POLITIK FOR INDKØB OG UDBUD

POLITIK FOR INDKØB OG UDBUD FORORD 2 1 INDKØB OG UDBUD 3 2 BAGGRUND, FORMÅL OG MÅL 3 3 POLITIK, STRATEGIER OG RETNINGSLINJER 4 4 GENERELLE KRAV TIL INDKØB OG UDBUD 5 5 KRAV TIL REBILD KOMMUNES LEVERANDØRER 5 6 KRAV VEDRØRENDE INDKØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER 6 7 KRAV VEDRØRENDE UDBUD AF DRIFTSOPGAVER 6 04-06-2012 1

Forord Rebild Kommune ønsker, at der er klare rammer for, hvordan vi køber ind og gennemfører udbud, for at sikre en optimal anvendelse af de økonomiske ressourcer og leve op til den gældende lovgivning. Det indebærer, at vi skal indgå flere obligatoriske indkøbsaftaler og øge andelen af driftsopgaver i udbud. I foråret 2011 begyndte Rebild Kommune at udarbejde en samlet politik for kommunens indkøb og udbud. Politikken skal sætte rammerne for, hvordan vi i de kommende år udbyder byggeprojekter, køber varer og tjenesteydelser eller åbner op for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Vi skal sikre, at borgerne får mest muligt for pengene og at kommunen leverer service af høj kvalitet. Vi skal udfordre os selv og vore leverandører til hele tiden at gøre det bedre og vi skal skabe konkurrence. Vel og mærke samtidig med, at kvaliteten i opgaveløsningen fastholdes, at der tages hånd om vores medarbejdere og uden vi belaster miljø og klima unødigt. Derfor er det vigtigt, at vi er bevidste om, hvilke betingelser der skal gælde for denne konkurrence. Politikken udstikker rammerne for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser samt driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver i Rebild Kommune. Politikken er derfor henvendt til vore leverandører og de af kommunens ansatte, der er ansvarlige for at købe ind, tilrettelægge indkøb og gennemføre udbud. For at sikre implementering af politikken udarbejdes tre strategier, som skal støtte op om henholdsvis indkøb af og udbud af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver samt udbud af bygge- og anlægsopgaver. Anny Winther Borgmester 04-06-2012 2

1 Indkøb og udbud Politik for indkøb og udbud vedrører alle indkøb af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver (konkurrenceudsættelse 1 ) samt bygge- og anlægsopgaver. Alle ansatte er derfor forpligtiget til, at efterleve politikken 2. Indkøb af varer omfatter eksempelvis kontorartikler, bleer, pc er, vejsalt og legetøj, mens indkøb af tjenesteydelser eksempelvis omfatter kørsel af elever til specialundervisning, vintervedligeholdelse og bankforretninger. Driftsopgaver er opgaver der i dag løses af kommunen selv, eller opgaver som er udliciteret og nu løses af private leverandører. Det kan være rengøringsopgaver, madservice og vedligeholdelse af grønne områder. 3 Bygge- og anlægsopgaver omfatter alle typer af entrepriser: opførelse af nye bygninger, f.eks. institutioner og ældreboliger, større renoveringsopgaver af skoler, vedligeholdelsesopgaver og byggemodning samt infrastruktur. 2 Baggrund, formål og mål Politik for indkøb og udbud skal bidrage til, at vi får mest mulig kvalitet for pengene til gavn for vores borgere og sikrere et godt arbejdsmiljø, når vi køber varer, bygger institutioner eller leverer ydelser til borgerne. Vi skal udfordre os selv, men også vores leverandører til at gøre det endnu bedre. Det gør vi bl.a. ved at fremme konkurrencen mellem vores leverandører og konkurrenceudsætte driftsopgaver. Konkurrencen er med til at skabe fokus på kvalitet og effektiv ressourceanvendelse. Det er vigtigt, at Rebild Kommune fremstår som en enhed i forhold til leverandørerne. Det giver forretningsmæssige fordele at vi kan optræde som en enhed med et samlet udbudsvolumen overfor leverandører og dermed spare penge. Herudover skal politikken sikre, at konkurrencen foregår på et kendt grundlag og på fair og lige vilkår ligesom den skal sikre, at Rebild Kommune optræder socialt ansvarlig og miljøbevidst. Fokus er således både på kvalitet og økonomi, men også arbejdsmiljø miljø, klima og samfundet som helhed spiller en væsentlig rolle. Med den øgede konkurrence, er det vores mål: At vi opnår bedre priser og aftalevilkår gennem bedre leverandørhåndtering At vi tilpasser og udvikler den service, vi leverer til borgerne At vi til enhver tid overholder gældende lovgivning, overenskomster og MED-aftaler i forbindelse med indkøb og udbud. At vi i forbindelse med indkøb og udbud fremmer sikre og sunde arbejdspladser At vi i forbindelse med indkøb og udbud agerer socialt ansvarligt og miljøbevidst 1 Konkurrenceudsættelse er mulige udbud af driftsopgaver, der hidtil har været udført af kommunens egne medarbejdere og som derfor vil kunne konkurrenceudsættes. 2 Ved indkøb af varer og tjenesteydelser, er selvejende institutioner, der er budget- og regnskabsansvarlige overfor kommunen, omfattet i det omfang, det ikke strider imod indgåede driftsoverenskomster. 3 Driftsopgaver skal forstås i overensstemmelse med afgrænsningen af drifts- og anlægsudgifter i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. 04-06-2012 3

