviklingen i kommunernes årsværk generelt, da eksempelvis vækst i disse normalt vil forudsætte øget administrativ support og dermed vækst i antal administrative medarbejdere. Opgave- og strukturændringer er i vid udstrækning afspejlet i data fra det fælleskommunale løndatakontor. Således er opgave- og medarbejderflytninger som følge af strukturreformen afspejlet i de trukne data for november 2006. For en nærmere beskrivelse af metode henvises til afsnit 8. 2
En analyse af kommunernes administrative årsværk set i forhold til samtlige årsværk viser, at der i hele perioden 2006 2011 er ansat ca. 6.800 flere administrative årsværk. Det svarer til en stigning på 11,5 pct. Fra 2010 til 2011 har kommunerne til gengæld formået at reducere administrationen med ca. 1.700 årsværk svarende til en besparelse på 0,76 mia. kr. HOVEDRESULTATER Kommunernes administrationsandel, dvs. antal administrative medarbejdere i forhold til kommunernes totale antal medarbejdere i årsværk, er i perioden steget: Fra en administrationsandel på 14,3 pct. i 2006 til en administrationsandel på 15,6 pct. i juni 2011. Denne udvikling afspejler 11,5 pct. flere administrative årsværk ca. 6.800 årsværk - der skal ses i forhold til en stigning på godt 2 pct. i antallet af årsværk i kommunerne generelt. Den svagere stigning i antal årsværk i alt medfører i sig selv en større stigning i administrationsandelen. Udviklingen fra 2010 til 2011 viser, at administrationsandelen falder. Der sker således større reduktioner blandt de administrative årsværk end for årsværkene under ét: Fra 2010 til 2011 reduceres det samlede antal årsværk med 1,6 pct. svarende til godt 7.100 årsværk, mens antallet af administrative årsværk reduceres med 2,6 pct. Sidstnævnte betyder en reduktion i kommunernes administration på ca. 1.700 årsværk. Andelen af kommunernes årsværk, der vedrører administration, reduceres derfor fra 15,7 pct. i 2010 til 15,6 pct. i 2011. Kommunernes tilpasning svarer til en besparelse på ca. 0,76 mia. kr. eksklusive overhead. FIGUR ANTAL ÅRSVÆRK TOTALT 490.000 470.000 450.000 426.787 430.000 418.154 410.000 390.000 370.000 350.000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 FIGUR ADMINISTRATIVE ÅRSVÆRK TOTALT 95.000 85.000 75.000 66.447 65.000 59.619 55.000 45.000 35.000 25.000 15.000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 FIGUR ADMINISTRATIONSANDEL 16,0% 15,7% 15,6% 15,3% 15,5% 15,0% 15,0% 14,5% 14,5% 14,2% 14,0% 13,5% 2006 2007 2008 2009 2010 2011 3
Udviklingen dækker over en tendens til ansættelse af flere i løntilskud, skånejob mv. Korrigeres der for det, er stigningen i administrative årsværk ca. 5.000 i stedet for ca. 6.800. Korrigeres der også for overtagelsen af det statslige beskæftigelsessystem i 2009, reduceres administrationsandelen i 2011 yderligere. KORREKTIONER AF HOVEDRESULTATER Kommunerne har i perioden 2006 2011 ansat stadig flere medarbejdere med lønrefusion fra staten. Det er især i årene 2008 2011, hvor der sammenfaldende med finanskrisen er sket en stigning i antal ekstraordinært ansatte. Stigningen sker både i forhold til alle årsværk under et og blandt de administrative årsværk. Det er mere udtalt blandt de administrative årsværk, hvor ekstraordinært ansatte i 2011 udgør 8,7 pct. af de administrativt ansatte, mens ekstraordinært ansatte udgør 6,9 pct. af årsværkene under et. Renses der for alle ekstraordinært ansatte fås en indikation af kommunernes administration renset for finanskrisens betydning. Data kan således indikere, at kommunerne har løftet en bredere samfundsøkonomisk opgave end snævert fokuseret på effektivitet i opgaveløsningen. Rensningen(korrektion I) bekræfter faldet i administrationsandel fra 2010 til 2011 