Samspil mellem politikere og med administrationen Lars Wilms Tidligere anvendt oplæg fra Byrådets seminar januar 2014
Disposition Rammer for det politiske arbejde - Roller - Opgaver - Arbejdsdeling og samspil Det gode samarbejde - Dialog med borgerne om forventninger - Internt i Byrådet og udvalg - Tid til politik
Rammer for det politiske arbejde
Byrådets roller Politisk sammensat organ Forvaltningsmyndighed Service - og forsyningsvirksomhed Planlægnings- og udviklingsansvarlig
Udvikling i kommunestyret - frem til ca. 1970 - ca. 1970-2007 - ca. 2007-2012 - fra 2012- Kommunen er....en myndighed..en organisation..et velfærdssupermarked..et lokalsamfund Kommunen møder borgerne som....undersåtter.. kunder..forbrugere..resursestærke, aktive samfundsborgere Politikernes opgave er....at afgøre enkeltsager..at styre organisationen..prioritere velfærdsydelser..at lede lokalsamfundet Politikerne virker ved at....behandle sager på formelle møder med formelle dagsordener..sætte mål og økonomiske rammer i dialog med fagfolk og kunder og styre økonomien..præge dagsordenerne og stimulere aktiviteten i lokalsamfundet Succeskriteriet for den gode kommune er....retssikkerhed..faglig kvalitet, kundetilfredshed og effektivitet..og at undgå klager og dårlig omtale.. et attraktivt og innovativt lokalsamfund, hvor alles resurser er i spil Den gode medarbejder er fagligt dygtig og er....regelret og optaget af retfærdighed..serviceminded, imødekommende og kan leve sig ind i borgerens behov..og giver klagevejledning..optaget af at finde resurserne hos alle, bringe mennesker sammen i fællesskaber, facilitere og støtte Den gode leder er....god til at huske reglerne..god til styring..og kontrol..god til ledelse
Byrådets opgaver Ansvar for ressourcer o o o o Fremskaffelse Prioritering Anvendelse Opfølgning Øverste beslutningsorgan i kommunen Beslutningskompetence i (næsten) alle sager Arbejdsdeling mellem Byrådet og udvalgene
Arbejdsdelingen Byrådet Fagudvalg - Udmøntning af politikker, mål og planer (umiddelbar forvaltning) - Økonomien inden for udvalgets ramme Økonomiudvalg - Fælles planforudsætninger - Løn-, personale- og arbejdsmiljømæssige forhold - Alt med økonomi og bevillinger - Kommunens organisation - Ejerinteresser i selskaber - Mål, politikker, strategier og planer - Udtrykkeligt delegations forbud - Ændring af tidligere beslutninger - Ansættelse af direktion
Det gode samarbejde
Interne samspil i Byrådet og udvalgene Arbejdsdeling mellem Byrådet og udvalgene Udvalgsformandens rolle Udvalgsmedlemmets rolle Administrationens betjening af Byråd og udvalg Afstemt kommunikation med borgerne hvornår som byrådsmedlem og hvornår som repræsentant for partiet?
Politisk arbejdsdeling Byråd Økonomiudvalg Mål, politikker, strategier og planer Ved udtrykkeligt delegationsforbud Ændring af tidligere beslutninger Ansættelse af direktionen Fagudvalg Fælles planforudsætninger Løn-, personale- og arbejdsmiljømæssige forhold Alt med økonomi og bevillinger Kommunens organisation og IT Ejerinteresser i kommunens selskaber Udvalgsformand Udmøntning af politikker, mål og planer (umiddelbar forvaltning) Økonomien inden for udvalgets ramme Udvalgsmedlemmer Udkast til dagsorden, indkalder til og leder møderne Ansvarlig for sagernes forberedelse og oplysning Kan afgøre rutine- og hastesager I øvrigt som udvalgsmedlem Ikke øverste leder af forvaltningen Behandler og beslutter sager på dagsordenen Kan stille spørgsmål/forslag til dagsordenen Kan repræsentere med mandat Sagsindsigt Kun adgang til forvaltningen via borgmesteren Administration
Kommunalpolitikernes frustrationer 1995 2003 2012 Samarbejdet 27 29 24 Byrådskollegernes opførsel 25 23 22 Sognerådspolitik 12 8 8 Langsommelighed 11 10 11 Administrationens arbejde 7 5 9 Den statslige styring 2 5 3 At komme i politisk mindretal 9 8 8 Negative økonomiske konjunkturer 2 4 10 Offentligheden 3 6 2 Konflikt med familie- og arbejdsliv 2 2 3 I alt 100 100 100 Note: Respondenterne er stillet spørgsmålet: Jeg oplever frustrationer ved kommunalbestyrelsesarbejdet, når (fortsæt selv sætningen). N= 789, 873 og 1025. Professor Ulrik Kjær, Syddansk Universitet
Grundsten for det gode samarbejde Værdighed Ordentlighed overfor hinanden Godt humør Vi lytter, så vi giver hinanden lyst til at tale og vi taler, så vi giver hinanden lyst til at lytte Byrådsmedlemmer med et helt liv
Hvornår som hvem? Bestyrelsesmedlem Udvalgsmedlem Partimedlem Borgerens repræsentant Mig selv
Ældre erfarne mænd på topposterne På landsplan: Lokalpolitikere anno 2013 er lidt yngre og mere uerfarne end deres kolleger i 2009. Men generelt er de stadig forholdsvis gamle gennemsnitsalderen er cirka 55 år. Og så er der stadig ret få kvinder - 2 ud af 3 byrådspolitikere er mænd, Og få privatansatte: 2 ud af 3 er offentligt ansatte. I Egedal: Gennemsnitsalder pr. november 2013: 53,5 mod 55,0 i 2009 2 ud af 7 er kvinder (dvs. 62 % mænd) Dobbelt så mange privatansatte 5 offentlig og 10 privatansatte 6 på pension eller studerende KORA - Kommunerne og Regionernes analyse-og forskningsinstitut CBS Copenhagen Business School
