Den 11. oktober, 2013 Statusnotat Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Organisering og kvalitetssikring 4 3. Systematik og kvalitet i sagsbehandlingen 8 4. Anbefalinger og perspektiver 16 Kontakt Spørgsmål til notatets indhold kan stilles til partner Mette Lindgaard, tlf. 25 24 00 37. Om Deloitte Consulting Fra ide til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og den private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idestadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, der er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Deloitte Consulting Tlf. 36 10 20 30 Fax 36 10 20 40 E-mail: deloitteconsulting@deloitte.dk www.deloitte.dk Besøgsadresse Weidekampsgade 6 2300 København S Postadresse Deloitte Consulting Postboks 1600 0900 København C
1. Indledning Der har i de senere år været fokus på området for udsatte børn og unge i Faxe Kommune, og området har gennemgået en større omlægning i forhold til fokus og tilbudsvifte. I den forbindelse har kommunen ønsket et eftersyn af området med fokus på sagsgange og indsatser. Faxe Kommune deltager som en ud af 11 kommuner i en dyberegående evaluering af Implementering og anvendelse af ICS, iværksat af Socialstyrelsen, hvor Faxe indgår som en af tre kommuner, der ikke anvender ICS. I forbindelse med evalueringen er der afholdt en besøgsdag i kommunen, hvor såvel ledere, som sagsbehandlere på området er blevet interviewet med fokus på blandt andet: Systematik i sagsbehandlingen Ledelsesmæssig rolle Anvendelse af metoder Den børnefaglige undersøgelse Samt udarbejdelse af handleplaner og opfølgning Herudover er der gennemført en screening af 20 tilfældigt udvalgte sager på tværs af børneområdet, fordelt på 7 handicapsager og 13 sager på udsatteområdet. Sagsgennemgangen omfatter såvel nye, som ældre sager, og det skal understreges, at der er taget udgangspunkt i de tilgængelige sagsakter i SB-Sys. Eventuelle andre akter i sagerne, eksempelvis i Acadre, er ikke inddraget i analysen. Screening og interview er gennemført i august og september, 2013. Faxe Kommune har med afsæt i besøget i forbindelse med evalueringen af ICS, ønsket en selvstændig afrapportering på mulige konklusioner fra besøget i Faxe, samt forslag til mulige fremadrettede perspektiver for området. Dette statusnotat udgør den ønskede selvstændige afrapportering. 3 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
2. Organisering og kvalitetssikring Børne- og ungeområdet i Faxe Kommune er ledelsesmæssigt organiseret under Center for Børn og Familie med en faglig leder for børne- og ungeområdet, der fungerer under den overordnede centerchef. Som faglig og administrativ støttefunktion for børne- og ungeområdet er der to administrative medarbejdere og en faglig koordinator, som fungerer på tværs af teams. Sagsbehandlingen på børne- og ungeområdet er organisatorisk opdelt på fire teams, henholdsvis: Småbørnsteam udsatte børn fra 0-12 år Ungeteam/Labyrinten udsatte børn og unge over 12 år Handicapteam - hele aldersgruppen af børn og unge Anbringelsesteam børn og unge på tværs af teams. Småbørnsteamet: Arbejder med forebyggende og behandlende indsatser rettet mod udsatte børn under 12 år og deres forældre. Teamet arbejder blandt andet sammen med Familie- og PPR-enheden, med sundhedsplejen, med daginstitutionerne og skolerne. Arbejdet i småbørnsteamet er primært af forebyggende og støttende karakter, og der igangsættes indsatser med fokus på at foregribe eventuelle anbringelser. Ungeteamet: Arbejder med udsatte børn og unge fra 12 år og opefter og deres forældre. Også her er fokus på de forebyggende indsatser. Ungeteamet er en del af ungeprojektet Labyrint, og sidder fysisk i ungecentret Solhjem. Ungeteamet er således placeret geografisk et andet sted i kommunen end de øvrige teams. Ungeteamet indgår i en tværfaglig organisering sammen med kontaktpersoner/ungemedarbejdere, psykologer og familiekonsulenter. Derudover inddrages de unges lærere og andre fra det professionelle netværk i arbejdet i Labyrint. Handicapteamet: Arbejder med børn og unge fra 0-18 (23) år med fysiske funktionsnedsættelser, samt adfærdsdiagnoser som eksempelvis ADHD. Adfærdsdiagnoserne fylder meget tyngdemæssigt, hvorfor der er tilført ekstra ressourcer til området. Teamet arbejder primært med iværksættelse af forebyggende og kompenserende foranstaltninger. Teamet arbejder blandt andet 4 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