omendfraetlavereniveaui2011. Renses der tillige for de 1.300 årsværk, som kommunerne overtog sammen med det statslige beskæftigelsessystem i 2009 (korrektion II), resulterer det et fald i administration fra 15,1 pct.i2010til15 pct.i2011.samletseter der dermed stærk indikation på, at kommunerne under ét har formået at reduceret deres administrationsandel fra 2010 til 2011 både før og efter korrektionerne. FIGUR ADM. ÅRSVÆRK MED LØNTILSKUD 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 4.012 3.939 4.282 4.964 5.888 5.797 2006 2007 2008 2009 2010 2011 FIGUR ANDEL AF ADM. MED LØNTILSKUD 10,0% 9,0% 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% 6,7% 6,3% 7,7% 7,5% 8,6% 9,3% 2006 2007 2008 2009 2010 2011 FIGUR ADMINISTRATIONSANDEL I PERIODEN 16,0% 15,5% 15,0% 14,5% 14,0% 13,5% 14,5% 14,8% 15,3% 15,7% 15,4% 15,1% 2007 2008 2009 2010 2011 15,6% 15,3% 15,0% d Før rensning Korrektion I Korrektion I-II 4
Sammenligninger mellem kommunernes administrationsandel efter region afslører forskelle i antal årsværk og administrative ansatte, der ikke umiddelbart kan forklares med socioøkonomiske forskelle eller forskel i omfang af ekstraordinært ansatte. REGIONALE FORSKELLE De største byer vil påvirke sammenligning af administrationsandel opdelt efter regioner. Data for 6-byerne (København, Aarhus, Odense, Aalborg, Esbjerg og Randers) er udeladt, når der ses på regionale forskelle mellem kommunerne. INDIKATION UDGIFTSBEHOV OG ADMINISTRATIONSANDEL Der er strukturelle forskelle mellem kommunerne, der blandt andet kan opfanges af udgiftsbehov, jf. www.noegletal.dk. Udgiftsbehov i kr. pr. indbygger tager bl.a. højde for kommunernes socioøkonomiske vilkår. Figuren nedenfor viser udgiftsbehov(2010, x-akse) sammenholdt med administrationsandel (2010, y- akse). Scatterplottet viser en svag tendens til, at administrationsandelen stiger sammen med udgiftsbehovet. Scatterplottet giver også indikation af, at en række kommuner, særligt hovedstadskommuner, har relativ høj administrationsandel samtidig med relativt lave udgiftsbehov. FIGUR ANTAL ÅRSVÆRK I ALT PR. REGION I juni 2011 havde kommunerne opdelt efter region mellem 27.621 årsværk i alt (Nordjylland) og 85.066 årsværk (Hovedstaden) efter rensning for 6-byerne. 100.000 85.000 70.000 55.000 40.000 25.000 85.066 57.939 63.699 60.168 27.621 FIGUR ADM. ÅRSVÆRK PR. REGION Tilsvarende er der stor spredning i antal administrative årsværk. Kommuner i Region Nordjylland har 3.807 administrative årsværk, mens hovedstadskommunerne har ca. 13.151 administrative årsværk, ligeledes efter udeladelse af data for 6-byerne. 20.000 15.000 13.151 21,5% 19,5% 17,5% 10.000 5.000 8.427 8.988 8.293 3.807 15,5% 0 13,5% 11,5% 9,5% 7,5% 45.000 50.000 55.000 60.000 65.000 70.000 Hovedstaden Midtjylland Nordjylland Sjælland Syddanmark Indikation på administrationsandel fås ved at sammenholde administrative årsværk med antal årsværk i alt. 5
Der er forskelle i administrationsandelen, når den opgøres for kommuner opdelt efter region. Særligt kommunerne i Region Hovedstaden afviger fra landsgennemsnittet med en generelt højere administrationsandel. En reduktion af hovedstadskommunerne administration til landsgennemsnit vil svare til en besparelsepåca.800årsværk,nårdersesbortfradestørstebyer. REGIONALE FORSKELLE Der viser sig flere forskelle, når den gennemsnitlige administrationsandel for kommunerne i den enkelte region opgøres. Sammenligningen viser, at gennemsnittet for hele landet uden de største kommuner er 14,5 pct. Hovedstadskommunerne har en administrationsandel, der er noget højere end gennemsnittet for kommunerne renset for 6- byerne. Hovedstadskommunerne har således en administrationsandel på 15,5 pct. Region Sjællands