Programrådet for besparelser i UCL s administration har udarbejdet nedenstående forslag til besparelser.

s Dagsorden LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 9. juni 2016 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Vestre Engvej 51 C (mødelokale 3.202) Deltagere: Prorektor Steffen Svendsen HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Afbud: Tilstede v. pkt. 2+3 Sekretariatsbetjening: Ingen Teamleder Jesper Mogensen HR Juridisk-konsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Samlet oversigt for regnskab 2015 for de centrale stabe v. Jesper Mogensen... 2 3. Regnskab pr. 30. april 2016 v. Jesper Mogensen... 2 4. Effektiviseringer og besparelser i administrationen v. Carsten Vikkelsøe... 2 5. Status på Campusservice og Information & Studieservice... 3 6. Status på kompetenceudviklingsforløb... 3 7. Status på akademiuddannelsesforløb... 3 8. Status Niels Bohrs Allé... 4 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering)... 4 10. Korte Punkter... 4 11. Eventuelt... 4

1. Godkendelse af dagsorden 2. Samlet oversigt for regnskab 2015 for de centrale stabe v. Jesper Mogensen Opfølgning fra sidste møde. Til orientering. 3. Regnskab pr. 30. april 2016 v. Jesper Mogensen Til drøftelse og orientering. Bilag 3.1: Regnskab pr. 30. april 2016 4. Effektiviseringer og besparelser i administrationen v. Carsten Vikkelsøe Programrådet for besparelser i UCL s administration har udarbejdet nedenstående forslag til besparelser. Nedenstående oversigt viser besparelserne på budget 2017-19 sammenlignet med baseline budget 2015 er fordelt på de enkelte stabsafdelinger. Enkelte af besparelserne er allerede lagt ind i budgettet for 2017-19. I budgetlægningen skal de budgetansvarlige derfor være opmærksom på, om besparelsen allerede er indlagt, så budgettet ikke nedskrives dobbelt. I det tilfælde at gevinsterne ikke realiseres inden for de udpegede områder i den oplyste kadence, så påhviler det projektejer at identificere kompenserende gevinster. Oversigt over besparelser fordelt på afdelinger Side 2 af 5

2017 2018 2019 Teknik og byg 1.855 2.365 2.775 Økonomi og Personale 360 360 360 HR og Kom 400 450 500 Ledelsessekretariatet 755 755 755 IT 400 900 900 Studieadministration 180 720 900 Direktion (pulje og løn) 1.720 1.720 1.720 Ikke placeret i afdeling 180 480 680 I alt 5.850 7.750 8.590 22.190 Mål 3.000 5.000 7.500 15.500 Difference 2.850 2.750 1.090 6.690 Til drøftelse og orientering. 5. Status på Campusservice og Information & Studieservice Der foreligger nu en beskrivelse af hvilke opgaver, der fremover skal løses af den kommende reception på UCL Campus Odense, som er navgivet Information & Studieservice. Denne enhed er organisatorisk placeret i Studieadministrationen. Der er desuden defineret serviceopgaver, som skal løses i samarbejde Teknik og Bygninger. Disse opgaver løses i Campusservice, som får sin organisatoriske placering i Teknik og Bygninger. Til disse opgaver overflyttes fire medarbejdere, der ansat i Studieadministrationen og i KomU. Alle medarbejdere har været involveret i processen med at identificere opgaverne. De medarbejdere, der ansættes i Campusservice og overflyttes har været til samtale herom og er indforstået hermed. Medarbejderne i Information og Studieservice har næsten alle været med i projektet på Blangstedgårdsvej, hvor der er placeret en demo-udgave. De er alle orienteret om enhedens opgaver, og er indkaldt til både individuelle samtaler og et fælles møde herom medio juni. I bilag 5.1 er en kort beskrivelse af enhederne. Til orientering Bilag 5.1: Notat om ny organisering service på Campus Odense 6. Status på kompetenceudviklingsforløb Økonomi og Personale - mundtlig orientering ved Steffen Svendsen Teknik og Bygninger - mundtlig orientering ved Christian Jansson Til orientering. 7. Status på akademiuddannelsesforløb Mundtlig orientering ved Leila Damkjær Pedersen. Til orientering. Side 3 af 5

