ÅRSBERETNING 2013-2014. Boligkontoret Århus

ÅRSBERETNING 2013-2014 Boligkontoret Århus

INDHOLD Året der gik... 5 Målene... 6 Beboerne... 8 Nye hjemmesider... 9 Visuel kommunikation... 10 Kvarteret...11 Beboermappen er blevet lettere...12 Orden på husordener...12 Afdelingsmøder og beboerindflydelse...12 Fang ejendomsfunktionæren på mobilen... 14 Afdelingsbestyrelserne...15 Samarbejdet med administrationen... 15 Nemmere at arbejde med hjemmesider... 16 Nyhedsbreve, film og TV... 16 Velkomst til nye afdelingsbestyrelser...17 Styr på økonomien...17 Dialog i netværk og læring på kurser... 18 Hjælp til afdelingsmødet... 18 Medarbejderne... 19 Mere og bedre samarbejde... 19 Information og indflydelse...20 Fokus på trivsel og arbejdsmiljø...21 Digitale medarbejdere...21 Fratrådt... 22 Tiltrådt... 22 Meget tilfredse medarbejdere... 22 Livet i afdelingerne... 23 Tryghed i afdelingen... 23 Nye øjne på det boligsociale arbejde... 23 Møllevangen kan selv... 24 Fælles om Frydenlund... 24 Kalmargade... 25 Vandtårnsområdet... 25 2 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 3

Året der gik Udlejningen... 26 AARHUSbolig... 26 Nye regler til ventelisten... 26 Genudlejning... 27 Boligbytte... 27 Logiværts-erklæringer... 27 Fleksibel udlejning og fortrin... 27 Rod med strømmen... 28 Hvad mener til- og fraflyttere?... 28 Finanserne... 30 Hjemfald...31 Højvangcentret...31 Fokus på udgifter... 32 Boligerne... 33 Nye boliger...34 Gode boliger også i fremtiden... 34 Spar på energien!...34 Ingen PCB-fare i vores boliger... 36 Beboerens bolig... 36 Bilag... 37 Flyttestatistik... 37 Oversigt over renoverings- og fremtidssikringsprojekter... 39 Læs mere Langt de fleste dokumenter, pjecer mv., som vi omtaler i beretningen, kan du finde på enten hjemmesiden - www.bk-aarhus.dk - eller på BKÅ Portalen. Brug evt. sidernes søgefunktion. Der har været fart på i 2013! Vi har budt beboere velkommen i 65 nye flotte lavenergiboliger i afdeling 73 på Virup Skovvej i Hjortshøj. Vi har indgået aftale om at frikøbe ni afdelinger fra hjemfaldsklausuler med Aarhus Kommune - og dermed sikret, at de også for fremtiden kan renoveres. Vi er blevet nomineret til arbejdsmiljøprisen 2013 for vores arbejde med sikkerhed og tryghed blandt ejendomsfunktionærer. Vi har sikret os, at der ikke er PCB-problemer i nogen af vores ældre afdelinger. Vi har fået godkendt to store nye boligsociale helhedsplaner i Vandtårnsområdet og Frydenlund. Og vi har fået vedtaget visionære strategier for både energiområdet og for fremtidssikring af vores boliger. Jeg vil gerne sig tak for samarbejdet til alle de mange frivillige i afdelingsbestyrelser og udvalg, som sammen med medarbejderne har været med til at gøre Boligkontoret Århus til alt det, vi er. Og jeg glæder mig til, at vi sammen skal sætte endnu mere fokus på byens bedste service, fremtidssikring af boligerne og nytænkning af beboerdemokratiet. Søren Høgsberg Bestyrelsesformand 4 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 5

Målene Boligkontoret Århus er i bevægelse. Og helt efter planen har vi det sidste år fulgt kursen frem mod de mål, som repræsentantskabet og organisationsbestyrelsen har udpeget. Vi holder fast i dem og er klar til at rejse videre. En almen boligorganisation skal benytte sig af forvaltningsrevision for at sikre, at man arbejder effektivt i retning mod organisationens overordnede mål. I Boligkontoret Århus har organisationsbestyrelsen udpeget målene på næste side, som vi løbende følger op på. Målene er skridt på vejen mod de mere overordnede og strategiske indsatsområder, som repræsentantskabet har udpeget for boligorganisationen: Byens bedste service Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet Derudover har bestyrelsen en målsætning om, at Boligkontoret Århus skal være en attraktiv arbejdsplads. Samlet set er målopfyldelsen i 2013 meget høj. Alle mål blev nået, på nær for to områder: Afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med servicen fra administrationen nåede ikke helt op på det ønskede niveau. Vi har iværksat en række initiativer for at øge tilfredsheden på området flere af dem er beskrevet ned gennem beretningen. Det kunne ikke siges med sikkerhed, at der var gennemført tre nye tiltag i beboerdemokratiet. Målet er tilpasset til 2014, så der i stedet fokuseres på tilfredsheden med, hvordan beboerdemokratiet fungerer. Målepunkt Kvalitet af nybyggeri Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Måling Antal type 3-fejl ved 1-årsgennemgang Status 2011 Status 2012 Status 2013-3 - Kundetilfredshed 2,6 3,0 3,0 Mål 2013 Maks. 2 Min. 3,0 Nye tiltag i beboerdemokratiet Gennemførte nye tiltag 0 -? Min. 3 Høj deltagelse Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration Andel der angiver at have deltaget i en beboerdemokratisk aktivitet 52% 44% 52% Kundetilfredshed 2,8 2,9 2,8 Kundetilfredshed 2,8 3,3 3,4 Kundetilfredshed 2,4 3,2 3,1 Kundetilfredshed med information Kundetilfredshed 2,8 3,1 3,2 Andel personaleklager pr. lejemål Løbende optælling - 0,18% 0,09% Maks. 0,5% Hurtig genudlejning Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Antal dage i gennemsnit fra opsigelse til første tilbud Antal dage fra syn til flytteopgørelse - 2,8? 35 35 31 Overholdelse af forretningsgange Årlig stikprøvekontrol - 100% 100% Medarbejdertilfredshed Medarbejdermåling 3,6 3,8 3,6 Sygefravær Månedlig opgørelse baseret på månedsrapporter 9,1 7,5 7,4 Score for god ledelse Medarbejdermåling 3,0 3,3 3,3 Min. 40% Min. 3,0 Min. 3,0 Min. 3,0 Min. 3,0 Maks. 3,0 Maks. 42 Min. 95% Min. 3,2 Maks. 9,0 Min. 3,0 Alle tilfredshedsmålinger vurderes på en skala fra 0 (meget utilfredse) til 4 (meget tilfredse). Resultaterne taler for sig selv! Vi arbejder målrettet og effektivt med vores visioner 6 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 7

Beboerne Vores beboere skal have byens bedste service! Derfor forsøger vi konstant at finjustere serviceindsatsen, så vi får den optimale balance mellem at være nærværende og tilbagetrukket. Tilgængelig, hjælpsom og kompetent, når behovet er der. Præcis som en god butler. Ejendomsfunktionærerne er utrolig hjælpsomme, flinke og bidrager til den gode stemning i afdelingen Vi har også i år spurgt et udsnit af boligorganisationens beboere om, hvor tilfredse de er med servicen fra Boligkontoret Århus. Og svarene viser, at vi fortsat er på rette vej! I hvert fald er tilfredsheden generelt steget år for år, siden vi spurgte første gang i 2011. Også i år udvalgte vi 250 tilfældige beboere, som kunne svare på, hvor tilfredse de er med: 2011 2012 2013 Boligkvalitet i forhold til husleje Servicen fra administrationen Servicen fra ejendomsfunktionærer Informationen fra Boligkontoret Århus til hver kategori. Og de mange kommentarer er meget værdifulde som konkrete anledninger til at slå ned på vores praksis og undersøge, hvordan vi bliver bedre. Som det fremgår, er det ikke mindst vores ejendomsfunktionærer, der går foran og gør et fantastisk arbejde for, at vores beboere har et godt hjem og en god afdeling. Samtidig får informationen også mange positive bemærkninger i årets måling i stor udstrækning et fingerpeg om, at kommunikationsstrategien virker efter hensigten. Beboerdeltagelsen Vi tog også pulsen på beboeres engagement ved et enkelt spørgsmål om, man inden for det sidste år har deltaget i mindst én beboerdemokratisk aktivitet. Her er der også sket en fremgang fra 44 pct. i 2012 til 52 pct. i år. Nye hjemmesider www.bk-aarhus.dk er en central kanal for information til beboere. Her kan man hente viden, gode råd, kontaktoplysninger og betjene sig selv i forskellige situationer. delinger, som er kommet godt i gang med at bruge egen afdelingsside. I slutningen af 2013 fik hjemmesiden en ansigtsløftning, hvor vi bl.a. har prioriteret det enkle og grafiske suppleret med flere direkte genveje ned til information fra forsiden. 2,6 3,0 3,1 2,4 3,2 3,1 2,7 3,3 3,4 2,9 3,1 3,2 Boligkvalitet Administration Ejendomsfunktionær Information Resultatet overgår for alle fire kategorier målet for 2013. Og der er i alle kategorier er tale om en forbedring siden undersøgelsen for 2012 på nær for administrationen, hvor der er tale om et marginalt fald. Der var også mulighed for at komme med kommentarer, uddybning og ideer I samme ombæring fik afdelingshjemmesiderne et nyt design og en grundig oprydning, ligesom de blev trukket tættere ind UNDER paraplyen www. bk-aarhus.dk baseret på ønsker og input fra en bred kreds af afdelingsbestyrelser og webredaktører. Det gør bl.a. at siderne ikke virker døde, selv om afdelingen ikke har en redaktør. Der er dog flere af- 8 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 9