sammen med hospitaler, læger, psykiatere, specialinstitutioner, skærmede afdelinger i daginstitutioner, skoler og PPR. Anbringelsesteamet: Varetager sagsbehandlingen omkring kommunens anbragte børn, og modtager sager fra de tre andre teams. Sagerne fordeles efter tyngde og målgruppeinteresse hos sagsbehandlerne, hvis muligt. Det er anbringelsesteamets opgave at støtte barnet under anbringelsen, at føre tilsyn og at sikre, at målene med anbringelsen nås. Derudover støtter teamet forældrene og anbringelsesstederne herunder særligt plejeforældrene. Fordeling af sager Alle nye sager i form af underretninger eller henvendelser fordeles af den faglige koordinator, der laver en forvisitering indenfor 24 timer henvendelser eller underretninger på kendte sager bliver fordelt direkte til den relevante sagsbehandler. Sagsbehandlerne er indenfor de 4 teams fordelt på distrikter, og sidder i snit med mellem 50-55 sager i de tre forebyggelsesteams og 28 sager i anbringelsesteamet. Sagerne er oprettet som familiesager, hvilket vil sige, at man som sagsbehandler i praksis kan sidde med væsentligt flere børnesager. Netop fordi sagerne er opgjort på familier og ikke det enkelte barn, er det svært at lave en direkte sammenligning af sagsmængden med de øvrige kommuner, der indgår i evalueringen. Den umiddelbare vurdering er, at sagsmængden i Faxe Kommune ligger forholdsvist højt. For at lave en reel vurdering af tyngden af sager er det imidlertid nødvendigt at gå tættere på sagerne, i forhold til målgruppe, indsats og tidsforbrug, og tage med i betragtning, at flere teams i Faxe Kommune har en konkret medarbejder, der, hvis muligt tidsmæssigt, laver alle børnefaglige undersøgelser i teamet på tværs af sager. Sammenlagt på tværs af teams udgøres sagsstammen af godt 700 sager, hvoraf de 200 er handicapsager. Kommunen forsøger så vidt muligt at samle familier hos en sagsbehandler, hvorfor familier med børn både under og over 12 år fordeles alt efter, hvor tyngden i forhold til børnene ligger. Såvel ledere, som medarbejdere giver i interview udtryk for, at der er et hårdt pres på sagsbehandlerne i forhold til mængden af sager, og at dette nødvendiggør et fokus på, hvordan man kan overholde lovgivningen, samtidig med, at man holder arbejdsopgaver og tidsforbrug på den enkelte sag nede - færrest mulige sagsskridt, samtaler og lignende indenfor de gældende rammer. Faglig sparring og kvalitetskontrol I interviewene med sagsbehandlere og ledere er det tydeligt, at tiden til faglig sparring opleves som knap, og at sparring rådgiverne imellem primært finder sted på teammøder, hvor tunge eller komplicerede sager drøftes. Rådgiverne uddyber, at de ikke fysisk læser hinandens sager i forbindelse med teammøder, men i stedet præsenterer dem mundtligt for hinanden. Den indledende tanke med opdelingen i de konkrete teams var fra ledelsesside at skabe mu- 5 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
lighed for en større specialisering med udgangspunkt i et mere afgrænset fagområde eksempelvis småbørn eller unge. Det er dog ledelsens indtryk, at den faglige koordinator stadig bliver brugt meget som sparringspartner i forbindelse med komplicerede sager. Derudover får sagsbehandlerne konkret feedback på sager i forbindelse med indstillinger til visitationsudvalget, samt til tværgående supervision. Den faglige koordinator fungerer altså på tværs af teams, som sparringspartner med fokus på brandslukning og særligt komplicerede sager, og koordinatoren giver samtidig konkret støtte til at lave de indledende vurderinger i nye sager. Sparringen er ikke formaliseret, så det er sagsbehandlerens ansvar at gribe fat i koordinatoren, og udtrykke et behov. Den faglige koordinator deltager i teammøderne, men har ikke ledelsesansvar. Der er ingen leder med til teammøderne. Den faglige leder står for ledelsestilsyn og kvalitetskontrol af sagsbehandlingen. Man har valgt at organisere tilsynet, så et team følges i et år ad gangen. I praksis vil det sige, at den faglige leder udvælger 12 sager hvert kvartal og udfører en kvalitetskontrol, der udmøntes i en samlet tilbagemelding til sagsbehandleren/teamet med bemærkninger på de gennemgåede sager. Tilsynet tager udgangspunkt i revisionsskemaet. Med