Procedure for styring af ansvar og kompetencer i Natur og Miljø Rev. Dato Beskrivelse Udarbejdet af Godkendt af 8 29.11.11 Pkt. 4.1 Ændret vedr. Intern Kontrakt LTY PEF 9 01.05.12 Pkt. 2 Indsat link til lovgivning WRE PEF Pkt. 4.2.3 Opdateret vedr. kompetence Pkt. 4.3 Opdateret teams samt ændring vedr. afvigelser 10 24.10.12 Pkt. 4.1. Præciseret ny kontraktstruktur Pkt. 4.2 Mindre sproglig justering Pkt. 4.2.1 Præcisering af ledelsesopgaver og mindre justering af fordelingen Pkt. 4.2.2 Slettet antal årsværk Pkt. 4.2.3 Præciseret underskriftkompetence LTY CHM 11 31.10.12 Pkt. 4.5 Indsat løbende evaluering af kvalitet af rådgiverydelser. WRE CHM 1. Procedurens formål Denne procedure skal sikre, at ansvar, rollefordeling og organisering af sagsbehandlingen i Natur og Miljø er entydigt beskrevet, samt at behandlingen af de enkelte sager varetages på en kompetent måde. Dvs. at sagerne behandles af medarbejdere, der besidder de nødvendige kompetencer, og at ekstern rådgivning tilkøbes i det omfang, det er nødvendigt. 2. Anvendelsesområde for proceduren Proceduren gælder for styring af ansvar og kompetencer i forhold til al sagsbehandling, som er omfattet af kvalitetsstyringssystemet jf. lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet samt bekendtgørelse om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. 3. Ansvar for procedurens anvendelse Den daglige leder af Natur og Miljø er ansvarlig for, at ansvar og kompetence styres i overensstemmelse med denne procedure, herunder at ekstern rådgivning tilkøbes i det omfang, det er nødvendigt. Medarbejdere, som i forbindelse med behandling af sager, finder, at de nødvendige kompetencer ikke er til stede internt, har pligt til at orientere den daglige leder af Natur og Miljø herom, herunder om medarbejderens eventuelle vurdering af behovet for tilkøb af ekstern rådgivning. 4. Procedurebeskrivelse 4.1 Ansvarskompetence På Teknisk Udvalgs møde den 1. marts 2005, dagsordenspunkt 12, vedtog udvalget en revideret kompetencefordeling mellem Teknisk Udvalg (nu Teknik- og Miljøudvalget) og Teknik & Miljø (nu Teknik og Miljø) i miljøsager. Kompetencefordelingen ligger på intranettet i samme mappe som denne procedure. Side 1 af 6
Kompetencefordelingen sikrer, at større sager og principielle spørgsmål bliver forelagt for Teknikog Miljøudvalget, hvorimod Teknik og Miljø bemyndiges til at afgøre mindre og mere rutineprægede sager. Kompetencefordelingen sikrer endvidere, at kommunens miljømyndighedsarbejde følger politisk fastlagte retningslinjer og arbejdet udføres smidigt og effektivt. Som styringsredskab for kommunalbestyrelsens arbejde med visioner og mål på natur- og miljøområdet, er der udarbejdet en Intern Kontrakt niveau 1, der beskriver indsatser og succeskriterier på Teknik og miljøområdet, herunder natur- og miljøområdet. De konkrete aktiviteter, som Natur og Miljø skal udføre er nærmere beskrevet i den interne niveau 2 kontrakt for Natur og Miljø, som ligger på intranettet. 4.2 Kompetencefordeling i Natur og Miljø. Ledelseskompetencen i Natur og Miljø er delt på Natur og Miljøchefen og den daglige leder af Natur og Miljø. Natur og Miljøchefen har en række tværgående ledelsesmæssige opgaver i Teknik og Miljø og varetager primært de overordnede og udadvendte ledelsesopgaver i Natur og Miljø. Natur og Miljøchefen har dog det direkte ledelsesmæssige ansvar for klima- og bæredygtighedsopgaven. Den daglige leder af Natur og Miljø varetager den øvrige daglige ledelse af afdelingen. 4.2.1 Ledelseskompetence Konkret er kompetencefordelingen mellem Natur og Miljøchef og den daglige leder af Natur og Miljø udmøntet således: Natur og Miljøchef har det ledelsesmæssige ansvar for: Forelæggelse af sager til politisk behandling samt politiske kontakter i øvrigt Grøn Guide deltager i styregruppen for Grøn Guide Sekretær for Grønt Råd Sekretær ved halvårlige borgmestermøder med Danmarks Naturfredningsforening Deltagelse i halvårlige borgmestermøder med grundejerforeningernes fællesråd Natur- og Miljøsamarbejdet deltagelse i styregruppen Deltagelse i chefmøderne Enkelte større sager af politisk betydning Koordinering af kommunens klimaindsats Bæredygtighed og Agenda 21 Natur og Miljøchefen refererer til Teknik og Miljøs direktør. Ved længere tids fravær af Natur og Miljøchefen aftales opgavefordelingen nærmere. Den daglige leder af Natur og Miljø har det ledelsesmæssige ansvar for: Økonomi og budgetopfølgning Daglig personaleledelse herunder MUS Den daglige opgaveløsning med undtagelse af Agenda 21 og klima Overordnet faglig sparring Oplæg til interne kontrakter mv. og opfølgning på gældende kontrakter og planer Den almindelige drift i øvrigt af afdelingen Side 2 af 6
