Økonomidir. område Ramsherred 5 5700 Svendborg Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Tlf. 62 23 30 00 Fax. 62 21 34 76 I forhold til prisafprøvning/konkurrenceudsættelse peges der på, at der kan arbejdes videre med nedenstående områder: 1. Lønadministration 2. Entreprenørafdeling 3. Transport for specialinstitutioner 4. Rengøring 5. Samlet aftale på vejområdet 11. maj 2010 Sagsid. 10/15611 Afdeling: Direktionssekr. Ref. SBM/JJ I forbindelse med prisafprøvning er erfaringerne med besparelsespotentialer fra andre kommuner forskellige. Der kan derfor ikke siges noget om besparelsesmulighederne, men det kan overvejes at lave omvendt udbud. Det betyder, at der fastsættes en maksimal pris for hvor meget kommunen vil acceptere at opgaveløsningen bliver løst til dermed kan en besparelse indregnes på forhånd. Det skal bemærkes, at dette evt. vil kunne påvirke serviceniveauet. Det skal bemærkes, at følges nedenstående tidsplan så vil dette, på områder hvor kommunen i dag selv løser opgaven, bidrage til at skabe uro i organisationen. Ad 1) Lønadministration I dag løses opgaven rent kommunalt. Blandt andre Odense, Greve, Frederiksberg og Odder 1 kommuner har haft løn- og personaleadministrationen i udbud. I alle 4 kommuner er det en privat udbyder, som har vundet udbuddet Frederiksberg kommune gav Der er i Odense Kommune etableret et offentligt-privat partnerskab. Erfaringerne fra disse kommuner har været, at der er opnået en større professionalisering, større fokus på omkostningerne, digitalisering af alle arbejdsgange m.v. Der er også kommuner, som har haft andre erfaringer med udbud af lønadministration København og Albertslund kommuner har haft dårlige erfaringer med udbuddet. I København kommune har det medført meget store meromkostninger og skifte til anden ekstern leverandør. Albertslund overvejer pt. at hjemtage opgaven. Udbud af lønadministration er et afprøvet og afgrænset område. Dog er der grænseflader i forhold til institutioner, overenskomster, ny løn m.v. som vil stille krav til dialog og samarbejde efter evt. outsourcing. 1 Udbudsportalens dokumentationsdatabase (www.udbudsportalen.dk/cases/dokumentationsdatabase).
Kommunens lønsystem skal i udbud, hvilket forventes afsluttet medio 2011. Evt. prisafprøvning af lønadministrationen skal koordineres med dette udbud. Det vil være oplagt, at lønadministrationen i Svendborg Kommune giver Lønbudgettet til varetagelse af lønadministrationsopgaven er på 5,7 mio. kr. Ad 2) Entreprenørafdeling I Svendborg Kommune løses opgaverne der henhører under entreprenørafdelingen i såvel kommunalt som eksternt regi. Fordelingen mellem kommunal og ekstern udførelse er forskellig indenfor de respektive opgaver, men set under et er fordelingen ca. 50/50. Gribskov og Holstebro 1 kommuner har haft de grønne områder i udbud sammen med vejområdet. I begge kommuner er det en privat udfører, som har fået opgaven kommunerne har ikke givet Sidste gang Svendborg Kommune havde vintertjenesten i udbud vandt entreprenørafdelingen opgaven. Der er også kommuner der er gået en anden vej for optimering af økonomien. Eksempelvis har Silkeborg Kommune mfl. optimeret entreprenørafdelingen, således det bliver muligt at effektivisere og levere en opgaveløsning i forhold til markedsvilkår. I Svendborg Kommune vil en model kunne være at udbyde en mindre del af de opgaver, der i dag varetages af entreprenørafdelingen. Det drejer sig om vandløbsvedligeholdelse, mindre asfaltreparationer, fejning og snerydning på veje. Disse opgaver har totalt set et økonomisk omfang på ca. 3,3 3,7 mio. kr. om året. At sende en større andel i udbud vil betyde, at den resterende opgaveportefølje ikke vil være tilstrækkelig til at kunne drive en effektiv entreprenørafdeling der kan matche markedsvilkår. En anden model kunne være at prisafprøve hele entreprenørafdelingens opgaveportefølje, hvilket vil være ensbetydende med at nedlæggelse af den kommunale entreprenørafdeling, såfremt der vælges ekstern leverandør. I dag er omsætningen i entreprenørafdelingen på 35 mio. kr. om året. Afdelingen beskæftiger 60 mand i højsæsonen og 40 mand om vinteren. Entreprenørafdelingen vil give kontrolbud på disse opgaver, men som en samlet ydelse. Ad 3) Transport for specialinstitutioner Opgaven løses i dag af flere private udførere. Haderslev, Frederiksberg, Tårnby og Gribskov 1 har haft forskellige former for kørsel i udbud. I alle kommunerne er det en privat 1 De kommuner der henvises til fremgår af udbudsportalens dokumentationsdatabase (www.udbudsportalen.dk/cases/dokumentationsdatabase). Side 2 af 5