udgangspunkt i tilbagemeldingerne, er det den enkelte sagsbehandlers ansvar at rette op på og indarbejde eventuelle rettelser i de konkrete sager. Der er samtidig en forventning fra ledelsesside om, at sagsbehandleren fremadrettet tager højde for eventuelle påpegede fejl eller mangler i det løbende sagsarbejde med andre sager. Det bliver dog tydeligt i interviewet med sagsbehandlerne, at tilsynet her opleves meget forskelligt, både i forhold til kadence, omfang og tilbagemelding nogle kan således ikke huske om der bliver fulgt op på de eventuelt påpegede fejl eller mangler, og oplever, at det er op til deres egen samvittighed at få rettet op på sagerne. Overordnet er der lovpligtig revision/tilsyn hvert år på anbringelses- og handicapsager, og ledelsestilsyn på de forebyggende team hvert 2. år. I praksis betyder den valgte model for ledelsestilsyn, at der kun laves ledelsesmæssig kvalitetskontrol på sagsbehandlingen i det enkelte team med flere års mellemrum, hvilket ikke vurderes at være nok til at sikre hverken lovmedholdelighed eller ensartet kvalitet på tværs af sagsbehandlingen. Sagsbehandlerne giver udtryk for, at de trækker særligt på den faglige koordinator i de perioder, hvor der har været tilsyn, for at kunne rette op på de enkelte sager. Med afsæt i ledelsestilsyn eller revisionsbesøg udpeges med mellemrum konkrete fokusområder, eksempelvis manglende handleplaner, hvorefter alle sagsbehandlere bliver bedt om at gennemgå deres respektive sagsstammer med dette fokus. Umiddelbart virker denne praksis med fokusområder dog ikke systematiseret, og bliver i interview beskrevet, som noget man kan gøre, når der er tid til det. 6 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Endelig lægger ledelsen i forbindelse med kvalitetskontrol vægt på, at der læses sager igennem i forbindelse med klager og i forbindelse med visitationsmøder, der afholdes hver 14. dag, hvor der forelægges 6-12 sager for visitationen. Disse sager kommer fra alle team. Erfaringen fra andre kommuner viser imidlertid, at fokus i forbindelse med visitationsmøder som oftest er på indsats, mere end proces og kvalitet. Dette er ikke afdækket nærmere i forbindelse med besøget i Faxe Kommune. Anbefalinger i forhold til organisering og kvalitetssikring Med afsæt i interview med ledere og medarbejdere er der som udgangspunkt flere ting i forhold til organisering og kvalitetssikring, der opleves som velfungerende, eksempelvis oplever medarbejderne en stor støtte i den faglige koordinator, der kan give konkret hjælp til sager. Der er også umiddelbar tilfredshed med den måde ledelsestilsynet fungerer på, men der bliver samtidig lagt vægt på fra flere sider, at der kan være meget arbejde med genoprettelse af sager efterfølgende. Med afsæt i interviewene og den efterfølgende sagsgennemgang anbefaler Deloitte derfor, at: Der etableres en fast praksis for hyppigere ledelsestilsyn på tværs af teams med fokus på lovmedholdelighed - herunder omfang, indhold og tilbagemelding Der etableres en løbende kvalitetskontrol i forhold til udvalgte elementer, og der følges konkret op på systematiske og individuelle mangler. Der etableres en praksis for kvalitetssikring af sagerne på tværs af sagsbehandlere, evt. med udgangspunkt i skema udviklet til formålet Der sættes fokus på reel specialisering i de enkelte teams med formaliseret mulighed for konkret intern videndeling og læring Den faglige koordinators rolle konkretiseres yderligere, så vedkommendes ressourcer anvendes systematisk og optimalt. 7 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
3. Systematik og kvalitet i sagsbehandlingen Der er, som nævnt i forbindelse med evalueringen af ICS, gennemgået 20 tilfældige sager vedrørende børn og unge med behov for særlig støtte i Faxe Kommune. Fokus har overordnet været på generel systematik og metode, anvendelsen af skabeloner og værktøjer, den børnefaglige undersøgelse, samt handleplan og opfølgning. Fokus har således ikke som udgangspunkt været på lovmedholdelighed i form af eksempelvis overholdelse af frister eller anvendelse af den lokale tilbudsvifte. Sagsgennemgangen dækker et varieret udsnit af sager og indeholder således både forebyggende foranstaltninger, anbringelser, ansøgninger om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste. Sagerne fordeler sig som illustreret