Kommunalpolitikere arbejder mere og mere! Ifølge rapporten fremgår det, at 46% af kommunalpolitikerne bruger mere end 20 timer om ugen på arbejdet i 2013, mod 30% i 2009. Langt de fleste har et fuldtidsarbejde ved siden. Udvalgsformænd, borgmestre og andre med tunge poster bruger langt mere tid end menige medlemmer. Fælles for dem alle er, at størstedelen af timerne bliver lagt inden for rådhusets mure. Så mange timer bruges om ugen 0-4: 7,5% 5-9: 7,6% 10-14:18,4% 15-19:20,2% 20-24:21,5% 25-29:12,3% 30-34: 6,5% 35+: 6,0% KORA - Kommunerne og Regionernes analyse-og forskningsinstitut CBS Copenhagen Business School
Tid til politik Det politiske arbejde foregår mange steder: Byrådsmøder Stående udvalg og Økonomiudvalg Temamøder, seminarer og kurser Borgermøder/høringer Brugerbestyrelser og dialogmøder Boligafdelingsbestyrelser mv. Regionalpolitiske organer Partigruppen Partiforeningen Uformelle møder med borgergrupper Individuelle borgerhenvendelser
Tid til politik Der er 9 politisk arbejdsfri uger om året: Vinterferie (1 uge) Påsken og fredag efter Kr. Himmelfart (1 uge) Sommerferie (4½ uge) Efterårsferie (1uge) Jul (1½ uge) Hvor mange timer må politisk arbejde og forberedelse tage pr. uge i gennemsnit i 43 uger om året?
Tid til politik Det effektive politiske møde: Alle møder indkaldes med dagsorden og der udarbejdes et referat hurtigst muligt og senest dagen efter. I dagsordenen angives indledningsvis sagens beslutningstema og administrationens indstilling. Mødelederen starter mødet med at stille forslag til hvilke sager, der skal undergives behandling og hvilke sager, der umiddelbart kan tiltrædes/anbefales. Anvende temamøder til politiske drøftelser, som kræver tid Orienteringsemner fra formanden eller administrationen gives primært skriftligt og udsendes med dagsordenen.
Beslutningsgrundlaget I en undersøgelse lavet af Nyhedsmagasinet Danske Kommuner erklærer hvert femte byrådsmedlem sig uenig eller helt uenig i, at sproget i dagsordenerne er let at læse Hver fjerde har truffet beslutninger i byrådssalen uden reelt at have forstået sagsfremstillingen. Er det rigtigt og er det et demokratisk problem?
Embedsværkets rolle og funktion Understøtter, rådgiver og fungerer, som sparringspartner for det samlede Byråd og de politiske udvalg Belyser og tilvejebringer et godt og forståeligt politiske beslutningsgrundlag Fører politiske beslutninger ud i livet Træffer administrative beslut- ninger og fører dem ud i livet Skabelon for dagsordenen 1. Overskrift 2. Beslutningstema 3. Kompetence til afgørelse 4. Indstilling (og efterfølgende beslutning) 5. Sagsfremstilling a) Baggrund og præsentation b) Juridisk vurdering c) Økonomi d) Administrationens vurdering 6. Konsekvenser for budgettet 7. Borgerinddragelse
Politisk og administrativ arbejdsdeling Sagsområde: Placering af kompetence: Overordnede planer, regler, målsætninger og administrationsgrundlag m.v. Sager om kommunalbestyrelsesmedlemmers egne forhold, som f.eks. fritagelse for hverv. Kommunens interne anliggender, f.eks. f.eks. regnskab, bevillinger, valgbarhed m.v. Delegationsforbud udtrykkeligt angivet i loven, ved krav om kvalificeret flertal eller ved fastsættelse af at beslutning træffes i møde. Politisk niveau Politisk niveau Politisk niveau Politisk niveau Enkeltsager, hvor vedkommende politiske niveau har besluttet, at de enkelte sager indenfor sagsområdet skal behandles politisk. Administration af lovgivning og enkeltsager. Enkeltsager, hvor administrationen skønner, at administrationsgrundlaget ikke er tilstrækkeligt sikkert eller opdateret. Politisk niveau Administrativt niveau Politisk niveau Forberedelse af sager til politisk niveau. Administrativt niveau Delegationsprincipper vedtaget i Kommunalbestyrelsen den 28. marts 2007
Samspilsbalancen med administrationen Hvor meget kan politikere bestille? Hvilken adgang har byrådsmedlemmer til administrativ betjening af forvaltningen? Gældende regler forsøger at sætte fornuftige og velafbalancerede rammer. Hensynet til: Anvendelse af ressourcerne i den kommunale forvaltning Træffe beslutning på et tilstrækkeligt oplyst grundlag og orientere sig i den kommunale administration
Adgang til administrationen Byrådet beslutter oplysningsniveauet Et udvalgsmedlem kan ikke kræve bestemte, nye oplysninger eller analyser Sagsindsigten gælder færdiggjort materiale vedr. en sag/et sagsområdet Alle henvendelser via borgmesteren - Kan udvides til direkte adgang til fx direktører og centerchefer - Obs: ens oplysningsniveau for hele udvalget/byrådet - Adgang til institutioner efter aftale