PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT Organisering af bygningsdrift på Aarhus Universitet
Indholdsfortegnelse 1 Dokumentkontrol 3 1.1 Revisionshistorik 3 1.2 Godkendelse 3 1.3 Distribution 3 2 Projektinitieringsdokument 4 2.1 Dokumentformål 4 2.2 Indledning 4 2.3 Formål med organisering af Bygningsdriften 5 2.4 Hovedresultater 5 2.5 Afgrænsning 6 2.6 Beskrivelse af arbejdsprocessen 6 2.7 Leverancer 7 3 Tidsplan og budget 9 3.1 Tidsplan 9 3.2 Budget 10 4 Organisering 11 4.1 Organisering af Arbejdsgruppe og Arbejdsudvalg 11 4.2 Deltagere i Arbejdsudvalget for Bygningsdriften 12 4.3 Formål med Arbejdsgruppe og Arbejdsudvalg 12 5 Bilag 13 5.1 Løsningsrummet for fremtidig organisering af Bygningsdrift på AU 13 Side 2 af 13
1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret 23. august 2010 Dennis Hansen Dokument oprettet 2. september 2010 Dennis Hansen Mødedatoer, udbytte af ws 4, involverede konsulenter fra PwC og deres roller i projektet samt mindre præciseringer og ændringer 1.2 Godkendelse Navn Titel Ansvar Søren Trangbæk Vicedirektør, AU Formand for Arbejdsudvalg Christian Klibo Partner, PwC PwC opgaveansvarlig Jens Erik Hansen Senior Manager, PwC PwC projektansvarlig 1.3 Distribution Navn Søren Trangbæk Arbejdsudvalget Christian Klibo Jesper Runge Jens Erik Hansen Titel Vicedirektør Økonomi og Planlægning, AU Se under deltagere i Arbejdsudvalget Partner, PwC Director, PwC Senior Manager, PwC Side 3 af 13
2 Projektinitieringsdokument 2.1 Dokumentformål Formålet med dette projektinitieringsdokument er at skabe grundlag for udarbejdelse af et beslutningsoplæg (rapport) for organisering af Bygningsdriften på Aarhus Universitet (AU). Projektinitieringsdokumentet er en overordnet beskrivelse af projektet, som beskriver projektforløb, projektets formål, projektets organisering og leverancer. 2.2 Indledning Bygningsdriften på AU har været gennem en periode med skift i organiseringen. Før 2008 havde Teknisk Forvaltning (TEK) det centrale ansvar på bygningsområdet på AU. TEK håndterede driftsmidlerne og en central pulje til finansiering af bygningsvedligehold og renoveringer. Hovedområderne supplerede med egne midler til projekter, der ikke havde fuld finansiering fra TEK. I 2008 overtog hovedområderne finansieringen af bygningsdrift og rengøring. Det centrale ansvar og den centrale pulje til bygningsvedligehold og renoveringer på 8000C havde TEK fortsat. Hovedområderne supplerede fortsat med egne midler til projekter, der ikke opnåede fuld finansiering fra centralt hold. I 2009 overtog hovedområderne det fulde ansvar for Bygningsdrift og rengøring, idet drifts- og rengøringspersonale blev decentraliseret. Finansiering af nye byggeprojekter, bygningsvedligehold og renoveringer foregår nu fra dels en central pulje og dels med decentrale midler. Den 17.juni 2010 besluttede bestyrelsen på AU at igangsætte Den faglige udviklingsproces, som blandt andet medfører en reorganisering af de 9 nuværende hovedområder til i fremtiden at have 4 hovedområder. Med reduktionen af hovedområder, blev det derudover besluttet at undersøge mulighederne for en ny administrativ model. Med udgangspunkt i en ny administrativ model skal en reorganisering af Bygningsdriften på AU drøftes. Side 4 af 13
2.3 Formål med organisering af Bygningsdriften Med udgangspunkt i en ny overordnet administrativ model er formålet med Arbejdsudvalget arbejde, at udarbejde et beslutningsoplæg til den fremtidige organisering af Bygningsdriften på AU. Beslutningsoplægget skal tydeliggøre hvordan den foreslåede organisering af Bygningsdriften understøtter målsætningen med den faglige udviklingsproces, herunder især i forhold til sammenlægningen af hovedområder. Med beslutningsoplægget følger desuden en implementeringsplan. Denne skal være så konkret og detaljeorienteret, at implementering af de foreslåede tiltag kan iværksættes umiddelbart efter accept i universitetsledelsen. 2.4 Hovedresultater Projektets hovedresultat er en rapport med Arbejdsudvalgets anbefaling for den fremtidige organisering af Bygningsdriften på AU. Rapporten indeholder Arbejdsgruppens resultater fra behandling af følgende udfordringer: Hvordan etableres den mest effektive Bygningsdrift med færrest administrative enheder? Hvordan placeres opgaver og antal medarbejdere på de forskellige organisatoriske niveauer? Skal enhedernes referenceforhold være til hovedområde (Dekan) eller til Teknisk Forvaltning (Vicedirektør)? Hvordan skal de geografiske udfordringer håndteres? Hvordan skal en implementerings- og tidsplan udformes? Hvilke opgaver kan med fordel flyttes mellem de eksisterende vicedirektørområder? Hvordan tager organiseringen hensyn til de fremtidige udbygninger, der er skitseret i Visionsplan for den fysiske udbygning af Aarhus Universitet 2010-2028? Behandlingen af ovenstående udfordringer skal løses med afsæt i de fremlagte administrative modeller, der samlet udgør løsningsrummet for den fremtidige organisering af Bygningsdriften på AU (se bilag). Side 5 af 13
2.5 Afgrænsning Der afgrænses fra at se på: Økonomimodel og budgetproces Systemunderstøttelse (behandles i projekt om digitalisering af Bygningsdriften) Vedligeholdelse af tegningsarkiv (behandles i projekt om digitalisering af Bygningsdriften) Den overordnede strategiske ledelse omkring design og arkitektonisk linje (projektets fokus er på det taktiske og operationelle plan) Hvorledes ovenstående organisatorisk er forankret vil dog være en del af Arbejdsudvalgets arbejde. Derudover er det væsentligt, at arbejdsudvalget tager afsæt i tidligere gennemførte analyser, procedurebeskrivelse og beslutningsoplæg så der sikres effektivt arbejde ved maksimalt genbrug af allerede udarbejdede materialer. 2.6 Beskrivelse af arbejdsprocessen Arbejdet i udvalget organiseres omkring 7 workshops med gradvis indsnævring af løsningsrummet til en beslutning om organisering, konkretisering og rapport med indstilling til Arbejdsgruppen. Arbejdsprocessen vil være karakteriseret ved et betydeligt centralt forarbejde og efterfølgende grundig behandling i Arbejdsudvalget. Arbejdsformen i udvalget tilrettelægges således at materiale med data og udkast til beslutninger udarbejdes forud for de enkelte workshops for en mere effektiv og fokuseret udnyttelse af tiden. Derudover vil følgende være gældende for arbejdsformen: PwC vil drive og koordinere processen og levere det væsentligste arbejde med forberedelse af workshops o Med involvering af udvalgets deltagere og andre relevante medarbejdere for input og oplæg Baggrundsmateriale og mødeoplæg udarbejdes af PwC og fremsendes til Arbejdsudvalget 3 dage inden udvalgsmøde Beslutningsreferat udarbejdes af PwC og distribueres efter afholdt møde til arbejdsudvalget Side 6 af 13
Tværgående koordinering med de øvrige udvalg under den overordnede Arbejdsgruppe for organisering af administrationen foretages løbende af Søren Trangbæk. 2.7 Leverancer Projektets hovedleverance er et beslutningsoplæg for organisering af Bygningsdriften på AU. Nedenstående leverancer skal ikke opfattes som enkeltstående, men som en del af den samlede hovedleverance. Det er væsentligt at beslutningsoplægget indeholder konkrete planer for det videre implementeringsarbejde. Nedenstående tabel er en opsummering af de delleverancer der udarbejdes og de beslutninger der træffes i forbindelse med afholdelse af Arbejdsudvalgets 7 planlagte workshops: WS # Formål Udbytte af workshops Dato 1 Fastlæggelse af projektets omfang, forløb og arbejdsform 2 Gennemgang af den nuværende organisering og det fremtidige behov 3a 3b Beslutning om den overordnede organisationsmodel Iteration af udbytte fra workshop 3a Godkendt