3 Politik, strategier og retningslinjer Politikken udgør den overordnede ramme for, hvordan vi håndterer indkøb og udbud i Rebild Kommune. Politikken opstiller de overordnede mål og rammer for indkøb og udbud, mens der i to bilag til politikken er angivet mere specifikke rammer, som gælder for kommunens indkøb og udbud Bilag 1 fastlægger tærskelværdier for alle indkøb og udbud 4. Det omfatter både de tærskelværdier som er fastsat af EU og Folketinget, men også de skærpede krav som Rebild Kommune har opstillet. I bilag 2 findes en mere detaljeret beskrivelse af de rammer, som Rebild Kommune udarbejder udbud i forhold til. For at understøtte implementeringen af politikken, udarbejdes tre strategier med tilhørende retningslinjer. I strategierne fastlægges konkrete mål samt overordnede aktivitetsplaner, som skal sikre, at der arbejdes målrettet og konkret med de overordnede mål. Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser fastsætter mål for, i hvilket omfang Rebild Kommunes køb af varer og tjenesteydelser, skal samles i obligatoriske indkøbsaftaler. Herudover fastlægges en plan for hvilke grupper af varer og tjenesteydelser der skal omfattes og hvordan det sikres at købene understøttes it-mæssigt. Strategi for udbud af driftsopgaver indeholder mål for, omfanget af udbud og en tidsplan for, hvornår de enkelte udbud påtænkes gennemført. Strategi for udbud af bygge- og anlægsopgaver udgøres af kommunes investeringsoversigt. I tilknytning til strategierne udarbejdes en kompetenceplan. Retningslinjerne er mere præcise beskrivelser af, hvordan vi køber ind, håndterer udbud og er med til at understøtte den daglige drift. Sammenhængen mellem dokumenterne er illustreret i figuren herunder. 4 EU s tærskelværdi er et fastsat beløb, og overstiger en kontrakt dette beløb, skal kontrakten sendes i EU-udbud. Tærskelværdierne er priser ekskl. moms og er gældende for 2012 og 2013. 04-06-2012 4

Sammen med strategierne erstatter Politik for indkøb og udbud den tidligere servicestrategi og udbudspolitik og indkøbspolitik fra 2007. Samtidig udgør politikken og strategi for udbud af driftsopgaver tilsammen den lovpligtige udbudsstrategi, som den kommunale styrelseslov ( 62) pålægger kommunen at udarbejde. 4 Generelle krav til indkøb og udbud Rebild Kommunes indkøb og udbud er styret af EU-lovgivning, national lovgivning, overenskomster og politisk vedtagne krav. Nedenfor fremgår de krav, som kommunen generelt skal efterleve i forbindelse med indkøb og udbud, mens kommunens krav til leverandørerne er beskrevet i afsnit 5. Afsnit 6, 7 og 8 beskriver mere specifikke krav i forhold til henholdsvis indkøb af varer og tjenesteydelser og udbud af driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver. 4.1 Tildelingskriterium Rebild Kommune udbyder som udgangspunkt opgaver efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket betyder, at der i valget af leverandøren indgår andre kriterier end prisen alene, f.eks. kvalitet, miljø og service. På baggrund af en konkret vurdering i forvaltningen kan tildelingskriteriet laveste pris anvendes. 4.2 Kvalitetsopfølgning Rebild Kommune vil altid stille krav til vore leverandører og følge op på, om kvaliteten af de leverede ydelser eller varer er i overensstemmelse med det aftalte. 4.3 Ligebehandling af leverandører Rebild Kommune vil behandle enhver leverandør ens og sagligt. Det betyder, at ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra usaglige krav og at lokale leverandører konkurrerer på lige fod med andre leverandører. 4.4 Tærskelværdier I bilag 1 ses en oversigt over de gældende tærskelværdier for Rebild Kommune. Tærskelværdierne er fastsat af EU- og national lovgivning og af Rebild Kommunes byråd (lokale tærskelværdier). Der kan efter en konkret vurdering ske afvigelser fra de lokale tærskelværdier. Det forudsætter dog en godkendelse fra Økonomiudvalget. 5 Generelle krav til Rebild Kommunes leverandører Alle leverandører til Rebild Kommune skal efterleve en række minimumskrav vedrørende økonomi og andre interne forhold. Disse regler skal overholdes ved EU-udbud, men skal også overholdes ved indkøb og udbud under EUs tærskelværdier. Herudover skal leverandørerne leve op til de krav, som er beskrevet nedenfor. 5.1 Etisk og socialt ansvar Rebild Kommune forudsætter, at kommunens leverandører og deres underleverandører overholder lovgivningsmæssige forpligtigelser i forhold til etisk og socialt ansvar, og de menneskerettighedserklæringer og konventioner Danmark har tiltrådt. 5.2 Miljø og klima Rebild Kommune tilstræber bæredygtighed for miljø og klima. Derfor lægger Rebild Kommune også vægt på, at vi belaster miljøet mindst muligt, også når vi køber ind. 04-06-2012 5