Deltagelse i fælles sektionsledermøder Den daglige leder af Natur og Miljø refererer til Natur og Miljøchefen. Ved længere tids fravær af den daglige leder overtager Natur og Miljøchefen den daglige leders opgaver 4.2.2 Medarbejdernes ansvar og beføjelser Medarbejderne: Har ansvaret for at egne sager håndteres i overensstemmelse med den relevante lovgivning, procedurer og de fastsatte retningslinjer Skal medvirke i udviklingen af opgaverne i de relevante teams Har ansvar for afrapportering til den daglige leder af Natur og Miljø om væsentlige forhold og problemer i forbindelse med opgaveløsningen Skal yde en god og effektiv service overfor borgere og samarbejdspartnere Skal holde sig ajour med hvad der sker i Teknik og Miljø Medarbejderne refererer til den daglige leder af Natur og Miljø. Aftaler med rådgivere, laboratorier mv. indgås efter aftale med den daglige leder af Natur og Miljø. 4.2.3 Underskriftskompetence m.v. Medarbejderne underskriver alt sagsforberedende arbejde. Varsler af myndighedsafgørelser underskrives af den daglige leder af Natur og Miljø og den ansvarlige medarbejder. Endelige afgørelser, som meddeles i overensstemmelse med det varslede, kan - på vegne af den daglige leder - underskrives af anden medarbejder. Der kan endvidere indgås nærmere aftaler om, at medarbejderne alene underskriver afgørelser i mindre og velafgrænsede standardsager. Politianmeldelser underskrives af Natur og Miljøchef. Myndighedsafgørelse på kommunale sager (herunder afgørelser vedr. Nordvand, rideskoler, sportsklubber m.v.) skal godkendes af Natur og Miljøchefen inden de sendes i høring. 4.2.4 Kontakt til pressen Natur og Miljøchefen har ansvar for udtalelser til pressen. Ved dennes fravær overtager den daglige leder af Natur og Miljø ansvaret. I længere perioder hvor begge er fraværende, f.eks. ferie, udpeger cheferne en medarbejder eller en tredje chef, som overdrages ansvaret. 4.3 Organisering af opgavevaretagelsen i Natur og Miljø Natur og Miljøs opgaver er organiseret i fire medstyrende teams: Team jord Team vand og natur Team virksomhed og spildevand Team klima og bæredygtighed Tværgående opgaver uden for teams: Kvalitetsstyring Side 3 af 6
VVM Hjemmeside Medarbejderne i hvert team har i fællesskab ansvaret for at løse teamets opgaver, herunder ansvaret for fordeling af sager og for den daglige faglige sparring. Den daglige leder af Natur og Miljø står til rådighed for drøftelse af tvivl om fordeling af sager og faglig sparring. Ved starten af et kalenderår fastlægger den daglige leder af Natur og Miljø en mødeplan for det kommende år vedrørende afholdelse af faste møder mellem de enkelte teams og den daglige leder af Natur og Miljø. Mødefrekvensen kan være forskellig for de forskellige teams alt afhængig af de fastsatte mål i den interne kontrakt og afhængig af de udfordringer teamet står overfor, f.eks. som følge af ny lovgivning el. lign. Møderne i de enkelte teams kan flyttes eller aflyses ved behov. På de faste teammøder drøftes sagsområdet som helhed med udgangspunkt i målene i den interne kontrakt, og indsatsen for den kommende periode planlægges og prioriteres. Strategien for behandling af aktuelle sager drøftes, og der tages i den forbindelse stilling til spørgsmålet om anvendelse af ekstern rådgivning. Når ekstern rådgiver anvendes evalueres ydelsen på det efterfølgende teammøde. Se punkt 4.5 i denne procedure. Derudover tages kvalitetsstyring op som fast emne, herunder drøftes passende handlinger for at fjerne konstaterede eller potentielle afvigelser samt årsagerne til disse afvigelsers opståen. Se også procedure for behandling af afvigelser. Ved de faste møder i Team Jord deltager en jurist fra JURA. 4.4 Opgaveløsningskompetence Kompetencen til at løse opgaverne i Natur og Miljø afhænger ikke blot af de ansatte medarbejderes faglige kunnen og erfaringer. Natur og Miljø arbejder med et langt bredere kompetencebegreb, som udover faglig kunnen og