udbyder, som har fået opgaven kommunerne har ikke givet Et udbud vurderes, at have et besparelsespotentiale på grund af opgavens omfang og fordi hele opgaven vil kunne samles hos én udbyder. Udgiften til transport for specialinstitutioner på Børn og Unge området er på 11-12 mio. kr. årligt. Ad 4) Rengøring I dag løses opgaven forskelligt i Svendborg Kommune i nogle områder foretages rengøringen af offentlige ansatte og andre områder er det private. Der er flere kommuner, som har haft deres rengøring i udbud bl.a. Frederiksberg, Rebild, Fredensborg og Helsingør 1 kommuner. Frederiksberg og Rebild kommuner gav kontrolbud og i Rebild vandt kommunen selv udbuddet. På grund af omfanget vurderes det, at der er et større besparelsespotentiale i at udbyde rengøringsopgaven for Svendborg Kommune samlet. Det samlede budgettet på rengøringsområdet er i 2010 på 34 mio.kr. Ad 5) Vejområdet Vedligeholdelse af Svendborg kommunes vejnet varetages i dag i overvejende grad af eksterne entreprenører og sendes hvert år i udbud. Entreprenørafdelingen varetager en mindre del af vedligehold ved lapning af huller. Vedligeholdelse af Svendborg Kommunes vejnet løses i dag ved at private firmaer ad hoc udfører de vejopgaver, som der løbende er behov for. Mariagerfjord kommune har indgået en aftale med en privat entreprenør om vedligeholdelse af vejnettet til en given standard til 11 mio. kr. pr. år i 15 år på tilstandskrav. En lignende aftale for Svendborg kommune kan indgås og have den fordel, at vejvedligeholdelsen holder en given standard, og at vejkapitalen kan opretholdes med en fast årlig investering. Det forventes ikke at medføre besparelser på området, men sikrer en given vejstandard. Samtidig skal det bemærkes, at den økonomiske fleksibilitet for Svendborg Kommune vil blive begrænset i den periode aftalen løber. Det anbefales, at man afventer en beslutning på dette område til det igangværende arbejde med en temarapport om vejtilstanden er færdiggjort medio 2010. Alle ovenstående opgaver er vurderet i forhold til kompleksitet, grad af konkurrence og specificitet. Opgaverne vurderes ikke, at have en høj grad af kompleksitet og det vurderes, at det er en rimelig konkurrence på områderne, således at der kan komme flere forskellige bud i forbindelse med prisafprøvning. Løsning af opgaven på de forskellige områder kræver ikke indkøb af specifikke aktiver, så som f.eks specielt Side 3 af 5
dyrt maskinel eller lign. som ikke kan anvendes til løsning af andre opgaver eller tilsvarende opgaver for andre. Processen I henhold til Svendborg Kommunes udbudspolitik og strategi skal der udarbejdes en detaljeret analyse af områderne indeholdende følgende: 1. Beskrivelse af det nuværende serviceniveau og organisation 2. Opgørelse af de med driftsopgaven forbundne omkostninger incl. indirekte omkostninger. 3. Beskrivelse af politiske krav til fremtidige serviceniveau. 4. Den nuværende organisations forslag til, hvordan det fremtidige ønskede serviceniveau kan sikres gennem effektivisering og kvalitetsudvikling. (Inddragelse af medarbejdere) 5. Den nuværende organisations beskrivelse af forventede konsekvenser ved gennemførelse af udbud. (Inddragelse af medarbejdere) Analysen og udbudsprocessen lapper ind over hinanden, idet beskrivelsen m.v. indgår i udbudsprocessen. Selve udbuddet kan inddeles i flere faser: 1. Politisk afklaring 2. Planlægning 3. Udbudsmateriale 4. Udbudsrunde 5. Valg af leverandør 6. Evaluering I overensstemmelse med Svendborg Kommunes udbudspolitik skal prisafprøvning/konkurrenceudsættelse altid ske ved gennemførelse af formelt udbud, hvor der samtidig så vidt muligt udarbejdes et internt Organisering I forbindelse med nedsættelse af en styregruppe og udbudsgruppe (arbejdsgruppe) er det væsentligt, at den nuværende leverandør ikke er repræsenteret, hvis der gives I forbindelse med udbudsgruppens arbejde vurderes det også om en fælleskommunal løsning kunne være en mulighed. Tidsplan Høringsperiode: Da der i nærværende notat er beskrevet opgaver, som i dag løses af kommunale medarbejdere, vil det i tilfælde af at opgaven tilgår en anden leverandør blive tale om virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere. Som følge af dette er det væsentligt, at MED-systemet får mulighed for at blive informeret og komme med synspunkter 1 i 2 7 Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse. Side 4 af 5
forhold til nærværende notat. Derfor synkroniseres nedenstående tidsramme med budgetproceduren for 2011. Transport for specialinstitutioner: I forhold til punkt 3 transport for specialinstitutioner så løses opgaven i dag kun af private udførere, og der er derfor ikke behov en høringsperiode. Derfor er der i forhold til denne opgave mulighed for at påbegynde processen med prisafprøvning nu. Tid* Høring 4. juni 22. juni 2. behandling af budget i Byrådet 12. oktober Analyse af områderne November December Planlægning/udarbejdelse af December - Januar udbudsmateriale Udbudsrunde Februar Marts Valg af leverandør Maj Evaluering Juni Evt. virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Skal varsles individuelt - kan principielt være lige fra 1 6 md. *Note: Såfremt hele entreprenørområdet prisafprøves, vil dette tage længere tid, idet der er et større opgaveområde der skal beskrives. Anbefaling Det anbefales, at der sættes en proces med prisafprøvning i gang på området vedr. transport for specialinstitutioner nu, således at det er muligt, at høste en besparelse for størstedelen af 2011 og eventuel provenu tilgår indkøbsbesparelsespuljen. Det anbefales, at de øvrige områder følger processen for budget 2011, med henblik på beslutning om evt. prisafprøvning, dog således at det nu besluttes om alle øvrige områder skal prisafprøves og dermed sendes i høring. Side 5 af 5