kommuner ligger på niveau med gennemsnittet, mens kommunerne i Region Nordjylland og Midtjylland har den laveste administrationsandel, nemlig 13,8 pct. Såfremt hovedstadskommunerne antages at kunne reducere administrationsandelen til gennemsnittet, fås en overordnet indikation på potentialet for besparelser. Denne reduktion vil svare til, at hovedstadskommunerne har ca. 6,9 årsværk pr. administrativt årsværk i stedet for de faktiske ca. 6,5 årsværk pr. administrativt årsværk. Det vil svare til en besparelse på godt 800 årsværk eller knap 375 mio. kr. eksklusive overhead. Figuren til højre viser, hvordan kommunerne i de enkelte regioner principielt kan tilpasse deres administrationsandel, uden at administrationsandelen for alle landets kommuner under ét ændrer sig. Analysen er udarbejdet ekslusive ekstraordinært ansatte, og forskelle heri kan derfor ikke forklare de fundne resultater. FIGUR ADMINISTRATION UDEN 6-BYER Figuren nedenfor viser gennemsnittet af kommunernes administrationsandel på tværs af kommunerne uden 6-byerne samt gennemsnittet for hele landet. 16,0% 15,5% 15,0% 14,5% 14,0% 13,5% 13,0% 12,5% 15,5% 14,5% 14,1% 13,8% 13,8% 14,5% FIGUR POTENTIALER PÅ REGIONSNIVEAU Ved forudsætning om ens antal årsværk pr. administrativt årsværk for alle regioners kommuner fås en indikation på det mulige potentiale i den enkelte regions kommuner. -424-194 -240 32 827-600 -400-200 0 200 400 600 800 1.000 Region Hovedstaden Region Sjælland Region Syddanmark Region Midtjylland Region Nordjylland 6
Udviklingen fra 2006 2011 viser, at der i 2011 er flere ansatte i alle stillingskategorier end i 2006 med den største vækst blandt akademikerne. Fra 2010 2011 er der til gengæld gennemført reduktioner i alle stillingskategorier bortset fra socialrådgivere og formidlere. Kategorien chefer er reduceret mest fra 2010til2011,nemligmed150årsværksvarendetil4,5pct. DE ENKELTE STILLINGSKATEGORIER Udviklingen fra 2006 2011 dækker over forskelle mellem de forskellige stillingskategorier, idet der ses bort fra de ekstraordinært ansatte. Udviklingen viser: Akademikere er den stillingskategori, der i hele perioden er vokset mest med godt 2.600 årsværk svarende til en stigning på 22 pct. Fra 2010 2011 er antal akademikere reduceret relativ mindst, nemlig med 2 pct. Chefer er i antal vokset med 426 årsværk svarende til en stigning på 15,5 pct. Fra 2010 2011 er kategorien til gengæld den kategori, der er reduceret mest: Med 150 årsværk svarende til 4,5 pct. Kontor- og it-personale er i perioden samlet set vokset med godt 604 årsværk svarende tilenstigningpåknap2pct. Fra 2010 2011 er denne kategori reduceret med1.327årsværk.detsvarertil3,8pct. Kategorien Socialrådgivere og formidlere adskiller sig fra de øvrige kategorier. I hele perioden er antallet af årsværk steget med 1.387årsværk enstigningpå17,4pct. Antallet af socialrådgivere og formidlere er i modsætning til de øvrige kategorier ikke reduceret fra 2010 til 2011. I stedet er der ansat yderligere 116 socialrådgivere og formidlere fra 2010 til 2011. FIGUR ANDEL KONTOR- OG IT-PERSONALE I perioden er antal administrative årsværk steget med 9 pct. Kontor- og it-personale udgør imidlertid en stadig mindre andel af de administrative årsværk i kommunerne fra godt 59 pct. i 2006 til godt 55 pct. i 2011. De andre udgør tilsvarende en større andel. 60,0% 59,0% 58,0% 57,0% 56,0% 55,0% 54,0% 53,0% 59,3% 58,1% 57,3% 56,9% 56,1% 2006 2007 2008 2009 2010 2011 55,4% FIGUR REDUKTION FORDELT PÅ STILLINGER Den samlede reduktion fra 2010 til 2011 på 1.656 årsværk er sammensat af tilpasninger inden for de enkelte kategorier. De fremgår nedenfor. -1.327-295 -150 116 Akademikere Chefer, KL Socialrådgivere og -formidlere Kontor- og itpersonale 7