i nedenstående figur. Tabel 1: Oversigt over foranstaltninger i de gennemgåede sager (N=20) Angiv foranstaltningstype Antal Plejefamilie 2 Døgninstitution 1 Aflastning 2 Familiebehandling/forebyggelse 10 Efterskole 1 Merudgifter 2 Tabt arbejdsfortjeneste 1 Ikke afklaret 1 Nedenfor beskrives resultaterne af sagsgennemgangen, kombineret med den viden, der er indhentet igennem interview med ledere og medarbejdere på området med fokus på systematik og kvalitet i sagsbehandlingen. Systematik i sagsbehandlingen SB-Sys fungerer som det primære sagshåndteringssystem i Faxe Kommune på nuværende tidspunkt, og der er netop truffet beslutning om tilkøb af Børne/Unge modulet, som en yderligere forstærkning af systematik i sagsoverblikket. Det er samtidig besluttet fra ledelsens side, at man med implemente- 8 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
ring af det nye system samtidig gradvist faser de gamle systemer ud, så alle sagsakter findes i det samme system. SB-Sys anvendes på nuværende tidspunkt efter enkeltsagsprincippet, og som udgangspunkt anvendes aktivitetsoversigten ikke ensartet sagsbehandlerne imellem. De enkelte journaliseringsskridt er ikke formaliseret, hvorfor det sammenholdt med særskilte journaler for hver foranstaltning, kan være vanskeligt at få overblik over en given sag, finde den relevante dokumentation for sagsskridt og ikke mindst at lave systematiske udtræk til ledelsesinformation og tværgående kvalitetskontrol. På nuværende tidspunkt ligger en del af sagsakterne stadig i Acadre, og sagsbehandlerne oplever, at der ofte er skiftet system, men er enige om, at SB-Sys fungerer rigtig godt, efter nu at have anvendt det over en længere periode. Der er ingen tvivl om, at SB-Sys i højere grad understøtter sagsoverblikket for den enkelte, og at en fælles systematik i aktivitetsoversigten vil have stor betydning for det generelle overblik, samt muligheden for andre former for kvalitetskontrol af sagerne. Rammer for sagsbehandlingen Som udgangspunkt for at understøtte en overordnet ensartethed i sagsbehandlingen i Faxe Kommune, er der udarbejdet en række standarder eller arbejdsgangsbeskrivelser der beskriver lovgrundlag og procedurer i forhold til konkrete typer af opgaver. Der er således blandt andet udarbejdet standarder for: God sagsbehandling på børnehandicapområdet, hvor der ansøges om merudgifter Standard for gode anbringelsesforløb Standard for god visitation Standard for modtagelse af underretninger og børnefaglige undersøgelser Standard for etablering og opfølgning på forebyggende foranstaltninger Standard for indsats ved mistanke om vold eller seksuelle overgreb Standard for efterværn. Standarderne udarbejdes i flere led, hvor medarbejderne laver det første udkast og lederne efterfølgende godkender eller reviderer. Standarderne bliver løbende revideret, udbygget eller suppleret efter behov. Både medarbejdere og ledere fremhæver standarderne som et godt arbejdsværktøj, særligt for nye medarbejdere, der skal finde ud af, hvordan man arbejder i Faxe 9 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Kommune, samt i særligt stressede perioder, hvor det er svært at skabe overblik over, hvilke skridt der skal tages i en given sag. Som supplement til standarderne er der ligeledes udviklet en række årshjul, hvor man i forhold til forskellige typer af anbringelser, har sat de lovpligtige opgaver eksempelvis samtaler og statusmøder i forbindelse med anbringelse, ind i et årsforløb som støtte til sagsbehandlerens konkrete planlægning og overblik over en given sag. Samtidig er der indledningsvist i forhold til hvert årshjul opridset nogle generelle overvejelser, man som kommune har haft i forhold til den konkrete type anbringelse. Dette kan eksempelvis være erfaringer med hensigtsmæssige rolle- og ansvarsfordelinger i forbindelse med en sag, forventninger fra kommunens side til typen af anbringelsessted og nødvendigt serviceniveau fra kommunes side m.m. Overvejelser, som kan indgå i sagsbehandlerens tilrettelæggelse af arbejdet. Årshjulene bliver nævnt af sagsbehandleren som et værktøj til at få overblikket og skabe flow i en sag, så den ikke ligger for længe der har pga. sagsmængden været en tendens til, at nogle sager måske har ligget længere end det var hensigtsmæssigt, og her har årshjulet hjulpet. Familierne præsenteres