arbejdsplan (specielt proces og grad af involvering) Enighed om væsentligste problemstillinger Enighed om leverancer Input til PID (projekt initieringsdokument) Mødeplan for arbejdsudvalget Retningslinjer for valg af interview af respondenter til kortlægning af nuværende organisering Konkretisering af mulige scenarier for organisering indenfor hvert af områderne, herunder Antal enheder iht. Drift af bygninger Enhedernes fokus, geografisk, hovedområder, type af bygninger Organisatorisk ophæng af enheder Udvalgets overordnede beslutning/indstilling vedr. organisering Antal enheder iht. Drift af bygninger Enhedernes fokus, geografisk, hovedområder, type af bygninger Organisatorisk ophæng af enheder 23/8 4-5/10 (internat) 13/10 29/10 Side 7 af 13
4 Konkretisering og detaljering af organiseringen samt adressering af øvrige væsentlige problemstillinger 5 Udarbejde implementeringsplan for den foreslåede organisering samt en business case der beskriver en række mulige gevinster 6 Justering af den endelige afrapportering Detaljering af valgte scenarie på flg.: Placering af opgaver og antal medarbejdere på de forskellige niveauer Referenceforhold for medarbejderne og håndtering af geografiske udfordringer Derudover beslutning omkring Nyanlæg og planlægning Overgang af ansvar Synliggørelse af hvornår forsknings- og undervisningsmiljøerne involveres Flere niveauer for TEK service i forbindelse med nybyg Opdeling i TEK mht. Nyanlæg og Drift af bygninger Fælles indkøbsprocesser Prioriteret liste for udarbejdelse af procedurer og Service Level Agreements Håndtering af erfaringsudveksling mellem TEK og hovedområderne Vedtaget forslag til implementeringsplan som kan igangsætte umiddelbart efter endt projektforløb (start 2011) Valideret, justeret og godkendt business case for den indstillede organiseringsform Overensstemmelse i arbejdsudvalget om indholdet i den endelige rapport (inkl. materiale vedlagt i bilag) Rapportresumé og powerpoint præsentation af rapporten 11/11 24/11 2/12 Side 8 af 13
3 Tidsplan og budget 3.1 Tidsplan Den nedenstående model viser den foreløbige tidsplan for afholdelse af Arbejdsudvalgets 7 workshops. Emnerne for de enkelte workshops er noteret ud for de grønne kasser. De røde kasser markerer Arbejdsudvalgets deadlines i forhold til godkendelse af arbejdsplaner (PID) og den endelige afrapportering den 10.december 2010. Aug Sep Oct Nov Dec 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 Formøde 2 Nu situationen 3a Beslutning om org.model 3b Beslutning om org.model.efterårsferie 4 Konkretisering af org.model 5 Implementeringsplan og business case 6 Tilretning af rapport Godkendelse af arbejdsplaner Endelig afrapportering Figur 1 - Oversigt over planlagte workshops Side 9 af 13
3.2 Budget For at gennemføre projektet skal der allokeres nedenstående ressourcer: Internt ressourceforbrug: Aarhus Universitet Aarhus Universitet skal i projektperioden allokere en række deltagere til Arbejdsudvalget for Bygningsdrift. Deltagerne skal primært deltage ved de planlagte workshops og bruge tid til forberedelse. Derudover kan deltagerne efter behov være involveret i udarbejdelse af beslutningsoplæg til de planlagte workshops. Deltagerne forventes at være tilgængelige ved indsamling af data for den nuværende organisering og identificering af relevante interessenter. Ekstern konsulentbistand PricewaterhouseCoopers allokerer i projektperioden (uge 31-50) 1,5 fuldtidsressource til projektet. Der henvises på nuværende tidspunkt til rammeaftale mellem Aarhus Universitet og PricewaterhouseCoopers, hvor projektbemanding og priser er stipuleret. Det totale timeforbrug fra PwC s side på arbejdet vedr. Bygningsdrift forventes at blive 940 timer (117 dage). Side 10 af 13