Undersøges administrationsandelen og udvikling i administrative årsværk for sammenlagte og ikke sammenlagte kommuner er der kun svag indikation på, at kommunesammenlægninger medfører mindre administration i kommunerne. KOMMUNALREFORMENS BETYDNING Administrationsandelen er undersøgt i forhold til, om sammenlagte kommuner generelt har udviklet sig anderledes end ikke sammenlagte kommuner. Når administrationsandelen ses under ét for sammenlagte henholdsvis ikke sammenlagte kommuner er der indikation på, at sammenlagte kommuner har mindre vækst i administrationsandel end ikke sammenlagte kommuner. Fra en lavere administrationsandel i 2006 oplever sammenlagte kommuner en stigning i administrationsandel på 1,28 procentpoint; en stigning der er mindre end ikke sammenlagte kommuners stigning på 1,34 procentpoint. Det dækker blandt andet over en stigning i administrative årsværk på 9,5 pct. i sammenlagte kommuner samt 8,6 pct. i ikke sammenlagte kommuner i hele perioden. Fra 2010 til 2011 er der sket reduktioner: De sammenlagte kommuner reducerer deres andel med 0,1 procentpoint., mens ikke sammenlagte reducerer administrationsandelen med 0,2 procentpoint. Samlet set giver det ikke klar indikation på, at sammenlægning medfører mindre administration. Opgørelsen er forbundet med usikkerhed, fordi der kan være en række andre årsager til forskellene, der ikke kan henføres til sammenlægning. Det kan også skævvride sammenligningerne, at ikke sammenlagte kommuner generelt enten er relativt store eller meget små kommuner. FIGUR UDVIKLING I ADMINISTRATION Figuren nedenfor viser administrationsandelen for sammenlagte og ikke sammenlagte kommuner for årene 2006, 2007, 2010 og 2011. 20,0% 18,0% 16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% 15,7% 15,7% 12,9% 12,9% 17,3% 17,1% 14,3% 14,2% FIGUR UDVIKLING I ADM. ÅRSVÆRK Figuren nedenfor viser udviklingen i antal administrative årsværk for sammenlagte og ikke sammenlagte kommuner. 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2006 2007 2010 2011 Sammenlagte 32.979 33.409 22.570 22.383 36.944 36.101 25.317 24.514 2006 2007 2010 2011 Sammenlagte Ikke sammenlagte Ikke sammenlagte 8
Ses der på udviklingen i to kommuner, der i antal indbyggere og udgiftsbehov ligner hinanden, er der heller ikke klar indikation på, at kommunalreformen med samling af flere enheder har en sikker effekt på administrationsandelen. KOMMUNALREFORMENS BETYDNING Køge Kommune og Fredericia Kommune har oplevet forskellige udviklinger i administration i årene 2006, 2007, 2010 og 2011, når der ses bort fra ekstraordinært ansatte. Fredericia Kommune og Køge Kommune har i 2006 omtrent samme administrationsandel. Fredericia Kommune ansætter i perioden 2006 2011 105 flere administrative årsværk svarende til en stigning på godt 20 pct. Det er medvirkende til, at administrationsandelen i Fredericia Kommune stiger fra 13,6 pct. til 15,9 pct., dvs. en stigning på knap 2,3 procentpoint. Køge Kommune ansætter til sammenligning 41 flere administrative årsværk svarende til 7 pct. Da Køge Kommune i perioden samtidig reducerer med 457 årsværk, herunder blandt ikke administrative årsværk, stiger administrationsandelen til godt 16 pct., dvs. en stigning på 2,6 procentpoint fra knap 13,6 pct. I 2010 når administrationsandelen i Køge op oppåknap16,3pct. Ovenstående sammenligning er alene illustration af udviklingen i to kommuner. Ovenstående peger på, at sammenlægning ikke i sig selv fører til en lavere administrationsandel, uanset at Køge Kommunes sammenlægning med Skovbo Kommune må vurderes at være en mindre sammenlægning. For Køge Kommune har tendensen således været stigende administrationsandel som følge af tilpasninger blandt alle ansatte. Disse tilpasninger har tilsyneladende berørt administrationen i mindre grad. FIGUR TO KOMMUNERS ADMINISTRATION Figuren nedenfor viser administrationsandel for en sammenlagt (Køge ) henholdsvist en ikke sammenlagt(fredericia) Kommune. 