som udgangspunkt ikke for årshjulet, men de får en oversigt over, hvornår hvilken type møder afholdes som redskab til forventningsafstemning og overblik. Man kunne imidlertid overveje at supplere standarder og årshjul med en egentlig målgruppebeskrivelse, sammenholdt med niveauet for de forskellige typer af foranstaltninger, eksempelvis i forhold til omfang og varighed. Redskaber og skabeloner i sagsbehandlingen Hvor SB-Sys er det primære sagshåndteringssystem, anvendes der en række forskellige skabeloner og redskaber i sagsbehandlingen. Det drejer sig om skemaer til såvel den børnefaglige undersøgelse, som til handleplan og opfølgning, der har været det primære fokus i forbindelse med denne sagsgennemgang. Børnefaglig undersøgelse Til den børnefaglige undersøgelse anvendes der henholdsvis DAFOLOs skabelon til 50, den tilsvarende skabelon fra Kommuneinformation, samt en lokal wordskabelon, udviklet i forbindelse med ungeprojektet Labyrint en skabelon som flere af rådgiverne i de øvrige teams har efterspurgt og integreret, fordi den er forholdsvis enkel. I anbringelsesteamet anvendes stadig primært DAFOLO-skabelonen, fordi den giver mulighed for at arbejde videre i de gamle handleplaner. Der er en overvejende oplevelse af, at såvel DAFOLOs, som Kommuninformations skabeloner er meget tunge og styrende for undersøgelsesprocessen, og samtidig genererer unødigt lange undersøgelser, hvilket også fra ledelsesside bliver angivet som en af de væsentligste overvejelser i forhold til ikke at tilkøbe DUBU. Den lokale wordskabelon til den børnefaglige undersø- 10 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
gelse er udviklet som et alternativ til de mere tunge skabeloner, der ellers er anvendt og de opleves fra såvel ledelse, som medarbejderside som fagligt mere overskuelige og håndterbare. Den lokale skabelon til den børnefaglige undersøgelse er opbygget med en indledende afkrydsning af, hvilke fokusområder i lovgivningen, der vil blive behandlet i undersøgelsen, samt en angivelse af hvilke samtaler, der er gennemført, og hvilke aktører, der er indhentet oplysninger fra. Herefter er der indsat konklusionsfelter for hvert fokusområde med en støttende tekst til muligt indhold. Konklusionsfelterne udspringer af, at skabelonen er udviklet som et dynamisk redskab, der kan anvendes i Labyrint, hvor samarbejdsparter iværksætter en indsats i forhold til den unge og familien sideløbende med, at undersøgelsen er i gang og føder ind til denne undervejs. Hermed er der implicit et fokus på det allerede igangsatte og ikke nødvendigvis fokus på at få afdækket behov, ressourcer og udvikling. Dette er imidlertid en tendens på tværs af sager, også hvor andre skabeloner er anvendt. Således er det kun i knap halvdelen (jf. nedenstående tabel) af de børnefaglige undersøgelser, at der er gjort rede for barnets/den unges behov, udvikling og ressourcer i forhold til alle lovgivningens fokusområder eller gjort rede for, hvorfor nogle er vurderet som værende ikke relevante. Det betyder samtidig, at man i lidt over halvdelen af undersøgelserne ikke lever op til lovgivningens krav, og enten kun har behandlet udvalgte fokusområder, uden at gøre rede for vurderingen af de resterende fokusområders irrelevans i forhold til den konkrete sag eller man er ikke kommet omkring såvel behov, som udvikling og ressourcer i forhold til de relevante fokusområder. Tabel 2: Andel sager, hvor barnets/den unges behov, udvikling og ressourcer er afdækket med udgangspunkt i lovgivningens fokusområder (N=15) Er barnets/den unges behov, udvikling og ressourcer afdækket? Delvist 53% Ja 47% Med afsæt i konklusionsfelterne i den lokale wordskabelon er der et felt til en samlet vurdering, som indeholder en opsamling, en vurdering, samt mål med en given fremadrettet indsats. Skabelonen afsluttes med muligheden for angivelse af forældrekommentarer til undersøgelsens indhold, den unges holdning til indholdet, samt en endelig konklusion og aftaler omkring det videre forløb. Der er således ikke et selvstændigt punkt til en egentlig analyse i den lokale model. Anvendelsen af flere forskellige skabeloner, samt den forholdsvist frie ramme for udarbejdelsen af undersøgelsen i den lokale wordskabelon, giver meget forskelligartede undersøgelser på tværs af teams og sagsbehandlere, og ved gennemlæsning bliver det tydeligt, at særligt wordskabelonen åbner op for en forskelligartet vægtning og fokus i sagerne, hvilket også bliver bekræftet fra ledelsesside, som en erfaring fra visitationsmøderne. 