4 Organisering 4.1 Organisering af Arbejdsgruppe og Arbejdsudvalg Nedenstående figur illustrerer sammenhængen mellem den overordnede Arbejdsgruppe og de 8 arbejdsudvalg. Arbejdsudvalget for Bygningsdrift er fremhævet. Der er grænseflader og væsentlige afhængigheder til øvrige arbejdsgrupper. Arbejdsgruppernes individuelle indstillinger til fremtidig organisering skal koordineres på tværs og det er nødvendigt med en løbende koordinering og afstemning. Arbejdsgruppe for den samlede organisering af administrationen på AU Økonomi Bygningsdrift IT HR Studieadministration Kommunikation Myndighedsbetjening Figur 2 - Arbejdsgruppe og arbejdsudvalg Betjening af rektorat og universitetsledelse Side 11 af 13
Deltagere i Arbejdsudvalget for Bygningsdriften Nedenstående tabel viser deltagerne i Arbejdsudvalget og de tilknyttede eksterne konsulenter: Navn Hjemhørende Titel Rolle Søren Trangbæk TEK Vicedirektør Formand for Arbejdsudvalget Deltager i Arbejdsgruppen Per Lindblad Johansen DPU Administrationschef Deltager i Arbejdsudvalget Per Henriksen SAM Administrationschef Deltager i Arbejdsudvalget Lars Mitens SUN Teknisk chef Deltager i Arbejdsudvalget Ingelise Hosszu TEK Kontor chef Deltager i Arbejdsudvalget Niels Eilersgaard TEK Ingeniør Deltager i Arbejdsudvalget Eigil Jensen ASB Teknisk chef Deltager i Arbejdsudvalget Bent Lorenzen NAT Bygningschef Deltager i Arbejdsudvalget Søren Ravn DJF Driftsleder Deltager i Arbejdsudvalget Jens Erik Hansen PwC Senior Manager Konsulent Specialist Dennis Hansen PwC Senior Konsulent Konsulent Proces Morten Balslev PwC Senior Konsulent Konsulent Proces Jesper Runge PwC Director Konsulent Kvalitetssikring 4.2 Formål med Arbejdsgruppe og Arbejdsudvalg Arbejdsgruppens formål er: Arbejdsgruppen skal udarbejde et samlet forslag til den fremtidige organisering af administrationen på universitetet. Arbejdsgruppen fungerer som styregruppe og skal sikre orientering af og inddragelse af medarbejderrepræsentanter. Derudover skal Arbejdsgruppen sørge for at orientere sig om fremdriften i de enkelte arbejdsudvalg og sikre eventuel nødvendig koordinering mellem udvalgene. Arbejdsudvalget for Bygningsdriftens formål er: Arbejdsudvalget skal udarbejde en indstilling til den fremtidige organisering af Bygningsdriften på universitetet. Indstillingen vil således blive en del af det samlede forslag til organisering af administrationen. Det forudsættes at udvalget inddrager og hører relevante interessenter samt inspireres af sammenlignelige forhold uden for AU. Side 12 af 13
5 Bilag 5.1 Løsningsrummet for fremtidig organisering af Bygningsdrift på AU I notatet til Rektoratet den 6.maj 2010 Vedrørende front office- og back office opgavernes fremtidige placering og organisering på AU er der skitseret to administrative modeller og begreberne organisatorisk ophæng og geografisk lokalisering er beskrevet. Kort fortalt hænger de to begreber sammen med den konkrete organisering. I nedenstående figur er det organisatoriske ophæng mod enten hovedområde eller Fælles Administrationen og den geografiske lokalisering med enten nærhed eller fri placering de overordnede udfordringer ved organiseringen af Bygningsdriften på AU. De skraverede områder i figuren er således de overordnede muligheder ( løsningsrummet ) for organisering af Bygningsdriften på AU. Organisatorisk ophæng Geografisk lokalisering Nærhed (tæt på brugerne) Fri placering (fjernt fra brugerne) Dekan (Hovedområde) Vicedirektør (Fælles Administration) Figur 3 Løsningsrummet for organisering af Bygningsdriften på AU I forhold til figuren i notatet den 6.maj 2010 er det organisatoriske ophæng i ovenstående figur ændret så institutleder ikke er med under organisatorisk ophæng, da dette niveau ikke på nuværende tidspunkt eller i fremtiden vurderes relevant i forhold til Bygningsdriften. For en fyldestgørende introduktion til modellerne og begreberne henvises der til notatet den 6.maj 2010. Side 13 af 13