erfaringer også inddrager forhold som opgavens formål, indhold og organisering, samt de fysiske, psykiske og sociale rammer opgaven indgår i. Hvert efterår tager medarbejderne i det enkelte team en drøftelse med udgangspunkt i Natur og Miljøs kompetenceudviklingsværktøj. Værktøjet ligger på intranettet i samme mappe som denne procedure. Gennem drøftelsen foretager teamet en fornyet kortlægning af de opgaver, som teamet er sat til at løse, og der skabes samtidig et fornyet overblik over teamets samlede kompetence til at løse opgaverne. Som resultat af drøftelserne afdækkes muligheder og behov for at udvikle teamets kompetencer. På baggrund af drøftelserne udarbejder teamet et notat om teamets vurdering af muligheder og behov for udvikling af teamets kompetencer. Notatet journaliseres på teamsag. På et teammøde forelægger teamet redegørelsen for den daglige leder af Natur og Miljø, som kan stille uddybende spørgsmål og bidrage med forslag til udvikling af teamets kompetence. Dette sker Side 4 af 6
bl.a. med udgangspunkt i den daglige leder af Natur og Miljøs viden om eksterne forhold f.eks. organisationsændringer, ny lovgivning, eksterne samarbejder mv. På mødet i hvert team prioriterer medarbejderne og den daglige leder af Natur og Miljø i fællesskab et antal kompetenceudviklingstiltag, som bringes videre til en samlet pulje. På et møde i Natur og Miljø i november/december drøftes den samlede pulje af kompetenceudviklingstiltag, og der foretages i fællesskab en samlet prioritering af de kompetenceudviklingstiltag, der skal arbejdes videre med. De fastsatte kompetenceudviklingsmål skrives ind i den interne kontrakt for Natur og Miljø helt på linje med mål fastsat af det politiske niveau via Gentofte Plan, herunder Natur og Miljøs indsatser og succeskriterier for opgaveløsningen. På denne måde sikres det, at der fastsættes handlingsplaner for kompetenceudviklingsmålene, og at der bliver fulgt op på dem i forbindelse med den almindelige opfølgning på den interne kontrakt. Ved ovennævnte proces vil efteruddannelsesbehovet i det enkelte team blive identificeret, og der vil blive fastsat velbegrundede efteruddannelsesmål for Natur og Miljø som helhed. Den mere specifikke opfølgning på de fastsatte efteruddannelsesmål sker i forbindelse med de årlige medarbejderudviklingssamtaler, som gennemføres i første kvartal. Her aftaler medarbejderen og den daglige leder af Natur og Miljø indenfor hvilke områder, det vil være relevant, at medarbejderen efteruddannes i det kommende år. Dette sker med udgangspunkt i medarbejderens eksisterende kompetencer, der er beskrevet i medarbejderens opdaterede CV. 4.5 Anvendelse af eksterne rådgivere Som nævnt under afsnit 4.3 om organisering af opgavevaretagelsen, skal der løbende tages stilling til behovet for anvendelse af eksterne rådgivere i forhold til opgaver og delopgaver, hvor den nødvendige kompetence ikke er til rådighed internt i kommunen, eller hvor det vurderes at give en mere effektiv sagsbehandling. Anvendelse af ekstern rådgiver skal altid ske i samråd med den daglige leder af Natur og Miljø. Ved brug af ekstern rådgiver anvendes som udgangspunkt en standardkontrakt. Ved brug af standardkontrakt sikres det, at indholdet kvalitetssikres forud for aftaleindgåelse. Kontrakten ligger som standardtekst i EDH. Den udfyldte standardkontrakt lægges både på fagsagen og på evalueringssagen Natur og Miljø, kvalitet af bistand fra rådgivere. Det er den daglige leder af Natur og Miljøs ansvar at sikre, at der i forbindelse med de faste teammøder sker en evaluering af kvaliteten af de leverede rådgiverydelser både løbende og ved afslutning af opgaven. Der er udarbejdet et standardevalueringsskema til dette. Skema ligger som standardtekst i EDH. På teammøderne vurderes det, om der er basis for fremover at lade lignende opgaver løse af den pågældende rådgiver. Det udfyldte evalueringsskema lægges både på fagsagen og på evalueringssagen Natur og Miljø, kvalitet af bistand fra rådgivere. For mindre standardiserede opgaver kan der indgås en rammeaftale med en rådgiver. Side 5 af 6
Rammeaftaler findes på sagen Rådgivningsbistand til mindre sager på Natur og Miljøområdet. Kopi heraf ligger på evalueringssagen. Evalueringsskema for denne type sager, omfattet af rammeaftalen, lægges på evalueringssagen. Side 6 af 6