11 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Handleplan og opfølgning Også i forhold til handleplan og opfølgning er der udviklet en lokal model, der supplerer handleplanen fra DAFOLO. Erfaringen med DAFOLO skabelonen er, at den overfører så mange data fra den børnefaglige undersøgelse, at sagsbehandlerne nogle gange ender med at glemme at beskrive handlingsrettede tiltag, og bare har et langt resume af undersøgelsen. I anbringelsesteamet bruger man stadig DAFOLO, fordi man følger op på og arbejder videre med gamle handleplaner. Det lokale handleplansskema er meget enkelt og let at håndtere for både sagsbehandler og familier det er delt op i tre overordnede indbyrdes afhængige dele, henholdsvis: Udfordring Mål Indsats Det bliver i interviewet med ledelsen understreget, at det ikke er muligt at lave et handleplansskema, der kan bruges af alle hver familie og sag er forskellig. Statusnotater Rammerne for statusnotater er meget brede, og der anvendes som udgangspunkt ikke faste skabeloner det bliver dog nævnt af sagsbehandlerne, at de har nogle standardspørgsmål de anvender afhængigt af om det passer til det enkelte barn. Spørgsmål med udgangspunkt i varighed af en given funktionsnedsættelse, hvor indgribende den er i barnets hverdag, samt hvad der udløser en given adfærd. Kvalitet i sagsbehandlingen Den børnefaglige undersøgelse Som udgangspunkt for at vurdere kvaliteten af de børnefaglige undersøgelser så vi i sagsgennemgangen på, hvorvidt der i sagens akter forligger den lovpligtige afgørelse omkring, at der skulle udarbejdes en børnefaglig undersøgelse. Der blev ved gennemgangen fundet afgørelser i 3 ud af 16 relevante sager. Der blev fundet børnefaglige undersøgelser i 15 ud af 16 relevante sager i den sidste sag ud af de 16 lå der angiveligt en ældre børnefaglig undersøgelse i Acadre, som vi ikke havde mulighed for at tilgå i forbindelse med saggennemgangen. I gennemgangen af sagerne har der blandt andet været fokus på, om sagerne var tilstrækkeligt oplyste eller eventuelt overoplyste. En overordnet betragtning er, at de børnefaglige undersøgelser i Faxe Kommune er væsentligt kortere end undersøgelser i de øvrige kommuner besøgt i forbindelse med ICS evalueringen, dette gælder både for ICS kommuner, som ikke-ics kom- 12 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
munerne. Hvor man i Faxe kommune ofte finder børnefaglige undersøgelser på mellem fem og ti sider, er omfanget af undersøgelsen i de øvrige kommuner fra mellem 20 og helt op til 70 sider. Lange undersøgelser er dog ikke som udgangspunkt ønskværdigt, da fokus og konkrete bekymringsområder ofte kan forsvinde i den store mængde af information, og man har en tendens til at miste orienteringen i undersøgelsen. Korte børnefaglige undersøgelser kan således være et udtryk for præcise og velargumenterede undersøgelser, men det er det overvejende indtryk, at et overordnet fokus på at udarbejde korte undersøgelser i Faxe har en negativbetydning for kvaliteten. Således fortæller sagsbehandlerne, at man målrettet arbejder mod ikke at lave undersøgelser på over ti sider, og at man generelt stiler mod undersøgelser helt ned på 3-4 sider. Helt overordnet viser sagsgennemgangen, at 40% af de børnefaglige undersøgelser er oplyst i tilstrækkeligt omfang, imens 60% kun delvist er oplyst tilstrækkeligt. Der har ikke i sagsgennemgangen været særskilt fokus på, hvorvidt sagerne er overoplyst. Flere af de længere undersøgelser bærer dog umiddelbart præg af meget genfortælling både i form af oplysninger, der kopieres ukritisk ind fra eksempelvis statusudtalelser eller genfortælling af samtaler med forældre eller barnet/den unge, hvor de kortere undersøgelser på den anden side oftere ikke er oplyst tilstrækkeligt. På tværs af undersøgelserne gør det sig gældende, at de er mindre tunge på den analytiske del, hvor sagsbehandleren skal forholde sig aktivt til betydningen af de præsenterede oplysninger for barnets udvikling m.m. Således kommer man i den afsluttende analyse ikke konsekvent hele vejen rundt om barnet, forældre, familie og omgivelser, som det ses i nedenstående tabel. Den lokale model uden et