8. Status Niels Bohrs Allé Mundtlig orientering ved Christian Jansson. Til orientering 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Indflytningen i UCL Campus Odense I forbindelse med indflytningen i UCL Campus Odense har arbejdsmiljøorganisationen teableret et campuskorps, der i de første tre dage efter indflytningen, skal hjælpe kolleger med praktiske spørgsmål. Korpset vil være synlige flere steder på Campus fra kl. 9 til 14, og de kan kendes på de gule veste. Møde for arbejdsmiljørepræsentanterne Arbejdsmiljørepræsentanterne har holdt et møde, hvor de konstituerede et netværk for gruppen. Møderne skal bruges til, at nuancere behandlingen af dagsordenspunkterne på et kommende Hau-møde samt vidensdele og netværke. Fremadrettet holder gruppen møder ugen op til ordinære HAU-møder. Lone Petersen, som er næstformand i HAU, er formand for gruppen af arbejdsmiljørepræsentanter, Valg af metode for arbejdsmiljødrøftelsen 2015 og evaluering af trivselsmålingen 2014 Der har været møde i hovedarbejdsmiljøudvalget den 1. juni 2016. Nedenstående to punkter fremhæves fra mødet: HAU vedtog, at den fælles arbejdsmiljødrøftelse 2016 gennemføres ved et to-timers møde. Der er behov for et fælles afsæt for det kommende års arbejdsmiljøarbejde, som den lokale planlægning af arbejdsmiljøarbejdet, udover de lokale forhold, kan tage udgangspunkt i. HAU besluttede, at både effekten og processen omkring den fælles APV og trivselsmåling evalueres efter den næste trivselsmåling/apv i foråret 2017. Evalueringen gennemføre i de lokale arbejdsmiljøudvalg og sammenlagte udvalg, Til orientering. 10. Korte Punkter 1. Julegaver i UCL I forbindelse med de fremtidige effektiviserings-krav, har ledelsen i UCL besluttet, at prioritere tilskud til medarbejdernes julefrokost frem for julegaver. Begrundelsen for denne prioritering er, at tilskud til julefrokosten har til formål at fremme det kollegiale sammenhold på tværs af afdelingerne i UCL. Således gives fremadrettet et fast tilskud pr. medarbejder, der deltager i den årlige juleforkost, mens julegaver til medarbejderne ophører, og derfor ikke gives i forbindelse med julen 2016. Til orientering 2. Indberetninger i Easy Til orientering Bilag 10.2.1: Oversigt 11. Eventuelt Næste møde er den 27. september, kl. 9.30-11.30, Vestre Engvej, Vejle Side 4 af 5

Foreløbige punkter til næste møde: opfølgning pr. 31. august 2016 Evaluering af effekten af kompetenceopbygningen (jf. strategi for kompetenceudvikling for centrale stabe) Evaluering Lønforhandlinger 2016 Status Niels Bohrs Allé Status på kompetenceudviklingsforløb (Økonomi og Personale samt Teknik og Bygninger) Nyt fra HSU (OBS! Nyt fast punkt) Nyt fra HAU Korte punkter (Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader), orientering og evaluering af MUS) Side 5 af 5

Perioderegnskab 2016 (1 januar til 30. april 2016) Ansvar: Direktion(1105) Taxameterindtægter Øvrige indtægter 48.750 48.750 Omsætning i alt 48.750 48.750 Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger -1.858.962-1.339.084-519.878 Driftsomkostninger -726.525-979.955 253.430 Resultat før afskrivninger -2.536.737-2.319.039-217.698 Resultat før renter -2.536.737-2.319.039-217.698 Renteudgifter -44-44 Periodens resultat -2.536.781-2.319.039-217.742 Direkte lønomkostninger -1.858.962-1.339.084-519.878 Sum lønrefusioner Kursus personale uden moms -9.481-20.000 10.519 Kursus personale med moms -11.850-11.850 06-06-2016 Ansvar: Sekretariat(1110) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer 4.000 4.000 Intern køb timer Personaleomkostninger -1.616.333-1.781.519 165.186 Driftsomkostninger -236.293-436.633 200.339 Resultat før afskrivninger -1.848.626-2.218.152 369.525 Resultat før renter -1.848.626-2.218.152 369.525 Renteudgifter Periodens resultat -1.848.626-2.218.152 369.525 Direkte lønomkostninger -1.616.333-1.771.440 155.107 Sum lønrefusioner -10.079 10.079 Kursus personale uden moms 0-16.667 16.667 Kursus personale med moms -1.304-1.304 Side 1

