Velkommen til E2 & Smidig projektstyring Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter
Kundereference: Vi bruger systemet - som om vi sidder i en helikopter - og vi har til enhver tid fuldt overblik Sven Hetlevik, Nettpartner
Kundereference: Med løsningen baseret på Microsoft Dynamics NAV har vi øget omsætningen, uden at øge administrationen! Stig Gunner Røthe, Skigutane
ROI eksempler - hos vores kunder Bedre arkivering giver bedre sporbarhed, dokumentation og mulighed for genbrug! Vi har fået mere præcis timeregistering, enklere tildeling af arbejdsopgaver og bedre faktureringsrutiner ROI Arbejdsprocesserne er blevet enklere - al nødvendig information er samlet ét sted! Årlig besparelse - alene på projektrapportering kr. 555.000 4
Kundereference: "Microsoft Dynamics NAV og brancheløsningen til Olie & Gas har effektiviseret hverdagen både på land og offshore" Thor Arne Thorsen, Deep Ocean
Kundereference: Med Microsoft Dynamics NAV i bunden og EG s kompetencer bygget på toppen, har vi en løsning, som lønner sig! - vi sparer årligt over 10.000 timer Elling Herredsvela, IKM Haaland
ROI eksempler - hos vores kunder Vores forretning er vækstet betragteligt uden at administration er forøget Effektivitet gevinst på processerne = En regnskabsansvarlig håndterer 16 afdelinger! ROI Løsningen sparer os for 10-12.000 arbejdstimer/år Vi bruger mindre tid på administration og dokumentation = frigjort tid til fakturerbart arbejde 7
Kundereference: Vi har fået nøjagtig timeregistrering, enklere tildeling af arbejdsopgaver og bedre faktureringsrutiner Gaute Bergeland, Apply TB
Kundereference: Vi bliver ikke bedre til at producere men vi har langt bedre kontrol over økonomien i vores projekter Michael Mæland, Rogaland Entreprenør
Velkommen til E2 & Smidig projektstyring Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter
De daglige udfordringer...... for en projektorienteret virksomhed: Projekter der kører af sporet Mange systemer Ressource styring I gangværendearbejde Økonomisk opfølgning Mangel på overblik For- & efterkalkulation Dobbelt indtastning & manuelt 11
EG Project Management.. og hvad kan vi så hjælpe dig med? EG Project Management er en unik løsning til din branche Vi sætter projektet & projektlederen i centrum & øger produktiviteten Der er fokus på dine kerneprocesser & standard integration til relevante 3. parts løsninger. En løsning baseret på Best Practice modeller Vi sikrer at du kommer hurtigt i gang -> Ready-to-go En løsning der kører hos mere end 130 kunder/1.200 daglige brugere og kunderne er tilfredse! 12
EG Project Management Fakta på kunder & løsninger Brancheviden: Bygge & anlæg, El, VVS & Entreprenør, Industri, Olie & Gas, Handel Brancheløsning til Projektorienterede virksomheder: Baseret på Dynamics AX & NAV EG: Kompetencer og organisering Hovedprocesser: Projektorienterede virksomheder 13
Glade kunder - Industri 14
Glade kunder Olie & Gas 15
EG Project Management Moduler og standard 3. parts integration baseret på Best Practice 16
Kompetencer og organisering EG Udviklingscenter bag løsningen.. er placeret i Stavanger og har ca. 100 medarbejdere.. løsningen er lokaliseret af konsulentteamet i DK EG kompetencer på både AX og NAV i DK med certificerede branchekonsulenter Best Practice viden inden for projektorienterede virksomheder Ready-to-go konceptet en færdig opsat løsning, (template) indeholdende kartoteker, procedurebeskrivelser og vejledninger. 17
Case virksomhed: Origo Solutions - To virksomheder som blev fusioneret - Stor tidsmæssig udfordring - De valgte EG Project Management og Ready-to-go - I praksis blev løsningen implementeret på 1 måned! - Økonomien i projektet blev fuldt ud overholdt
Projektorienterede virksomheder - Hovedprocesser Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Dokumenter, e-mails, tegninger og opgaver arkiveres på projektet Detaljeret masseberegning og ressourcebehov Varer til/fra lager Faktura fra leverandør kontrolleres automatisk Registreret timer og omkostninger overføres til lønberegning Regnskab og kundekonto bogføres automatisk Service 19
Rollecenter for projektlederen 20
Projektorienterede virksomheder - Hovedprocesser Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Dokumenter, e-mails, tegninger og opgaver arkiveres på projektet Detaljeret masseberegning og ressourcebehov Varer til/fra lager Faktura fra leverandør kontrolleres automatisk Registreret timer og omkostninger overføres til lønberegning Regnskab og kundekonto bogføres automatisk Service 21
Salgsmulighed opstår Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Fra kontaktkortet oprettes salgsmuligheden Sales Dashboard, eksempel på et grafisk overblik på kunder (eller hvad behovet er i din virksomhed) Pipelinerapport, som viser de samlede salgsmuligheder opdelt på den enkelte sælger: - Statuskoder - Vægtet sandsynlighed - Værdi på salgsmuligheden - Aktiviteter (synkroniseres med Outlook) 22
Salgsmuligheder & aktiviteter 23
Sales Dashboard 24
Pipelinerapport 25
Tilbud til kunden Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Opret Kalkulation/tilbud ved via skabelon - Fra salgsmulighed bliver man vejledt ind i kalkulationsprocessen Projektkortet, der viser den fulde oversigt (Alt information fra salgsfasen bliver taget med i processen) Eksempel på tilbudsudskrift 26