Visuel kommunikation Et billede siger mere end 1000 ord Derfor har vi i intensiveret vores brug af grafisk kommunikation, som både understøtter målet om den simple kommunikation og samtidig gør det nemmere at forstå budskaber - på tværs af målgrupper, herunder forskellige nationaliteter. Vi har fx fået designet vores egne ikoner eller piktogrammer, der hjælper os med at kommunikere bedre og mere simpelt i forskellige sammenhænge fx breve, opslag, hjemmeside mv. Det styrker i mange sammenhænge de skrevne budskaber, og det er ikke mindst en fordel i forhold til beboere, der ikke kan læse dansk. Alle medarbejdere kan hente dem på intranettet, ligesom afdelingsbestyrelser kan hente dem på BKÅ Portalen. I samme boldgade er vi i stigende omfang begyndt at visualisere forskellige sammenhænge, processer eller forløb med tegninger og grafiske flowdiagrammer. Forvent mere af det fremover. Kvarteret Beboerbladet, Kvarteret, er også en vigtig informationskanal for Boligkontoret Århus. Her kan vi fx nå ud til alle beboere med nyt og nyttigt. Og beboere kan samtidig bruge bladet til at fortælle historier og dele erfaringer på tværs. Bladudvalget har ansvaret for beboerbladet og sikrer, at der årligt udkommer fire numre i tæt samarbejde med kommunikationsafdelingen. Også i år har bladudvalget oplevet udfordringer med at få beboere til at bidrage med indhold til bladet enten ved at skrive en artikel eller blot sende tips og ideer. En stor målsætning for bladet er, at man også hører beboernes stemmer! Og en betingelse for at det kan lade sig gøre er, at vi har aktive skribenter. Alternativt bliver bladet produceret i kommunikationsafdelingen og det er ikke udvalgets indstilling, selvom det også vil blive et udmærket blad. Det handler med andre ord om ejerskab. Enten er det beboernes blad eller også er det organisationens blad. 10 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 11

Beboermappen er blevet lettere Vi har indført et nyt koncept for den information, som vi giver til nye lejere ved indflytning. Konceptet udspringer af vores kommunikationsstrategi og falder samtidig i tråd med de ønsker, vi får fra mange beboere: Hold det simpelt! Derfor udleverer vi nu kun en lille folder til nye beboere med vægt på korte og nyttige informationer relateret til indflytningssituationen. Herudover Orden på husordener Repræsentantskabet valgte at afskaffe den generelle og overordnede husorden for Boligkontoret Århus sidste år. Det fik især betydning for de gamle VesterBo-afdelinger, der lænede sig tæt op af de generelle ordensregler. Derfor blev den generelle husorden skrevet om til en ny og forenklet version som oplæg til de afdelinger, hvor den generelle husordens indhold stadig var aktuel. Evt. tillæg og særregler blev flettet ind for hver afdeling, så der kun var ét dokument pr. afdeling. peger vi på afdelingens hjemmeside som stedet, hvor man finder andet beboerinformation. Og da det ligger på hjemmesiden, kan vi hele tiden opdatere informationerne, hvilket jo er svært i udleveret papir. Desuden kan beboerne med den nye hjemmeside søge ned i afdelingens informationer og hurtigt finde svar på det, man lige står og mangler. Endelig sparer vi penge på print og især porto. Man kan dog altid få et print hos administrationen. Herefter kunne afdelingsbestyrelsen stille det som forslag på afdelingsmødet i efteråret 2013. Det gjorde de fleste afdelinger med eller uden justeringer og i langt de fleste afdelinger er husordenen nu blevet enklere og mere tidssvarende. Som supplement til den formelle husorden har demokratiudvalget og kommunikationsafdelingen lavet pjecen Det gode naboskab, som beboerne kan finde på hjemmesiden. Pjecen beskriver, hvordan man opnår et godt naboskab i afdelingen - med menneskelig hensyn og sund fornuft fremfor stive regler. Ved siden af optimeringen af det fysiske materiale til afdelingsmødet har kursusudvalget afviklet et dirigentkursus særligt målrettet dirigenterne på afdelingsmøder. Og demokratiudvalget har leveret en række ideer og inspiration til, hvordan man som afdelingsbestyrelse kan højne fremmødet på afdelingsmødet lige fra markedsføring i forskellige medier til en mere Jeg synes I skal have stor ros for materialet til afdelingsmødet. Det er rigtig flot og det får flere beboere til at læse det spændende indkaldelse og dagsorden. I et større perspektiv har demokratiudvalget og kommunikationsafdelingen begået en enkel fortælling om beboeres indflydelsesmuligheder - både i det lokale og politiske beboerdemokrati. Beskrivelserne findes på hjemmesiden og er suppleret med letforståelige tegninger. Afdelingsmøder og beboerindflydelse Den vigtigste begivenhed i afdelingen i forhold til beboerindflydelse er som bekendt afdelingsmødet. For at højne den beboerdemokratiske deltagelse har vi arbejdet med at tiltrække flere beboere til afdelingsmødet. Arbejdet fortsætter, men siden sidst har vi: gjort indkaldelserne mere levende og nærværende forenklet og forklaret budgettet og vedligeholdelsesplanen med bl.a. grafiske virkemidler forkortet og revideret dirigentmappen, som dirigenten kan bruge som køreplan for det gode afdelingsmøde og opslag ved tvivlsspørgsmål Igen skinner vores kommunikationsstrategi klart igennem: Keep it simple! Træk det vigtige frem og vis det. Fx fremhævede vi, hvad der sker med beboernes husleje næste år, og hvad man kan være med til at påvirke på afdelingsmødet. 12 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 13

Afdelingsbestyrelserne Fang ejendomsfunktionæren på mobilen Vi har nedlagt ejendomsfunktionærernes fastnettelefoner. I stedet oplyser vi nu de direkte mobilnummer. Sådan har det allerede været i flere afdelinger, men fra 2014 gælder det alle afdelinger i Boligkontoret Århus. Indadtil gjorde vi det fordi vi reducerer omkostninger. Udadtil er det et servicetiltag over for beboere som også blev ønsket i beboerundersøgelsen: Nemlig en mulighed for at komme i kontakt med ejendomsfunktionæren uden for den daglige halve times kontortid i det omfang, der er tid til at tage telefonen. Flere bruger nu også sms i dialogen. Et tæt samarbejde med afdelingsbestyrelserne er også en grundsten i Boligkontoret Århus. Vi har et fælles ønske om at give beboeren byens bedste service, og den målsætning når vi ved at udvikle det gensidige kendskab, afstemme roller og ansvar og i det hele taget hjælpe hinanden med at skabe gode hjem. Samarbejdet med administrationen Som nævnt indledningsvist nåede vi ikke helt målet om afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med servicen fra administrationen. Det har vi fulgt op på, og det bliver vi løbende ved med. Vi bruger især besvarelserne fra den årlige spørgeundersøgelse, hvor vi beder alle afdelingsbestyrelser vurdere administrationen på en række parametre. Og samtidig tager vi alle kommentarer op for at se, om vi kan forbedre service og oplevelsen i samarbejdet med administrationen. Generelt er tilfredsheden faldet en anelse fra 2012- til 2013-undersøgelsen fra en gennemsnitlig score på 2,9 sidst til 2,8 i år. Svarprocenten var desværre ret lav i år (ca. 30 %), og det gør det svært at konkludere entydigt på marginale ændringer. Men undersøgelsen peger på: Voksende tilfredshed med afdelingens hjemmeside Faldende tilfredshed med informationen fra Boligkontoret Århus Voksende tilfredshed med supporten til afdelingsmøderne Derfor har vi sat en række tiltag i gang, bl.a.: Fornyet fokus på svartider og samarbejde med afdelingsbestyrelser Workshop, hvor afdelingsbestyrelsesmedlemmer og administrative medarbejdere drøftede information, service og samarbejde mv. Der er fulgt op på alle ønsker og forslag. Løbende optimering af vores information og kanaler Parallelt hermed har demokratiudvalget i samarbejde med administrationen taget de første skridt til en proces, som skal føre til et bedre samarbejde mellem administrationen og afdelingsbestyrelser. Jeg synes I skal have en mere supporterende indgang til servicen over for afdelingsbestyrelserne. Støtte og opbakning er ofte vigtigere end styrende procedurer. Tilgængeligheden til medarbejderne betyder også meget for en serviceorganisation 14 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 15