Ansvar: Økonomi og Personale(1120) Taxameterindtægter Øvrige indtægter 92.508 92.508 Omsætning i alt 92.508 92.508 Intern salg timer 115.020 184.375-69.355 Intern køb timer Personaleomkostninger -3.682.375-3.611.397-70.978 Driftsomkostninger -1.169.014-1.205.382 36.368 Resultat før afskrivninger -4.643.861-4.632.404-11.457 Resultat før renter -4.643.861-4.632.404-11.457 133.353 133.353 Renteudgifter -134.905-134.905 Periodens resultat -4.645.412-4.632.404-13.008 Direkte lønomkostninger -3.973.498-3.984.848 11.350 Sum lønrefusioner 291.123 373.451-82.327 Kursus personale uden moms -38.333 38.333 Kursus personale med moms Ansvar: Fælles Studieadministration(1130) Taxameterindtægter 7.660 7.660 Øvrige indtægter 20.289 12.508 7.781 Omsætning i alt 27.949 12.508 15.441 Intern salg timer 79.603 156.000-76.397 Intern køb timer -2.750-2.500-250 Personaleomkostninger -7.455.015-7.332.530-122.485 Driftsomkostninger -701.670-1.124.056 422.386 Resultat før afskrivninger -8.051.884-8.290.578 238.694 Resultat før renter -8.051.884-8.290.578 238.694 Renteudgifter Periodens resultat -8.051.884-8.290.578 238.694 Direkte lønomkostninger -8.129.710-7.990.891-138.819 Sum lønrefusioner 674.694 658.361 16.333 Kursus personale uden moms -99.402-83.333-16.069 Kursus personale med moms -9.645-9.645 Side 2

Ansvar: Fælles administration(1150) Taxameterindtægter 40.869.533 41.042.176-172.643 Øvrige indtægter 333.333 333.333 Omsætning i alt 41.202.867 41.375.510-172.643 Intern salg timer 12.000 8.000 4.000 Intern køb timer Personaleomkostninger 98 98 Driftsomkostninger -46.929-46.929 Resultat før afskrivninger 41.168.036 41.383.510-215.473 Resultat før renter 41.168.036 41.383.510-215.473 Renteudgifter -13-13 Periodens resultat 41.168.023 41.383.510-215.487 Direkte lønomkostninger 98 0 98 Sum lønrefusioner Kursus personale uden moms Kursus personale med moms Ansvar: Elever(1155) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer -20.000-20.041 41 Personaleomkostninger -941.461-746.472-194.989 Driftsomkostninger -53.840-63.730 9.890 Resultat før afskrivninger -1.015.301-830.243-185.058 Resultat før renter -1.015.301-830.243-185.058 Renteudgifter Periodens resultat -1.015.301-830.243-185.058 Direkte lønomkostninger -1.201.147-1.012.494-188.653 Sum lønrefusioner 259.686 266.022-6.337 Kursus personale uden moms -5.000 5.000 Kursus personale med moms Side 3

Ansvar: Sum bygninger(1299) Taxameterindtægter 13.399.769 13.445.766-45.997 Øvrige indtægter 787.089 663.433 123.656 Omsætning i alt 14.186.858 14.109.199 77.659 Intern salg timer 8.000 8.000 Intern køb timer Personaleomkostninger -3.041.209-2.653.565-387.645 Driftsomkostninger -17.320.551-17.922.612 602.061 Resultat før afskrivninger -6.166.902-6.458.977 292.075-2.582.010-2.652.545 70.535 Resultat før renter -8.748.912-9.111.522 362.610 Renteudgifter -655.943-715.086 59.144 Periodens resultat -9.404.855-9.826.608 421.754 Direkte lønomkostninger -3.922.117-3.707.491-214.627 Sum lønrefusioner 880.908 1.053.926-173.018 Kursus personale uden moms -31.653-50.000 18.347 Kursus personale med moms -1.639-1.639 Ansvar: Kantine Jelling(1310) Taxameterindtægter Øvrige indtægter 363.379 295.333 68.046 Omsætning i alt 363.379 295.333 68.046 Intern salg timer Intern køb timer Personaleomkostninger -287.904-186.544-101.360 Driftsomkostninger -164.721-233.062 68.341 Resultat før afskrivninger -89.245-124.272 35.027 Resultat før renter -89.245-124.272 35.027 Renteudgifter Periodens resultat -89.245-124.272 35.027 Direkte lønomkostninger -410.561-263.572-146.989 Sum lønrefusioner 122.657 77.028 45.629 Kursus personale uden moms -1.667 1.667 Kursus personale med moms Side 4