Opret Kalkulation/tilbud via skabelon 27
Projektkortet 28
Tilbudsudskrift 29
Tilbud bliver til ordre Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Projektkort - Status ændres (tilbud til ordre) - Man bliver vejledt så man får etableret den korrekte statistik på salgsmuligheden Projektkort: lås salgskalkylen - Så arkiverer man kontraktens værdier 30
Projektkortet ændre status 31
Projektkortet Lås Kalkulen - resultat 32
Projektkortet - Lås Kalkulen - resultat 33
Leveringsfasen Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Nu vælges projektlederen (Verificerer hvad der faktisk skal leveres af materialer og ressourcer - herfra er alt ændringer ) Etablerer aconto faktureringsplan Tildeling af materiel/ressourcer kan gøres meget specifikt på varen og den enkelte ressources tidsforbrug. 34
Projektlederen verificerer 35
Faktureringsplan 36
Varebehov - indkøb eller pluk 37
Fakturering Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Fuld oversigt - Hvad er der fakturereret - Hvad skal faktureres Fuld oversigt på fakturaudskriften - Denne faktura - Bilag til faktura 38
Fuld oversigt 39
Faktura 40
Bilag 41
Projektrapportering Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Projektvurdering Cockpit Rapport over igangværende arbejde - Det konkrete projekt Totalrapport over alle projekter Projektvurderingen Processen Over-/underfaktureret på projektet - Formel ROI Projektrapportering - Eksempel fra Nettpartner 42
Opdatere og gemme projektvurdering Projektvurdering Fakturaplan med fuld acontohistorik Lås kalkulen Projektvurdering historik Realiseret = Bogførte indtægter og omkostninger Over/underfaktureret som skal periodiseres Ændringer til gældende prognose 43
Igangværende arbejde 44
Igangværende arbejde 45
Projektvurdering: Over-/underfaktureret - Processen i arbejdet 4 elementer der påvirker regnskabsmæssig vurdering af projekter: 1 2 3 4 Salgskalkulen / kontrakt Salgskalkulen låses ved kontrakt Danner grundlag for etablering af projektet i EG Projekt Management Danner grundlag for etablering af fakturaplan Projektlederens prognose Salgskalkulen korrigeres med projektlederens aktuelle viden på: Omkostninger Indtægter Fremdrift Tillægsaftaler Ekstra arbejde Giver hele tiden en aktuel vurdering af indtægter, omkostninger og resultatet på projektet. Omkostninger, materiale og løn Timer registreres løbende og løn belastes projekterne Bestillinger foretages og fakturaer bogføres/belastes projekterne Andre omkostninger bogføres/ belastes projekterne. Faktureret hidtil På projekterne etableres der milepæle og fakturaplan (Best Guess) Acontofaktura med aftalt beløb 46
Projektvurdering: Over-/underfaktureret Bogførte omkostninger Over/underfaktureret Faktureret frem til i dag Salgsværdi på projektet Forventet fortjeneste Projektlederens prognose - giver det forventede «slutbidrag» på projektet 47
ROI Beregning Årlig besparelse - alene på projektrapportering kr. 555.000 50 projektledere x 5 timer/måned (hvoraf de i dag sparer ½ delen) 50 x 12 x 2,5 = 1.500 timer x en timepris på kr. 370 = kr. 555.000
Service Service Når projektet er leveret kan det overgå til en serviceaftale Løsningen sættes op afhængig af servicestruktur - som en del af det leverede projekt - alternativt som et eget serviceprojekt 49
Ready-to-go EG Project Management Vi har konceptet, kompetencen og løsningen hvis du er klar? Vi tilbyder din virksomhed et møde med vores forretningskonsulenter, hvor vi ser målrettet på behovene for Project Management i din virksomhed. Mødet er uforpligtende og uden omkostninger for dig. Sæt 2-3 timer af til at få klarhed over mulighederne. Vi vil kontakte dig efterfølgende - men du kan allerede nu, aflevere dit visitkort eller skrive E2 på kontakt mig!
Tak for i dag! EG Project Management Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter
De daglige udfordringer...... for en projektorienteret virksomhed: Projekter der kører af sporet Mange systemer Ressource styring I gangværendearbejde Økonomisk opfølgning Mangel på overblik For- & efterkalkulation Dobbelt indtastning & manuelt 52
Spørgsmål til dig! Har I behov for en oversigt over planlagte aconto fakturaer og slutfakturaer på projekterne i henhold til fakturaplaner? Har I en god fornemmelse af status på igangværende arbejde i forhold til fakturering / acontofakturering? Hvor tit gennemfører projektlederne en økonomisk vurdering af projekterne? Har I en god fornemmelse af status på færdiggørelsesgraden i forhold til den indtægt, der er bogført på projekterne. Har I behov for at fakturere flere kunder på samme projekt? 53
Spørgsmål til dig! Indeholder jeres projekter både fastpris opgaver og opgaver efter regning samt evt. service Hvor let er det for projektlederne at få information på projekterne omkring fakturaer timer materialeforbrug Hvor let er det at kontrollere og godkende fakturaer fra vare- og underleverandører? Har din virksomhed behov for en løsning som hænger sammen fra A-Å? Fra tilbud til udførelse og slutfakturering? Bliver data registreret mere end en gang i jeres nuværende løsning 54