egentligt analysefelt til at understøtte det samlede fokus har givetvis betydning for den generelle tilgang til udarbejdelsen af analysen. Tabel 3: Andel sager, hvor der foreligger en samlet analyse af barnets/den unges udviklingsmæssige behov, forældrekompetencer, familie og omgivelser (N=15) Foreligger der en samlet analyse af barnets/den unges udviklingsmæssige behov, forældrekompetencer, familie og omgivelser? Delvist 40% Ja 47% Nej 13% En generel udfordring på tværs af de børnefaglige undersøgelser er derudover mængden af generelle henvisninger til de samme statusudtalelser i fuld længde uden konkret fokusnedslag, en refererende stil, samt at det ikke altid er tydeligt, hvor de forskellige udtalelser, der indgår i undersøgelsen, kommer fra. 13 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Det skal dog i den sammenhæng understreges, at forældrenes perspektiv i 87% af sagerne er tydeligt. Lige sådan er barnets perspektiv tydeligt i 82% af de sager, hvor der er afholdt en børnesamtale. Der er dokumenteret afholdelse af børnesamtaler i 11 ud af 16 relevante sager, 3 af de 5 sager, hvor der ikke er afholdt børnesamtaler er handicapsager, hvilket kan have en betydning for om en børnesamtale har været mulig i praksis. Handleplan, indsats og opfølgning Det har i sagsgennemgangen også været muligt at se på, hvorvidt der er udarbejdet handleplaner i forbindelse med en given indsats, samt om målene for indsatsen hænger umiddelbart sammen med de identificerede behov i udredningen. I sagsgennemgangen fandt vi i alt 14 handleplaner i 16 relevante sager i 12 af disse var der klar sammenhæng mellem mål og behov og for de sidste 2, var der delvis sammenhæng. Det har imidlertid ikke ligget inden for denne undersøgelses rammer at se nærmere på kvaliteten af målene eller anvendelsen af indsatser, hvilket man med udgangspunkt i interview med henholdsvis ledere og sagsbehandlere kan overveje at rette fokus mod fremadrettet. Sagsbehandlerne italesætter selv, at det kan være vanskeligt at opstille konkrete og målbare mål, men at der i grupperne er et fokus på netop at gøre målene så praksisnære og håndgribelige som muligt med udgangspunkt i hvad det er der skal udvikles, og hvad man skal lægge vægt på i forhold til det enkelte barn. I ledelsesinterviewet bliver det ligeledes problematiseret, at det er sagsbehandlernes opgave at formulere mål for det arbejde som samarbejdsparterne skal udføre, da ekspertisen i forhold til at arbejde med og flytte målgruppen ligger hos dem. Der har som sagt ikke i sagsgennemgangen været fokus på anvendelsen af indsatser, men rådgiverne italesætter selv, at det faktum, at kommunen efterhånden er blevet selvforsynende i forhold til langt de fleste foranstaltninger har betydning for, hvad en børnefaglig undersøgelse kan munde ud i. Samtidig har det sat et meget stort pres på familiecenteret, hvor ventetiden har været oppe på over et år. Aktuelt er den nede på fire måneder fra det tidspunkt, hvor såvel den børnefaglige undersøgelse, handleplan og afgørelse er endeligt udarbejdet. Der bliver ikke på nuværende tidspunkt genereret ledelsesinformation omkring indsatser hverken i forhold til anvendelse, forløbslængde eller effekt. Endelig er der i forbindelse med sagsgennemgangen set på, hvorvidt det er registreret, at der er lavet opfølgning på en given foranstaltning i 12 ud af 16 sager er det registreret, at der er foretaget en opfølgning. Det er således betænkeligt, at det kun i fem ud af12 opfølgninger er registreret, at der er fulgt op på målene formuleret i handleplanen, samt hvorvidt opfølgningen har fulgt til ændringer i handleplanen eller indsatsen. 14 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Anbefalinger i forhold til systematik og kvalitet i sagsbehandlingen. Med udgangspunkt i sagsgennemgang og interview er det muligt at pege på en række umiddelbare forbedringspotentialer i forhold til at styrke systematik og ensartet kvalitet i sagsbehandlingen på børneområdet. Deloitte anbefaler, at: Der indføres en fælles systematik i aktivitetsoverblikket i SB-Sys Der udarbejdes konkrete målgruppebeskrivelser sammenholdt med niveauet for typer af foranstaltninger, eksempelvis i forhold til omfang og varighed af en given foranstaltning Der etableres en fælles praksis for anvendelsen af redskaber og skabeloner i de forskellige