Ansvar: Fælles puljer(1350) Taxameterindtægter Øvrige indtægter Omsætning i alt Intern salg timer Intern køb timer -155.438-1.216.705 1.061.267 Personaleomkostninger -1.258-1.258 Driftsomkostninger -397.894-1.841.624 1.443.730 Resultat før afskrivninger -554.589-3.058.329 2.503.740 Resultat før renter -554.589-3.058.329 2.503.740 Renteudgifter Periodens resultat -554.589-3.058.329 2.503.740 Direkte lønomkostninger -1.258 0-1.258 Sum lønrefusioner Kursus personale uden moms Kursus personale med moms -25.000-25.000 Ansvar: IT(1511) Taxameterindtægter Øvrige indtægter 37.500 37.500 Omsætning i alt 37.500 37.500 Intern salg timer 18.188 8.000 10.188 Intern køb timer Personaleomkostninger -3.607.306-3.685.973 78.667 Driftsomkostninger -2.961.823-3.287.296 325.474 Resultat før afskrivninger -6.513.441-6.965.269 451.828-630.648-769.674 139.026 Resultat før renter -7.144.089-7.734.944 590.855 Renteudgifter Periodens resultat -7.144.089-7.734.944 590.855 Direkte lønomkostninger -3.750.556-3.798.261 47.705 Sum lønrefusioner 143.250 112.288 30.962 Kursus personale uden moms -89.349-83.333-6.015 Kursus personale med moms -36.685-36.685 Side 5

Ansvar: HR og Kommunikation(1551) Taxameterindtægter Øvrige indtægter 11.080 11.080 Omsætning i alt 11.080 11.080 Intern salg timer 20.000 20.041-41 Intern køb timer -187.250-184.000-3.250 Personaleomkostninger -3.233.916-3.046.719-187.197 Driftsomkostninger -1.197.515-1.654.470 456.955 Resultat før afskrivninger -4.587.601-4.865.147 277.546 Resultat før renter -4.587.601-4.865.147 277.546 Renteudgifter -2-2 Periodens resultat -4.587.603-4.865.147 277.544 Direkte lønomkostninger -3.325.443-3.056.104-269.339 Sum lønrefusioner 91.527 9.385 82.142 Kursus personale uden moms -26.111-50.000 23.889 Kursus personale med moms -58.425-58.425 Side 6

Notat Afdeling/enhed Studieadministrationen Oprettelsesdato 2. juni 2016 Udarbejdet af AFHA Journalnummer Dokumentnavn Notat om ny organisering service på Campus Odense Dokumentnummer 1. Servicering på Campus Odense Forhistorien for dette notat er, at der er udarbejdet en oversigt over de opgaver medarbejdere i Studieadministrationen og KomU løser i dag, som fremover forventeligt skal indgå i indgå i Information og Studieservice. I den sammenhæng viser det sig, at der er opgaver, som løses i nært samarbejde med Studieadministrationen og Teknik og Bygninger. Desuden er der opgaver, som ikke løses i dag i det omfang de forventes løst på Campus Odense - det gælder f.eks. opgaver i receptionen. På baggrund af denne afdækning af opgaver og nuværende organisatorisk tilhørsforhold, bliver der nedenfor foreslået, hvorledes opgaverne samt medarbejdere, der løser opgaverne fremover kan organiseres. Det er aftalt, at receptionen med telefon mv. sammen med den fremskudte Studieadministration skal benævnes Information og studieservice. Der bliver i oplægget foreslået endnu en enhed, der indtil videre får arbejdstitlen Campusservice. Nedenstående er at betragte som en kort præsentation, og hvis den bliver godkendt, vil der skulle en nærmere opgavebeskrivelse til både for de enkelte medarbejdere og for de enkelte teams/enheder. Denne opgave kan Alice Pedersen og Ambrosia Hansen i samarbejde med medarbejderne påtage sig. 2. Campusservice Opgaven for Campusservice er, at tage sig af alle de opgaver, der vedrører hele Campus Odense, og som ligger i et tæt samarbejde med Teknik og Bygninger. Derfor hører medarbejderne i dette team også organisatorisk til der med Christian Jansson som chef og med fysisk placering i Nordfløjen sammen med øvrige medarbejdere fra Teknik og Bygninger. Teamet bemandes med én campussekretær og tre medarbejdere. Campussekretæren indgår desuden fra den 1. oktober 2016 i vagtplanen for Information og Studieservice med 2 dage om ugen fordelt på halve dage. Servicemedarbejderne indgår i serviceopgaver. side 1/4

Campussekretærens opgaver: Lokal webredaktør for hjemmesiden for stud.ucl.dk og UCL Campus Odense på mit.ucl.dk med beskrivelser af services, webløsninger, information til huset og til gæster mv. Lægge information på infoskærme. Der er udarbejdet oplæg af Anne Schjødt Andersen, Kommunikation herom, som bliver grundlaget for dette arbejde Ansvaret for udlejning af lokaler for interne og eksterne Posthåndtering i samarbejde med servicemedarbejderne Beskrivelse af nye praksisser vedr. rejse, forsikring, blomster, vin mv. for medarbejdere - samt information herom og hjælp hertil Kontakt til studerendes udvalg vedr. tværgående opgaver Support til campusledelse Kontakt til Videnbyen Indgår i evt. koordinering i forbindelse med større arrangementer i huset Indgår i koordineringen af serviceopgaverne (se nedenfor) Medarbejder med serviceopgaver: Oaseområder + tekøkkener i hele huset. Sørger for daglig påfyldning og oprydning 1 x dagligt (formiddag). Den lokale ledelse sørger for organisering af oprydning ud over dette f.eks. via turnusordning. Kaffe i kaffemaskiner mv. Mælk i køleskabe mv. Udbringning af frugt til den enkelte oase Udbringning af post Der er i alt 3 medarbejdere til denne opgave, som alle er fleks-ansat og har timerne om formiddagen Der er back-up fra medarbejdere fra Teknik og Byg ved større opgaver, fravær mv. 3. Information og studieservice Opgaverne i denne enhed er delt i to, som er ret forskellige. Derfor beskrives opgaverne for Information først. Denne enhed er at betragte som vores reception og dermed et centralt punkt i huset, hvor også telefoniopgaven også placeret. side 2/4

Denne enhed henvender sig med services til både gæster, kursister, studerende og medarbejdere. Medarbejderne i dette team hører til i Studieadministrationen og er fysisk placeret i området omkring Information og studieservice. Bemandingen er hovedsagligt medarbejdere fra Studieadministrationen, men også KomU (½ stilling) og ITA stiller med medarbejdere, der indgår i supporten. Der er tale om få fuldtidsansatte og flere fleksmedarbejdere. Der skal nødvendigvis ansættes studentermedhjælpere for at dække åbningstiden evt. også en flere fuldtidsansatte. Informations-skranken. Åbningstiden fra 7:30 15:30/fredag 7:30-15:00. Svare på spørgsmål fra studerende, ansatte og gæster. Guide til lokaler, enheder eller personer, guide til selvhjælp, informere om arrangementer mv. Udlevering af kort over Campus Telefoni. Åbningstiden fra 7:30 15:30/fredag 7:30-15:00. God service på telefonen hurtigt og kvalificeret kunne guide henvendelser videre Lægge information på infoskærme. Indgår i planen vedr. infotavlerne som Kommunikation har udarbejdet Udlevering af bestillinger f.eks. blomster, vin, UCL- kort til at sætte ved gaver og UCLposer til transport af blomster og vin mv. Være særligt obs. i forbindelse med større arrangementer i huset - kurser, konferencer, åbent hus, messer mv. Håndtering af undervisningsmaterialer, studiekort, vådsalskort mv. Hjælpe med parkeringstilladelser på tablet Udlån af diktafoner og video Hjælp til mindre/akutte it-problemer og Fronter (ITA og Ole Sørensen) 4. Information og studieservice Denne del af enheden bemandes med medarbejdere fra Studieadministrationen, der yder support til studerende i forbindelse med deres nuværende og eller kommende studie. Studieservice har desuden mulighed for at praktikvejledere, studiekoordinatorer og studievejledere kan have en plads i de perioder, hvor de har behov for at studerende har adgang til dem. Bemandingen vil skifte alt efter hvilke særlige behov, der er på bestemte tidspunkter af året - f.eks. SU-medarbejdere i forbindelse med studiestart - men medarbejderne vil være så bredt informeret, at de vil kunne sætte den studerende i kontakt med den rette medarbejder og/eller hjælpe med at oprette en sag i Servicedesken. side 3/4

Disse medarbejdere indgår ikke i bemandingen af reception og telefoni. Bemandingen vil være 2-3 medarbejdere, og åbningstiden vil ikke være den samme som i Information - der vil være tale om færre timer. Der orienteres om denne enhed på infotavler - som Information sørger for. 5. Andre informationer i forhold til service 1. Hermed en oversigt over antallet af køkkener: Blok A 1 Blok B 1 Blok C 2 Blok D 2 Blok E 1 Forskning og Udvikling 1 Nordfløjen 3 I alt 11 2. Trykning af materialer og kompendier KomU har ansat en medarbejder der vil kunne trykke foldere, små hæfter mv. samt kompendier. Denne service kan indgå i Information og Studieservice. side 4/4