16,5% 16,0% 15,5% 15,0% 14,5% 14,0% 13,5% 13,0% 12,5% 12,0% 14,0% 13,6% 14,0% 13,6% DE UDVALGTE KOMMUNER 15,4% 16,3% 16,2% 15,9% 2006 2007 2010 2011 Fredericia Køge Sammenligning af udvikling efter kommunalreformen er foretaget for to kommuner: Køge Kommune har i 2010 54.135 indbyg-gere og et udgiftsbehov pr. indbygger på 57.285 kr. Køge Kommune blev 1. januar 2007 sammenlagt af de tidligere Køge og Skovbo Kommuner. Fredericia Kommune har i 2010 50.124 indbyggere og et udgiftsbehov på 56.835 kr. pr. indbygger. Fredericia Kommune blev ikke sammenlagt med andre kommuner 1. januar 2007. Fredericia Kommune er lidt mindre end Køge, men har et udgiftsbehov på niveau med Køge Kommune. 9
Data for de enkelte kommuner viser, hvilke der har den laveste administrationsandel, og hvilke der fra 2010 til 2011 har formået at reducere administrationsandelen og antal administrative årsværk mest. Skanderborg Kommune og Brønderslev Kommune skiller sig ud ved deres resultater. KOMMUNERNES RESULTATER OG UDVIKLING På tværs af alle kommuner skiller nogle kommuner sig ud enten i kraft af lav administrationsandel eller i kraft af store reduktioner i administrationsandel fra 2010 til 2011. TABEL STØRSTE FALD FRA 2010 TIL 2011 63 kommuner har fra 2010 til 2011 reduceret deres administrationsandel, mens 30 har øget administrationsandelen. De fem kommuner med de største reduktioner fra 2010 til 2011 er vist nedenfor. TABEL LAVESTE ADMINISTRATIONSANDEL 1. Kommune Andel Skanderborg 11,75 1. 2. Kommune 2010-2011 Brønderslev -0,94 Allerød -0,91 2. Brønderslev 12,00 3. Esbjerg -0,75 3. Billund 12,39. 4. Randers -0,74 4. Nordfyns 12,49 5. Faxe -0,70 5. Allerød 12,52 Skanderborg Kommune har den laveste administrationsandel, hvilket afspejler to forhold. For det første har Skanderborg Kommune flere årsværk totalt end en konkret, sjællandsk kommune. Denne kommune er ud fra antal indbyggere og udgiftsbehov i samme segment som Skanderborg, dog har Skanderborg et lavere udgiftsbehov. For det andet har Skanderborg Kommune 74 færre administrative årsværk end samme sammenligningskommune med en administrationsandel på ca. 16 pct. Brønderslev Kommune har således reduceret administrationsandelen med 0,94 procentpoint. Det er udtryk for en reduktion på 30 årsværk svarende til 8,5 pct. i forhold til 2010, samtidig med at der er reduceret med 37 årsværk i alt i perioden. Dererudeladt5småkommunerfradennedel af analysen. Deres størrelse gør, at data er usikre. Grunden er, at 5-personersreglen ved træk af data fra det fælleskommunale løndatakontor i nogle tilfælde vil angive 0, når der er færre end fem årsværk i en stillingskategori. 10
Horsens Kommune er en af de 63 kommuner, der siden 2010 har reduceret administrationen. Økonomidirektør og regnskabschef fortæller blandt andet hvordan besparelser hjemtages i budgetterne, mens afdelingerne har ansvaret for at tilpasse opgaveløsningen inden for den nye ramme. CASE HORSENS KOMMUNE Horsens Kommune har som de fleste kommuner reduceret sin administrationsandel fra 2010 til 2011. Antal administrative årsværk i Horsens Kommune er således reduceret med 13,5 årsværk siden 2010. Økonomidirektør Inge Kruse Rasmussen fortæller, at effektiviseringsgevinsterne hjemtages ved budgetlægningen: Når fx analysen af NemRefusion viser en besparelse på et antal årsværk, indarbejdes denne besparelse i budgettet. Det er gennemgående i Horsens Kommune, at alle gevinster hjemtages også de halve og kvarte årsværk: Det er så afdelingernes opgave at tilpasse inden for den nye ramme, fortæller økonomidirektøren. Det har været medvirkende til, at Horsens Kommune konsekvent har leveret sit bidrag til den indgåede gensidighedsaftale mellem regeringen og kommunerne både den statslige og den kommunale del. Horsens Kommunes regnskabschef, Niels Ravn, fortæller, at ét eksempel blandt mange er, at regnskabs- og opkrævningsfunktionen er reduceret med 3 årsværk bl.a. på grund af effektiviseringer. Horsens Kommune har i flere år arbejdet med at indhøste gevinster ved effektivisering, digitalisering og innovation. Behovet for at indhøste gevinsterne understreges af den økonomiske krise og det medfølgende budgetpres. På lidt længere sigt understreges det af den demografiske udvikling, der gør det vanskeligt at rekruttere pga. mindre tilgang til arbejdsmarkedet. Den økonomiske krise har på kort sigt betydet, at Horsens Kommune ogandre kommuner ansætter flere i ekstraordinære jobs. Økonomidirektøren fortæller: I forbindelse med finanskrisen har man i Horsens Kommune besluttet at ansætte flere i fleksjob, jobprøvning mv. for at være med til at imødegå nogle af de værste konsekvenser af finanskrisen. Det er klart, at kommunen med ansvaret for beskæftigelsesindsatsen - går forrest, når det gælder om at afbøde virkningerne af ledigheden. Niels Ravn supplerer: I 2006 før finanskrisen havde Horsens Kommune i alt 322 ekstraordinært ansatte årsværk svarende til 5,6 pct. I maj 2011 har Horsens Kommune 576 ekstraordinært ansatte årsværk svarende til 9,2 pct. På det administrative område udgør de ekstraordinært ansatte en større andel, så det er tydeligt, at finanskrisen spiller ind. Fremadrettet er forventningen, at besparelser skal være identificeret på forhånd, og at grønthøsteren ialforentid holderstille. 11
Stor spredning mellem kommunernes administrationsandele og ingen klare, strukturelle forklaringer eksempelvis udgiftsbehov - peger på, at den enkelte kommune har mulighed for at tilpasse administrationen, som mange kommuner er ifuldgangmed. MULIGE NÆSTE SKRIDT De fleste kommuner har fokus på udvikling og tilpasning af administrationen, hvilket understreges af udviklingen fra 2010 til 2011. Kommunerne vil i de kommende år overveje, hvordan administrationen kan tilpasses. Centrale servicecentre kan være én løsning. Der er eksempler på velfungerende servicecentre med høj grad af frivillighed og fleksibilitet. Der kan være andre veje, og tilpasningen skal først og fremmest ske under hensyntagen til de lokale forhold. Og optimerings- og standardiseringspotentialer ved servicecentre kan principielt realiseres i en decentral organisation understøttet af it, der bidrager til den ønskede og nødvendige standardisering af arbejdsgange. Uanset den valgte vej bør kommunerne være opmærksomme på integrerede løsninger, der sammentænker digitale løsninger, arbejdsgange og den faglige bæredygtighed i opgaveløsningen. OVERSIGT OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER 1. Dokumenation af arbejdsgange mhp. tæt kobling mellem aktivitet, kompetencer og medarbejdere. 2. Stillingtagen til faglig bæredygtighed, så specialiserede opgaver og kompetencer centraliseres, når det er relevant og nødvendigt eksempelvis i tilfælde af små, sårbare funktioner. 3. Håndtering af snitflader, så fastlagte arbejdsdeling, snitflader og opgavesplit er intakte og overholdes også for at undgå dubletter i opgaveløsningen. 4. Tæt integration af ovenstående med eventuel anskaffelse og og implementering af nyt økonomisystem og andre administrative systemer, så det ønskede opgavesplit afspejles direkte i opsætning af det fremtidige økonomisystem. 12
Metoden bygger på opgørelse og sammenligning af antal administrative årsværk set i forhold til det totale antal årsværk. Dermed reduceres typiske usikkerheder knyttet til konteringspraksis, og fokus på administrationsandel giver større robusthed over for opgaveflytninger, der ikke er specificeret i data. DATA Data er trukket via det fælleskommunale løndatakontor, www.fldnet.dk, LOPAKS. Data er trukket via tabellerne kommuneinddelt lønudvikling 2007, 2009, 2010 november og 2011, juni. Data er trukket for følgende stillingskategorier: Alle ansatte Akademikere Chefer,KL Edb-personale Kontorpersonale Kontor- og edb-personale Kontor- og it-personale Socialrådgivere og formidlere Socialrådgivere Data er endvidere trukket med angivelse af alle ansatte, herunder fleksjob. Resultaterne er korrigeret dels ved udeladelse af ekstraordinært ansatte,dels ved rensning for årsværk vedrørende det statslige beskæftigelsessystem. Den estimerede besparelse fra 2010 til 2011 bygger på et vægtet gennemsnit af bruttoløn pr. måned inklusive ekstraordinært ansatte (niveau juni 2011), der fremgår af LOPAKS. Denne er beregnet til 36.687 kr. eksklusive overhead, der er sammenholdt med reduktionen på 1.747 årsværk. Antal årsværk overflyttet i forbindelse med kommunernes overtagelse af det statslige beskæftigelsessystem udgør ca. 1.300 årsværk, jf. Budgetredegørelse 2010, side 126. Data om kommunernes udgiftsbehov er baseret på Inderigs- og Sundhedsministeriets nøgletal, www.noegletal.dk. METODE Metoden har som omdrejningspunkt at se antal administrative årsværk i forhold til kommunernes årsværk under ét: 1. Antal årsværk i alt ses som relevant aktivitetsdriver for administrationen, der blandt andet betjener kommunernes samlede årsværk. 2. Antal antal årsværk i forhold til antal årsværk i alt understøtter sammenligninger på tværs af kommuner, ligesom datakilden i modsætning til regnskabsdata er robust over for forskelle i konteringspraksis. 3. Robusthed over for eksempelvis konkurrenceudsættelse og opgaveflytninger, hvor såvel antal årsværk under ét og administrative årsværk reduceres. Afgrænsning af administration til ovennævnte stillingskategorier er en forenkling, fordi de medtagne stillingskategorier i nogle tilfælde vil varetage borgerrettede serviceopgaver. Kontor- og it-personale vil i nogle kommuner supplere og erstatte bibliotekarer. I sådanne tilfælde opstår en gråzone mellem egentlig administration og andre. Det indebærer en usikkerhed om den præcise afgrænsning. Se www.spera.dk for mere om data og metode. 13
OM SPERA Konsulentfirmaet SPERA rådgiver den offentlige sektor inden for administration og økonomistyring. Projekter og opgaver omfatter eksempelvis: Analyser og benchmark af aktivitet, ressourcer, produktivitet og potentialer. Design, optimering og implementering af administrative processer. Organisationsdesign og udvikling med fokus på arbejdsgange, roller og kompetencer og it- værktøjerne og deres indbyrdes kobling. Projektledelse og styring i relation til digitalisering og udviklingsprojekter i øvrigt. KONTAKT SPERA SPERA har udarbejdet supplerende analyser af administration for 94 kommuner fordelt på 10 strukturelt ensartede segmenter. Analyserne belyser blandt andet Antal årsværk fordelt på stillingskategorier og konsekvens ved tilpasning til gennemsnit eksklusive ekstraordinært ansatte årsværk. Lønniveauer fordelt på stillingskategori og afvigelse fra gennemsnit. Mulige faktorer i forklaring af administra- tionsandel for segmentets kommuner, herunder udgiftsbehov i forhold til antal socialrådgivere, antal indbyggere indbyggere mv. Kontakt SPERA for nærmere dialog om kommunernes administration og indholdet i de supplerende analyser. Peter Hartwig Konsulent T +4550472144 E phartwig@spera.dk 14