sagstyper Den lokale skabelon til børnefaglig undersøgelse lægges tættere op af ICS-skabelonen for at understøtte en tilstrækkelig oplysning af sagerne, samt en tydelig indledende vurdering Der sættes fokus på at arbejde målrettet med den indledende vurdering på tværs af sagsbehandlere. Der arbejdes målrettet fra ledelsesmæssig side med at understøtte analysen i de børnefaglige undersøgelser Der arbejdes på tværs af sagsbehandlere med at skabe en fælles praksis for sagsoplysning med fokus på at tydeliggøre kilder til information Der sættes fokus på kvaliteten i oplysningen af sagerne i de børnefaglige undersøgelser i forhold til over- eller underoplysninger, ukritisk anvendelse af hele statusudtalelser, gentagelser, samt manglende faglig vurdering af konkret relevans af de 6 fokusområder. I forbindelse med ledelsestilsyn sættes der et generelt fokus på overholdelse af tidsfrister og sagsflow Der sættes fokus på anvendelsen samt effekten af - indsatser Der sættes fokus på kvaliteten af mål i handleplanerne. Der sættes fokus på kvaliteten i opfølgningerne 15 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
4. Anbefalinger og perspektiver Det er tydeligt, at der er et stort fokus på børne- og ungeområdet i Faxe Kommune, og der allerede lavet et stort arbejde i forhold til at udvikle og indkøbe sagsunderstøttende redskaber, herunder blandt andet udarbejdelsen af standarder og årshjul, udviklingen af lokale skabeloner, kommende undervisning i Signs of Safety, samt det strategiske tilkøb af børne og unge-modulet til SB-Sys. Med udgangspunkt i det foreliggende materiale er der dog samtidig mulighed for umiddelbare forbedringer. Deloitte anbefaler med udgangspunkt i interview og sagsgennemgang, at: Der etableres en fast praksis for hyppigere ledelsestilsyn på tværs af teams med fokus på lovmedholdelighed - herunder omfang, indhold og tilbagemelding Der etableres en løbende kvalitetskontrol i forhold til udvalgte elementer, og der følges konkret op på systematiske og individuelle mangler. Der etableres en praksis for kvalitetssikring af sagerne på tværs af sagsbehandlere, evt. med udgangspunkt i skema udviklet til formålet Der sættes fokus på reel specialisering i de enkelte teams med formaliseret mulighed for konkret intern videndeling og læring Den faglige koordinators rolle konkretiseres yderligere, så vedkommendes ressourcer anvendes systematisk og optimalt. Der indføres en fælles systematik i aktivitetsoverblikket i SB-Sys Der udarbejdes konkrete målgruppebeskrivelser sammenholdt med niveauet for typer af foranstaltninger, eksempelvis i forhold til omfang og varighed af en given foranstaltning Der etableres en fælles praksis for anvendelsen af redskaber og skabeloner i de forskellige sagstyper Den lokale skabelon til børnefaglig undersøgelse lægges tættere op af ICS-skabelonen for at understøtte en tilstrækkelig oplysning af sagerne, samt en tydelig indledende vurdering Der sættes fokus på at arbejde målrettet med den indledende vurdering på tværs af sagsbehandlere. 16 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Der arbejdes målrettet fra ledelsesmæssig side med at understøtte analysen i de børnefaglige undersøgelser Der arbejdes på tværs af sagsbehandlere med at skabe en fælles praksis for sagsoplysning med fokus på at tydeliggøre kilder til information Der sættes fokus på kvaliteten i oplysningen af sagerne i de børnefaglige undersøgelser i forhold til over- eller underoplysninger, ukritisk anvendelse af hele statusudtalelser, gentagelser, samt manglende faglig vurdering af konkret relevans af de 6 fokusområder. I forbindelse med ledelsestilsyn sættes der et generelt fokus på overholdelse af tidsfrister og sagsflow Der sættes fokus på anvendelsen samt effekten af - indsatser Der sættes fokus på kvaliteten af mål i handleplanerne. Der sættes fokus på kvaliteten i opfølgningerne I vurderingen af anbefalingerne skal det tages med i betragtning, at det er et forholdsmæssigt lille sagsgrundlag, der ligger til grund for analysen, hvorfor det helt generelt kan anbefales at foretage en større sagsgennemgang, hvor udvalgte fokuspunkter fra anbefalingerne inddrages eksplicit. 17 Sagsbehandling på børne- og ungeområdet Faxe Kommune
Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 200.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited