UDBUDSBETINGELSER EU-UDBUD NR. 2016/S 244-445181 HOVEDENTREPRISEKONTRAKT: LEVERING OG MONTERING AF SIKKERHEDSDØRE - BOLIGFORENINGEN AAB AFDELING 33 Nielsen & Thomsen Advokatpartnerselskab Østbanegade 55 2100 København Ø Danmark Tlf: 35 44 70 00 Fax: 35 44 70 01 www.ntadvokater.dk nt@ntadvokater.dk CVR nr.: 35 40 74 48
Side 2 af 17 Boligforeningen AAB offentliggør hermed udbudsmateriale vedrørende EU-udbud nr. 2016/S 244-445181 Hovedentreprisekontrakt: Levering og montering af sikkerhedsdøre Boligforeningen AAB Afd. 33. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015), hvilket indebærer at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud. Tilbudsgiver har ansvaret for at hente alt udbudsmateriale, herunder evt. spørgsmål, svar og rettelsesblade, på www.nt.dk. Tilbudsgiver skal derfor løbende holde sig orienteret om udbuddet på denne side. Det medfølgende udkast til hovedentreprisekontrakt vil blive færdiggjort ved udbudsforretningens afslutning med de tilføjelser det antagne tilbud måtte medføre. På vegne af Boligforeningen AAB Rikke Lange Slavensky Advokat
Side 3 af 17 Indhold 1 Ordregiver 5 1.1 Kontaktperson under udbuddet: 5 2 indledning 5 2.1 Baggrund 5 2.2 De retlige rammer 6 2.3 Udbudsbetingelserne 6 3 Prækvalifikation 7 3.1 Prækvalifikationsanmodning 7 3.2 ESPD 7 3.3 Udelukkelsesgrunde 8 3.4 Støttende enheder 8 3.5 Om prækvalifikationsanmodningen i øvrigt 8 3.6 Meddelelse om prækvalifikation 9 4 Generelt 9 4.1 Udbudsmaterialet 9 4.2 Definitioner 10 5 Udbuddets omfang og genstand 10 6 Frister og tidsplan 10 6.1 Besigtigelse 10 6.2 Spørgsmål 11 6.3 Tilbudsfrist 11 6.4 Vedståelsesfrist 11 6.5 Åbning af tilbud 11 6.6 Forventet tidsplan 12 6.7 Huskeliste 12 7 Generelt om tilbuddets indhold 13 7.1 Sprog 13 7.2 Alternative tilbud 13 7.3 Opdeling i delaftaler 13 7.4 Forbehold 13 7.5 Fortrolighed 14 8 Aftalegrundlag 14 9 Pris 14 10 proces og beboerhåndtering 15 11 Bemanding 15 12 Tildelingskriterium 15
Side 4 af 17 12.1 Pris 50 % 15 12.2 Proces, beboerhåndtering og bemanding 50 % 16 13 Evaluering 16 13.1 Evaluering Pris 16 13.2 Evaluering - Proces, beboerhåndtering og bemanding 17 14 Tildeling og kontraktstart 17 1.1 Afgivelse af tilbud 13
Side 5 af 17 1 ORDREGIVER Boligforeningen AAB Svend Aukens Plads 9 2300 København S Afdeling 33 Frederiksborgvej 94 2400 København NV 1.1 Kontaktperson under udbuddet: Advokat Rikke Lange Slavensky Nielsen & Thomsen Advokater Østbanegade 55, 4. sal 2100 København Ø rls@ntadvokater.dk Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal rettes til ovennævnte kontaktperson. Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: Sikkerhedsdøre AAB afd. 33. 2 INDLEDNING 2.1 Boligforeningen AAB AAB er en almen boligforening, der udlejer omkring 19.000 almene boliger fordelt på 107 afdelinger i København og omegn. AAB har eksisteret siden 1912 og er Danmarks ældste og største almene boligforening. Boligforeningen AAB har et unikt beboerdemokrati, hvor målsætningen er, at den enkelte beboer skal have størst mulig indflydelse på egne boligforhold. Der er fælles rammer, der skal følges, men stort set alt, hvad der vedrører driften af den enkelte afdeling, er uddelegeret til afdelingen og den afdelingsbestyrelse, der er valgt. Derfor udgør hver enkelt AAB-afdeling en selvstændig økonomisk og demokratisk enhed, der alene hæfter for egen økonomi. For yderligere oplysninger om Boligforeningen AAB henvises til www.aab.dk.