Nemmere at arbejde med hjemmesider Hver afdeling har en hjemmeside under www. bk-aarhus.dk. Og det er fortsat den enkelte afdelingsbestyrelse, der vælger om man vil bruge siden og hvor meget, herunder om redaktøransvaret skal uddelegeres til en beboer. Kommunikationsafdelingen står fortsat for den mere formelle information: Beboermappen med husorden mv. samt kontaktoplysninger på ejendomsfunktionærer. I løbet af 2012 fik det bagvedliggende system til afdelingernes hjemmesider en del kritik. Derfor foretog vi et grundigt analysearbejde med spørgeundersøgelse blandt redaktører, workshops med IT- og Multimedieudvalget samt med webredaktører og afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Nyhedsbreve, film og TV På den baggrund har vi i 2013 tilpasset afdelingernes hjemmesider både det ydre, som beboerne ser og det indre system, hvor redaktøren arbejder. Med den færdige tilpasning er også redaktørdelen gjort enklere, så det fx er nemmere at lægge billeder og referater på afdelingens hjemmeside. Men som med alt andet: Jo mere man bruger systemet, desto mere intuitivt og simpelt bliver det. Kommunikationsafdelingen hjælper jævnligt redaktører af afdelingssiderne lige fra enkel support til undervisning. Og indtrykket er, at de fleste finder det nye system mere brugervenligt, når man har fået den anbefalede introduktion. Administrationen holder alle afdelingsbestyrelser orienteret med nyheder om både stort og småt i et månedligt nyhedsbrev på BKÅ Portalen. Siden foråret 2013 har IT- og Multimedieudvalget suppleret de skrevne nyheder med BKÅ News - en videoudsendelse med de vigtigste nyheder for beboervalgte. IT- og Multimedieudvalget har også haft fokus på indførelse af Fibernet i nogle forsøgsafdelinger. Målet er at sikre hurtigere internet og stadig normal TV, men mulighed for personlige valg i løbet at de næste år. Dertil har udvalget undersøgt muligheder for at etablere en form for afdelings-tv i nogle forsøgsafdelinger. Tanken er at samle erfaringer til Velkomst til nye afdelingsbestyrelser Når en afdeling får helt ny bestyrelse, så inviterer vi alle medlemmer til møde på administrationen, hvor bl.a. direktøren og inspektøren præsenterer afdelingen og gennemgår afdelingsbestyrelsens opgaver. Bestyrelsen bliver vist rundt i huset og hilser på de øvrige medarbejdere, som de fremover får samarbejde med. Det er også en god lejlighed til at få styr på fx afdelingens bankkonto og afklare spørgsmål til vedligeholdelsesplanen. I samme boldgade fulgte kursusudvalget også i år op på afdelingsmøderne med et fælles introduktionskursus for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Her kredsede man meget om, hvilken rollen man har og skal udfylde som bestyrelsesmedlem: et muligt kommende større projekt: BKÅ-TV & INFO Kanal med afdelings specifikt indhold. Som et yderligere supplement til informationsindsatsen i forhold til afdelingsbestyrelser afholder kursusudvalget fortsat et dialogmøde for afdelingsbestyrelser hvert kvartal. Her går man mere i dybden med et aktuelt eller relevant emne, ligesom hele rammen naturligvis er at få en dialog på tværs og dele viden. Hvad kan, skal og må du som medlem af en afdelingsbestyrelse? Hvad gør du fx ved klage fra en beboer? Hvem bestemmer egentlig i afdelingen? På den måde bliver nye som garvede beboervalgte klædt på til jobbet som afdelingens tillidsmænd. Som en af deltagerne udtrykte det: Jeg fandt grundlæggende ud af, at vi først og fremmest er afdelingens tillidsmænd. Vi skal bruge vores energi på beboerne - lytte og samarbejde og bringe ideerne videre. Vi har ansvaret for, at der er tryghed og orden i afdelingen, så beboerne trives. BOLIGKONTORET ÅRHUS N E W S Styr på økonomien Herudover skal bestyrelsen også have styr på afdelingens økonomi nu og på langt sigt. Hvis man fx vurderer, at vinduerne skal skiftes om fem år, ja så skal bestyrelsen allerede nu lægge op til, at man begynder at spare op. I den forbindelse afholdte kursusudvalget også et økonomikursus for afdelingsbestyrelser. Sammen med tiltagene frem mod afdelingernes fremtidsstrategier (se mere nedenfor), så har der været gode muligheder for at få dybere indsigt i og viden om afdelingernes økonomiske forhold. 16 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 17

Medarbejderne Dialog i netværk og læring på kurser Hjælp til afdelingsmødet Flere afdelingsbestyrelser har bl.a. i spørgeundersøgelsen ønsket at blive klædt bedre på til afdelingsmøder. Det har vi i år forsøgt at forbedre med forskellige tiltag flere er beskrevet nærmere ovenfor, men her en samlet oversigt: Udover introduktionskurset, økonomikurset og det kvartalsvise dialogmøde holder kursusudvalget godt gang i den faglige udvikling blandt organisationens beboerdemokrater. Udvalget stod også bag en større organisationskonferencen med hovedtemaet: Konflikthåndtering i afdelingsdemokratiet. Konferencen bød desuden på en debat om, hvor vi er i organisationens udvalgsarbejder. Udgangen blev at demokratiudvalget fik dannet et netværk specifikt for udvalgene i lighed med, at samme udvalg også driver et netværk for afdelingsbestyrelser. Afdelingsbestyrelserne og udvalg har herved fået et fælles forum for udveksling af viden og erfaring. Endelig arrangerede kursusudvalget en organisationskonference i foråret 2014 om den aktuelle indsats for fremtidssikring af afdelinger samt energioptimering og klimasikring af vores afdelinger. Alt materialet har vi desuden samlet på en side på BKÅ Portalen, så afdelingsbestyrelsen selv kan gå ind og hente det. Forudsætningen for at nå boligorganisationens mål er tilfredse og motiverede medarbejdere. Det gælder ikke mindst målet om, at vi skal yde og anerkendes for byens bedste service. Man oplever god service, når man møder positive, hjælpsomme og løsningsorienterede medarbejdere. Derfor har vi konstant fokus på at udvikle Boligkontoret Århus som en attraktiv arbejdsplads. For når det er rart og udviklende at gå på arbejde, så har vi det bedste grundlag for at skabe værdi for vores kunder. Grundlæggende mener vi, at mennesker er vigtigere end regler og alle medarbejdere handler derfor kompetent, selvstændigt og ansvarligt. Vi har tiltro til hinandens dømmekraft, og at vi handler med sund fornuft i den enkelte situation. Og hvis vi kommer i tvivl finder vi råd i vores forbillede: Hvad ville Butler Bo gøre her? En revideret dirigentmappe som køreplan for selve mødet samt kursus for dirigenter Økonomikursus i samarbejde med kursusudvalget Dialogmøde med bl.a. gennemgang af budget mv. Hjælp til udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet Hjælp til en alternativ indkaldelse med mere blikfang mv. En huskeliste til afdelingsbestyrelser Inspiration til arbejdet med beretningen Livliner medarbejdere, som man kan ringe til under afdelingsmødet ved tvivlsspørgsmål Mere og bedre samarbejde Vi er ca. 100 medarbejdere i Boligkontoret Århus. Og vi har samlet set alle de kompetencer, der skal til for at gå foran med det højeste serviceniveau nu og fremover. Men det er vigtigt, at vi altid kobler de rette medarbejdere og fagligheder sammen i forskellige situationer. Derfor har vi også i 2013 haft stor fokus på at blive endnu bedre til at samarbejde på tværs af hele organisationen, så vi - og vores kunder - får fuld udbytte af de samlede kompetencer og resurser. Hver gang vi har et nyt projekt eller en forandringsproces, forsøger vi derfor at kortlægge opgavens karakter og derpå samle relevante medarbejdere på tværs, så vi får flere perspektiver på sagen og løser opgaven i tæt dialog og samarbejde. Konkrete initiativer, der har styrket vores samarbejde: Temaet for årets medarbejderdag var kommunikation og samarbejde. Vi blev rystet sammen på kryds og tværs i hold, der dystede mod hinanden. Det gav en god fælles oplevelse, hvor vi oplevede nye sider af hinanden. Vi blev samtidig klogere på gevinsterne ved at drage nytte af forskelligheder og kompetencer, når vi skal løse opgaver sammen. Årets lederseminar havde også samarbejde og tværfaglighed på dagsordenen. Her fik vi en række ideer frem til, hvordan vi rent praktisk får mere ud af vores fælles resurser. Månedlige caféarrangementer for medarbejderne er med til, at vi rent faktisk ser hinanden og får talt sammen i en uformel sammenhæng. 18 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 19