5.3 Sociale klausuler Rebild Kommune ønsker at være en aktiv del af det rummelige arbejdsmarked. Dermed forventes både den interne kommunale driftsorganisation og eksterne leverandører at tage del i det sociale ansvar. Efter en konkret vurdering i forvaltningen, kan der indarbejdes sociale klausuler i forbindelse med et udbud. 6 Krav vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser 6.1 Arbejdsgrupper Som udgangspunkt skal Rebild Kommunes medarbejdere inddrages ved gennemførelse af udbud, typisk ved nedsættelse af en arbejdsgruppe, som skal være med til at sikre, at der stilles relevante krav til leverandørerne. 6.2 Obligatoriske indkøbsaftaler Alle indkøbsaftaler er obligatoriske og enhver, der køber ind på kommunens vegne, har pligt til at benytte det digitale indkøbssystem. Der skal arbejdes målrettet med at indgå flere obligatoriske indkøbsaftaler og forbedre mulighederne for at benytte det digitale indkøbssystem. 6.3 Samarbejdspartnere I Rebild Kommune ønsker vi at have samarbejdspartnere, som kan bidrage til bedre indkøbsaftaler og mindske det administrative tidsforbrug. Samarbejdspartnerne er vigtige for Rebild Kommune og er med til at sikre, at vi kan udbyde de udbudspligtige områder som er relevante og som lovgivningen kræver. 6.4 Digitalt indkøbssystem Det er et krav, at leverandører kan håndtere og understøtte salg af varer via Rebild Kommunes digitale indkøbssystem. 7 Krav vedrørende udbud af driftsopgaver 7.1 Medarbejderinddragelse Medarbejderne skal inddrages og høres i forbindelse med konkurrenceudsættelse og den skal ske i overensstemmelse med gældende MED-aftale, overenskomster og personalepolitiske regler. Rebild Kommunes medarbejdere skal inddrages ved gennemførelse af udbud, typisk ved nedsættelse af en arbejdsgruppe, som skal være med til at sikre, at der stilles relevante krav til leverandørerne. 7.2 Kontrolbud Byrådet ønsker ved udbud af driftsopgaver at give medarbejderne mulighed for at afgive kontrolbud på opgaven på lige fod med øvrige leverandører. De direkte involverede medarbejdergrupper inddrages i arbejdet med udarbejdelsen af kontrolbud. Der skal være fuld åbenhed om kontrolbud. Forvaltningen kan vælge at lave en kontrolberegning, som er en beregning af det aktuelle omkostningsniveau. Der skal være en klar adskillelse mellem de personer/afdelinger, der afgiver kontrolbuddet, og de personer/afdelinger, der skal vurdere de indkomne tilbud. 04-06-2012 6

7.3 Arbejdsklausuler Leverandøren skal medvirke til at fastholde og udbygge et sikkert og sundt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø. På baggrund af en konkret vurdering i forvaltningen, kan der indarbejdes arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. 8 Krav vedrørende udbud af driftsopgaver Alle overordnede krav i forhold til bygge- og anlægsopgaver er omfattet af kravene beskrevet i afsnit 4 og 5 samt politikkens bilag. 04-06-2012 7