Side 6 af 17 2.2 Opgaven for afd. 33 Afdeling 33 er opført i 1939 og består af 553 boliger fordelt på 9 blokke i 5 etager beliggende: Tuborgvej 263-269 Frederiksborgvej 92-110 Postholdervej 2-8 Bomsluttervej 2-8 Hovmestervej 21-25 Magistervej 21-33 og 44-68 Ridefogedvej 1 og 2-8 Toldskrivervej 1 og 2-8 Landsdommervej 30 Afdeling 33 skal have udskiftet alle adgangsdøre fra trappeopgange til lejligheder til nye sikkerheds- og lyddøre. Baggrunder er et beboerønske om at få forbedret sikkerheden til de enkelte lejemål og minimere støjgener fra fælles opgange. Afdeling 33 har ved flertal besluttet at få udskiftet dørene. 2.3 De retlige rammer Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud efter reglerne i Udbudslovens 58-60, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S 244-445181. Nærværende udbud vedrører Boligforeningen AAB Afdeling 33 s udbud af en hovedentreprisekontrakt om levering og montering af 553 sikkerhedsdøre, som nærmere beskrevet i det samlede udbudsmateriale, jf. pkt. 4.1. 2.4 Udbudsbetingelserne Nærværende udbudsbetingelser beskriver selve udbudsprocessen og kravene til tilbudsafgivelse. Under punkt 3 er prækvalifikationsbetingelserne og processen for prækvalifikation beskrevet. Ved ansøgning om prækvalifikation er det dermed dette punkt tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på. Øvrige punkter i udbudsbetingelserne vedrører selve tilbudsafgivelsen, og vil således være relevant for de 5 tilbudsgivere, der prækvalificeres og opfordres til at afgive tilbud.
Side 7 af 17 3 PRÆKVALIFIKATION 3.1 Prækvalifikationsanmodning Aflevering af ansøgning om prækvalifikation skal være ordregiver i hænde senest Tirsdag den 17. januar 2017 kl. 14:00. Anmodning om prækvalifikation skal sendes pr. e-mail til ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 1.1. Ansøgning om prækvalifikation består af følgende: Behørigt udfyldt ESPD Hvis ansøger er et konsortium Behørigt udfyldte ESPD er fra øvrige deltagere i konsortiet Hvis der indgår støttende enheder i ansøgningen Behørigt udfyldte ESPD er fra støttende enheder samt behørigt udfyldte støtteerklæringer fra støttende enheder, jf. punkt 3.4 udbudsbilag C Referenceliste over tilsvarende opgaver udført indenfor de seneste 3 år før ansøgningsfristens udløb. Ansøgeren må vedlægge maks. 5 referencer for tilsvarende opgaver. For krav til referencerne henvises til udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3. For oversigt over udbudsmateriale vedrørende prækvalifikationen henvises til pkt. 4.1. 3.2 ESPD Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge sin ansøgning om prækvalifikation det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-2 nævnte forhold. Der er tale om foreløbigt bevis for: 1. at ansøger eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. nærmere nedenfor, og 2. at ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder mindstekrav til egnethed (økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk kapacitet), der er fastsat i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2), og 3. hvordan ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikke-diskriminerende kriterier for udvælgelsen, jf. punkt II.2.9) i udbudsbekendtgørelsen. Alle krav til personlige oplysninger, udelukkelsesgrunde og egnethed fremgår således af ESPD dokumentet. Tilbudsgiver skal udfylde og medsende ESPD ved afgivelse af tilbud. ESPD kan medsendes i udprintet version eller elektronisk. Afgivelse (udfyldelse) af ESPD sker via https://ec.europa.eu/gowth/tools-databases/espd/filter?lang=da