Virksomhedsnævnet samarbejder godt og sikrer, at der følges op på stort og småt på tværs af hele organisationen. I administrationen flytter vi løbende medarbejdere derhen, hvor der er størst brug for det - på tværs af de formelle afdelinger. Vi sørger samtidig for intern oplæring, så vi kan dække ind for hinanden og veksle mellem forskellige arbejdsopgaver. Herved får vi også udfordret vores vanetænkning og åbnet op for nye måder at gøre tingene på. Fokus på trivsel og arbejdsmiljø Vi er i dialog og idefase med ejendomsfunktionærer om, hvordan vi styrker samarbejdet og bruger hinandens kompetencer på tværs. Boligkontoret Århus og AAB Aarhus har over de sidste år gjort en målrettet indsats for at klæde medarbejdere på til at håndtere konfliktsituationer. Det er bl.a. projekt Tryghed og sikkerhed, der har forbedret arbejdsmiljøet i organisationen et projekt, der er gennemført i et samarbejde mellem Boligkontoret Århus, AAB Aarhus og Ejendoms- og servicefunktionærernes Landssammenslutning. Information og indflydelse Det er vigtigt, at alle medarbejdere er velinformeret og forstår meningen med nye tiltag. Derfor prioriterer vi et højt informationsniveau, der samtidig åbner op for, at man som medarbejder kan spørge kritisk ind og åbent kan komme med sin egen mening. Et intranet til nyheder og informationer samt mulighed for dialog på tværs. Det efterlever vi med en intern kommunikation, som - i året der gik og fortsat - er er kendetegnet ved: Fokus på (også internt) at vores kommunikation er i overensstemmelse med kommunikationsstrategien så vi hverken kommunikerer for meget eller for lidt, men nøje afstemt med modtagerens behov. Ugentlig morgenmøder i administrationen, hvor direktøren samler op på aktuelle emner. Den positive stemning blandt medarbejdere giver også genlyd i vores mere formelle arbejdspladsvurdering (APV), hvor vi også får gode resultater hele vejen rundt. Fokus på deling af vigtig viden på tværs af organisationen fx tilgængelige referater fra møder og målrettet formidling af nyttige informationer til relevante medarbejdere. Klare forventninger til både medarbejdere og god ledelse på alle niveauer. Udvidede morgenmøder, hvor der er plads til dialog og tid til at gå i dybden med et emne. Et månedligt nyhedsbrev til ejendomsfunktionærer suppleret med informations- og erfamøder. Jeg er rigtig glad for at være en del af Boligkontoret Århus. Her er en fin ånd. Kunne ikke forestille mig en bedre arbejdsplads 20 Beretning 2013-2014 Her har medarbejdere med beboerkontakt fået ny uddannelse i konflikthåndtering og nye me- toder til at tackle udfordrende beboere. Projektet var blandt de sidste tre nominerede til arbejdsmiljøprisen 2013 i kategorien Psykisk arbejdsmiljø. Selv om vi ikke vandt, har projektet givet et stort løft i medarbejdernes trivsel. Og erfaringerne fra vores projekt bliver nu brugt i boligorganisationer i hele landet. Digitale medarbejdere Vi følger beslutningen i digitaliseringsstrategien om at gøre stadig flere arbejdsgange elektroniske for at effektivisere, øge kvaliteten og forbedre servicen. Vi har bl.a. søsat et pilotprojekt med digitalt syn og har digitaliseret store dele af vores arkiver, ligesom fysiske dokumenter indscannes og journaliseres. Og i 2014 står skal vi implementere digital måleraflæsning og et forbedret dokumenthåndteringssystem. Udadtil har vi i det seneste år tilbudt nye lejere at få lejekontrakt mv. på e-mail. Det har rigtig mange benyttet sig af. Det betyder, at vi i dag kan modtage en underskrevet lejekontrakt samme dag, som boligen er tildelt. Flere vælger i dag også, at sende opsigelsesblanketter til os på mail. Beretning 2013-2014 21

Livet i afdelingerne Meget tilfredse medarbejdere Medarbejdertilfredshedsmålingen for 2013 viser, at den overordnede tilfredshed blandt medarbejdere fortsat ligger på et meget højt og stabilt niveau et godt stykke over det mål, som organisationsbestyrelsen har i forvaltningsrevisionen. Vi måler tilfredsheden på en skala fra 0 meget utilfredse) til 4 (meget tilfredse), og i 2013 ligger den samlede tilfredshed på et meget flot 3,6. Det billede bliver bekræftet af, at vi oplever en stadig strøm af ansøgninger fra folk, der har hørt, at Boligkontoret Århus er en god arbejdsplads. Når man bor alment bor man også sammen med andre tæt på dine naboer. Derfor har det sociale liv og relationerne i afdelingen stor betydning for den samlede oplevelse af at bo hos Boligkontoret Århus: Er der en god stemning i afdelingen? Er her trygt? Er der et godt naboskab? Tryghed i afdelingen Med mellemrum oplever vi desværre, at afdelinger eller boligområder bliver ramt af uro, utryghed og kriminalitet. Det vil vi gerne hjælpe med at slå ned på, i samarbejde med beboere, afdelingsbestyrelser, politi og sociale myndigheder. Som boligorganisation kan vi formidle dialogen, forsøge at opsige beboere, der er til alvorlig gene for området og evt. hjælpe med fysiske forbedringer i afdelingen. Således har vi i afdeling 29 Kalmargade gennemført en større plan med bl.a. belysning og sikring af bygningerne (uddybes nedenfor). Og i afdeling 28 Lindholmparken er der arbejdet med lys og kameraovervågning samt tæt samarbejde med politiet. Afdeling 14 Aldersrovej oplevede i en lang periode problemer med mange misbrugere og psykisk syge i de små billige boliger i afdelingen. Derfor har Aarhus Kommune accepteret, at ca. halvdelen af afdelingens små familieboliger ændres til ungdomsboliger i takt med, at de bliver ledige. På den måde bliver beboersammensætningen mere varieret. Fratrådt Søren Bach Høgsberg Beboerrådgiver Anne Jørgensen Beboerrådgiver Per Wied Andersen Beboerrådgiver Ann Dorte Andersen Beboerrådgiver Carsten R. Pedersen Ejendomsfunktionær Finn O. Nielsen Ejendomsfunktionær Jørgen Lind Ejendomsfunktionær Carsten Sørensen Ejendomsfunktionær Mogens Holst Ejendomsfunktionær Jens L. Eriksen Ejendomsfunktionær Kasper Henriksen Ejendomsfunktionær Vagn Jeppesen Ejendomsfunktionær Tiltrådt Rosa F. Faizzad Beboerrådgiver Pernille Amir Shahi Beboerrådgiver Henrik Gaarde Beboerrådgiver Lilian Rasmussen Beboerrådgiver Anders Thomsen Ejendomsfunktionær Bo Wetterberg Ejendomsfunktionær Sune Jacobsen Lærling Emil Carstens Olsen Ejendomsfunktionær Michael M. Skov Ejendomsfunktionær Prakash Arumugam Ejendomsfunktionær Alex Vejby Nielsen Boligsocial leder Christan P. Andersen Inspektør Nye øjne på det boligsociale arbejde 2013 var et overgangsår, hvor vores gamle boligsociale helhedsplaner i Frydenlund, Møllevangen og Kalmargade udløb. Samtidig skulle vi beslutte, hvilket fokus det boligsociale arbejde skulle have i perioden 2014-17. Et af de nye boligsociale tiltag i 2013 var ansættelsen af Alex Vejby Nielsen som boligsocial leder i Boligkontoret Århus, som også er tovholder-organisation for det boligsociale arbejde i Frydenlund, Møllevangen og Vandtårnsområdet. Forebyggelse, brobygning og naboskab er nøgleordene i det nye boligsociale fokus Alex kom fra en stilling i Det Boligsociale Fællessekretariat, hvorfra han kender det boligsociale arbejde, Aarhus Kommune og Landsbyggefonden. Han har nu til opgave at sikre udviklingen af det boligsociale arbejde - i tæt samspil med beboerne i de involverede afdelinger. Det er også vigtigt, at det boligsociale arbejde igangsætter interessante aktiviteter for et bredt udsnit af beboerne. Det boligsociale arbejde skal nemlig ikke kun bidrage til at forebygge og løse sociale udfordringer, men i lige så høj grad styrke det almindelige naboskab. 22 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 23