Side 8 af 17 Den i udbudsmaterialet medsendte xml-fil downloades af tilbudsgiver, hvorefter den uploades herfra til ovennævnte webadresse. ESPD er herefter klar til tilbudsgivers udfyldelse. Der henvises for yderligere oplysninger til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument. 3.3 Udelukkelsesgrunde Ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis ansøgere eller tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Oplysningerne herom anføres i det fælleseuropæiske udbudsdokument Del III, afsnit A, B og C. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudslovens 136. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument for korrekt udfyldelse af formularen. Ordregiver vil herudover udelukke ansøgere eller tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis de er omfattet af en frivillig udelukkelsesgrund i udbudslovens 137. Oplysninger herom skal anføres i det fælleseuropæiske udbudsdokument Del III, afsnit C. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdokument om de frivillige udelukkelsesgrunde. 3.4 Støttende enheder Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) angående økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk kapacitet, skal ansøger fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske kapacitet. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøger, jf. udbudslovens 144, stk. 2. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for en støtteerklæring, jf. udbudsbilag C, som ansøger opfordres til at benytte. Den udfyldte skabelon eller anden dokumentation indleveres som en del af ansøgningen om prækvalifikation udover det fælleseuropæiske udbudsdokument. 3.5 Om prækvalifikationsanmodningen i øvrigt Ordregiver kræver, at ansøger og den juridiske enhed, som ansøger baserer sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske kapacitet på, hæfter solidarisk for aftalens gennemførelse. Ordregiver forbeholder sig ret muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis ansøgninger ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Side 9 af 17 3.6 Meddelelse om prækvalifikation Ordregiver vil orientere alle berørte ansøgere, når beslutningen om, hvem der opfordres til at afgive tilbud, er truffet. Ordregiver forventer at træffe beslutning herom i uge 4/2017. Samtidig med meddelelse om prækvalifikationsbeslutning genfremsendes udbudsmaterialet til de udvalgte ansøgere. Alene prækvalificerede ansøgere kan afgive tilbud på opgaven. 4 GENERELT 4.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: 1) Nærværende udbudsbetingelser med udbudsbilag: Udbudsbilag A: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbilag B: ESPD Udbudsbilag C: Skabelon til brug for afgivelse af støtteerklæring Udbudsbilag D: Tilbudsskema 2) Udkast til hovedentreprisekontrakt med følgende bilag: Bilag 1: Boligforeningen AAB s fællesbetingelser AB 92 med tilføjelser, ændringer og præciseringer Bilag 2: Projektbeskrivelse Bilag 3: Tegningsliste inkl. blokoversigt og tegninger Bilag 4: Bygningsscreening af 1.12.2016 Bilag 5: Udbudsmateriale af Dato inkl. evt. rettelsesblade Bilag 6: Tilbudsskema, jf. Hovedentreprenørens tilbud Bilag 7: Forsikringspolicer Bilag 8: AAB s procedure for kontrol af sikkerhed og sundhed Bilag 9: Hovedentreprenørens tilbud af Dato og prækvalifikationsanmodning af Dato (indsættes ved kontraktindgåelse) Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale.
Side 10 af 17 4.2 Definitioner I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykket SKAL krav, som tilbuddet skal opfylde for at komme i betragtning. I nærværende udbudsmaterialet angiver udtrykkene KAN, BØR og FORVENTES krav, hvis manglende opfyldelse ikke bevirker, at Ordregiver vil se bort fra tilbuddet. Ordregiver henstiller dog til, at kravene overholdes så vidt det overhovedet lader sig gøre. Ordregiver forbeholder sig ret muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Det bemærkes dog, at mulighederne herfor er meget begrænsede, hvorfor Tilbudsgiver som udgangspunkt må påregne, at afhjælpning ikke er mulig. 5 UDBUDDETS OMFANG OG GENSTAND Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på levering og montering af 553 sikkerhedsdøre til lejligheder fra trappeopgang inklusiv lysninger og gerigt på begge sider. Aftalen omfatter endvidere montering og efterfølgende færdiggørelsesarbejder samt afmontering og bortskaffelse af eksisterende døre. For nærmere beskrivelse af opgaven henvises til Bilag 2 Projektbeskrivelse. Tilbud skal afgives i overensstemmelse med dette bilag. 6 FRISTER OG TIDSPLAN 6.1 Besigtigelse Der er vedlagt adresseoversigt over AAB s ejendomme i afdeling 33 omfattet af nærværende udbud, jf. Bilag 2 Projektbeskrivelse. Orienterende besigtigelse af ejendommene vil ske fredag d. 3. februar 2017 med start kl. 10:00, hvor Ordregiver vil være til stede. Mødested: Frederiksborgvej 94 I forbindelse med besigtigelsen vil der udelukkende være mulighed for besigtigelse af adgangsforhold og fællesarealer. Det skal understreges, at der ikke vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, da spørgsmål skal fremsendes skriftligt jf. punkt 6.2. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem, hvad Tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilbudsgiver opfordres dog til at gøre opmærksom på sådanne evt. uoverensstemmelser i form af spørgsmål til udbudsmaterialet.
Side 11 af 17 Tilmelding for deltagelse i besigtigelsen skal ske til Ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 1.1 på mail senest d. 1. februar 2017 med angivelse af firmanavn samt antal deltagere. 6.2 Spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. e-mail til kontaktpersonen nævnt under pkt. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. så hurtigt som muligt og senest pr. 16. februar 2017. Spørgsmål vil blive besvaret løbende og senest den 22. februar 2017 og offentliggjort i anonymiseret form på www.nt.dk. Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist. Såfremt de stillede spørgsmål giver anledning til rettelser eller suppleringer af udbudsmaterialet, vil disse blive offentliggjort i form af et eller flere rettelsesblade på www.nt.dk senest pr. ovennævnte svarfrist. 6.3 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest Tirsdag den 28. februar 2017 kl. 14:00. For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Tilbud sendes pr- e-mail til Ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 1.1. Emnefeltet bedes udfyldt med Tilbud vedrørende EU udbud 2016/S 244-445181 Der kan modtages e-mails op til 50 MB. Tilbudsgiver bedes desuden sende eller aflevere 3 kopier af tilbuddet i papirversion til ordregivers kontaktperson. 6.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 arbejdsdage fra tilbudsfristens udløb. 6.5 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud.
Side 12 af 17 6.6 Forventet tidsplan Den forventede tidplan fremgår nedenfor: Aktivitet Dato Frist for ansøgning om prækvalifikation Tirsdag den 17. januar 2017 kl. 14:00 Meddelelse om prækvalifikation Fredag den 27. januar 2017 Frist for modtagelse af spørgsmål Torsdag den 16. februar 2017 Frist for svar på spørgsmål Onsdag den 22. februar 2017 Tilbudsfrist Tirsdag den 28. februar 2017 kl. 14:00 Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning Mandag den 13. marts 2017 Standstill periode 10 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregivers underretning om tildeling Kontraktindgåelse Fredag den 24. marts 2017 Opstart hovedentreprise Mandag den 3. april 2017 Prøvemontering Uge 16/2017 Udførelse Uge 22-36/2017 Byggeregnskab Oktober 2017 Alle opstillede frister er vejledende. Ordregiver forbeholder sig således ret til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt. Såfremt en eller flere tidsfrister ændres, vil tilbudsgiverne blive informeret skriftligt herom. 6.7 Huskeliste Tilbuddet skal indeholde: 1) Udfyldt og underskrevet tilbudsskema Bilag 6, jf. pkt. 9 2) Procesbeskrivelser og CV er, jf. pkt. 10 og 11 Ordregiver forbeholder sig ret til under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet at gøre brug af Udbudslovens 159, såfremt eventuelle mangler vedrørende formelle krav i tilbudsgivers fremsendte tilbud er omfattet af denne bestemmelse.
Side 13 af 17 7 GENERELT OM TILBUDDETS INDHOLD 7.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. 7.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 7.3 Omkostninger ved tilbudsafgivelse Tilbud afgives for tilbudsgivers regning og risiko. Tilbud returneres ikke. 7.4 Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal afgives i nøje overensstemmelse med de krav, som er anført i nærværende udbudsmateriale. Alle krævede oplysninger skal fremgå af tilbuddet og tilbudsgiver skal svare udtømmende på alle punkter og i alle skemaer, hvor besvarelse er ønsket. Der skal kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt eller må anses som et nødvendigt supplement til tilbudsgivers besvarelse af udbudsmaterialet. Eventuel yderligere dokumentation for tilbudsgivers besvarelse skal fremsendes på Ordregivers anmodning. Det er Tilbudsgivers ansvar, at det afgivne tilbud indeholder alle nødvendige oplysninger m.v. 7.5 Opdeling i delaftaler Hovedentreprisen er ikke opdelt i delaftaler, da opgaven i det konkrete tilfælde ikke vurderes egnet hertil af økonomiske og tekniske hensyn. Der skal således afgives tilbud på den samlede opgave. 7.6 Forbehold Inden for de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende.
Side 14 af 17 Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet i Bilag 6 Tilbudsskema og redegøre for hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at tage forbehold opfordres tilbudsgiverne til tidligst muligt at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 6.2. Tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive afvist som ikkekonditionsmæssige. 7.7 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden i alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudslovens 5. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for ordregiver under udbuddet, over for ordregiver påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underrådgivere/underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 8 AFTALEGRUNDLAG I tilfælde af tildeling af aftale vil det under punkt 4.1 nævnte udkast til hovedentreprisekontrakt med tilhørende bilag udgøre vilkårene mellem parterne. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for vilkår i aftalegrundlaget inkl. bilag. Tilbudsgiver opfordres til at gennemlæse udkastet til hovedentreprisekontrakt nøje og stille evt. spørgsmål hertil hurtigst muligt og inden spørgefristens udløb, jf. punkt 6.2. 9 PRIS Tilbudsgiver bedes i bilag 6 Tilbudsskema angive pris for udførelse af opgaven som anført i bilaget.
Side 15 af 17 Prisen vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Pris, jf. pkt. 12.1. 10 PROCES OG BEBOERHÅNDTERING Ordregiver har i bilag 2 Projektbeskrivelse skitseret tidsplanen for opgavens udførelse. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil håndtere processen og håndteringen af beboere, herunder varsling og information, undervejs i udførelsen af opgaven. Beskrivelsen må maks. fylde 3 A4 sider. Beskrivelsen vil indgå i Ordregivers vurdering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Proces, beboerhåndtering og bemanding, jf. punkt 12.2. 11 BEMANDING Tilbudsgiver skal medsende beskrivelse samt evt. organisationsplan af tilbudsgivers bemanding og hvorledes tilbudsgiver vil sikre overholdelse af den i Bilag 2 Projektbeskrivelse skitserede tidsplan for opgavens udførelse. Beskrivelsen må maks. fylde 3 A4 sider. Tilbudsgiver skal medsende CV er for tilbudte nøglemedarbejdere som byggeleder, evt. teamledere og evt. kommunikationsmedarbejder. Hvert CV må maks. udgøre 1 A4 side. Beskrivelse og CV er vil indgå i Ordregivers vurdering af tilbuddet som beskrevet under parameteret Proces, beboerhåndtering og bemanding, jf. punkt 12.2. 12 TILDELINGSKRITERIUM Hovedentreprisekontrakt tildeles den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter kriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Kriteriet bedømmes ud fra følgende underkriterier: Pris 50 % Proces, beboerhåndtering og bemanding 50 % 12.1 Pris 50 % Prisen vurderes på basis af tilbudsgivers samlede tilbudssum, jf. bilag 6 - Tilbudsskema. Det angivne timetal for øvrige ydelser er alene udtryk for Ordregivers skøn og er ikke bindende. Antallet af timer tjener alene til formål at muliggøre evalueringen af de indkomne tilbud.