Møllevangen kan selv 2103 har været et roligt år for Møllevang. DUI Charlottehøj-Møllevang har etableret sig og laver aktiviteter for børn. Sammen med Læseforeningen i Århus har der været en læseklub. Samarbejdet med Center for bostøtte i eget hjem og Socialpsykiatrien Katrinebjergvej om en café et par timer om ugen fungerer og inkluderer brugerne i boligområdets sociale liv. Der er en fælles interesse i at fastholde et godt og trygt børne- og ungeliv i kvarteret. Det nære samarbejde med den lokale fritids- og ungdomsklub, skoledistriktet og derigennem bl.a. politi og socialforvaltning kører godt. Og der er lektielæsning i klubben et par dage om ugen. De tilbagevendende aktiviteter, høstfest, udflugt, fastelavn og grusstock blev afholdt som sædvanlig og det giver et godt input til det sociale liv i kvarteret og engagerer frivillige. Landsbyggefonden ikke ser det som sin opgave fortsat at støtte den boligsociale indsats. Det er på én gang en god og en dårlig nyhed. En god nyhed fordi den manglende støtte er et synligt bevis på, at Møllevangen er i god social balance og beboerne selv kan håndtere udfordringerne. Men det betød så også, at finansieringen af de boligsociale aktiviteter herunder Søren Høgsbergs stilling som boligsocial medarbejder faldt væk. Tak til Søren for en kolossal indsats over årene. Vi havde et lille overskud i Møllevangens boligsociale økonomi. Det har vi fået lov til at omprioritere, så Helena Foldager i en overgangsperiode kan sørge for, at nogle af aktiviteterne på Legepladsen på Peter Fabersvej kan fortsætte. Vi vil arbejde for, at der er gode tilbud og spændende faciliteter på Legepladsen, og derfor har vi i begyndelsen af 2014 nedsat en legepladsbestyrelse. Samlet set har 2013 været et godt år for det boligsociale arbejde i Møllevangen. Så godt at Fælles om Frydenlund Frydenlund blev i begyndelsen af 2013 prækvalificeret til at fortsætte det boligsociale arbejde og endda med et lidt større støttebeløb fra Landsbyggefonden end hidtil. Samtidig med at vi fortsatte aktiviteterne på Bogfinkevej 65 banko, maleri og byttedage planlagde vi det boligsociale arbejde for perioden 2014-2017. børn- og unge Den nye helhedsplan Fælles om Frydenlund blev i løbet af året udfoldet af Alex og en følgegruppe af områdets beboere i samspil med Aarhus Kommune og Landsbyggefonden. Vi var heldige at overtage lejemålet Fuglebakkevej 70 og har dermed rigtig gode rammer om det boligsociale arbejde i Frydenlund. Her er kontorer, aktivitetsrum og selskabslokale samlet på ét sted til glæde og gavn for områdets beboere. Det boligsociale arbejde kommer i de næste år til at omhandle forskellige aktiviteter for: 24 Beretning 2013-2014 job- og uddannelse sundhed beboerrådgivning naboskab Ved årets udgang sagde vi ved en afskedsreception farvel til Per Wied og Ann Dorte Andersen, da deres projektansættelser udløb. Kalmargade 2013 var sidste år med Kalmargades gamle boligsociale helhedsplan. Det var et travlt år med mange aktiviteter i: Lektiecafé, børne- og ungeklubber, rådgivning, kvindeaftener og madklubber. Udflugter, dage om sund mad, banko og meget andet. Vi havde fortsat et godt samarbejde med Fritidscenter Randersvej og med Christianskirken blandt andet om aktivitetsugen Uge 21. I slutningen af året udgav vi med hjælp fra to praktikanter fra Syddansk Universitet en bog med interviews med voksne og børn i Kalmargade. Bogens fokus er fortællinger om hjem, og den udkom, da vi ved en afskedsreception i Kalmargade sagde farvel til Anne Jørgensen, hvis projektansættelse udløb sammen med helhedsplanen Vandtårnsområdet Da vi skulle lave en ny helhedsplan i Aarhus Nord, vurderede vi, at den skulle dække alle almene boliger i krydset Randersvej/Ringvejen: Vandtårnsområdet. Den nye helhedsplan Byens bedste naboskab blev ligesom i Frydenlund udfoldet af en følgegruppe af områdets beboere i samspil med Aarhus Kommune og Landsbyggefonden. Det boligsociale arbejde i Vandtårnsområdet kommer til at handle om forskellige børne- og ungeaktiviteterne, job- og uddannelsesaktiviteter, sundhedsaktiviteter, beboerrådgivning og naboskabsaktiviteter. Der er blandt andet indgået samarbejde med områdets skoler og kommunale klubber, med sundhedsplejersken og med Jobcenteret. Ud over lokalerne i Kalmargade har vi nu også lokaler i Reginehøj og i Nydamsparken, hvor mange nye aktiviteter foregår. Beretning 2013-2014 25

Udlejningen Med ejendomsfunktionærerne i front sørger vi for at sige ordenligt farvel eller på gensyn til fraflyttere, ligesom vi tager hjælpsomt i mod nye beboere og vejleder interesserede ansøgere. Tingene er gået som forventet. Dog fornemmer jeg en lidt højere servicegrad hos jer, end jeg har oplevet i andre boligforeninger. Det lader til, I har noget mere styr på tingene og det at i laver spørgeundersøgelser viser, at I tager jeres kunder seriøse og at I gerne vil blive bedre. Så det er thumbs up herfra! AARHUSbolig AARHUSbolig er blevet en væsentlig del af udlejningens og ansøgernes hverdag. Hjemmesiden har ca. 3.000 besøgende om dagen. I gennemsnit tilmelder ca. 1.300 ansøgere sig på ventelisten hver måned. Samlet er der ca. 102.000 tilmeldte, hvoraf ca. 63% står i bero. Kommunikationen med de aktivt søgende fordeler sig sådan: overgår projektledelsen til Boligkontoret Århus. Opkrævninger af ventelistegebyr ligger fortsat hos AAB. Driften af selve hjemmesiden blev sidste år overtaget af Incom, som desværre gik konkurs i efteråret 2013. Alle aktiviteter med drift af hjemmesiden er overført i selskabet Incom Holding Aps. Herudover er der kommet en ændring i udlejningsbekendtgørelsen fra januar 2013. Det har medført, at der først i 2013 blev udsendt ca. 6.000 påmindelser til de tilmeldte, der ikke havde fået betalt ventelistegebyret. Genudlejning Ultimo april 2014 har 749 boligsøgende derved fået ancienniteten tilbage. På baggrund af genoprettelser af anciennitet og betalingspåmindelser, må vi forvente, at det samlede antal næste år er øget væsentligt. Antallet af aktive som reelt søger bolig, forventes uændret. E-mail og SMS - 56% Kun e-mail - 39% Brevtilbud - 5% I juni 2013 skiftede projektledelsen af AARHUSbolig fra Aarhus Omegn til Al2Bolig. I juni 2015 Nye regler til ventelisten I starten af 2014 afsagde Højesteret dom i to sager, hvor boligsøgende var blevet slettet fra ventelisten AARHUSbolig. De boligsøgende blev slettet, fordi de ikke havde modtaget girokortet med ventelistegebyret, selv om det var sendt til den korrekte adresse. Højesteret gav begge medhold i, at de skal bevare deres anciennitet og ikke slettes fra ventelisten. Det betyder, at også andre, der har mistet anciennitet i 2011 og 2012, kan få sin anciennitet tilbage hvis man: Der arbejdes på en ny AARHUSbolig-hjemmeside, da der ikke videreudvikles på selve systemet. Samtidig har vi et ønske om, en mere brugervenlig hjemmeside. Medarbejdere fra udlejning og kommunikation i Boligkontoret Århus spiller en aktiv rolle i udviklingen af den nye hjemmeside. betalte gebyret for sent dog senest 3 uger for sent - eller betalte til et forkert kontonummer dog senest 3 uger for sent Vi bestræber os til stadighed på at imødekomme ønske om genudlejning før frigørelsesdatoen, hvilket heldigvis lykkes os i langt de fleste Boligbytte I 2013 valgte ni lejere, at bytte bolig med en anden lejer. Til sammenligning blev kun 3 boliger byttet i 2012. Der er kommet mere fokus på, hvordan lejligheder bliver byttet, og samtidig er der kommet Logiværts-erklæringer Som led i bekæmpelse af socialt bedrageri, har vi indgået en samarbejdsaftale med Aarhus Kommune. Samarbejdet består i, at vi udveksler informationer omkring antallet af tilmeldte personer i en bolig. Fleksibel udlejning og fortrin tilfælde. I 2013 har vi budt velkommen til 1003 lejere, hvoraf de 61 flyttede internt fra en bolig i Boligkontoret Århus til en anden. mere lempelige regler. I dag er betingelsen for et boligbytte, at du har boet minimum 1 år i din bolig, hvis du vil bytte i samme afdeling, og minimum 2 år, hvis det er uden for afdeling eller organisation. Indsatsen har to formål. For det første at sikre, at der ikke bor flere i lejlighederne, end de er bygget til. For det andet at sikre, at man ikke snyder med adressen for at få flere sociale ydelser. ikke betalte det årlige gebyr, fordi man ikke modtog et girokort - eller Efter aftale med Aarhus Kommune har vi udvidet den fleksible udlejning, så den nu gælder i syv af vores afdelinger. Fælles for aftalerne er, at ansøgere i beskæftigelse eller under uddan- 26 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 27

nelse kommer foran i køen til boligerne. Herved skaber man generelt set en mere blandet beboersammensætning i udsatte afdelinger. Afdelinger med fleksibel udlejning 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 25 Reginehøjvej 27 Frydenlund 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 31 Rydevænget Der er nu åbnet op for, at vi kan hjælpe en handicappet beboer videre til en tilsvarende men mere egnet bolig i flere afdelinger, hvis han/hun har en speciallægeerklæring. Tidligere kunne en beboer kun opnå det såkaldte handicap-fortrin i egen afdeling. Børnereglen har også været til intern drøftelse i organisationsbestyrelsen i løbet af året. Men den gælder fortsat i Boligkontoret Århus. Dvs. for at komme i betragtning til en 4- eller 5-rums bolig, skal ansøger fremvise dokumentation på hjemmeboende barn under 23 år. For at gøre det lettere for vores ansøgere, har AARHUSbolig samlet brugeroplysningerne, så folks fortrin nu automatisk er med i samtlige organisationer i AARHUSbolig hvor man før skulle kontakte hver boligorganisation for at få registreret evt. fortrin. gennemgående er tilfredse eller endda positivt overraskede over boligkvaliteten. Fraflytterne er heldigvis lige så tilfredse som indflytterne, og for begge parters vedkommende bliver særligt ejendomsfunktionæren og udlejningsmedarbejderen fremhævet positivt. Ydermere fortæller fraflytterne om, hvad der får Generel tilfredshed - indflyttere dem til at flytte fra afdelingen. Der er selvfølgelig mange forskellige årsager, men gennemgående betyder udenomsarealerne og trygheden i boligområdet mest for beslutningen om at flytte. Det er et vigtigt fingerpeg til både afdelingsbestyrelser, inspektører og ejendomsfunktionærer om at have fokus på de ydre rammer og muligheder. Rod med strømmen En ny lov betyder, at det fra 1. marts 2013 ikke længere er muligt for boligorganisationen at tilog afmelde el for beboere, som flytter. Man skal nu selv give sin el-leverandør besked, når man flytter ind i eller ud af en bolig. Administrationen informerer tydeligt og gentagne gange både ind- og fraflyttere om, at de skal sørge for til- og afmelding. Men desværre er der med jævne mellemrum beboere, der glemmer det. Og det kan i yderste konsekvens betyde, at der bliver lukket for strømmen. Administrationen har indgået aftaler med alle elselskaberne i området på nær ét om mere smidige løsninger inden for lovens rammer. 3,3 3,2 3,2 3,1 3,3 3,3 3,3 3,1 2012 2013 Første møde Udlejningsmedarbejder Ejendomsfunktionær Information Generel tilfredshed - fraflyttere Hvad mener til- og fraflyttere? For at få indspark til, hvordan vi hele tiden forbedrer oplevelsen ved flytninger, spørger vi både indog fraflyttere om, hvordan de oplever vores service, boliger, information mv. Her har vi nemlig en situation med flere konkrete kontaktpunker med beboerne, som vi kan måle på. På den baggrund laver vi hele tiden forbedringer store som små og vi kan fx nævne flg. som direkte reaktioner på ønsker og ideer: Fraflytter får nu en mail, når den nye lejekontrakt er underskrevet sammen med information om, hvor længe man hæfter for boligen. Tilflytter får på tilsvarende vis en serviceinformation på mail, hvor vi bekræfter, at vi har modtaget deres underskrevne lejekontrakt. Ungdomsbolig-beboere får ligeledes bekræftelse på, at vi har modtaget deres årlige studiedokumentation. Overordnet set viser undersøgelserne en høj og stabil tilfredshed blandt indflytterne og at de 3,0 2,9 2,9 2,8 3,1 2,9 3,3 3,0 2,9 2,9 2,8 3,1 2,9 3,3 2012 2013 Boligkvalitet Ejendomsfunktionær Administration Information Udlejningsmedarbejder Service ifbm fraflytning Total tilfredshed 28 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 29

Finanserne Efter nogle år med store underskud efter dannelsen af administrationsfællesskabet i 2008 er økonomien i Boligkontoret Århus forbedret kraftigt. En række besparelser rundt om i organisationen gav et samlet overskud på knap 3 mio. kr. i 2013. Økonomien 2013 vil særligt blive husket for den store beslutning om at frikøbe ni afdelinger fra hjemfaldsklausuler. Det var en stor og vigtig beslutning! Vi er stadig ikke nogen rig organisation, men der er skabt en god balance i driften. Samtidig har en række engangsindtægter været med til at styrke vores egenkapital, så boligorganisationen står bedre rustet, hvis der skulle komme dårlige tider. Helt præcist blev der et overskud på 2.892.935 kr. i 2013. Det skyldes især: Mindre udgifter til møder, kontorhold og lokaler Besparelser på afskrivninger og revision Vores andel af opnoteringsgebyr i AARHUSbolig Honorar til nybyggeriet i Hjortshøj og forbedringsarbejder Vores andel i Aarhusbo, som blev nedlagt med beslutningen på repræsentantskabsmødet 2013 Herudover kan vi fremhæve følgende økonomiske overskrifter: Personaleudgifter blev større end beregnet efter bestyrelsen godkendte ansættelse af en ny projektmedarbejder. Frøen, der hører under boligorganisationen og som også var omfattet af en hjemfaldsklausul, blev frikøbt kontant og gav en større udgift. Nettorenten blev på 275.362 kr. og afdelingerne fik 1,3101 % i rente af mellemregningskontoen. Det var lidt lavere end forventet. Arbejdskapitalen udgør 19.703.929 kr. svarende til 3.387 kr. pr. lejemålsenhed. Trækningsretten har udbetalt 8.287.504 kr. i perioden siden repræsentantskabsåret i maj 2013. Der er udbetalt tilskud til afdeling 10, 20, 29,37 og 57. Der står 28.282.483 kr. på kontoen efter indbetaling for 4. kvartal primo februar 2014. Der er bevilget tilskud til flere afdelinger de kommende år. Dispositionsfonden har i 2013 ydet tilskud på 6.618.485 kr., som det fremgår af regnskabet. Den disponible dispositionsfond udgør 5.888 kr. pr. lejemålsenhed. Kravet er 5.480 kr. i 2014. Underskud i 14 afdelinger på i alt 381.885 kr. Resultatkontoen er negativ i afdeling 41, 50, 52, 54 og 65 på i alt 93.993 kr. Der var et samlet overskud på 8.755.522 kr. Den samlede resultatkonto udgør 27.957.531 kr. mod 23.654.037 kr. året før. Resultatkontoen afvikles over max. 3 år uanset om den er positiv eller negativ. Det store overskud skyldes lavere nettokapitaludgifter, vand, renovation, forsikringer, el, almindelig vedligeholdelse, særlige aktiviteter, diverse udgifter, lån forbedringsarbejder samt ekstraordinære indtægter. Merudgifter i afdeling 40, 46, 57, 61 og 62 i form af større udgifter til istandsættelse, end der var henlagt. Fraflytningstab i afdeling 10, 16, 17, 25, 27, 30, 31, 39, 41, 43, 44, 46, 48, 62, 69 og 70 i form af større tab ved fraflytning, end der er henlagt. Hjemfald BL og Aarhus Kommune indgik i maj en aftale om frikøb af de boligafdelinger, der var omfattet af de såkaldte hjemfaldsklausuler. Aftalen blev enstemmigt godkendt af Boligkontoret Århus på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde i oktober 2013. Aftalen blev også godkendt i de andre berørte boligorganisationer. Frikøbet af ni afdelinger træder tydeligt frem på den økonomiske scene. Det kostede en stor sum her og nu, men på lang sigt er det helt nødvendig for at fremtidssikre afdelingerne. Aftalen betyder nemlig, at vi ikke skal sælge grundene tilbage til Aarhus Kommune, som vi ellers havde pligt til med de oprindelige klausuler. Og det betyder, at afdelingerne også fremover kan låne til renoveringer, forbedringer mv. Aftalen gav en rabat på hele 72 % i forhold til private grundejere i kommunen. Alligevel var den Højvangcentret Boligkontoret Århus fik i februar 2014 fuldt medhold i en retssag mod Aarhus Kommune. Den forpligter kommunen på at betale lånet for en renovering af kommunens tidligere dagscenter i afdeling 29 Kalmargade i begyndelsen samlede betaling fra Boligkontoret Århus på ca. 68 mio. kr. Efterfølgende er betalingen reduceret med ca. 2 mio. kr., da det er lykkedes at få SKAT til at nedsætte sin vurdering af grundværdien i afdeling 29 Kalmargade betydeligt. De berørte afdelinger: 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 24 Kirkedammen 27 Frydenlund 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 31 Rydevænget 60 Karamellerne 61 Chokoladen af 1990 erne. Kommunen mente i stedet, at udgiften på ca. 3,5 mio. kr. skulle afholdes af afdelingen. Dermed undgår afdelingen en stor merudgift. 30 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 31

Boligerne Fokus på udgifter Penge sparet er penge tjent. I hvert fald er det selvsagt dumt at betale for meget for ydelser. Derfor har vi naturligvis fokus på vores udgifter. Og fra det sidste år vil vi fremhæve følgende: Konsulentfirmaet HCK & Partners har gennemgået Boligkontoret Århus pengestrømme og arbejdsgange. I forlængelse af deres analyse har de peget på en række områder, hvor der kan hentes besparelser hjem til afdelingerne. Når besparelserne er fuldt indfasede, vil de have et samlet omfang på ca. en halv million om året. Gevinsten ved besparelsen tilfalder næsten udelukkende afdelingerne, mens honoraret til HCK & Partners afholdes af boligorganisationen i regnskabet for 2013. Der har i pressen været en del omtale af problemstillingen med kommunernes forkerte praksis for fradrag for grundforbedringer i beregningsgrundlaget for ejendomsskatten. Administrationen har løbende i samarbejde med advokatfirmaet Rafn & Søn ført sager for alle relevante afdelinger. En del sager er stadig verserende, men siden 2005 har 17 afdelinger allerede fået godtgjort i alt over 3,5 mio. kr. I efteråret 2013 gennemførte vi det lovpligtige EU-udbud af boligorganisationens forsikringer. Alm. Brand gav det billigste tilbud, så de har fra 1. januar 2014 overtaget opgaven fra Tryg og Topdanmark, der i de sidste fem år har forsikret afdelingerne. Der har været en lang række renoverings- og fremtidssikringsprojekter i gang i det forgangne år. Her i trækker vi nogle af dem frem - se den fulde oversigt over årets projekter sidst i beretningen. Brandsikring af afdeling 6 Risvangs Allé: Det er glædeligt, at vi nu har fået brandsikret mellem kælder og stueetage. Samtidig har vi lavet nye badeværelser i overensstemmelse med loven, hvor de før ikke var etableret korrekt. Fodvarme i afdeling 10 Norddalsvej m.fl.: For en del år siden blev der afsat midler til ekstraisolering af krybekælderdæk i vedligeholdelsesplanen. Da tiden nærmede sig for projekteringen, gik vi i dybden med problemstillingen. Det viste sig, at der var risiko for skimmel i krybekælderen, hvis man kun efterisolerede. Derfor besluttede afdelingen, at man i stedet ville fylde krybekældrene op med isolering og støbe nye betongulve med gulvvarme. Boligerne har derpå fået nye parketgulve samt flere stikkontakter og antennestik i stuen. Lys og tryghed i afdeling 29 Kalmargade: I november 2012 foretog en konsulent fra Willis, Boligkontoret Århus og afdelingsbestyrelsen en aftenvandring i afdelingen. Formålet var at opleve trygheden i afdelingen, når det var mørkt. Det var en øjenåbner, som resulterede i, at afdelingsmødet besluttede at etablere ny udvendig LED belysning og supplere med lamper på særligt udsatte steder. Der blev også monteret ny LED belysning i alle kælderarealer. Man indførte adgangskontrol på alle døre fra terræn og ind i bygningerne, da der havde været mange utrygge episoder herunder en ildspåsættelse. Desuden er der nu brandalarmer i kældre, som giver en akustisk alarm i hele blokken, hvis der er brand. Nye tider i afdeling 23 Nydamsparken: I april 2014 sagde Nydamsparkens beboere ja til en tiltrængt og omfattende renovering af hele afdelingen et projekt til hele 162 mio. kr., som får støtte fra Landsbyggefonden og Aarhus Kommune. Sagen er på flere måder unik og ligner ikke en renovering, vi før har haft i Boligkontoret Århus. Projektet kommer fx til at påvirke eksisterende beboere på mange forskellige måder. Som optakt til selve beslutningen på afdelingsmødet har administrationen derfor haft et tæt internt og tværfagligt samarbejde om renoveringens forskellige konsekvenser. De er så blevet formidlet på stormøder, individuelle informationsmøder, pjecer, hjemmeside mv. Udadtil har vi arbejdet tæt sammen med afdelingsbestyrelse, byggeudvalg og rådgivere et samarbejde, der fortsætter i projektets levetid. Se mere på www.nydamsparken.dk. 32 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 33

Nye boliger Afdeling 73 på Virup Skovvej har været under opførelse, og i efteråret 2013 flyttede de sidste beboere ind i deres helt nye hjem. Der har været positiv interesse fra ventelisten, og alle 65 boliger blev lejet ud uden tomgang. Afdeling 61 Chokoladen på Paludan Müllers Vej får ny lokalplan. Det er målet, at der kan opføres 27 nye ungdomsboliger på en ny tagetage. På grund af en intern fejl i Byplanafdelingen, er lokalplanen forsinket ca. seks måneder. Gode boliger også i fremtiden Repræsentantskabet og organisationsbestyrelsen har et mål om, at alle afdelinger i Boligkontoret Århus vedtager en fremtidssikringsstrategi på afdelingsmødet i 2014. Det handler forenklet sagt om, at hver afdelingsbestyrelse i samarbejde med kontaktpersonen i organisationsbestyrelse og administrationen - laver en grov plan for, hvordan afdelingen også er attraktiv og økonomisk sund om 10 og 20 år. I den forbindelse er der sendt informations- og inspirationsmateriale ud til alle afdelingsbestyrelser, så de dermed kan formulere målene for netop deres afdeling suppleret med en finansieringsplan. Der er skrevet indlæg på BKÅ Portalen med en køreplan og et inspirationseksempel. Og der blev desuden afholdt både et dialogmøde og en konference for afdelingsbestyrelser om fremtidssikringsstrategi. Apropos ungdomsboliger så har ungdomsboligudvalget arbejdet på en konference med det mål at organisationen kan bygge den for målgruppen bedste ungdomsboligafdeling. Konferencen blev desværre aflyst på grund af manglende tilmeldinger. Men udvalget arbejder videre på det overordnede mål, at vi skal kunne bygge byens bedste ungdomsboligafdeling. Sideløbende har administrationen lavet et omfattende arbejde i forbindelse med kvalitetssikring af vedligeholdelsesplanerne: Alle væsentlige arbejder er med på planen, og der er afsat et realistisk beløb for de arbejder, der ligger i nær fremtid. Det centrale er, at beboerne sidder i førersædet, når der skal tages stilling til, hvordan afdelingen skal være om 5, 10, 20 år. Initiativet til at sætte punkter på langtidsplanen ligger ikke kun hos inspektøren. Udgangspunktet er beboernes vision. Det skal desuden nævnes, at primært Miljø-, energi- og klimaudvalget står til rådighed med hjælp og inspiration til de konkrete fremtidssikringsstrategier. Ressourceoptimering af driften i boligområder Fokus på den enkelte husholdnings energiforbrug Alt nybyggeri skal opføres som minimum energiklasse 2020-standard. Alle renoveringer af klimaskærmen eller tekniske installationer skal føre til en reduktion i afdelingens samlede energiforbrug Som helt konkret energitiltag gennemgår vi afdelingerne for mulige energibesparelser i samarbejde med virksomheden LokalEnergi, som udarbejder en kort energisynsrapport for hver afdeling som supplement til energimærket. Fokus for gennemgangen er de lavthængende frugter de enkle tiltag som med en relativ kort tilbagebetalingstid kan give energibesparelser i afdelingerne. Den opsamlede viden bruges især ved årsgennemgange i afdelingerne, hvor medarbejdere sammen med afdelingsbestyrelserne sætter fokus på energioptimerende tiltag. Der er desuden indgået aftale med MinEnergi om etablering af elektronisk registreringssystem for forbrug. Og Miljø-, energi- og klimaudvalget vil præsentere de mest energirigtige løsninger for beboere og afdelingsbestyrelser i forbindelse med renoveringsopgaver. I den mere bløde boldgade har Kvarteret bragt sparetips og råd til energibesparelser og godt indeklima i den almindelig husstand. Endelig vil vi ved ansættelse af nyt teknisk personale prioritere personer med særlige kompetencer på miljøområdet, mens den nuværende tekniske medarbejderstab efteruddannes på miljøområdet. Spar på energien! Som en del af fremtidssikringen af vores boliger er Bæredygtighed energistrategi, indeklima og miljø udpeget som særligt indsatsområde. Det er primært Miljø-, energi- og klimaudvalget som i samarbejde med teknisk afdeling har arbejdet med at implementere vores energistrategi, der har fire hovedpunkter. 34 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 35

Bilag Ingen PCB-fare i vores boliger Der er ikke noget lovkrav om, at udlejere skal kortlægge PCB i boliger. Men bestyrelsen i Boligkontoret Århus besluttede at undersøge vores boliger for PCB mere præcist de boliger, som er opført eller renoveret mellem 1950 og 1977. I den periode er der nemlig en lille risiko for, at der er Beboerens bolig I året beboerundersøgelse fiskede vi også efter beboernes kendskab til råderetten. De fleste har ikke benyttet denne mulighed for at præge eget hjem, fordi de enten er tilfredse med boligen som den er, eller fordi de ikke vil betale en huslejestigning. Man kan dog spore et behov for bedre information om, hvordan man rent konkret bruger rådretten, herunder klar information om, hvad man kan låne til. Her har råderetsudvalget været på banen og har : brugt PCB-holdige byggematerialer. I august 2013 fik vi resultatet fra Teknologisk Institut, der gennemførte undersøgelserne. Og det viser entydigt: Der er ingen helbredsrisiko fra PCB i nogen boligafdeling i Boligkontoret Århus. taget initiativ til en underside på bk-aarhus. dk med nyttig beboerinformation om råderet samt en artikel i beboerbladet udarbejdet og markedsført en forslagsskabelon til afdelingsmøder om finansieret råderet rådgivet afdelingsbestyrelser om finansieret råderet holdt indlæg på organisationskonferencen i efteråret 2013 orienteret på afdelingsmøde, hvor emnet var på dagsorden et tilbud, der også gælder fremover til de afdelinger, som vil behandle emnet Flyttestatistik 2009 2010 2011 2012 2013 Fordelt på værelser 1 2 3 4 Lejligheder 01 Jens Baggesens Vej 14% 15% 13% 18% 13% 22 41 12 75 02 Haugesundsvej m.fl. 8% 0% 0% 0% 6% 2 2 03 Viggo Stuckenbergs Vej 25% 20% 25% 24% 16% 1 7 1 9 04 Chr. Molbechs Vej 14% 14% 16% 8% 13% 2 10 6 18 05 Otto Benzons Vej 15% 18% 6% 24% 13% 2 3 3 1 9 06 Risvang Alle 0% 0% 6% 0% 11% 2 2 07 Vestre Ringgade 7% 12% 16% 19% 9% 2 4 6 08 Vilh.Bergsøes Vej 16% 13% 37% 16% 22% 4 9 6 19 09 Trøjborgvej 8% 0% 8% 0% 0% 10 Nordalsvej m.fl. 7% 2% 2% 4% 4% 2 2 11 Helge Rodes Vej 10% 14% 17% 15% 10% 1 3 3 3 10 12 Majdalen 14% 16% 14% 14% 14% 4 5 2 11 13 Hammershusvej 17% 15% 14% 12% 14% 4 17 1 22 14 Aldersrovej 11% 16% 11% 16% 23% 10 4 14 15 Peter Fabers Vej 11% 11% 13% 12% 13% 6 15 9 2 32 16 Hammershusvej 11% 18% 14% 13% 16% 3 9 11 2 25 17 Kongsvang 9% 13% 14% 13% 16% 2 7 11 8 28 18 Trøjborgvej 9% 9% 4% 9% 7% 3 3 19 Tamperdalsvej 14% 21% 15% 19% 14% 2 7 1 10 20 Norgesparken 15% 16% 7% 16% 15% 5 9 3 17 22 Illerupvej 21% 22% 20% 18% 19% 6 8 8 7 29 23 Nydamsparken 12% 18% 13% 19% 15% 13 7 21 2 43 24 Kirkedammen 22% 12% 12% 22% 20% 15 4 3 1 23 25 Reginehøj 12% 15% 12% 10% 12% 14 12 20 4 50 26 Vestre Ringgade 9% 6% 9% 22% 6% 1 1 2 27 Frydenlund 12% 12% 9% 12% 13% 11 14 1 26 28 Lindholmparken 7% 10% 14% 14% 11% 3 6 10 7 26 29 Kalmargade 24% 18% 19% 22% 14% 17 20 3 40 30 Nørreskovvej 16% 12% 12% 10% 17% 8 3 7 18 31 Rydevænget 18% 18% 15% 15% 13% 2 13 10 5 30 32 Nørreskovvej 8% 11% 14% 11% 6% 5 5 10 33 Vestre Ringgade 12% 12% 8% 14% 20% 3 3 4 1 11 34 Salonikivej 12% 22% 15% 24% 17% 4 3 7 35 Skelagervej 11% 10% 6% 19% 8% 10 2 3 15 36 Hallssti 13% 0% 31% 25% 6% 1 1 38 Visbjerg Hegn 12% 12% 5% 4% 11% 12 2 6 1 21 39 Attikavej 29% 29% 26% 34% 26% 1 8 1 10 40 Fredensgade 28% 17% 6% 17% 28% 5 5 42 Hjelmagerparken 29% 13% 19% 21% 6% 8 1 2 11 43 Mosevænget 18% 9% 9% 14% 9% 6 6 44 Hjulby Hegn 23% 35% 15% 35% 23% 3 6 9 46 Vistoftparken 12% 12% 18% 16% 24% 4 8 12 48 Skæring Parkvej 11% 9% 11% 17% 6% 4 2 3 1 10 36 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 37