Side 16 af 17 12.2 Proces, beboerhåndtering og bemanding 50 % Dette kriterium vurderes ud fra Tilbudsgivers fremsendte beskrivelser og fremsendte CV er, jf. pkt. 10 og 11. Ved evalueringen af tilbudsgivers beskrivelse af proces og beboerhåndtering samt overholdelse af tidsplan vil Ordregiver lægge positiv vægt på, at beskrivelsen af processen viser en kontinuerlig arbejdsgang med optimale processer under forløbet, at beskrivelsen af beboerhåndteringen viser forståelse for varslingsprocedurer og inddragelse af beboere i en almen boligforening samt at tilbudsgivers beskrivelse af bemandingen viser en realistisk løsning i forhold til overholdelse af tidsplanen. Ordregiver vil desuden tillægge det positiv vægt at det medsendte CV er viser at der er tilbudt rette medarbejder med rette kvalifikationer på rette sted. 13 EVALUERING 13.1 Evaluering Pris Underkriteriet Pris evalueres på en skala fra 0-10 point. Der benyttes en lineær pointmodel, hvor der gives maksimal point til tilbuddet med laveste samlede tilbudssum, jf. pkt. 12.1, og 0 point gives til tilbud, hvor den samlede tilbudssum ligger 75 % over det billigste. Der anvendes 2 decimaler. Såfremt de indkomne priser har en større spredning end forventet, vil Ordregiver benytte en lineær pointmodel lig ovenstående, dog således at der gives 0 point til tilbud, hvor den samlede tilbudssum ligger 100 % over det billigste. Hvis de indkomne priser har en mindre spredning end forventet, vil Ordregiver benytte en lineær pointmodel lig ovenstående, dog således at der gives 0 point til tilbud, hvor den samlede tilbudssum ligger 50 % over det billigste. Der forbeholdes ret til at give 0 point til tilbud, hvor honoraret markant overstiger det anvendte nulpunkt, såfremt en fastsættelse af et højere nulpunkt vil resultere i en urimelig afspejling af de øvrige tilbud. Tilbuddets samlede point for Pris indgår herefter i den samlede evaluering af tilbuddet med underkriteriets angivne vægtning.
Side 17 af 17 13.2 Evaluering - Proces, beboerhåndtering og bemanding Underkriteriet Proces, beboerhåndtering og bemanding evalueres på en skala fra 0-10 point ud fra følgende: Beskrivelse af trin Point Dårlig opfyldelse af kriteriet 0 Ringe opfyldelse af kriteriet 1 Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Over tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende opfyldelse af kriteriet 8 Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 9 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 10 De under pkt. 10 og11 efterspurgte beskrivelser vurderes særskilt efter ovenfor nævnte pointskala. Hvert CV vurderes ligeledes særskilt efter ovenstående pointskala, hvorefter Ordregiver beregner et gennemsnitligt samlet point for CV er. Herefter beregner Ordregiver et samlet point for kriteriet Proces, beboerhåndtering og bemanding, hvor hver beskrivelse og CV er samlet indgår med lige vægt. Tilbuddets samlede point for Proces, beboerhåndtering og bemanding indgår herefter i den samlede evaluering af tilbuddet med underkriteriets angivne vægtning. 14 TILDELING OG KONTRAKTSTART Alle tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå hovedentreprisekontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiveren efter Ordregivers vurdering har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel hovedentreprisekontrakt er underskrevet af alle parter. Hovedentreprisekontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-periode, jf. pkt. 6.6. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 6.4. Kontrakten forventes opstartet mandag den 3. april 2017, hvorfor tilbudsgiver skal være i stand til at påbegynde arbejdet til denne termin.