2009 2010 2011 2012 2013 Fordelt på værelser 1 2 3 4 52 Viborgvej 0% 9% 18% 36% 0% 53 Julsøvej 15% 4% 11% 15% 11% 2 1 3 54 Norsgade 0% 0% 0% 0% 0% 3 5 8 55 Skæring Parkvej 14% 11% 17% 15% 8% 1 1 3 5 57 Åvænget 8% 8% 8% 33% 25% 9 8 4 21 58 Ranunkelvej 20% 18% 9% 16% 9% 3 1 1 5 62 Skejbyparken 10% 19% 8% 21% 21% 3 1 6 10 63 Skæring Parkvej 21% 7% 7% 21% 14% 1 1 2 65 Bethesdavej 17% 0% 0% 0% 0% 67 Hørretløkken 0% 3% 5% 5% 2% 1 1 1 3 68 Østergade 18% 9% 9% 14% 14% 2 1 3 69 Ryttervej 42% 25% 29% 33% 21% 2 2 1 5 70 Ranunkelvej 17% 10% 13% 7% 17% 3 1 1 5 71 Damgårdstoften 0% 0% 0% 5% 10% 1 1 2 72 Rønnevangen 0% 0% 4% 26% 13% 1 1 1 3 73 Virup Skovvej 0% 0% 0% 0% 9% 1 5 2 8 160 281 278 93 812 Ungdomsboliger 01 Jens Baggesens Vej 25% 38% 34% 31% 38% 08 Vilh.Bergsøes Vej 17% 39% 56% 39% 28% 14 Aldersrovej 0% 0% 0% 0% 200% 15 Peter Fabers Vej 0% 33% 17% 33% 33% 29 Kalmargade 23% 23% 36% 36% 23% 35 Skelagervej 40% 70% 40% 80% 70% 37 Istedgade 29% 41% 41% 59% 47% 3 5 8 38 Visbjerg Hegn 30% 70% 40% 65% 45% 41 Viruplund 94% 69% 47% 64% 56% 11 9 20 42 Hjelmagerparken 57% 50% 71% 64% 57% 43 Mosevænget 100% 100% 50% 0% 150% 44 Hjulby Hegn 33% 83% 83% 50% 45 Torpe-/Kappelvænget 69% 64% 36% 44% 50% 23 25 48 47 Julsøvej 56% 28% 47% 67% 33% 5 7 12 48 Skæring Parkvej 55% 55% 136% 64% 36% 49 Fredensgade 8% 25% 42% 0% 50% 7 7 50 Brendstrupvej 27% 36% 45% 45% 18% 2 2 51 Fredericiagade 50% 50% 13% 25% 38% 3 3 54 Norsgade 26% 53% 16% 32% 42% 56 Katrinebjergvej 56% 33% 36% 44% 25% 7 4 11 57 Åvænget 57% 37% 37% 34% 37% 59 Høegh-Guldbergs Gade 31% 38% 31% 47% 34% 5 7 12 60 Paludan-Müllers Vej 44% 33% 39% 42% 42% 8 7 15 61 Chokoladen 35% 25% 35% 31% 29% 2 23 25 75 Solsikkegården 33% 27% 27% 27% 32% 28 28 64 127 191 Værelser 01 Jens Baggesens Vej 47% 76% 47% 47% 35% 05 Otto Benzons Vej 100% 0% 0% 0% 0% 24 Kirkedammen 49% 38% 45% 40% 19% 31 Rydevænget 60% 120% 60% 40% 20% Oversigt over renoverings- og fremtidssikringsprojekter Afdeling 1 Jens Baggesens Vej - Målerudskiftning. Afdeling 6 Risvangs Allé - Lovliggørelse af badeværelser i kælder, renovering af kloakinstallationer i kælder og elinstallationer samt brandsikring af kældre. Afdeling 7 Vestre Ringgade - Udskiftning af vindues- og altandør og renovering af kloak i terræn. Afdeling 8 Peter Fabers Vej - Udskiftning af vinduer. Afdeling 10 Norddalsvej m.m. - Fjerne krybekælder og gulve ny isolering, gulvvarme og støbning af terrændæk samt nye parketgulve, ekstra stikkontakter og antennestik. Afdeling 15 Helge Rodes Vej - Udskiftning af gamle Velux vinduer. Afdeling 16 Hammershusvej - Erhvervslejemål ombygget til lejemål. Afdeling 17 Rosenvangs Allè - Udskiftning og ombygning af varmeanlæg. Afdeling 20 Norgesparken - Udskiftning af entredøre, nye porttelefoner, nye baldakiner og maling af opgange. Afdeling 22 Illerupvej - Udskiftning af entredøre, nye baldakiner og maling af opgange. Afdeling 23 Nydamsparken - Rådgiveraftale indgået december 2013. Projektering opstartet januar 2014. Godkendt i byrådet den 26. marts 2014 og af beboerne på et afdelingsmøde i april 2014. Afdeling 25 Reginehøj - Ombygning af varmehal via midler fra Realdania Afdeling 27 Frydenlund - Ny servicebygning samt nyt haveanlæg med nedgravede affaldsbeholdere Afdeling 28 Lindholmparken - Der er opført en ny velfærdsbygning og vandskuring af sidebygninger. Afdeling 29 Kalmargade - Udskiftning af udvendig belysning, belysning i kældergange og etablering af adgangskontrol. Etablering af Café via midler fra Realdania. Færdiggørelse af kollektiv køkkenudskiftning udskiftning i stueetagen, 1. og 2. etage. Afdeling 30/68/32/40 Hinnerup - Der er opført en ny velfærdsbygning. Afdeling 31 Rydevænget - Lukning af Renovac (fælles affaldssug anlæg) Afdeling 41 Viruplund - Maling af facader og opfriskning af fællesrum. Afdeling 44 Hjulby Hegn - Landsbyggefonden har meddelt inspektion sommer 2014. Afdeling 48/55 Skæring Parkvej - Etablering af ny fælles affaldsløsning. Afdeling 54 Norsgade - Landsbyggefonden og Aarhus Kommune har godkendt oplæg til kapitaltilførsel. Rådgiveraftale forhandles i december 2013. Forventet opstart på renovering af de 19. stk. ungdomsboliger er februar 2015, og afslutning december 2015. Afdeling 57 Åvænget - Udskiftning af eksisterende træfacader på 1. sal samt døre og vinduer. Desuden er udvendig belysning skiftet til LED belysning. Afdeling 67 Hørretløkken - Overdragelse af afdelingens fjernvarmeinstallationer i terræn til AffaldVarme, som overtager vedligeholdelses-forpligtigelsen. 38 Beretning 2013-2014 Beretning 2013-2014 39